Как выставить счет на аванс. Счет на аванс — образец

Одним из условий договора может быть обязательный аванс в счет предстоящей поставки или будущих услуг. Счет на предоплату (образец) должен включать в себя перечень реквизитов, при наличии которых аванс обязательно попадет на расчетный счет.

Какие реквизиты должны быть указаны в счете на предоплату

Требования к счету на оплату не регламентированы каким-либо нормативным документом. Как правило, каждая организация составляет счет на авансовый платеж по договору (образец) в соответствии со своим внутренним регламентом и выработанными правилами делового оборота. Кроме того, формирование счета возможно при помощи специальных автоматизированных компьютерных программ, предназначенных для ведения бухгалтерского и налогового учета. В связи с этим внешний вид счета на аванс (образец) у каждой организации может различаться.

Однако существует перечень реквизитов, которые необходимо обязательно указать в счете на аванс. В случае, если один из этих реквизитов будет отсутствовать, оплата по счету будет невозможна или крайне затруднена.

Обязательными реквизитами являются:

• название организации или ФИО индивидуального предпринимателя, выставляющих счет;
• ИНН и КПП поставщика;
• номер расчетного банковского счета поставщика, реквизиты банка, в котором открыт счет;
• дата и номер счета;
• наименование товара, работ или услуг, оказываемых по договору, их количество, цена единицы, стоимость;
• общая сумма счета на предоплату по договору (образец) (цифрами и прописью);
• подпись руководителя и бухгалтера, печать поставщика.

Заполнение реквизитов счета на предоплату

Порядок заполнения счета на предоплату для организаций и индивидуальных предпринимателей одинаковый. Первая часть счета представляет из себя таблицу, дублирующую часть банковского платежного поручения. В таблице указывается получатель, причем наименование организации может быть указано сокращенно (но как в выписке из ЕГРЮЛ), в то время как наименование индивидуального предпринимателя должно быть указано полностью, без сокращений. ИП указывают только ИНН, поле «КПП» остается свободным. Номер расчетного счета и реквизиты банка заполняются в соответствии с теми, которые предоставляет сам банк при открытии счета. Ошибка в одном из реквизитов может привести к тому, что сумма аванса не попадет на счет.

Вторая часть счета на авансовый платеж по договору (образец) также оформляется в виде таблицы, однако имеет другие поля и заполняется иначе. Эта таблица включает в себя название товара (номенклатуру), работ или услуг, ссылку на договор, в соответствии с которым производится оплата, количество товара, услуг, единицы измерения и их цену, общую стоимость по счету.

Частый вопрос, возникающий при составлении счета на предоплату (образец), заключается в том, на какую сумму выставлять счет — частичную в размере ожидаемой предоплаты либо в размере полной стоимости по договору. На практике возможны оба варианта оформления счета.

Если счет составляется на сумму предоплаты, то в наименовании товаров, работ указываются формулировки «Частичная предоплата в соответствии с договором», «Предоплата по договору» и похожие фразы. В стоимости указывается сумма, ожидаемая от контрагента в качестве предоплаты.

Когда счет формируется на всю сумму по договору, то уплата аванса может быть прописана в договоре или самом счете на оплату. Если конкретный размер предоплаты не установлен, однако такое условие оговорено и предусмотрено в договоре, то покупатель может самостоятельно определить размер аванса.

Дополнительные реквизиты в счете на предоплату (образец)

Помимо реквизитов, без которых составление счета на предоплату невозможно, в него можно включать специальные условия, позволяющие регулировать сроки оплаты счета и поставки товара, оказания услуг, обозначать и изменять цены, порядок доставки и получения товара, условия возврата денежных средств или невозможность возврата предоплаты и другие. Кроме того, счет на авансовый платеж по договору (образец) можно составить таким образом, что он будет заменять собой договор поставки или договор оказания работ (услуг) и являться офертой. В этом случае в счете указываются все необходимые условия, характерные для договора и прописанные в Гражданском кодексе. Тогда оплата контрагентом такого счета будет считаться согласием со всеми условиями, указанными в нем.

