Что такое финансовый отчет. Бухгалтерская отчетность: виды и состав

М ы живем в эпоху революции в делопроизводстве. С одной стороны, эти преобразования вызваны кардинальными изменениями в обществе: изменением общественного строя России, процессами глобализации, все более активным использованием рыночных механизмов в деятельности органов государственной власти, заметным укреплением судебной власти, быстрым изменением законодательно-нормативной базы и т.д. С другой стороны, катализатором изменений служат современные информационно-коммуникационные технологии, внедрение которых не просто дает возможность автоматизировать существующую практику делопроизводства, но и подталкивает к трансформации ключевых процессов государственного управления, что тут же сказывается и на управлении документами. Глядя на опыт стран-лидеров и учитывая скорость обновления компьютерных технологий, можно с уверенностью сказать, что период быстрых перемен продлится не менее десятилетия (а скорее всего, и дольше).

С учетом неодинаковых потребностей и возможностей различных органов власти даже федерального уровня столь стремительные изменения не могли не привести к многоукладности в делопроизводстве. Если одни ведомства все еще пользуются технологиями ушедшего века, то в других органах власти можно найти примеры успешного внедрения самых современных технологий и методов работы.

Из сказанного следует, что в подобных условиях попытка регламентировать какую-то одну технологию, навязав ее всем подряд органам федеральной власти, обречена на неудачу. Многоукладность приводит к тому, что предложенная технология кому-то подойдет, а кому-то будет мешать работать. Изменения в технологиях приведут к тому, что даже идеальный на сегодняшний день документ через два-три года устареет. Как уже убедились наши зарубежные коллеги, жизнеспособными оказываются более высокоуровневые документы, регламентирующие цели и задачи органов власти в сфере управления документами, определяющие ответственность за их выполнение и формулирующие основные принципы современного управления документами. Выбор же конкретных технологий лучше оставить за самими ведомствами.

Правила фактически представляют собой урезанную Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в которую добавлено несколько положений, относящихся к электронным документам. В итоге они не полностью описывают традиционное бумажное делопроизводство и очень ограниченно отражают применение современных технологий в управлении государственными документами.

В отличие от Типовой инструкции по делопроизводству, положения нового нормативного документа являются обязательными для исполнения всеми федеральными органами исполнительной власти (ФОИВ), и, с моей точки зрения, это сработает во вред - в первую очередь тем органам власти, которые значительно опередили других в освоении современных технологий. В какой-то степени это будет им заслуженным наказанием за то, что ни одно из ведомств-лидеров не приняло участия в рецензировании и доработке новых Правил.

Складывается также впечатление, что разработчики Правил даже не заметили, что, не оговорив в документе область его применения, они тем самым распространили более-менее разумные требования к организационно- распорядительной документации на все виды документации !

Фрагмент документа

Свернуть Показать

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

Не забудьте - положения Правил являются обязательными! Означает ли это, что если документ органа государственной власти оформлен с нарушением этих требований, то можно будет оспаривать его юридическую силу в суде? И что делать с научно-технической государственной документацией (картами, планами, чертежами), которые бывают и формата A0 - также распечатывать их только на форматах А4 и А5? А нужны ли пресловутые «20 мм слева» для тех документов (скажем, форм), которые не сшиваются в дела?

В судах уже были случаи, когда из-за нарушения установленных правил оформления документов их признавали «ненадлежащими доказательствами». В первом из приведенных ниже примеров строительная фирма потеряла из-за этого 2 млн рублей!

Судебно-арбитражная практика

Свернуть Показать

Акты о приемке выполненных работ и справки об их стоимости, определяющие сметную стоимость подрядных работ в виде долей (пропорций) к зданию и комплексам оборудования как к единицам измерения, были составлены с нарушением постановления Государственного комитета РФ по статистике, утвердившего данные унифицированные формы первичной учетной документации и не были приняты в качестве доказательства, подтверждающего выполнение работ в предусмотренном договором объеме.

(Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.02.2009 по делу № А21-1229/2008.)

