Ведомость на выдачу зарплаты служащим — платежный ордер строгой отчетности. Существуют разные варианты оформления подобной документации. Наиболее правильный из них — стандартная форма Т-53, которая утверждена . Данная форма делает возможным выплачивать зарплату значительному числу сотрудников, сократив объем текущей документации.
Как заполнять платежную ведомость на выдачу заработной платы?
Квитанция составляется работниками бухгалтерии в программе 1С. Форма заполняется в единственном экземпляре. Ответственность за точность заполнения и достоверность сведений лежит на главном бухгалтере организации.
Первичный платежный документ может содержать один или несколько листов — в зависимости от количества сотрудников, которым предстоит осуществить выплаты. Первый лист обязательно должен содержать исходные данные об организации:
- Полное наименование;
- Подразделение;
- Код ОКПО — общероссийского классификатора предприятий и организаций;
- Номер корреспондирующего счета.
Кроме того, на основной странице нужно проставить сроки действия формы, дату ее составления и итоговую сумму документа.
Ниже располагается реестр с данными работников:
- Порядковый номер служащего;
- Его ФИО;
- Индивидуальный табельный №;
- Наименование должности;
- Сумма выплачиваемых средств.
Заполненную форму необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале и передать в кассу предприятия, где старший кассир проверяет правильность введенных данных и принимает документ к оплате. Никаких исправлений в нем быть не должно.
Срок выдачи заработной платы по платежной ведомости
В соответствии с Трудовым Кодексом России, работодатель вправе устанавливать сроки выплаты зарплаты путем издания внутренних приказов по предприятию, коллективных договоров и т.д. Однако, устанавливает и ограничения. Зарплата должна выплачиваться не позднее, чем через пятнадцать дней после окончания расчетного периода. Причем Закон о труде обязывает руководителей устанавливать конкретные даты выплаты. Это значит, что они должны осуществляться регулярно в одно и то же число месяца. Сама же квитанция действительна не дольше пяти рабочих дней.
Длительность хранения ведомости на выдачу заработной платы
Распечатанный или заполненный вручную документ на выплату зарплаты подлежит обязательной регистрации в специально предназначенном журнале. Он должен вестись на каждом предприятии независимо от того, сколько сотрудников числится в штатном расписании.
Журнал регистрации платежных бланков заполняется в течении календарного года. То есть, каждый год необходимо заводить новый. Журналы должны храниться в бухгалтерии на протяжении пяти лет.
Для предприятий и предпринимателей, перешедших на выплату заработной платы посредством банковских карт, ведомость формы Т-53 неактуальна: она ведется только в случае простых выплат через кассу организации.
Кто подписывает ведомость начисления заработной платы?
После заполнения, она обязательно подлежит сверке на соответствие сумм с расчетными документами. За этот процесс лежит ответственность непосредственно на главном бухгалтере предприятия. Он же первым и подписывает форму.
В случае отсутствия такового по объективным причинам документ подписывает один из его заместителей или иное доверенное лицо, которое обладает правом подписи финансовой документации учреждения.
В процессе выплаты зарплаты каждый работник расписывается напротив своей фамилии, удостоверяя тем самым факт получения указанной в ведомости суммы.
По окончании оплаты составляется расходный ордер, а форма Т-53 заверяется старшим кассиром. Обозначается фактически выплаченная общая сумма цифрами и прописью. Если кому-либо из сотрудников заработная плата в трехдневный срок выплачена не была, напротив его фамилии ставится пометка “депонировано” и суммы реальных выплат подсчитываются без учета заработка данного работника.
Утерянные платежные документы влекут за собой тяжелые последствия при проверке, вплоть до уголовного наказания. Документ в итоге передается в бухгалтерию, где его заверяет главный бухгалтер.
Образец платежной ведомости на выдачу заработной платы
Платежная ведомость призвана отражать суммы, выплачиваемые сотрудникам в виде зарплаты. Это касается только выплат наличными. На предприятиях, пользующихся услугами банков, используются иные формы документации.
Бланки разрабатываются индивидуально на каждом предприятии с учетом локальных актов. При этом существует единый образец, на который необходимо ориентироваться при составлении платежек.
Графа №6 “Примечания” включена для того, чтобы была возможность указать номер документа. Это необходимо в тех случаях, когда вместо работника наличные получает иное лицо по доверенности.
Выписка из ведомости о начислении заработной платы
Выпиской из платежной ведомости является расчетный листок, выдаваемый работнику ежемесячно и бесплатно. Статья 136 ТК РФ обязует каждого работодателя своевременно информировать своих сотрудников о размере начисленных и удержанных сумм за соответствующий период в письменной форме.
