Документом в бухгалтерии называют письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции со всеми вытекающими отсюда последствиями – правовыми и материальными.
Бухгалтерский документ – это любой носитель информации, с помощью которого в данной организации на любом участке производства регистрируются хозяйственные операции.
Бухгалтерскими документами регистрируются все хозяйственные операции и в той последовательности, в которой они совершаются на производстве. Именно так обеспечивается сплошной и непрерывный учет всех объектов учета предприятия. Эти бухгалтерские записи используются для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации, контроля за сохранностью собственности (документы подтверждают материальную ответственность работников за доверенные им ценности). Кроме того, эти бухгалтерские документы служат для контроля правильности и законности хозяйственных операций при ревизиях.
Форма документа определяется совокупностью показателей, а число показателей зависит от содержания хозяйственной операции. Выделяют реквизиты основные, т. е. обязательные для каждого бухгалтерского документа. Они придают документу доказательную силу.
К основным реквизитам относят наименование документа и наименование организации, от имени которой составлен документ; дату составления документа; содержание операции, которую документ отражает; измерители в натуральном и денежном выражении; наименование должностей работников, которые отвечают за конкретную хозяйственную операцию, и их личные подписи. Перечень лиц, имеющих право производить хозяйственные операции с оформлением первичных учетных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции, либо, если такой возможности нет, сразу же по окончании операции. Ответственность за своевременное и правильное оформление документов, за достоверность данных, содержащихся в них, несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.
На предприятии должен быть график документооборота, в котором нормируется своевременное и достоверное создание первичных документов, а также передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.
Формы учетных бухгалтерских документов разрабатываются централизованно. У нас в стране унифицированы все формы кассовых документов, банковские документы и др. Унифицированные формы первичных документов должны применяться без каких-либо изменений.
Важное значение имеет также стандартизация документов (стандартные размеры бланков).
Документы составляют на бланках установленной формы, заполнять надо реквизиты. Если какие-то реквизиты не заполняются, то место, отведенное для них, перечеркивают.
Документы заполняют чернилами, шариковой ручкой, на пишущих и счетных машинах, принтерах. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко, разборчиво, денежную сумму указывают цифрами и прописью.
Ошибки в бухгалтерских записях нельзя исправлять с помощью подчисток. Неправильная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, затем сверху дописывается правильная информация. При этом исправление специально оговаривается. Текст оговорки таков: «Написанному во исправление ошибки (новый текст или сумма) верить.» Затем следует подпись лица, производившего исправление, и указывается дата исправления.
В денежных документах (например, приходных и расходных кассовых ордерах) исправления не допускаются.
Документы, поступившие в бухгалтерию, обязательно проверяют: по форме, устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие подписей, четкость заполнения документа. Затем проводится арифметическая проверка: определяют правильность подсчетов. Далее проверяют документ по существу: проверяют законность хозяйственной операции.
После этих проверок документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку, группировку и разметку.
Расценка (таксировка) документов – это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей. Группировка документов – это подбор однородных документов, чтобы делать записи общими итогами. Разметка (контировка) – это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции.
После разметки данные о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а сами документы сдают в архив. Этот процесс прохождения документов от момента выписки до сдачи на хранение называют документооборотом .
Все бухгалтерские документы подлежат обязательному хранению, срок которого устанавливается Главным архивным управлением. В соответствии с существующими в настоящее время правилами большинство первичных документов и вспомогательные учетные регистры (счета, ведомости, журналы) хранятся 3 года, отчеты и Главная книга – 5 лет, лицевые счета работников предприятия – 75 лет.
Во время хранения изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. Главный бухгалтер (другое должностное лицо) с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, может снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты.
ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
1. Бухгалтерские документы и их значения.
3. Классификация документов.
4. Документооборот и организация составления документов. Хранение документов.
1 . Бухгалтерские документы и их значения.
В соответствии к ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» бухгалтерский учет ведется на предприятии со дня его регистрации до ликвидации. Он должен обеспечить руководство предприятия и заинтересованных лиц достоверными и полными данными. Вопросы организации учетной работы относятся к компетенции владельца в соответствии с действующим законодательством и учредительными документами. Вместе с тем предприятиям предоставлено право самостоятельно выбирать учетную политику, форму бухгалтерского учета, порядок и способы регистрации учетной информации с учетом технологии производства и обработки учетных данных.
