Какова ответственность за отсутствие внутреннего контроля в организации?

Действующим законодательством не предусмотрено санкций за сам факт отсутствия в организации внутреннего контроля. При этом если отсутствие в организации внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни повлечет за собой нарушение правил ведения бухучета и искажение данных бухгалтерской и налоговой отчетности, то организация может быть привлечена к ответственности (административной и налоговой) и оштрафована. Возможные размеры штрафов приведены ниже в рекомендации.

Как организовать ведение бухучета

Ответственность за нарушение правил ведения бухучета

За грубое нарушение правил ведения бухучета налоговая инспекция может оштрафовать организацию по Налогового кодекса РФ. Так, грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов признаются отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухучета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в бухучете активов и хозяйственных операций.

Если организация допустила такое нарушение в течение одного налогового периода, то размер штрафа составит 10 000 руб. А если в течение нескольких, то размер штрафа увеличится до 30 000 руб. Если при этом организация еще и занизила налоговую базу, то в бюджет придется отдать 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Есть также мера наказания и для должностных лиц организации. Она прописана в Кодексе РФ об административных правонарушениях. Санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности . За такие действия предусмотрен штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. Повторное нарушение грозит штрафом от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацией на срок от одного года до двух лет.

Наказание по заявлению налоговой инспекции назначает суд ( , КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (). Поэтому виновным в нарушении обычно признают главного бухгалтера (бухгалтера с правами главного). Руководителя же признают таковым, только если:

в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда РФ от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2);

учет и расчет налогов вела сторонняя специализированная организация (п. 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18);

причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен ().

Если руководитель организации не организовал ведение бухучета, то суд может признать такие действия как злоупотребление полномочиями. А если при этом еще докажут, что он преследовал корыстные цели, то суд может приговорить его к ответственности по

Необходимость в организации внутреннего финансового контроля оговорена в статье 19 ФЗ от 6 декабря 2011 года №402. Контроль касается операций, связанных с деятельностью предприятия. Порядок его осуществления оговаривается в учетной политике.

Цели проведения контроля

Рассмотрим цели осуществления локального финансового контроля:

• Контроль над соблюдением закона в области локальных мероприятий по формированию бюджета и финансовым операциям.
• Увеличение качества и точности бюджетных отчетов.
• Повышение отдачи от вложения средств бюджета федерального значения.
• Повышение качества подготовки документов, связанных с бухучетом.
• Своевременное и точное заполнение бухгалтерской отчетности.
• Обеспечение выполнения приказов руководства компании.
• Исполнение созданных планов по хозяйственной работе.
• Обеспечение сохранности собственности компании.

Внутренний контроль позволяет своевременно обнаружить ошибки и исправить их самостоятельно. В перспективе это поможет компании избежать штрафов и санкций.

Задачи и принципы

Рассмотрим основные задачи финансового контроля:

• Анализ соответствия операций документам и отчетности.
• Анализ соответствия деятельности регламентам и должностной инструкции.
• Анализ соответствия деятельности технологическим процессам.
• Изучение системы локального контроля для обнаружения элементов, обеспечивающих ее результативность.

Контроль базируется на этих принципах:

• Легитимность. Соответствие контрольных мероприятий законам страны.
• Независимость. Исполнители контрольных мероприятий должны быть независимы от объектов, которые проверяются. Только в этом случае возможна объективность результатов.
• Объективность. В процессе контроля должны быть получены достоверные данные. Поэтому мероприятия должны базироваться на фактических сведениях.
• Ответственность. Все специалисты, занятые на контрольных мероприятиях, должны нести ответственность за свою деятельность. Только так может быть обеспечено ее качество.
• Системность. Контроль должен быть комплексным. В его процессе анализируются все аспекты финансовой деятельности компании, имеющиеся взаимосвязи.

Соблюдение всех этих принципов обязательно.

Предмет проверки

В процессе контрольных мероприятий проверяются эти аспекты:

1. Соблюдение законов.
2. Правильность заполнения документов.
3. Верность заполнения регистров бухучета.
4. Сохранение активов организации.

Проверяется наличие ошибок в документах. После обнаружения они оперативно исправляются.

Особенности организации внутреннего контроля

Порядок проведения внутреннего контроля в обязательном порядке прописывается в учетной политике предприятия. Зафиксировать порядок в документах можно на этапе создания компании. Альтернативный вариант – издание отдельных актов. Порядок реализации контроля может быть зафиксирован в отдельном приказе.

Контрольные мероприятия исполняются различными путями:

• Формированием структурного отдела или принятием сотрудника на должность ревизора. Сотрудники, осуществляющие контрольные мероприятия, подчиняются руководителю организации.
• Организацией комиссии, которая будет работать на регулярной основе.
• Возложением обязанностей по проведению контроля на представителей уже сформированных структурных подразделений.