Судебно-арбитражная практика

Свернуть Показать

Суд отказал в признании недействительным решения уполномоченного органа об отказе ООО в допуске к участию в конкурсе на право заключения государственного контракта на поставку троллейбусов для нужд города, поскольку представленные обществом при подаче заявки на участие в конкурсе документы не соответствовали формальным требованиям к конкурсной документации: не были прошиты и пронумерованы .

(Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.09.2007 по делу № А56-24633 /2006.)

Много вопросов вызывают и те функции, которые, согласно Правилам, возлагаются на службу делопроизводства, в том числе и при работе с электронными документами:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)

14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела...

23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства...

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти...

40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

41. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

Все это вполне реализуемо в небольшом ведомстве с маленьким документооборотом. А что делать, например, Федеральной налоговой службе, которая в электронном виде получает от налогоплательщиков миллионы электронных документов? Сейчас регистрация этих документов ведется не в СЭД, а совсем в другой системе. Кстати, и проверкой ЭЦП на налоговых декларациях служба делопроизводства также не занимается.

Чудеса терминологии

Данное в Правилах определение такого основного понятия, как «документ» , не соответствует ни ГОСТу Р ИСО 15489-1-2007, ни терминологическому ГОСТу Р 51141-98, ни российскому законодательству (не говоря уже о том, что определять «документ» через «официальный документ», значит нарушать правила элементарной логики).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)

«Документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28)

Официальный документ: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Используемое в действующем законодательстве толкование термина «официальный документ» не совпадает ни с определением ГОСТа Р 51141-98, ни с новым определением из Правил. Ключевым моментом является то, что официальные документы могут создаваться только госорганами - так считает законодатель:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 1 статьи 5 Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ

Официальные документы - документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

1) официальные документы государственных органов и органов местного самоуправления муниципальных образований, в том числе законы, другие нормативные акты, судебные решения, иные материалы законодательного, административного и судебного характера, официальные документы международных организаций, а также их официальные переводы.

Точка зрения судебных органов до сих пор основывалась на положениях законодательства. Например, в 2007 году человек избежал осуждения за подлог официального документа, сфальсифицировав свою медицинскую книжку, на том лишь основании, что согласно Закону «Об обязательном экземпляре» (его пункт 1 статьи 5 мы процитировали выше), эта медицинская книжка не попала под определение официального документа (см. постановление Президиума Московского городского суда от 25.01.2007 по делу №44у-3 -3 8/07). Она была названа всего лишь документом, предоставляющим определенные права отдельному гражданину, который является для него важным личным документом.

Не меньше вопросов вызывает понятие «подлинник» .

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)

«Подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа.

Ну и что теперь делать с государственными контрактами, договорами и т.д., которые подписываются как минимум в двух экземплярах? У какой из сторон будет на руках подлинник, а у какой - непонятно что: и не подлинник, и не копия, и не дубликат?

Фактически система определений позволяет заинтересованным лицам устраивать «цирковые представления» в судах . При определенных обстоятельствах это может привести к непризнанию юридической силы некоторых документов.

Отдельные выводы

Из сказанного можно сделать достаточно грустный вывод о том, что этому документу вряд ли суждена долгая жизнь. На мой взгляд, он не решает ни одной из существующих проблем в управлении документами, а лишь добавляет новые. Некоторые передовые ведомства заведомо не смогут исполнить положения Правил, иначе у них встанет вся работа. В итоге с первых же дней появится целый ряд государственных органов, игнорирующих и / или сознательно нарушающих Правила.

Думаю, что уже сейчас стоит начать проработку следующей версии этого документа. С моей точки зрения, Правила должны стать документом «политическим». За основу вполне можно было бы взять основные положения ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007. В первую очередь в них следует включить положения:

• указывающие, на каких принципах должно строиться управление документами в органах государственной власти;
• об ответственности всех, кто работает с документами в ФОИВ, начиная с высшего руководства ФОИВ и заканчивая всеми исполнителями.

