Хозяйственная деятельность любой организации или коммерческого предприятия всегда находит свое отражение в . Каждый шаг фиксируется документально, чтобы обеспечить полную прозрачность.

Разные формы помогают лучше понять огрехи в управлении и вести постоянный контроль. Происходит накопление информации, которая систематизируется и дает полное представление о финансовом и имущественном положении.

Чтобы облегчить порядок заполнения, разработаны стандартные формы. До недавнего времени они утверждались только на правительственном уровне. Но в последние годы произошли некоторые послабления.

Несмотря на то, что унификация и стандартизация применяются по-прежнему, некоторые формы теперь разрабатывает сама компания или организация, а затем они утверждаются руководством.

Осуществляется постепенный переход с бумажных носителей на электронные. Ведь получает распространение , заменяющая многие привычные атрибуты в виде штампов и печатей.

Сейчас нет таких жестких требований к использованию унифицированных форм, но обязательным условием при заполнении считаются реквизиты . Без них они просто будут считаться недействительными и это грозит серьезными последствиями.

Значение данных

Сведения о финансовой и хозяйственной деятельности находят свое отражение в , реестрах и первичных документах. Их содержание фактически дублируется и не должно быть никаких разночтений. Иначе будет сложно пройти все виды проверок, доказать законность проведения сделок и операций.

Следует придерживаться особых требований при оформлении бумаг:

• Информация заносится на бумажные бланки или присутствует на одном из электронных носителей. Именно им отдается предпочтение, многие отчеты отсылаются после подготовки и корректировки со своего персонального компьютера.
• Документ должен кратко изложить нужные данные, поэтому обычно разделяется на несколько разделов. Присутствует заголовок, содержательная и оформляющая часть.
• Для каждого раздела разработаны обязательные реквизиты, хотя иногда сюда включают дополнительные, чтобы добавить нужные сведения.
• Название документа считается одним из главных, но также присутствуют признаки в виде таблиц с многочисленными графами и строками. Основания связаны с количественными характеристиками.
• Присутствуют числа составления, согласования, визы, названия должностей, подписи руководства и печати. Хотя в последнее время их ставят все реже.

Основная часть документов заполняется непосредственно в момент сделки или операции, но данные не должны содержать ошибок и помарок. Пустые строки обычно прочеркивают.

При заполнении вручную используют чернила, в основном, синего или черного цвета. Но проще заполнить таблицы на компьютере, тем более что в дальнейшем удобно вносить исправления.

Для вписания сумм и дат применяют арабские цифры и пропись. Кроме подписей руководителя и бухгалтера, могут присутствовать росчерки лиц, отвечающих за выдачу и прием материальных средств и ценностей.

Для ведения строгой отчетности потребуются специальные бланки, отпечатанные в типографии, где заранее стоит серия и номер. Для учета накладных или ордеров есть книга типовой формы, куда занесут подробную информацию.

Главная ответственность за достоверность информации лежит на лицах, подписавших эти документы.

Классификация используемых бумаг

Деятельность предприятия состоит из постоянного проведения разных операций, где каждая находит свое отражение на бумаге или в памяти компьютера.

Чтобы не тратить время на поиск новых форм разработана подробная классификация, облегчающая процесс оформления:

• чтобы первичное действие стало документом и обрело законную силу, используют основные признаки, подразделенные на несколько групп и разделов;
• в назначение входит распорядительные, оправдательные и комбинированные пункты, чтобы подтвердить начало и законность действий;
• по времени составления они делятся на первичные и промежуточные, производные и сводные, когда подготавливается отчет;
• для использования понадобятся разовые ордера или накопительные карты по однотипным сделкам;
• по месту составления они классифицируются как внутренние, касающиеся компании, так внешние, когда речь идет о партнерах и поставщиках;
• используются типовые формы, где иногда достаточно вписать одну строку, а не заполнять весь лист (специализированные обычно разрабатываются в своей бухгалтерии, затем утверждаются руководителем);
• часть бумаг заполняется вручную, но можно применить пишущую машинку или компьютер;
• кроме подлинников подготавливаются копии, делаются выписки из документов.

Обозначены сроки текущего хранения, которые сейчас не превышают пяти лет. Это не касается бумаг, которые должны сохраняться постоянно и сдаются в архив.

Принципы заполнения

Вне зависимости от своего вида, документы должны образовывать определенную последовательность произошедших событий с самого первого момента. Первым дело следует сразу обозначить время составления, от которого начнется отсчет.

