Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Лимит кассы - это предельная сумма наличных, которую предприятие имеет право оставлять в кассе по окончании рабочего дня. Средства, размер которых превышает установленный предел, в конце дня должны быть переданы в банк.
Если раньше лимит кассы определялся одним из банковских учреждений, то сегодня предприятие не обязано уведомлять банк о размере лимита, решая самостоятельно, какая сумма должна оставаться в кассе во внерабочее время.
Лимит кассы устанавливается для того, чтобы по мере необходимости предприятие имело возможность оперативно использовать требующуюся сумму на хозяйственные нужды, в качестве разменных средств (если речь идёт о торговой точке), как аванс на командировку и т.п.
Вычисление лимита кассы происходит с учётом нескольких факторов, среди которых режим работы предприятия и специфика его деятельности, отдалённость от банка, объём поступлений и расхода денежных средств. Хозяйствующий субъект может определять лимит кассы с оглядкой на размер среднедневной выручки. Даже если установленный лимит будет превышать предельный её объём, в расчёт примется не завышенная сумма, а именно показатель средней выручки за день.

Лимит кассы не нужно согласовывать и утверждать в банке!

Положение Банка России №373 от 12.10.2011

В определении лимита кассы играет роль и продолжительность работы банка, а также существующая между банком и организацией договорённость о проведении инкассации. Что касается срока сдачи средств, то данный вопрос предварительно оговаривается с банком.
В случае если лимит кассы не введён, его следует считать нулевым. Причины, по которым предельная сумма остатка наличных не установлена, не принимаются во внимание. Если после завершения рабочего дня в кассе остаются деньги, превышающие лимит, они определяются как сверхлимитные.
Являясь внутренним делом предприятия, вычисление лимита наличных средств в кассе, как уже отмечалось выше, не должно быть согласовано с банком. Но если во время проверки в кассе организации окажется сумма, размер которой отличается от предельной, именно она будет принята в качестве лимита. Ориентируясь на данную сумму, совершится расчёт перелимита за весь срок хранения денежных средств. Факт перелимита чреват введением штрафных санкций по отношению к хозяйствующему субъекту.
Лимит кассы рассчитывается по предприятию и по каждому его обособленному подразделению отдельно, утверждаясь внутренними распоряжениями. В течение года сумма лимита может меняться, если для того появятся основания (например, может возрасти наличный оборот денег).
Сверх утверждённого лимита в кассе могут храниться наличные для выдачи заработной платы, стипендий, пенсий и подобных выплат. Если причин оставить деньги в кассе нет, а внести их в банк организация не успевает, сверхлимитную сумму можно выдать одному или нескольким работникам под отчёт (к примеру, на хознужды), вернув её в кассу на следующий же рабочий день. Если установленные сроки использования наличных превышены, предприятие также окажется перед угрозой штрафов.
Для организации, только открывающей свою деятельность, на первые три месяца работы лимит кассы устанавливается согласно прогнозным расчётам, в дальнейшем подвергаясь пересмотрению. Как правило, корректировка предельной суммы, оставляемой в кассе, происходит спустя две недели по истечении трёхмесячного периода.
Некоторые предприятия имеют право работать без установления лимита кассы. К таковым относятся банки, религиозные организации (монастыри, духовные учебные заведения и т.д.), не осуществляющие производственной или другой предпринимательской деятельности.

Формулы для расчета лимита кассы

1. Для предприятий получающих наличные денежные средства за проданные товары или оказанные услуги:

L = V/ P * Nc,

где:
L
V - объем поступлений наличных денег;
P - расчетный период, за который учитывается объем поступлений (не более 92 рабочих дней);
Nc - период времени между днями сдачи в банк (не более 7 рабочих дней).

Пример:
ООО «Мир ККМ» (розничная торговля, режим работы с 9-00 до 21-00, выходной - воскресенье).
Выручка за 3 месяца: март - 1 млн. рублей,апрель - 900 тыс. рублей, май - 1.2 млн. рублей.
Всего за 3 месяца (92 дня) - 3.1 млн. рублей.
Выручка сдается в банк на следующий день в 12 часов.
Таким образом, лимит кассы будет равен 67 000 руб. (3 100 000: 92 дн. х 2 дн.)

