Каждое учреждение регулярно сталкивается с вопросом о проведении бухучета расчетов с подотчетными лицами. При этом некоторые правила расчетов периодически изменяются.

Поэтому возникает необходимость разобраться, что входит в обязанности бухгалтера, нужно ли заключать договор с подотчетным лицом и как быть, если подотчетное лицо приобрело материалы за свой счет.

Общие моменты

Субъекты хозяйственной деятельности часто сталкиваются с необходимостью оплаты товаров наличными деньгами.

В некоторых случаях это позволяет существенно сократить сроки исполнения обязательств по .

Расчеты наличными средствами предприятия также осуществляют через подотчетных лиц, например, при погашении задолженности перед бюджетом. Расчеты с подотчетными лицами относятся к категории кассовых операций.

Подобная практика присуща каждой организации. Выдача денег через кассу предприятия обычно происходит при выплате заработной платы или во время .

Наличные деньги являются достаточно привлекательным финансовым инструментом при проведении расчетов за товары или услуги.

Однако чтобы исключить злоупотребления правительство установило определенные ограничения для юридических лиц. Международная практика содержит похожие стандарты бухучета.

Порядок выдачи денег подотчетным работникам предусматривает следующее:

1. Наличие письменного распоряжения директора предприятия.
2. Список лиц, которые могут получать деньги.
3. Размер подотчетной суммы.
4. Сроки возврата денег.
5. Сроки подачи отчета о расходовании средств.
6. Соблюдение процедуры выдачи подотчетных денег лицам, отображенным в распоряжении.
7. Соблюдение процедуры выдачи средств лицам, которые отчитались по авансовым платежам.
8. Предупреждение о запрете на передачу подотчетных денег между сотрудниками.

Отдельно стоит сказать, что документальное отображение операций является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности каждого предприятия.

При этом каждая операция должна сопровождаться оправдательным документом. На основании первичных документов впоследствии формируется бухгалтерский учет.

Если говорить о расчетах с подотчетными лицами, то обычно организации создают отдельный участок учета.

На небольших предприятиях обязанность по ведению первичного учета операций может быть возложена на бухгалтера, который осуществляет учет денежных расчетов.

Основные понятия

Ниже будут рассмотрено несколько базовых определений, которые встречаются в бухучете:

Кто осуществляет расчет

Выдачу подотчетных сумм осуществляет кассир на основании . При этом кассовые документы должны быть заверены директором и главным бухгалтером учреждения.

При выдаче подотчетных средств организация должна придерживаться . Наличные деньги выдаются из кассы предприятия на основании .

Что касается составления кассового документа, а также его последующей регистрации в , то этим занимается сотрудник, который отвечает за ведение подобных операций.

И только после этого документ передается кассиру для исполнения. Получателю подотчетных сумм документ на руки не выдается.

Такой порядок исключает внесение ошибочной информации в расходный документ. В результате чего кассир не понесет материальную ответственность за чужие ошибки.

Нормативное регулирование

Базовым нормативным документом, регулирующим трудовые правоотношения, является ТК РФ. Бухучет хозяйственных операций предприятия осуществляется на основании .

Для органов государственной власти разработан Единый план счетов бухучета (). Инструкция по его применению утверждена .

При осуществлении кассовых операций организациям и предпринимателям необходимо учитывать .

Порядок осуществления наличных расчетов утвержден Указанием Центробанка №3073-У.

В бюджетных учреждениях расчеты с подотчетными сотрудниками могут производиться на основании положений:

При этом выдача наличных денег может происходить путем их перечисления на банковскую карту работника. Для этого в положении о выдаче денег должна быть соответствующая оговорка.

Степень детализации разновидности выплат в локальном документе предприятие определяет самостоятельно. Аналогичная правовая позиция изложена в .

Выдача денег под отчет производится исключительно по распоряжению директора предприятия. Основанием для перечисления средств является .

Закон не предусматривает ограничений по сумме выплат. Но, если подотчетное лицо приобретает товары в интересах учреждения, то при расчете наличными деньгами нужно придерживаться лимитов, установленных для юридических лиц.

В рамках одного соглашения сумма платежа не должна превышать 100 тыс. руб. ().

На закупку продукции у одного поставщика установлены определенные ограничения. Закон также вводит годовой лимит на совокупную сумму закупок.

Поэтому предприятие должно контролировать на протяжении календарного года размер отчислений. Для этого нужно утвердить документ, определяющий порядок закупок через подотчетных работников.

В документе необходимо указать ответственное лицо, которое будет следить за тем, чтобы не был превышен лимит. Обычно для этой цели привлекают специалиста по закупкам.

После утверждения кандидатуры подотчетные сотрудники должны будут согласовывать заявления о выдаче денег на производственные нужды.

Авансирование допускается только при условии, что подотчетное лицо не имеет задолженности по деньгам, по которым пришло время для подачи авансового отчета (п.214 приказа Минфина №157).

Форма документа утверждена . Если сотрудник не отчитался в срок, то деньги ему не выдаются.

Следовательно, перед тем как выдать заявленную сумму денег бухгалтер должен проверить, чтобы не было дебиторской задолженности.

Если задолженность есть, тогда нужно проверить сроки предоставления отчета. Аванс выдается подотчетному работнику, если указанные сроки не истекли.

