Как ведется регистр налогового учета по ндфл.

Налоговый регистр для 6-НДФЛ - образец данного документа мы представим в этой публикации - поможет вам организовать учет налога на доходы физлиц. Рассмотрим, какие реквизиты и информацию должен содержать правильный регистр для 6-НДФЛ.

Для чего нужны налоговые регистры

Регистры налогового учета служат для обобщения сведений, необходимых для расчета тех или иных налогов. Они, во-первых, помогают налоговикам контролировать полноту уплаты налогов налогоплательщиками, а во-вторых, позволяют самим налогоплательщикам проверять правильность осуществляемых ими расчетов по тому или иному виду налогового обязательства и упрощают формирование налоговых отчетов.

ВАЖНО! Несмотря на то, что налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков создавать и вести такие регистры, их формы не утверждены законодательно, а потому каждое предприятие (или ИП) обязано самостоятельно разработать структуры применяемых налоговых регистров, при этом очень желательно утвердить их учетной политикой.

Налоговые регистры должны отвечать следующим общим требованиям:

• непрерывное формирование учетных налоговых данных в хронологической последовательности;
• осуществление полного раскрытия порядка формирования налоговой базы;
• простота восприятия информации, отраженной в регистре, и удобство его заполнения;
• ведение в бумажном или электронном виде.

Подробнее о том, как вести налоговые регистры, см. в статье «Ведение аналитических регистров налогового учета (формы)» .

Что касается налоговых регистров по НДФЛ, ст. 230 НК РФ устанавливает для них свои специфические критерии. Подобный регистр должен включать:

• информацию, позволяющую однозначно идентифицировать налогоплательщика;
• его статус;
• виды выплачиваемых ему доходов и их суммы;
• виды и суммы предоставленных вычетов;
• суммы, уменьшающие налоговую базу;
• даты выплаты дохода, удержания и уплаты НДФЛ.

О требованиях, предъявляемых к регистрам по НДФЛ, читайте в статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?» .

Ответственность за формирование налоговых регистров несут сотрудники, которые их составляют и подписывают. Они же отвечают за сохранность этих документов и за обеспечение невозможности доступа к ним посторонних лиц. Вносить исправительные записи в регистр может только ответственный сотрудник. При этом он обязан заверить корректирующую запись своей подписью, проставить дату внесения корректировки и привести соответствующие пояснения.

Что представляет собой бланк 6-НДФЛ

С 01.01.2016 налоговые агенты обязаны заполнять новую отчетную форму — 6-НДФЛ, которая утверждена приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (в этом же документе можно найти и порядок ее заполнения).

С 2018 года независимо от формы реорганизации правопреемник обязан подавать расчет 6-НДФЛ за реорганизованную организацию, если она эту обязанность не исполнила (п. 5 ст. 230 НК РФ, закон от 27.11.2017 № 335-ФЗ). В целях реализации этой обязанности бланк 6-НДЛФ был скорректирован приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. Официально он применяется начиная с 26.03.2018.

Скачать бланк 6-НДФЛ актуальной формы можно .

Каковы особенности этого отчета:

• Заполняется 6-НДФЛ не в разрезе данных по каждому налогоплательщику, а по всем налогоплательщикам-физлицам, которым был выплачен доход налоговым агентом, в целом (п. 1 ст. 80 НК РФ).
• Данные по удержанным и выплаченным физлицам доходам фиксируются нарастающим итогом с начала года (п. 1 ст. 230 НК РФ).
• Периодичность сдачи — ежеквартально.
• Основание заполнения формы — данные налогового учета, содержащиеся в регистрах (п. 1 ст. 230 НК РФ).

О том, где и как заполнить данную форму онлайн, читайте в статье «Можно ли заполнить форму 6-НДФЛ онлайн?» .

Какие данные необходимы для формирования 6-НДФЛ

Для того чтобы понять, как составить налоговый регистр для формирования данного отчета, рассмотрим, какую информацию содержит бланк 6-НДФЛ, и разберем его состав.

6-НДФЛ включает:

• титульный лист;
• раздел 1 под названием «Обобщенные показатели»;
• раздел 2, называемый «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ».