2. Для предприятий неполучающих наличные денежные средсва за проданные товары или оказанные услуги:

L = R / P * Nn,

где:
L - лимит остатка наличных денег в рублях;
R - объем выдач наличных денег за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы;
P - расчетный период, за который учитывается объем выдач (не более 92 рабочих дней);
Nn - период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (не более 7 рабочих дней).

Пример :
ООО «Мир ККМ» (услуги, режим работы с 10-00 до 18-00, выходной - суббота, воскресенье).
Денежные затраты за неделю (5 дней) - 40 000 рублей. Деньги в банке организация получает 2 раза в месяц через 16 дней.
Таким образом, лимит кассы будет равен 56 000 руб. (40 000: 5 дн. х 7 дн.).

Штрафы

За нарушение кассовой дисциплины Кодексом об административных правонарушениях (статья 15.1 КоАП)
установлен штраф:

• для организации - 40 000-50 000 руб.,
• для руководства — 4 000-5 000 руб.

В список нарушений входят:

• расчеты наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
• неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
• накопление в кассе средств сверх установленных лимитов.

Срок хранения кассовых документов отличается от подобных сроков, установленных для другой документации предприятия. Из данной статьи вы узнаете, сколько хранить кассовые документы.

Какие документы являются кассовыми

В 2019 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:

• ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
• РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
• Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
• Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
• Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).

Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.

ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?» .

Сколько лет хранить кассовые документы

Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Сколько наличных оставить в кассе

Лимит остатка наличных в кассе все теперь устанавливают сами, но не какой захочется, а рассчитанный по формулам, утвержденным ЦБприложение к Положению ЦБ от 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение) . Несмотря на их кажущуюся простоту, расчет лимита вызывает много вопросов. На них мы и ответим, но прежде скажем, почему важно рассчитать лимит правильно.

Налоговики при проверке пересчитают лимит. Если вы допустили в его расчете ошибку, они сравнят суммы остатка в кассе с величиной «исправленного» ими лимита и за его превышение оштрафую тч. 1 ст. 15.1 , ч. 1 ст. 23.5 , ч. 1 ст. 28.3 КоАП РФ .

Штраф за накопление в кассе наличных сверх лимита составляе тч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ :

• для организаций - от 40 000 до 50 000 руб.;
• для руководителей и предпринимателе йпримечание к ст. 2.4 КоАП РФ - от 4000 до 5000 руб.

Штрафа не будет, если лимит превыше нп. 1.4 Положения :

• в дни выдачи зарплаты, пособий и других подобных выплат (точный срок выплаты устанавливает директор в пределах 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банк еп. 4.6 Положения );
• в те выходные и праздники, когда у вас были кассовые операции.

Оштрафовать вас могут в течение 2 месяцев со дня, когда был превышен лими тст. 4.5 КоАП РФ .

Выбираем расчетный период и способ расчета лимита

Рассчитывают лимит исходя из движения наличных за какой-либо период в прошлом. Этот период называется расчетным, и его вы выбираете сами. Ограничена только его продолжительность - максимум 92 рабочих дня вашей организации, так что при желании можно взять и 1 день. А давность периода никак не ограничена - хоть несколько лет назад.

Можно взять такой период, в котором ситуация с движением наличных у вас аналогична текущей. Если же у вас задача установить лимит как можно больший, подберите 1 день с максимальными показателями.

Есть два способа расчета:

• <или> исходя из вашей наличной выручки за расчетный перио дч. I приложения к Положению ;
• <или> исходя из ваших наличных расходов за расчетный перио дч. II приложения к Положению .

Вновь созданные организации берут для расчета ожидаемый объем поступления или расходования наличных.

Как видим, в отношении расчетного периода все оставлено на ваше усмотрение. А вот по другим показателям, участвующим в расчете лимита, проверяющие вполне могут найти повод придраться. И, как показывают письма наших читателей, именно с ними связано большинство вопросов.