Предприятие разрабатывает формы и систему управленческого учета, определяет права работников на подписание бухгалтерских документов, утверждает правила документооборота, дополнительную систему регистров аналитического учета. Руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечив неуклонное выполнение правомерных требований бухгалтера относительно порядка оформления и предоставления к учету первичных документов, всеми производственными подразделениями, службами и работниками причастными к учету.
Одной из особенностей бухгалтерского учета, которая отличает его от других видов учетной работы, является то, что за всеми хозяйственными операциями проводится непрерывное и сплошное наблюдение. Производственные запасы на предприятии находятся в постоянном обращении, переходя и меняя материально-ответственных лиц. Например, из отрасли растениеводства продукция поступает на склад, а потом реализуется по соответствующим каналам, выдается на общественное питание, на корм скоту. Минеральные удобрения оприходуют от поставщиков на склад предприятия и передают в подотчет ответственному лицу. В процессе этого движения осуществляются хозяйственные операции. Каждая из них в бухгалтерском учете независимо от содержания и объемов в момент осуществления, в отдельных случаях после ее завершения, должна быть оформлена документом.
Бухгалтерский документ (термин, документ, происходит от латинского DOCUMENTUM, что значит – доказательство, свидетельство) – это письменное доказательство, соответствующей формы и содержания, факта осуществления хозяйственной операции, или письменное распоряжение на право ее выполнения. Запись, не засвидетельствованная соответствующим бухгалтерским документом, является не действительной и не может быть зафиксирована в учете. Документация – важный источник информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которая служит средством контроля за работой отдельных материально-ответственных, служебных лиц предприятия в целом.
Документация – это совокупность документов, которые составляются на все хозяйственные операции, а также выполнение записей в системе счетов бухгалтерского учета. Кроме того, она является элементом метода бухгалтерского учета. Отображение объектов учета (операций и процессов) в первичных бухгалтерских документах называется первичным учетом. Первичный учет – это первый этап учетного процесса, который охватывает первичное наблюдение за производственно-финансовой деятельностью предприятия, измерение объектов учета и их регистрацию.
Процесс документирования условно разделяют на 4 этапа (рис. 1):
1. Наблюдение – выяснение сути, экономической целесообразности и закономерности хозяйственного факта.
2. Измерение – определение натуральных и стоимостных параметров хозяйственного факта.
3. Фиксирование – отображение параметров хозяйственного факта на носителях информации (документах).
4. Обработка – группировка носителей информации по определенным экономическим признакам.
Рис. 1. Этапы процесса документирования.
Ответственность за обеспечение фиксирования фактов осуществления хозяйственных операций в первичных документах несет владелец или уполномоченный им орган. Подписывая документ, уполномоченные работники контролируют целесообразность и законность хозяйственной операции, которая является средством контроля и персональной ответственности за свои действия.
Документы используются для анализа хозяйственной деятельности. В процессе их составления изучаются факторы, которые влияют на уровень эффективности ведения хозяйства. Для выявления причин, например, повышения себестоимости продукции, используются первичные документы. На их основе определяется рациональность использования ресурсов, и делаются соответствующие выводы на будущее.
Велико и правовое значение документов. Они являются письменным доказательством осуществления операции и основой записей в бухгалтерском учете, поэтому имеют доказательную силу при разрешении спорных вопросов с организациями и лицами, в судебно-следственных органах, проведении судебно-бухгалтерской экспертизы. Во всех случаях документы имеют юридическую силу только в том случае, если их оформлено должным образом и составлены своевременно.
2. Требования, предъявляемые к документам.
Основа бухгалтерского учета – это документирование. Именно поэтому к оформлению и содержанию документов предъявляются строгие требования. В нашей стране определены единые государственные правила и требования относительно составления документов. Эти правила определены «Положением о документальном отображении записей в бухгалтерском учете», утвержденным приказом МФУ №88 от 24.05.95 г. и ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».
