С 2013 года законодательство о бухучете больше не содержит требования об обязательном оформлении бухгалтерских документов по унифицированной форме. Бухгалтерские документы нужно составлять по формам, утвержденным руководителем компании. Кроме того, законодательством установлены обязательные реквизиты, которые должен содержать каждый первичный бухгалтерский документ. С помощью этого достигается своего рода унификация и стандартизация бухгалтерских документов.

Обязательные реквизиты бухгалтерских документов

Требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских первичных документов , содержит ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. Используемые компанией бухгалтерские документы должны содержать перечисленные ниже основные реквизиты:

• название составляемого документа;
• число, когда документ был заполнен (составлен);
• название компании, которая несет ответственность за составление данного документа;
• содержание факта хозяйственной жизни (заключенной сделки, операции, совершившегося события);
• величину измерителя факта хозяйственной жизни в денежном (или натуральном) выражении (с определением единицы измерения);
• должности лиц, которые совершили данную операцию, и указание лица, отвечающего за ее оформление, или же перечисление должностей лиц, которые несут ответственность только за оформление события, которое свершилось;
• подписи ответственных лиц, расшифровка подписи (фамилии и инициалы). Может содержать иные реквизиты, по которым можно идентифицировать ответственных лиц.

Кроме первичных документов, в состав бухгалтерских документов входят также учетные регистры и бухгалтерская отчетность. Формы регистров бухучета утверждает руководитель компании. Используемые организацией регистры, как и другие бухгалтерские документы, должны содержать обязательные реквизиты:

• название регистра бухучета;
• название компании, которая составила регистр;
• дату, когда ведение регистра было начато и закончено или период времени, за который составлен данный регистр;
• систематическую группировку или группировку по хронологии объектов бухучета;
• величину измерителя объекта бухучета в денежном выражении (обязательно указав единицу измерения);
• перечисление должностей лиц, которые несут ответственность за ведение регистра;
• подписи лиц, которые несут ответственность, расшифровки подписей. Может содержать иные реквизиты, по которым можно идентифицировать ответственных лиц.

Требования, предъявляемые к заполнению бухгалтерских документов

Руководитель предприятия должен определить должностных лиц, которые обладают полномочиями подписывать первичные учетные документы. Такая ответственность определяется приказом руководителя компании, должностной инструкцией сотрудника или другим внутренним документом предприятия.

В зависимости от того, какие формы будет использовать в деятельности компания, можно или сформулировать собственный порядок заполнения форм, или руководствоваться при заполнении указаниями, которые действуют относительно унифицированных форм (в том случае, если компания определила для применения унифицированные формы). Если компания разработала собственные формы документов, а также порядок их заполнения, то при оформлении бухгалтерских документов необходимо руководствоваться ими. Если же было принято решение работать с унифицированными формами – необходимо применять тот порядок заполнения, который отвечает требованиям указаний к ним.

Бухгалтерские документы можно составлять несколькими способами: документы могут быть составлены на бумаге или в электронном виде с применением электронной подписи.

Понятия о документации и бухгалтерском документе. Реквизиты бухгалтерских документов.

Все хозяйственные операции, совершаемые в организа­ции, оформляются оправдательными документами. Документы являются первоисточником бухгалтерской информации. В совокупности документы составляют документацию. Процесс записи информации по предусмотренным стандартным формам называется документированием.

Документация - это один из элементов метода бухгалтерского учета и представляет собой сплошное и не­прерывное отражение хозяйственных операций с целью полу­чения о них данных, требующихся для ведения текущего бух­галтерского учета.

Бухгалтерский документ - это пись­менное распоряжение или доказательство, подтвер­ждающее факт совершения операции.

Значение документации заключается в следующем:

1. Документация является обоснованием для учетных записей в регистрах бухгалтерского учета.

2. Документация используется для выработки управлен­ческих решений.

3. Документация выполняет информационную, кон­трольную, аналитическую функции.

4. Документация является доказательством законности совершенных хозяйственных операций.

Бухгалтерские документы - это бланки заранее разработанных форм, которые заполняются от руки или с помощью печатающих устройств. Составленный бухгалтерский документ должен содер­жать исчерпывающие и точные сведения о совершенной хо­зяйственной операции.

В документе заполняют определенные показатели, т.е. реквизиты. Реквизиты документов - это совокупность показателей, формирующих учетную информацию в тех пределах, в которых она позволяет признать документ действительным и обоснованно принять его к бухгалтерскому учету. Количество и содержание реквизитов в документах оп­ределяется характером хозяйственной операции. В каждом документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными:

1. Наименование документа (формы, код формы).