Рассчитываем лимит исходя из наличной выручки

Напомним формул уч. I приложения к Положению :

Период между инкассациями - в рабочих днях вашей организации

В. А. Холмина, г. Москва

Количество каких рабочих дней учитывает показатель Nс: самой организации или по общему производственному календарю (с выходными в субботу и воскресенье)? Работаем 7 дней в неделю, по договору с инкассаторами выручку в банк сдаем раз в неделю по средам. Не скажет ли налоговая, что Nc в расчете лимита должен быть 5 дней, а не 7?

: Nc нужно посчитать в рабочих днях вашей организации. При ином подходе получится, что при обычных для вас объемах выручки, учтенных при расчете лимита, он каждый раз будет оказываться превышенным уже во вторник. И тогда реальное количество дней между сдачами выручки в банк будет меньше того, исходя из которого рассчитан лимит.

Не имеет значения, как часто вы сдавали выручку раньше

К.Б. Тропарева, г. Клин

Мы всегда сдавали выручку с разной периодичностью: то раз в 3 дня, то каждый день, то раз в 10 дней, то ни разу за целый месяц. Как определить Nc?

: Для расчета лимита совсем не важно, как часто вы сдавали выручку раньше и сдавали ли ее вообще (не секрет, что многие постоянно «выдают» сверхлимитный остаток под отчет директору). Ведь Положение не обязывает брать показатель периодичности сдачи выручки в банк за какой-то период в прошлом. Руководитель может установить любой интервал в пределах 7 (14) рабочих дней.

Nc может не совпадать с реальным интервалом между инкассациями

Н.В. Хромская, г. Тверь

Мы сдаем выручку ежедневно, это указано и в нашем с банком договоре на расчетно-кассовое обслуживание. А Nс мы взяли 3 дня - директор хочет, чтобы была возможность оставлять иногда в кассе побольше денег. Наш лимит рассчитан неправильно и нас могут оштрафовать?

: В такой ситуации штрафа не должно быть. Как мы уже сказали, Положение позволяет директору установить специально для расчета лимита такую периодичность сдачи денег в банк, какую он считает нужной с учетом разных факторов, список которых открыты йч. I приложения к Положению . Среди них режим рабочего времени, организационная структура, ваше местонахождение, а также специфика вашей деятельности, к которой можно отнести все что угодно. Пример такого фактора - 24-ча -совой режим работы. Ведь в круглосуточных магазинах с момента сдачи денег банку до конца суток порой набирается приличный объем выручки, который может и не поместиться в лимит, рассчитанный исходя из однодневного интервала.

Вместе с тем не исключено, что инспекторы станут ориентироваться на промежуток, указанный в договоре с банком, и пересчитают лимит исходя из него.

Сдаете выручку неравномерно? Возьмите максимальный интервал

Т.Г. Белочкина, г. Санкт-Петербург

Мы работаем 7 дней в неделю, инкассируем выручку в понедельник и в четверг, то есть с интервалами 3 и 4 рабочих дня попеременно. Нужно определить лимит исходя из среднего Nс = 3,5 дня?

: Лучше в таких ситуациях взять максимальный из интервалов - у вас это 4 дня. Иначе вы можете столкнуться с постоянным превышением лимита на четвертый день. Кстати, количество дней между сдачами наличных в банк введено в формулу как раз для того, чтобы при обычных для вас объемах выручки лимит не оказывался превышенным до сдачи денег по установленному у вас графику.

Так же лучше поступить, если у вас есть обособленные подразделения без банковских счетов, выручка из которых инкассируется с разными промежутками: например, из одного магазина - раз в 2 дня, а из второго - раз в 7 дней. Лучше взять для расчета лимита самый длинный из промежутков, в нашем примере - 7 дней. Ведь если вы посчитаете лимит исходя из двухдневного интервала, то уже на третий или четвертый день он может оказаться превышенным за счет наличных, накопившихся за эти дни во втором магазине. И тогда их придется досрочно везти в банк.