Документы должны иметь все необходимые показатели, которые характеризуют оформленные ими хозяйственные операции. Эти показатели называются реквизитами. Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и содержать такие обязательные реквизиты : название документа (формы); дата и место составления; название предприятия, от имени которого сложен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции; правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, которые предоставляют возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.
Все документы, которые составлены на отпуск денежных, материальных и расчетно-кредитных операций должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером хозяйственного субъекта. В документах на выдачу и прием денежных средств и других активов должны быть подписи лиц, которые удостоверяют факт их получения или отпуска. Кроме перечисленных обязательных реквизитов в документах могут быть дополнительные реквизиты , которые определяются характером отображенной в документе хозяйственной операции, Например, в необходимых случаях в документах указывают адреса сторон, которые принимали участие в осуществлении операции, номера счетов в коммерческих банках, процент загрязненности и влажности зерна, жирность молока и др.
В соответствии с требованиями к документам, они должны быть составлены во время осуществление хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Записи в документах необходимо делать чернилами, шариковой ручкой, химическим карандашом, а также на печатных машинках и принтерах. Не допускается заполнение документов красным цветом. Допущенные в документах ошибки можно исправлять только с соблюдением соответствующих правил. Все неправильные записи должны быть аккуратно зачеркнуты. Рядом необходимо осуществить нужную запись, сопровождая его надписью «исправленному верить», указав дату исправления и подтвердив подписи тех лиц, которые сделали исправление.
В первичных документах, которые предназначены для учета денежных средств (кассовые ордера, платежные поручения и др.) исправления не допускаются. Такие документы аннулируются. Сумма в таких документах указывается не только цифрами, но и прописью. Во всех документах цифры и текст должны быть написаны четко и разборчиво, понятными и четкими должны быть подписи лиц.
В настоящее время в бухгалтерском учете все шире используются средства компьютеризации. В этих условиях в документах должны быть реквизиты, которые определены требованиями к документам. Кроме того, предприятие обязано за свой счет изготовить копии документов на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, правоохранительных органов.
Для оформления многочисленных хозяйственных операций, которые осуществляются в хозяйственных субъектах, выписывается большое количество документов, проверка и обработка которых нуждается в больших затратах труда учетных и других работников, а также большого количества бумаги для изготовления бланков документов. Сокращение и упрощение документации имеет большой значение. Со стороны государственного руководства проводится большая работа по упрощению учета, сокращению и совершенствованию документов.
Одним из важных мероприятий является использование комбинированных, накопительных и многострочных документов, что дает возможность сократить количество документов, которые выписываются. На сельскохозяйственных предприятиях используются недельные и дневные наряды по учету выработки на подрядных работах, лимитно-заборные карты, ведомости расхода кормов, журналы учета надоя молока, которые действуют и заполняются в течение соответствующего периода.
В некоторых случаях на предприятиях самостоятельно заполняют лишние документы, создают дополнительные отчеты, реестры. В приказе об учетной политике должно быть утверждено необходимое количество документов с учетом их дальнейшего использования для внутренних и внешних потребностей предприятия. Документы должны быть выписаны в минимальном количестве, обеспечив при этом строгий контроль по хозяйственным операциям и сохранность имущества субъекта ведения хозяйства.
Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью со стороны МФУ дает возможность обеспечивать использование унифицированных документов. Унификация документов – это разработка единых форм документов для учета однородных операций на предприятиях различных форм хозяйствования. Создание унифицированных форм документов облегчает их составление, разработку типовых проектов компьютеризации учета, это также дает возможность централизовано изготавливать специальные бланки документов.
Вместе с унифицированными документами, едиными и обязательными для всех отраслей хозяйственного комплекса Украины, отраслевыми министерствами по согласованию с органами статистики разрабатываются также типовые формы документов для отдельных отраслей хозяйства (сельское хозяйство, торговля, промышленность и др.).
В основе построения типовых форм документов лежит принцип накопления учетных записей, уменьшение числа документов и реквизитов в них. Широко используется также стандартизация документов. Стандартизация документов – это разработка одинаковых, стандартных размеров бланков для однотипных документов. Это позволяет лучше использовать бумагу при изготовлении документов, уменьшает ее отходы. Стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов и последующее их хранение.