Такой документ по возможности не должен определять каких-либо конкретных технологий. В нем желательно было бы также отразить вопросы методического руководства, стандартизации и технической политики, а именно, кто и в какие сроки должен разработать методические руководства, стандарты и технические требования, необходимые для эффективного применения технологий управления информацией и документацией в ФОИВ.

Нужно сказать, что проект аналогичных Правил в конце 2008 года опубликовали для публичного обсуждения американцы. В настоящее время он находится на стадии доработки. О содержании данного документа дает хорошее представление даже его оглавление, которое ниже приведено частично.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Свод федеральных нормативных актов США

Том 36: «Парки, леса и государственная собственность»

Глава XII: Национальные архивы США (NARA)

Часть В: Управление документами

Раздел 1220. Федеральные документы. Общие положения

Раздел 1222. Создание и поддержание федеральных документов

Раздел 1236. Управление электронными документами

Как видите, разработчики американских правил постарались изложить материал простым и понятным языком. Он структурирован в соответствии с концепцией жизненного цикла документов, признавая в то же время, что жизненный цикл не протекает «линейно». Текст, по сравнению с предыдущей редакцией, разбит на более мелкие части, чтобы облегчить поиск нужной информации. В начале каждой части даны ссылки на соответствующие места законодательства и разделы стандарта ISO O15489.

В общей части более подробно описана правовая основа для управления федеральными документами:

• роль Национальных архивов, других контролирующих органов и каждого из федеральных агентств в управлении документами;
• общие требования к управлению документами (которые более подробно раскрыты в последующих разделах).

Думаю, и нам желательно будет в следующей редакции Правил отразить ряд вопросов, без решения которых сложно внедрять информационные технологии в ФОИВ:

Сноски

Свернуть Показать

• Нормативно-правовая основа перехода к электронным документам
• Изменения в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
• Мероприятия в рамках Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот

Кроме того, в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ было закреплено положение, что «Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти» (ст.11 п.2). Таким образом, закон автоматически распространяет правила, устанавливаемые для федеральных органов исполнительной власти на все государственные организации и органы местного самоуправления. Хотя негосударственные, коммерческие организации не обязаны руководствоваться правилами, установленными для государственных органов, как и государственными стандартами, носящими рекомендательный характер. Но традиционно большинство крупных и средних организаций и предприятий ориентируется в постановке делопроизводства на устанавливаемые государством правила.

В 2009 г. в Правилах делопроизводства появился отдельный раздел, посвященный работе с электронными документами - «Раздел VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». Но в связи с поставленной руководством страны задачей перехода к электронному делопроизводству и документообороту в государственном масштабе в Плане мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот, утвержденному распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, первым же пунктом было предусмотрено «Внесение изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (срок - апрель 2011 г.).

В соответствии с указанным распоряжением Федеральным архивным агентством были подготовлены согласованные с Минэкономразвития России и Минкомсвязи России предложения по внесению изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и, наконец, 7 сентября 2011 г. появляется Постановление Правительства РФ № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Почти все изменения, вносимые этим Постановлением Правительства РФ в Правила делопроизводства, связаны с переходом к электронным документам.

В соответствии с п. 4 «Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот» все федеральные органы исполнительной власти в шестимесячный срок с момента выхода новой редакции правил, т.е. до 7 марта 2012 г., должны привести свои Инструкции по делопроизводству в соответствие с новой редакцией Правил, а в соответствии со ст. 11 (п.2) Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» то же самое должны сделать и другие государственные организации, и органы местного самоуправления.

Итак, какие же изменения произошли в правилах делопроизводства?

Переход к электронным документам только начинается и значительная часть документов, циркулирующих в системах электронного делопроизводства и документооборота (СЭД) - это электронные образы (копии) документов, полученные в результате сканирования оригиналов на бумаге. И если в Правилах 2009 г. речь шла только об электронных документах, то в новой редакции появляется понятие электронного образа документа. Пункт 37 Правил гласит, что «в федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота».

• Соответственно, появляются новые понятия:
• Сканирование документа - «получение электронного образа документа»
• Электронный образ документа - «электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе».

