Ведение кассовых операций
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гашение) может производиться только при вводе в эксплуатацию новой машины и инвентаризации, а при крайне важно сти и в случае ремонта денежных счетчиков, - в мастерской только по согласованию с налоговыми органами, с обязательным участием их представителя.
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков, контроль счетчиков до и после их перевода на нули оформляются актом по форме № 26 (приложение 1 к Типовым правилам) в двух экземплярах, один из которых (как контрольный) передается в бухгалтерию контролирующей организации, а второй остается в аптеке.
Передача машины в другое аптечное предприятие или мастерскую для ремонта и обратно производится по накладной и оформляется актом по форме № 27 (приложение 2 к Типовым правилам), в котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Под секциями подразумеваются отделы аптеки: ОГЛФ, РПО и т.п. Накладная и акт не позднее следующего дня сдаются в бухгалтерию аптеки. Соответствующая отметка об этом делается в Журнале кассира-операциониста в конце записи за день. Вместе с машиной передается и ее паспорт, в который вносится соответствующая запись.
При ремонте денежных счетчиков непосредственно в аптеке также составляется акт по форме № 27 с описью показаний денежных и контрольных счетчиков до и после ремонта.
Движение денежных средств через кассу предусматривает поступление денег в кассу или приходные кассовые операции и выдачу денег из кассы или расходные кассовые операции.
К приходным кассовым операциям относятся:
1. Выручка за проданные товары.
2. Выручка, поступившая от мелкорозничной сети.
3. Возврат подотчетных сумм.
4. Поступление денег из банка на зарплату.
5. Получение сумм за прокат или товары, выданные для временного пользования населению (костыли, трости, кислородные подушки и прочее).
6. Оплата за изготовление и ремонт очков (если имеется отдел оптики).
7. Погашение недостачи.
К расходным кассовым операциям относятся:
1. Сдача выручки в банк.
2. Выплата заработной платы сотрудникам аптеки.
3. Выдача денег под отчет, на командировки и др.
4. Оплата лекарственного растительного сырья.
5. Оплата аптекарской посуды.
6. Оплата транспортных и других услуᴦ.
7. Возврат залоговых сумм.
8. Оплата строительных работ.
А) Выручка за проданные товары отражается в:
Рецептурном журнале;
Журнале учета рецептуры;
Конце дня на основании показания счетчиков кассового аппарата производятся записи в Журнале кассира-операциониста по форме АП-28.
Затем данные переносятся в кассовый отчет формы АП-32, который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписями заведующего аптекой и бухгалтера. Каждый лист кассового отчета перед заполнением сгибается пополам по линии отреза. Левая часть остается, а правая, заполняется под копирку, отрывается и служит отчетом кассира.
Вместе с тем, ежедневно ведется ʼʼРегистрация розничных оборотовʼʼ в отчете аптеки о финансово-хозяйственной деятельности аптеки (форма АП-72), где по дням месяца отражаются данные о количестве и стоимости экстемпоральных и готовых лекарственных средств, товарооборот по безрецептурному отпуску, выручка по видам мелкорозничной сети, всего розничного оборота.
Итоговые данные ʼʼРегистрации розничных оборотовʼʼ за месяц служат основанием для определения:
1. Сумм реализованных товаров (розничный товарооборот), которые регистрируются в товарном отчете в разделе ʼʼрасходʼʼ.
2. Суммы выручки аптеки, которая регистрируется в Реестре денежных средств и инкассации выручки (приход).
Б) Выручка от мелкорозничной сети
Прием выручки от мелкорозничной сети оформляется выпиской приходного кассового ордера по форме КО-1 кассиром. Лицу, сдавшему деньги, в подтверждение приемки денег выдается квитанция к ордеру.
В) Возврат подотчетных сумм
Возврат неиспользованных подотчетных сумм оформляется приходным кассовым ордером.
Также оформляют суммы, полученные аптекой в счёт ущерба, причиненного аптеке, погашение недостачи, выявленные во время инвентаризации и др.
Размещено на реф.рф
поступления.
Г) Поступление денег из банка на зарплату
Проводятся по кассе приходным кассовым ордером.