После их истечения подотчетный сотрудник обязан представить об использовании денег и документы, подтверждающие то, что полученные деньги оприходованы на приобретенные материалы.

Для этого сотруднику отводится 3-дневный срок. Проверка отчета проводится в срок, установленный директором в соответствующем распоряжении.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Перечень лиц имеющих возможность получать деньги под отчет определяется нормативной документацией или внутренними локальными актами предприятия.

Выдача денег должна сопровождаться , с отображением следующих данных:

• цель расхода;
• сроки;
• сумма аванса.

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации. Авансовый отчет служит письменным доказательством целевого применения выданных денег.

На его основании происходит списание средств. О том, как делаются проводки об израсходованных подотчетным лицом на производственные цели деньгах, будет сказано ниже.

Основные проводки

Проводки при выдаче аванса работнику коммерческого предприятия на командировочные издержки делаются так:

Отчет должен сопровождаться документами, подтверждающими понесенные издержки и то, что материалы поступили на предприятие.

По подотчетным суммам организация делает такие записи:

Сумма денег своевременно не возвращенная работником отображается так:

Удержание обозначенных сумм фиксируется так:

Бухгалтерские проводки при выдаче денег учреждения подотчетному работнику делаются так:

Увеличение дебиторки ответственного сотрудника происходит по факту оплаты им определенного товара через банковскую карту.

Поэтому бухгалтер должен контролировать расходные операции, чтобы вовремя отражать задолженность и обязательства организации.

При выполнении обязанностей необходимо руководствоваться должностной инструкцией бухгалтера.

Проводки при переводе денег на карту предприятия в течение одного операционного дня отражаются так:

Если зачисление денег на карту предприятия произошло на другой операционный день, тогда проводки делаются так.

Первая:

Вторая:

Если сотрудник снял поступившие на карту подотчетные деньги или оплатил ими товары, то проводка делается так:

После утверждения директором предприятия отчета записи делаются так:

При возврате денег запись делается так:

Как видно, не только выдача денежных средств отражается записью, но, и возврат подотчетных сумм.

Отражение в балансе (актив или пассив)

Расчеты с получателями подотчетных сумм отображаются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными работниками».

Если подотчетный работник потратил свои деньги, то они возмещаются предприятием, при условии, что сотрудник предоставит подтверждающие документы.

Проверка расчетов

Для проведения проверки расчетов предприятие может привлечь аудитора. Проверке подвергаются следующие документы:

1. Авансовые отчеты.
2. Журналы регистрации.
3. Список лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.
4. Сметы представительских издержек.
5. Заявления о выдаче денег.
6. Оправдательные документы.

Результатом проверки является аудиторское заключение. Этот документ имеет юридическую значимость для всех субъектов хозяйственной деятельности и государственных органов.

Так как они отвечают только за умышленное причинение вреда, включая ущерб, нанесенный в состоянии алкогольного опьянения. Поэтому такой категории работников подотчетные суммы не выдаются.

Какие могут возникнуть проблемы при инвентаризации?

Проверка состояния расчетов является частью инвентаризации, которая проводится накануне составления годовой отчетности ().

При описи могут возникнуть следующие проблемы:

1. Расхождения между фактическим имуществом и данными бухучета.
2. Невыплаченные суммы по оплате труда.
3. Необоснованная кредиторская или дебиторская задолженность.
4. Отсутствие приказа о подотчетных лицах, имеющих право получать деньги.
5. Несоответствие перечня лиц, которые могут получать подотчетные суммы фактическим данным.
6. Отсутствие авансовых отчетов по суммам, по которым истек срок подачи отчета.
7. Недостача оправдательных документов и др.

Как быть, если выдан аккредитив

Под аккредитивом подразумевается условное денежное обязательство банка, которое выдается по поручению клиента в интересах его контрагента.

На основании этого поручения кредитная организация должна будет произвести платеж поставщику. Основанием для перечисления денег являются документы, предусмотренные аккредитивом.

Если аккредитив открывает бюджетное учреждение, то его размер не должен превышать лимит соответствующего бюджетного финансирования. Проводки делаются следующим образом:

При предоставлении фальшивых документов

Первичные финансовые документы должны быть составлены в соответствии с требованиями российского законодательства.

Обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• код формы;
• дата составления;
• название организации, выдавшей документ;
• суть операции;
• наименование должностей лиц, которые ответственны за проведение операции;
• подпись уполномоченного сотрудника.

При отсутствии подписи главбуха документ считается недействительным и не должен приниматься к исполнению. Что касается подложных документов, то за их предоставление законом предусмотрена уголовная ответственность.

Подбивая итог обзора учета расчетов с подотчетными лицами нужно выделить несколько ключевых моментов. Получать подотчетные суммы могут материально ответственные работники предприятия.

Выдача денег осуществляется на основании приказа руководителя организации. Наличные деньги выдаются на основании расходного кассового ордера.

Денежные средства должны быть израсходованы исключительно на цели, предусмотренные служебной запиской.