3. Классификация документов.
Для оформления различных хозяйственных операций используются разнообразные по форме и содержанию документы. Для лучшего понимания их назначения и порядка заполнения, а также обеспечения правильного их использования, все документы классифицируют по однородным признакам. Классификация бухгалтерских документов проводится по таким признакам: назначение, содержание, порядок составления, количество учетных записей, способ оформления, место составления.
По назначению бухгалтерские документы разделяют на: распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления, комбинированные. Распорядительные документы (рис. 2) содержат распоряжение, задание руководителя или других лиц на право осуществления операций (наряд на подрядную работу, поручение на получение ценностей, платежное поручение, чек на получение наличности и др.). Исполнительные документы оформляются после выполнения операций, они подтверждают факт осуществления хозяйственной операции (накладная, квитанция, прибыльный кассовый ордер, счет-фактура). Для материально ответственных лиц такие документы являются оправдывающими (рис. 3) о расходовании денежных средств и хозяйственных активов. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии на основании данных распорядительных и исполнительных документов (расчеты оплаты труда, налогов, распределения общепроизводственных расходов, амортизации, справки и расчеты составленные в бухгалтерии). Эти документы не имеют самостоятельного смысла, а используются для упрощения и сокращения учетных записей.
(рис. 4) сочетают признаки распорядительных, исполнительных документов и документов бухгалтерского оформления. В таких документах дается распоряжение на выполнение операции и подтверждается факт ее осуществления. Иногда в таких документах указывается корреспонденция счетов (расходный кассовый ордер, авансовый отчет, лимитно-заборная карта). При условии их использования сокращается количество учетных записей, это облегчает бухгалтерскую обработку документов, сокращает расходы труда и бумаги.
Рис. 2. Распорядительные документы. Рис. 3. Оправдательные документы.
Рис. 4. Комбинированные документы.
По порядку составления документы разделяют на: первичные и сводные. Первичные документы составляются в момент осуществления хозяйственной операции или после ее окончания (накладная, акт, чек, кассовый ордер). Сводные документы составляют на основании данных, сгруппированных по определенным однородным признакам первичных документов (отчет кассира и материально ответственных лиц, авансовые отчеты, реестры).
По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные. Первыми оформляют операции оприходования или расходования одного вида ценностей, а вторым – несколько позиций, видов ценностей.
По способу оформления операции бухгалтерские документы разделяют на одноразовые (заполненные на одну операцию) и накопительные (учитывают хозяйственные операции за промежуток времени).
По месту составления документы разделяют на: внутренние, внешние и служебного использования.
4. Документооборот и организация составления документов.
Хранение документов.
Важная роль в правильности принятия управленческих решений принадлежит документам в том случае, если они правильно составлены и своевременно предъявлены в бухгалтерию для проработки. Работники бухгалтерии проводят проверку поступивших документов в соответствии с реестрами или сводными документами по учету данных объектов (отчет кассира).
Период от составления документа (его выписки) до сдачи в архив, называется документооборотом. Чем более коротким и рационально организованным будет этот период – наиболее объемный и трудоемкий процесс в учете – тем эффективнее он будет содействовать организации учетной работы в целом.
Основные этапы движения документов:
Составление и регистрация первичных документов хозяйствующего субъекта и поступление от сторонних организаций;
Выполнение и проработка первичных документов ответственными лицами в структурных подразделениях;
Передача документов в бухгалтерию;
Организация хранения документов в архивах (текущем и постоянном).
Документооборот на предприятиях определяется главным бухгалтером, который должен определить персональную ответственность работников за документы, с которыми они работают, и сроки их проработки.
Длительность документооборота зависит от размеров предприятия, отраслевой специфики, размеров и отдаленности структурных подразделений. Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы между осуществлением хозяйственной операции и получением необходимых сводных данных промежуток времени был кратчайшим.
Важнейшими в этом процессе являются операции передачи и обработку первичных документов. Поэтому документооборот необходимо разрабатывать по каждому структурному подразделению в виде графиков, выдавать под расписку их руководителям и вывешивать на видных местах.