- «электронный документооборот» - документооборот с применением информационной системы и

- «система электронного документооборота» - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

В Правилах отсутствует ключевое понятие - «электронный документ», но дана отсылка, что другие понятия, используемые в Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве. Это значит, что мы можем воспользоваться определением понятия «электронный документ», внесенном Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ в уже упоминавшийся Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

«электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Обратите внимание, что понятие «электронный документ» не подразумевает обязательность использования электронной подписи.

Официальные документы печатаются на бланках, и документы, готовящиеся на компьютере, как правило, предусматривали, что при их выводе на печать будут использоваться типографски отпечатанные бланки, в документах предусматривались соответствующие отступы. Новая редакция Правил предусматривает, что бланки хранятся в компьютерных системах и выводятся на печать вместе с документом. Но в автоматизированных системах используются не только бланки в электронной форме, но и шаблоны для типовых управленческих ситуаций, то есть бланки с включенным в них типовым (трафаретным) текстом с пропусками для внесения переменной информации. В связи с требованием к федеральным органам исполнительной власти перейти на электронный документооборот в Правила вносится положение, что «При подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов».

Формы бланков утверждаются руководителем организации. При использовании электронных шаблонов их тоже должен утвердить руководитель. Поэтому в пункт 8 Правил были добавлены слова об электронных шаблонах: «Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого федерального органа исполнительной власти».

В Правилах, принятых в 2009 г., много нареканий вызывали наименования отдельных реквизитов, не соответствовавшие устоявшимся названиям реквизитов, закрепленных в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», тем более, что эти же реквизиты были и в предыдущих версиях стандарта 1 . Поэтому в новой редакции Правил делопроизводства названия некоторых реквизитов были откорректированы. Так, вместо реквизита «должность лица, подписавшего документ», появился реквизит «должность лица - автора документа». Тут надо понимать, что суть реквизита не изменилась. Автором документа считается лицо, подписавшее документ, а не исполнитель, который готовил текст документа и указанный в соответствующем реквизите.

В реквизит «наименование документа» добавлено понятие аннотации. Теперь реквизит звучит так: «л) наименование либо аннотация документа». Соответственно, изменилось наименование реквизита в приложении к Правилам. Тут под наименованием документа понимается привычный реквизит «заголовок к тексту» - реквизит 18 по ГОСТ Р 6.30-2003. Но в Правилах его назвали «наименованием», что часто путает работников службы ДОУ. А так как теперь речь идет об автоматизированных системах, и данный реквизит не столько заголовок в самом документе, сколько поле в регистрационной карточке, которое может содержать как привычный заголовок документа, так и его краткую аннотацию, то соответствующее изменение было внесено в Правила.

В 2009 г. в Правила не был включен реквизит 29 по ГОСТ Р 6.30-2003 - «отметка о поступлении документа в организацию». В новой редакции этот реквизит добавлен: «отметка о поступлении документа».

Регистрация поступивших документов должна осуществляться службой ДОУ в день поступления документа. Однако в Правила 2009 г. были добавлены слова «как правило», допускающие нарушение этого положения. В новой редакции Правил эти слова убрали и теперь, как и раньше, документ должен быть зарегистрирован в день поступления, без каких-либо исключений.

Добавлена ссылка на утверждаемый руководителем регламент по работе с обращениями граждан, который должен быть в каждом федеральном органе исполнительной власти. Именно указанный документ определяет порядок работы с обращениями граждан, включая их регистрацию и формирование в дела.

Наиболее кардинальной правке подвергся, как и можно было предположить, раздел VI, посвященный работе с электронными документами. Что тут представляет наибольший интерес?

Во-первых, закреплено положение, что работа с электронными документами ведется по тем же правилам, которые установлены для документов на бумажном носителе.

Во-вторых, зафиксировано разделение на две категории документов, циркулирующих в системах электронного документооборота - электронные документы и электронные образы документов.

