Любой предприниматель стремится свести к минимуму организационные расходы, связанные с деятельностью его компании. Поэтому, если закон позволяет отказаться от использования в работе кассового аппарата и применять в расчётах с клиентами бланки строгой отчётности, имеет смысл воспользоваться этой возможностью. Но нужно помнить, что эти документы, как и следует из их названия, нуждаются в тщательном учёте, регистрации в специальной книге и контроле их использования.

Бланки строгой отчётности и их виды

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 различные организации, в том числе коммерческие, и индивидуальные предприниматели имеют право при оказании широкого перечня услуг населению (физическим лицам) выдавать вместо кассовых чеков бланки строгой отчётности (БСО). Для разных видов услуг они выглядят и называются по-разному. Это могут быть:

• квитанции;
• билеты;
• путёвки;
• абонементы и др.

Для большинства видов деятельности единого образца БСО не существует, и каждая организация или ИП имеет свой стандарт этих документов. Однако Постановление устанавливает ряд обязательных для всех реквизитов, включая название и организационно-правовую форму для компаний и Ф. И. О. для индивидуальных предпринимателей.

Порядок изготовления бланков

Изготовление БСО допускается двумя способами:

• заказ в типографии;
• печать с помощью автоматизированной системы.

Прежде чем заказывать бланки, нужно удостовериться, что у типографии имеется разрешение на их выпуск. Печатать их самостоятельно на принтере закон не позволяет.

Вместо этого можно приобрести специальное устройство для их изготовления. Хотя по внешнему виду оно напоминает кассовый аппарат и продаётся в тех же магазинах, официально оно не относится к ККМ и не требует постановки на учёт в ФНС.

Порядок учёта БСО

Процедура учёта бланков строгой отчётности зависит от способа их производства. Она одинакова для ИП и организаций. Если бланки печатаются в типографии, принимать их должен работник, назначенный ответственным за их хранение (обязательно являющийся материально ответственным лицом), или руководитель лично.

Принимающий должен убедиться, что серии и порядковые номера полученных бланков, а также их общее количество соответствуют заявленному в сопроводительных документах. В завершение составляется акт приёмки БСО. Он подписывается руководителем организации или ИП совместно с членами комиссии по приёмке БСО, состав которой перед этим утверждается специальным приказом. Получение и выдача бланков фиксируются в книге учёта БСО.

Если бланки изготавливаются с помощью специального устройства, в ведении книги учёта нет необходимости, так как в памяти аппарата сохраняются данные обо всех когда-либо напечатанных документах.

Сейчас существует много интернет-сайтов, заявляющих, что они имеют статус автоматизированной системы. Это позволяет их клиентам печатать БСО на своём принтере, не нарушая закон. Можно ли доверять таким сайтам? На этот счёт можно услышать разные мнения экспертов. По общему мнению, использовать БСО можно, соблюдая следующие условия.

Формирование бланков документов может производиться с использованием автоматизированной системы. При этом для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований. Во-первых, автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет. Во-вторых, при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой должны сохраняться уникальный номер и серия его бланка.

https://pravoved.ru/question/871377/

То есть, при выборе такого способа формирования и учёта БСО следует обратить особое внимание на надёжность системы и убедиться, что учёт на сайте ведётся надлежащим образом и вся информация может быть предоставлена по первому требованию проверяющих из ФНС.

Особенности нумерации бланков строгой отчётности

Любой БСО должен иметь уникальный порядковый номер, состоящий из шести цифр, а также серию, обозначающуюся двумя буквами. При использовании автоматизированных систем нумерация бланков осуществляется автоматически. При заказе в типографии первой партии обычно присваивается серия АА, нумерация ведётся с 000001. При последующих заказах нумерацию нужно продолжать, а не начинать заново.

Как вести книгу учёта БСО

Вести этот документ обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, если они не пользуются автоматизированной системой печати и учёта БСО. Единого стандарта книги для коммерческих структур, какими являются ООО и ИП, не предусмотрено, поэтому возможно использовать бланк книги учёта БСО для государственных и муниципальных учреждений. Его можно скачать здесь или разработать свой дизайн документа.

При этом должны соблюдаться следующие требования:

• все листы пронумерованы;
• книга прошита;
• подписана руководителем организации и главным бухгалтером либо индивидуальным предпринимателем.

Делать записи в книге уполномочено только лицо, ответственное за приёмку и выдачу бланков строгой отчётности.

В книгу вносятся данные о следующих событиях:

• получении бланков БСО из типографии;
• выдаче бланков лицам, работающим с клиентами;
• количестве оставшихся бланков;
• списании БСО.

Важно: запись в книгу учёта нужно вносить при передаче бланка БСО сотруднику, работающему с клиентами, а не при принятии оплаты от клиента.

В книге должны быть отражена информация о каждом экземпляре БСО, полученном организацией или ИП, в том числе бракованным, заполненным с ошибками и испорченным. Они не выбрасываются, а перечёркиваются и прикладываются к книге учёта.