Утвержденный порядок обработки информации первичных документов, в котором указаны сроки составления, передачи в бухгалтерию и проработки называется графиком документооборота . Его назначение – предусмотреть рациональные сроки прохождения бухгалтерского документа, минимизировать сроки пребывания его на каждом рабочем месте. Распределение обязанностей по приему документов от ответственных лиц и их проработке закрепляется в должностных инструкциях учетных работников и графиках документооборота. График документооборота разрабатывается в бухгалтерии под руководством главного бухгалтера и утверждается руководителем.
Составленные в структурных подразделениях документы и принятые от других предприятий, поступают в бухгалтерию, где они проверяются и обрабатываются.
Проверка документов осуществляется по:
Форме (заполнение реквизитов, правильность их заполнения);
Существу (правильность отображения операций, ответственность документа);
Законности;
Арифметической правильности (правильность подсчетов).
В случае выявления незаконности осуществления операции, подделки подписей, документы должны быть переданы главному бухгалтеру для принятия необходимых мер. После проверки документов проводится: их группировка, расценка, сводка и контировка.
Группировку документов проводят по каждом объекту в зависимости от содержания хозяйственных операций. Например, документы по расходованию кормов группируют по складам, фермам. Таксировка документов осуществляется в тех случаях, когда в них проставлен только натуральный измеритель, что определяет необходимость проставления цены и оценки хозяйственных операций в денежном измерителе.
Для сводки групповых данных составляют накопительные и группировочные ведомости или иные документы, которые служат основой для записей в регистры аналитического и синтетического учета.
Контировка документов - это указание корреспондирующих счетов, на которых предстоит отобразить хозяйственную операцию, которая оформленная первичным документом. Она может проводиться по каждому первичному документу или их группе.
Обработанные документы подлежат оперативному бухгалтерскому погашению, чтобы исключить возможность их повторного использования. Документы, которые прошли первичную обработку должны иметь отметку об их записи в особый регистр.
Последним этапом документооборота является формирование дел для организации их текущего и долгосрочного хранения в архивах. В бухгалтерии предприятия организуется текущий архив, предназначенный для хранения документов, реестров бухгалтерского учета до передачи их в специальные архивные учреждения.
До передачи в общей архив бухгалтерские документы субъекта хозяйствования хранятся в специальных помещениях или закрытых шкафах в строго определенном порядке (месяцах, годах, видах товаропроизводителей, материально-технических ресурсов и т. д.). За надлежащее хранение документов на протяжении установленного срока ответственность возложена на руководителя.
Дела из бухгалтерского архива выдаются специалистам хозяйства, руководителям подразделений лишь по письменному разрешению руководителя и главного бухгалтера. Обязанности архивариуса выполняет работник бухгалтерии соответственно приказу руководителя.
Согласно ст. 9 п. 9 ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» первичные документы могут изыматься у предприятия по решению соответствующих органов, принятых в границах их полномочий, предусмотренных законами, на основе письменного распоряжения этих органов с разрешения руководителя предприятия. Должностное лицо предприятия в присутствии работников органов, которые осуществляют изъятие, имеет право снять копии документов, которое изымаются, и разместить на месте изъятых документов копии с отметкой на обороте основания и даты изъятия оригинала документа. Составление реестра документов, которые изымаются, является обязательным.
В случае потери или уничтожения документов из архива проверку оснований проводит комиссия, назначенная руководителем предприятия. Результаты ее работы оформляются актом, о чем информируются соответствующие органы.
Все документы и регистры нумеруют и подшивают в отдельные папки (дела) соответственно утвержденной руководителем номенклатуры дел. Продолжительность хранения документов в постоянном архиве различная и определяется Главным архивным управлением при КМУ.
Документы бухгалтерского учета и отчетности можно разделить на документы, необходимые для использования в практической работе сроком до 3-х лет, которые после этого подлежат уничтожению; и документы, которые имеют научно-историческую ценность, которые хранятся в районных архивах. Так, годовые отчеты хранятся постоянно, документы по учету предметов и средств труда - 3 года, расчетно-платежные ведомости - 75 лет.