Предусмотрен порядок заверения отправляемых в электронном виде документов электронной подписью. Т.е. если раньше электронная подпись всегда была у конкретного физического (должностного) лица, то теперь, с принятием Федерального закона «Об электронной подписи», возникает понятие подписи организации, отправляющей документ. Эта подпись проставляется автоматически системой электронного делопроизводства (СЭД) и заверяет подлинность отправляемого документа. Для получателя электронного документа наличие такой подписи дает уверенность, что документ получен именно от той организации, которая указана как отправитель документа.

Пункт 39 правил позволяет не использовать электронную подпись при внутреннем документообороте - например, при согласовании документов. Это существенно упрощает развертывание систем СЭД, т.к. в этом случае электронная подпись должна быть только у руководящих сотрудников, подписывающих исходящие из организации документы, а рядовые сотрудники используют упрощенные методы идентификации - например, ввод пароля.

В соответствии с распоряжениями Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р и от 17.03.2011 № 442-р Федеральным архивным агентством были выпущены «Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов». И последние месяцы активно идет процесс согласования Росархивом соответствующих Перечней, подготовленных федеральными органами. Эта работа нашла свое отражение в п. 40 новых Правил.

Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 02.09.2011 № 221 утверждены «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен» (зарегистрированы Минюстом РФ 15.11.2011). Другими словами, это общие требования к работе ведомственных СЭД. Теперь в Правила включена отсылка на указанные Требования (п. 41).

Поступающие в организацию документы на бумаге сканируются службой ДОУ для использования в системе СЭД. При этом в новых Правилах на службу ДОУ возлагается обязанность по сличению отсканированного образа с оригиналом документа. На первый взгляд, это кажется излишним - отсканированный образ идентичен оригиналу. Однако в отдельных, хотя и довольно редких случаях могут быть проблемы: например, неравномерно напечатанный текст плохо отсканировался, страницы в многостраничном документе слиплись и т.п.

Хотя, в принципе, электронные документы могут и в перспективе обязательно будут иметь сроки ведомственного хранения, отличные от традиционных бумажных документов, но поскольку этот вопрос еще не решен, то Правила предусматривают сроки хранения электронных документов в соответствии со сроками, установленными «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Задача перехода на электронным документы решается во всем мире, это показал и опубликованный 28 ноября 2011 г. меморандум Президента США Барака Обамы «Управление государственным документами» 2 , адресованный руководителям федеральных органов исполнительной власти и посвященный необходимости перехода к электронным документам.

Новая редакция Правил делопроизводства направлена на решение тех же задач и с учетом внимания, уделяемого вопросам автоматизации работы госаппарата руководством страны можно ожидать, что наступивший 2012 г. станет годом существенных подвижек в переходе к электронному документообороту и автоматизации делопроизводства в масштабах страны.

________________________________________

1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
3. ГОСТ 6.39-72 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Изложить пункт 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2009, N 12, ст. 1429), в следующей редакции:

"11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.".

3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N3 1, ст. 3233), в следующей редакции:

"2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.".

4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Председатель Правительства Российской Федерации

В. Путин

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

II. Основные понятия

4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

8. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя федерального органа исполнительной власти.

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

17. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти.

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

20. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются в службу дело производства для регистрации и отправки.

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформ ления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

26. Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

38. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

41. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

42. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

43. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

44. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

46. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

47. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Приложение

Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

10. Наименование текста

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим - касающимся основной деятельности компании,
• кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Регламентировать любой производственный или бизнес-процесс - значит установить правила выполнения этого процесса на уровне внутреннего, корпоративного, законодательства. Сделать это можно при помощи локальных нормативных актов. Какие из них могут действовать в организации и понадобятся в первую очередь, рассмотрим в статье.

ПРИЗНАКИ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ (ЛНА)

В юриспруденции существует понятие «нормативный правовой акт». Нормативные правовые акты высшего, государственного, уровня содержат нормы права, обязательные для всех граждан государства. Это, например, Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, указы Президента. В отличие от общегосударственных локальные нормативные акты действуют в рамках одной или нескольких организаций и обязательны только для их работников.