Как заполнять книгу учёта

Это инструкция по заполнению типовой формы книги учёта БСО. Как уже было сказано ранее, закон допускает отступления от неё. Если для конкретной фирмы какие-то из элементов неактуальны, их можно не включать в документ.

Шапка книги содержит следующие элементы:

• «Учреждение» (строка 1);
• «Структурное подразделение» (строка 2);
• «Дата открытия» (поле 1);
• «Дата закрытия» (поле 2);
• «Код по ОКПО» (поле 3);
• «Номер счёта» (поле 4);
• «Наименование формы строгой отчётности» (поле 5);
• «Код формы» (поле 6).

Столбцы таблицы:

• «Дата» (столбец 1);
• «От кого получено (кому отпущено)» (столбец 2);
• «Основание» (столбец 3);
• «Приход» (столбец 4);
• «Расход» (столбец 5);
• «Остаток» (столбец 6).

Оформление шапки документа

1. В строке 1 необходимо указать полное наименование компании в соответствии с её уставом. Для индивидуального предпринимателя указываются фамилия и инициалы согласно паспорту, например: «Индивидуальный предприниматель Васильев М.Н.»
2. В строку 2 заносится название структурного подразделения. Если фирма не имеет таковых, можно поставить прочерк или просто не писать эту строку.
3. В полях 1 и 2 указываются соответственно даты начала и завершения ведения книги.
4. В поле 3 нужно вписать соответствующий код, а если он не был присвоен, то просто поставить прочерк.
5. Поле 4 необходимо заполнять только для тех фирм, которые ведут бухучёт.
6. В поле 5 указывается название БСО (например, квитанция или путёвка).
7. В поле 6 записывается соответствующий код, который присутствует на самих бланках БСО. Если его нет, можно поставить прочерк.

Заполнение таблицы

1. В столбец 1 заносятся даты проводимых с БСО операций: получения, выдачи или списания.
2. В столбце 2 указывается название организации, печатавшей бланки (при получении) или Ф. И. О. МОЛ (материально ответственного лица), кому они выдаются (при выдаче).
3. В столбце 3 нужно указать документ (его название, дату и номер), на основании которого производится приёмка или выдача БСО.
4. Столбец 4 заполняется каждый раз после получения новой партии напечатанных БСО из типографии. Нужно указать: общее количество принятых бланков, их серию и номера первого и заключительного документов в серии. Работник, в чьи обязанности входит хранение принадлежащих компании БСО и ведение книги, подтверждает получение бланков своей подписью.
5. Аналогично при выдаче БСО сотруднику фиксируется их количество, серия, номера первого и заключительного бланка в столбце 5. Тогда подпись ставит принимающий сотрудник.
6. В столбце 6 указывается число бланков, находящихся в организации или у ИП после каждой операции.

Образцы заполненной книги учёта БСО для организации и ИП

Для наглядности при заполнении книги можно пользоваться готовыми образцами, представленными ниже.

Инвентаризация и списание БСО

Инвентаризация бланков строгой отчётности совпадает по времени с инвентаризацией кассы. При этом проверяется, все ли находящиеся в бухгалтерии организации или у ИП корешки или копии БСО отражены в Книге учёта и нет ли потерянных бланков. Для проведения этой процедуры создаётся специальная комиссия. Результаты проверки фиксируются в форме ИВН-16, заполнять которую нужно в двух экземплярах.

Списание БСО производится после окончания нормативного срока их хранения, который составляет 5 лет. При этом членами специально созданной комиссии составляется Акт о списании БСО. В нём учитываются не только корешки и копии бланков, переданных клиентам, но и испорченные экземпляры. Неиспользованные бланки, потерявшие актуальность (например, при изменении реквизитов организации или ИП), можно списывать и уничтожать в любое время, при этом также составляется акт.

При использовании организацией или ИП бланков строгой отчётности нужно уделить максимум внимания их учёту, регулярно проводить инвентаризацию и правильно заполнять книгу учёта БСО. Информация обо всех бланках, прошедших через фирму, должна быть отражена в книге или автоматизированной системе. Грамотное ведение учёта БСО поможет обезопасить компанию от претензий со стороны налоговых органов.

Предприниматели и организации, которые продают товары или оказывают услуги населению, принимая к оплате наличные деньги или банковские карты, обязаны осуществлять расчеты только через кассовый аппарат. Все случаи, когда кассовый аппарат допускается не использовать, специально перечислены в законе.

Одним из таких случаев является оказание услуг населению. В такой ситуации как индивидуальный предприниматель, так и организация имеет право (а иногда и обязаны) использовать БСО. Часть этих бланков имеет утвержденные формы, а в остальных случаях организация может разработать собственную форму БСО , используя обязательные реквизиты.

Помимо обязательных реквизитов, которые должен содержать бланк, основным требованием к ним является их изготовление типографским способом, с использованием специального оборудования, обеспечивающего непрерывную нумерацию бланков. Приобретая такие бланки (типовой или самостоятельно разработанной формы), организация или предприниматель обязаны обеспечить их учет, для чего используется книга учета БСО.

Что это такое?

