Где взять кассиру сдачу для покупателя, если рабочий день только начался, и выручки еще нет, либо ее не хватает. Не обойтись без разменных купюр. Необходимо отнестись к этой процедуре с ответственностью! Ведь при проверке - выдача денег из кассы предприятия без соответствующего оформления может расцениваться как неоприходование денежной наличности, а при выявлении расхождения суммы наличности в денежном ящике с выручкой, проведенной по кассовому аппарату - как неприменение ККТ. Как оформить правильно передачу разменных денег кассиру, чтобы не расплачиваться потом штрафами?

Общий порядок оформления разменного фонда.

Обеспечение кассиров разменной монетой прописано (п.3.8 и 3.8.1.),где указано, что кассир перед началом работы должен получить под роспись все необходимое для работы, включая разменные купюры. Никакие расписки, акты приема, чеки «Внесение» здесь не будут играть оправдательной роли, потому что выдача наличных денег из кассы организации регулируется . В нем сказано, что выдача наличных денег из кассы предприятия производится на основании расходного кассового ордера (РКО), в котором указано назначение аванса - разменный фонд. В кассовую книгу вносится запись о выдаче денег. Эти два документа будут являться доказательством того, что в денежном ящике именно разменный фонд, а не излишки.

По окончании смены кассир сдает остаток наличных и кассовые документы, на основании которых составляется приходный кассовый ордер (ПКО) и вносится запись в кассовую книгу. И никак иначе!

Причем выручку, включаемую в налогооблагаемую базу, и разменный фонд необходимо оформить разными приходными кассовыми ордерами.

Если в организации несколько кассиров - то необходимо будет вести еще один документ. Это «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (утвержденная форма № КО-5).

Для того чтобы у проверяющих точно не возникало вопросов, есть смысл издать внутренний по предприятию о выдаче разменного фонда и четко прописать сумму, условия ее выдачи и сдачи по каждому кассовому аппарату.

Копию и расходный кассовый ордер необходимо хранить на месте установки кассового аппарата, чтобы в случае проверки была возможность представить эти документы проверяющим.

В какой графе журнала кассира-операциониста надо вносить запись о разменном фонде?

Журнал кассира-операциониста является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков кассового аппарата и графы о разменном фонде в нем не предусмотрено. Поскольку разменный фонд не является Вашей выручкой, то отражение его в Журнале кассира-операциониста может иметь прямые последствия. Налоговые инспекторы могут вас обвинить в неоприходовании выручки. Так что, даже если у Вас журнал кассира-операциониста содержит графы о разменном фонде (иногда пользуются не утвержденными формами журнала), то заполнять их нельзя. В противном случае это будет являться нарушением кассовой дисциплины.

Как оформить выдачу разменного фонда, если бухгалтерия начинает работать позже, чем торговая точка?

В такой, кстати, очень распространенной ситуации, без нарушения не обойтись. Вариант - выдать разменный фонд и РКО накануне вечером, но дату в РКО поставить следующим днем. Сдачу выручки и разменного фонда произвести утром следующего дня задним числом. Зафиксировать такое нарушение очень проблематично, особенно если учесть, что рабочие часы проверяющих, как правило, такие же, как и у бухгалтерии.

В любом случае, это безопаснее, чем работать кассиру с излишками в денежном ящике без оправдательных документов.

Как оформить разменный фонд, если торговых точек несколько?

В этом случае каждый кассир должен оформить разменный фонд, либо весь разменный фонд получает старший кассир, расписываясь в расходном кассовом ордере, и сам выдает деньги подчиненным сотрудникам.

Можно ли оформить разменный фонд на длительный срок?

Однозначного ответа на этот вопрос существующие нормативы не дают. Исходим из того, что в написано, что кассирам должны ежедневно выдавать разменный фонд, а вот про ежедневный возврат ничего не сказано. , также, не содержит предельного срока, на который могут быть выданы средства. Установлено лишь требование отчитаться не позднее трех рабочих дней от установленной даты возврата выданных по расходному ордеру денег.