Новым ОП - лимит исходя из ожидаемых поступлений

К.Д. Полетаев, г. Самара

Раньше была возможность установить лимит исходя из планируемого увеличения выручки. Например, предполагаем открыть два новых магазина и банк по нашей просьбе мог включить в расчет лимита ожидаемую от них выручку. А теперь так можно делать?

: Все зависит от того, какими обособленными подразделениями будут новые магазины:

• <или> имеющими свои банковские счета. Лимит для таких подразделений устанавливают по тем же правилам, что и для организаци йп. 1.2 Положения . А поскольку вновь созданные организации рассчитывают лимит исходя из ожидаемой выручк ич. I приложения к Положению , то и новому подразделению нужно установить лимит так же;

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Новый лимит можно устанавливать так часто, как захочется - хоть каждый день. Поэтому периодически его можно корректировать, если размер наличной выручки будет меняться.

• <или> не имеющими своих расчетных счетов. Тогда своего отдельного лимита у них не буде тп. 1.3 Положения и ожидаемую от них выручку не получится включить в расчет общего лимита, который нужно определить исходя из прошлых поступлений. Но как только у новых магазинов появится первая выручка, вы можете с ее учетом установить лимит для организации в целом - хоть со дня, следующего за первым днем их работы. И затем, с ростом выручки, устанавливать новый лимит так часто, как это потребуется.

Все, что не выручка, в расчет не идет

М.Е. Звонкин, г. Липецк

У нас хоть и не новая организация, но выручки до сих пор не было, зато учредитель вносил крупные суммы наличных на покупку оргтехники. Можно исходя из этих сумм рассчитать лимит?

: Нельзя. Положение позволяет рассчитать лимит исходя только из тех наличных поступлений, которые являются выручкой от реализации товаров, работ или услуг. Также в расчет лимита не входят авансы в счет будущих поставок, безвозмездно полученные деньги, займы и проценты по ним, возврат подотчетных денег, членские взносы (у некоммерческих организаций), вклады в имущество ООО, дивиденды и т. д.

Поэтому раз выручки у вас ни разу не было, вы должны определить лимит исходя из объема наличных расходов за выбранный вами расчетный перио дч. II приложения к Положению .

Рассчитываем лимит исходя из наличных расходов

Напомним формул уч. II приложения к Положению :

На частоту сдачи наличных в расчетном периоде не смотрим

М.К. Ревякина, г. Воронеж

Считаем лимит исходя из расходуемых наличными сумм. За расчетный период берем май и июнь 2011 г. Но в мае деньги получали в банке с разными интервалами: бывало, каждый день, бывало, через день и через два, а в июне вообще ни разу! Как мне вычислить Nn?

: Реальные интервалы между получением денег в расчетном периоде тут не имеют значения. Показатель Nn устанавливает руководитель по своему усмотрению. Но если у вас установлена какая-то определенная периодичность получения денег, лучше ориентироваться на нее.

«Подотчет» на корпоративные карты - тоже выдача наличных

В.Л. Коляда, г. Владимир

У нас вся выручка - безналичная, по чеку в банке ничего не получаем. Деньги под отчет выдаем через карты, а неиспользованный остаток работники вносят в кассу наличными. Неужели лимит - ноль и придется чуть ли не каждый день возить сдаваемые подотчетниками деньги в банк?

: Все зависит от того, что за карты вы используете для выдачи денег под отчет:

• <если> зарплатные карты работников, то суммы, выданные под отчет через них, увы, включить в расчет лимита не получится. Ведь в этом случае вы выдаете их путем безналичного перевода работнику;
• <если> корпоративные (открытые к карточному счету вашей организации), то безналичного перевода денег работнику не происходит - он фактически получает наличные со счета организации. Можно рассматривать это как выдачу наличных ему под отчет и включить такие суммы в расчет лимита. Ведь в Положении не указано, что при расчете лимита учитываются только те суммы наличных, которые выданы именно из кассы, - в формулу нужно подставлять «объем выдач наличных денег »ч. II приложения к Положению .

