Значительная часть предприятий и организаций перешли на обслуживание расчетов с сотрудниками с использованием банковских карт. Это существенно облегчает деятельность работников бухгалтерии. В отдельных компаниях по-прежнему применяют кассовый метод оплаты труда. Зачастую причина кроется не в нежелании перехода на более современные механизмы взаимодействия, а в дороговизне зарплатного проекта или отдаленности от банковских терминалов. В таких случаях вопрос правильного оформления депонированной заработной платы для них остается актуальным.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Понятие

Опираясь на трудовое законодательство, не реже двух раз в месяц сотрудники обязаны получать вознаграждение за выполненный фронт работы. Ежегодно на предприятии между администрацией и трудовым коллективом заключается трудовой договор, которым регламентируются обязательные сроки аванса и основной части заработка.

Ситуация, когда в отведенное время человеку или группе лиц не выдали полученные средства, порождает термин депонированной заработной платы. Понятие имеет французские корни, «dépôt» переводится как склад, хранилище и созвучно с депозитом и депонентом.

Соответственно депонированная заработная плата – это часть причитающихся сотруднику выплат, находящаяся на хранении у работодателя, подлежащая выдаче по первому требованию. Сюда не относятся выплаты, не выданные своевременно по вине управляющего состава.

Причины и сроки депонирования

Причины неполучения работником принадлежащих ему средств могут носить различный характер:

• внезапная болезнь;
• отпуск;
• долгосрочная командировка;
• отсутствие ввиду выходных.

Дожидаться его явки длительное время недопустимо.

Соблюдая положение Центробанка, ежегодно бухгалтерская служба проходит обязательную процедуру оформления лимита кассы. Этим документом устанавливаются ограничения на сумму наличных средств, разрешенных на хранение в кассе. Суммы, превышающие установленный размер, подлежат возврату на расчетные счета. Ограничения снимаются на дни выдачи социальных выплат сотрудникам, включая зарплату.

Период составляет:

• для всех организаций, учреждений и предприятий – 3 дня;
• для Крайнего Севера и приравненных к нему местностей он увеличен до 5 дней.

По окончании этого времени средства, превышающие закрепленный лимит, кассир обязан возвратить в банковское учреждение.

Процесс выдачи денежных сумм осуществляется с применением платежных ведомостей. Фиксация выплаты подтверждается подписью получателя напротив своей фамилии и указанной суммы. Ввиду отсутствия такой отметки кассир в отведенной графе осуществляет надпись «депонировано» либо штампом с аналогичной надписью проставляет оттиск. В конце документа прописью указывается выплаченная и депонированная зарплата. Расходный кассовый ордер оформляется на сумму выданных средств.

Выплата или списание

Разрешить судьбу депонированных средств реально двумя способами:

• Если сумма небольшая и не превышает установленный размер лимита, ее можно оставить в кассе и выдать предъявителю в момент его обращения.
• При отсутствии такой возможности невыплаченная заработная плата подлежит процедуре возврата в банковское отделение на счет владельца.

Для удобства отслеживания подобных ситуаций оформляется реестр депонированных сумм. Ранее это действие было обязательным условием, на данный момент носит рекомендательный характер.

В документе отражаются:

• идентификационные данные работающего человека (табельный номер, Ф.И.О.);
• расчетный период;
• размер задолженности;
• номер ведомости на выплату;
• графа для отметки о погашении с указанием даты и номера РКО.

Помимо реестра на законодательном уровне предусмотрено ведение книги учета депонентов. Для занесения сведений о выплаченной зарплате предоставляется 12 граф исходя из количества месяцев. В конце года оставшаяся зарплата, которая не была выплачена, переносится в обновленную форму аналитического учета.

Период, когда работник вправе востребовать причитающуюся ему зарплату, обозначен в 3 года. По окончании закрепленного периода средства учитываются как доход организации с отнесением на счет 91.1.

Действия работника и кассира

Для получения принадлежащих средств работнику достаточно обратиться в бухгалтерскую службу с устной просьбой или письменно оформленным заявлением. В случае смерти получателя выплата полагается близким родственникам при предъявлении и правильном оформлении соответствующих документов. В обстановке, когда требуемые средства в кассе отсутствуют, подается заявка в отделение банка на ее получение.