Д) Получение сумм за прокат или товары, выданные для временного пользования населению (костыли, трости, кислородные подушки и прочее)
Выдача предметов санитарии, гигиены, физиотерапии по уходу за больными оформляется обязательством по форме АП-6 в 2-х экземплярах.
С получателя предметов взимают только стоимость проката. Стоимость проката оплачивается в кассе аптеки, и чек вместе с обязательствами хранится в отделе, выдавшим эти предметы.
Для учета выдачи товаров напрокат ведется ʼʼЖурнал выдачи медицинских товаров напрокатʼʼ по форме АП-7, который ведется заведующим аптекой или заместителем заведующего аптекой. Записи производятся сразу по мере отпуска предметов напрокат и при их возврате.
Сумма проката устанавливается по действующим прейскурантам. Предметы для проката должны иметь пломбу или надпись с указанием, что это предметы проката. Из товара они актом переводятся в основные средства и учитываются на счете 10 ʼʼИнвентарь и хозяйственные принадлежностиʼʼ.
В некоторых случаях в аптеках установлен другой порядок оплаты предметов напрокат. В этом случае в кассу вносится залоговая сумма, равная стоимости получаемых предметов. Оформляется приходный кассовый ордер, на котором ставится штамп ʼʼЗалог за предметы прокатаʼʼ.
В первом случае, при несвоевременном возврате предметов проката с пользователя взыскивают доплату в двойном размере за дни просрочки, при возврате неисправных или поврежденных предметов – стоимость расходов по их ремонту. В случае если взятые предметы не подлежат ремонту, то с пользователя взыскивается полная стоимость за вычетом стоимости износа. А если была взята залоговая стоимость, то все вычеты производят из нее.
Е) Оплата за изготовление и ремонт очков (если имеется отдел оптики)
Учёт этих поступлений ведется на отдельном счетчике, как за проданные товары. Заказ на ремонт и изготовление очков оформляют квитанцией по форме №315 и регистрируют в ведомости учета заказов на очковую оптику. В конце дня первый экземпляр ведомости сдается вместе с копиями квитанций в бухгалтерию, второй у приемщика. После выдачи всех заказов второй экземпляр ведомости вместе с оригиналами квитанций передается в бухгалтерию. Стоимость услуг по ремонту и изготовлению очковой оптики заносится в приход в месячном отчете, т.к. увеличивает товарные запасы.
Ж) Погашение недостач
Оформляется приходным кассовым ордером.
В аптеках имеют место следующие виды расходных операций:
1. Выплата заработной платы.
2. Выдача денег под отчет.
3. Оплата закупаемых у населения лекарственных растений, аптечной посуды.
4. Оплата транспортных и других услуг.
5. Сдача выручки в банк.
1. 3аработная плата, пособия из средств социального страхования и другие суммы выплачиваются кассиром по платёжным ведомостям (Ф. П-53) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
На титульном (заглавном) листе платежной ведомости ставится распорядительная надпись о выдаче денег за подписями зав. аптекой и гл. бухгалтера аптеки с указанием общей суммы прописью.
По окончанию выплаты зарплаты по платежной ведомости (в течении 2-х дней) в конце ведомости делается надпись о фактически выплаченной сумме и о полученной сумме отдельными работниками аптеки. На платежной ведомости ставится штамп «Расходный кассовый ордер №....». Этот ордер регистрируется и прикладывается к отчету в бухгалтерию.
Разовые выдает денег на зарплату, отдельным лицам (уход в отпуск) проводится как правило, по расходным кассовым ордерам.
2. Выдача денег подотчёт на командировочные расходы и хозяйственные нужды. На оплату служебной командировки выдают наличные деньги, предусмотренные Положением о командировках, включающее стоимость проезда в оба конца, оплату гостиницы суточные.
Выдачу денег подотчет оформляют расходным кассовым ордером.
На расходном кассовом ордере лицо, получившее деньги, проставляет сумму полученных денет и свою подпись. При выдаче денег подотчёт на хозяйственные нужды, оформляется расходный кассовый ордер.
Лица получившие подотчёт суммы денег, должны отчитываться об их использовании в авансовом отчёте (Ф. №807), а неиспользованную сумму возвратить в кассу.