Все «незарплатные» выплаты работникам - в расчет лимита

Д.М. Карпенина, г. Тюмень

При расчете лимита исходя из объема выданных денег нужно исключить из него зарплату, стипендии и другие выплаты работникам. Относится ли к этим «другим» арендная плата за автомобиль, выплачиваемая сотруднику организации?

: Эти выплаты нужно включить в расчет лимита (если они были в расчетном периоде, конечно). Ведь в Положении расшифровано, что считать другими выплатами работникам, помимо зарплаты и стипендий, - это выплаты, «включаемые в фонд заработной платы», и выплаты социального характера (то есть пособия)п. 1.4 Положения . Выплаты по любым гражданско-правовым договорам не относятся ни к тому ни к другому.

Нужны деньги в кассе, а лимит посчитать не из чего? Все в ваших руках

Л.Н. Будинская, г. Москва

Наличной выручки не было, из кассы выдаем только зарплату, больничные, отпускные и т. п., а они в расчет лимита не входят. Получается, что лимит нулевой. Но у нас каждую неделю кто-то уходит в отпуск, а бывает, и внезапно увольняется. Неужели по каждой расчетной ведомости мне ездить в банк за деньгами? Можем ли мы постоянно держать в кассе сумму на случай таких выплат? Как нам установить ненулевой лимит?

: Во-первых, вы можете создать движение наличных, необходимое вам для установления лимита. Ведь расчетным периодом может быть и 1 день. То есть на нужную вам сумму выдайте «незарплатные» наличные из кассы. Лучше на приобретение товаров, работ или услуг, а не просто с последующим возвратом неиспользованных подотчетных сумм. Ведь налоговики могут заявить, что деньги не были потрачены и поэтому их нельзя учитывать при расчете лимита. Помните о лимите расчетов наличными с юрлицами и ИП - 100 000 руб. по одной сделк еУказание ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У .

Во-вторых, сверхлимитные деньги на прогнозируемые «зарплатные» выплаты работникам, в частности на отпускные, вы можете получить заранее и держать в кассе до 5 рабочих дней, включая день получени япп. 4.6 , 1.4 Положения .

Пересчет лимита

Лимит вместе с выручкой не уменьшается

К.О. Залеская, г. Ярославль

Если у нас существенно упал объем выручки по сравнению с тем, исходя из которого был установлен лимит, обязаны ли мы его пересчитать и установить новый, уменьшенный?

: Такой обязанности у вас нет, и вы можете продолжать работать с прежним лимитом. Это подтвердил и ЦБПисьмо ЦБ от 15.02.2012 № 36-3/25 .

Кстати, нет обязанности пересчитывать лимит и в других ситуациях:

• лимит установлен исходя из объемов наличной выручки, а потом все расчеты с покупателями перевели на безналичную форму и остались только наличные расходы;
• лимит рассчитали исходя из наличных расходов, поскольку до этого не было наличной выручки, но потом она появилась;
• при создании организации лимит был установлен исходя из ожидаемой выручки либо расходов, которые в действительности оказались намного меньше;
• при создании организации установили лимит исходя из ожидаемых расходов, а потом у нее появилась наличная выручка.

Во всех этих ситуациях вы вправе пользоваться установленным лимитом до тех пор, пока сами не захотите его изменить.

Соблюдаем формальности

Нулевой лимит тоже требует приказа

Р.П. Бездорожная, г. Ростов-на-Дону

Утверждение лимита - это обязанность или право организации? У нас деньги в кассе не остаются, все сдаем в конце дня в банк, и лимит получается нулевым. Директор все равно должен написать приказ?

: Без лимита могут обойтись только те, у кого вовсе не бывает кассовых операций, то есть поступления наличных в кассу и/или выдачи из не еп. 1.1 Положения . Для всех остальных лучше установить лимит.

Вместе с тем имейте в виду: инспекторы вправе требовать документ об установлении лимита при кассовых проверка хподп. «х» п. 29 Регламента, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н . И если вы его не представите, могут попытаться оштрафовать вас за непредставление сведени йст. 19.7 КоАП РФ . Штраф, конечно, можно попытаться оспорить (ведь нельзя представить то, чего у вас нет), но проще все-таки сделать приказ хотя бы о нулевом лимите.