Проще говоря, локальный нормативный акт «Инструкция по делопроизводству ООО «АБВ» обязательна только для работников ООО «АБВ». За несоблюдение локальных нормативных актов работники организации могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Существенные признаки нормативного правового акта перечислены в п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части». По аналогии можно определить и главные признаки ЛНА. Как и все нормативные правовые акты, они:

• Издаются в установленном порядке. Каждый ЛНА проходит маршрут от подготовки проекта документа до утверждения его генеральным директором либо специально уполномоченным на это должностным лицом (см. Схему).

• Содержат нормы и правила, которые могут касаться деятельности организации в целом, ее подразделений (отделов, рабочих групп, комиссий), коллегиальных и других органов, выполнения производственных или бизнес-процессов. При этом есть ЛНА, которые должны соблюдать не все работники. Так, если инструкция по делопроизводству обязательна для всех, то положением об экспертной комиссии руководствуются только члены этой комиссии.
• Применяются неоднократно. Локальные нормативные акты издаются и применяются неоднократно. Некоторые ЛНА сопровождают организацию все время ее существования. Это, например, правила внутреннего трудового распорядка или положение о защите персональных данных работников.

ЛНА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ: ВИДЫ И НАЗНАЧЕНИЕ

У всех организационно-правовых документов одна цель - регламентировать какой-либо процесс или явление. Поэтому иногда даже опытным секретарям и делопроизводителям трудно выбрать вид документа для каждого конкретного случая. Попробуем разобраться. Источник всех определений - «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» .

■ Положение - нормативный правовой акт, определяющий статус органа власти, организации, структурного подразделения, коллегиального, совещательного, экспертного, методического или иного органа и (или) устанавливающий порядок выполнения деятельности (работ) определенного вида.

Положение устанавливает, какие структурные подразделения или органы есть в организации, определяет их функции, цели, задачи и ответственность. Положения появляются, когда формируются новые структурные подразделения. Например, вместо канцелярии создаются отдел делопроизводства и Архив.

■ Инструкция - правовой акт, который издается для установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан.

В отличие от положения, которое, прежде всего, отвечает на вопросы «кто?» и «что?», инструкция отвечает на вопрос «как?». В ней подробно и всесторонне описывается все, что касается выполнения того или иного процесса.

■ Регламент бизнес-процесса - нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности органа власти, коллегиального или совещательного органа.

Но в случае с ЛНА чаще речь идет о несколько ином документе, особенно в коммерческих организациях. Тогда под регламентом бизнес-процесса понимается разновидность организационно-правового документа, в котором последовательно описываются все этапы процесса и порядок взаимодействия исполнителей на каждом этапе.

Регламент бизнес-процесса отличается от инструкции способом описания операций. В регламенте они описаны последовательно (от первой до последней), а в инструкции выстроены тематически.

■ Правила - нормативный правовой акт, устанавливающий нормы и требования в отношении предмета правового регулирования.

Основная задача правил - конкретизировать и подробно описать один из процессов, уже утвержденных в инструкции. Например, в инструкции по делопроизводству правилам ведения электронной переписки может быть посвящен только один абзац. А самостоятельные правила ведения электронной переписки - это зачастую объемный ЛНА, состоящий из нескольких разделов. В нем процесс создания, отправки, получения и обработки электронных писем описан подробнее.

Если инструкция издается для полноценного описания какой-то из сторон деятельности организации, то правила конкретизируют инструкцию. В них описан не просто каждый шаг, а каждый вдох и выдох исполнителя операции.

■ Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Приказ далеко не всегда является локальным нормативным актом, но вполне может выполнять эту функцию. Здесь будет уместно вспомнить о характерных чертах ЛНА, которые мы рассматривали выше. Если приказ устанавливает нормы (правила) выполнения процесса, назначает ответственных лиц, применяется неоднократно и обязателен для всех указанных в нем работников, то он может быть признан полноценным ЛНА.

Приказы не описывают порядок выполнения процесса, а фиксируют принятое решение. Например, назначить ответственных за делопроизводство в филиалах или утвердить разработанную систему индексации подразделений.

Таблица 1 поможет определить назначение разных ЛНА и выбрать наиболее подходящий вид документа для каждого случая.