3. Покупка лекарственного растительного сырья и аптечной посуды. Прием ЛРС оформляется «Приёмной квитанцией», 1 экземпляр квитанции предъявляется в кассу для оплаты принятого сырья.
При получении денег из кассы, лицо, сдавшее лекарственное растительное сырье, указывает в квитанции сумму полученных денег и ставит свою подпись. Квитанция остается в кассе как оправдательный документ на расход денег. Принятая от населения аптечная посуда оплачивается из кассы наличными деньгами. Эта операция регистрируется в специальной ведомости, - «Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении».
4. Оплата транспортных и других услуг оформляется расходными кассовыми ордерами.
Порядок ведения кассовой книги
Все приходные и расходные операции учитываются в Кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью аптеки. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера аптеки или вышестоящей организацией.
Записи в кассовой книге производятся в 2-х экземплярах через копирку шариковой ручкой или чернилами. Вторые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и не обусловленные исправления в кассовой книге запрещается. Сделанные исправления заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера аптеки или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся сражу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или иным заменяющим его документам. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подбивает итоги операции за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передаёт в бухгалтерию как отчёт кассира второй отрывной лист, с приходными и расходными кассовыми документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.
Кассовая книга
Касса за________________ лист________________
Остаток на конец дня
В том числе за з\п
Запись в кассовой книге проверил и документы в количестве
________________ приходных и ______________________ расходных
прописью прописью
бухгалтер__________________
подпись
Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины
Главный бухгалтер не реже 1 раза в месяц должен проверять наличие денег в кассе, составлять акт и докладывать о результатах проверки руководителю аптеки.
Руководитель аптеки несет ответственность за сохранность денежных средств правильное их использование.
В сроки установленные руководителем аптеки, но не реже одного раза в квартал, в каждой аптеке производится внезапная ревизия кассы. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя аптечного предприятия назначается комиссия. При выявлении недостачи или излишка ценностей в кассе, в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.
Комиссия проверяет денежную наличность путём полного пересчёта всех денег, которые находятся в кассе, ценных бумаг и составляет «Акт» в двух экземплярах, который подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр передаётся в бухгалтерию аптеки, другой – остаётся у материально-ответственного лица.
До начала инвентаризации от каждого материально-ответственного лица которые отвечают за сохранность денежных средств, берется расписка.
Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническое укрепление кассы, обеспечение условий сохранности денег и ценностей. Их указания по устранению причин и условий, способствующих осуществлению краж, подлежа обязательному исполнению.
Учреждения банков в соответствии с ведением кассовых операций систематически, не менее одного раза в 2 года, а в случаях выявления нарушений чаще, проверяют соблюдение кассовой дисциплины на всех предприятиях независимо от форм собственности и имеют право получить от них данные об их кассовых оборотах по источникам поступления и целевому назначению расходования денег.
Проверка соблюдения кассовой дисциплины осуществляется по данным бухгалтерского учёта организации за определённый период – квартал, полугодие, но не менее чем за 2 месяца с выделением операций за каждый месяц отдельно.
При проверке кассовой дисциплины выясняется:
1. Наличие установленного лимита остатка кассы (устанавливается учреждением банка).
2. Соответствие записей кассовой книги о суммах, подученных из банка и сданных в банк, данным банковских документов.
3. Обеспечение ежедневного соблюдения установленных банков лимитов остатков касс, сроков и порядка сдачи денежной выручки, своевременность возврата в банк неизрасходованных в установленный срок сумм заработной платы, пособий.
4. Правильность расходования наличности, полученной банке.
5. Правильность ведения кассовой книги и своевременность учета в ней приходных и расходных операции.
Результаты проверки оформляются актом с приложением к нему справки, в которой отображают состояний кассовых операций.
Если выявленные нарушения - предъявляются санкции, т. е. запрет расходования наличности из выручки на срок до трёх месяцев.
Материалы проверки могут быть переданы также налоговой инспекции или в правоохранительные органы. Проверка кассовой дисциплины осуществляется также налоговой.
Сдача выручки в банк
Денежные средства аптеки должны храниться в обслуживающем его банке.