Для заполнения титула формы понадобятся:

• Реквизиты налогового агента (его название, ИНН, КПП).
• Реквизиты реорганизованной организации и формы ее реорганизации (для правопреемников).
• Период, за который составляется отчет.
• Код налоговой инспекции, в которую необходимо направить расчет (для организаций — в ФНС по месту их нахождения, для ИП — по месту жительства или по месту осуществления деятельности (для вмененщиков и тех ИП, что работают на патенте)).
• Код ОКТМО в соответствии с Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований ОК 033-2013 (приказ Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст). Организации проставляют код той территории, на которой они расположены, а ИП — той, на которой проживают или осуществляют деятельность.

Для заполнения раздела 1 нам необходимы:

• размер ставок НДФЛ, по которым исчисляется налог;
• суммы начисленных всем физлицам доходов;
• суммы вычетов по НДФЛ;
• размер налога, исчисленного и удержанного;
• количество физлиц, получивших доход от налогового агента.

Для оформления раздела 2 нам потребуются:

• даты фактически полученных доходов;
• суммы фактически полученных физлицами доходов на каждую дату, указанную в предыдущем пункте данного перечня;
• даты удержания налога;
• суммы удержанного налога с физлиц на каждую дату, указанную в вышестоящем пункте данного перечня;
• срок уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Разобравшись с перечнем информации, которая нам понадобится для формирования отчета 6-НДФЛ, перейдем к разработке формы налогового регистра для него.

Лучше понять порядок расчета НДФЛ вам поможет материал «Практические задачи по НДФЛ с решениями» .

Пример заполнения отчета по форме 6-НДФЛ за год можно найти .

Как составить налоговый регистр для учета НДФЛ

Если у налогоплательщика уже имеются и применяются регистры для заполнения 2-НДФЛ, никто не мешает ему их использовать и для формирования расчета 6-НДФЛ.

Регистр для заполнения 2-НДФЛ имеет следующую структуру:

Бланк регистра, сформированного в рассмотренной выше структуре, вы можете скачать здесь.

Составляем налоговый регистр для отчета 6-НДФЛ

Сформированный выше регистр в силу особенностей формы 6-НДФЛ (их мы рассмотрели ранее) использовать для ее заполнения не всегда удобно. А вот составить на его основе «персональный» регистр именно для 6-НДФЛ очень просто.

Представляем вам заполненный образец налогового регистра для формы 6-НДФЛ. При необходимости вы его можете скачать.

Скачать образец

Особенности наложения ответственности за несоставление или некорректное составление регистра для 6-НДФЛ

Отсутствие налоговых регистров законодательство РФ рассматривает как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, наказываемое штрафом (ст. 120 НК РФ) в размере 10 000-40 000 руб. в зависимости от того, сколько длилось правонарушение и как оно повлияло на размер налоговой базы (письмо ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690). Арбитры в данном случае — на стороне контролеров. Однако не в тех случаях, когда налоговики превышают свои полномочия.

Не получится оштрафовать налогоплательщика:

• За использование регистров по НДФЛ, формы которых не утверждены учетной политикой. Однако стоит понимать, что составлять максимально полную учетную политику — в интересах самого налогоплательщика, ведь она является мощным оружием в спорах с налоговыми контролерами по вопросам применения налоговых регистров. Поэтому мы настоятельно рекомендуем вам закрепить форму регистра для 6-НДФЛ в локальном нормативном документе.

ВАЖНО! Налоговые регистры, предусмотренные учетной политикой налогоплательщика, обязательны к составлению. В противном случае штраф по ст. 120 НК РФ будет совершенно обоснован.

• За неполное заполнение регистра. Ситуация выглядит так. Налоговики, найдя незаполненные поля регистра, утвержденного учетной политикой или рекомендованного ФНС, объявляют его недействительным в силу того, что он не обеспечивает полноту и корректность учета. А раз регистр недействителен, то фактически его нет — за это, как мы выяснили, положен штраф. Однако недействительным можно признать только тот налоговый регистр, в котором отсутствуют обязательные реквизиты — для НДФЛ они приведены в ст. 230 НК РФ (мы их перечислили выше). Отсутствие «необязательных» данных в налоговом регистре не может служить для признания его отсутствующим у налогоплательщика.
• За непредставление налогоплательщиком «построчных» налоговых регистров. Речь идет о ситуации, когда ФНС запрашивает налогоплательщика регистр, необходимый для расшифровки той или иной строки отчета. Однако подобное требование контролеров незаконно, поскольку НК РФ не накладывает на налогоплательщиков обязанности построчного ведения налоговых регистров. Важно лишь, чтобы регистр достоверно отражал данные, необходимые для расчета налоговой базы.