Многие предприниматели ищут форму книги учета БСО, но на сегодняшний день утвержденной и единственно правильной формы такой книги не существует. Есть книги, отпечатанные типографским способом, но
они не всегда имеются в продаже и не всегда будут удобны любой организации. Поэтому в качестве книги учета можно использовать любую «амбарную книгу» и даже обычную школьную тетрадь.

Журнал учета бланков строгой отчетности позволяет задокументировать поступление и использование бланков, относящихся к строгой отчетности. Обычно на левой стороне книги отмечают поступление бланков, которые закупаются в типографии, указывая при этом их номера. А на правой стороне по мере использования бланков их списывают.

Причиной списания бланков, помимо их использования, может быть порча, о чем также делается соответствующая запись. Возможно также списание неиспользованных бланков, которые по какой-либо причине не будут дальше использоваться.

Таким образом, проверив книгу учета БСО, контролирующая организация может установить «судьбу» каждого конкретного бланка.

Кто заполняет книгу учета БСО и сколько хранится?

Порядок оформления и ведения книги учета должен быть утвержден локальным актом организации или предпринимателя. В этом документе должно быть названо конкретное должностное лицо, которое принимает на себя ответственность за получение, надлежащее хранение, учет и выдачу для использования в организации бланков строгой отчетности. С этим должностным лицом заключают договор о полной материальной ответственности. Именно это должностное лицо и делает записи в книге учета по мере поступления и выбытия бланков.

Срок хранения книги учета законодательно нигде не зафиксирован. Однако из срока хранения корешков, испорченных и списанных бланков, который составляет 5 лет, можно сделать вывод, что книга учета должна храниться, соответственно, не меньше, чем последние бланки, записи о которых в ней содержатся.

Таким образом, в приказе об учете и использовании бланков можно установить срок хранения книги учета как 5 лет со дня последней записи в ней. После этого срока книга вместе с корешками и испорченными и списанными бланками подлежит уничтожению. Кроме того, уничтожение книги возможно не ранее месяца после последней инвентаризации.

Как заполнить?

Заполнение книги, предназначенной для учета БСО, часто вызывает трудности именно потому, что типовой ее формы не существует. Закон содержит только наиболее общие требования. Так в Положении №359, регламентирующем правила ведения расчетов без использования кассовой техники, написано, что книга учета должна быть прошита и полностью пронумерована, каждый лист должен быть подписан руководителем (предпринимателем) и главным бухгалтером и иметь оттиск печати организации (предпринимателя).

Что касается ведения записей в книге учета, то они могут выполнять в достаточно свободной форме. При поступлении бланков выполняется запись, которая должна содержать сведения об организации, откуда поступили бланки, дату, а также в обязательном порядке, номера поступивших бланков. Если бланки (как это бывает чаще всего) скреплены в книжки, то достаточно записать номер первого и последнего бланка в блоке.

В книге учета совершенно не обязательно делать записи о каждом блоке, выданном покупателю. Обычно бланки выдаются лицу, ведущему непосредственный расчет с населением в количестве, достаточном для работы в течение определенного периода. Если это отдельные бланки, то можно выдавать и каждый день, если скрепленный блок, то выдается целый блок. При этом опять же фиксируется дата, номера выданных бланков, обязательны подписи лица, ответственного за правильное ведение книги учета, и лица, получившего бланки.

Далее бланки могут либо использоваться по прямому назначению, тогда ответственное лицо сдает заполненные корешки. Бланки могут быть испорчены. В таком случае в книге учета делается соответствующая запись с указание причины и номера испорченного бланка, а сам испорченный бланк также должен сохраняться.

Иногда возникает вопрос, что делать предпринимателю, который работает один, каким образом вести книгу учета? Кто и кому будет выдавать бланки? Чаще всего советуют все равно иметь две графы, для выдавшего и для получившего БСО, в которых предприниматель расписывается сам. Таким образом, об выдает БСО сам себе, но при этом не нарушается порядок учета и можно наглядно увидеть все операции по движению БСО.

Инвентаризация

Инвентаризация БСО осуществляется одновременно с инвентаризацией наличности в кассе в предусмотренные законом сроки, которые составляют не реже одного раза в год, перед подготовкой годовой отчетности. Также инвентаризация может быть назначена приказом руководителя с различными целями и в сроки, им определенные. Обязательным является проведение инвентаризации при смене лиц, несущих материальную ответственность.

В процессе инвентаризации производится сверка записей в книге учета и номеров использованных и испорченных бланков.

Таким образом, книга учета БСО – важный инструмент учета и контроля движения бланков, относящихся к строгой отчетности. Ее правильное ведение позволяет с честью выдержать любую внешнюю проверку и поддерживать дисциплину внутри организации.

Приглашаем посмотреть видео, в котором рассматривается, что такое БСО и правила их учета.

Задают много вопросов, касающихся учета бланков строгой отчетности (БСО). В частности, бухгалтеров интересует, где нужно регистрировать бланки, как организовать их учет и какие создать проводки. Мы подготовили статью, которая поможет прояснить сложные моменты, связанные с созданием и учетом БСО.