Первый вариант - выдать деньги по расходному кассовому ордеру и оформить о выдаче разменного фонда, например, на месяц. В пределах этой суммы хранить излишки в кассе.

Вариант второй - выдать кассиру денег на какой-либо срок (месяц, год) под отчет по расходному кассовому ордеру по его письменному заявлению. Новый предусматривает, что на заявлении руководитель собственноручно делает надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, ставит подпись и дату.

В назначении аванса указывается - разменный фонд. По окончании срока кассир в течение 3 рабочих дней составляет авансовый отчет и возвращает в полном объеме деньги в кассу предприятия.

Где нужно хранить выданные подотчетные деньги?

В п.4.7. говорится, что кассир не должен иметь личных и не учтенных по ККМ денег, кроме денег, выданных перед началом работы. Если документы на выдачу разменного фонда оформлены правильно, то деньги можно хранить в денежном ящике, не опасаясь штрафа за неоприходование выручки, поскольку выданные кассиру деньги являются подотчетными, а не являются его личными.

В этой ситуации возможен спор с проверяющими. Но есть положительные примеры арбитражной практики, которые позволяют сделать вывод, что нарушение п. 4.7. машин не может являться основанием для привлечения к административной ответственности. А для того, чтобы привлечь организацию по ст. 15.1 КоАП (Прим.- нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций) необходимо будет доказать, что излишки в кассе образовались в результате продажи без применения ККМ.

Как оформить разменный фонд в обособленных подразделениях, не имеющих своего расчетного счета?

Новый упростил задачу оформления разменного фонда для обособленных подразделений. Условия, при которых организация самостоятельно может устанавливать лимит остатка наличных денег, включая средства, хранящиеся в обособленных подразделениях, определять мероприятия по транспортировке и хранению денег и вести отдельный раздел в кассовой книге предполагают, что обеспечивать обособленные подразделения разменными купюрами теперь можно по мере необходимости. Для выдачи и сдачи наличных денег организацией назначается уполномоченное лицо обособленного подразделения. Выдача денег проходит по расходному кассовому ордеру. Для учета выданных денег используется «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (форма КО-5). Все операции организация отражает в соответствующем разделе кассовой книги для обособленных подразделений, причем передача обособленным подразделением листа кассовой книги в основную кассу предприятия для закрытия смены может происходить в электронном виде. Срок предоставления бумажного варианта утверждается правилами документооборота предприятия.

Нужно ли пробивать чек при получении разменного фонда?

Чек продажи пробивать при получении разменного фонда не надо, поскольку операция не связана с получением выручки.

Иногда кассиры для внутреннего удобства и контроля пробивают чек «ВНЕСЕНИЕ». Эта функция не является фискальной, не влияет на необнуляемую сумму и не отражается ни в каких документах. Строчка «ВНЕСЕНИЕ» будет появляться в дальнейших Z-отчетах до тех пор, пока ее не вывести обратной операцией «ВЫПЛАТА». Главное, о чем нужно помнить, это то, что данные сервисные операции не являются основанием для появления «излишек» в кассе, так как внесение денег в денежный ящик возможно только через расходные кассовые ордера.

Можно ли избежать штрафа за неправильное оформление разменного фонда?

Разбирательства в суде, по всей вероятности, не избежать. Существует арбитражная практика, когда суды вставали на защиту организации в случае, когда у нее не были оформлены РКО и ПКО (Постановления ФАС Северо-Западного округа N А56-22181/2007 и N А56-43411/2006). Суды указали, что денежный ящик - это не касса организации и поэтому здесь не применим.

При попытке оштрафовать организацию за излишки в кассе без оформления РКО на разменные деньги, суды отметили (Постановления N А56-17823/2007 и N А56-14725/2007), что это является нарушением , но не делает разменный фонд неоприходованной выручкой.

Но есть и обратная практика - не в пользу организаций!