Библиографическое описание:

Нестеров А.К. Учет расчетов с подотчетными лицами [Электронный ресурс] // Образовательная энциклопедия сайт

В современных условиях учет расчетов с подотчетными лицами должен быть налажен должным образом, вестись правильно, корректно и своевременно, в соответствии действующим законодательством и нормами бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

С точки зрения экономического содержания хозяйственные операции по использованию денежных средств, которые выданы под отчет подотчетным лицам, нуждаются в особом внимании со стороны бухгалтерии предприятия.

Основной проблемой в исследуемой области выступает тот факт, что в современных условиях объем операций с денежными средствами организации достаточно велик и зависит от характера и масштаба экономической деятельности организации. Поэтому очевидна важность достоверного, корректного и полного бухгалтерского учета хозяйственных операций по выдаче денежных средств пот отчет и их целевому расходованию подотчетными лицами. Кроме того, можно объективно утверждать, что эффективная организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами представляет особую важность для руководства предприятия в контексте недопущения нецелевого расходования средств организации.

Для получения достоверных сведений о ходе хозяйственных процессов на предприятиях организуется бухгалтерский финансовый учет. "Бухгалтерский финансовый учет – это система сбора и обработки учетной информации, необходимой для составления финансовой отчетности. Финансовый учет включает в себя информацию по учету балансовых счетов, используется не только внутри предприятия, но и внешними пользователями. Финансовый учет регулируется нормативными документами" .

Главные задачи бухгалтерского финансового учета представлены на рисунке 1.

Рис. 1. Главные задачи бухгалтерского финансового учета

В соответствии с целью получения достоверных сведений о хозяйственных процессах на предприятии и задачами бухгалтерского финансового учета основные учетные процессы представляют собой линейную систему, представляющую последовательность работы с бухгалтерской информацией.

Расчеты с подотчетными лицами являются важным участком бухгалтерского финансового учета, что обусловлено природой возникновения данного вида операций в хозяйственной деятельности предприятия. В деятельности предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки на других предприятиях за наличный расчет, оплачивать служебные командировки и так далее. В таких ситуациях работнику предприятия выдаются наличные деньги под его ответственность для выполнения определенных действий. Такие работники называются подотчетными лицами: "подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы" .

Цель учета расчетов с подотчетными лицами :

Обобщение информации о расчетах с работниками предприятия, по суммам выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, на служебные командировки, а также по расчетам с сотрудниками по возмещению затрат произведенными ими в процессе хозяйственной деятельности.

Перечень должностных лиц, имеющих право по роду работы получать в кассе наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные нужды, ежегодно утверждается руководителем предприятия в приказе с указанием фамилии, имени, отчества, должности, на какую цель может быть выдана подотчетная сумма и ее предельный размер. Размер этих сумм ограничен; выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Основанием для выдачи подотчетной суммы служит приказ. Подотчетная сумма может быть выдана работнику предприятия, за которым не числится задолженности по ранее полученным подотчетным суммам. Сумма, выданная под отчет, должна расходоваться лишь по прямому назначению.

Следовательно, стоящие перед бухгалтерией предприятия задачи бухгалтерского финансового учета расчетов с подотчетными лицами сопряжены с несколькими аспектами учетного процесса.

Вместе с этим, по данным бухгалтерского учета должна формироваться информация, пригодная для принятия управленческих решений, связанных с повышением эффективности, как непосредственно организации финансового учета и учетного процесса, так и сопряженных процессов. Следовательно, состояние учета расчетов с подотчетными лицами не должно снижать эффективность действующей системы учета на предприятии. Таким образом, можно сделать объективный вывод, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в учетной системе на предприятии, так как предоставляемая информация влияет на отдельные показатели деятельности предприятия.

В соответствии с этим, задачи данного участка бухгалтерского учета предприятия связаны с контролем, достоверностью и формализацией хозяйственных операций, связанных с предоставлением денежных средств в подотчет.

Задачи учета расчетов с подотчетными лицами представлены на рисунке 2.

Рис. 2. Задачи учета расчета с подотчетными лицами

Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в рамках действующей системы регулирования бухгалтерского учета.

Первый уровень наряду с другими законодательными актами образует Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014).

Второй уровень регулирования бухгалтерского учета составляют Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ).

Регулирования учета расчетов с подотчетными лицами касается ПБУ 10/99 "Расходы организации", в котором указаны основополагающие аспекты признания расходов, произведенных организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, в рамках данного участка бухгалтерского учета.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации с Инструкцией по его применению, который утвержден Министерством финансов РФ, считается наиболее важным документом третьего уровня регулирования бухгалтерского учета.

Четвертый уровень регулирования бухгалтерского учета включает приказы, указания, инструкции, выпускаемые самой организацией: рабочий план счетов, учетная политика и др.

Согласно Инструкции по применению плана счетов учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На счете учета расчетов с подотчетными лицами обобщается информация о расчетах с работниками и суммах денежных средств, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Таким образом, можно сделать вывод, что нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в настоящее время определяется в соответствии с четырьмя уровнями регулирования бухгалтерского учета.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами

Для учета операций по расчетам с работниками, получившими деньги для определенной цели, используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Сальдо счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. Общий порядок выдачи подотчетных сумм и отчетности по ним предусмотрен Указанием Банка России "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Предприятие ведет учет расчетов с подотчетными лицами в соответствии действующими нормативными положениями.