В случае самостоятельной сдачи аптекой выторга в кассу банка заполняется объявление на внесение наличности. Верхняя часть документа остается в банке, средняя (квитанция) и нижняя (ордер) возвращаются в аптеку. На основании квитанции в аптеке оформляется расходный кассовый ордер для списания денег из кассы и записи в кассовой книге.
Сдача выторга инкассатору оформляется сопроводительной ведомостью в 3-х экземплярах через копирку: 1-й экземпляр – в инкассаторскую сумку, 2-й – инкассатору, 3-й остается в кассе аптеки. На обратной стороне 1-го и 2-го экземпляров проставляется покупюрная опись денег.
Ведение кассовых операций
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гашение) может производиться только при вводе в эксплуатацию новой машины и инвентаризации, а при необходимости и в случае ремонта денежных счетчиков, - в мастерской только по согласованию с налоговыми органами, с обязательным участием их представителя.
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков, контроль счетчиков до и после их перевода на нули оформляются актом по форме № 26 (приложение 1 к Типовым правилам) в двух экземплярах, один из которых (как контрольный) передается в бухгалтерию контролирующей организации, а второй остается в аптеке.
Передача машины в другое аптечное предприятие или мастерскую для ремонта и обратно производится по накладной и оформляется актом по форме № 27 (приложение 2 к Типовым правилам), в котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Под секциями подразумеваются отделы аптеки: ОГЛФ, РПО и т.п. Накладная и акт не позднее следующего дня сдаются в бухгалтерию аптеки. Соответствующая отметка об этом делается в Журнале кассира-операциониста в конце записи за день. Вместе с машиной передается и ее паспорт, в который вносится соответствующая запись.
При ремонте денежных счетчиков непосредственно в аптеке также составляется акт по форме № 27 с описью показаний денежных и контрольных счетчиков до и после ремонта.
Движение денежных средств через кассу предусматривает поступление денег в кассу или приходные кассовые операции и выдачу денег из кассы или расходные кассовые операции.
К приходным кассовым операциям относятся:
1. Выручка за проданные товары.
2. Выручка, поступившая от мелкорозничной сети.
3. Возврат подотчетных сумм.
4. Поступление денег из банка на зарплату.
5. Получение сумм за прокат или товары, выданные для временного пользования населению (костыли, трости, кислородные подушки и прочее).
6. Оплата за изготовление и ремонт очков (если имеется отдел оптики).
7. Погашение недостачи.
К расходным кассовым операциям относятся:
1. Сдача выручки в банк.
2. Выплата заработной платы сотрудникам аптеки.
3. Выдача денег под отчет, на командировки и др.
4. Оплата лекарственного растительного сырья.
5. Оплата аптекарской посуды.
6. Оплата транспортных и других услуг.
7. Возврат залоговых сумм.
8. Оплата строительных работ.
А) Выручка за проданные товары отражается в:
Рецептурном журнале;
Журнале учета рецептуры;
Конце дня на основании показания счетчиков кассового аппарата производятся записи в Журнале кассира-операциониста по форме АП-28.
Затем данные переносятся в кассовый отчет формы АП-32, который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписями заведующего аптекой и бухгалтера. Каждый лист кассового отчета перед заполнением сгибается пополам по линии отреза. Левая часть остается, а правая, заполняется под копирку, отрывается и служит отчетом кассира.
Кроме того, ежедневно ведется «Регистрация розничных оборотов» в отчете аптеки о финансово-хозяйственной деятельности аптеки (форма АП-72), где по дням месяца отражаются данные о количестве и стоимости экстемпоральных и готовых лекарственных средств, товарооборот по безрецептурному отпуску, выручка по видам мелкорозничной сети, всего розничного оборота.
Итоговые данные «Регистрации розничных оборотов» за месяц служат основанием для определения:
1. Сумм реализованных товаров (розничный товарооборот), которые регистрируются в товарном отчете в разделе «расход».
2. Суммы выручки аптеки, которая регистрируется в Реестре денежных средств и инкассации выручки (приход).
Б) Выручка от мелкорозничной сети
Прием выручки от мелкорозничной сети оформляется выпиской приходного кассового ордера по форме КО-1 кассиром. Лицу, сдавшему деньги, в подтверждение приемки денег выдается квитанция к ордеру.