Существует несколько вариантов, когда член коллектива может получить причитающуюся ему сумму:

• в период выплаты ближайшего аванса;
• во время получения очередной заработной платы;
• в специально выделенный для этих целей день.

Во избежание недоразумений и спорных ситуаций между сотрудником и администрацией, порядок возврата депонированных сумм лучше оговорить в локальных правовых актах.

Процесс выдачи депонированных сумм включает следующие этапы:

• Полученные в банковском учреждении средства первоначально оформляются приходным кассовым ордером.
• Выдача организована с применением РКО. При передаче средств доверенному лицу в документе отражаются и его паспортные данные.
• Возврат депонентных сумм одновременно группе лиц оформляется ведомостью. Законность действий подтверждается подписями ответственного бухгалтера и руководителя.
• Все операции подлежат фиксации в книге учета кассовых операций и находят свое отражение в книге депонентов с указанием номера РКО и его даты.

Учет и проводки

Все операции находят свое отражение в бухгалтерском учете с помощью проводок.

Налогообложение

В зависимости от метода ведения учета, выбранного предприятием, имеет значение, будет ли влиять депонированный заработок на сумму начислений по налогу на прибыль или нет.

Существует два варианта развития событий:

• Применяемый метод начисления предусматривает включение депонированных средств в состав расходов в том периоде, когда было произведено их начисление. В этой ситуации разницы между обоими видами учетов не существует.
• При кассовом методе начисленные, но невыплаченные своевременно суммы входят в состав расходов по бухгалтерскому учету, а по налоговому нет. При этом появляется вычитаемая временная разница, образовывая отложенный налоговый актив (ОНА). После выплаты депонентов он списывается с кредита счет 09 в дебет счета 68, субсчет расчетов по налогу на прибыль.

В соответствии с НК РФ выдаче заработанных средств сотрудникам предшествуют удержания и перечисления в бюджет НДФЛ не позже дня получения таких сумм в учреждениях банка. Поэтому вне зависимости от того, какая сумма по зарплате выплачена, а какая депонирована, налог предварительно будет перечислен.

Страховые взносы

Порядок перечислений по ЕСН и страховым взносам регламентируется законодательными актами РФ:

• Для авансовых перечислений по единому социальному налогу установлен обязательный срок. Эта дата не зависит от выплаты заработка.
• Взносы по пенсионному страхованию производятся по мере зачисления зарплатных средств на счета сотрудников или их получения в кассу компании для наличных расчетов. Операции проводятся не позднее 15-го числа в месяце, следующим за периодом начисления.
• При оплате согласно трудовым договорам перечисление взносов по страхованию от несчастных случаев осуществляется в день, оговоренный для выплаты зарплаты.

Законодательными актами не предусмотрено отсрочки платежей по ЕСН, пенсионным взносам и взносам на страхование по несчастному случаю в связи с депонированием средств по заработной плате.

Если сумма осталась невостребованной

Требования на возврат депонированного заработка работник вправе предъявить в продолжение трехлетнего периода после его возникновения. По окончании выделенного времени средства зачисляются на внереализационные доходы предприятия.

Процедура списания оформляется несколькими документами:

• Необходимо проведение инвентаризации расчетов, составление соответствующего акта с перечислением отдельных фамилий сотрудников.
• Бухгалтерская справка с указанием даты и причины возникновения задолженности.
• На основании двух предыдущих документов издается приказ руководителя о списании задолженности по заработной плате на доходы компании.

Без соответствующих документов операция считается незаконной. Учет и оформление организовывается в последний день месяца, когда истекло время исковой давности.

Работодатель несет ответственность на законодательном уровне за невыплату депонированных средств. Объектом контроля являются все операции по правильному оформлению и своевременному перечислению таких сумм.