2. Дата составления документа.

3. Наименование организации, от имени которой со­ставлен документ.

5. Измерители хозяйственной операции в натуральном, денежном выражении.

6.Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

7. Личные подписи и их расшифровки.

Кроме обязательных реквизитов, организации могут включать в документы дополнительные реквизи­ты:

1. Номер документа.

2. Адрес организации.

3. Основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной в документе (договор, приказ).

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по формам, содержащимся в Альбомах унифицированных форм первичной учетной доку­ментации, разработанных и утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.

Организации могут использовать документы, форма которых не предусмотрена в этих альбо­мах и утверждена организацией. При этом эти документы должны содержать обязательные реквизиты.

Понятие бухгалтерских документов, их экономическое и правовое значение

Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и способом оформления хозяйственных операций, которые необходимо отразить в бухгалтерском учете организации.

Оформление документа для этих целей является обязательным, так как он является экономическим и правовым основанием для совершения любой хозяйственной операции, вызывающей изменения в составе имущества организации, в составе и структуре ее источников, а также в хозяйственных процессах и финансовых результатах.

Документ является деловой бумагой и письменным свидетельством о праве на совершение хозяйственной операции, о факте ее совершения и служит основанием для бухгалтерских записей. Никакая информация не отражается в бухгалтерском учете без надлежаще оформленного документа.

Документы, составляемые специалистами, ответственными за содержание и совершение каждой хозяйственной операции называются первичными документами. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Сведения, содержащиеся в первичных документах, могут обобщаться и систематизироваться за разные сроки отчетного периода (за неделю, декаду) и по разным признакам (приход материалов за день, расход материалов за день). Для этих целей составляются сводные документы.

Первичные и сводные документы могут составляться вручную или с использованием средств автоматизации как на бумажных носителях, так и в электронном виде, с возможностью распечатки таких документов при необходимости на бумажных носителях.

Документы являются носителями экономической информации, так как с их помощью осуществляется наблюдение за фактами хозяйственной деятельности, их регистрация, дальнейшее обобщение и группировка свершившихся фактов по определенным признакам. Одновременно сведения, содержащиеся в документах являются юридическим основанием для подтверждения законности совершения указанных в них действий.

Принимая во внимание экономическое и юридическое значение информации, содержащейся в документах, используемых для целей бухгалтерского учета, правила их оформления регламентируются законодательством Российской Федерации.

В законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ статья 9 посвящена определению понятия «первичные документы» и основному их содержанию. Согласно этой статье все первичные документы должны составляться на бланках типовых форм, утвержденных соответствующими постановлениями Государственного Комитета по статистике. Такое положение позволяет всем организациям оформлять однотипные операции на бланках одинаковой формы, что облегчает понимание информации, содержащейся в них, внутренними и внешними пользователями разного уровня и способствует улучшению коммуникаций между организациями.

Для принятия документов к исполнению они должны содержать обязательные реквизиты, а именно:

Наименование документа;

Дату составления документа;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностных лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правомерность ее совершения;

Личные подписи указанных лиц.

Таким образом, обязательные реквизиты – это сведения, которые придают документу юридическую силу и являются основанием для отражения информации, содержащейся в нем в бухгалтерском учете. Наряду с обязательными реквизитами, первичные документы могут содержать различные дополнительные реквизиты. Например, банковские документы на осуществление платежей обязательно должны иметь печать организации.

В случае если для оформления хозяйственной операции организации типовой бланк не утвержден постановлением Государственного комитета по статистике, организация может самостоятельно разработать необходимый бланк с учетом всех требований законодательства, утвердить его приказом руководителя организации и использовать для отражения хозяйственных операций. При необходимости организации могут вводить в первичные документы дополнительные строки и графы.

Статья 9 пункта 6 Закона «О бухгалтерском учете» законодательно закрепляет обязанность организации составлять сводные документы. При этом их структура, периодичность составления и степень обобщения информации законодательством не регламентируется, а определяется организацией по степени своевременности и полезности обобщаемой информации для различных целей.

Для эффективного использования информации, содержащейся в документах, и их своевременной обработки документы классифицируются по различным признакам.

Таблица 6.1

Классификация документов

Классификация документов производится по многочисленным признакам, при этом, с точки зрения оправданности производимой хозяйственной операции, любой документ можно считать оправдательным (при наличии всех необходимых реквизитов). Так распоряжение банку о выдаче денежных средств с расчетного счета можно считать оправдательным для осуществления этой операции. Исполнительный документ на оприходование материалов на склад – как оправдание такого оприходования.