Основанием для выдачи подотчетной суммы служит приказ руководителя, заверенный также подписью главного бухгалтера. Сумма выдачи на расходы зависит от характера предстоящих расходов и выдается в виде денежного аванса в пределах предполагаемого размера расходов. Подотчетная сумма может быть выдана работнику, за которым не числится задолженности по ранее полученным подотчетным суммам. Целевое использование сумм, выданных под отчет, контролируется главным бухгалтером. Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм. Выданные под отчет суммы на хозяйственные и операционные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость продукции организации.

Порядок выдачи денежных средств на операционные и хозяйственные нужды и командировочные расходы должен быть закреплен в Учетной политике предприятия. К операционным и хозяйственным расходам относятся расходы на приобретение материальных ценностей, канцелярские, почтовые расходы, оплата денежных документов и т.п. Размер командировочных расходов рассчитывается на основе соответствующих положений Учетной политики предприятий. Оплата представительских расходов в Учетной политике может быть не предусмотрена.

Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным им под отчет из кассы или переведенным им через органы связи, предназначенным для совершения операционных или хозяйственных расходов, приобретения мелких партий различных материалов или оплату расходов за время служебных командировок ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Выдача денежных средств под отчет оформляется следующей записью:

Дебет 71 Кредит 50 на сумму выданных наличных денег.

Возврат неиспользованных денежных средств в кассу предприятия оформляется следующей записью

Дебет 50 Кредит 71 на сумму сданных наличных денег

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Основные бухгалтерские записи по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Подотчетные лица в подтверждение расходов полученных авансов обязаны представить бухгалтерии авансовый отчет с приложением подлинных документов, подтверждающих произведённый расход полученных на предприятии денежных сумм.

В отношении командировочных расходов в течение трех дней по возвращении подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе подлинных документов, подтверждающих произведенный расход (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов), докладная о проделанной работе (выполнение задания) и прилагается командировочное удостоверение.

По авансовым суммам на хозяйственные и операционные нужды отчет должен быть сдан на следующий рабочий день после истечения срока, на который была выдана подотчетная сумма.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается непосредственными руководителями в зависимости от целевого назначения расходов. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету, последний утверждается руководителем предприятия и принимается к учету.

В случае если при авансовом отчете имеются товарные чеки розничных магазинов на приобретенные из подотчетных сумм различные материалы, эти материалы должны быть сданы на склад предприятия, на них выписывается общая приходная накладная.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру одновременно со сдачей авансового отчета, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Согласно приказа руководителя расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению, а передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и подтверждающие документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать с него в бесспорном порядке при очередной выдаче заработной платы числящуюся за работником подотчетную сумму задолженности в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Администрация организации самостоятельно решает вопрос о размере сумм, выделяемых под отчет, в соответствии с производственной необходимостью и на основе ретроспективного анализа аналогичных расходов в прошлые периоды.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в организациях служит журнал-ордер № 7 – комбинированный регистр, сочетающий в единой системе аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. На рисунке приведен пример журнала-ордера №7.

Каждой выданной под отчет сумме в журнале-ордере отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Применение журнала-ордера № 7 исключает необходимость ведения накопительных ведомостей, карточек и оборотных ведомостей по счету № 71 "Расчеты с подотчетными лицами", что способствует резкому сокращению учетной работы. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Позиционная форма записи и ведение расчетов по каждому авансовому отчету вносят ясность в расчеты, увеличивают контрольные функции учета.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные работникам под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные главным бухгалтером на корректность представления и по существу информации, в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса, и утвержденные руководителем предприятия. Главный бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

В журнал-ордер № 7 вносятся дата выдачи денежных средств под отчет и состояние расчетов на начало месяца (дебет – суммы, оставшиеся под отчет, кредит – суммы, невозмещенного перерасхода) с каждым из подотчетных лиц. Эти записи берутся из журнала-ордера № 7 за прошлый месяц.

Аналитический учет расчетов в журнал-ордере № 7 ведется по каждой отдельно выданной под отчет сумме. По строкам журнала-ордера № 7 отражаются выданные авансы, списание сумм расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также выдачи в возмещение перерасхода и возврат неиспользованных авансов. Таким образом, операции по каждому авансовому отчету находят отражение только по одной строке журнала-ордера № 7.

При разработке отчетов кассира суммы, выданные под отчет, заносятся в журнал-ордер № 7. Одновременно указываются дата выдачи и корреспондирующий счет, что соответствует действующему порядку учета и системе учета в организации.

В случае, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, или в других случаях выдается (переводится) дополнительный аванс, в разделе "Выдано в подотчет", по кассовым, банковским и другим документам устанавливаются суммы, выданные в возмещение перерасхода. Отражаются суммы неиспользованных авансов, сданные в кассу и на расчетный счет, а также удержанные из заработной платы рабочих и служащих. Запись в этот раздел журнала-ордера № 7 производится на основании документов по кассе, банку и расчетно-платежных ведомостей.

Суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода, а также суммы возвращенных и удержанных неиспользованных авансов сверяет главный бухгалтер. Проверенные и утвержденные авансовые отчеты записываются в соответствующие графы, с указанием сумм, утвержденной по авансовому отчету. На основании разметки корреспондирующих счетов в авансовых отчетах производятся записи в соответствующие данным счетам графы.