Обязанности сдавать наличные в банк каждые 7 (14) дней нет

Г.С. Крымова, г. Краснодар

Мы до сих пор деньги в банк не сдавали, а выдавали все сверхлимитные средства под отчет. А в новом Положении черным по белому написано, что промежуток между сдачами выручки в банк не может быть больше 7 рабочих дней. Получается, что теперь мы каждые 7 дней обязаны возить наличные в банк, даже если остаток меньше лимита?

: Спешим вас успокоить - такой обязанности у вас нет. Ограничение в 7 рабочих дней существует исключительно в целях расчета лимита.

А сдавать наличные в банк нужно только в одном случае: если остаток в кассе превысил лими тп. 1.4 Положения (сдать можно только превышающую лимит сумму). И неважно, сколько к этому моменту прошло дней с предыдущей сдачи денег в банк.

Что указать в приказе о лимите

О.Т. Краснова, г. Брянск

Нужно ли расчет лимита по формуле приводить в распорядительном документе о его утверждении или достаточно указать в нем величину лимита?

: Положение оставляет это на ваше усмотрение. Мы советуем сделать расчет лимита приложением к такому приказу (распоряжению). Тогда проверяющим сразу будет ясно, как получился ваш лимит. В ином случае они потребуют у вас пояснени яп. 7 Регламента, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н и вам все равно придется составлять для них расчет.

Тем же приказом лучше установить показатель Nc или Nn. Если использованный в расчете лимита промежуток между инкассациями не совпадает с фактическим либо закрепленным в договоре с банком, то лучше в приказе обосновать, почему вы выбрали интервал, не совпадающий с фактическим.

Ваш банк за городом? Проверьте, есть ли в черте города другие банки

П.Ф. Шаинская, г. Химки

Наша организация находится в Московской области, и, хотя в нашем городке есть один банк, мы пользуемся услугами другого банка, в Москве. Сдаем в него выручку раз в 2 недели. Можем ли мы для расчета лимита взять интервал в 14 дней?

: Налоговики будут читать Положение буквально. А по Положению расчет лимита исходя из 14 дней допустим в единственном случае: когда в вашем населенном пункте вообще нет ни одного банка. И если вы не готовы спорить с ними в суде, лучше рассчитать лимит исходя из 7 дней. Чтобы он получился побольше, примите за расчетный период 1 день - тот, за который выручка у вас была максимальная.

Как установить лимит фирме, не работающей с момента создания

С.Ю. Петракова, г. Москва

Организация была создана в сентябре 2011 г., но никакой деятельности до сих пор не вела. Сейчас начинаем работать. Могу ли я установить лимит исходя из ожидаемой выручки?

: Нет, ведь так рассчитывать лимит позволено только вновь созданным организация мч. I приложения к Положению . Это означает, что лимит исходя из ожидаемой выручки может быть установлен лишь со дня регистрации юрлица. Поскольку ни наличных поступлений, ни наличных расходов у вас до сих пор не было, то на данный момент лимит у вас равен нулю.

В приказе о лимите не нужны цели расходования

С.А. Пинченко, г. Солнечногорск

Нужно ли при утверждении лимита указать и цели расходования наличных из кассы, как это раньше делал банк?

: Не нужно. Достаточно того, что все возможные направления расходования наличной выручки закреплены в Указании ЦБ № 1843-У. И обратите внимание: эти ограничения касаются только выручки. Все остальные наличные (к примеру, снятые с расчетного счета, полученные в качестве займа) вы можете расходовать, как сочтете нужным.

Как такового штрафа за нецелевое расходование наличной выручки (например, на погашение займа) нет. Однако если величина остатка в кассе вместе с выданной в этот день «нецелевой» суммой превышает лимит, налоговики могут оштрафовать вас за нарушение порядка хранения свободных наличных дене гст. 15.1 КоАП РФ ; п. 1.4 Положения . Они рассудят, что вы обязаны были сдать сверхлимитную сумму в банк, поскольку не имели права выдавать ее в погашение займа. И суд может занять их сторон уПостановление ФАС ЦО от 29.08.2008 № А09-1519/08-20 .