Вам также может понадобиться информация об ответственности за неуплату НДФЛ — см. материал «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?» .

Итоги

Требования к перечню информации, которая должна быть отражена в налоговом регистре для заполнения 6-НДФЛ, перечислены в ст. 230 НК РФ. Привлечь к ответственности налогоплательщика за неведение регистра по НДФЛ можно только в том случае, если в регистре отсутствуют обязательные реквизиты, или в случае несоставления регистра, предусмотренного учетной политикой.

Все нюансы заполнения формы 6-НДФЛ вы найдете в нашей рубрике

Регистр налогового учёта по НДФЛ разрабатывается организациями самостоятельно. Бухгалтеру следует подробно изучить вопрос о составлении регистра и его грамотном заполнении. Поскольку правильность оформления и заполнения - залог правильного начисления и удержания самого налога. Есть общие требования по наличию обязательных данных в регистре. Разработанная форма и образец должны быть утверждены учётной политикой организации. Какая информация должна содержаться в регистре по НДФЛ рассмотрим в статье.

Обязательные данные, которые должны содержаться в регистре по НДФЛ

Статьей 230 НК РФ определено, какие данные обязательно должны отражаться в регистре учёта по НДФЛ:

1. Данные об идентификации налогоплательщика;

Об организации следует указать:

• ИНН/КПП;
• код налогового органа;
• полное наименование организации.

О физическом лице:

• ФИО полностью;
• паспортные данные;
• дата рождения;
• гражданство;
• адрес по месту регистрации или нахождения;
• статус (резидент/нерезидент)

От последнего пункта зависит ставка налога для физических лиц. Согласно налоговому кодексу, резидентом является лицо, которое находится на территории России более 183 дней в году. Ставка налога для нерезидента 30 %, для резидента от 9 до 13 %, в зависимости от вида дохода.

2. Вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих налоговую базу, в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов;

Каждый вид дохода или вычета имеет свой код. Информация формируется по каждому коду отдельно. Например, заработная плата отражается под кодом 2000, а расчеты по больничному листу 2300. С 2018 года добавились новые коды дохода. Например, для компенсации за отпуск - 2013, начисления в виде выходного пособия - 2014, 2611 - код для списанной с организации безнадежной задолженности.

3. Суммы дохода и даты их выплаты;

4. Статус налогоплательщика;

5. Даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации;

Дата получения дохода - это последний день месяца, это закреплено в налоговом кодексе. При увольнении сотрудника в середине месяца, датой получения дохода будет являться последний рабочий день.

При выплате отпускных - дата выплаты. Тоже самое касается и оплаты по больничным листам. Перечислить НДФЛ с этих выплат следует до конца месяца, в котором они были начислены.

6. Реквизиты соответствующего платежного документа.

Особенности заполнения регистра

Данные по каждому сотруднику заполняются отдельно. То есть на каждого сотрудника создаётся отдельный регистр. Все начисления указываются помесячно с разбивкой по кодам, аналогично и вычеты.

Выплаты с разными кодами дохода указываются отдельно.

Если имеются выплаты, которые не облагаются НДФЛ, то их можно не указывать.

Однако если выплаты не облагаются до какой-то определенной суммы, то их нужно указать. Поскольку тогда будет сразу видно, когда следует начать начислять НДФЛ.

Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан платить заработную плату не реже 2 раз в месяц. Однако выплата аванса не считается доходом, НДФЛ с этой суммы не перечисляется. И в регистре дату аванса можно не указывать.

Периодичность составления определяется работодателем. Но лучше составлять его ежемесячно, чтобы данные отражались своевременно и всегда были актуальными. От этого зависит правильность исчисления вычетов и удержаний.

Пример заполнения регистра по НДФЛ

Заполним регистр по НДФЛ на одного сотрудника за первый квартал 2018 года.

Сидоров Александр Алексеевич получает ежемесячную заработную плату в размере 50000 рублей, в том числе НДФЛ. Он написал заявление на предоставление стандартного вычета, так как имеет несовершеннолетнего ребенка. Вычет в размере 1400 рублей предоставляется до тех пор, пока совокупный доход сотрудника за год не достигнет 350000 рублей.