Стоит ли пренебрегать общими правилами? Выдавайте разменный фонд правильно, на длительный срок, чтобы избежать оформления большого количества документов. Правильно оформление разменных денег в кассе позволит и контролировать кассиров, и не конфликтовать с проверяющими и самое важное, избавит Ваше предприятие от всех знакомых нам ситуаций, когда кассир просит подождать, чтобы разменять деньги или готовить деньги без сдачи. От этого страдает репутация Вашего предприятия, но это уже совсем другая история!!!

Центр Технического Обслуживания

«Штрих Элит Сервис»

За некоторым незначительным исключением, компании, применяющие УСН, проводят наличные расчеты с покупателями с применением кассовой техники. Поэтому руководствоваться при выдаче разменного фонда необходимо Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином России от 30.08.1993 N 104 (далее - Правила). В п. п. 3.8 и 3.8.1 Правил сказано, что перед началом работы кассир должен получить у должностного лица организации все необходимое для работы, в частности разменную монету и купюры в количестве, нужном для расчетов.

Согласно п. 3.8 Правил разменный фонд кассиру необходимо получать под роспись. Но это не означает, что он будет писать какую-либо расписку, так как выдача наличных денег из кассы организации регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. Так что при выдаче кассиру разменного фонда необходимо ОБЯЗАТЕЛЬНО оформлять расходный кассовый ордер. В конце рабочего дня кассир должен составить справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6) и сдать полученную выручку в основную кассу организации. А вместе с выручкой он сдает и сумму полученного утром разменного фонда. При сдаче денежных средств ОБЯЗАТЕЛЬНО составляется приходный кассовый ордер. На вопрос можно ли выдавать кассирам разменный фонд не ежедневно, а делать это раз в неделю, месяц или даже год, можно ответить да: порядок ведения кассовых операций это не запрещает.

На основании указанных документов (приходных и расходных ордеров) делаются соответствующие записи в кассовой книге. Заметим: на сдачу выручки и разменного фонда лучше составлять отдельные приходные кассовые ордера. Это подтвердит, что сданная сумма не является выручкой от реализации, и тем самым оградит от ненужных вопросов контролирующих органов относительно размера доходов организации, полученных ею в день сдачи разменной монеты кассиром.

Необходимо также издать приказ, в котором руководитель установит сумму разменного фонда, выдаваемого кассиру-операционисту. В подобном приказе нужно четко прописать, какова сумма разменного фонда, как часто его выдают и когда сдают. Повторяем, выдачу и возврат разменного фонда не обязательно делать ежедневно. Можно выдавать и сдавать деньги, например, раз в месяц. Соответственно, остальное время они будут находиться в кассовом ящике.

Мы не рекомендуем выдавать деньги кассиру подотчет, хотя это прямо не запрещено законодательством.
В любом случае, какой бы из указанных порядков оборота разменного фонда Вы не выбрали, его необходимо прописать в приказе о разменном фонде, и непременно неукоснительно следовать ему.

ПРИКАЗ № ____
О создании и учете разменного фонда

г. Москва "___" ____________ 201_ г.

Генеральный директор ______________

С приказом ознакомлены:
Главный юухгалтер бухгалтер ________________/ФИО/
кассир_______________________/ФИО/

кассир-операционист __________________/ФИО/
кассир-операционист __________________/ФИО/
кассир-операционист __________________/ФИО/

Подскажите корреспонденцию счетов в приходных и расходных ордерах,:1.Внесение разменного фонда в кассовый аппарат(РКО)2.Возврат разменного фонда (в кассовую книгу)(ПКО)3.Торговая выручка за день(ПКО)4.Передача выручки в главную кассу предприятия(РКО)

Для отражения в бухучете операций по движению денежных средств между главной кассой организации и операционной кассой (кассовый аппарат) нужно открыть для каждой операционной кассы на счете 50 «Касса» отдельный субсчет «Операционная касса 1», «Операционная касса 2» и т. д.

В бухучете при выдаче и возврате разменного фонда выполняются следующие проводки:
Дебет 50 субсчет «Операционная касса» Кредит 50 субсчет «Касса организации»

Выдан разменный фонд кассиру операционной кассы.

Дебет 50 субсчет «Касса организации» Кредит 50 субсчет «Операционная касса»

Возвращен разменный фонд в кассу организации.