Зарплата выдается в течение 5 дней, начиная с установленной даты ее выплаты. День выдачи денег в банке включается в расчет. Каждый работник должен получить причитающиеся ему средства, однако существует ряд ситуаций, когда кассир не может передать деньги сотрудникам из-за их отсутствия. Причины могут быть самыми разными: болезнь, командировка, отсутствие на работе по неустановленной причине. Но всю неполученную зарплату, по окончании срока ее выплаты, нужно как-то оприходовать. Для этого существует специальная бухгалтерская , называемая депонированием заработной платы.

Как депонировать зарплату?

Учет сотрудников, зарплата которых была депонирована, ведется в реестре депонированных сумм. Последний включает в себя следующие обязательные реквизиты:
- наименование компании;
- дату составления реестра;
- период, за который депонирована зарплата;
- номер и дату платежной ведомости, в которой имеются сведения о невыплаченной зарплате;
- фамилия, имя и отчество сотрудника, не получившего деньги, и его табельный номер;
- сумму депонированной зарплаты;
- общую сумму реестра;
- фамилия, имя и отчество кассира, и его подпись.

После составления реестра и его заверения главным бухгалтером, депонированная зарплата сдается в банк, и на эту сумму составляется один расходный кассовый ордер. Данные о реестре депонированных сумм необходимо внести в книгу депонентов, которая содержит все сведения о депонированной зарплате и ведется в течение года.

Бухгалтерский учет операции по депонированию зарплаты оформляется проводкой:
Дт 70 Кт 76-4 – депонирована зарплата, не полученная работниками;
Дт 51 Кт 50-1 –внесена на расчетный счет депонированная зарплата.

Как получить депонированную зарплату?

Бухгалтерский учет операции по выдаче депонированной зарплаты оформляется проводкой:
Дт 50-1 Кт 51 – получены в банке деньги на выдачу депонированной заработной платы;
Дт 76-4 Кт 50-1– работнику выдана депонированная заработная плата.

Сегодня операции по депонированию заработной платы осуществляются редко, поскольку большинство компаний заключили с банками договор заплатного проекта. Это позволяет перечислять причитающиеся сотрудникам деньги непосредственно на пластиковую карточку.

Депонированная заработанная плата подразумевает некие денежные средства (наличные), выделяемые предпринимателям или иным организациям из государственной казны для выплаты жалования своим сотрудникам, но не выплачиваемые вовремя отдельным видам людей (находящимся в командировке, больничном, отпуске и т. д.).

Законодательная база

Отложенное вознаграждение (депонированная зарплата) регламентируется законодательством РФ, а именно:

• Налоговым Кодексом РФ (статья 226, п. 4 и п. 6)
• Конституцией РФ
• Положениями (№ 637)
• Приказами (№ 356)
• Инструкциями (№ 231, 148, 174)
• Гражданским Кодексом (статьи 196, 197)
• Кодексом об административных правонарушениях (ответственность за нарушения выплат денежных средств, статья 15.11)
• Трудовым Кодексом (статьи 136, 392, 141)
• Решениями (ЦБ № 40)
• Гражданско-процессуальным Кодексом (статья 264)

Когда возникает необходимость депонирования зарплаты?

Задепонировать заработанную плату возникает необходимость, если сотрудник вовремя не получил её в силу каких-либо веских причин:

• заработанные отгулы;
• больничный отпуск;
• плановый , полученный за отработанный год;
• временная невозможность ходить на работу по состоянию здоровья;
• отпуск без сохранения заработной платы;
• смерть работника.

Время и дата получения вознаграждения за выполненную работу устанавливается начальником. Сумма подлежит к оплате наличными средствами, а не пластиковой карточкой.

Денежная сумма выплачивается в кассе. Заработная плата, не полученная на руки в положенный срок, хранится около 3 дней в кассе, а затем подлежит депонированию. Все оформляется документально, а работник становится депонентом.

Заработная плата может возвратиться в банковый отдел или остаться у главного бухгалтера или кассира, но только положенный срок, не более. В случае окончания периода выплаты заработной платы (4-5 дней) в ведомости ставится соответствующая пометка, и денежные средства признаются депонированными.

Зарплата фиксируется на специальном бланке (отчёте). Стоит учитывать, что денежные средства, которые вовремя не были получены нанимателем, также переходят в депонированную зарплату.