Как выставить счет на предоплату (образец)

Согласно правилам делового документооборота счет на предоплату можно выставить путем передачи его контрагенту при подписании договора, выслать по почте либо отправить сканированный документ на электронную почту заказчика, выслать факсом. В каждом из этих случаев счет подписывается руководителем, бухгалтером или индивидуальным предпринимателем, заверяется печатью.

Обычный счет, не включающий в себя особенных условий и не являющийся офертой, не является первичным документом. В бухгалтерском и налоговом учете счет на предоплату (образец) не учитывается, подтверждающим расходы документом не является.

Образец бланка счета на предоплату

В бухгалтерском учете авансом называют предоплату в виде денежной суммы, которая перечисляется от покупателя поставщику в счет оплаты еще не оказанных услуг, не выполненных работ, не отгруженного товара.

Аванс не является доходом организации, его получившим, до тех пор, пока заказчику не будут оказаны те или иные услуги (или оплаченный ранее товар не поступит на склад). Из данной статьи Вы узнаете о специфике отражения выданных и полученных авансов, а также о документах, на основании которых осуществляются проводки в учете авансов.

Если предприятие получает предоплату за услуги или работы, которые по договору еще не выполнены, то такой аванс учитывается по счету . Также данный счет применяется при поступлении средств за какую-либо продукцию, которая на момент поступления денег не была поставлена заказчику.

Пример отражение полученного аванса за товары (услуги, работы)

Допустим, фирмы «Омега» и «Фактор» заключили договор на поставку полиграфической продукции, где «Омега» выступает поставщиком, а «Фактор» — покупателем. Сумма договора составляет 321 000 рублей. 01.10.2015 заказчик осуществляет полную предоплату по договору. 01. .2015 поставщик передает часть товара на сумму 120 000 рублей.

Данная операция будет выглядеть так:

Проводки по выданному авансу в пользу поставщика

Для учета авансов, перечисленных предприятием в счет оплаты услуг, работ и готовой продукции, используют счет 60. организация проводит по счету 71.

Отражение предоплаты, перечисленной продавцу за сырье и материалы

Рассмотрим пример: фирма «Сигма» заказала у предприятия «Атлет» сырье для производства продукции и .04.2015 оплатила авансом 48 000 рублей. 01.06.2015 «Атлет» поставил сырье и материалы на склад «Сигма».

В учете у заказчика должны быть отражены такие по авансу:

Как отразить аванс сотруднику на хозяйственные нужды

ООО «Интер» выдало своему сотруднику Свиридову В.П. аванс в сумме 5 200 рублей на покупку канцтоваров. Свиридов приобрел канцелярию на сумму 4 850 рублей, остаток неиспользованных средств 350 рублей вернул в кассу ООО «Интер».

Счета-фактуры при авансовых выплатах

Счет-фактура является одним из наиболее распространенных документов, которые являются основанием для осуществления предоплаты. В нем обязательно наличие основных реквизитов:

• наименование поставщика и заказчика;
• банковские реквизиты поставщика для перечисления средств;
• печать и подпись представителя организации-исполнителя.

В счете-фактуре также должно быть указано количество поставляемой продукции, объем работ и услуг, ее стоимость, ставку и сумму НДС, а также срок выполнения работ (поставки товара).

В последние годы многие предприятия в целях оптимизации собственного документооборота отказываются от использования счетов-фактур, прописывая все необходимую информацию непосредственно в договоре. Заключая соглашение, исполнитель и заказчик имеют возможность подробно описать сроки перечисления аванса, условия поставки, а также ответственность за их нарушение, что позволит сторонам минимизировать вероятные риски.

Счет на оплату товаров или услуг служит основанием для уплаты определенной суммы за оговоренное количество товаров или услуг. Счет может выставляться как до поставки товаров или оказания услуги, так и после. В случае, когда счет выставляется до данных событий, в нем могут быть указаны условия расчетов, в частности внесение авансовых платежей. Далее мы рассмотрим, как оформляется счет на предоплату.