По истечении срока сохранения документы уничтожаются. Изъятие документов из архива проводится комиссией с участием представителя районного архива. Изъятые документы из архива сдаются предприятиям, которые занимаются заготовкой вторсырья. Квитанция таких организаций является оправдательным документом. Акты на изъятие дел и квитанции на утилизацию документов находятся у главного бухгалтера.
Документация хозяйственных операций - 5.0 out of 5 based on 2 votes
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ
по дисциплине: «Бухгалтерский учет в торговле»
«Документирование хозяйственных операций в торговле»
Выполнил: Бухмастова А.А.
Студент группы: 2007 – ВБУ
Проверил: Фролова И.В.
Ростов – на – Дону
Введение
1.1 Порядок оформления первичных документов
1.2 Момент создания первичных документов
1.3 Внесение исправлений в первичные документы
1.4 Учетные регистры
1.5 Сроки хранения первичных учетных документов
2. Документирование хозяйственных операций
2.1 Внешние первичные документы
2.2 Внутренние первичные документы
3. График документооборота торговой организации
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Каждому российскому бухгалтеру известно, насколько важным является правильное и своевременное оформление первичных бухгалтерских документов, без которых ведение бухгалтерского учета и начисление налогов просто невозможно. Для торгового предприятия, имеющего дело с большим количеством товарно-материальных ценностей, а следовательно, и документов, эффективная организация документооборота является особенно актуальной. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона РФ "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ (далее - Закон "О бухгалтерском учете") все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Таким образом, основными функциями первичных документов являются:
1. Обоснование правомерности отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.
2. Доказательство правильности и достоверности определения налогооблагаемой базы для начисления налоговых платежей в бюджет и внебюджетные фонды.
3. Контроль за поступлением, движением и выбытием товарно-материальных ценностей, денежных средств и иного имущества предприятия, а также имущественных прав.
1. Основные правила документооборота в торговых организациях
1.1 Порядок оформления первичных документов
Все бухгалтерские операции оформляются оправдательными первичными документами. От того, правильно ли оформлен первичный документ, зависит правомерность отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование документа;
2) дату составления документа;
3) наименование организации, от имени которой составлен документ;
5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7) личные подписи указанных лиц.
Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
1.2 Момент создания первичных документов
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков (п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета).
1.3 Внесение исправлений в первичные документы
Согласно пункту 16 Положения по ведению бухгалтерского учета, внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также
1.4 Учетные регистры
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), с использованием специализированных программ (1: С), с последующим хранением документов как в электронном виде, так и в печатном. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
Система учетных регистров выбирается предприятием самостоятельно в зависимости от специфики деятельности и от величины предприятия.
1.5 Сроки хранения первичных учетных документов
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
2. Документирование хозяйственных операций
Первичные документы по учету товаров могут быть условно разделены на внешние и внутренние.
Внешние первичные документы отражают движение товаров от поставщиков в торговую организацию (входящие документы) и от торговой организации к покупателям (исходящие документы). Отличительной особенностью внешних документов является тот факт, что они подписываются не только уполномоченными лицами самой торговой организации, но и ответственными лицами предприятия-контрагента. При этом входящие документы также и оформляются сторонней организацией.
Внутренние первичные документы призваны обеспечить учет товаров внутри торговой организации, а именно движение товаров внутри организации, списание непригодных для реализации и внутреннего использования товаров, контроль за товарными потоками, внутреннюю отчетность о товарных операциях и т.д. Внутренние документы подписываются уполномоченными сотрудниками торговой организации.
2.1 Внешние первичные документы
К внешним первичным учетным документам, унифицированные формы которых предусмотрены Постановлением N 132, относятся:
- "Акт о приемке товаров" (ТОРГ-1); - "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей" (ТОРГ-2); - "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров" (ТОРГ-3); - "Заказ-отборочный лист" (ТОРГ-8); - "Спецификация" (ТОРГ-10); - "Товарная накладная" (ТОРГ-12); - "Приходный групповой отвес" (ТОРГ-17); - "Расходный отвес (спецификация)" (ТОРГ-19); - "Заказ" (ТОРГ-26). Накладные (ТОРГ-12).