Учет депонированной заработной платы

Неполученное вознаграждение за выполненную работу фиксируется в книге учёта. Она хранится в пятилетний период времени, и начало её существования отсчитывают с первого числа начала нового календарного года, следующего за формированием депонированной зарплаты.

Невыданное вознаграждение за выполненную работу фиксируется счётом 76,4. Данный показатель относится к статье «Доход, не связанный с основной деятельностью».

Для начисления депонированной зарплаты применяются следующие записи в бумажном журнале:

• строка не выданных денежных средств (Д70 Л76.4);
• пункт возврата не выданных денежных средств в отделение банка (Д51 Л50);
• строка отправки депонированных денег в кассу предприятия по их запросу (Д50; К51);
• пункт выдачи ранее не выданных денежных средств работнику (Д76.4.К50).

Все показатели оформляются в виде таблицы, где фигурируют два лица:

• дебент (владелец депонированной заработанной платы);
• кредитор (служащий банка или кассир).

Отдельной графой прописывается наименования действий с депонированной денежной суммой:

• поступление денег;
• подоходный налог;
• получение денежных средств на депонированную зарплату;
• выплаты вознаграждения за хорошо выполненную работу за первый квартал;
• депонированная невыплаченная сумма;
• невыплаченная денежная сумма и возвращённая в отделение банка;
• списание ненужной зарплаты;
• перечисленная отделением банка, депонированная денежная сумма;
• получение работником предприятия невыплаченных ранее денежных средств (зарплаты).

Все показатели имеют индексацию, и каждая операция имеет свой код и счёт вместе с суммой денежных средств, выраженных в тысячах рублей.

По истечению 3 лет невыплаченная денежная сумма становится ненужной и кодируется счётом 91 – «Не реализованные расходы». Денежная сумма и счёт отражаются в бумажных записях под кодировкой (Д76.4 к 91).

Как происходит выплата депонированной заработной платы?

Сотрудник, ранее не получивший заработную плату, может получить ее, как только появится на рабочем месте. Работник обращается в бухгалтерию с письменным заявлением на получение депонированного вознаграждения. Ожидает ответа от кассира или бухгалтера. После ответа бухгалтерии (обычно на это уходит 1 день или несколько часов) сотрудник приходит к ним и после проведения всех трансмиссий получает свои денежные средства.

Отдел выдачи зарплаты обычно посылает запрос на возврат депонированных денежных средств их владельцу в банковское отделение, с которым сотрудничает данное предприятие или фирма.

Обращение работника за депонированными денежными средствами фиксируется в бумажных записях (счетах), которые отражают следующие пункты:

1. Расчётный период. В данном пункте описывается получение денежных средств нанимателем на выплату зарплаты своим сотрудникам в каком-либо конкретном банке.
2. Выплата сотруднику не полученной ранее зарплаты, которая уже перешла в депонированную.

Выдача вознаграждения за работу, даже если оно депонированное, производится по расходному чеку (кассовому).

Реестр депонированной з/п

Отдел бухгалтерии неполученную заработную плату фиксирует в книге регистрации документов. Перед тем как занести данные по новому депонированному счёту в неё, бухгалтер или кассир записывает в своих ведомостях фамилию работника, который не получил вовремя свои денежные средства, и ставит отметку о депонировании. Затем прописывает сумму, которая подлежит заморозке.

На основании всех данных бухгалтер вносит эти сведения в книгу регистрации документов, которая содержит в себе следующие разделы:

• информация о предприятии, которое депонировало счёт работника;
• датировка составления ведомости;
• диапазон времени выдачи заработной платы сотрудникам;
• № и датировка документа, по которому производились выплаты;
• персональные данные работника, который не сумел вовремя получить заработанную плату, за выполненную работу. Обязательно указываются статус сотрудника и его специальный цифровой код;
• денежная сумма, подлежащая депонированию;
• итоговые данные по книге регистрации;
• персональная информация работника, осуществляющего приём, хранение и учёт денежной наличности;
• информация о расчётно-кассовом обслуживании (РКО), которое осуществляет выдачу депонированной зарплаты.