Именно на реквизиты возложена особая ответственность. Они помогают конкретизировать понятия, предоставить точную и исчерпывающую информацию.

Первичный учет крайне необходим, поскольку помогает организовать систему наблюдения и регистрации, производить подсчет и измерения, принимать управленческие решения.

Разрабатывается документооборот компании и организации, имеющий четкий план и график. Следует проследить движение документа с времени оформления до обработки и передачи на хранение.

Разночтений быть не должно. Если по форме реквизиты бухгалтерских документов соответствуют утвержденным стандартам, то по существу они придадут законность любой хозяйственной или финансовой операции.

Не менее важной задачей считается правильность подсчетов и отсутствие расхождений в бумагах. Удается без труда подвести итоги, начислить проценты.

Большая ответственность ложится на специалистов, подготавливающих эти документы.

Есть определенные требования к их оформлению, которых всегда придерживаются:

• Данные в первичных бумагах анализируются и обобщаются с учетом признаков и сроков. Важно знать расход материалов за день, неделю или месяц, поэтому на их основе подготавливают сводные документы.
• Автоматизация зависит от оснащенности предприятия, но в любом случае желательно делать распечатку и хранить информацию на бумажном носителе. Электронный подвержен риску заражения каким-либо вирусом.
• Исправления и явные ошибки недопустимы. Сведения обладают юридической силой и подтверждают законность действий.
• Если отсутствуют типовые бланки, то можно использовать свои документы стандартной одинаковой формы.
• В них нужно включить утвержденные реквизиты и добавить дополнительные, если в этом есть необходимость. Обычно это связано с платежками и переводом средств. Их заверяет не только подписью, но и печатью.
• Нужно постоянно использовать классификацию, имеющую многочисленные признаки, чтобы аргументировать цель операции и получить законные основания для ее проведения.

На следующем этапе первичные и сводные бумаги становятся частью документооборота и будут группироваться по разделам учета.

Основные элементы и отчет

Чтобы документальное подтверждение факта деятельности не вызывало вопросов, нужно понимать что представляют собой, с точки зрения закона, обязательные реквизиты:

• в верхней части следует указать название самой формы (поручение, отчет или фактура);
• затем следует наименование компании или организации, а также день составления;
• вписываются единицы измерений, фамилии сотрудников с указанием должности, ответственных за эту сделку;
• кроме подписи с рашифровкой можно указать данные, идентифицирующее ответственное лицо.

Именно этот человек будет отвечать за достоверность указанной информации, а не бухгалтер, к которому они затем попадут.

При создании отчетности в тоже обращают внимание на присутствие основных реквизитов:

• вновь повторяется название документа и предприятия;
• ставится даты начала и конца периода, когда велся регистр;
• указывается выбранная группа объекта учета;
• определяется вид и размер денежного измерения;
• присутствует наименование должности, фамилия и инициалы ответственного сотрудника, а также подписи лиц, занимавшихся подготовкой регистра.

Регистр может включать дополнительные пункты, особенно если был разработан и утвержден руководством компании. Их создают с учетом определенных шаблонов. К ним относят номер документа, основания для операции, расчетный счет и т.д.

При сдаче отчетов традиционно подготавливают готовые образцы бланков, имеющих нужную форму и все необходимые реквизиты. Остается только заполнить основное содержание, стараясь не допускать ошибок.

Особенности для разных форматов

Существуют некоторые отличия в расположении реквизитов.

Связано это с применением различных форм документа:

• Зональные считаются очень удобными. Они помогают разместить реквизит постоянно в одной графе, что выгодно исполнителю.
• В анкетных они располагаются в левой части, заполнение строк происходит постепенно, начиная сверху до окончания листа.
• В табельных реквизиты могут встречаться как по горизонтали, так вертикали. Есть отдельные группы и графы, которые выделяются.
• В комбинированных бумагах встречаются элементы всех трех первых форм. Многое зависит от вида деятельности и предназначения.

Характер сделок может различаться. В одном случае лучше использовать типовые бланки, в другом — специализированные.

Главные признаки

В приведенной ниже таблице изложен перечень основных признаков, разновидностей документов с конкретными примерами:

Если распорядительные бумаги не всегда находят отражение в учете, так как больше говорят о намерениях, то оправдательные подтверждают получение, выдачу или списание. Ведомости, расчеты отклонений, калькуляция себестоимости, разные справки и отчеты предназначены для бухгалтерского оформления.