Если операционная касса находится в обособленном подразделении организации, то оприходование выручки от розничной торговли и передача выручки в кассу организации отражается проводками:

Дебет 50 субсчет «Касса обособленного подразделения» Кредит 90-1

Оприходована выручка от розничной торговли за день.

Дебет 50 субсчет «Касса организации» Кредит 50 субсчет «Касса обособленного подразделения»

Передана выручка в кассу организации.

Если операционная касса не является обособленным подразделением, то ПКО на выручку оформляется не в операционной кассе, а в кассе организации при передаче наличных денежных средств из операционной кассы в главную кассу компании.

Какие документы нужно оформить при эксплуатации кассового аппарата

Применение ККТ связано с оформлением различных первичных документов.

Начало рабочей смены

Перед началом работы кассиру-операционисту из главной кассы организации выдаются разменная монета и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями (п. 3.8 , 3.8.1 ).

Обязанность обеспечить кассира разменными деньгами возложена на директора или его заместителей, администраторов (п. 3.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104). Порядок оборота разменных наличных денег (разменного фонда) утвердите приказом руководителя . Это следует из пункта 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Выдачу разменных денег из главной кассы отражайте в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 , утвержденной (п. , 4.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). В подтверждение получения разменных монет и купюр кассир-операционист расписывается в графе 4 книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств .

Если разменные монеты и купюры передаются из главной кассы организации в кассы обособленных подразделений, то при передаче денег необходимо:

Такой вывод следует из пунктов , 6.4 указаний , утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 .

При поступлении разменных денег в кассу обособленного подразделения организации составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (). Выдачу разменных денег из кассы обособленного подразделения кассирам-операционистам того же подразделения оформите в общем порядке .

Конец рабочей смены

В конце рабочей смены кассир-операционист:

• на основании Z-отчета вносит записи в журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 ;
• составляет справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6 . В этом документе также отражаются показания контрольных и суммирующих счетчиков, размер выручки за смену и сумма денег, возвращенная покупателям. Отчет составляется в одном экземпляре и вместе с выручкой передается в главную кассу.
• возвращает старшему кассиру главной кассы сумму денег, полученную в начале смены для размена и первоначальных расчетов с покупателями. Данный возврат фиксируется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 . В подтверждение возврата данной суммы старший кассир расписывается в графе 9.

Такой порядок предусмотрен пунктом 6.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104 , пунктами , 4.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, указаниями по заполнению форм № КМ-4 и № КМ-6 , утвержденными , указаниями по заполнению формы № КО-5 , утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 .

На основании справок-отчетов кассиров-операционистов кассир (старший кассир) составляет сводный отчет по всем ККТ (форма № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»). Он составляется в одном экземпляре. В графах 5–7 сводного отчета отражаются показания счетчиков каждой ККТ, в графе 8 – размер выручки. Отдельно указывается, сколько денег было выдано покупателям при возврате товаров и какие суммы были пробиты ошибочно. Сводный отчет подписывает старший кассир и руководитель организации. Его передают в бухгалтерию вместе с приходными и расходными ордерами и справками-отчетами кассиров-операционистов. Такой порядок предусмотрен указаниями , утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 .

Если разменные монеты и купюры возвращаются из касс обособленных подразделений в главную кассу организации, то при передаче денег необходимо:

• сделать запись в кассовой книге обособленного подразделения .

Такой порядок следует из положений пунктов , 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и указаний , утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 .

Если организация получила частичную (полную) предоплату в счет будущей поставки, в учете сделайте следующие проводки:

Дебет 51 (50) Кредит 62 субсчет «Расчеты по авансам полученным»
– получена частичная (полная) предоплата от покупателя в счет предстоящей поставки товара;

Дебет 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов полученных» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с суммы полученного аванса;

Дебет 62 субсчет «Расчеты по отгруженному товару» Кредит 90-1
– отражена выручка за проданный товар;

Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– начислен НДС с выручки от реализации;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов полученных»
– принята к вычету сумма НДС, ранее начисленная и уплаченная с суммы предоплаты;

Дебет 62 субсчет «Расчеты по авансам полученным» Кредит 62 субсчет «Расчеты по отгруженной продукции»
– зачтена предоплата.