Депонированное вознаграждение на предприятии подлежит обязательному внесению в книгу регистрации документов, но при её отсутствии все данные заносятся в книгу учёта.

Ведение документации необходимо, так как ведётся подсчёт депонированной зарплаты и остаточного долга на концовку месяца.

Образец реестра на депонированную заработанную плату можно .

Как получают депонированную заработную плату?

Порядок получения депонированной заработанной платы прописывается в трудовом соглашении между нанимателем и работником либо фиксируется в Уставе организации (внутреннем распорядке).

Работник может получить свои отложенные денежные средства:

• в день получения предоплаты (аванса);
• со следующей заработной платой;
• после написания заявления в отдел бухгалтерии на получение средств.

Депонированная зарплата выдаётся по расходному чеку (кассовому) и согласно ведомости. В кассовый чек вписывается персональная информация работника и его рабочий документ (удостоверение). В случае нескольких получателей на каждого сотрудника составляется отдельная ведомость.

Налогообложение депонированной зарплаты

Депонированная заработная плата налогами не облагается , так как все причитающиеся сборы уже были вычтены при начислении заработной платы (получают ее «грязными» деньгами, то есть зарплата с налогами). Повторное взимание отчислений недопустимо и влечёт за собой привлечение к ответственности.

Налогообложению подвергается зарплата, которая только идёт к начислению. Из неё вычитают подоходный налог и используют при этом упрощённую систему налогообложения, поэтому депонированная оплата труда работника уже не облагается налогом. Считается, что она уже получена на руки, а в положенный срок или нет – не имеет значения, так как в любой момент она будет передана законному владельцу.

Что делать, если за зарплатой никто не пришел?

Заработная плата, не полученная вовремя работником, в случае если сотрудник в положенный срок не пришёл за ней, через несколько дней подвергается депонированию и отправляется в банк.

Денежные средства, а именно заработную плату, может получить не только сам работник, но и доверенное лицо, но только при наличии документального подтверждения его полномочий.

Бухгалтер должен в обязательном порядке возвратить денежные средства на счёт банка, с которым сотрудничает предприятие, в течение 3 дней.

Сроки хранения

Денежные средства для оплаты труда работникам поступают из банковского отделения и подвергаются раздаче в течение 3 дней. У кассира деньги работников могут находиться около 5 рабочих дней. По истечению положенного срока зарплата подвергается депонированию и отправляется в банковое отделение, с которым сотрудничает организация или предприятие.

Денежные средства могут храниться в банке в течение 3 лет – это время исковой давности, предусмотренное законодательством РФ. По истечению этого времени не выданная ранее зарплата, превращённая в депонированную, становится ненужной. Она переходит в собственность организации и прописывается в документах, под наименованием «доход, не связанный с основной работой организации».

Общий срок хранения денежных средств в организациях банка равен 3 годам, так как в течение этого времени работник может обратиться в органы судебной инстанции с иском о возврате ему депонированной зарплаты, которую он не получил вовремя по каким-либо причинам.

З/п сотрудника, вовремя не полученная им, подвергается депонированию. Она хранится сначала у бухгалтера организации, затем в банке, и это позволяет сохранить денежные средства и получить их в любое время. Депонированные денежные средства обязательно фиксируются документально (ведомости, книга учёта и реестр), поэтому исключается возможность их потери навсегда.

Что это такое - депонированная заработная плата?

Депонированная заработная плата - это нередко проблемная зона для руководителей предприятия и бухгалтеров, т. к. при разрешении сопутствующих проблем приходится руководствоваться сразу гражданским, трудовым и налоговым законодательством. В тонкостях этого вопроса мы попробуем разобраться далее.

Депонирована не выданная (не полученная в срок) заработная плата. Куда относят расчеты по депонированной зарплате

Депонированной называется зарплата (далее — ЗП), начисленная работодателем, но не полученная сотрудником вовремя. В настоящий момент, когда выплата вознаграждения за труд нередко производится в безналичной форме на карточные счета работников, проблема депонирования ЗП встает только перед работодателями, выдающими зарплату сотрудникам в наличной форме.