Выбор конкретного пути определяется ожидаемым масштабом работ, возможностями организациями, наличием структурных подразделений, наличием специалистов.

Уровни проведения внутреннего контроля

Внутренний контроль осуществляется на этих уровнях:

• Уровень работника. Работник осуществляет контроль в рамках своих должностных полномочий.
• Уровень структурного отдела. Ответственность за контроль возложена на сотрудников подразделения, руководителей отдела.

Порядок осуществления контроля регулируется положением о работе отдела по контрольным мероприятиям. Работа ревизора будет также регламентирована этим положением. Документ должен быть утвержден приказом руководителя. На его основании базируется работа структурного подразделения.

ВАЖНО! Если Внутренний контроль осуществляется разными сотрудниками и подразделениями, ответственность разграничивается на основании локальных актов, должностных инструкций.

Особенности проведения внутреннего контроля

В процессе проведения контрольных мероприятий используются следующие инструменты:

• Общенаучные методы: анализ, дедукция и прочее.
• Эмпирические методы: инвентаризация, опросы, замеры.
• Специфические инструменты: теория вероятности и прочее.

Финансовый контроль можно доверить специальной комиссии, сторонним компаниям.

Разновидности внутреннего контроля

Комплексный контроль включает в себя эти формы проверочных мероприятий:

1. Предварительный контроль. Выполняется до момента проведения хозяйственной операции. Этот инструмент обеспечивает формирование прогноза относительно итогов операции. Он позволяет решить, стоит ли идти на тот или иной шаг.
2. Текущий контроль. Включает в себя анализ мероприятий по реализации бюджета, формирование бухгалтерской отчетности, анализ эффективности использования средств. Проверяется соответствие расходов компании ее целям.
3. Последующий контроль. Осуществляется по результатам реализованных хозяйственных операций. При этом проверяется бухгалтерская документация. Контролируются результаты проведения инвентаризации.

ВАЖНО! Текущий и предварительный контроль можно включить в текущую деятельность сотрудников. Последующий контроль имеет смысл доверить сотруднику, который специализируется именно на контрольных мероприятиях.

ВНИМАНИЕ! Желательно исполнить все виды контрольных мероприятий. Для этого к работе приобщаются подразделения, отдельные сотрудники, специальная комиссия. Однако это возможно только в том случае, если компания располагает соответствующими ресурсами.

Предварительный контроль

Предварительный контроль нужен для принятия решения о проведения операции. Занимаются им руководители компании, заместители, главбухи, представители юридического отдела. В рамках предварительного контроля проводятся эти мероприятия:

• Проверка заполнения финансово-плановых бумаг.
• Визирование и согласование документации.
• Проверка договоров.
• Экспертиза бумаг о расходовании ресурсов компании.

Предварительный контроль включает в себя анализ соответствия соглашений плану деятельности, проверку всех форм отчетности (бюджетная, статистическая и прочая) до момента подписания документов.

Текущий контроль

Текущий контроль включает в себя повседневное исследование расходования средств, заполнения бухгалтерской документации. Состоит из таких мероприятий, как:

• Анализ расходной документации.
• Проверка суммы средств, которая находится в кассе.
• Контроль над полнотой оприходования средств, которые были выданы банковским учреждением.
• Контроль над долгами дебиторов и задолженностями самой компании.
• Проверка соответствия аналитического учета с синтетическим учетом.
• Установление фактического наличия собственности компании.

Текущий контроль проводится регулярно. Осуществляется он представителями отделов бухучета.

Последующий контроль

Осуществляется он после завершения той или иной операции. Предполагает проверку всех сопутствующих документов. Рассмотрим методы последующего контроля:

• Инвентаризация.
• Ревизия кассы без предварительной подготовки.
• Проверка путей использования средств.
• Анализ имеющихся документов.

Последующий контроль – заключительный этап внутренней проверки. Желательно поручить его специальной комиссии. Состав ее указывается в соответствующем положении. Если требуется, состав можно изменить. В дальнейшем контроль проводится путем плановых и внеплановых проверок.

В статье на примере рассмотрены структура и основные разделы положения о внутреннем контроле в организации.

В силу ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 6 Инструкции № 157н учреждения силовых ведомств обязаны организовать у себя внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Внутренний финансовый контроль направлен на создание системы соблюдения законодательства РФ в сфере финансовой деятельности, внутренних процедур составления и повышение качества составления и достоверности бюджетной отчетности и ведения бюджетного учета, а также на повышение результативности использования средств федерального бюджета. Порядок осуществления такого контроля должен быть утвержден при формировании учреждением своей учетной политики. О том, что должно содержать такое положение, поговорим в статье.

Еще раз отметим, что порядок организации и проведения внутреннего финансового контроля в учреждении должен быть закреплен в его учетной политике. При этом учреждение может сформировать свою учетную политику путем издания отдельных нормативных актов.