Применение счетов на оплату

Счет на оплату товаров или услуг, выставляемый поставщиком покупателю, может быть рассмотрен как оферта, в которой продавец предлагает покупателю приобрести определенный товар или услугу за фиксированную сумму. Согласно ст. 435 ГК РФ офертой признается направленное адресатам конкретное предложение, которое в полной мере выражает намерение лица, его направившего, вступить в договорные отношения с адресатом. В оферте должны быть перечислены существенные условия договора, например, предмет договора, сумма договора, реквизиты сторон и т.д. Статус оферты особенно важен, если сделка является единоразовой и не сопровождается заключением договора.

Порядок формирования счета на авансовые платежи

Счет на оплату может быть выставлен до поставки товара или оказания услуги с целью получения авансового платежа от покупателя. В таком случае нет необходимости выставлять отдельно счет на предоплату и на уплату основной суммы. В счете указывается полная стоимость приобретаемого покупателем товара или услуги без какого-либо деления на сумму предоплаты и оставшуюся сумму. Покупатель уплачивает сумму аванса, указав в платежном поручении банку комментарий, что данная сумма является авансом по соответствующему номеру счета. После этого продавец выставляет покупателю счет-фактуру на сумму авансового платежа. То есть счет на аванс отдельно не выставляется.

Выставление счетов-фактур на сумму авансового платежа является обязательным. Согласно ст. 21 НК РФ налога должна быть выделена в стоимости, предъявляемой к оплате, т. е. счет на оплату должен содержать данные по НДС. Официальным документом, на основании которого происходит расчет уплаты и возмещения НДС, является счет-фактура, но, так как данный документ оформляется на основании счета на оплату, стоит выделять НДС в сумме счета во избежание ошибок. В подавляющем большинстве случаев индивидуальные предприниматели применяют упрощенную систему налогообложения и не являются плательщиками НДС, поэтому в счете на оплату необходимо указывать «Без НДС».

Оформление счета на оплату на сумму аванса не отличается от аналогичной процедуры для других способов оплаты. Бланки счетов на оплату не входят в перечень первичных документов, так как не отражают свершившийся факт хозяйственной жизни предприятия, и поэтому состав информации счета не является жестким. Согласно традициям делового оборота в счет на оплату товаров или услуг включают:

• номер и дату выставления счета;
• наименование организаций (продавца и покупателя);
• адреса и реквизиты обеих сторон для возможности оплаты счета;
• перечень продаваемых товаров или услуг;
• их количество;
• единицы измерения товара (штуки, упаковки, килограммы и т.д.);
• цену;
• общую сумму счета.

В настоящее время многие предпочитают приобретать товары не через розничные торговые точки, а заказав непосредственно у производителя или генерального дистрибьютора. Таким образом удается сделать приобретение с существенной скидкой. Но зачастую фирма требует полную оплату за товар еще до его отгрузки – так называемый аванс. Что такое предоплата и почему ее требуют с одних клиентов, а с других – нет?

Предварительный платеж

В случае заказа товара по предоплате поставщик требует перечисления полной или частичной суммы стоимости товара на свой расчетный счет. Заранее оплаченная стоимость служит гарантией того, что покупатель действительно заинтересован в приобретении. Такой вид перечисления в бухгалтерии носит название Стандартные условия предоплаты выставляются разовым или случайным покупателям. Постоянным клиентам удобнее заключить договор купли-продажи установленного образца, в котором оговариваются условия – предоплата, перечисление по факту, отсрочка платежа. Если по условиям соглашения клиент согласен перечислить деньги заранее, подписывается договор предоплаты. Поставщик может выдвинуть встречные требования, к примеру настоять, что расчет с отсрочкой возможен лишь после заказа определенного количества товара. При невыполнении данного условия клиент непосредственно узнает, что такое предоплата, и перечисляет деньги еще до отгрузки товара.

Полная и частичная предоплата

В зависимости от того, насколько заинтересован поставщик в покупателе, может применяться полная или частичная предоплата. Полная возможна для новых покупателей, для клиентов, осуществляющих нерегулярные закупки, и в случае, если стоимость товарной продукции может измениться за короткий период времени.