Денежные средства, накопленные в кассе сверх определенного лимита, подлежат передаче в банк на хранение (см. п. 2 указания ЦБР «О порядке ведения кассовых операций...» от 11.03.2014 № 3210-У, далее — указание № 3210-У)). Однако в день выдачи ЗП превышение такого лимита допускается. В целом превышение лимита кассы позволительно в течение 5 дней, включая день снятия со счета наличных денежных средств на выдачу ЗП (п. 6.5 указания № 3210-У). После этого невыданная ЗП подлежит депонированию.

После депонирования ЗП у работодателя перед работником возникает кредиторская задолженность (см. также статью по ссылке Срок исковой давности по кредиторской задолженности - 2016). Погашение такой задолженности произойдет после выдачи работнику ЗП, списание — после окончания срока исковой давности.

Тот факт, что сотрудник не явился за получением ЗП в надлежащие сроки, не лишает его права получить ее позже, а работодатель, в свою очередь, не правомочен провести ее списание до того, как истечет срок исковой давности.

До истечения срока исковой давности депонированные суммы ЗП не могут быть списаны не с бухгалтерского, ни с налогового учета (см. письма Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109).

Реестр депонированной не выданной в срок заработной платы (скачать бланк) и иная необходимая документация

По истечении отведенного Указаниями 3210-У срока на выдачу ЗП производится сверка и учет, кто из работников не получил начисленную ему ЗП за соответствующий период, а невостребованные суммы депонируются.

Притом схема действий кассира, ответственного за выдачу ЗП, такова:

• Осуществление проверки и учета работников, не получивших ЗП, и проставление отметки: «Депонировано» в графах 23 или 5 соответственно в расчетно-платежной или платежной ведомости (их стандартизированные формы Т-49 и Т-53 утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В ведомости также прописью и цифрами фиксируется, какая сумма фактически была выдана, а какая депонирована.
• Составление реестра депонированных сумм. Имеется унифицированная форма такого документа, утв. приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (ссылка для скачивания с примером заполнения приведена ниже). Предназначение такого реестра — систематизация сведений о не выплаченных в регламентированные сроки сумм депонировано ЗП.
• Составление расходного кассового ордера на сумму выплаченной ЗП. Реквизиты ордера вносятся в платежную (расчетно-платежную) ведомость. Также необходимо реквизиты такого ордера и сумму выданной из кассы ЗП зафиксировать в кассовой книге. Расходник составляется по форме КО-2, утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
• Сдача неполученной ЗП для размещения на счете в банк на следующий день после завершения допустимого срока хранения наличных сумм (п. 6.5 указания № 3210-У).

Скачать стандартизированную форму реестра депонированной ЗП можно по данной ссылке:

На каком счете учитывается депонированная зарплата и как отражается записью на счетах ее выдача?

Учет расчетов по депонированной ЗП осуществляется по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчету 4 «Расчеты по депонированным суммам».

При этом самыми первыми бухгалтерскими проводками после сведения данных по выданным суммам ЗП и по депонированным, будут следующие:

• Дебет 70 Кредит 76.4 — депонирование неполученных средств, проводимая сумма равна сумме не выданной ЗП, подлежащей депонированию.
• Дебет 51 Кредит 50 — перечисление денег на расчетный счет организации в банке, проводимая сумма равна сумме не выданной ЗП.

Необходимо отметить, что хотя ЗП депонируется в данном случае, а срок, когда она будет востребована (и будет ли востребована вообще), неизвестен, работодатель обязан в установленные законом сроки произвести уплату сумм во внебюджетные фонды, т. к. согласно п. 1 ст. 424 Налогового кодекса РФ моментом произведения выплаты сотруднику является день начисления ему ЗП, а не день ее выплаты по факту.

Удержание же налога на доходы физлиц производится уже в момент фактической выдачи суммы ЗП на руки (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Как мы уже обозначили, счет депонированной заработной платы в проводках — 76.4. Рассмотрим проводки, с помощью которых производится учет ее выдачи:

• Дебет 50 «Касса» Кредит 51 «Расчетный счет» — получение в банке наличных денег, подлежащих выдаче, проводимая сумма равна сумме выплат.
• Дебет 76.4 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 50.1 «Касса организации» — выдача депонированной ЗП из кассы работодателя, проводимая сумма равна выплачиваемой сумме.