Для того, чтобы определить сумму итога по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", необходимо сложить суммы, сданные подотчетными лицами в кассу, внесенные на расчетный счет и удержанные из заработной платы, а также суммы, списанные по утвержденным авансовым отчетам. Общая сумма кредитового оборота по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" заносится в Главную книгу. В состав сумм, относимых в дебет счетов 10 "Материалы", 41 "Товары" включаются стоимость материальных ценностей по учетным ценам, суммы транспортно-заготовительных и других расходов по заготовлению и приобретению материальных ценностей. Стоимость приобретенных материальных ценностей на основе сумм в журнале-ордере №7 определяется согласно специальной справке, заполняемой на основании копий приходных документов (накладных, приемных актов, приходных ордеров), которые прилагаются к авансовым отчетам подотчетных лиц. В практике чаще всего выписывается общая приходная накладная на основе сопроводительных документов к приобретенным материальным ценностям, оплата которых была произведена подотчетными лицами из сумм денежных средств, выданных им под отчет.

В журнале-ордере № 7 предусмотрены графы для отражения остатка на начало месяца, дебетовых оборотов и кредитовых оборотов. Остаток на конец месяца по каждой позиции (строке) переносится в журнал-ордер № 7 следующего отчетного месяца. Такой порядок переноса сальдо сокращает количество записей. После окончания всех записей журнал-ордер № 7 проверяется и подписывается главным бухгалтером.

Проблемы учета расчетов с подотчетными лицами

В ходе изучения состояния учета расчетов с подотчетными лицами на предприятиях могут быть выявлены типичные для данного участка учета проблемы.

Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

Таким образом, хотя учетный процесс в организации может быть налажен достаточно эффективно, а учет расчетов с подотчетными лицами ведется вполне рационально, учетная политика в отношении данного аспекта учета часто может быть представлена в общих чертах, что является достаточно существенным недостатком. В соответствии с этим необходимо внести некоторые изменения в учетную политику в плане конкретизации системы документооборота и отслеживания расчетов с подотчетными лицами и отражения связанных с этим хозяйственных операций в системе бухгалтерской информации предприятия.

В отношении учета расчетов с подотчетными лицами в учетной политике следует закрепить и прописать следующие моменты:

• виды первичных документов, применяемых при учете операций связанных с расчетами с подотчетными лицами, учета произведенных расходов, порядок их заполнения и принятия к учету, а также процесс документооборота по данным операциям и расчетам в соответствии с действующим на предприятии порядком предоставления денежных средств под отчет;
• порядок и момент признания расходов, совершенных подотчетным лицом, и отнесения их на себестоимость продукции предприятия;
• порядок и момент начисления задолженности по расчетам с подотчетными лицами;
• документально закрепить основные проводки, используемые для отражения расчетов с подотчетными лицами, и формализовать порядок отражения данных операций в системе учета предприятия;
• порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;
• закрепить перечень расходов, которые должны учитываться на счете 44 "Расходы на продажу", производимых из сумм денежных средств, выданных под отчет на операционные расходы;
• полностью отразить методы оценки произведенных подотчетными лицами расходов на соответствие целям расходования и отнесения расходов на конкретные статьи расходов для избежания возникновения возможных противоречий в системе учета.

Следует отметить, что при закреплении перечня расходов, которые должны учитываться на счете 44 "Расходы на продажу" следует также включить порядок списания этих расходов в себестоимость продаж в полной сумме расходов, признанных в отчетном периоде. Отнесение расходов на продажу в себестоимость проданной готовой продукции формирует более полную ее себестоимость.

Согласно положениям ПБУ 1/2008, изменять учетную политику можно только в некоторых случаях, к которым относится и разработка предприятием новых способов ведения бухгалтерского учета, которые позволили бы отображать более достоверное представление фактов хозяйственной деятельности. Таким образом, предлагаемые изменения учетной политики не будут противозаконными.

Реализация данных мер позволит более объективно формировать бухгалтерскую информацию о состоянии расчетов с подотчетными лицами, избежать возможных искажений данных финансово-экономических показателях, что, в свою очередь, снизит вероятность принятия неверных управленческих решений.

Выводы

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в рамках хозяйственной деятельности и развития предприятия является естественным и объективным процессом в современной экономике, так как основу хозяйственной деятельности любого производственного предприятия составляют операции, связанные с поступлением и расходованием денежных средств. Таким образом, полное, точное, своевременное и достоверное отражение в бухгалтерском учете операций по выдаче под отчет и использованию денежных средств подотчетными лицами является необходимым условием для формирования достоверной информационной картины для руководства предприятия.

Значимость данного участка бухгалтерского учета обусловлена значением всех хозяйственных операций, связанных с использованием денежных средств предприятия подотчетными лицами, с которыми сопряжены внутрихозяйственные процессы в рамках экономической деятельности предприятия. Цели и задачи учета расчетов с подотчетными лицами связаны с контролем, достоверностью и формализацией операций по выдаче и расходованию подотчетных денежных средств.

Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами соответствует общей четырехуровневой системе регулирования бухгалтерского учета. В соответствии с планом счетов и инструкцией по его применению учет расчетов с подотчетными лицами денежных средств осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Отражение учета расчетов с подотчетными лицами в учетной политике организации сопряжено с рядом аспектов, которые имеют существенное значение для учета движения денежных средств организации, прежде всего, кассовых операций.