Сейчас их стало возможно оформлять в электронном виде, что помогает избежать исправлений. Перед сдачей отчетности несложно внести коррективы и лишь затем все подтвердить электронной подписью, затем распечатать.

Прочие уточнения по подготовке

Чтобы успешно отчитываться перед налоговыми и контролирующими органами, управлять деятельностью потребуется наладить строгий учетный процесс. Он включается в себя записи, сделанные в определенный период. Сюда же примыкают укомплектованные и разложенные по папкам первичные документы, служащие доказательством операций и внесенной записи.

Для формирования оборотного и регистра нужно подготовить формы налоговой и бухгалтерской отчетности.

В комплект входят несколько книг и журналов регистрации, в которых содержатся показатели, взятые из унифицированных и стандартных форм.

Без грамотно оформленных документов просто невозможно проследить за движением средств, продукции, товаров и материальных ценностей.

Большое значение они будут иметь во время проведения аудита и ревизии. Соответствие всех записей станет неопровержимым доводом защиты при рассмотрении гражданских и уголовных дел.

Будет рационально при подготовке найти те формы, которые нужно использовать на протяжении долгого времени. Если они отсутствуют, то с помощью рекомендаций и образцов можно создать свой вариант, включив в него необходимые реквизиты. Повторение реквизитов в первичных документах и регистрах целесообразно, ведь они считаются обязательными.

Сюда подпадают:

• названия должностей сотрудников, отвечающих за проведение операции и проверяющих правильность оформления;
• личные подписи сопровождает расшифровка даже при использовании электронной формы;
• точное название бумаги, регистра, самой организации или компании;
• даты составления, ведения регистра за определенный срок;
• содержательная часть должна обосновать причину проведения сделки;
• единицы денежного или натурального измерения;
• систематические или выстроенные в хронологическом порядке группировки объектов.

Нередко присутствуют дополнительные элементы, ставшие довольно привычными.

Стоит эмблема компании и адрес вышестоящей организации. Указывается индекс, адрес головного и региональных офисов, номер и ссылка на дату входящего документа, отметки о контроле и переносе данных на другой носитель, резолюции и визы, печать и фамилия исполнителя.

Когда не получается подготовить своевременно бумаги до или во время совершения сделки, их оформляют сразу же после окончания операции.

Обработка и исправления

Ответственным лицом на этом этапе считается исполнитель. Проверкой должен заниматься сотрудник бухгалтерии.

Для этого необходимо убедиться в том, что:

• правильно была найдена унифицированная или стандартная форма;
• присутствуют абсолютно все обязательные реквизиты, есть допустимые дополнительные;
• все строки заполнены, поставлены прочерки при необходимости;
• подведен оборот, верно указаны денежные суммы;
• подписи и печать находятся на своих местах, соответствует число.

На втором этапе проходит регистрация бланка в соответствующем журнале или книге. Сам документ подшивается в папку и находится на хранении до отправления в архив.

Наверное не стоит повторять о достоверности сведений и своевременной сдаче бумаг.

Но если своевременно установлено, что найдена ошибка или опечатка, есть несколько способов внести исправления:

• Корректировку проводят при неправильном подсчете или внесении в регистр. Запись зачеркивается одной чертой, а сверху записывается новая. Ставится надпись «исправлено» вместе с числом, затем заверяется подписями ответственных работников.
• Подготавливается новый документ, куда вносят верные данные и дополнения. Фактически он может отменить первый вариант.
• При неправильной нумерации учетных записей, особенно когда сумма оказывается меньшей, используют красное сторно, которое к тому же может полностью аннулировать документ.
• Изменения вносят дополнительно уже после того, как подсчитаны суммы и подведены итоги.

Особых правил при внесении исправлений в электронном виде пока не существует. Их довольно несложно сделать в любой момент перед тем, как сдавать отчетность. Если файл с информацией был послан, то здесь могут возникнуть проблемы.

Штрафные санкции варьируются от 10 000 до 30 000 рублей. Не исключены затруднения с начислением налогов.

Случаи подделки, недостоверности

Первичные бумаги всегда привязаны к датам. Некоторые предприниматели стремятся обойти законодательные требования. Они пытаются использовать липовый документ, чтобы доказать проведение сделки или хозяйственной операции.

Реально она не будет осуществлена, но это даст возможность оправдать некоторые нецелевые расходы. За подобное уголовно наказуемое дело грозит штраф до 80 000 рублей.

Не исключены обязательные или исправительные работы от 480 часов до 3 лет, арест до полугода.

Именно по этой причине проверяющие обращают пристальное внимание на орфографические ошибки, явные подтирки и дописки, следы разных чернил и бумаг, смытый текст и оттиски печати.

Все это настораживает и говорит о недостоверности указанных сведений. После чего следует ожидать аудита, проблем с вычетами, и .

Обязательные реквизиты бухгалтерских документов

Для избежания подобной ситуации обычно разрабатывается четкий график, связанный с документооборотом:

• определяются исполнители, ответственные за сделку и проверку бумаг;
• уточняются сроки для оформления и обработки;
• выясняется направление передачи и количество экземпляров;
• принимаются меры по сохранности информации;
• оговаривается место и сроки хранения, но обычно они не превышают пяти лет.

Требования к оформлению есть в положениях федерального закона.

Несмотря на выбранную форму надо убедиться, что обязательно присутствуют основные реквизиты:

• наименование документа или журнала;
• число заполнения, начало и окончание ведения регистра;
• название компании, несущей ответственность за сделку и ведение отчетности;
• описание сделки, свершившегося события;
• единица измерения указывается в натуральном или денежном выражении;
• перечисляются должности, фамилии, имена и отчество всех причастных ответственных лиц, которые были утверждены;
• должна стоять собственноручная четкая подпись, а не факсимиле, с расшифровкой (по ней можно будет идентифицировать исполнителя).

Унифицированная форма используется как шпаргалка, чтобы создать собственную. В нее включают обязательные элементы, но можно использовать несколько видоизмененный порядок заполнения. Главное правило только одно — реквизиты должны всегда присутствовать на своих местах, сведения соответствовать действительности.

Все многообразие форм документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают Произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты Материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, Приходные и расходные кассовые ордера и т. д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приемки-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.

Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.

Четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускаются не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.

Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

код формы;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

измерители хозяйственных операций (количество, сумма);

должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, включая случай создания документов с применением вычислительной техники.

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:

ѕ наименование организации;

ѕ дату записи документа;

ѕ местонахождение организации;

ѕ код оператора, записавшего документ на магнитную ленту. Документы на машинограммах обязательно содержат:

ѕ наименование и местонахождение организации;

ѕ дату составления.

Решение задачи выполняется в следующей последовательности:

• 1. На основании инвентарных данных об остатках хозяйственных средств и источников их образования, указанных в Условиях задачи, составить сальдо на начало месяца на бланке (форма №1)
• 2. На основании баланса на начало месяца и сведений об остатках средств и источников открыть схемы счетов синтетического учета о указанием их шифра, полного наименования по Плану счетов бухгалтерского учета 2000г. и записать в них остатки на начало месяца.
• 3. На основании данных для аналитического учета открыть схемы аналитических счетов и записать в них остатки на начало месяца.
• 4. На основании приведенных хозяйственных операций за месяц составить бухгалтерские записи (проводки) и записать их в регистрационный журнал.
• 5. Разнести бухгалтерские записи по счетам бухгалтерского учета.
• 6. Подсчитать в каждом счете обороты по дебету и кредиту за месяц и вывести остатки на конец месяца.
• 7. По данным синтетических счетов составить оборотную ведомость и проверить правильность итогов в ней

Аналитические счета к синтетическому счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Хозяйственные операции автотранспортного предприятияза февраль 2005 г.

Аналитические счета к синтетическому счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за февраль

Схемы синтетических счетов за февраль

Оборотная ведомость

реквизит бухгалтерский документ

Документ (от лат. documentum поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98 г. 34-н, разработанному на основании Федерального закона О бухгалтерском учете от 21.11.96 г. 129-ФЗ, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Значение бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций.

Документы, подтверждающие достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в организации. В Законе Российской Федерации Об информации, информатизации и защите информации говорится: Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их массивов, безопасность Российской Федерации.

Бухгалтерский документ есть письменное свидетельство, удостоверяющее факт совершения хозяйственной операции.

Основным назначение бухгалтерских документов: письменное обоснование и отражение хозяйственных операций (активов), основание и источник бухгалтерских записей, осуществление контрольных функций и целесообразность хозяйственных операций. Этот контроль осуществляется ответственными лицами при совершении операций (предварительный контроль), работниками бухгалтерии при обработке документов, а также аудиторами при документальных аудиторских проверках и обследованиях.

Бухгалтерский документ по внешней форме представляет собой бланк, на котором записано содержание хозяйственной операции, время и место ее совершения, натуральные показатели, сумма операции и др. Эти и многие другие сведения записанные в документе, являются его составными элементами, именуемые в практике реквизитами.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.

Реквизиты бывают обязательными и дополнительными.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы), код формы;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции и т.д.

Документация - способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами - начальная стадия бухгалтерского учета.

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д.

Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения необходимые для получения исчерпывающего представления о совершаемой хозяйственной операции, его доказательной силы, т.е. он должен содержать определенные показатели.

Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами (от латинского: нужное, требуемое).

Реквизиты различают обязательные и дополнительные. Реквизиты необходимые для отражения любой операции в бухгалтерском учете называются обязательными. Обязательными реквизитами документов считаются:

Наименование документа (форма);

Наименование организации, от имени которой составлен документ; дата составления (дата, месяц, год);

Измерители хозяйственной операции и ее оценка (в натуральных, количественных и денежных показателях);

Наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Личные подписи указанных лиц, и их расшифровка.

Эти требования закреплены статьей 9 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности».

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции, номера расчетных счетов в банке, пункты отправки и назначения продукции, показатели качества и др.

К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность, которые оговорены в статье 9 «Первичные учетные документы» Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности». Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операций, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения, составляться доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные.

Согласно пункта 23Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29. 07. 1983г.,№105 определено, что для того чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей, к их составлению предъявляются следующие требования:

Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами черного или синего цвета либо на машинных носителях информации;

Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

Точно и ясно излагать содержание документа;

Четко и разборчиво писать текст и цифры;

Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

Снабжать документы необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы заполняют вручную или при помощи пишущей или вычислительной техники. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом от начала до конца. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организациях в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты. Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры следует писать четко и разборчиво, чтобы легко можно было понять содержание и объем оформленной операции. Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. Подписи лиц в документах должны быть разборчивыми.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского) должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

Для того чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них подлежат гашению. Гашение осуществляется специальным штампом или подписью. «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также документов, на основании которых выдавалась заработная плата или делались иные выплаты.

Первичные учетные документы могут быть изъяты в соответствии с законодательством РБ только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановлений.

Главный бухгалтер и другое должностное лицо организация вправе в присутствии представителя органа проводящего изъятие документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утв. Минфином БССР 08. 03. 60 г., гласит о том, что первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов ордеров или ведомостей аналитического учета. Внутри папки документы подписываются в порядке последовательности записей в журнале-ордере или ведомости. К каждой группе документов должна прилагаться справка для архивного хранения, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов. Изложены правила подготовки и оформления управленческой и организационной документации (приказов, распоряжений, актов, докладных записок), а также организация работы с документами, составление номенклатуры, порядок оформления дел и хранение документов до передачи их в архив.

Понятия о документации и бухгалтерском документе. Реквизиты бухгалтерских документов.

Все хозяйственные операции, совершаемые в организа­ции, оформляются оправдательными документами. Документы являются первоисточником бухгалтерской информации. В совокупности документы составляют документацию. Процесс записи информации по предусмотренным стандартным формам называется документированием.

Документация - это один из элементов метода бухгалтерского учета и представляет собой сплошное и не­прерывное отражение хозяйственных операций с целью полу­чения о них данных, требующихся для ведения текущего бух­галтерского учета.

Бухгалтерский документ - это пись­менное распоряжение или доказательство, подтвер­ждающее факт совершения операции.

Значение документации заключается в следующем:

1. Документация является обоснованием для учетных записей в регистрах бухгалтерского учета.

2. Документация используется для выработки управлен­ческих решений.

3. Документация выполняет информационную, кон­трольную, аналитическую функции.

4. Документация является доказательством законности совершенных хозяйственных операций.

Бухгалтерские документы - это бланки заранее разработанных форм, которые заполняются от руки или с помощью печатающих устройств. Составленный бухгалтерский документ должен содер­жать исчерпывающие и точные сведения о совершенной хо­зяйственной операции.

В документе заполняют определенные показатели, т.е. реквизиты. Реквизиты документов - это совокупность показателей, формирующих учетную информацию в тех пределах, в которых она позволяет признать документ действительным и обоснованно принять его к бухгалтерскому учету. Количество и содержание реквизитов в документах оп­ределяется характером хозяйственной операции. В каждом документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными:

1. Наименование документа (формы, код формы).

2. Дата составления документа.

3. Наименование организации, от имени которой со­ставлен документ.

5. Измерители хозяйственной операции в натуральном, денежном выражении.

6.Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

7. Личные подписи и их расшифровки.

Кроме обязательных реквизитов, организации могут включать в документы дополнительные реквизи­ты:

1. Номер документа.

2. Адрес организации.

3. Основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной в документе (договор, приказ).

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по формам, содержащимся в Альбомах унифицированных форм первичной учетной доку­ментации, разработанных и утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.

Организации могут использовать документы, форма которых не предусмотрена в этих альбо­мах и утверждена организацией. При этом эти документы должны содержать обязательные реквизиты.

Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ. Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете». Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.

Документы, регистры и реквизиты

Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.

В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:

1. Наименование документа (формы): , акт на списание материалов, и др.
2. Название организации.
3. Единицы измерения.
4. Измерители — стоимостные, вещественные.
5. Содержание документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
6. Календарная дата его составления.
7. Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
8. Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.

Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.

Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:

• наименование регистра;
• название организации;
• период, за который вносятся данные, или время ведения;
• вид группировки (систематическая, хронологическая);
• стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
• должности ответственных за ведение регистра;
• подписи с расшифровкой.

Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.

Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.

Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.

Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.

Первичные документы и практика их использования

Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов. Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам. Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.

Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:

1. Отсутствие первичного документа как такового. Например: поставка продукции, не оформленная актом приема-передачи, накладной, а отраженная лишь в счете-фактуре, является неподтвержденной. Налицо отсутствие необходимых реквизитов: счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, подписи ответственных лиц, представляющих интересы покупателя, в нем отсутствуют. Наличие остальных обязательных реквизитов, как то содержание операции, ее количественные показатели, подписи ответственных лиц продавца, не подтверждает факт хозяйственной жизни – поставку. Отрицательное решение по иску вынес, в частности, Арбитражный суд СЗО 05-06-17 (пост. №Ф07-4084/2017). Акты сверки расчетов без подтверждающих первичных документов также не принимаются судом как неоспоримое доказательство факта хозяйственной жизни.

Внимание! Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал. Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр. суда МО №Ф05-19640/2017).

2. Ошибки и отсутствие реквизитов документа, не помешавшие корректно идентифицировать продавца и покупателя, наименование предмета хозяйственной операции, стоимость сделки, другие важные данные, необходимые для расчета налога, не являются препятствием для включения операции в расчеты по НДС (письмо ГД-4-3/2104 ФНС от 12-02-15 и арбитражная судебная практика).
3. Проблемы с подписью. Ложная подпись и факсимиле в «первичке» не подтверждают сделку. В первом случае Определение Верх. Суда №302-КГ16-8902 от 01-08-16 и содержащийся в нем вывод очевидны: обязательный реквизит был подделан, а значит, факт, позволяющий уменьшить налогооблагаемую базу, не доказан. Факсимиле же не указано и в ФЗ №402. Речь в Законе идет о собственноручной подписи ответственных специалистов с инициалами, иных реквизитах, позволяющих точно определить факт подписания документа именно тем человеком, кто несет за него ответственность. Факсимиле, по мнению контролирующих органов, к «иным» отношения не имеет (письмо Минфина №03-03-06/1/81951 от 08-12-17).

Внимание! По вопросу применения факсимиле в «первичке» единого мнения судебной практикой не выработано. Избегнуть невыгодных для организации ситуаций можно, отказавшись от применения факсимиле в первичной документации.

Исправления в реквизитах документа

ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.

Главное

1. Реквизиты бухгалтерского документа делятся на обязательные и дополнительные.
2. Без первых он теряет законную силу, тогда как вторые уточняют уже внесенные основные данные.
3. Реквизиты должны быть внесены так, чтобы информация о факте хозяйственной жизни читалась однозначно, в противном случае могут возникать разногласия с партнерами по бизнесу и контролирующими органами.
4. Исправления в реквизитах документа при необходимости вносятся так, чтобы были видны исправляемая сумма, дата и данные ответственного за исправление лица.