Порядок организации и проведения финансового контроля может быть оформлен отдельным приказом.

Внутренний финансовый контроль может осуществляться следующими путями:

• в учреждении создается структурное подразделение (отдел внутреннего финансового контроля с подчинением учреждения) либо вводится должность ревизора (также с непосредственной подчиненностью руководителю учреждения);
• в учреждении создается постоянно действующая комиссия на которую будет возложено осуществление данного контроля;
• осуществление внутреннего финансового контроля возлагается на работников структурных подразделений учреждения (например, на работников финансовых и кадровых служб). В такой ситуации внутренний контроль будет вестись в рамках предварительных и текущих контрольных мероприятий.

Выбор варианта построения контроля зависит от предполагаемого объема работ, финансовых и организационных возможностей учреждения (не всегда есть возможность вводить дополнительные ставки), структурных особенностей учреждения, компетентности специалистов и т. д.

При этом внутренний финансовый контроль должен включать в себя следующие его виды.

Таким образом, предварительный и текущий контроль будут вестись непосредственно работниками учреждения в рамках осуществления ими своих должностных обязанностей, а последующий контроль может проводиться как отделом контроля (ревизором), так и комиссией по внутреннему контролю.

В идеале необходимо сделать так, чтобы в учреждении осуществлялись все типы контроля:

• установить процедуры согласования определенной документации как с юридическими службами и другими заинтересованными подразделениями, так и с соответствующими заместителями руководителя учреждения;
• возложить на работников финансовых и других служб обязанность осуществления текущего контроля за составляемой ими финансовой документацией;
• создать в учреждении отдел финансового контроля (ввести должность ревизора) или комиссию по осуществлению финансового контроля.

Структурные подразделения учреждения организуют внутренний финансовый контроль на следующих уровнях:

• уровень сотрудника – контрольные функции исполняются в рамках должностных обязанностей в соответствии с принципами системности, непрерывности, оперативности и массовости;
• уровень структурного подразделения – регулярные операции и процедуры внутреннего финансового контроля проводятся сотрудниками отдела, сотрудниками, старшими по должности, и начальниками отделов.

Выбранный способ осуществления контроля необходимо закрепить в положении о порядке осуществления внутреннего финансового контроля, при этом деятельность отдела внутреннего контроля (ревизора) будет регламентироваться также положением об отделе внутреннего контроля.

К сведению

Данный документ утверждается приказом руководителя учреждения и является важным правовым актом, определяющим порядок образования, правовое положение, обязанности, организацию работы отдела внутреннего контроля (ревизора).

Разграничение полномочий и органов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.

При разработке названных документов необходимо права и обязанности проверяющих и сотрудников отделов, которых будут затрагивать проверки.

Утверждаю

Руководитель учреждения

________________ / И. И. Иванов /

Положение о внутреннем финансовом контроле

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с законодательством РФ (Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению») и уставом учреждения. Положение о внутреннем финансовом контроле устанавливает единые цели, правила и принципы организации и проведения мероприятий внутреннего финансового контроля в учреждении.

1.2. Целями внутреннего финансового контроля являются подтверждение достоверности бюджетного учета и отчетности учреждения, соблюдение действующего законодательства РФ, регулирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности. Система внутреннего контроля призвана обеспечить:

• точность и полноту документации бухгалтерского учета;
• своевременность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
• предотвращение ошибок и искажений;
• исполнение приказов и распоряжений руководителя учреждения;
• выполнение планов финансово-хозяйственной деятельности (бюджетной сметы) учреждения;
• сохранность имущества учреждения.

1.3. Задачами внутреннего контроля являются:

• установление соответствия проводимых финансовых операций в части финансово-хозяйственной деятельности и их отражения в бюджетном учете и отчетности требованиям нормативных правовых актов;
• установление соответствия осуществляемых операций регламентам, полномочиям сотрудников;
• соблюдение установленных технологических процессов и операций при осуществлении функциональной деятельности;
• анализ системы внутреннего контроля учреждения, позволяющий выявить существенные аспекты, влияющие на ее эффективность.

1.4. Внутренний контроль в учреждении должен основываться на следующих принципах:

• принцип законности – неуклонное и точное соблюдение всеми субъектами внутреннего контроля норм и правил, установленных нормативным законодательством РФ;
• принцип независимости – субъекты внутреннего контроля при выполнении своих функциональных обязанностей независимы от объектов внутреннего контроля;
• принцип объективности – внутренний контроль осуществляется с использованием фактических документальных данных в порядке, установленном законодательством РФ, путем применения методов, обеспечивающих получение полной и достоверной информации;
• принцип ответственности – каждый субъект внутреннего контроля за ненадлежащее выполнение контрольных функций несет ответственность в соответствии с законодательством РФ;
• принцип системности – проведение контрольных мероприятий всех сторон деятельности объекта внутреннего контроля и его взаимосвязей в структуре управления.