Выплата депонированной зарплаты: если зарплата должна быть выдана из кассы

Депонированная ЗП может выдаваться работнику:

• В день очередной выдачи ЗП в соответствии с утвержденными в организации сроками.
• Любой иной день, согласованный работником и работодателем. При этом депонированная сумма вполне может быть выдана работнику непосредственно в день обращения, если имеющийся в кассе объем денежных средств позволяет это сделать.

Отказ работодателя в выдаче депонированной ЗП, если работник обратился за ней до истечения общего срока исковой давности, является нарушением закона (ст. 136 Трудового кодекса РФ).

Порядок выдачи наличных средств в счет оплаты труда производится по общей схеме в соответствии с указанием № 3210-У: кассир оформляет расходник по форме КО-2, а также заносит необходимые сведения в платежную или расчетно-платежную ведомости. При этом подпись получателя денег ставится во всех названных документах (п. 6.2 указания № 3210-У).

Как списать депонированную зарплату

Отметим наиболее важные нюансы, которые необходимо учесть при осуществлении данной процедуры:

• Срок и основания для списания. Списание может быть осуществлено по истечении общего срока исковой давности, т. е. если ЗП не была востребована работником в течение 3 лет с момента, когда она должна была бы быть выдана (см. письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, письмо ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109). Если же работник обратился к работодателю до истечения этих 3 лет за ее получением, а работодатель отказал ему в этом, то у первого имеется 3 месяца на обращение в суд за защитой своих прав, т. к. ТК РФ регламентирован срок в 3 месяца именно для обращения работника в судебный орган с момента нарушения его прав, а не к работодателю — с момента начисления ЗП.
• Бухучет. Списание депонированной ЗП производится по такой проводке: Дебет 76.4 Кредит 91.1 — суммы депонентской задолженности с истекшим сроком исковой давности в расчетах с работниками предприятия списаны на прочие доходы организации, сумма проводки равна сумме списанной кредиторской задолженности.
• Налоговый учет. Внереализационные доходы, в счет которых будет списана невостребованная депонированная ЗП, могут относиться только к тому отчетному периоду (году), в котором срок исковой давности по кредиторской задолженности завершился (см. письмо ФНС России от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307@).

Итак, депонирование ЗП — это вынужденная мера организации, обязанной сдавать на хранение в банк все суммы наличности из кассы, превышающие установленный лимит. Депонированная ЗП может быть востребована работником в течение 3 лет со дня, когда она должна была быть им получена.

По истечении срока исковой давности невостребованная ЗП может быть списана. внереализационные доходы.

Правила ведения финансовой документации на предприятии определяются соответствующими законодательными актами, в том числе и положением о заработной плате. Регулярность и порядок ее выплаты (место и сроки) оговаривается в одной из статей Трудового кодекса (136).

Согласно этой статье денежные выплаты работающим предусматриваются не реже, чем один раз в 15 дней. День устанавливает само предприятие, он записывается в коллективном, трудовом или ином договоре об оплате труда. В том случае, если этот день совпадает с нерабочим (праздничным), то выплата производится накануне. Все эти нюансы оговариваются в подпунктах статьи 136 (6 и 8).

Депонированные средства

Депонированной зарплата — это выплаты работнику за текущий месяц, но не полученные ими в этот срок по какой-то причине. Например, человек заболел или уехал в командировку. По возвращении на место работы сотрудник обращается в бухгалтерию предприятия. Здесь в устной или письменной форме (это устанавливает само предприятие) подается просьба о выдаче неполученных денежных средств.

Нет никаких сроков по ограничению выдачи депонированной суммы. Она может быть выдана в любой день. Но для этого нужно дополнительно ехать в банк, снимать деньги со счета, чем часто заниматься не хотят. Поэтому депонент обычно выдается в день аванса или зарплаты. Это не всегда устраивает сотрудника, что может привести к производственному конфликту.