Накладная в торговой организации может выступать как приходным (входящим), так и расходным (исходящим) товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации.
2.2 Внутренние первичные документы
- "Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика" (ТОРГ-4); - "Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика" (ТОРГ-5); - "Акт о завесе тары" (ТОРГ-6); - "Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары" (ТОРГ-7); - "Упаковочный ярлык" (ТОРГ-9); - "Товарный ярлык" (ТОРГ-11); - "Накладная на внутреннее перемещение товаров, тары" (ТОРГ-13); - "Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)" (ТОРГ-14); - "Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей" (ТОРГ-15); - "Акт о списании товаров" (ТОРГ-16); - "Журнал учета движения товаров на складе" (ТОРГ-18); - "Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров" (ТОРГ-20); - "Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции" (ТОРГ-21); - "Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц" (ТОРГ-22); - "Товарный журнал работника мелкорозничной торговли" (ТОРГ-23); - "Акт о перемеривании тканей" (ТОРГ-24); - "Акт об уценке лоскута" (ТОРГ-25); - "Журнал учета выполнения заказов покупателей" (ТОРГ-27); - "Карточка количественно-суммового учета" (ТОРГ-28); - "Товарный отчет" (ТОРГ-29); - "Отчет по таре" (ТОРГ-30); - "Сопроводительный реестр сдачи документов" (TOPГ-31).
Внутренние документы можно условно разделить на:
Внутренние приходные первичные документы составляются торговой организацией в том случае, когда внешние первичные документы от поставщика не поступили.
Внутренние расходные документы составляются при внутреннем перемещении товаров, когда право собственности на них остается за торговой организацией.
Распорядительные документы составляются, как правило, комиссией, создаваемой приказом (распоряжением) руководителя торговой организации. На основании данных документов в бухгалтерском учете отражаются операции, связанные со списанием испорченных товаров, непригодных для реализации и дальнейшего использования, или с оприходованием выявленных излишков товаров.
Описательные документы сами по себе не связаны с отражением торговых операций на счетах бухгалтерского учета, но тем не менее их заполнение необходимо, поскольку они дают описание товаров, на которые составляются.
Учетно-отчетные внутренние документы отражают состояние и движение товарно-материальных ценностей на складах, в магазинах и т.п. Указанные первичные документы необходимы для своевременного отражения товарных операций на счетах бухгалтерского учета, а также для контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.
3. График документооборота торговой организации
Порядок организации документооборота установлен пунктом 5 Положения о документах и документообороте.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
Работники предприятия (начальники отделов, кладовщики подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.
Приведем пример графика документооборота многопрофильной торговой организации, реализующей товары оптом и в розницу через магазин, а также осуществляющей комиссионную торговлю. При этом в нашем примере акцентируем внимание только на тех первичных документах, по которым разработаны унифицированные формы, так как любая организация может самостоятельно утвердить внутренние формы первичной документации в неограниченном количестве, и отразить все их многообразие в примерном графике не представляется возможным.
Кроме того, в примерном графике документооборота примем во внимание только те первичные документы, которые отражают специфику деятельности торговой организации. Унифицированные формы, применяемые всеми предприятиями независимо от вида деятельности, например по учету основных средств, МБП, труда и заработной платы и т.п., в примере не рассматриваются.
В графике документооборота, приведенном в качестве приложения к Положению о документах и документообороте, предусмотрены также следующие графы:
- "Передача документа в архив" (кто исполняет);
- "Передача документа в архив" (срок исполнения).
Заключение
Торговая деятельность - вид предпринимательской деятельности, направленный на удовлетворение покупательского спроса путем реализации товаров потребительского назначения и предоставления услуг общественного (массового) питания.
Поступление, перемещение и отпуск товарно-материальных ценностей оформляются первичными документами в количественном и стоимостном выражении. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией в составе применяемой ею системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций (в соответствии с утвержденными формами первичной учетной документации в торговле).
Одним из основных документов, определяющих порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, является План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению.