В первом разделе указываются реквизиты организации - налогового агента:

• ИНН/КПП;
• код налогового органа;
• наименование организации;
• ОКТМО.

Второй раздел содержит данные налогоплательщика - физического лица:

• ИНН (при наличии). В случае отсутствия поле следует оставить пустым;
• Паспортные данные;
• Дата рождения;
• Адрес проживания;
• Статус (1 - резидент, 2 - нерезидент, 3 - высококвалифицированный иностранец).

Третий раздел:

• Доход, облагаемый по ставке 13 % с предыдущего места работы, если имеется;
• Основание для предоставления стандартных вычетов (заявление на вычет);
• Для имущественного вычета необходимо указать реквизиты документа (обычно это справка с налоговой инспекции, в которой указаны код ИФНС, дата выдачи, номер справки или уведомления).

Далее за каждый месяц заполняется табличная часть. Заполним на основании имеющихся данных. Предположим, что сотрудник полностью отработал три месяца, без отпуска и больничных листов. Тогда за каждый месяц проставляем полную заработную плату за месяц в размере 50000 рублей. Это оплата по трудовому договору, поэтому код дохода 2000. Если имеется доход по другим кодам, то добавляются отдельные строки и вписываются суммы, относящиеся к этим кодам.

Следующая строка - стандартные налоговые вычеты. Сотрудник получает данный вид вычета за ребенка - код вычета 126. Поскольку предела 350000 рублей суммарный доход за три месяца не достиг, вычет предоставляется все три месяца.

Строка «имущественный вычет» не заполняется, так как вычет не предоставляется.

Строка «налоговая база по ставке 13 %» заполняется в соответствии с условиями примера за каждый месяц и нарастающим итогом. Сумма определяется как разность между начисленной заработной платой и применяемыми вычетами. В нашем случае.

Регистры налогового учета позволяют обобщать сведения, необходимые для исчисления различных видов налогов. Данные формы не утверждаются налоговым законодательством, в отношении каждого вида налогового обязательства компании разрабатывают свои формы регистров, при этом нужно учитывать рекомендации налоговой по их формированию.

Заполнение налоговых регистров

Основное назначение регистров – это обобщение информации по исходным данным в отношении каждого вида налога. Регистры помогают контролировать налогоплательщиков? и позволяют самим плательщикам проверять верность проводимых расчетов по каждому виду налогового обязательства.

Разрабатываемые формы должны обеспечить простоту и удобство заполнения, содержать необходимые графы и строки для отражения нужных данных, что позволяет проверить верность исчисления отдельных видов налогов.

Регистры полезны как для налоговой с целью контроля плательщиков, так и для самих компаний. Правильно заполненные бланки регистров позволяют верно формировать налоговую отчетность и упрощают восприятие необходимой для расчета информации.

Заполнять регистры можно в электронном или бумажном виде. Никаких особых требований в данном вопросе налоговая не предъявляет.

Ответственность по заполнению регистров ложится на определенных лиц, подписи которых должны заверять оформляемые документы. Данные лица должны обеспечить не только корректность заполнения регистров, но и надлежащее их хранение и исключение возможности внесения исправлений посторонними лицами.

Редактировать регистр может только ответственное лицо, заверяя вносимые корректировки подписью, датой и пояснениями.

Регистры по НДФЛ

Обязанность по учету выплачиваемых доходов трудоустроенным лицам ложится на работодателя, который выполняет роль налогового агента по отношению к налогу, вычисляемому с доходов физлиц. Чтобы верно рассчитать подоходный налог, нужно грамотно организовать учет выплачиваемых доходов. Для этой цели компания формирует собственные регистры для ведения налогового учета для расчета НДФЛ.

Регистры необходимы как для налоговой с целью контроля работодателей, так и для компаний, использующих наемный труд. Сбор данных о работающих физлицах, выплачиваемых им суммах, применяемых льгот и удерживаемых НДФЛ позволяет работодателю:

• Видеть общую картину по всем работникам;
• Заполнять справки 2-НДФЛ по итогам года;
• Определять права работников на «детский» вычет, отслеживать тот момент, когда данное право прекращается;
• Устанавливать права на иные вычеты стандартного характера;
• Выявлять случаи неправильного исчисления и удержания налога.