Информация, содержащаяся в расчетном листке, включает в себя:
- Подробные расчеты произведенных сотруднику начислений;
- Основания и суммы удержаний;
- Информацию об имеющейся задолженности предприятия перед работником;
- Пенсионные отчисления;
- Общая сумма к выплате.
Платёжная ведомость – это способ оформления наличных выплат в кассе предприятия при расчётах с работниками. При этом само начисление производится путём составления расчётной ведомости, которая, в свою очередь, тесно связана с формой платежной ведомости. Например, для начисления зарплаты могут использоваться расчётно-платёжные ведомости по форме 49, по табелю формы Т12 и т. д. Что именно следует использовать, определяется на основании особенностей деятельности самого предприятия.
Если расчёт зарплаты производится , тогда её выплата оформляется посредством платёжной ведомости по форме Т-53. Напомним, что можно не использовать два вышеуказанных бланка, если расчёт и выплата ЗП персоналу осуществляются в универсальной . Каждая оформленная платёжная ведомость Т-53 в хронологическом порядке вносится в журнал регистрации платёжных ведомостей.
Заполнение формы Т-53
Наименование организации или ИП. Если зарплата рассчитывается для какого-то конкретного структурного подразделения, то указываем его название, если для целого предприятия – ставится прочерк.
Код по ОКПО. Его можно посмотреть в уведомлении из Росстата.
Корреспондирующий счёт. Ставится счёт 70 – «Расчёты с персоналом по оплате труда».
Строка «В кассу для оплаты в срок». Указывается срок, на который обналичиваются деньги с расчётного счёта организации. По правилам нельзя в кассе хранить наличность сверх установленного лимита, за исключением денежных средств, предназначенных для выдачи заработной платы – их можно хранить 3 дня. Так что в этой строке лучше указать 3-хдневный срок.
Ниже отражается общая сумма зарплаты прописью и цифрами. Рядом свои подписи ставят руководитель организации и главный бухгалтер.
В таблице всё достаточно просто: Фамилия, инициалы, табельный номер сотрудников и сумма денежных средств, которую они должны получить. При получении зарплаты каждый работник обязательно должен расписаться.
Деньги, не полученные сотрудником по какой-либо причине, необходимо сдать в банк, а в графе 5 сделать запись «Депонировано».
Под таблицей указывается общая выплаченная сумма прописью и цифрами, а также депонированная сумма (если ЗП получили не все сотрудники).
Также внизу бланка указываются:
Реквизиты расходного кассового ордера, на основании которого брали деньги из кассы
Ответственное лицо, производившее выплату (ФИО, должность и подпись)
ФИО, подпись бухгалтера, а также дата подписания документа
Платёжная ведомость: образец заполнения
Каждая организация, в которой есть сотрудники, обязана не реже двух раз в месяц выплачивать заработную плату. Документом, подтверждающим факт выдачи заработной платы, является платежка.
Платежная ведомость
Это первичный бухгалтерский документ, имеющий унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата в 2004 году. С помощью одной платежки можно выдать заработную плату, премии, пособия и другие выплаты как одному, так и нескольким сотрудникам сразу. Данный документ составляет отдел бухгалтерии, должен быть подписан руководителем организации или иным, уполномоченным на подпись данного документа, лицом. На основании ведомости в кассе организации работник может получить вознаграждение за труд. Ведомость чаще всего составляется за один календарный месяц.
Правила заполнения платежной ведомости
Как уже говорилось выше, платежная ведомость имеет строго определенную форму и должна быть заполнена по всем правилам делопроизводства и правилам, закрепленным в законодательстве.
Данные, обязательные для заполнения
полное название организации, перечисляющей заработную плату своему работнику;
код по классификатору предприятий и организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Российской федерации;
Сумма, которую работник получает через кассу предприятия (указывается как в числовом выражении, так и прописью);
номер и дата составления данной платежки;
ФИО работника, получающего доход;
Период времени, за который работник получает выплату;
подпись работника, удостоверяющую факт получения им денежных средств;
фамилия, имя, отчество руководителя организации или лица, уполномоченного подписывать платежные ведомости и его подпись.
После составления бухгалтерией платежной ведомости, она направляется в кассу для проверки правильности заполнения реквизитов и той информации, которая была занесена в документ. В ведомости не допускается наличие грубых или незначительных ошибок, а также наличие исправлений. Если была допущена ошибка, то желательно зачеркнуть неверный символ, написать верную информацию и обозначить исправления фразой «исправленному с ___ на ______ верить», дата исправления и подпись лиц, ответственных за данную ведомость.
Кассир по истечении сроков, установленных ведомостью, обязан выдать все суммы и закрыть ее. Срок выдачи заработной платы устанавливается организацией, но не может превышать пяти рабочих дней. Все денежные средства, не полученные по данной ведомости сотрудниками, депонируются. Депонирование часто возникает, когда сотрудник получает денежные средства в кассе предприятия и, например, по болезни, ввиду отпуска или по другим причинам не смог их получить. В таких случаях денежные средства должны отправляться назад в банк.