В) Возврат подотчетных сумм
Возврат неиспользованных подотчетных сумм оформляется приходным кассовым ордером. Также оформляют суммы, полученные аптекой в счет ущерба, причиненного аптеке, погашение недостачи, выявленные во время инвентаризации и др. поступления.
Г) Поступление денег из банка на зарплату
Проводятся по кассе приходным кассовым ордером.
Д) Получение сумм за прокат или товары, выданные для временного пользования населению (костыли, трости, кислородные подушки и прочее)
Выдача предметов санитарии, гигиены, физиотерапии по уходу за больными оформляется обязательством по форме АП-6 в 2-х экземплярах.
С получателя предметов взимают только стоимость проката. Стоимость проката оплачивается в кассе аптеки, и чек вместе с обязательствами хранится в отделе, выдавшим эти предметы.
Для учета выдачи товаров напрокат ведется «Журнал выдачи медицинских товаров напрокат» по форме АП-7, который ведется заведующим аптекой или заместителем заведующего аптекой. Записи производятся сразу по мере отпуска предметов напрокат и при их возврате.
Сумма проката устанавливается по действующим прейскурантам. Предметы для проката должны иметь пломбу или надпись с указанием, что это предметы проката. Из товара они актом переводятся в основные средства и учитываются на счете 10 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
В некоторых случаях в аптеках установлен другой порядок оплаты предметов напрокат. В этом случае в кассу вносится залоговая сумма, равная стоимости получаемых предметов. Оформляется приходный кассовый ордер, на котором ставится штамп «Залог за предметы проката».
В первом случае, при несвоевременном возврате предметов проката с пользователя взыскивают доплату в двойном размере за дни просрочки, при возврате неисправных или поврежденных предметов – стоимость расходов по их ремонту. Если взятые предметы не подлежат ремонту, то с пользователя взыскивается полная стоимость за вычетом стоимости износа. А если была взята залоговая стоимость, то все вычеты производят из нее.
Е) Оплата за изготовление и ремонт очков (если имеется отдел оптики)
Учет этих поступлений ведется на отдельном счетчике, как за проданные товары. Заказ на ремонт и изготовление очков оформляют квитанцией по форме №315 и регистрируют в ведомости учета заказов на очковую оптику. В конце дня первый экземпляр ведомости сдается вместе с копиями квитанций в бухгалтерию, второй у приемщика. После выдачи всех заказов второй экземпляр ведомости вместе с оригиналами квитанций передается в бухгалтерию. Стоимость услуг по ремонту и изготовлению очковой оптики заносится в приход в месячном отчете, т.к. увеличивает товарные запасы.
Ж) Погашение недостач
Оформляется приходным кассовым ордером.
Руководитель предприятия обязан обеспечить сохранность наличных денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. Для осуществления расчетов с населением наличными денежными средствами руководитель обязан оснастить аптеку ККТ (контрольно-кассовыми машинами, оснащенными фискальной памятью, ЭВМ, программно-техническими комплексами) причем только тех моделей, которые допущены к использованию на территории РФ и внесены Государственный реестр ККТ. Каждый объект ККТ имеет заводской номер, который указывается во всех документах относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира - операциониста и т.д.), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины (отправка на ремонт и т.п.).
Также ККТ должна иметь паспорт установленного образца, в который заноситься сведения о вводе в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонте. Используемая предприятием ККТ должна быть зарегистрирована в налоговых органах, исправна, опломбирована, иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме. По каждому объекту ККТ предприятием ведется книга кассира-операциониста, которая должна быть пронумерована и прошнурована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера предприятия и печатью. Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера.
К работе с ККТ допускаются лица, освоившие правила ее эксплуатации в объеме технического минимума. С этими лицами заключается договор о материальной ответственности.
Перед началом работы на ККТ, директор обязан: вместе с кассиром снять показания счетчиков ККТ и сверить с показаниями записанными в книгу кассира-операциониста за предыдущий день.
- -убедиться в совпадении показаний и занести их в книгу кассира-операциониста за текущий день на начало работы и заверить своими подписями.
- - оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания счетчиков, заверить подписями.
- - выдать кассиру ключи от замка ККТ.