Формирование регистра

Компания вправе сама решить, как она будет учитывать доходы и рассчитываемый с них НДФЛ, и какие учетные бланки будут для этого использоваться. НК РФ определяет, что нужно отразить в налоговых регистрах. Необходимые сведения, подлежащие включению в регистр, закреплены в п.1 ст.230:

• Идентификационные данные по каждому физлицу;
• Разновидности выплачиваемых доходов;
• Предоставляемые льготы по НДФЛ, уменьшающие базу для вычисления налога;
• Величины выплачиваемых сумм;
• Даты выдачи сумм персоналу;
• Величины исчисленного налога;
• Даты его удержания и перечисления;
• Сведения о платежной документации, подтверждающей уплату.

Указанные сведения приводятся в разрезе по каждому сотруднику.

Бланк налогового регистра по НДФЛ разрабатывается с тем учетом, чтобы обеспечить удобную работу с информацией, наглядность ее представления. При этом в бланк включаются необходимые сведения, требуемые налоговой.

Качества, которыми должен обладать разработанный бланк регистра:

• Простота – не должно возникать путаницы в представлении данных по сотрудникам;
• Наглядность – данные должны легко читаться, бланк должен позволять быстро перенести необходимую информацию в 2-НДФЛ;
• Краткость – не нужны лишние сведения, они не несут никакой значимости и создают сложность восприятия информации.

Бланк регистра должен учитывать особенности деятельности организации и выплачиваемые виды доходов, поэтому не утверждено универсального бланка регистра. Каждое предприятие составляет такой документ, который будет включать необходимые сведения и обладать указанными выше свойствами.

Для удобства компания может формировать несколько налоговых регистров для полного отражения необходимых данных в целях налогового учета НДФЛ. Налоговое законодательство работодателей в данном вопросе не ограничивает. Можно применять отдельный регистр в отношении каждого вида дохода или каждого физлица.

Часто компании за основу берут действовавший ранее бланк справки 1-НДФЛ, на примере которого подготавливается подходящий регистр.

Бланк регистра по НДФЛ

В разрабатываемый налоговый регистр включаются сведения из п.1 ст.230. Ниже в таблице даны пояснения по каждому виде необходимой информации.

Если работников много, то удобнее разработать регистр, который бы отражал данные по каждому отдельному физлицу. По такому принципу построен бланк 1-НДФЛ. Можно взять указанный бланк в качестве основы и адаптировать его под современные реалии и требования НК РФ – добавить недостающие данные, убрать лишние, неактуальные.

Компания ведет регистр в удобном виде – бумажном или электронном.

С учетом вышеизложенных сведений налоговый регистр по НДФЛ может принимать такой вид:

Регистр по налогу на прибыль

Для целей учета показателей для вычисления налога на прибыль компания заполняет самостоятельно разработанные бланки налоговых регистров, данные в эти регистры переносятся из бухгалтерских счетов и первичной документации.

Бланки регистров составляются с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. Актуальность в применении налоговых регистров отдельно от бухгалтерских по налогу на прибыль возникает в том случае, если организация выполняет операции, суммы по которым учитываются по-разному в бухгалтерии и налогообложении.

Требования налогового и бухгалтерского учета по некоторым операциям могут не совпадать, в таких случаях и нужно отдельно применять налоговые регистры.

Если же предприятия не выполняет тех операций, по которым налоговый учет ведется в отличной от бухучета форме, то для вычисления налога на прибыль достаточно бухгалтерских регистров.

Налоговые регистры могут принимать форму бухгалтерских с необходимыми дополнениями. Также допускается формировать отдельные бланки, не схожие с бухгалтерскими. Налоговая разрешает компаниям в данном вопросе проявить инициативу и подготовить подходящий для себя бланк. В НК РФ даются только рекомендации о том, какие реквизиты отражаются в регистре:

• Название бланка;

• Временной отрезок, за который он составляется;
• Количественные и денежные измерители необходимых показателей;
• Сведения о проводимых операциях;
• Подпись ответственного лица.

Налоговый учет тоже строится на , данные которых разносятся в соответствующие регистры.

В регистрах происходит накопление необходимой для налогообложения информации.

Поэтому их заполнение не менее важно для расчета налога, чем наличие подтверждающей хозяйственную операцию документации.

Что такое налоговый регистр?