Ниже расположен типовой образец и бланк платежной ведомости, вариант которого можно скачать бесплатно.
Выдача заработной платы в учреждении должна быть своевременной и носить прозрачный характер независимо от того, выплачивается ли сумма вознаграждения наличными денежными средствами или безналично.
Документом, подтверждающим корректность начислений и выплат по каждому сотруднику в случае взаиморасчетов с сотрудниками в наличной форме, является ведомость на зарплату, бланк скачать бесплатно можно далее.
Начисление и выплата заработной платы отражается соответствующими бухгалтерскими записями, а документом — основанием таких проводок является зарплатная ведомость (ЗВ). Она составляется бухгалтером по законодательно утвержденным формам:
- платежно-расчетная (унифицированная форма Т-49, Т-51) — указывает расчет и фактические выплаты по каждому работнику, форма Т-49 — для наличных расчетов, Т-51 — для безналичных;
- расчетная (унифицированная форма Т-53) — иллюстрирует расчет ежемесячного вознаграждения по каждому сотруднику.
Бланк на выдачу зарплаты (бланк скачать можно в нашей статье) должен составляться ежемесячно при каждой выплачиваемой в учреждении зарплате в соответствии с нормами и правилами действующего законодательства.
Сам документ состоит из титульного листа, содержательной (табличной) части и раздела, включающего сведения о депонированной зарплате.
В платежно-расчетном документе отражаются сведения об окладах каждого сотрудника, количестве отработанных дней, производимых начислениях и удержаниях. Платежно-расчетная аккумулирует данные, содержащиеся в расчетном и платежном документах. Предлагаем бланк ведомости на выдачу зарплаты скачать бесплатно.
Платежная ведомость, бланк
Расчетная ведомость, бланк
Лицевой счет, бланк
При исчислении зарплаты в учреждениях применяют также унифицированную форму Т-54, она обязательна к применению и закреплена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Он отражает начисленный заработок по каждому отдельно взятому сотруднику за расчетный период (год либо период работы). Лицевая карточка сотрудника — бланк по зарплате каждого работника доступна к скачиванию.
Порядок заполнения
Можно составить как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный расчетный документ в обязательном порядке подписывается ЭЦП. Порядок заполнения регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.
В первую очередь заполняется титульный лист: указываются все организационные реквизиты учреждения (наименование, ИНН/КПП, ОКПО). Также необходимо прописать общую выплачиваемую сумму, указать расчетный период, номер и дату ЗВ. В титульной части ставят свои подписи руководитель и главный бухгалтер.
Табличная часть формируется из следующих информационных данных:
- порядковый номер;
- должность сотрудников;
- табельный номер;
- Ф.И.О.;
- оклад (ставка) по тарифу;
- количество отработанного времени согласно табелю учета рабочего времени;
- удержания и начисления, проводимые по каждому сотруднику;
- колонка для подписи.
В нижних строках указываются итоговые суммы по всем сотрудникам: сколько средств уплачено, а сколько депонировано. Отмечается также, кто произвел выплату зарплаты, фамилия и инициалы ответственного сотрудника — бухгалтера, а также дата проверки платежного документа.
Сроки выдачи денежных средств ограничены — не более пяти рабочих дней. В том случае, если сотрудник не получил заработную плату в указанный срок, сумма депонируется, а в ЗВ ставится соответствующая отметка.
Особенности для бюджетного учреждения
Бюджетные, автономные и казенные учреждения при начислении и выплате (наличными) заработной платы используют специальные формы ЗВ, утвержденные Приказом Минфина № 52н от 30.03.2015:
- 0504401 — расчетно-платежная;
- 0504403 — платежная.
Зарплатные ведомости, применяемые бюджетными учреждениями, формируются на основе табеля учета рабочего времени и составляются аналогично платежно-расчетному документу для ООО, НКО и ИП.
В титульной части приводятся все реквизиты бюджетной организации: наименование, подразделение, ИНН/КПП, коды в соответствии с общероссийскими классификаторами, подписи руководителя и главного бухгалтера, а также единица измерения (валюта).
В табличной части заполняются следующие графы:
- табельный номер;
- должность;
- Ф.И.О.;
- начисления;
- удержания;
- фактический итог;
- подпись.
По факту выдачи ежемесячного вознаграждения прописываются выданная и депонированная суммы. ЗВ бюджетного учреждения подписывают составитель, проверяющий и кассир с указанием должностей и даты подписи. Скачать ведомость по зарплате бесплатно (для БУ) можно на нашем сайте.