Для обеспечения своевременности поступления необходимых документов во все структурные подразделения организации необходимо разработать документооборот.

Документооборотом называется движение документа в пределах организации с момента его составления (поступления в организацию) до завершения действия, указанного в нем всеми заинтересованными пользователями данной организации и передачи документа для архивного хранения или отправки его за пределы организации.

С целью рациональной организации документооборота на каждом предприятии разрабатывается график пооперационного движения документов, в которых необходимо указать:

Исполнителей, ответственных за проведение операции, зафиксированной в документе;

Срок оформления документа;

Сроки обработки документа в каждом структурном подразделении;

Направления передачи документа;

Количество экземпляров составляемого документа;

Правила общего пользования документами, составляемыми в одном экземпляре;

Исполнители, обрабатывающие документ на каждом этапе его движения;

Меры по обеспечению сохранности документа и информации, содержащейся в нем;

Место и сроки хранения.

1. Теоретический вопрос. Основные и дополнительные реквизиты бухгалтерских документов

реквизит бухгалтерский документ

Документ (от лат. documentum поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98 г. 34-н, разработанному на основании Федерального закона О бухгалтерском учете от 21.11.96 г. 129-ФЗ, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Значение бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций.

Документы, подтверждающие достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в организации. В Законе Российской Федерации Об информации, информатизации и защите информации говорится: Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их массивов, безопасность Российской Федерации.

Бухгалтерский документ есть письменное свидетельство, удостоверяющее факт совершения хозяйственной операции.

Основным назначение бухгалтерских документов: письменное обоснование и отражение хозяйственных операций (активов), основание и источник бухгалтерских записей, осуществление контрольных функций и целесообразность хозяйственных операций. Этот контроль осуществляется ответственными лицами при совершении операций (предварительный контроль), работниками бухгалтерии при обработке документов, а также аудиторами при документальных аудиторских проверках и обследованиях.

Бухгалтерский документ по внешней форме представляет собой бланк, на котором записано содержание хозяйственной операции, время и место ее совершения, натуральные показатели, сумма операции и др. Эти и многие другие сведения записанные в документе, являются его составными элементами, именуемые в практике реквизитами.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.

Реквизиты бывают обязательными и дополнительными.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы), код формы;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции и т.д.

Документация - способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами - начальная стадия бухгалтерского учета.

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д.

Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения необходимые для получения исчерпывающего представления о совершаемой хозяйственной операции, его доказательной силы, т.е. он должен содержать определенные показатели.

Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами (от латинского: нужное, требуемое).

Реквизиты различают обязательные и дополнительные. Реквизиты необходимые для отражения любой операции в бухгалтерском учете называются обязательными. Обязательными реквизитами документов считаются:

наименование документа (форма);

наименование организации, от имени которой составлен документ; дата составления (дата, месяц, год);

измерители хозяйственной операции и ее оценка (в натуральных, количественных и денежных показателях);

наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц, и их расшифровка.

Эти требования закреплены статьей 9 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности».

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции, номера расчетных счетов в банке, пункты отправки и назначения продукции, показатели качества и др.

К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность, которые оговорены в статье 9 «Первичные учетные документы» Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности». Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операций, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения, составляться доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные.

Согласно пункта 23Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29. 07. 1983г.,№105 определено, что для того чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей, к их составлению предъявляются следующие требования:

заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами черного или синего цвета либо на машинных носителях информации;

строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

точно и ясно излагать содержание документа;

четко и разборчиво писать текст и цифры;

незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

снабжать документы необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы заполняют вручную или при помощи пишущей или вычислительной техники. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом от начала до конца. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организациях в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты. Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры следует писать четко и разборчиво, чтобы легко можно было понять содержание и объем оформленной операции. Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. Подписи лиц в документах должны быть разборчивыми.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского) должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

Для того чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них подлежат гашению. Гашение осуществляется специальным штампом или подписью. «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также документов, на основании которых выдавалась заработная плата или делались иные выплаты.

Первичные учетные документы могут быть изъяты в соответствии с законодательством РБ только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановлений.