Учет товаров ведет материально ответственное лицо. Этот учет может быть организован разными способами в зависимости от способа хранения товаров (партионный или сортовой). При любом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров в натуральном измерении на основании приходных и расходных товарных документов или в натуральном и стоимостном измерениях одновременно.
Список используемой литературы
1. Булатова З.Г., Булатов М.А. Бухгалтерский учет товарных и кассовых операций в торговых организациях.-М.: ЮНИТИ, 2004.
2. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов /под ред. Бабаева Ю. А. –М., 2006.
3. Геворкян Е.А. Бухгалтерский учет товарных операций в торговле. Учебное пособие. – М., 2006.
4. Гудович Г.К. Бухгалтерский учет торговых операций. Учебное пособие. –М., 2007
5. Ивашкин Б. Бухгалтерский учет в торговле. Уч.- прак. курс. –М., 2002.
6. Караваев В.П. Торговые операции: бухгалтерский и налоговый учет по видам деятельности. -М.: ЮНИТИ, 2007.
7. Николаева Г. Бухгалтерский учет в торговле. –М., Приор - издат. 2007.
8. Макарьева В. Торговые операции: учет и налогообложение. –М., 2006.
9. Холоденко Е.М. Бухгалтерский учет торговых операций. НОУ "Липец. экол. - гум. ин - т". – Липецк, 2006.
10. Бухгалтерский учет на предприятиях малого бизнеса. // «Консультант», № 2, 2002.
11. Баканов М.И, Дмитриева И.М., Чиркова М.Б. «Бухгалтерский учет в торговле». Учебное пособие для ВУЗов 2 изд., 2006 г.
12. Агафонова М.Н. «Бухгалтерский учет в оптовой и розничной торговле и документооборот». Учебное пособие. 2009 г.
13. Филина Ф.Н. «Документация торгового предприятия» - лекции отраслевого бухгалтерского учета. 2008г.
Требования главного бухгалтера (далее под главным бухгалтером понимаются также лица, ведущие бухгалтерский учет в случаях, предусмотренных подпунктами "б" , "в" , "г" пункта 7 настоящего Положения) по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.
(см. текст в предыдущей редакции)
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
14. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
15. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.
При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
16. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.
17. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.
18. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Документооборот – движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив.
Документирование операций – это сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах.
Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.
Все хозяйственные операции должны оформляться первичными документами.
Первичный документ – это письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или получено разрешение на ее проведение.
Для отражения хозяйственных операций применяется большое количество документов.
1. Распорядительные документы – это приказы на совершение хозяйственных операций, но они не являются основанием для учетных записей, поскольку не подтверждают факта их осуществления.
2. Оправдательные документы – документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служащие основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
3. Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.
4. Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов; целесообразность их применения в сокращении общего количества документов.
5. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции.
6. Сводные документы обобщают данные первичных документов.
7. Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные – за определенный период времени.
8. Внутренние документы составляют и используют на данном предприятии, а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц.
Реквизиты (название документа, номер, подпись, печать, дата составления и срок действительности документа) – обязательные показатели, которые должен содержать каждый документ.
Порядок расположения реквизитов называется структурой документа .
Виды структур:
а) анкетная – реквизиты расположены, как в анкете, документ легко читать и заполнять;
б) табличная – реквизиты расположены в определенной таблице, их легко обрабатывать на машинах;
в) типовая – такие документы используются везде, они содержат определенные реквизиты и порядок отражения в них хозяйственных операций.
Документы, отражающие факт совершения операции, поступают в бухгалтерию и подвергаются нескольким проверкам.
Виды проверок :
а) формальная – проверка правильности оформления документов по форме;
б) по существу – бухгалтер определяет законность данной хозяйственной операции;
в) арифметическая – проверка правильности подсчетов данных документа.
Проверенные документы сортируются по определенным признакам и по стоимостной оценке.
Проставление расценки в документах – таксировка .
После определения стоимостных показателей на каждом документе проставляется корреспонденция счетов – контировка .
Данные сгруппированных документов заносятся в учетные регистры – специальные ведомости учета затрат. Затем они поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором хранятся 1 год, по истечении этого срока передаются в постоянный архив.