Таблица 1

Виды и назначение ЛНА по делопроизводству

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Инструкция по делопроизводству - центральный из локальных нормативных актов, посвященных ДОУ. Можно, хоть и не рекомендуется, обходиться без положения о службе ДОУ или без регламентов бизнес-процессов делопроизводства. Но если в организации делопроизводством занимаются хотя бы несколько человек, то соответствующая инструкция просто необходима. В противном случае каждый участник процессов делопроизводства (то есть каждый работник) будет работать с документами так, как сочтет нужным, опираясь только на свои собственные знания и опыт и считая их единственно верными. Для секретаря это катастрофа. Поэтому без инструкции по делопроизводству не обойтись.

Нормативная база

К сожалению, типовой инструкции по делопроизводству для негосударственных организаций нет и быть не может, потому как они слишком по-разному, хоть и в рамках единых правил, ведут ДОУ.

Общий порядок разработки инструкции по делопроизводству точно такой же, как на Схеме: подготовленный проект документа проходит процедуру согласования и утверждается генеральным директором или уполномоченным на это лицом.

Собственноручно писать инструкцию по делопроизводству с нуля не нужно. Все правила делопроизводства в России прошли проверку десятилетиями и менялись незначительно. Источников для написания инструкции множество. Основными могут стать:

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее - Методические рекомендации для ФОИВ);
• ГОСТ Р 7.0.8.-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (утверждена приказом ФТС России от 09.07.2014 № 1331; далее - Инструкция для ФТС). Она обязательна только для ФТС и подведомственных ей организаций, но другие организации могут использовать ее в качестве основы для собственной инструкции.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 начинает действовать с 1 июля 2017 года. А Методические рекомендации для ФОИВ и Инструкция для ФТС составлены на основе прежнего стандарта по оформлению документов - ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендаций к нему . С 01.07.2017 оба этих документа перестают быть актуальными в части, посвященной оформлению реквизитов. Поэтому составители инструкций по делопроизводству должны быть внимательными - новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 меняет не только правила оформления реквизитов, но и их состав.

Структура инструкции

Состав, порядок расположения и содержание разделов инструкции могут варьироваться. Все зависит от того, как выстроена система делопроизводства. Инструкции по делопроизводству в организациях, которые активно используют систему электронного документооборота (СЭД) и электронную цифровую подпись (ЭЦП), и в организациях, где процветает бумажный документооборот, будут очень разными.

Тем не менее, можно составить базовое универсальное содержание инструкции по делопроизводству, чтобы разработчикам этого ЛНА «на местах» было от чего оттолкнуться (Таблица 2).

Таблица 2

Базовая структура инструкции по делопроизводству

Порядок хранения документов по инструкции

Порядок архивного хранения документов описывается в разделах инструкции на основе:

• Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкульта России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила 2015);
• Основных Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ЛНА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ: КАК ВЫБРАТЬ?

Для небольшой организации инструкции по делопроизводству будет вполне достаточно, тем более, если она описывает все процессы делопроизводства, от создания до уничтожения документа.

Регламенты по делопроизводству чаще всего «вырастают» в самостоятельные ЛНА из инструкции. Это происходит естественным путем - по мере развития организации. Если на определенном этапе появится необходимость регламентировать бизнес-процессы, тогда могут быть разработаны:

• регламент бизнес-процесса «Создание документа»;
• регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документа»;
• регламент бизнес-процесса «Архивное хранение документа»;
• другие регламенты, в зависимости от того, какие процессы делопроизводства руководство сочтет нужным описать и регламентировать.

Еще один вариант развития событий: в организации накопилось множество документов, и для них был создан архив. В этом случае необходимо сразу регламентировать процесс их хранения, иначе работников архива завалят документами. Решить проблему поможет инструкция по оформлению и передаче дел на архивное хранение.

Впрочем, если архив пока невелик и находится в стадии становления, это могут быть правила или даже приказ по основной деятельности. Выбор видов документов для регламентирования процессов делопроизводства, как мы уже выяснили, довольно велик.

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. - Росархив, ВНИИДАД. - М., 2014.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждены Росархивом).