Главный бухгалтер и другое должностное лицо организация вправе в присутствии представителя органа проводящего изъятие документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утв. Минфином БССР 08. 03. 60 г., гласит о том, что первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов ордеров или ведомостей аналитического учета. Внутри папки документы подписываются в порядке последовательности записей в журнале-ордере или ведомости. К каждой группе документов должна прилагаться справка для архивного хранения, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов. Изложены правила подготовки и оформления управленческой и организационной документации (приказов, распоряжений, актов, докладных записок), а также организация работы с документами, составление номенклатуры, порядок оформления дел и хранение документов до передачи их в архив.

Практическое задание. Решить тестовое задание

№ тестаПравильный ответ1А Б В Г Д ЕЖ2А Б В Г Д ЕЖ3А Б В Г Д ЕЖ 4А Б В Г Д ЕЖ5А Б В Г Д ЕЖ6А Б В Г Д ЕЖ

1. Документы, поступающие в федеральные органы исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства обработку в следующей последовательности:Апервичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в делоБпервичную обработку, передачу руководству на рассмотрение, предварительное рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в делоВрегистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в делоГпервичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителямДрегистрацию, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в дело

2. Какие из перечисленных документов подлежат регистрацииАФормы статистической отчетности, Инструктивное письмо, Жалоба гражданина, Заявления гражданБЗаявления граждан, Письмо профсоюзной организации, Инструктивное письмоВТелеграммы, Инструктивное письмо, Заявления граждан, Жалоба гражданинаГЖалоба гражданина, Заявления граждан, Инструктивное письмоДБюллетень высшей аттестационной комиссии Минобрнауки РФ, Заявления граждан, Инструктивное письмо, Жалоба гражданина

3. Какие документы хранятся постоянно:АПриказ о поощрении, Положение о ФЭО, Должностная инструкция, Штатное расписаниеБДолжностная инструкция, Штатное расписание, Положение о ФЭО, Правила внутреннего распорядка в организацииВПравила внутреннего распорядка в организации, Штатное расписание, Приказ о поощренииГПриказ о применении дисциплинарного взыскания, Должностная инструкция, Положение о ФЭОДПриказы по административно-хозяйственным вопросам, Правила внутреннего распорядка в организации, Штатное расписание

4. Что НЕ содержится в реквизите: «гриф утверждения»АФамилия, инициалы лица, утвердившего документБНаименование должности лица, утвердившего документВПодпись лица, утвердившего документГДата утвержденияДРезолюция

5. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки:АдокументооборотБделопроизводствоВрегистрация документаГэлектронный документооборотДсистема электронного документооборота

6. Какая зона содержит информацию о передаваемом документе - как в объеме стандартизованного набора РКД, так и, возможно, самого документа в электронном виде (в виде файла, набора файлов) ?АЗаголовокБДокумент (основная зона)ВЗаданияГДополнительные материалыДРасширениеЕ Уведомление (подтверждение приема)

Список использованной литературы

1.Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение М.: КноРус, 2012.

.Басаков М.И. Делопроизводство. М.: Дашков и Ко, 2012.

.Булат Р.Е. Документационное обеспечение управления М.: Бизнес-Пресс, 2012.

.Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. М.: Издательство: Инфра-М, 2012.

.Гугуева Т.А. Конфиденциальное делопроизводство. М.: Изд-во Альфа-М, Инфра-М, 2012.

.Дегай П.И. Учебная книга российского гражданского судопроизводства и судебного делопроизводства. СПб.: тип. Фишера, 2012.

.Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2012.

.Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводства и архивное дело в терминах и определениях М.: Флинта, 2012.

.Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. М.: Издательство: Инфра-М, 2011.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Чтобы первичный документ можно было использовать как в целях бухучета, так и для налогообложения, в нем должны быть указаны все обязательные реквизиты первичных документов.

Какие обязательные реквизиты должны содержать первичные учетные документы, чиновники закрепили в пункте 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Всего их семь. Они актуальны как для унифицированных форм, так и для тех, которые организация .

Обязательные реквизиты документа в бухгалтерском учете:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Наименование первичного документа

Формы первички компания утверждает самостоятельно. Поэтому теоретически назвать их можно как угодно. Но лучше не называть документы произвольно, накладная пусть остается накладной, а путевой лист путевым листом. В противном случае возможно, что придется даже судиться (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11 июля 2013 г. № Ф03-2842/2013).

Дата

Тут все понятно — без этого реквизита просто нельзя будет понять, к какому периоду относится расход. А ошибка в дате может привести к тому, что затраты будут учтены не в том периоде, к которому относится документ. Защитить расходы порой не удается даже в суде (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 июля 2014 г. № А78-7040/2013). Получается, дата - это основной обязательный реквизит первичного учетного документа.