У человека, не получившего оплату вовремя, могут быть такие обстоятельства, когда деньги нужны срочно. Чтобы избежать спорных моментов, лучше внести в трудовой договор (или другие соглашения) пункт о сроках выплаты депонированных средств. Например, записать, что задержка с выплатой не должна превышать недельный срок.

Налоговые сборы не могут изменить депонированную сумму. Налог на заработную плату определяется в момент ее начисления. То есть до выплаты зарплат необходимая сумма налога уже бывает перечислена в бюджет. Поэтому сумма к выплате не будет меняться от того, что она пошла на депонент.

Порядок получения

Если описать пошагово процесс получения депонированной зарплаты, то это выглядит так:

Все это можно сделать и короче, минуя промежуточные инстанции. Сотрудник обращается к кассиру, тот показывает заявление бухгалтеру, который и проводит нужное оформление. Правда, в первом случае всегда можно отследить, где находится заявление и в случае его потери, всю вину на работника переложить не получится.

Когда платежная ведомость уже закрыта, депонированную сумму работник может получить только по расходному ордеру. В нем указываются все данные, в том числе и коды предприятия, а также наименование финансовой операции. Сам работник заполняет только графу «получил». Сумма в рублях в ней пишется прописью, копейки проставляются цифрами. Ниже полученной суммы вносятся данные предъявленного документа. Обычно это паспорт.

Если деньги за работника получает кто-то другой, то в ордере проставляются данные, удостоверяющие личность получателя, а доверенность прикладывается к ордеру. Свою графу заполняет и кассир. Ордер подписывают директор предприятия и главный бухгалтер. Документ остается на предприятии, он не выдается работнику.

Согласно закону, получить депонированную зарплату можно в течение трех лет.

Оформление, оборудование кассы и документация

После того, как платежная ведомость заполнена (напротив фамилий сотрудников стоят их собственноручно проставленные подписи), кассир подводит итог. Это делается на третий, заключительный день выплат. В графе, где нет росписи сотрудника, кассир пишет слово «депонировано». Затем он подсчитывает выданную сумму, отнимает ее от основной и получает ту, которая осталась невыплаченной. То есть, то, что пошло на депонент. Кассир проставляет сумму в ведомость. На нее оформляется расходный ордер. Депонированные средства возвращаются в банк.

Закон о деятельности предприятий предписывает хранение всех денежных средств в банке. Для этого заводится специальный банковский счет. В дни выплат часть из них банк выдает на зарплату сотрудникам. Выплаты эти проходят через кассу предприятия. Порядок выполнения кассовых операций определяется специальным положением Центрального банка. Согласно ему на предприятии выделяется комната или часть ее под кассу, где создаются условия для хранения денег (надежные дверь и замок, сейф и так далее).

В течение тех 3-х дней, когда производятся выплаты работникам, в кассе не должно быть посторонних лиц. Здесь может находиться только кассир, в распоряжении которого должна быть следующая документация:

• платежная ведомость;
• кассовая книга;
• книга проведения кассовых операций;
• ордера (приходные и расходные);
• ведомости (приходные и расходные);
• ведомость учета депонированных средств.

Действия работника в случае задержек с выплатами

Что же делать работнику, если, несмотря на подачу заявления, депонированные средства не выплачивают? Ему остается 2 пути: обратиться в трудовую инспекцию и попросить посодействовать, или обратиться с соответствующим заявлением в суд (через 3 месяца после подачу заявления на выплату). Нежелание вернуть депонированные средства работнику может дорого обойтись предприятию.

Все вышеперечисленное относится лишь к тем случаям, когда зарплата на предприятии выдается наличными. Если она перечисляется на банковскую платежную карту, то никакого депонирования средств просто быть не может. Работник может снять свои деньги в любое время.

В итоге можно сказать следующее:

• депонированная заработная плата нормальное явление в деятельности предприятия;
• сроки и порядок выдачи депонированной суммы должны быть внесены в трудовой договор;
• нарушение положений о депонировании приводит к серьезным последствиям для предприятия.