На данном участке бухгалтерского учета чаще всего возникают типовые нарушения, связанные с выдачей денежных средств под отчет. На предприятии имеют место случаи нецелевого предоставления денежных средств под отчет под видом авансов на хозяйственные нужды, некорректного подтверждения совершения целевых расходов и отсутствия подтверждающих документов, несвоевременного отчета по израсходованным подотчетным суммам, а также возникают противоречия по содержанию произведенных расходов. Помимо этого в организации отсутствует документально закрепленный и формализованный порядок выдачи денежных средств под отчет и отражения операций по их расходованию.

Список литературы

1. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016).
2. Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99). Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 №33н (в редакции Приказа Минфина РФ от 06.04.2015 N 57н).
3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94-н (в ред. Приказа Минфина РФ от 08.11.2010 №142н).
4. Указание Банка России от 11.03.2014 №3210-У (ред. от 03.02.2015) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
5. Алексеева Г.И. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Юрайт, 2015.
6. Алисенов А.С. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Юрайт, 2016.
7. Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2013.
8. Бабаев Ю.А., Петров А.М., Мельникова Л.А. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Проспект, 2015.
9. Богатая И.Н., Хахонова Н.Н. Бухгалтерский учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2013.
10. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.
11. Бычкова С.М., Бадмаева Д.Г. Бухгалтерский учет и анализ. – СПб.: Питер, 2015.
12. Нечитайло А.И., Панкова Л.В., Нечитайло И.А. Методология и концепции бухгалтерского учета. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.
13. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учета. – М.: Дашков и К, 2012.
14. Сапожникова Н.Г. Бухгалтерский учет. – М.: КноРус, 2013.
15. Черненко Н.Ю., Черненко А.Ф. Бухгалтерский финансовый учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.

Понятие подотчетного лица

Определение 1

Подотчетным лицом является штатный сотрудник компании, получивший авансом денежные средства из кассы предприятия. Обычно в подотчет выдаются наличные денежные средства для командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, для приобретения материалов и прочие нужды.

Выдаются денежные средства в подотчет по расходным кассовым ордерам, и расходоваться они могут исключительно по назначению. Подотчетные средства не относятся к доходам физических лиц - работников предприятия. Расходы подотчетного лица, которые были произведены в валюте, подлежат пересчету в рубли по курсу Центрального Банка РФ, зафиксированному на дату утверждения авансового отчета.

К внутриорганизационным документам, используемым в расчетах с подотчетными лицами, относятся:

• списки подотчетных лиц, утвержденные руководством компании,
• сметы на представительские расходы,
• приказы об утверждении смет,
• авансовые отчеты,
• журналы регистрации отчетов.

Помимо этого, при направлении работников в командировки, обязательно должны быть оформлены соответствующие приказы. Кассовые операции при расчетах с подотчетными лицами оформляются типовыми формами первичных документов. Выдача наличных денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам.

Выдача наличных денег, связанная со служебными командировками, осуществляется в пределах тех сумм, которые причитаются командированным сотрудникам на эти цели. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или другими уполномоченными сотрудниками. Кассир должен потребовать предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющего личность получателя при выдаче денег по расходному кассовому ордеру.

За полученные денежные средства подотчетным лицам необходимо отчитаться, составив авансовый отчет и приложив к нему оправдательные документы за приобретенный товар. К оправдательным документам в данном случае относятся:

• товарные чеки,
• кассовые чеки,
• проездные билеты.

Если приобретенный товар не оприходован на склад организации, то подотчетную сумму необходимо включить в совокупный годовой доход подотчетного сотрудника. Порядок выдачи подотчетных сумм и отчетности об их определяется приказом руководителя компании.

Сотрудникам, которые получили наличные деньги под отчет, необходимо не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, предоставить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных денежных средствах и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета относится к унифицированным и представлена формой АО-1 «Авансовый отчет». Последующая выдача денег под отчет может производиться только при полном отчете конкретного подотчетного лица по авансам выданным ранее. Отчет проверяет бухгалтер.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет должен быть утвержден руководителем и затем принят к учету. Остаток неиспользованных денежных средств сдается в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается по расходному кассовому ордеру подотчетному лицу. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер списывает подотчетные денежные суммы в определенном порядке.

Внутриорганизационный контроль над совершением расчетов с подотчетными лицами

Внутриорганизационный контроль над совершением расчетов с подотчетными лицами включает в себя:

• утвержденный список сотрудников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств,
• утвержденный порядок подачи заявлений на выдачу денежных средств с указанием цели такой выдачи,
• соблюдение сотрудниками организации установленных сроков отчета по выданным суммам и сроков возврата остатка средств,
• отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам,
• соблюдение запрета на выдачу денежных средств работникам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам,
• ведение аналитического учета командировочных и представительских расходов,
• оформление необходимых подтверждающих документов к авансовым отчетам,
• визирование авансовых отчетов.

Командировка - это поездка сотрудника организации по распоряжению руководителя для выполнения служебных поручений вне места постоянной работы. Не может считаться командировкой направление в поездку предприятием лица, с которым оно не состоит в трудовых отношениях.