Есть и еще один риск. По мнению налоговиков, если дата в накладной предшествует отгрузке, то это документ по несуществующей сделке. Ведь первичку надо составить в момент совершения операции или сразу после нее (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Если речь идет о поставке товаров, то, само собой, в накладной нужно указать, о каких именно товарах идет речь. И этого будет достаточно.

Сложнее с работами и услугами. По мнению Минфина, в актах сдачи-приемки работ необязательно детализировать их перечень (письмо от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186). Но налоговики на местах снимают расходы, если предмет сделки описан кратко.

Судьи же по-разному подходят к подобным ситуациям. Так, они могут занять сторону контролеров (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 2 июля 2012 г. по делу № А31-5783/2011). В то же время в постановлении ФАС Московского округа от 30 сентября 2011 г. по делу № А40-135537/10-129-428 указано, что приводить конкретные услуги в акте не обязательно.

Так что безопаснее расшифровать услуги. Либо как минимум сделать в акте отсылку к тому разделу договора, в котором есть подробное описание услуг. Кроме того, в акте должно быть оговорено, что услуги оказаны в полном объеме и в соответствии с договором. Тогда в случае спора судьи скорее всего разрешат учесть расходы. Это подтверждает постановление ФАС Московского округа от 15 июля 2011 г. № КА-А40/7114-11.

Натуральное или денежное измерение

В первичном документе необязательно должны быть денежная стоимость и натуральный измеритель одновременно. Достаточно привести один из них (подп. 5 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Скажем, в акте по услугам можно привести лишь их стоимость. Указывать единицу измерения необязательно. Это подтвердили и судьи в постановлении Президиума ВАС РФ от 20 января 2009 г. № 2236/07. Однако в случае с поставкой товаров нужно указывать и рубли, и штуки (упаковки, комплекты и т. д.).

В других ситуациях удобно указывать только натуральный измеритель. Например, в требовании-накладной на передачу материалов внутри компании.

Если в накладной сумма цифрами написана верно, а прописью с ошибкой, такую ошибку безопаснее исправить. При проверке такая нестыковка неизбежно привлечет внимание налоговиков. И доказывать свою правоту вам придется через суд (постановление ФАС Северо-Западного округа от 22 апреля 2011 г. № А56-40217/2010). Поэтому всегда проверяйте, как расшифрована сумма в накладной.

Любую совершенную операцию бухгалтер письменно оформляет первичным документом. Если бухгалтер составил или принял от контрагента документ с ошибкой, это будет грубым нарушением правил учета. Из-за этого инспекторы могут выписать штраф, снять расходы и вычеты по НДС (статья 120 НК).

Кто бы ни составлял документ и какую бы форму не использовали, основой первичного учетного документа являются семь обязательных реквизитов. Перечень обязательных реквизитов бухгалтерского документа установлен в части 2 статьи 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ.

Должности

Во всех первичных документах должны быть указаны должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. К примеру, в товарной накладной № ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз, специалист, который разрешил отпуск, и названа должность главного (старшего) бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, — это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, — ответственные за правильность оформления.

Переименовывать строки с должностями в унифицированной форме нет необходимости. Как вариант можно включить формулировки из Закона № 402-ФЗ в отдельный порядок оформления документов. Например, издать приказ директора о том, что ответственным за правильность оформления первичных документов является главбух. А совершать сделки могут менеджер, кладовщик и т. д.

Если в документе вместо «генеральный директор» написано просто «директор», документ можно не исправлять. Если в нем стоит верная подпись, а также Ф.И.О. руководителя компании, то спор с инспекторами маловероятен.

Подписи в первичном документе

Желательно, чтобы подписи в договоре и первичке визуально были одинаковыми. Разумеется, если эти документы подписывает одно и то же лицо. Правда, судьи зачастую не считают это нарушением (постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 октября 2013 г. № А66-13511/2011).

Также в документах должна быть расшифровка подписей. Но если все остальные сведения верные и сделка реальна, то судьи отменяют доначисления (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 5 августа 2013 г. № А19-18249/2012).

Кроме того, безопаснее также проверить полномочия лиц, подписавших документ. Однако покупатель не обязан исследовать достоверность подписей. Поэтому, даже если представитель продавца открещивается от подписи, это не лишает вас права учесть расходы по реальным покупкам (постановление Президиума ВАС РФ от 8 июня 2010 г. № 17684/09).