Такой порядок предусмотрен Инструкцией к плану счетов (счета , , , ).

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Вопрос обеспечения разменной монетой и купюрами (далее - размен или разменный фонд) кассира на ККТ (далее - операционной кассы) законодательно урегулирован не полностью. На практике используются три варианта решения проблемы обеспечения операционной кассы разменным фондом:
1. Ежедневная выдача размена перед началом работы из главной (центральной) кассы на основании расходного кассового ордера и ежедневный возврат остатка размена в главную кассу на основании приходного кассового ордера. Этот вариант полностью соответствует законодательству, однако на практике его осуществление может быть затруднено из-за несоответствия времени работы главной кассы и времени работы кафе и, соответственно, операционной кассы;
2. Выдача размена на длительный срок. Для этого издается приказ руководителя о выдаче кассиру разменной денежной наличности в определенной сумме на определенный срок с указанием причины такой необходимости. Выдача размена оформляется в обычном порядке - с оформлением расходного кассового ордера. Суды данный метод хранения размена не признают нарушением кассовой дисциплины, за нарушение которой КоАП РФ предусмотрена административная ответственность;
3. Выдача разменного фонда кассирам-операционистам в подотчет на длительный срок. Однако данный способ затруднен тем, что кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы), а средства, выданные в подотчет, являются задолженностью физического лица, то есть могут быть рассмотрены как личные средства кассира.

Обоснование вывода:
Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее - Типовые правила)) регламентируют документооборот и оформление операций, осуществляемых через ККТ.
В свою очередь, документооборот центральной (главной) кассы, под которой подразумевается вся сумма наличных денежных средств организации или ИП, регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).
Пунктом 3.8 Типовых правил определено, что перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины под роспись).
При этом денежные средства, выданные кассиру-операционисту в начале смены из кассы организации, остаются наличными денежными средствами, числящимися на счете 50 "Касса". Меняется только место хранения таких средств. Соответственно, в момент передачи кассиру денег разменного фонда в бухгалтерском учете может быть сделана проводка:
Дебет 50, субсчет "Операционная касса", Кредит 50, субсчет " Центральная касса"
- переданы денежные средства в качестве разменного фонда.
При возврате размена в центральную кассу делается обратная проводка.
Напомним, что записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п.п. 5, 6 Указания N 3210-У). То есть операции по выдаче (и возврату) денежных средств (в том числе разменной монеты и купюр) необходимо оформлять с использованием унифицированных форм первичной учетной документации.
Неотражение организацией выдачи разменного фонда в кассовой книге является нарушением порядка ведения кассовых операций (смотрите ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2007 N А56-7698/2007, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2011 N , от 05.07.2011 N , от 16.07.2009 N ).
Так, Первый арбитражный апелляционный суд в от 16.03.2010 N 01АП-843/2010 признал правомерным привлечение организации к административной ответственности по КоАП РФ в ситуации, когда получение и выдача названной суммы из кассы организации в качестве разменного фонда приходными и расходными кассовыми ордерами не оформлялись. Смотрите также решение Ленинградского областного суда от 28.08.2012 N 7-497/2012.
Отметим, что на возврат размена и на возврат выручки лучше составлять разные приходные кассовые ордера. Это будет служить доказательством того, что лишняя сумма в кассе не выручка, а именно размен (смотрите также постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.01.2008 N Ф04-61/2008(443-А70-43).
При этом данные о полученных в начале дня разменных монетах и купюрах в журнал кассира-операциониста ( (утверждена Госкомстата России от 25.12.1998 N 132)) не включаются. Данный журнал предназначен только для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой машине, то есть в журнал N КМ-4 кассиром-операционистом вносятся данные только о выручке. Если же в приходно-кассовых ордерах будет указываться общая сумма, сдаваемая в конце дня (включая средства разменного фонда), то организацию могут обвинить в неоприходовании выручки (смотрите также УФНС России по г. Москве от 02.08.2007 N 34-25/073412).
Вопрос обеспечения разменом кассира операционной кассы, время работы которой не совпадает со временем работы главной кассы, не урегулирован.
С одной стороны, пунктом 6.1 Типовых правил определено, что при закрытии предприятия представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку (Z-отчет) или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту.
Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы. Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в "Книгу кассира-операциониста".
По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.
После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в "Книге кассира-операциониста" и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.
Таким образом, из ККТ за смену (в конце дня общей суммой или в течение дня несколькими суммами) фактически должна быть изъята сумма денежных средств, совпадающая с величиной дневной выручки.
Кроме того, п. 4.7 Типовых правил устанавливает, что кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы). Смотрите также Десятого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2011 N 10АП-2576/11.
Из приведенных норм видно, что возможность оставлять в ККМ какой-либо остаток не допускается. То есть остаток денежных средств в ККМ на конец дня должен быть равен нулю. Примером судебного разбирательства по вопросу оставления на конец дня в кассе разменного фонда служит Второго арбитражного апелляционного суда от 18.12.2015 N 02АП-10309/15.
С другой стороны, пунктом 3.8.1 Типовых правил определено, что директор (заведующий) предприятия либо его заместитель, дежурный администратор обязаны в том числе обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями.
Таким образом, перед началом работы кассир должен быть обеспечен разменом. Однако порядок действий в ситуации, когда в силу удаленности операционной кассы или расхождения во времени ее работы с главной кассой, ежедневная выдача размена невозможна, не определен.
Одним из вариантов решения проблемы является выдача разменного фонда кассирам-операционистам на длительный срок (более чем один рабочий день, например на срок смены, на неделю, месяц и пр.). Для этого издается приказ руководителя о выдаче кассиру разменной денежной наличности в определенной сумме на определенный срок с указанием причины такой необходимости.
Из УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 N 22-12/057947, представляющего собой ответ на вопрос о возможности выдачи размена на длительное время, можно сделать вывод, что специалисты налоговой службы не видят такой возможности. Однако и запрета данного действия в письме не содержится. При этом отметим, что в соответствии с ранее действовавшим Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Банком России 22.09.1993 N 40 (документ утратил силу с 1 января 2012 года), каждая организация вела только одну кассовую книгу без отдельных разделов для обособленных подразделений, а помещение кассы должно было быть специальным образом оборудовано (что зачастую не могло быть выполнено в условиях торговой точки), вследствие чего формально выдача разменной монеты и купюр кассирам обособленных подразделений и их возврат в кассу головного подразделения должны были производиться ежедневно (смотрите также письмо УФНС России по Санкт-Петербургу от 20.12.2005 N 04-07/27365@).
При этом арбитражные суды, как правило, принимают сторону организаций в спорах с налоговыми органами по данному вопросу (смотрите, например, ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 N Ф07-1021/2010 по делу N А56-24004/2009, Тринадцатого ААС от 09.02.2012 N 13АП-23622/11, Восьмого ААС от 17.05.2011 N 08АП-1571/11). В постановлении Девятого ААС от 27.10.2011 N 09АП-25372/11 отмечено, что факт передачи разменных денежных средств кассиру подтверждается приказом, расходным кассовым ордером, вкладным листом кассовой книги.
Другим вариантом решения проблемы может быть выдача разменной денежной наличности кассирам-операционистам в подотчет на длительный срок.
Согласно п. 6.3 Указания N 3210-У в общем случае выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме денежных средств и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. При этом подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Отметим, что в ФАС Северо-Западного округа от 27.10.2009 N А56-12330/2009, ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 N Ф04-881/2008(462-А70-43), Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.07.2015 N 09АП-25724/15 приняты решения в пользу налогоплательщиков в ситуациях, в которых денежные средства в качестве разменного фонда выданы кассиру в подотчет.
То есть прямых оснований для нахождения подотчетных средств в операционной кассе (в качестве разменного фонда), на наш взгляд, не имеется. В то же время, как было отмечено выше, считаем, что денежные средства могут выдаваться в подотчет, но только для передачи их в операционную кассу. При этом в общем случае получение денежных средств в центральной кассе и передача их в операционную кассу оформляются, соответственно, расходным и приходным кассовыми ордерами.
По истечении срока, на который получены деньги, кассир должен будет заполнить авансовый отчет и вернуть размен обратно в кассу. В авансовом отчете в графе "Назначение аванса" необходимо указать: "Разменный фонд". Правомерность такого подхода подтверждает, в частности, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 N Ф04-881/2008(462-А70-43). В этом случае выданные кассиру суммы отражаются с использованием счета бухгалтерского учета, который предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
Однако в этом случае остается нерешенной проблема хранения разменного фонда в операционной кассе. Ведь в этом случае они являются деньгами подотчетного лица. Дело в том, что полученные в подотчет денежные средства являются задолженностью физического лица (работника организации) перед организацией (смотрите также ФАС Уральского округа от 20.05.2010 N Ф09-3619/10-С2 по делу N А07-13814/2009).
Кроме того, согласно п. 4.7 Типовых правил кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы) (смотрите также постановление Десятого ААС от 29.04.2011 N 10АП-2576/11).
Учитывая вышесказанное, полагаем, что выдача разменного фонда кассиру торговой точки в подотчет на длительный срок (то есть без ежедневного составления расходных и приходных кассовых ордеров в начале и по окончании смены) и, соответственно, нахождение таких денежных средств в кассовом ящике могут привести к спорам с налоговыми органами. В то же время, учитывая сложившуюся судебную практику, организация имеет шансы отстоять свою правоту в суде.
Отметим, что наличие в ККТ денежных средств в виде размена сверх суммы выручки не является административным нарушением, предусмотренным КоАП РФ.
Напомним, что согласно КоАП РФ к нарушениям порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций относятся:
- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
- неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
- несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
- накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
Как показывает судебная практика, наличие размена в ККТ после сдачи выручки в главную кассу квалифицируется налоговыми органами как неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности. Однако, по мнению судей, несвоевременная сдача в центральную кассу разменного фонда не является административным нарушением, указанным в КоАП РФ.
Кроме того, исходя из упомянутого выше УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 N 22-12/057947 неоприходование (неполное оприходование) в кассу предприятия наличных денежных средств, полученных с применением ККТ, является следствием неотражения или неполного отражения "в кассовой книге фактических сумм выручки, полученных с применением всех эксплуатируемых в проверяемом периоде ККТ, без документального подтверждения необходимости уменьшения выручки, полученной предприятием, вследствие ошибки кассира-операциониста или правомерно произведенного возврата денежных средств покупателям за возвращенный товар, оформленных надлежащим образом".
Однако размен не является выручкой либо денежными средствами, возвращенными покупателем. Таким образом, исходя из данного письма (как единственного примера разъяснения контролирующего органа по данному вопросу), можно прийти к выводу, что хранение размена в операционной кассе не является нарушением КоАП РФ.
Нам не удалось обнаружить каких-либо актуальных (то есть учитывающих положения Указаний N 3210-У) разъяснений компетентных органов или судебной практики, рассматривающих аналогичные вопросы.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РКА Буланцов Михаил

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Как правило, с утра пораньше в магазине выручки еще нет либо ее совсем мало. И чтобы ваш кассир не отпугивал покупателей словами «нет сдачи» и не бегал по соседним магазинам в поисках купюр помельче, его нужно снабдить разменной суммой денег. Причем сделать это нужно так, чтобы в случае «кассовой» проверки у налоговиков не было бы повода оштрафовать вассм., например, Постановление 9 ААС от 27.10.2011 № 09АП-25372/2011 ; Решение ВС Республики Коми от 30.11.2011 № 21-368/2011 за нарушение порядка работы с денежной наличность юч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Идеальная выдача разменного фонда

Она выглядит так. Ежедневно перед началом рабочего дня кассир по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) получает от главного бухгалтера (другого уполномоченного лица) разменную сумму, необходимую для расчетов с покупателям ипп. 3.8, 3.8.1 Типовых правил, утв. Минфином 30.08.93 № 104 ; пп. 3.1 , 4.1 Положения, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П) . В РКО в строке «Основание» указывается «разменный фонд». В конце рабочего дня полученные разменные деньги кассир по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) сдает обратно вместе с выручкой.

На возврат размена и выручки удобнее составлять разные приходники. Это будет доказательством, что излишек денег в кассе - именно размен, а не выручка.

На основании составленных РКО и ПКО делаются соответствующие записи в кассовой книге (форма № КО-4)п. 5.2 Положения № 373-П . А вот в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) разменные суммы отражать не надо, там должна фигурировать только выручка, полученная через ККТ. В противном случае есть опасность, что, увидев в журнале данные о разменном фонде, налоговики «повесят» на вас неоприходование выручки.

Если в компании несколько торговых точек и разменные деньги из кассы организации получает старший кассир, выдавая их потом остальным кассирам, нужно также вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5)п. 2.4 Положения № 373-П ; Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 .

Напомним, что в новом Законе о бухучете уже нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документо вч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Однако такую кассовую первичку, как приходники, расходники, кассовую книгу, книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, по-прежнему нужно вести по унифицированным форма мпп. 1.8 , 2.4 , 5.1 Положения № 373-П .

Если время работы торговой точки и бухгалтерии не совпадает

Действительно, обычно магазины открываются раньше головного офиса. Многие фирмы в такой ситуации выдают кассиру разменный фонд накануне вечером, но ставят в расходнике дату следующего дня. А если магазин еще и закрывается позже, то сдачу выручки и размена производят утром следующего дня по приходникам, датированным предыдущим днем. В этом случае нужно не забыть отразить выдачу нового разменного фонда.

Формально такой порядок действий - нарушение, но зафиксировать его очень сложно.

Если торговые точки и бухгалтерия находятся далеко друг от друга

Чтобы не мотаться каждый день туда-сюда для оформления «разменных» РКО и ПКО, можно по заявлению кассира выдать ему деньги под отчет, например, на месяц. Порядком ведения кассовых операций это не запрещено. Он лишь обязывает подотчетника отчитаться о потраченных деньгах не позднее 3 дней со дня окончания срока, на который получены деньг ип. 4.4 Положения № 373-П .

В этом случае нужно издать приказ руководителя об установлении суммы разменного фонда на определенный период. Деньги выдаются кассиру по расходнику. По истечении срока, на который выданы деньги, кассир должен будет вернуть деньги и оформить авансовый отчет, указав «разменный фонд» в графе «Назначение аванса». Писать в авансовом отчете почти ничего не придется: получил столько-то, израсходовал - 0,00 руб., вернул столько-то по такому-то приходному ордеру.

Выданные под отчет разменные деньги кассиры, как правило, оставляют в ящике ККТ, полагая, что штрафа за неоприходование не будет. Ведь это деньги подотчетного лица. Но аудиторы не советуют так делать.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“ Полученные кассиром под отчет деньги перестают быть средствами предприятия и становятся задолженностью кассира, то есть временно являются как бы его средствами, предназначенными для расходования на установленные цели. Поэтому если кассир вложит их в ящик кассового аппарата, то он, во-первых, нарушит нормативные акты (в частности, п. 4.7 Типовых правил эксплуатации ККМ), во-вторых, в случае ревизии кассы эти деньги будут рассматриваться как неоприходованная выручка.

Вот почему такие средства должны находиться вне ящика ККТ, например в личной сумке кассира. Но тут уже у него самого возникает риск, что в случае утраты сумки он будет нести полную материальную ответственность за нанесенный организации ущерб в размере невозвращенного остатка неизрасходованных подотчетных средств. Поэтому все-таки лучше официально выдавать кассиру разменные средства в начале смены, тем более что увеличить лимит остатка наличности в кассе на сумму разменного фонда не так уж и сложн о” .

Несмотря на то что в последнее время налоговики редко цепляются к неправильному оформлению выдачи размена, рисковать все равно не стоит.