Затратами признаются расходы по командировкам, связанными с управлением производством. Такие затраты формируют расходы по обычным видам деятельности.

При оплате работодателем сотруднику расходов на командировки в доход, который подлежит налогообложению, не включаются:

• суточные, выплачиваемые в пределах норм,
• произведенные и подтвержденные документами расходы на проезд до места назначения и обратно,
• аэропортные сборы,
• расходы на проезд в места отправления, назначения или пересадок,
• комиссионные сборы,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, и получение виз,
• расходы, связанные с обменом валюты.

Если командированный сотрудник (налогоплатедьщик) не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то суммы такой оплаты в пределах норм, установленных законодательством, освобождаются от налогообложения. Предельные суммы составляют: до 700 рублей в день при командировке на территории России и до 2500 рублей в день при заграничной командировке.

Замечание 1

Суммы расходов на проезд к месту командировки и обратно включаются в расходы предприятия без НДС. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры, выставленного продавцом. Суммы налога возмещаются в пределах норм установленных законодательством. Проездной билет, оформленный по установленному образцу, в котором сумма НДС выделена отдельной строчкой, дает возможность принять к вычету сумму НДС без наличия счета-фактуры. Это относится и к электронным проездным билетам. Следует обратить внимание, что вычет возможен, только если налог выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах.

Еще один вид расчетов с подотчетными лицами - это расчеты по представительским расходам. Представительские расходы - это расходы на официальный прием и обслуживание представителей других компаний, которые участвуют в переговорах, а также участников заседания совета директоров. Не относятся к представительским расходам расходы на развлечения, отдых, профилактику и лечение заболеваний. Следует отметить, что представительские расходы включаются в прочие расходы в размере, не более четырех процентов от расходов компании на оплату труда за отчетный период.

К регистрам синтетического учета, в которых отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами, относятся:

• главная книга,
• отчет о движении денежных средств (форма № 4),
• строка Бухгалтерского баланса “Прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев»,
• журнал-ордер № 7,
• прочие регистры учета по счету 71.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждой сумме, которая выдана под отчет. Для обобщения данных о расчетах с сотрудниками по суммам, выданным под отчет на расходы, предприятиями используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На сумму выданных под отчет средств 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется со счетами учета денежных средств. На сумму израсходованных подотчетными лицами средств 71 счет кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат и приобретенных ценностей, или иными счетами, выбор которых определяется характером произведенных расходов.

Подотчетные суммы, которые работники не возвратили в установленный срок, учитываются по кредиту 71 счета и дебету 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей». Списание данных сумм со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» производится в дебет 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда», при условии, что они могут быть удержаны из заработной платы работника, или в дебет 73 счета «Расчеты с персоналом по прочим операциям», при условии, что отсутствует возможность удержания из заработной платы.

17. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.

Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.

В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.

Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.

Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.

Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.

Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.

Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).

При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:

1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;

2) пункт назначения командировки;

3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;

4) цель командировки;

5) срок командировки.

Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;

2) оплату суточных за время нахождения в командировке;

3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:

1) выдан аванс на командировочные расходы:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;

2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):

Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:

Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:

Дебет счета 50 «Касса»,

К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.

На суммы, выданные под отчет, делается запись:

На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если они не могут быть удержаны:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.

Основной задачей учета подотчетных сумму является обобщение информации о состоянии расчетов с работниками предприятия, получившими аванс на хозяйственные, командировочные или операционные расходы.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Каждая компания в России наделена правом расплачиваться за товары и услуги, выплачивать зарплату служащим и авансовые суммы командировочным наличными деньгами. Но, для оплаты товароматериальных ценностей и командировок сотрудников все расчеты должны оформляться через счет учета подотчетных лиц – балансовый счет 71.

Данный счет всегда находится под строгим контролем руководства любой компании. Чем крупнее компания, тем больший объем наличных расчетов может проходить именно здесь. Учет должен быть правильным, своевременным, прозрачным и соответствовать нормам и правилам бухучета и законов РФ.

К контролю целевого использования выданной работникам наличности в подотчет на предприятиях относятся серьезно. Каждая сумма, полученная работником, выдается ему с конкретным распоряжением руководства:

1. произвести расчет за какую-то определенную услугу;
2. купить канцтовары и конверты;
3. бензин и другие горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля;
4. купить билеты для поездки в командировку и оплатить гостиницу;
5. закупить офисную технику и т.д.

Работник, чтобы получить деньги в подотчет пишет заявление с указанием суммы и цел расходования. Круг подотчетных лиц должен быть четко очерчен приказом руководителя или управляющего фирмы. В данном перечне указываются сотрудники, которые могут получать в кассе наличные деньги, для выполнения какой-то определенной задачи.

В списке указывают все данные сотрудника, должность, цель и сумму денежных средств, больше которой ему не имеют права выдавать.

Командировочные могут получать любые сотрудники, если они получили приказ отправиться в командировку, либо на обучение для повышения квалификации от компании.

В перечень сотрудников включают только тех, с кем заключен договор о материальной ответственности. Такой договор заключается с руководителями компаний, их заместителями, начальниками отделов и служб, завхозами, кладовщиками, снабженцами, и т.д. Работники, которые еще не достигли совершеннолетия, не могут работать на должностях, на которых предполагается нести материальную ответственность. И поэтому они также не могут быть подотчетными лицами.

После выполнения поставленной задачи сотрудник обязан отчитаться, о проделанной работе, и сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех финансовых документов, подтверждающих полной или частичное расходование аванса.

Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

Эффективная модель учета включает в себя несколько основных принципов, которыми руководствуются при совершении операций:

1. Наличные денежные средства должны выдаваться только определенным руководством предприятия сотрудникам. Запрещено выдавать деньги лицам, не работающим в компании.
2. Суммы, полученные работником не должны превышать лимит, утвержденный для него.
3. Прежде чем получить новую сумму в свое распоряжение, подотчетное лицо обязано отчитаться по ранее полученной сумме.
4. Данные расчеты используются только в том случае, если другим способом нужных целей достичь невозможно, например, если из кассы разрешено выдать заработную плату наличными, то неправомерно ее выдавать через 71 счет.
5. Руководитель компании должен утверждать целесообразность совершенных расходных операций.
6. Учет должен производиться в полном объеме и своевременно, все сроки, прописанные в нормативных документах должны неукоснительно соблюдаться.
7. Главный бухгалтер организации должен контролировать целевое использование подотчетных сумм.

Выполнение всех правил совершения операций гарантирует создание правильной системы их учета.

Нормативная база учета сумм, выданных в подотчет

Нормативными документами, регламентирующими расчеты:

• ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.02.2011 №402-ФЗ,
• Положение о бухучете, в части 10/99 «Расходы организации»,
• План счетов бухучета организаций и инструкция по его применению, принятые Министерством финансов РФ,
• Положения, приказы и регламенты самого предприятия

ФЗ о «Бухучете»

Несмотря на широкие возможности в расходовании своих средств, компании могут расходовать средства из выручки только на определенные цели (Указание № 3073-У от 07.10.2013г. п.2 Центрального Банка РФ). В том числе и на выдачу наличных денег в подотчет.

Указанием № 3210-У ЦБ РФ определены принципы работы кассы предприятия. Обязательное утверждение и соблюдение лимита кассы. В документообороте кассы используются приходные и расходные кассовые ордера, утвержденные Государственным комитетом статистики РФ (Постановление №88 от 18.08.1998)

Сам учет, как уже упоминалось выше, ведется на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицам», здесь аккумулируются все данные об операциях.

Остаток на счете отражает – это либо задолженность, либо сумма перерасхода, которая подлежит возврату подотчетному лицу. Денежные средства выдаются на основании приказа руководства компании, заверенного главным бухгалтером. Сумма определяется из соображений целесообразности, в пределах заранее произведенного расчета. Порядок выдачи денег на совершение операционных, командировочных или хозяйственных расходов регламентирует учетная политика компании.

Операционные и хозяйственные расходы – это расходы на канцтовары, расходы на оплату коммунальных услуг, покупку основных средству, материальных ценностей, оплата почтовых расходов, выплата зарплаты. Сумма командировочных расходов определяется, исходя из учетной политики компании. Представительские расходы могут быть не предусмотрены правилами организации.

Учет операций подотчетных лиц

Выдачу подотчетных сумм и возмещение перерасхода проводят по дебету 71 счета, операции оформляются расходным кассовым ордером.

В таблице представлены возможные проводки по счету 71 «Учет подотчетных сумм»

Сотрудники, получившие аванс денежных средств на определенные приказом руководства цели обязаны отчитаться, об использовании полученной суммы, представив в бухгалтерию авансовый отчет с приложением все платежных квитанций и чеков об оплате товаров и услуг. Если срок задания, на которое выдавалось финансирование, закончен, работник отчитывается на следующий рабочий день. На обороте отчета перечисляются все прилагаемые оправдательные документы (чеки, счета-фактуры), даты и суммы операций.

Сотрудники, получившие командировочные обязаны отчитаться о полученных и потраченных суммах не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Для этого также составляется авансовый отчет с приложением билетов за проезд, счет об оплате жилого помещения, докладная о проделанной работе, и командировочное удостоверение.

Целесообразность совершенных расходов утверждается непосредственным начальником подотчетного лица, в зависимости от подтверждения, или не подтверждения целевого использования суммы.

Бухгалтерия проверяет, правильно ли оформлен авансовый отчет, подлинные ли приложены чеки и документы, и отдает его на утверждение руководителю компании. На купленные, на основании товарных чеков основные средства оформляется накладная по приходу, и все закупленные товарно-материальные ценности сдаются на склад.

Неизрасходованные средства сдаются в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру одновременно с авансовым отчетом. Работник не может передавать другому работнику, выданную ему сумму. Если работник помимо аванса израсходовало собственные денежные средства для оплаты товара, ему возмещаются расходы в сумме перерасхода.

Если оправдательные документы не будут признаны подлинными, или к чекам не прилагается товар, купленный подотчетным сотрудником, то сумма, полученная работником, будет считаться его доходом и подлежать налогообложению.

Заключение

Для предприятий система учета расходования подотчетных денежных средств имеет огромное значение. Правильное и четкое оформление всех документов, четкое следование инструкциям и нормативным документам, прозрачность совершаемых операций – это принципы, соблюдение которых поставят уровень учета на должный уровень.

Вконтакте