Лимит меньше расчетного устанавливать можно, но не нужно

К.Б. Светлова, г. Орел

Рассчитала по формуле лимит - получилось 90 130 руб. Но нам столько денег в кассе не нужно. Можем ли мы установить меньший лимит?

: По правилам вы должны установить лимит, равный 90 130 руб. Но если установите меньший, вам ничего не будет. Ведь штраф возможен только за превышение лимита, причем именно того, который получается по формуле. Но мы так поступать не советуем. Ведь запас лимита в случае непредвиденных ситуаций не помешает. А наличку, которая на данный момент в кассе не нужна, вы всегда можете сдать в банк, даже если ее сумма значительно меньше лимита.

Как видим, в расчете лимита многое оставлено на усмотрение самих организаций. Но некоторые неоднозначные формулировки Положения могут вызвать споры. Как будут понимать их налоговики на местах, сейчас предсказать сложно. Поэтому, когда острой потребности в наличных нет и не предвидится, лучше при очередной сдаче денег в банк не оставлять в кассе лишнего.

Организация может держать в своей кассе денежных средств только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком, а всю денежную наличность сверх лимита должна сдавать в банк.

При выявлении фактов превышения лимита остатка наличных денег в кассе на организацию налагается штраф в трехкратном размере сверхлимитной кассовой наличности, а с руководителя взыскивается административный штраф в размере 50 минимальных месячных размеров оплаты труда.

Также существует ограничение при расчетах наличными денежными средствами с другими юридическими лицами. Эти расчеты также регулируются ЦБ (Указание ЦБ №1050 от 14 ноября 2001г. "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами РФ между юридическими лицами"). В частности, в настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 60 000 руб.

Согласно порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации. К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие :

1. Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты.

2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен.

3. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора).

4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами.

5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.

6. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.

7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.

8. Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.

1.9. Учет денежных средств на счете 50 "Касса".

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 "Касса". К нему могут быть открыты следующие субсчета :

а) 50.1 - Касса организации. Применяется для учета денежных средств в кассе. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. Получение валюты оформляется заявкой в уполномоченный банк, составленной на основании приказа о служебной командировке работника организации и распоряжения ее руководителя о норме суточных. Иностранная валюта выдается банком не ранее чем за 10 рабочих дней до даты выбытия сотрудника в командировку. Получение и выдача иностранной валюты оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, в которых указывается сумма в валюте платежа (долларах, евро и т. д.). В кассовой книге движение иностранной валюты отражается в двух суммах: в рублях и в валюте расчетов. При этом согласно ПБУ 3/2000 иностранная валюта, находящаяся в кассе, подлежит пересчету в рубли по официальному курсу ЦБ РФ. Такой пересчет осуществляется на дату совершения операции с иностранной валютой (ее оприходования или выдачи), на дату составления бухгалтерской отчетности.

б)50.2 - Операционная касса. Используется организациями, в составе которых имеются обособленные структурные подразделения (кассы товарных контор, остановочных пунктов, судов, билетные кассы портов, вокзалов, кассы отделений связи). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете. Этот субсчет применяется и торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов. В этих случаях получение денежных средств фиксируется в книге кассира-операциониста, открываемой на каждую контрольно-кассовую машину. В ней отражаются показания счетчика и сумма, сданная старшему кассиру в конце дня, обе эти величины должны быть одинаковыми. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете.

в)50.3 - Денежные документы. Используется для учета оплаченных денежных документов - авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет об их движении. В этом отчете указывается, сколько и каких денежных документов поступило, их стоимость, а также какие и кому выданы денежные документы и на какую сумму. К денежным документам не относятся: документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04 "Нематериальные активы"), ценные бумаги (учитываются на счете 58 "Финансовые вложения"), бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006 "Бланки строгой отчетности"), выкупленные у акционеров акции (счет 81 "Собственные акции (доли)").