- -обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе, а также расходными материалами для данного типа машины.
- - дать указание кассиру о начале работы, убедившись в исправности ККТ.
При закрытии аптеки или по прибытии инкассатора, кассир-операционист должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру. Представитель администрации (директор, заместитель) в присутствии кассира-операциониста снимает показания счетчиков ККТ и вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту, подписывает конец ленты, указав на ней тип и номер машины, показания счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы. Показания на конец рабочего дня вписывают в Книгу кассира-операциониста. По показаниям счетчиков на начало, и конец рабочего дня определяется сумма выручки, которая должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. После снятия показаний счетчиков, определения и проверке фактической суммы выручки делается запись в Книге кассира-операциониста и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.
При организации расчетов за наличные денежные средства руководитель аптеки должен обеспечить:
- -соответствие марки используемых ККТ государственному реестру.
- - регистрацию ККТ в налоговых органах по месту нахождения предприятия.
- - исправность ККТ.
- -соблюдение правил эксплуатации ККТ и ведение кассовых операций.
- - ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ
- - беспрепятственный доступ к ККТ работников налоговых органов.
- -соблюдение лимита расчетов наличными между юридическими лицами.
- - соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе аптеки.
Контроль за соблюдением порядка использования ККТ, полнотой учета выручки, выдачей чеков покупателям возложен на налоговые органы.
Все кассовые операции делятся на:
- -Приходные - связанные с получением наличных денежных средств.
- -Расходные -связанные с расходованием наличных денежных средств.
Порядок введения кассовых операций в РФ устанавливается Банком России и обязателен для исполнения всеми предприятиями.
Приходные кассовые операции:
- - получение выручки от покупателей
- - возврат подотчетных сумм
- - поступления из банка
- - поступления в счет погашения недостач
- -возврат займа, ранее выданного работнику
- - другие поступления.
Расходные Кассовые операции:
- - выдача под отчет
- - выдача заработной платы
- -оплата ЛРС посуды, приобретенных у населения
- -сдача выручки в банк
- -оплата поставщикам
- - выдача займа физическому или юридическому лицу
- -другие виды расходования денежных средств.
Все кассовые операции оформляются первичными документами - приходными и расходными косовыми орденами установленной формы.
Оформление кассовых ордеров осуществляется бухгалтером с соблюдением следующих правил:
- - подчистки, помарки или исправления не допускаются
- - в приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы
- - все кассовые ордера обязательно подписываются главным бухгалтером, а расходные кассовые ордера еще и руководителем предприятия.
- - кассовые ордера нумеруются сначала года. Отдельно приходные, отдельно расходные.
- -регистрация бухгалтером ПКО и РКО при составлении в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;
- -регистрация кассиром документов по принятию или выдаче денег в «Кассовой книге»,
- -приходные и расходные кассовые ордера действительны только в день их составления.
Следует отметить, что выдача наличных денег может производиться не только по расходному кассовому ордеру, но и по надлежаще оформленным другим документам (расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям, заявлениям на выдачу наличных денег и др.) с наложением на эти документы реквизитов РКО.
Кроме перечисленных, проводят и другие приходные и расходные операции с наличными денежными средствами предприятия. При их оформлении соблюдают все указанные выше правила.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров (или заменяющих их надлежаще оформленных документов) кассир обязан проверить:
наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной подписи руководителя предприятия. Если на прилагаемых к РКО документах имеется разрешительная надпись руководителя, то его подпись на расходном кассовом ордере необязательна;
правильность оформления документов, наличие перечисленных в документе приложений (первичных документов).
Инкассация (с итальянского «класть в ящик») -- сбор и перевозка наличных денежных средств между организациями и их подразделениями.
Правила проведения инкассации
Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.
С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.
Перед выездом в организацию инкассаторы получают:
- -- порожние сумки;
- -- доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;
- -- штамп;
- -- ключи;
- -- явочные карточки.
По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру:
- -- документы, удостоверяющие личность;
- -- доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);
- -- явочную карточку;
- -- порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.
Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке и квитанцию к сумке. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы. На сумку составляются препроводительная ведомость и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.
Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции.
А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке. При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.
Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки. Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.