Точное определение, что собой представляет налоговый регистр, в Налоговом Кодексе РФ присутствует лишь в главе 25 «Налог на прибыль» – в ст.314. В этой статье сказано, что налоговыми регистрами являются формы , в которых для целей расчета налогов происходит систематизация данных за конкретный период.

Дополнительно к этому определению из анализа каждой главы Налогового кодекса, посвященной своему налогу, можно выделить общие характеристики налоговых регистров :

• группировка данных происходит без распределения по бухгалтерским счетам;
• систематизация информации в регистрах происходит за отчетный период, с нарастающим итогом или без такового – в зависимости от специфики налога;
• данные берутся из первичных документов, справок бухгалтера и иных аналогичных источников;
• формирование налоговых данных происходит на основании утвержденной ;
• регистры могут быть представлены на бумаге или в электронном виде;
• записи в регистрах ведутся в строгом хронологическом порядке, без пропусков и изъятий;
• хранение регистров должно обеспечить им защиту от несанкционированных исправлений;
• все исправления вносить могут только лица, на которых возложена ответственность за ведение регистров.

Стоит отметить, что налоговые регистры предназначены не просто для систематизации данных, а для правильного и достоверного определения . Из них берутся сведения для составления деклараций и для внесения налоговых платежей.

Регистр для учета НДФЛ: форма, содержание и структура

Все регистры для налогового учета можно условно разделить на две группы :

• общие регистры . К ним относится, например, налогоплательщиков, которые применяют упрощенный налоговый режим (утв. Минфином РФ в Приказе №135н, 22.10.12г.); Книга учета доходов для предпринимателей, которые работают на (Приказ №135н, МинФин РФ, 22.10.2012г.), и т.д.
  В этих Книгах происходит учет всех операций, которые имели место быть в ходе предпринимательской деятельности и отражение которых обязательно для целей расчета налогов и вытекает из требований норм соответствующих налоговых глав. Формы этих Книг строго унифицированы и не подлежат корректировке налогоплательщиком. Кроме того, данные регистры часто истребуются налоговыми органами при проведении ими камеральных проверок деклараций;
• аналитические регистры. Название «аналитический» закреплено в статье НК РФ 314, но находит свое применение и в иных налоговых главах. В частности, в главе 23 «НДФЛ», в статье 230 закреплена обязанность налогового агента по отражению всех доходов, выплаченных им своим сотрудникам и иным физическим лицам, в регистрах.

Форма самого регистра по НДФЛ, а также порядок отражения в нем данных аналитического характера, разрабатываются налоговым агентом самостоятельно.

Но при этом указанный документ должен содержать в себе сведения следующего характера:

• все доходы, какие получены физическим лицом, и все предоставленные ему . Налоговые вычеты и доходы в регистре показываются только те, которые за налоговый период были получены от налогового агента. Например, имущественный вычет, если его предоставил налоговый орган, не отражается в регистре по НДФЛ;
• вся сумма рассчитанных и удержанных налогов НДФЛ;
• данные о налогоплательщике, позволяющие четко идентифицировать его;
• вид выплаченных этому лицу доходов и предоставленных вычетов;
• расходы и иные суммы, которые могут в соответствии с нормами главы 23 НК РФ уменьшать налоговую базу. А также виды этих расходов и иных платежей.
  Виды доходов, вычетов и расходов проставляются с отражением кодов, которые утверждены ФНС РФ в приказе №ММВ-7-11/387@ от 10.09.15г.
  даты выдачи (перечисления) доходов;
• даты удержания НДФЛ с доходов физического лица;
• даты перевода в бюджет удержанных налогов;
• реквизиты документов, которые подтверждают перечисление налогов в бюджет;
• статус физического лица, как налогоплательщика. Этот статус должен быть идентичен тому, какой впоследствии будет проставляться в форме «Справка 2-НДФЛ». Взять сведения о статусе можно из приказа ФНС РФ №ММВ-7-11/485@ от 30.10.15г. А чтобы правильно проставить статус, можно руководствоваться письмом ФНС РФ № БС-4-11/4272@ от 15.03.16г. В этом письме рассмотрены отдельные вопросы по оформлению справки № 2-НДФЛ.

Все вышеуказанные реквизиты носят обязательный характер, а потому они должны все присутствовать в налоговом регистре. