Налогообложение ндфл компенсации за неиспользованный отпуск. Налогообложение компенсаций

Гусева И. П.,
Юрист

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает два вида компенсационных выплат, предоставляемых работникам.

Исходя из ст. 164 ТК РФ под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда и производятся работнику в качестве компенсации его затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Второй вид компенсационных выплат определен ст. 129 ТК РФ. На основании этой статьи заработная плата работников состоит из двух основных частей: непосредственно вознаграждения за труд и выплат компенсационного и стимулирующего характера. При этом компенсации в смысле ст. 129 ТК РФ являются элементами оплаты труда и не призваны возместить физическим лицам конкретные затраты, связанные с непосредственным выполнением трудовых обязанностей.

В отличие от ст. 164 ТК РФ компенсации, упомянутые в ст. 129 ТК РФ, входят в систему оплаты труда и на этом основании включаются в расходы на оплату труда при исчислении налога на прибыль в соответствии со ст. 255 НК РФ. Подобный подход находит отражение и в судебной практике. Например, ФАС Московского округа в Постановлении от 18.06.2010 № КА-А40/5743-10 подтвердил правильность позиции налоговой инспекции о том, что повышенная оплата труда работников, привлеченных к работе в выходные дни, не является компенсацией, освобождаемой от налогообложения «персональными» налогами, и может уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль.

Таким образом, то, к какой из категорий относится по своему характеру и цели та или иная компенсация, существенным образом влияет на ее налогообложение.

Компенсация за работу в выходной день.

Одним из видов компенсаций, предоставляемых работникам, является оплата труда в повышенном размере в условиях, отклоняющихся от нормальных, то есть за работу в выходной или нерабочий праздничный день.

Очевидно, что данная выплата не является компенсацией в смысле, придаваемом этому термину ст. 164 ТК РФ, а направлена только на урегулирование оплаты труда в определенных условиях работы. Необходимо обратить внимание, что законодателем установлен только нижний предел такого заработка: по смыслу ст. 153 ТК РФ работодатель вправе осуществлять выплаты в большем размере.

Характер данной выплаты от ее размера не изменяется. Поэтому вне зависимости от того, производится оплата за работу в выходной (нерабочий праздничный) день в минимальных пределах, установленных законодательством, или свыше их, полученная выплата входит в систему оплаты труда и, соответственно, подлежит налогообложению в общем порядке. Это означает, что с сумм заработной платы, начисленной за работу в выходной или нерабочий праздничный день, как и с любой иной оплаты труда, необходимо удержать и уплатить НДФЛ, а также уплатить страховые взносы.

Хотелось бы обратить внимание на то, что буквальное содержание Трудового кодекса говорит о том, что применяемый работодателем размер повышенной оплаты должен быть зафиксирован в локальном нормативном акте (например, коллективном договоре, положении об оплате труда и т. п.) или в самом трудовом договоре. Однако, в том случае, если на предприятии отсутствует соответствующий локальный нормативный акт или положения об оплате труда в выходной (нерабочий праздничный) день в повышенном размере в таком акте не прописаны, это не меняет характера самой выплаты.

Иными словами, если подобная выплата производится на основании внутреннего приказа руководителя, распоряжения по предприятию или вообще без какого-либо специального документального оформления, она все равно квалифицируется как выплата, подпадающая под действие ст. 153 ТК РФ, то есть представляет собой часть оплаты труда работника.

Тем не менее, целесообразнее закрепить соответствующие положения в коллективном договоре, особенно если выплаты в повышенном размере превышают законодательно установленные минимальные пределы. В первую очередь это нужно сделать для того, чтобы налоговая инспекция при проверке правильности исчисления налога на прибыль не исключила данные выплаты из состава расходов, так как расходы, вычитаемые из налогооблагаемой базы, должны быть документально подтверждены в соответствии со ст. 252 НК РФ. Исключение из расходов по налогу на прибыль не повлечет освобождения данных сумм от налогообложения «зарплатными» налогами, поскольку факт выплаты в пользу физического лица денежных средств, в подобной ситуации оспариваться не будет.

Но вернемся к положениям нормы ст. 153 ТК РФ, регулирующей порядок оплаты труда работников в выходные или нерабочие праздничные дни. Законодатель оставляет за работником выбор: либо получить оплату труда за отработанное время в повышенном размере, либо на основании соответствующего заявления воспользоваться положенным ему выходным днем в любой другой рабочий день. Данное положение полностью соответствует праву работника на еженедельный непрерывный отдых в рамках охраны здоровья работника согласно ст. 111 ТК РФ.

Следовательно, предоставление другого выходного дня как мера, преследующая цель восстановления работника, по смыслу Трудового кодекса должно быть реализовано в кратчайшие сроки, то есть в ближайшие дни. В противном случае эта мера теряет свою направленность на охрану режима отдыха работника.

В том случае, если работник, обратившийся с заявлением на предоставление другого выходного дня взамен отработанного, не успел им воспользоваться, например, по причине увольнения, то этот неиспользованный день нельзя рассматривать по аналогии с неиспользованными отпускными днями. Связано это опять же с целью предоставления дополнительного дня отдыха, чтобы сохранить баланс работы и отдыха в текущем режиме. В противном случае, дополнительный день теряет свою ценность при неиспользовании. Именно поэтому присоединение такого выходного дня к отпуску, который может быть существенно позднее фактически отработанного выходного дня, не предусмотрено Трудовым кодексом. В связи с этим нормы, касающиеся неиспользованного основного или дополнительного отпуска, в т. ч. в части замены его денежной компенсацией при увольнении работника на основании ст. 127 ТК РФ, применяться к неиспользованным выходным или нерабочим праздничным дням, предоставленным взамен отработанных, скорее всего, не могут. Аналогичный вывод будет справедлив и для других случаев, когда работнику предоставлено право на дополнительное время отдыха по схожим основаниям. Например, при сверхурочной работе в соответствии с нормами ст. 152 ТК РФ.

Согласно п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 правовое регулирование работы в выходной или нерабочий праздничный день в период нахождения работника в командировке будет аналогичным. На работников, находящихся в командировке, как и на работников, привлекаемых к работе в выходной день в месте постоянной работы, также распространяются положения ст. 153 ТК РФ. Отличие будет состоять в порядке налогообложения суточных, причитающихся командированному работнику за соответствующие дни. Поскольку суточные выплачиваются именно в связи с нахождением в командировке и преследуют цель возмещения собственных расходов работника, связанных с проживанием вне постоянного места жительства в интересах работодателя, то данные суммы освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами. Однако предоставление не всех компенсаций будет иметь последствия, аналогичные приведенным выше.

Компенсации работникам-донорам

Другая ситуация складывается в отношении компенсаций, предоставляемых законом работникам в случае сдачи ими крови. Согласно ст. 186 ТК РФ в отличие от альтернативного способа предоставления компенсаций в связи с работой в выходной или нерабочий праздничный день в данном случае законодатель обязывает работодателя сохранить средний заработок работника, а также освободить его от работы.

Эти компенсации предоставляют за день сдачи крови и следующий за ним день, необходимый для восстановления работника.

Дополнительные дни отдыха по желанию работника можно приурочить к очередному отпуску. Однако замена этих дней денежной компенсацией не предусмотрена. Такой подход обусловлен теми же причинами, что и в случае аналогичной замены дней отдыха, предоставляемых за работу в выходные (нерабочие праздничные) дни. Поэтому выплата денежной компенсации в рассматриваемой ситуации вне зависимости от порядка оформления может иметь риски для работодателя при включении выплаченных сумм в состав расходов, учитываемых по налогу на прибыль.

Также по этой теме.

Рабочим, занятым на работах с вредными условиями труда, в качестве компенсации полагается бесплатное получение молока. Некоторыми организациями допускается замена выдачи молока работникам денежной компенсацией, равной стоимости молока.
Например, организацией была выплачена работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, денежная компенсация стоимости молока. Сумма компенсации не была включена в облагаемый доход рабочих.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Согласно ст. 222 ТК РФ на работах с вредными условиями труда работникам выдаются бесплатно по установленным нормам молоко или другие равноценные пищевые продукты.
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.03.2003 № 13 «Об утверждении норм и условий бесплатной выдачи молока или других равноценных пищевых продуктов работникам, занятым на работах с вредными условиями труда» установлена обязанность организаций обеспечить выдачу 0,5 л бесплатного молока за смену, независимо от ее продолжительности. Бесплатная выдача молока или других равноценных пищевых продуктов производится работникам в дни фактической занятости на работах, связанных с наличием на рабочем месте производственных факторов, предусмотренных Перечнем вредных производственных факторов, при воздействии которых в профилактических целях рекомендуется употребление молока или других равноценных пищевых продуктов, утверждаемым Министерством здравоохранения Российской Федерации.

В соответствии с п. 5 Постановления № 13 не допускается замена молока денежной компенсацией, замена его другими продуктами, кроме равноценных, предусмотренных нормами бесплатной выдачи равноценных пищевых продуктов, которые могут выдаваться работникам вместо молока, перечень которых согласован с Министерством здравоохранения Российской Федерации, а также выдача молока за одну или несколько смен вперед, равно как и за прошедшие смены, и отпуск его на дом.

Таким образом, замена выдачи молока денежной компенсацией противоречит требованиям законодательства РФ. Освобождение от обложения НДФЛ денежной компенсации взамен выдачи молока главой 23 НК РФ не предусмотрено. Эта компенсация подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
На предприятии была занижена сумма НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет. Ответственность за неполную уплату налога налоговым агентом установлена ст. 123 НК РФ.

Работник организации получил травму на производстве, был выдан больничный лист. Затем встал вопрос об определении степени утраты его трудоспособности. Проведенная специальная медицинская экспертиза была оплачена за счет средств предприятия. Сумма оплаты медицинской экспертизы была включена в базу для исчисления НДФЛ пострадавшего работника.

Обратите внимание на следующее:

В соответствии со ст.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний является видом социального страхования и предусматривает обеспечение социальной защиты застрахованных и экономической заинтересованности субъектов страхования в снижении профессионального риска; возмещение вреда, причиненного жизни и здоровью застрахованного при исполнении им обязанностей по трудовому договору (контракту) и в иных установленных этим Федеральным законом случаях путем предоставления застрахованному в полном объеме всех необходимых видов обеспечения по страхованию, в том числе оплаты расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию; обеспечение предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний.

Федеральный закон № 125-ФЗ не ограничивает права застрахованных на возмещение вреда, осуществляемое в соответствии с законодательством Российской Федерации, в части, превышающей обеспечение по страхованию, осуществляемое в соответствии с указанным Федеральным законом.

Работодатель (страхователь) представляет в учреждение медико-социальной экспертизы заключение органа государственной экспертизы условий труда о характере и об условиях труда пострадавших, которые предшествовали несчастному случаю на производстве и профессиональному заболеванию.

Учреждение здравоохранения осуществляет необходимые диагностические, лечебные и реабилитационные мероприятия и по их результатам оформляет пострадавшему направление в учреждение медико-социальной экспертизы на освидетельствование для установления степени утраты профессиональной трудоспособности.

В направлении указываются данные о состоянии здоровья пострадавшего, отражающие степень нарушения функций органов и систем, состояние компенсаторных возможностей его организма и результаты проведенных лечебных и реабилитационных мероприятий.

В отдельных случаях до выявления признаков стойкой утраты профессиональной трудоспособности у пострадавшего учреждение здравоохранения может направить его в учреждение медико-социальной экспертизы для определения необходимости в отдельных видах реабилитации.

При необходимости обследования с использованием специальных методик или оборудования, получения дополнительных данных учреждение медико-социальной экспертизы направляет пострадавшего на дополнительное обследование в медицинское, реабилитационное или иное учреждение, запрашивает необходимые сведения, осуществляет обследование условий труда пострадавшего, его социально-бытовых условий и принимает другие меры.

Таким образом, Федеральным законом № 125-ФЗ установлено, что работодатель обязан в полном объеме представить все необходимые материалы и документы о степени утраты трудоспособности пострадавшего на производстве работника, в том числе обеспечить специальную экспертизу.

Согласно п.3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья.

Следовательно, оплата проведения специальной медицинской экспертизы пострадавшего на производстве работника за счет средств организации относится к компенсационным выплатам и не подлежит налогообложению.
В организации был излишне удержан НДФЛ с доходов пострадавшего работника.

При увольнении сотрудника, ему причитаются компенсационные выплаты, среди которых, компенсация за отпуск, который не был использован работником. Такие компенсации подлежат обязательному налогообложению. Налоговый кодекс и специальные законы устанавливают, какими налогами облагается компенсация за отпуск при увольнении.

Соответственно, если сотрудник увольняется с работы в текущем году, и отпуск свой он не использовал, то ему необходимо сделать расчет, с учетом компенсации за неиспользованный отпуск. Трудовой кодекс РФ устанавливает, что работодатель обязан предоставить работающему сотруднику отпуск, который оплачивается в обязательном порядке, не менее 28 дней каждый год. Компенсация за неиспользованный отпуск не приравнивается к необлагаемым доходам граждан, который установлены статьей 217 Налогового кодекса РФ.

Налоги с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Когда работник уходит с занимаемой должности в текущем году, после того, как отбыл в отпуске, компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск ему не насчитываются. И, соответственно, не выплачиваются. Во всех других случаях, в расчет берется не только основной, но и отпуск, предоставляемый дополнительно, как разновидность гарантий для некоторых лиц. Он может предоставляться отдельным категориям сотрудников. Например, лица, работающие в опасных или вредоносных рабочих местах, имеют больше дополнительных дней отпуска, чем клерк из офиса. В соответствии с этим, и насчитываются компенсации, в случае увольнения такого сотрудника, если отпуск свой он не использовал.

Важный нюанс: если сотрудник увольняется с работы по переводу, ему также следует сделать компенсационные выплаты за отпуск, который он не использовал. Это касается не перевода из одного филиала в другой, так как работодатель остается один и тот же. Данное правило применимо к сотрудникам, которых переводят в рамках одного холдинга. Выплачивая компенсацию, работодатель обязан провести обязательные налоговые отчисления.

Для того, чтобы определить налоговую базу при выплате компенсации, нужно правильно провести расчет дней неиспользованного отпуска. Полное количество дней (не менее 28) насчитываются работнику, который проработал на предприятии 11 месяцев. В остальных случаях, происходит расчет дней отпуска в соответствии с количеством отработанных месяцев. Получается, в среднем, 2 дня отпуска на каждый месяц труда. Количество дней отпуска устанавливается в организации для каждой должности отдельно, но не должно быть меньше, чем установленный законом минимум.

Какие налоги начисляются на компенсацию при увольнении за неиспользуемый отпуск

В налоговую базу отчислений входит налог на доход физических лиц, который составляет 13% от суммы всех доходов граждан, а также следующие обязательные платежи – взносы:

1. в Пенсионный фонд Российской Федерации;
2. в Фонд соцстрахования;
3. взнос в Фонд обязательного медицинского страхования;
4. взнос в территориальные фонды обязательного медицинского страхования.

То есть, следует проводить вычеты и удержания при начислении компенсации за неиспользованный отпуск по всем указанным статьям на взносы и налоги. Налоговый кодекс дает четкий ответ, какие налоги платить за компенсацию отпуска при увольнении. Не нужно начислять на сумму компенсации за неиспользованный отпуск, взносы на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве.

Поскольку в 2010 году был отменен единый социальный налог, вместо него оплачиваются вышеперечисленные взносы предприятием, которое выплачивает увольняющемуся сотруднику компенсацию.

На основании норм, установленных законодателем – ст. 217 НК РФ, ст. 9 ФЗ № 212, не нужно уплачивать налог с начисленных выплат и платежей для увольняющегося сотрудника, кроме компенсации за неиспользованный отпуск. Поэтому, работодатель должен оплатить и налог на доходы, и обязательные взносы.

Начисление налогов при начислении компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

В соответствии со ст. 223 НК РФ, налоговые отчисления в бюджет подлежат оплате не после окончания трудового месяца, как при выплате заработной платы, а в момент получения компенсации уволившимся работником. Датой получения работником дохода, считается:

• день выплаты дохода, путем перечисления на банковский счет физического лица;
• день выплаты денежных средств бывшему сотруднику в кассе предприятия;
• день получения сотрудником денежной суммы в кассе банка, с расчетного счета предприятия, по платежному поручению.

На основании этого, перечисление предприятием налогов на выплаченную компенсацию, происходят в этот же день. В случае получения работником денежных средств в наличной форме, оплатить налоги работодатель должен не позднее следующего дня, за днем фактической выплаты.

Налоги и взносы за компенсацию при увольнении, в случае неиспользования ежегодного отпуска, начисляются и выплачиваются организациями и предприятиями в пользу сотрудника, который оформлен в соответствии с нормами законодательства – по трудовому договору или по гражданскому (на выполнение работ или оказание услуг).

Компенсация за использование личного транспорта выплачивается работнику, если он эксплуатирует таковой в служебных целях. Возместить расходы сотруднику можно либо путем оформления выплат в рамках трудовых взаимоотношений, либо путем заключения гражданско-правового договора аренды автотранспорта. Обо всех нюансах, связанных с этим вопросом, расскажем далее.

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Российское трудовое законодательство гарантирует работникам денежные выплаты за эксплуатацию их личных вещей в интересах хозяйствующих субъектов.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ работник вправе рассчитывать на выплаты, только если работодатель позволил эксплуатировать личное имущество в служебных целях (или просто был в курсе). В этом случае сотруднику выплачиваются:

• компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) имущества;
• фактические денежные расходы, связанные с эксплуатацией.

Данный вопрос стороны должны согласовать письменно. Сделать это можно как при заключении трудового контракта, так и позднее в качестве дополнительного соглашения к нему.

И в том и в другом случае сторонам необходимо определить:

• имущество, которое будет эксплуатироваться, и его характеристики;
• основания владения имуществом (в собственности, на основании доверенности, договора и др.);
• порядок эксплуатации;
• срок эксплуатации;
• величину компенсации за эксплуатацию имущества;
• величину реальных затрат, связанных с такой эксплуатацией;
• документы, обосновывающие эксплуатационные затраты;
• порядок и сроки платежей.

Расчет размера компенсации за пользование личным автомобилем

При наличии необходимости в эксплуатации автотранспорта работника в хозяйственной деятельности компании работник и работодатель самостоятельно определяют величину компенсации и фактических денежных расходов, связанных с такой эксплуатацией.

Соглашением могут быть закреплены любые размеры компенсации за использование личного автомобиля. Как правило, это зависит:

• от степени износа автотранспортного средства;
• срока его полезной эксплуатации, который определяется на основании технической документации;
• активности эксплуатации (письмо Минфина РФ от 16.11.2006 № 03-03-02/275).

Расходы по эксплуатации автотранспортного средства (на приобретение горюче-смазочных материалов, топлива, комплектующих и расходных материалов, ремонт, обновление и т. п.) определяются и возмещаются на основании документов, обосновывающих эти затраты. Это могут быть:

• Путевой лист — документ, подтверждающий эксплуатацию автотранспорта в интересах компании. Форму документа компания вправе разработать самостоятельно с учетом положений закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
• Кассовые чеки АЗС.
• Отчеты сотрудника с приложенными чеками (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).
• Журнал регистрации служебных передвижений.

ВАЖНО! Расходы работника как владельца автотранспорта (например, на техосмотр, уплату транспортного налога) работодатель не компенсирует.

Налогообложение компенсационных выплат

Подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) определено, что расходы компании на содержание служебного автотранспорта снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Освобождение от налогообложения возможно только при наличии документального подтверждения:

• служебной направленности передвижений;
• реально произведенных трат (ст. 252 НК РФ).

Однако величина расходов не должна быть больше норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Нормируется в этом случае общая сумма — компенсация и реальные эксплуатационные расходы (на горюче-смазочные материалы и т. д.).

Если размер компенсации за использование личного транспорта превышает нормативы, то сумма превышения в вышеназванные расходы не входит (письмо Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050).

Выплаты, согласованные сторонами, не облагаются:

• НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434);
• страховыми взносами (ст. 9 закона «О страховых взносах...» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

При этом не имеет значения, что величина компенсации может быть больше установленных нормативов (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06).

ВАЖНО! Компенсация за использование личного транспорта, если она выплачивается за периоды пребывания работника в отпуске, командировке или за периоды временной нетрудоспособности, не входит в расходы, снижающие налогооблагаемую прибыль компании (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

Компенсация за автомобиль: нормы - 2018 — 2019

Предельные нормы компенсации за автомобиль в 2018 — 2019 году, применяемые для целей налогообложения, определяются, как и прежде, постановлением Правительства РФ «Об установлении норм...» от 08.02.2002 (в ред. от 09.02.2004) № 92. Зависят они от объема двигателя автотранспортного средства:

• до 2 000 куб. сантиметров — 1 200 руб. в месяц;
• более 2 000 куб. сантиметров — 1 500 руб. в месяц.

В эту сумму включаются фактические эксплуатационные расходы (ГСМ и т. д.).

Для федеральных государственных служащих предусмотрен иной подход (Правила выплаты компенсаций…, утв. постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563). Госслужащим, работа которых связана с регулярными рабочими поездками, назначение ежемесячной компенсации за использование личного транспорта осуществляется в размере, установленном решением работодателя на заявление конкретного работника, но в пределах, определенных в приложении к указанным Правилам.

Возмещение денежных расходов на приобретение ГСМ для госслужащих — это отдельные выплаты, которые должны подтверждаться соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля

Назначение компенсации за использование личного транспорта в хозяйственной деятельности компании работникам производится приказом лица, руководящего этой компанией.

Допустимо закрепление правил выплаты компенсации в локальных нормативных актах компании.

Форму приказа каждая компания разрабатывает самостоятельно. Как правило, в нем указывают:

• фамилию, имя, отчество сотрудника, которому назначается компенсация;
• его должность;
• наименование и характеристики транспортного средства;
• условия выплаты компенсации (например, компенсация выплачивается в конце каждого месяца в твердой денежной сумме, фактические расходы — после представления необходимых документов).

Документами, обосновывающими издание приказа, являются:

• соответствующий пункт трудового контракта или дополнительное соглашение к нему;
• копия техпаспорта автотранспортного средства, заверенная в установленном порядке.

Налогообложение компенсационных выплат работнику при управлении транспортным средством по доверенности

Согласно пояснению контролирующих органов компенсация за использование работником личного транспорта в деятельности компании подлежит освобождению от налогов, только если речь идет об имуществе, принадлежащем работнику на праве собственности. Автотранспорт, которым работник пользуется по доверенности, к такому имуществу не относится.

В этом случае компенсационные выплаты:

• Не снижают налогооблагаемую прибыль компании.
• Облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Исключение: сотрудник использует транспорт, находящийся в собственности супруга (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).
• Облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 26.02.2014 № 17-3/В-92).

Судебные органы придерживаются другого мнения на этот счет. Суды считают имущество личным, если оно принадлежит работнику на любом законном основании, в том числе на основании доверенности (постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2013 № А76-15748/2012, постановление 13-го ААС от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013). Такой же вывод содержится в определении ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Компенсация за аренду автомобиля у сотрудника

Для того чтобы компания не была привязана к упомянутым выше нормам, эксплуатацию личного автотранспорта сотрудника можно оформить путем заключения договора аренды автомобиля.

Гражданское законодательство предусматривает 2 вида аренды транспортных средств:

• с экипажем (ст. 632 ГК РФ) — управляет и обслуживает автомобиль работник;
• без экипажа (ст. 642 ГК РФ) — управляют автомобилем и обслуживают его иные уполномоченные компанией лица.

Соглашение заключается письменно и не требует никакого удостоверения, регистрации (ст. 633, 643 ГК РФ).

Предмет соглашения (существенное условие) должен содержать сведения, однозначно идентифицирующие объект. Они зафиксированы в свидетельстве о регистрации ТС и паспорте ТС.

Если работник — не собственник автомобиля, то к соглашению надо приложить доверенность собственника, которая предоставляет возможность сдавать доверенное имущество в аренду.

К договору аренды без экипажа следует приложить также полис ОСАГО с изменениями (перечень конкретных лиц либо без ограничений).

Оба вида договора аренды являются реальными, поскольку условием их заключения, помимо согласования существенных условий, является передача арендодателем арендатору автотранспортного средства. Передача автомобиля осуществляется путем оформления акта приема-передачи. В нем должны были перечислены и совпадать с указанными в договоре основные характеристики автомобиля, а также описано его техническое состояние по результатам осмотра.

Налогообложение выплат по договору аренды

Руководствуясь подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, компания может отнести всю сумму арендных платежей к расходам, снижающим ее налогооблагаемую прибыль. Для этого, как и в случае с компенсацией, денежные расходы должны быть обоснованы и задокументированы.

Для работника-арендодателя выплаты по договору аренды являются доходом физического лица по гражданско-правовому договору. С этих доходов должен быть удержан НДФЛ по ставке:

• 13% — для налоговых резидентов;
• 30% — для нерезидентов (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Причем компания в данном случае выступает как налоговый агент (ст. 228 НК РФ) и обязана произвести все соответствующие перечисления в бюджет.

Страховые взносы на сумму арендных платежей не начисляются, как и на любые выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (ч. 2 п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ, постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012).

Исключение — оплата услуг по управлению транспортом в договоре аренды с экипажем. В этом соглашении выплаты лучше разбить на составляющие:

• Арендные платежи.
• Оплата услуг по вождению. На эту сумму следует начислить страховые взносы, но только в ПФ РФ и ФФОМС. Взносы в ФСС России не начисляются на основании п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ.

Транспортный налог платит собственник автотранспорта (ст. 357 НК РФ), однако стороны могут определить условие о частичном или полном участии компании в таких расходах.

Таким образом, законодательство РФ предусматривает различные варианты выплаты компенсации за использование личного транспорта работника в деятельности компании. В случае если расходы работника не выше законодательно установленных нормативов, то экономически оправданна будет компенсация в рамках трудовых правоотношений. В противном случае целесообразно заключить соглашение об аренде автотранспорта.

1. Общий порядок расчета налога с компенсационных выплат

Общий порядок налогообложения компенсационных выплат таков: большинство государственных и муниципальных пособий, компенсаций и выплат (в пределах норм, установленных законодательством), налогом на доходы физических лиц не облагаются.

Так, в частности, не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) следующие компенсационные выплаты.

1. Государственные пособия, за исключением пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком), а также иные выплаты и компенсации, выплачиваемые в соответствии с действующим законодательством (например, пособия по безработице, беременности и родам).

2. Все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством), связанных с:

– возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья;
– бесплатным предоставлением жилых помещений и коммунальных услуг, топлива или соответствующего денежного возмещения;
– оплатой стоимости и (или) выдачей полагающегося натурального довольствия, а также с выплатой денежных средств взамен этого довольствия;
– оплатой стоимости питания, спортивного снаряжения, оборудования, спортивной и парадной формы, получаемых спортсменами и работниками физкультурно-спортивных организаций для учебно-тренировочного процесса и участия в спортивных соревнованиях;
– увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск;
– гибелью военнослужащих или государственных служащих при исполнении ими своих служебных обязанностей;
– возмещением иных расходов, включая расходы на повышение профессионального уровня работников;
– исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

3. Отдельные виды единовременной материальной помощи.

4. Суммы полной или частичной компенсации стоимости путевок (за исключением туристических), выплачиваемой работодателями своим работникам или членам их семей, инвалидам, не работающим в данной организации, в находящиеся на территории России санаторно-курортные и оздоровительные учреждения, а также суммы полной или частичной компенсации стоимости путевок для детей, не достигших возраста 16 лет, в находящиеся на территории России санаторно-курортные и оздоровительные учреждения, выплачиваемые:

– за счет средств работодателей, оставшихся в их распоряжении после уплаты налога на прибыль организаций;
– за счет средств Фонда социального страхования РФ.

5. Суммы, уплаченные работодателями, оставшиеся в их распоряжении после уплаты налога на прибыль организаций, за лечение и медицинское обслуживание своих работников, их супругов, их родителей и их детей, суммы, уплаченные общественными организациями инвалидов за лечение и медицинское обслуживание инвалидов при условии наличия у медицинских учреждений соответствующих лицензий, а также наличия документов, подтверждающих фактические расходы на лечение и медицинское обслуживание.

Указанные суммы освобождаются от налогообложения в случае безналичной оплаты медицинским учреждениям расходов на лечение и медицинское обслуживание налогоплательщиков, а также в случае выдачи наличных денежных средств, предназначенных на эти цели, непосредственно налогоплательщику (членам его семьи, родителям) или зачисления средств, предназначенных на эти цели, на банковские счета налогоплательщиков.

Обратите внимание: полный перечень доходов, не подлежащих обложению налогом на доходы физических лиц, приведен в статье 217 Налогового кодекса РФ. Поэтому если организация (индивидуальный предприниматель) произвели физическому лицу компенсационную выплату, перед тем, как рассчитывать налог, необходимо обратиться к тексту данной статьи.

Однако как показывает практика налоговых и аудиторских проверок, применение норм, содержащихся в статье 217 Налогового кодекса РФ, вызывает немало трудностей. Ниже мы рассмотрим порядок налогообложения основных компенсационных выплат, где покажем, как избежать возможных ошибок, минимизировав при этом налоговую нагрузку.

2. Налог на доходы физических лиц с материальной помощи

Материальную помощь выдают либо на основании заявления работника, либо по приказу руководителя организации.

Суммы материальной помощи не облагаются налогом на доходы физических лиц полностью или частично.

Полностью освобождаются от налогообложения следующие виды материальной помощи (подп. 8 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

1. Единовременная материальная помощь в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного налогоплательщикам материального ущерба или вреда их здоровью на основании решений органов законодательной (представительной) или исполнительной власти, представительных органов местного самоуправления либо иностранными государствами или специальными фондами, созданными органами государственной власти или иностранными государствами, а также созданными в соответствии с международными договорами, одной из сторон которых является Российская Федерация, правительственными и неправительственными межгосударственными организациями.

2. Единовременная материальная помощь членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи.

Обратите внимание: в Налоговом кодексе РФ нет ответа на вопрос, кого именно следует считать членами семьи. В таком случае на основании пункта 1 статьи 11 Налогового кодекса РФ можно обратиться к семейному законодательству. Согласно статье 2 Семейного кодекса РФ к членам семьи относятся супруги, родители работника (как пенсионеры, так и работающие) и дети (усыновители и усыновленные) независимо от их возраста. При этом факт совместного либо раздельного проживания значения не имеет. Такой подход подтверждает и письмо Минфина России от 15 сентября 2004 г. № 03-05-01-04/12.

3. Единовременная материальная помощь в виде гуманитарной помощи (содействия), а также в виде благотворительной помощи (в денежной и натуральной формах), оказываемой зарегистрированными в установленном порядке российскими и иностранными благотворительными организациями (фондами, объединениями), в соответствии с законодательством РФ о благотворительной деятельности.

4. Единовременная материальная помощь налогоплательщикам из числа малоимущих и социально незащищенных категорий граждан в виде сумм адресной социальной помощи (в денежной и натуральной формах), оказываемой за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов и внебюджетных фондов в соответствии с программами, утверждаемыми ежегодно соответствующими органами государственной власти.

5. Единовременная материальная помощь налогоплательщикам, пострадавшим от террористических актов на территории России, независимо от источника выплаты.

Чтобы в соответствующих случаях деньги, выданные работнику в качестве материальной помощи, не облагались налогом на доходы физических лиц, он должен представить в бухгалтерию соответствующие документы (например, справку пожарного надзора, справку из милиции, копию свидетельства о смерти и т. д.).

Частично освобождаются от налогообложения следующие виды материальной помощи (подп. 28 и 33 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

1. Суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту (в сумме не более 4000 руб. за налоговый период).

2. Возмещение (оплата) работодателями своим работникам, их супругам, родителям и детям, бывшим своим работникам (пенсионерам по возрасту), а также инвалидам стоимости приобретенных ими (для них) медикаментов, назначенных им лечащим врачом (в сумме не более 4000 руб. за налоговый период). Освобождение от налогообложения предоставляется при представлении документов, подтверждающих фактические расходы на приобретение этих медикаментов.

3. Суммы материальной помощи, оказываемой инвалидам общественными организациями инвалидов (в сумме не более 4000 руб. за налоговый период).

4. Помощь (в денежной и натуральной формах) ветеранам Великой Отечественной войны, инвалидам Великой Отечественной войны, вдовам военнослужащих, погибших в период войны с Финляндией, Великой Отечественной войны, войны с Японией, вдовам умерших инвалидов Великой Отечественной войны и бывшим узниками нацистских концлагерей, тюрем и гетто, а также бывшим несовершеннолетним узникам концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны (в сумме не более 10 000 руб. за налоговый период).

Обратите внимание: на какие бы цели и за счет каких источников ни была выдана материальная помощь, налогооблагаемую прибыль организации она не уменьшает. В то же время такая выплата не будет облагаться единым социальным налогом (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

Кроме того, материальная помощь, полностью освобождаемая от НДФЛ, не облагается и взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Если же материальную помощь выдали на другие цели, то на ее сумму эти взносы следует начислить.

Организация может выплатить материальную помощь:

– за счет нераспределенной прибыли (или за счет фонда специального назначения, сформированного из чистой прибыли на эти цели),
– за счет внереализационных расходов.

От того, как оформлена данная выплата, будет зависеть ее отражение в бухгалтерском учете.

Материальная помощь выплачена за счет нераспределенной прибыли организации

Выдавать материальную помощь за счет нераспределенной прибыли можно, если на это есть решение общего собрания учредителей (акционеров) организации, оформленное протоколом. Без согласия учредителей или акционеров использовать нераспределенную прибыль нельзя.

В бухгалтерском учете выплата материальной помощи в данном случае будет отражена такими проводками:

ДЕБЕТ 84 КРЕДИТ 70 (76)
– начислена материальная помощь за счет нераспределенной прибыли по решению учредителей;

ДЕБЕТ 70 (76) КРЕДИТ 50 (51)
– выплачена материальная помощь.

Материальная помощь выплачена за счет средств от текущей деятельности

Когда решения собственников о выплате материальной помощи за счет нераспределенной прибыли нет, ее включают во внереализационные расходы организации. При этом в бухгалтерском учете делают такие проводки:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70 (76)
– начислена материальная помощь работнику организации.

ДЕБЕТ 70 (76) КРЕДИТ 50 (51)
– выдана материальная помощь.

3. НДФЛ с компенсационных выплат, выплачиваемых при увольнении

К таким выплатам можно отнести:

– компенсацию за неиспользованный отпуск;
– выходное пособие;
– среднемесячный заработок, выплачиваемый после сокращения;
– среднемесячный заработок, выплачиваемый при увольнении;
– компенсация при увольнении из-за смены собственника.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Если сотрудник увольняется, не до конца отгуляв положенный отпуск, то в последний день работы работодатель должен выплатить ему компенсацию. Причем это касается и совместителей. А также тех, кто решил уволиться, будучи на испытательном сроке, при условии, что они отработали не менее двух недель. Ведь такие сотрудники имеют те же права, что и другие работники (ст. 70 Трудового кодекса РФ).

Тем, кто работает по гражданско-правовым договорам, компенсация не положена. Дело в том, что их отношения с работодателями регулируются Гражданским кодексом РФ. Однако если в гражданско-правовом договоре будет прописано, что отношения между заказчиком и исполнителем регулируются положениями Трудового кодекса РФ, то компенсацию заплатить надо.

Компенсация при увольнении пропорциональна отработанному времени. Если человек трудился в организации менее 11 месяцев, то за каждый полный месяц работы ему оплачивается 2,33 календарного дня отпуска (28 дн. : 12 мес.). Подсчитывая полное число месяцев работы, дни, составляющие менее половины месяца, округляются в меньшую сторону, а 15 дней и более – в большую. Таким образом, если уволившийся работал, скажем, только неделю, то компенсация ему не положена.

Тем, кто уволился, отработав не менее 11 месяцев или год, полается уже полная компенсация – за 28 календарных дней. А вот если сотрудник, к примеру, отработал год и месяц, то оплачивают ему уже 30,33 дня (28 + 2,33).

Чтобы подсчитать сумму компенсации, нужно умножить эти дни на среднедневной заработок сотрудника. Средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

При подсчете учитываются выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, установленной на предприятии. Поэтому, принимая решение о том, какие выплаты учитывать, а какие нет, бухгалтер должен посмотреть, что прописано в коллективном или трудовом договоре, Положении об оплате труда, Положении о премировании или других документах, регулирующих оплату труда на предприятии.

Примерный перечень начислений, учитываемых при расчете среднего заработка, указан в пункте 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Это основная зарплата сотрудника, которая рассчитана по тарифным ставкам или сдельным расценкам, различные надбавки и доплаты и т. д. Обратите внимание: это перечень основных выплат. Поэтому, даже если какая-то выплата в нем не упомянута, это не значит, что включать в расчет ее нельзя. Главное, чтобы она была связана с оплатой труда и предусмотрена системой заработной платы, применяемой на предприятии.

Компенсация за неиспользованный отпуск, выплаченная работнику при увольнении, в полной сумме включается в налоговую базу по НДФЛ (подп. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). При этом в соответствующих случаях налогоплательщик имеет право на налоговые вычеты.

Статья 126 Трудового кодекса РФ также позволяет выплатить работнику компенсацию взамен той части отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Исключение сделано лишь для беременных женщин, несовершеннолетних и сотрудников, занятых на вредных производствах. Эти люди обменять отдых на деньги не могут.

Все остальные, чтобы получить такую компенсацию, должны написать соответствующее заявление с просьбой выдать деньги. Руководитель рассматривает это заявление. И если считает возможным, издает приказ о выплате денежной компенсации за неиспользованные дни отпуска.

Расчет компенсации производится в том же порядке, что и при увольнении работника. В данной ситуации компенсация за неиспользованный отпуск также в полной сумме включается в налоговую базу по НДФЛ (подп. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Выходное пособие

Выходное пособие полагается работнику, если он уволен по сокращению штата. Уволить сотрудника в таком случае позволяет пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса РФ. Причем работодатель обязан предупредить персонал о сокращении не менее чем за два месяца перед увольнением. С работников нужно взять расписку о том, что они предупреждены о сокращении.

Пособие сокращенным работникам предусмотрено статьей 178 Трудового кодекса РФ. Оно выплачивается в размере среднемесячного заработка сотрудника. Такое же пособие полагается работнику при увольнении из-за ликвидации предприятия. Напомним, что средний заработок исчисляется по правилам статьи 139 Трудового кодекса РФ. Пособие выдается работнику в последний день его работы на фирме.

Сумма выплаченного выходного пособия НДФЛ не облагается. Это следует из пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Здесь поименованы выплаты, не облагаемые налогом на доходы физических лиц. И среди них перечислены компенсации, выданные в связи с увольнением работника (за исключением компенсации за неиспользованный отпуск).

По этому же основанию не облагаются НДФЛ и выходные пособия, выплачиваемые в других случаях, предусмотренных статьей 178 Трудового кодекса РФ. Например, при восстановлении на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, или отказе сотрудника от перевода вместе с организацией в другую местность. В обоих случаях работнику полагается пособие в размере двухнедельного среднего заработка.

Среднемесячный заработок, выплачиваемый после сокращения

Если сотрудник в течение двух месяцев после увольнения не устроился на новую работу, то фирма, сократившая работника, обязана выплатить среднемесячный заработок за второй месяц. Чтобы получить эту выплату, бывший работник должен предоставить в бухгалтерию трудовую книжку, из которой будет видно, что он до сих пор нигде не работает.

Если же сотрудник не начал работать и в течение третьего месяца после увольнения, то ему также необходимо выплатить среднемесячный заработок. Но только при условии, что сотрудник обращался в службу занятости в течение двух недель после увольнения и еще не устроился на новую работу. Причем удерживать НДФЛ с этих сумм не нужно. Ведь это компенсационная выплата, связанная с увольнением. А в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ подобные выплаты освобождены от налогообложения.

Среднемесячный заработок, выплачиваемый при увольнении

Фирма и работник могут договориться, что сотрудник не станет отрабатывать последние два месяца после того, как узнал о сокращении. В этом случае работодатель должен выплатить в последний рабочий день сотрудника дополнительную компенсацию в размере двух средних заработных плат (ст. 180 Трудового кодекса РФ). И конечно, в этом случае работнику также полагается выходное пособие и среднемесячный заработок за второй месяц после увольнения (и за третий месяц, если человек обращался в службу занятости). Удерживать НДФЛ с этих сумм также не нужно.

Увольнение из-за смены собственника

Если у организации поменялся собственник имущества, то работодатель вправе уволить некоторых сотрудников, а именно руководителя компании, его заместителей и главного бухгалтера (п. 4 ст. 81 Трудового кодекса РФ). Причем уволить перечисленных работников новый собственник вправе в течение первых трех месяцев со дня перехода к нему права собственности (ст. 75 Трудового кодекса РФ). Остальных же работников из-за смены собственника уволить нельзя.

Увольняя руководителя, его заместителя или главного бухгалтера, новый собственник обязан выдать компенсацию. Такая выплата не может быть меньше трех среднемесячных заработков сотрудника (ст. 181 Трудового кодекса РФ) и не облагается НДФЛ. Ведь в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ от налогообложения освобождаются все компенсации, связанные с увольнением.

4. НДФЛ с командировочных расходов

Организация может направить в служебную командировку только штатного работника. Это следует из статьи 166 Трудового кодекса РФ. Некоторых сотрудников можно командировать только с их письменного согласия. Это, в частности, женщины, у которых есть дети в возрасте до трех лет, и те, у кого есть дети-инвалиды не старше 18 лет. Запрещается отправлять в командировку беременных женщин и несовершеннолетних работников.

Если человек работает по гражданско-правовому договору, то условие о компенсации ему соответствующих расходов по проезду надо прописать в этом договоре или дополнительном соглашении к нему. Тогда с суммы компенсации не придется платить НДФЛ. Дело в том, что работник может уменьшать свой доход на расходы, связанные с исполнением гражданско-правового договора, то есть воспользоваться профессиональным налоговым вычетом (п. 2 ст. 221 Налогового кодекса РФ). Но для этого работник должен написать соответствующее заявление, а также предоставить документы, подтверждающие понесенные затраты. Подробнее об этом читайте в разделе «Профессиональные налоговые вычеты».

За время нахождения штатного работника в командировке за ним сохраняется средний заработок. Он рассчитывается исходя из заработной платы за 12 месяцев, предшествующих поездке. Выплачиваемый работнику средний заработок во время командировки облагается налогом на доходы физических лиц в общеустановленном порядке.

Суточные

Согласно Налоговому кодексу РФ, налог на доходы физических лиц не нужно удерживать с суточных, не превышающих «норм, установленных в соответствии с действующим законодательством».

Раньше налоговики считали, что в данном случае «законодательством» является Трудовой кодекс, статья 168 которого позволяет организации самой определять нормы суточных в коллективном договоре или ином локальном акте. Например, такое мнение содержалось в письме УМНС России по г. Москве от 31 июля 2003 г. № 27-08н/42413. Причем московские налоговики ссылались на разъяснения МНС России от 22 июля 2003 г. № 04-2-10/451-Ю909.

Однако потом позиция налоговиков изменилась. Теперь, по их мнению, под действующим законодательством следует понимать постановления Правительства: от 8 февраля 2002 г. № 93 (в редакции последующих изменений и дополнений) и от 2 октября 2002 г. № 729. Оба документа устанавливают норму суточных при командировках по России в размере не более 100 руб. Все, что свыше этой суммы, как считают налоговики, должно облагаться НДФЛ. Это мнение разделяют и в Минфине (см., например, письмо от 27 мая 2004 г. № 04-04-06/124).

Но дело в том, что постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 устанавливает нормы суточных, учитываемых при расчете налога на прибыль организаций. Про налог на доходы физических лиц в этом документе нет ни слова. А постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 вообще касается только бюджетников.

Нормы суточных по загранкомандировкам установлены в постановлении Правительства РФ от 13 мая 2005 г. № 299. Однако и этот документ предназначен только для использования в целях налогообложения прибыли.

Таким образом, налог на доходы физических лиц по-прежнему можно не удерживать со всей суммы суточных, которые установлены в организации в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса. При этом их размер не имеет значения.

Правда, не исключено, что такую позицию вам придется отстаивать в суде. Дело в том, что чиновники до сих пор настаивают на том, что с суточных сверх 100 руб. нужно платить НДФЛ. Однако шансы выиграть спор есть, и немалые. Тем более что такую точку зрения фирм поддержали судьи Высшего Арбитражного Суда РФ (решение от 26 января 2005 г. № 16141/04).

Компенсация прочих расходов, понесенных во время командировки

Отправляясь в командировку, работник получает деньги из кассы для оплаты соответствующих расходов. А по возвращении он должен в течение трех дней сдать в бухгалтерию авансовый отчет о суммах, которые он израсходовал. К авансовому отчету работник обязан приложить командировочное удостоверение и документы, подтверждающие расходы (билеты, счета, чеки и т. д.). Кроме того, он должен вернуть в кассу организации деньги, которые он не потратил в командировке.

Порядок налогообложения налогом на доходы физических лиц прочих расходов в командировке приведен в таблице:

5. Используем личное имущество работника и платим НДФЛ

Во время работы сотрудник может использовать личное имущество: автомобиль, компьютер, принтер и т. п. За это организация обязана выплачивать ему соответствующую компенсацию. Обычно такая компенсация выплачивается вместе с заработной платой. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

Компенсационные выплаты за использование имущества могут быть предусмотрены как в самом договоре, так и в дополнительном соглашении к нему. Этот пункт может выглядеть так: «При использовании личного имущества работника в производственных целях организация обязана выплачивать работнику компенсацию. Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора и подтверждается приказом руководителя организации».

Вот образец такого приказа:

ЗАО «Деревообрабатывающий комбинат № 3»

Приказ

Выплатить экспедитору Яковлеву Андрею Викторовичу единовременную компенсацию за использование его персонального компьютера во время выставки «Стройэкспо» в период с 13 по 17 января 2006 года в сумме 1000 руб.

Основание: дополнительное соглашение №1 к трудовому договору от 01.01.2004 № 153.

Генеральный директор Иванеев И.П. Иванеев

Нередко работодатели используют имущество работника, заключая с ним договор аренды. Однако арендная плата, выплачиваемая работнику, в любом случае облагается НДФЛ на общих основаниях (подробно о том, как рассчитать сумму налога на доходы физических лиц с выплачиваемой работнику суммы арендной платы, см. раздел «Расчет налога на доходы физических лиц по договорам аренды имущества»).

Компенсации же, выплачиваемые работнику за использование его личного имущества, не облагаются налогом на доходы физических лиц, поскольку они установлены действующим законодательством, а именно Трудовым кодексом РФ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Поэтому, казалось бы, выгоднее выплачивать работнику компенсацию, чем перечислять ему арендную плату.

Однако от налога освобождаются только компенсационные выплаты в пределах норм, установленных действующим законодательством. Но поскольку подобные нормы именно для расчета налога на доходы физических лиц не зафиксированы, на практике часто возникают спорные ситуации с контролирующими органами, что повышает уровень фискальных рисков.

Одно время налоговики считали, что от НДФЛ освобождается вся сумма компенсации, предусмотренная трудовым договором (письма УМНС России по г. Москве от 27 мая 2003 г. № 27-08а/28297 и от 31 июля 2003 г. № 27-08н/42412).

Первое письмо касается возмещения расходов сотруднику за использование им для служебных поездок личного автомобиля. Причем свой вывод московские налоговики сделали на основании письма МНС России от 15 мая 2003 г. № 04-2-06/115-С754. Второй документ касался любых компенсаций, которые фирма платит за использование имущества работников. Он также был выпущен на основании мнения чиновников из МНС (Разъяснения от 23 июля 2003 г. № СА-6-04/814@).

В обоих письмах налоговики последовательно разъяснили свою позицию. В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ работнику полагается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и т. д., а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Причем размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора. Следовательно, такие компенсационные выплаты не облагаются налогом на доходы физических лиц в полном объеме.

Однако вскоре налоговики изменили свою точку зрения. В середине 2004 года появилось письмо МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@, которое касается налогообложения НДФЛ компенсаций за использование работниками своего личного транспорта. По мнению чиновников, под «действующим законодательством» следует понимать приказ Минфина России от 4 февраля 2000 г. № 16н и постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

В то же время первый документ распространяется только на бюджетников, второй же устанавливает нормы для списания компенсационных выплат работникам за использование их личного транспорта при расчете налога на прибыль организаций. Поэтому использовать эти документы для исчисления налога на доходы физических лиц неправомерно. А раз так, то удерживать НДФЛ не нужно со всей суммы компенсации независимо от ее размера. Правда, стоит предупредить, что такая позиция, скорее всего, приведет к спору с налоговиками. Однако бояться суда не стоит. Ведь доводы, изложенные в решении ВАС РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04, которое касается налогообложения суточных, можно распространить и на эту ситуацию.

Что же касается компенсаций за использование работниками другого имущества, то здесь никаких норм для списания ни Правительством РФ, ни Минфином России не установлено. Из этого некоторые налоговики делают вывод, что такие расходы должны облагаться НДФЛ в полном объеме. Однако это не так. Ведь в статье 188 Трудового кодекса РФ четко сказано, что для установления суммы компенсации достаточно письменного соглашения сторон трудового договора. Такой вывод подтверждает и арбитражная практика (постановление ФАС Поволжского округа от 18 января 2005 г. № А49-6290/04-540А/2). Кроме того, такой же позиции придерживаются и сотрудники Минфина России (письмо от 3 сентября 2004 г. № 03-05-01-04/9).

Пример

А.В. Яковлев работает в ЗАО «Деревообрабатывающий комбинат № 3» экспедитором с окладом 10 000 руб. в месяц. Детей у Яковлева нет. ЗАО «Деревообрабатывающий комбинат № 3» является для Яковлева основным местом работы.

Яковлев подал в бухгалтерию организации заявление на получение стандартного налогового вычета в 400 руб., предусмотренного подпунктом 3 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.

Чтобы упростить пример, предположим, что зарплата в ЗАО «Деревообрабатывающий комбинат № 3» выдается сотрудникам в последний день месяца.

Кроме того, в январе Яковлеву выдали единовременную компенсацию за использование его персонального компьютера во время выставки «Стройэкспо» в период с 13 по 17 января 2006 года в сумме 1000 руб. Выплата осуществлена на основании приказа директора ЗАО «Деревообрабатывающий комбинат № 3». Выплата соответствующей компенсации предусмотрена в трудовом договоре с работником.

Компенсация, полученная Яковлевым за использование личного имущества в служебных целях, налогом на доходы физических лиц не облагается.

Бухгалтер ЗАО «Деревообрабатывающий комбинат № 3» в январе 2006 года сделал следующий расчет.

Сумма налогооблагаемого дохода, полученного Яковлевым в январе 2006 года, составила 10 000 руб.

Поскольку сумма полученного в январе Яковлевым дохода не превысила 20 000 руб., ему предоставляется стандартный налоговый вычет.

Таким образом, сумма НДФЛ, подлежащего удержанию из доходов работника за январь 2006 года, составила:
(10 000 руб. – 400 руб.) х 13% = 1248 руб.

«На руки» работник получит:

10 000 руб. + 1000 руб. – 1248 руб. = 9752 руб.

В январе 2006 года бухгалтер ЗАО «Деревообрабатывающий комбинат № 3» сделал в учете следующие проводки.

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70 – 10 000 руб. – начислена заработная плата работнику за январь 2006 года (в составе общей суммы заработной платы по организации);

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70 – 1000 руб. – начислена компенсация работнику за использование личного имущества в служебных целях;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» – 1248 руб. – удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51 – 9752 руб. – получены в банке денежные средства на оплату труда за январь 2006 года и сумма компенсации (в составе общей суммы заработной платы по организации);

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 – 9752 руб. – выданы заработная плата и компенсация работнику за минусом удержанного налога;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» КРЕДИТ 51 – 1248 руб. – НДФЛ перечислен в бюджет (в составе общей суммы платежа по организации).