1.5. При осуществлении мероприятий внутреннего контроля лица, его проводящие, могут использовать:

• общенаучные методические приемы контроля (анализ, синтез, индукцию, дедукцию, редукцию, аналогию, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др.);
• эмпирические методические приемы контроля (инвентаризацию, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальную и арифметическую проверки, встречную проверку, способ обратного счета, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическую проверку, письменный и устный опросы и др.);
• специфические приемы смежных экономических наук (приемы экономического анализа, экономико-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики).

1.6. Внутренний контроль в учреждении могут осуществлять:

• сторонние организации или внешние привлекаемые для целей проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

2. Организация внутреннего финансового контроля

2.1. Внутренний финансовый контроль в учреждении осуществляется в формах предварительного, текущего и последующего контроля.

2.1.1. Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственной операции. Он позволяет определить, насколько целесообразной и правомерной будет та или иная операция. Предварительный контроль осуществляют руководитель учреждения, его заместители, главный бухгалтер и сотрудники юридического отдела. В рамках предварительного контроля проводятся следующие действия:

• контроль за составлением финансово-плановых документов (расчетов потребности в финансовых средствах, плана финансово-хозяйственной деятельности и др.). Данные действия осуществляются руководителем, главным бухгалтером;
• их визирование, согласование и урегулирование разногласий;
• проверка и визирование проектов договоров (контрактов) специалистами юридической службы и главным бухгалтером;
• предварительная экспертиза документов (решений), связанных с расходованием финансовых и материальных средств, осуществляемая консультантом по финансам и экономике, главным бухгалтером, руководителями подразделений, комиссией по внутреннему контролю.

2.1.2. Текущий контроль заключается в проведении повседневного анализа соблюдения процедур исполнения бюджета, составления бюджетной (бухгалтерской) отчетности и ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, осуществлении мониторингов целевого расходования средств областного (федерального или муниципального) бюджета подведомственными учреждениями, оценке эффективности и результативности расходования средств бюджета для достижения целей, задач и целевых прогнозных показателей подразделениями управления, подведомственными учреждениями.

В ходе текущего контроля осуществляются следующие мероприятия:

• проверка расходных денежных документов до их оплаты (расчетно-платежных ведомостей, счетов и т. п.). Фактом контроля является разрешение документов к оплате;
• проверка наличия денежных средств в кассе;
• проверка полноты оприходования полученных в наличных денежных средств;
• проверка наличия у подотчетных лиц полученных под отчет денежных средств и (или) оправдательных документов;
• контроль за взысканием дебиторской и погашением задолженности;
• сверка аналитического учета с синтетическим учетом (оборотная ведомость);
• проверка фактического наличия материальных средств.

Ведение текущего контроля осуществляется на постоянной основе специалистами отделов бухгалтерского учета и отчетности учреждения, экономического отдела, заместителем руководителя учреждения, ответственным за финансово-экономический блок, комиссией по внутреннему контролю.

2.1.3. Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций. Он осуществляется путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности, проведения инвентаризаций и иных необходимых процедур. Для проведения последующего контроля в учреждении создается комиссия по внутреннему контролю, состав которой определяется в приложении к данному Положению. Состав комиссии может меняться.

Методами последующего контроля являются:

• инвентаризация;
• внезапная ревизия кассы;
• проверка поступления, наличия и использования денежных средств в учреждении;
• документальные проверки (ревизии) завершенных операций финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Система контроля состояния бюджетного (бухгалтерского) учета включает в себя проверку:

• соблюдения требований законодательства РФ, регулирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности;
• точности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;
• предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;
• исполнения приказов и распоряжений руководства;
• сохранности финансовых и нефинансовых активов учреждения.

2.2. Последующий контроль осуществляется путем проведения как плановых, так и внеплановых проверок. Плановые проверки проводятся с периодичностью, установленной планом проверок, утвержденным руководителем учреждения.

Основными объектами плановой проверки являются:

• соблюдение законодательства РФ, регулирующего порядок ведения бухгалтерского учета, и норм учетной политики;
• правильность и своевременность отражения всех хозяйственных операций в бюджетном учете;
• полнота и правильность документального оформления операций;
• своевременность и полнота проведения инвентаризаций;
• достоверность отчетности.

В ходе проведения внеплановой проверки осуществляется контроль по в отношении которых есть информация о возможных нарушениях.

2.3. Лица, ответственные за проведение проверки, осуществляют анализ выявленных нарушений, определяют их причины и разрабатывают предложения для принятия мер по их устранению и недопущению в дальнейшем.