Что такое предоплата частичная? В этом случае клиент оплачивает 70, 50, 30 процентов от общей стоимости покупки. После получения товара в полном ассортименте покупателю остается доплатить оставшуюся сумму.

Возможен и другой вид обработки операции. К примеру, покупателю выставляется счет на авансовый платеж в размере 30% стоимости товара. После оформления сделки клиент оплачивает 100% стоимости. На счетах продавца возникают излишне перечисленные средства. Их он впоследствии или возвращает покупателю, или же использует как предоплату за следующую партию товара. Такой способ носит название «револьверного», так как движение денег похоже на перемещение патронов в барабане револьвера. Данным способом часто пользуются продавцы при периодических поставках товара своим контрагентам.

Счет на предварительный платеж

Счет на предоплату выписывается после заявки контрагента и включает в себя следующие реквизиты:

• наименование товара;
• единица измерения;
• количество приобретенных товарных единиц;
• услуги доставки – если доставка товара будет производиться за счет поставщика;
• сумма итого;
• начисленные налоги (НДС, акцизный сбор, прочее);
• сумма всего.

Правильно оформленный и принятый контрагентом счет на предоплату является бухгалтерским документом и должен быть отражен в складском и налоговом учете.

Взаиморасчеты между физическими лицами

Конечно, при приобретении товара через интернет никакие счета никому не выставляются. Такие сделки осуществляются на основании устной договоренности между покупателем и продавцом. Тогда же оговаривается и авансовый платеж – уместен ли он и в какой сумме будет производиться. Окончательный взаиморасчет возможен лишь по результату полной договоренности.

Как выбрать надежного продавца

Разумеется, любая предоплата – это риск прежде всего для покупателя. Есть вероятность того, что за совершенный авансовый платеж заказчик не получает выбранный товар. Давайте посмотрим, как можно уберечься от мошенников, применив элементарные правила безопасности.

В первую очередь смотрите на репутацию продавца. Разумеется, многие мошенники покупают отзывы в сети. Как правило, такие отзывы стандартны, пишутся не по существу и по сути своей сводятся к двум фразам: «замечательный товар», «хороший продавец». Конечно же, такие комментарии не отражают ни реальную репутацию продавца, ни способы его работы с покупателями.

Среди положительных отзывов интерес представляют те, которые описывают сам процесс покупки – была ли предоплата за товар, как была запакована покупка, как быстро продавец выходил на связь и прочее. Такие отзывы стоит принимать во внимание при оценке надежности лица, реализующего товар.

Интереснее рассматривать отзывы отрицательные – если они есть, конечно. Разумеется, отрицательные отзывы никто не пишет за деньги – а значит, все они написаны реальными или несостоявшимися покупателями. Проанализируйте не количество, а суть этих отзывов. Если жалобы касаются того, что покупателю неизвестно, что такое предоплата, что он не смог договориться с продавцом – смело игнорируйте такой комментарий. Обращайте внимание на жалобы про плохую обратную связь, на непонятные задержки с отправкой товара и тому подобные вещи. Если эти жалобы выложены в сеть и пропущены администрацией ресурса, на котором они размещены – к ним стоит прислушаться.

Остерегаемся мошенников

Второй момент – кстати, очень интересный – количество лотов товара, выставленного данным продавцом на этом ресурсе. Стандартный продавец с хорошей репутацией может настаивать на предоплате, если на данной интернет-площадке он выставляет большой ассортимент предлагаемых товаров. В таком случае ему неинтересно вас обманывать – ваша жалоба автоматически закроет ему доступ к дальнейшей реализации. Если покупатель с не очень хорошей репутацией выставляет один-два лота по подозрительно низким ценам, которые хочет продать на условиях предоплаты – вполне возможно, что перед вами мошенник.

Так что не спешите выкладывать деньги за интересную позицию на условиях предоплаты, не ознакомившись с продавцом и его репутацией. Данный совет касается работы и с юридическими лицами, и с частными предпринимателями.