Вводная часть

Бланки строгой отчетности нужны компаниям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению и пользуются правом не применять контрольно-кассовую технику. Такое право предоставлено им пунктом 2 статьи 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ*.

Получив деньги за услугу, организация или предприниматель вместо кассового чека выдает покупателю другой документ, подтверждающий оплату — к примеру, квитанцию, билет или талон. Эти документы оформляются на бланках строгой отчетности, которые приравнены к кассовым чекам. Правила создания, учета, хранения и уничтожения БСО приведены в Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее — Положение).

Форма бланка строгой отчетности

Существуют БСО, форму которых разрабатывают органы исполнительной власти. Это некоторые отраслевые бланки, например, железнодорожный билет и экскурсионная путевка (утверждены Минтрансом России и Министерством культуры соответственно).

Но в большинстве случаев компании и предприниматели могут изобретать свои собственные формы бланков. Главное, чтобы эти формы содержали все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 3 Положения: наименование, шестизначный номер и серию, вид и стоимость услуги, ИНН организации или предпринимателя и проч. Не возбраняется позаимствовать форму, разработанную другим налогоплательщиком. Об этом сообщило УФНС России по г. Москве в письме от 01.03.10 № 17-15/020721 .

Регистрировать выбранный вариант бланка в государственных органах, в том числе в Министерстве финансов, не нужно. Такова официальная точка зрения Минфина России, изложенная в письме от 29.01.13 № 03-01-15/1-14 (см. « »). Достаточно утвердить форму БСО в своей учетной политике.

Где можно распечатывать БСО

Печатать бланки строгой отчетности можно одним из двух способов: либо в типографии, наделенной правом выпускать БСО, либо своими силами при помощи автоматизированной системы. В качестве такой системы подойдет контрольно-кассовый аппарат, прошедший специальную доработку. Причем в отличие от обычной кассовой техники, которая печатает традиционные чеки, машину для изготовления БСО в налоговой инспекции регистрировать не надо. Это подтвердила ФНС России в письме от 24.08.12 № АС-4-2/14038 (см. « »).

Что же касается обычного компьютера с принтером, то он для печати бланков строгой отчетности не подходит. Подобную точку зрения неоднократно высказывали чиновники Минфина России — в частности, в письме от 25.11.10 № 03-01-15/8-250 (см. « »).

Документы для учета бланков строгой отчетности

Если бланки изготовлены в типографии

Учет бланков, изготовленных типографским способом, нужно организовать следующим образом. Поступление фиксировать в акте приемки, а дальнейшее движение отражать в книге учета бланков строгой отчетности.

В пункте 13 Положения говорится, что учет в книге надо вести по наименованиям, сериям и номерам бланков. Листы книги должны быть подписаны руководителем и главбухом (либо ИП), пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Форма книги учета БСО для коммерческих организаций законодательно не утверждена. Поэтому, как сообщили чиновники финансового ведомства в письме от 31.08.10 № 03-01-15/7-198, компании и предприниматели вправе разработать свой вариант книги (см. « »).

Как правило, в книгу учета БСО включаются графы, где отражается дата поступления бланков, количество поступивших бланков, лицо, передавшее бланки, и реквизиты соответствующего документа. Аналогичные графы предусмотрены для бланков, переданных для использования. Кроме того, в книге выводится текущий остаток по каждому наименованию, серии и номеру БСО. Данный остаток должен подтверждаться актом инвентаризации бланков строгой отчетности. Она проводится в те же сроки, что и инвентаризация наличных денег в кассе (п. 17 Положения).

Далее, в момент приема денег у клиента, работник компании или предприниматель заполняет БСО и указывает в нем полученную сумму. Основную часть заполненного бланка он передает клиенту, а отрывной корешок оставляет себе. Если в форме бланка отрывная часть отсутствует, то клиенту передают оригинал бланка, а себе оставляют копию. Сумма, полученная от клиента, фиксируется в приходном кассовом ордере и отражается в кассовой книге. А корешок (либо копия) БСО служит документом, подтверждающим поступление наличности.

При проверке полноты учета наличной выручки налоговики пересчитают корешки (либо копии) выписанных БСО и убедятся, что их количество совпадает с тем, что зафиксировано в книге учета бланков строгой отчетности. Затем инспекторы сложат суммы, указанные в корешках (или копиях) использованных БСО и сравнят с величиной наличной выручки, проведенной по кассе. Если эти показатели не совпадут, налоговики заподозрят нарушение и потребуют объяснений.

Если бланки изготовлены своими силами

В случае, когда бланки строгой отчетности печатаются посредством автоматизированной системы (в частности, созданной на базе ККТ), учет осуществляет эта система. То есть она фиксирует и сохраняет данные обо всех выпущенных БСО, их номерах и сериях. По этой причине книгу учета бланков вести не нужно.

Во время проверки инспекторы потребуют предоставить информацию о выпущенных бланках, которая хранится в автоматизированной системе. А налогоплательщик, в свою очередь, обязан ее предоставить (п. 12 Положения).

Бухгалтерский и налоговый учет БСО

Проводки, которые следует создать при поступлении и списании БСО, а также способ налогового учета зависят от дальнейшей судьбы бланков. Здесь возможны два варианта. Первый подразумевает, что бланки будут использованы компанией или предпринимателем. При втором варианте существует вероятность, что часть незаполненных БСО может быть реализована.

Бланки, предназначенные для собственного использования

В подавляющем большинстве случаев организации и предприниматели приобретают и создают БСО исключительно для того, чтобы использовать при расчетах с клиентами. В такой ситуации стоимость «типографских» бланков можно сразу списать на счет 20 «Основное производство» или на счет 44 «Расходы на продажу». Если же бланки изготовлены своими силами, то расходные материалы (бумага, чернила и проч.), а также амортизация ОС (например, ККТ, печатающего бланки) также относится на счета 20 или 44.

Помимо этого, необходимо организовать учет бланков на забалансовом счете 006. Здесь БСО отражаются в условной оценке, к примеру, по закупочной стоимости или по сумме, затраченной на создание. Аналитический учет следует вести по видам бланков и по местам хранения.

В налоговом учете стоимость бланков можно включить в текущие расходы в момент приобретения или создания.

Бланки, предназначенные для перепродажи

Если в момент приобретения или создания БСО бухгалтер не уверен, будут бланки использованы или проданы, то отразить их лучше на счете 10 «Материалы».

Потом, в случае реализации бланков, их следует сначала перевести на счет 41 «Товары», а затем отразить продажу проводками:

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 91 - выручка от реализации БСО;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 68 - НДС, начисленный при реализации БСО;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 41 - закупочная стоимость (либо стоимость создания) реализованных БСО

Помимо этого, нужно вести учет на забалансовом счете 006 по видам бланков и по местам хранения.

В налоговом учете стоимость реализованных бланков строгой отчетности следует списать на расходы в момент продажи.

* Название закона — «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

А.С. Колосовская, налоговый консультант

Как правильно работать с бланками строгой отчетности

Порядок оформления, хранения, уничтожения БСО и отражения операций с ними в учете

Как известно, организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, вправе вместо чеков ККТ выдавать заказчикам бланки строгой отчетности (БСО)п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон о ККТ) .

В этой статье мы рассмотрим, как правильно работать с такими бланками с момента их приобретения и до уничтожения, а также как отражать движение БСО в бухгалтерском и налоговом учете.

Форма бланка зависит от вида услуг

Для того чтобы определить, какой бланк вам надо использовать, необходимо проверить, нет ли для вашего вида услуг действующей утвержденной формы. Если такая форма есть, то надо использовать именно ее, а если нет - вам придется разработать форму бланка самостоятельнопп. 3, 5, 7 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее - Положение), . Напомним, что принадлежность вида деятельности к услугам населению определяется по Общероссийскому классификатору таких услуг (ОКУН)Общероссийский классификатор услуг населению ОК 002-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 28.06.93 № 163 .

Формы БСО, утвержденные «сверху»

Для отдельных видов услуг формы БСО могут быть разработаны и утверждены каким-либо федеральным органом властипп. 5-7 Положения . Например, Минтранс вправе устанавливать формы авиабилета и иных документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, грузовп. 4 ст. 105 Воздушного кодекса РФ ; подп. 5.2.3 п. 5 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.2004 № 395 ; Приказ Минтранса России от 18.05.2010 № 116 .

В настоящее время действуют следующие утвержденные Минфином БСОп. 3 Положения... утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 (утратило силу) :

• квитанция на получение страховой премии (взноса)утв. Приказом Минфина России от 17.05.2006 № 80н ;
• квитанция на оплату услуг газификации и газоснабженияутв. Приказом Минфина России от 09.02.2007 № 14н ;
• туристская путевкаутв. Приказом Минфина России от 09.07.2007 № 60н ;
• залоговый билет и сохранная квитанцияутв. Приказом Минфина России от 14.01.2008 № 3н ;
• квитанция на оплату ветеринарных услугутв. Приказом Минфина России от 09.04.2008 № 39н .

Теперь о том, как использовать старые БСО, утвержденные еще до вступления в силу действующего сейчас Положения о наличных расчетах без ККТ :

• БСО, утвержденные Минфином в период действия старого Положения о наличных расчетах без ККТ (с 12.04.2005 по 20.05.2008), должны использовать все, кто оказывает виды услуг, для которых были разработаны эти бланкип. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 ; п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 (утратило силу) ;
• БСО, утвержденные до 12.04.2005, можно было применять только до 01.12.2008п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 ; Письмо Минфина России от 09.06.2009 № 03-01-15/6-291 . Хотя и сейчас еще встречаются организации, применяющие такие устаревшие формы БСО. Например, есть гостиницы, выдающие своим постояльцам при получении от них оплаты счета по форме № 3-ГПриказ Минфина России от 13.12.93 № 121 . Однако Минфин разъясняет, что такая форма бланка в качестве документа строгой отчетности использоваться уже не можетПисьма Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400 , от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11 .
  В результате тех, кто продолжает пользоваться устаревшими БСО, налоговики штрафуют по ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ. Однако при этом они упускают из виду то, что в старых бланках обычно есть все необходимые реквизиты. Поэтому в большинстве случаев суды штраф отменяют, объясняя, что единственное требование к бланку - наличие в нем обязательных реквизитовПостановления ФАС ВВО от 10.06.2009 № А39-649/2009 ; ФАС ДВО от 25.03.2009 № Ф03-997/2009 ; ФАС МО от 07.07.2009 № КА-А41/5848-09 ; ФАС СЗО от 19.10.2009 № А44-1605/2009 ; ФАС ЦО от 04.08.2009 № А62-2237/2009 . Правда, есть и судебное решение в пользу налоговиковПостановление ФАС ДВО от 03.06.2009 № Ф03-2286/2009 . Впрочем, признав, что правонарушение было, суд все же освободил исполнителя услуг от ответственности из-за малозначительности содеянногост. 2.9 КоАП РФ ;
• старые БСО также можно использовать, если орган власти, наделенный правом утверждать формы БСО, пока еще их не разработалп. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 .

Формы БСО, разработанные самостоятельно

Если вы выяснили, что обязательной формы БСО для ваших услуг нет (а в большинстве случаев это именно так), то с мая 2008 г. у вас есть право самостоятельно разработать форму БСОИнформационное письмо Минфина России от 22.08.2008 . Важно лишь включить в БСО все обязательные реквизиты, перечисленные в Положениип. 3 Положения . То есть меньше, чем указано, реквизитов быть не может, а вот добавлять дополнительные реквизиты в БСО можноподп. «к» п. 3 Положения . Однако особенно усердствовать с дополнительными реквизитами все же не стоит. Ведь даже если вы, заполнив все обязательные реквизиты, не заполните дополнительно введенный вами реквизит, то суд теоретически может приравнять это к невыдаче БСО и вас оштрафуют за неприменение ККТст. 14.5 КоАП РФ .

Компоновка реквизитов в бланке также отдана на откуп исполнителям услуг.

Если для ваших услуг нет обязательной формы БСО, разработайте ее сами с соблюдением требований Положения и утвердите приказом по организации. За образец можно взять старую форму БСО, убрав оттуда ссылки на реквизиты нормативного документа, утвердившего форму бланка, и код ОКУД. Этим вы избавите себя от лишних судебных споров о правомерности использования старых форм БСО.

И еще одно общее для всех бланков требование: форма должна обеспечивать одновременное заполнение копии бланка либо иметь отрывную частьп. 8 Положения .

Обязательные реквизиты БСОп. 3 Положения :

• наименование документа, его шестизначный номер и серия;
• наименование и организационно-правовая форма - для организации или ф. и. о. - для предпринимателя;
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа организации, а если такового нет - иного органа или лица, которые имеют право действовать от имени организации;
• ИНН организации или предпринимателя, выдавших документ;
• вид и стоимость услуги;
• размер оплаты;
• даты расчета и составления документа;
• должность, ф. и. о. лица, ответственного за совершение операции, его личная подпись, печать организации или предпринимателя.

Кроме случаев, когда:

• <или> орган власти, разработавший бланк, установил и особый порядок его заполненияподп. «а» п. 8 Положения ;
• <или> все реквизиты БСО заполнены типографским способом при его изготовленииподп. «б» п. 8 Положения ;
• <или> все реквизиты БСО заполнены в электронном видеподп. «в» п. 8 Положения .

А может ли приходный кассовый ордер (ПКО)унифицированная форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 заменить БСО?

ПКО и квитанцию к нему можно использовать в качестве БСО, если они изготовлены в типографии и в них есть все реквизиты, обязательные для БСО. Так же считают и многие судысм., например, Постановления ФАС ЗСО от 05.11.2009 № А45-10533/2009 ; ФАС ПО от 08.10.2009 № А65-12792/2009 . Правда, наличие судебных споров показывает, что подобные действия одобрения у налоговых органов не вызывают. Есть и судебное решение не в пользу организацииПостановление ФАС СЗО от 03.09.2009 № А21-1389/2009 .

К тому же если приходные кассовые ордера у вас будут не просто первичными кассовыми документами, а еще и БСО, то оформлять, хранить и учитывать их придется так же, как и бланки строгой отчетности. Так что безопаснее все-таки самостоятельно разработать бланк и пользоваться именно им.

Как можно изготовить БСО

Бланки строгой отчетности надо изготавливатьп. 4 Положения :

• <или> типографским способом;
• <или> с использованием автоматизированных систем.

В типографиях БСО печатались и раньше. Напомним только, что на типографском БСО должны быть дополнительно указаны сведения об изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер и год выполнения заказа, тираж)п. 4 Положения , п. 9 Положения .

А что же такое автоматизированная система? Вообще-то давать разъяснения по этому вопросу - компетенция МинпромторгаПисьма Минфина России от 03.08.2010 № 03-01-15/6-170 , от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43 , от 06.03.2009 № 03-01-15/2-96 . Он же пока никаких разъяснений не выпускал.

Положением установлены лишь требования к автоматизированной системе, согласно которым она должнап. 11 Положения :

• иметь защиту от несанкционированного доступа;
• идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком не менее 5 лет;
• сохранять уникальный номер и серию бланка.

При этом контролирующие органы считают, что обычный компьютер для изготовления БСО не подходит. Причина - он не обеспечивает защиту, фиксацию и хранение сведений о бланке. По мнению Минфина и налоговых органов, автоматизированная система должна отвечать требованиям, предъявляемым к кассовой техникеПисьма Минфина России от 25.11.2010 № 03-01-15/8-250 , от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43 ; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 № 17-15/126038 .

Так что по-прежнему этот вопрос остается открытым.

Покупаем, храним и уничтожаем БСО

Внимание

Испорченный бланк нельзя просто выбросить. Его нужно перечеркнуть и приложить к книге учета бланковп. 10 Положения .

Сначала вам нужно выбрать ответственного за БСО работника. С таким работником необходимо заключить договор о полной материальной ответственностист. 244 ТК РФ ; п. 14 Положения . Он будет получать БСО, учитывать их в специальной книге, отвечать за их сохранность, заполнять их сам или выдавать тем работникам, которые получают в оплату услуг наличные деньги. Принимать купленные бланки ответственный работник должен в присутствии созданной по приказу руководителя комиссии, сверяя количество бланков, серии и номера с данными в накладной типографии. По результатам приемки комиссия оформляет акт приема бланков в произвольной форме, и ответственный работник фиксирует их приход в книге учета БСОпп. 13, 15 Положения . А передавая бланки работнику, который будет непосредственно рассчитываться с клиентами, ответственный за бланки указывает в книге учета БСО расход и остаток бланков.

Сразу скажем, что если вы выдали БСО сразу после оказания услуги и выручка попала в кассовую книгу за этот день, то только за отсутствие книги учета БСО и актов об их приеме и уничтожении к административной ответственности вас привлечь никто не сможетст. 14.5 , ст. 15.1 КоАП РФ . А поскольку акты и книга учета БСО - это не первичные документы и не учетные регистры, оштрафовать вас по ст. 120 НК РФ у налоговых органов тоже не получится.

Однако не стоит по этой причине отказываться от составления книги и акта об уничтожении БСО. Ведь в их оформлении в первую очередь заинтересована сама организация. Вам же нужно контролировать количество бланков, которые находятся у работников. А услуга - это не товар, и инвентаризацией мало что можно выявить. Тогда как по книге учета БСО сразу видно, что вы, например, передали работнику, принимающему от заказчиков деньги за услуги, 100 бланков, а вернулись к вам только 80. Значит, работнику придется объяснить, куда он дел остальные 20 бланков. По нашему мнению, чем действительно можно пренебречь, так это актом приема бланков - для приемки БСО вполне достаточно книги учета и накладной на бланки, выписанной типографией.

Унифицированной формы книги учета БСО нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно, а можно взять форму из Указаний ГМЭКприложение № 6 к Указаниям по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности (приложение № 2 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001) или воспользоваться формой книги, утвержденной Минфином для бюджетниковПриказ Минфина России от 23.09.2005 № 123н . Ее листы нужно пронумеровать, прошнуровать, проставить подписи руководителя и главного бухгалтера и скрепить печатью организациип. 13 Положения .

Предупреждаем работника

Заполнение не всех реквизитов БСО приравнивается к его невыдаче, что приведет к наложению штрафа за неприменение ККТст. 14.5 КоАП РФ ; п. 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16 ; п. 3 Положения ; Постановления ФАС ДВО от 28.02.2007 № Ф03-А51/07-2/123 ; ФАС СКО от 29.04.2009 № А32-18480/2008-56/286-13АЖ :

• на организацию - от 30 000 до 40 000 руб.;
• на работника, в чьи должностные обязанности входит выдача БСО, - от 1500 до 2000 руб.

К порядку хранения БСО сложных требований нет - достаточно, если вы будете хранить бланки в сейфе, который в конце каждого рабочего дня надо опечатыватьп. 16 Положения . Кроме того, инвентаризацию бланков необходимо проводить одновременно с инвентаризацией наличных в кассеп. 17 Положения ; пп. 3.39, 3.40, 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 ; пп. 37, 38 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 .

Копии и корешки использованных и испорченных бланков, упакованные в опечатанные мешки, надо хранить не меньше 5 лет со дня окончания года, в котором они были использованы. Когда закончится этот срок и пройдет месяц со дня последней инвентаризации БСО, их можно будет уничтожить, создав комиссию и составив акт об уничтожении бланковп. 19 Положения , п. 1.4 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 . Форму такого акта вы можете разработать самостоятельно или взять форму акта, разработанную для бюджетниковприложение № 2 к Инструкции по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н .

Учитываем БСО

В бухгалтерском учете БСО отражают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценкеПлан счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н . Проще оценить БСО в сумме фактических затрат на их изготовление.

Раньше ГМЭК рекомендовала купленные БСО сначала учитывать на счете 10 «Материалы» по их фактической стоимости и по мере использования списывать на затратные счетаУказания по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности (приложение № 2 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001) . Однако это, во-первых, усложняло учет. А во-вторых, вообще противоречило назначению счета 10, поскольку никакой ценности БСО сами по себе не имеют, и поэтому вряд ли их можно назвать материально-производственными запасами. По этим причинам счет 10 для учета БСО использовать неправильно. Обычно стоимость бланков сразу при их оприходовании включают в затраты проводкой: дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 «Расходы на продажу») и кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Либо канцелярских расходовподп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ; Письмо Минфина России от 17.05.2005 № 03-03-02-04/1/123 .

Пример. Учет бланков строгой отчетности

/ условие / ООО «Артель» ремонтирует обувь по заказам физических лиц (бытовые услуги населению).

01.08.2010 бухгалтер-кассир В.Л. Орионова получила из типографии (по накладной от 01.08.2010 № 509) 1000 квитанций (БСО), по которым общество принимает наличную выручку.

Стоимость услуг типографии - 1062 руб. (в том числе НДС 162 руб.). Серия бланков ЛХ, номера от 000001 по 001000.

На следующий день, 02.08.2010, 70 бланков переданы обувщику А.В. Меркурьеву, оказывающему услуги по ремонту обуви и принимающему оплату от заказчиков. Право обувщика получать бланки строгой отчетности в бухгалтерии предусмотрено приказом руководителя ООО от 11.01.2010 № 5. 02.08.2010 обувщик сдал пять копий квитанций на оплату услуг по ремонту обуви. Помимо этого, две квитанции обувщик испортил и также сдал их в бухгалтерию.

/ решение / Для забалансового счета 006 организация открыла субсчета: 006-1 «Бланки квитанций в бухгалтерии», 006-2 «Бланки квитанций у исполнителя». Забалансовый учет БСО ведется в сумме фактических затрат. Стоимость 1 бланка - 0,9 руб.
((1062 руб. - 162 руб.) / 1000 шт.).

Прием бланков из типографии и их выдачу обувщику В.Л. Орионова отразила в книге учета БСО. Также к книге она приложила испорченные бланки.

Книга учета бланков квитанций на оказание услуг по ремонту на 2010 год

Давайте посмотрим, какие записи нужно сделать бухгалтеру ООО «Артель», чтобы отразить операции в бухгалтерском учете.

Не забывайте, что даже если вы применяете ЕНВД по бытовым услугам населению и не используете при этом ККТ, то вам необходимо применять БСОпп. 2, 2.1 ст. 2 Закона о ККТ . Иначе налоговики могут вас оштрафовать так же, как за неприменение кассового аппаратаст. 14.5 КоАП РФ .

Если организация или ИП оказывает услуги населению, в этом случае они могут не применять до 1 июля 2019 года , а взамен этого при наличных расчетах оформляются бланки строгой отчетности. А поскольку БСО - это бланки с номерами, поэтому необходимо организовать учет таких бланков.

Почему нужно вести учет бланков строгой отчетности БСО?

Штрафы за нарушения учета бланков строгой отчетности БСО

В случае если книга учета бланков строгой отчетности не ведется совсем или ведется с нарушениями, то при проверке фирме или индивидуальному предпринимателю может грозить как налоговая, так и административная ответственность за нарушение порядка учета и сроков хранения бланков строгой отчетности ( , ст. 2.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Налоговая инспекция может применить Налогового кодекса РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Штраф по этой статье составляет от 10 000 до 30 000 руб.

Кроме того, по представлению налоговой инспекции суд может применить к сотруднику фирмы, ответственному за хранение документов, или к руководителю фирмы или индивидуальному предпринимателю административную ответственность в виде штрафа на сумму от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения документов ().

Поступление БСО

Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем ( , утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359).

Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:

• форму книги по учету документов строгой отчетности ОКУД 0504819;
• форму книги учета бланков строгой отчетности ОКУД 0504045.

Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.

Примечание : Пункт 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359, и письма Минфина от 31.08.2010 № 03-01-15/7-198.

Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:

• автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет ;
• при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Примечание : Пункт 11 Положения постановления № 359.

Поступление БСО оформите в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме, утвержденной протоколом ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001. Акт должен быть утвержден руководителем организации и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии по приемке БСО закрепите приказом руководителя организации.

Примечание : Пункт 15 Положения

Хранение и уничтожение БСО

Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются.

Примечание : Пункты 14 и 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но обязательно после истечения месяца со дня последней инвентаризации копии использованных бланков уничтожьте на основании акта. Его составляет комиссия, которую назначает руководитель организации приказом. Уничтожение в зависимости от количества документов можно провести несколькими способами:

1. 
   ИП на ЕНВД при оказании услуг населению обязан выдать БСО или кассовый чек. Правила выдачи документов, которые можно выдать вместо кассового чека