Результаты проведения предварительного и текущего контроля оформляются в виде служебных записок на имя руководителя учреждения, которые могут содержать перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если таковые были выявлены, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок.

2.4. Результаты проведения последующего контроля оформляются в виде акта, который подписывается всеми членами комиссии и направляется с сопроводительной служебной запиской руководителю учреждения. Акт проверки должен включать в себя следующие сведения:

• программу проверки (утверждается руководителем учреждения);
• характер и состояние систем бухгалтерского учета и отчетности;
• виды, методы и приемы, применяемые в процессе проведения контрольных мероприятий;
• анализ соблюдения законодательства РФ, регламентирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности;
• выводы о результатах проведения контроля;
• описание принятых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе последующего контроля, рекомендации по недопущению возможных ошибок.

Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме представляют руководителю учреждения объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля.

2.5. По результатам проведения проверки главный бухгалтер учреждения (или лицо, уполномоченное руководителем учреждения) разрабатывает план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков и ответственных лиц, который утверждается руководителем учреждения.

По истечении установленного срока главный бухгалтер незамедлительно информирует руководителя учреждения о выполнении мероприятий или их неисполнении с указанием причин неисполнения.

3. Субъекты внутреннего контроля

3.1. В систему субъектов внутреннего контроля входят:

• руководитель учреждения и его заместители;
• комиссия по внутреннему контролю;
• руководители и работники учреждения на всех уровнях;
• сторонние организации или внешние аудиторы, привлекаемые для целей проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

3.2. Разграничение полномочий и ответственности органов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.

4. Права и обязанности субъектов контроля

4.1. В ходе осуществления внутреннего финансового контроля субъекты контроля имеют право:

• на доступ к документам, базам данных и регистрам, непосредственно связанным с вопросами проведения контрольного мероприятия;
• на получение информации по вопросам, включенным в программу контрольного мероприятия;
• на получение от должностных лиц учреждения письменных объяснений по вопросам, входящим в программу контрольного мероприятия;
• на беспрепятственный допуск (с соблюдением установленного порядка) во все служебные помещения субъекта внутреннего контроля;
• на расширение круга направлений (вопросов) проверки в случае необходимости такого расширения при выполнении основного задания.

4.2. Субъекты контроля обязаны:

• обладать необходимыми профессиональными знаниями и навыками;
• исполнять обязанности, предусмотренные должностными инструкциями и положением о структурном подразделении;
• соблюдать при осуществлении своей деятельности требования законодательства РФ;
• обеспечивать сохранность и возврат полученных в объекте внутреннего контроля оригиналов документов;
• соблюдать конфиденциальность полученной информации в связи с исполнением должностных обязанностей;
• оформлять материалы проверки в соответствии с установленными требованиями.

5. Ответственность

5.1. Субъекты внутреннего контроля в рамках своей компетенции и в соответствии со своими функциональными обязанностями несут ответственность за разработку, документирование, внедрение, мониторинг и развитие внутреннего контроля во вверенных им сферах деятельности.

5.2. Ответственность за организацию и функционирование системы внутреннего контроля возлагается на заместителя руководителя учреждения, ответственного за финансово-экономический блок.

5.3. Лица, допустившие недостатки, искажения и нарушения, несут дисциплинарную ответственность в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.

6. Оценка состояния системы финансового контроля

6.1. Оценка эффективности системы внутреннего контроля в учреждении осуществляется субъектами внутреннего контроля и рассматривается на специальных совещаниях, проводимых руководителем учреждения.

6.2. Непосредственная оценка адекватности, достаточности и эффективности системы внутреннего контроля, а также контроль за соблюдением процедур внутреннего контроля осуществляются комиссией по внутреннему контролю.

В рамках указанных полномочий комиссия по внутреннему контролю представляет руководителю учреждения результаты проверок эффективности действующих процедур внутреннего контроля и (в случае необходимости) разработанные совместно с главным бухгалтером предложения по их совершенствованию.

7. Заключительные положения

7.1. Все изменения и дополнения к настоящему Положению утверждаются руководителем учреждения.

7.2. Если в результате изменения действующего законодательства РФ отдельные статьи настоящего Положения вступят с ним в противоречие, эти статьи утрачивают силу и преимущественную силу имеют положения действующего законодательства РФ.

Приложение 1

Комиссия по внутреннему контролю

Приложение 2

к Положению о внутреннем финансовом контроле

План проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

главный бухгалтер СВК инвентаризация

Требование организовать внутренний контроль хозяйственной деятельности сформулировано в ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в п. 6 Инструкции № 157н. Финансовый контроль позволяет учреждениям эффективно использовать бюджетные средства, вести достоверный бухгалтерский учет и представлять в контролирующие органы корректную отчетность.

Оценить потребности

В первую очередь нужно оценить предстоящий объем работ и денежные ресурсы, необходимые для организации внутреннего финансового контроля. Важно определить и количество задействованных сотрудников: один человек на все учреждение, ответственные работники в ключевых отделах (кадровая служба, экономический отдел, бухгалтерия), комиссия из компетентных сотрудников или даже выделенный отдел с полным спектром обязанностей и штатным расписанием. Многое в принятии решения зависит от масштаба учреждения и объемов хозяйственной деятельности.

Можно проводить несколько видов контроля:

1. Предварительный контроль позволяет оценить правомерность и экономическую целесообразность планируемых операций. На этом этапе проверяют договоры, соотносят будущие затраты с планом финансово-хозяйственной деятельности и пр.
2. С помощью текущего контроля учреждение отслеживает, как реализуются операции, насколько эффективно тратятся выделенные средства, анализирует качество ведения бюджетного учета, подготовки отчетности и пр.
3. Последующий контроль подразумевает анализ документации, инвентаризацию, подготовку отчетов и иные контрольные мероприятия.

Первые два вида проходят внутри подразделений, этот контроль ложится на плечи работников согласно их трудовым функциям, а вот для последующего контроля должны быть выделены отдельные сотрудники — ревизионная группа или комиссия.

Оформить документы

Следующий шаг в организации внутреннего контроля — разработка и утверждение нормативных актов, которые определят порядок работы ревизионного отдела/группы, обозначат обязанности ответственных сотрудников. Если эти функции возложены на одного сотрудника, можно составить общее положение и внести дополнения в должностные инструкции. Если контролирующие функции будут выполнять специалисты из разных подразделений, то в положения об этих отделах нужно внести соответствующие изменения, равно как и в должностные инструкции сотрудников. Если контроль будет вести отдельная группа/отдел, потребуется еще и положение об отделе внутреннего контроля. В любом случае новые документы должны быть утверждены приказом руководителя учреждения и обязательно прописаны в учетной политике.

Обеспечивать стабильную работу системы контроля за финансами — обязанность главы учреждения. Не реже одного раза в год под его руководством должны проходить оценка и пересмотр системы внутреннего контроля.

Составить план мероприятий

После подготовительных работ и определения ответственных наступает этап разработки плана мероприятий. Их удобно сгруппировать по направлениям, например:

• денежные средства и бланки строгой отчетности;
• банковские операции;
• дебиторская и кредиторская задолженности;
• фонд оплаты труда (в том числе премиальные выплаты, материальная помощь, компенсации);
• товарно-материальные ценности (в том числе ГСМ, запчасти, основные средства и пр.);
• бухгалтерский учет и отчетность.

По каждому из направлений разрабатываются и указываются формы и сроки проведения всех видов контроля, а также исполнители. План формируется на весь календарный год. Именно он станет отправной точкой для программы проверки, по которой будет действовать ревизионная комиссия.

Провести проверку

Последующий контроль учреждение может реализовать через проверки — плановые и внеплановые.

Для плановых проверок учреждение устанавливает периодичность самостоятельно, но не реже, чем это требует бюджетное (бухгалтерское) законодательство (п. 20 Инструкции № 157н, п. 1.5 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

На что смотрят в ходе плановой проверки:

• соответствуют ли бухгалтерский учет и учетная политика требованиям актуального законодательства РФ;
• насколько корректно отражены факты хозяйственной деятельности в учете;
• насколько полно и правильно оформлены операции;
• своевременно ли проводится инвентаризация;
• насколько полно и достоверно составлена бухгалтерская отчетность.

Потребность во внеплановой проверке возникает, когда появляется сигнал о нарушениях. В зависимости от сложности вопроса контрольная проверка может быть сплошной или выборочной. Сплошная проводится, если нарушения отмечены в сфере кассовых и банковских операций, оплаты труда, подотчетных средств и пр. Это трудоемкий процесс, он подразумевает детальное изучение всей совокупности первичной бухгалтерской документации и/или отчетной документации.

Выборочная проверка позволяет получить данные, основываясь на анализе небольшого числа документов. Сложность составляет сама выборка. Для анализа ревизионная комиссия должна выделить несколько групп элементов (счета-фактуры, договоры, реестры, акты, выполненных работ и пр.) с определенным временным интервалом за произвольный период времени. Главное требование — выборка должна быть репрезентативной.

Что проверяет ревизионная комиссия:

• подлинность документов, качество их оформления, отражение первичных форм в бухгалтерском учете;
• соответствие данных в первичных документах и бухучете;
• подлинность документов, представленных структурными подразделениями, и их корректное отражение в общем учете;
• соответствие бухгалтерского учета и отчетности;
• правомерность хозяйственных операций, соответствие действующему законодательству, государственным нормативным актам и внутренним документам учреждения.

Оформить результаты

Результаты разных видов контроля следует оформлять по-разному. Для описания недочетов, выявленных во время предварительного и/или текущего контроля, достаточно служебной записки на имя руководителя учреждения. В нее можно включить рекомендации, как устранить нарушения и не допускать их впоследствии. Если контроль осуществляют сами сотрудники, то в положении о внутреннем контроле стоит указать периодичность, с которой должна проводиться проверка по каждому из отделов.

А вот результаты последующего контроля комиссия фиксирует в отдельном акте и направляет его руководителю учреждения вместе с сопроводительной запиской. Документы должны подписать все члены комиссии.

В акте проверки обязательно должны быть зафиксированы:

• согласованная с руководителем программа проверки;
• состояние участков бухгалтерского учета и отчетности (нефинансовых активов, безналичиных и наличных денежных средств, расчетов по авансам и пр.);
• использованные приемы и методы сбора и анализа информации;
• данные о соответствии финансово-хозяйственной деятельности учреждения требованиям текущего законодательства РФ;
• выводы о проведении контроля, перечень выявленных нарушений;
• перечень мер для устранения нарушений с указанием сроков и ответственных сотрудников, а также рекомендации, как не допускать подобных ошибок в будущем.

Виновники нарушений должны в срок, определенный положением о внутреннем контроле, представить в письменном виде свои объяснения руководителю. Основываясь на акте ревизионной комиссии, бухгалтер разрабатывает план мероприятий, который позволит устранить недочеты, с указанием сроков и ответственных лиц, а затем и отчитывается перед руководством учреждения о реализации плана.

Очень важно выстроить четкую, понятную и прозрачную систему внутреннего финансового контроля. Она состоит из множества элементов, затрагивает деятельность многих сотрудников и эффективна, только если работают все ее составляющие в комплексе.

Внутренний финансовый контроль (ВФК) в учреждении поможет эффективно использовать бюджетные деньги, трудовые и материальные ресурсы. Задача ВФК– обнаружить ошибки, исправить и не допустить их в дальнейшем. В статье найдете готовые образцы Положения, карты и журнала внутреннего финансового контроля.

В силу п. 1 стат. 19 Закона № 402-ФЗ и п. 6 Инструкции № 157н все учреждения обязаны организовывать проверку своей деятельности. Такая процедура позволяет эффективно использовать средства бюджета, обеспечить высокое качество учета, а также достоверность отчетности. Рассмотрим, что включает внутренний государственный финансовый контроль, по каким правилам или стандартам проводится.

Как организовать систему внутреннего финансового контроля

Внутренний финансовый контроль в бюджетном учреждении направлен на достижение организацией своих целей, предотвращение отклонений от установленного порядка, обеспечение корректности учета, отчетности. Особенно актуально данное мероприятие для учреждений со сложной организационной структурой, включающей филиалы или подразделения.

Про последние изменения в порядке контроля читайте в статье журнала

Система проверки должна охватывать все операции, сделки и события, которые могут влиять на результат деятельности или перемещение денег. При разработке плана ревизионных мероприятий для собственного применения можно использовать федеральные стандарты для аудиторской деятельности. В процессе выбора конкретных действия нужно учитывать требования в области финансов:

• На федеральном уровне – государства.
• На региональном уровне или местном – субъектов РФ или муниципалитетов.

Это обусловлено тем, что все учредители (РБС и ГРБС) обязаны проверять свои подчиненные структуры. Параллельно учреждения подвержены ревизии со стороны государства или местных органов власти. Основной целью мероприятий является проверка:

• Соблюдения требований, принятых правил составления бюджета по расходованию средств.
• Соблюдения нормативных стандартов по составлению бюджетных отчетов, ведению учета получателя финансирования.
• Подготовки и реализаций мероприятий по эффективности, экономности использования средств бюджета.

При разработке системы ВФК нужно учитывать требования следующих нормативно-правовых актов:

• БК РФ.
• Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г.
• Закона № 7-ФЗ от 12.01.96 г.
• Закона № 174-ФЗ от 03.11.06 г.
• Приказа Минфина № 157н от 01.12.10 г.
• Приказа Минфина № 191н от 28.12.10 г.
• Приказа Минфина № 33н от 25.03.11 г.
• Приказа Минфина № 18н от 20.03.14 г.
• Приказа Минфина № 356 от 07.09.16 г.
• Постановления Правительства № 1092 от 28.11.13 г.

Структура и положение о контроле

Положение о внутреннем финансовом контроле составляется для утверждения порядка осуществления внутреннего финансового контроля. Допускается оформление этого регламента в виде отдельного раздела учетной политики учреждения. Предварительно, нужно определить, кто именно будет проводить процедуру. Вариант зависит от объема и срочности работ, общего положения дел в учреждении, организационной структуры:

• Отдельное специальное подразделение – к примеру, отдел, департамент или служба.
• Уполномоченные сотрудники или подразделения.
• Специальная комиссия для проведения проверки.
• Штатный аудитор или ревизор.
• Внешний аудитор, привлеченный «со стороны» на договорной основе.

Порядок ВФК должен включать следующие основные нюансы проверки:

• Главные задачи и цели мероприятий.
• Применяемые методики и процедуры.
• Объекты и субъекты мероприятия.
• Порядок оформления итоговых результатов и исправления обнаруженных нарушений.
• Ответственность лиц, по вине которых допущены искажения, неточности, нарушения.

Учреждение может добавить в положение любые сведения, включая план внутреннего финансового контроля ведения учета в соответствии с нормативными требованиями. Главное – согласовать текст положения с ГРБС.

Образец Положения о внутреннем финансовом контроле в бюджетном учреждении

Смотрите и скачайте образец положения:

Карта и методы внутреннего финансового контроля

При подготовке к осуществлению ВФК необходимо разработать карту внутреннего финансового контроля. Здесь приводятся сведения о должностном работнике, ответственном за соблюдение сроков, периодичность операций. Дополнительно указываются способы и методы проверок и т.д. В карте требуется привести все виды операций, за выполнение которых отвечает отдельное подразделение.

Документ формируется до начала очередного года. Корректировки вносятся в следующих ситуациях:

• При внесении изменений в карту по решению руководителя администратора (главного администратора) и получателя средств.
• При корректировке нормативных требований по регулированию бюджетных процедур и правоотношений.

Отчет о результатах внутреннего финансового контроля

Отчет о результатах внутреннего финансового контроля предназначен для фиксации информации о выявленных нарушениях и недостатках, данных об источниках рисков неисполнения бюджета, рекомендаций по исправлению. По итогам проведенного внутреннего мероприятия можно заполнить протокол или служебную записку. К документу прикладывается перечень мер по устранению обнаруженных нарушений и рекомендации по их дальнейшему предотвращению.

Стандарты осуществления внутреннего муниципального финансового контроля подразумевают оформление результатов. Для этого составляется заключение; а при внешней ревизии – акт. Документы заполняются произвольно. От работников, по вине которых произошли недоработки, требуется предоставить письменные объяснения руководителю организации.

Журнал внутреннего финансового контроля с примером заполнения

В журнале внутреннего финансового контроля учреждения приводят:

• Сведения о нарушениях и недостатках при выполнении бюджетных процедур.
• Информацию об имеющихся бюджетных рисках.
• Рекомендации по их устранению и предотвращению.

Согласно стандартам внутреннего финансового контроля, в документе приводятся итоговые результаты исследования правомерности ведения организацией деятельности. Дополнительно отражаются выводы о качестве тех хозяйственных операций, которые влияют на эффективное распоряжение бюджетными средствами.

Оформлять журнал обязано то подразделение учреждения, которое назначено ответственным за исполнение бюджетных процедур. Заполняется документ на основании сведений от проверяющего ведомства. Бланк можно формировать произвольно. Рекомендуется использовать для примера стандарт Казначейства РФ по Приказу № 475 от 16.12.16 г. В этом нормативно-правовом акте утвержден сам бланк и порядок его составления.

Допускается оформление журнала в электронном формате или «на бумаге». Электронный способ позволяет группировать нарушения по периодам их возникновения, типам и прочим критериям. Посредством использования программы доступны идентификация времени записи; защита от доступа посторонних; внесение отметок о нарушениях.

Пояснительная записка к годовой отчетности

Порядок осуществления внутреннего муниципального финансового контроля предусматривает заполнение соответствующих сведений в пояснительных записках. Такие формы прикладываются к годовой бухотчетности (ф. 0503760) учреждения и бюджетной отчетности (ф. 0503160). В таблице № 5 приводятся данные о результатах проведенных в отчетном периоде проверочных мероприятий, а также рекомендации по устранению недоработок.

Ответственность

На законодательном уровне санкции за отсутствие у организации системы внутреннего контроля финансовой отчетности напрямую не утверждены. Но финансовый орган может в любое время посетить учреждение для изучения его системы контроля. По результатам такой проверки ревизоры могут вынести предписание или представление. Если никаких замечаний к ревизии нет, бланк не заполняется.

В документе указывается на наличие нарушений. Если не исполнить предписание (представление), нарушителю грозит ответственность. В настоящее время размер штрафной санкции составляет:

• Для должностных сотрудников учреждения – 20000-50000 руб. или возможна дисквалификация на период 1-2 года.

Обратите внимание! При проведении внутренних проверок виды ответственности можно предусмотреть для субъектов процедуры в рамках их обязанностей. Для лиц, виновных в недостатках, нарушениях и искажениях, как правило, вводится дисциплинарная ответственность по ТК РФ. Оценкой адекватности и эффективности системы, контролем за ее соблюдением занимается специальная комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации.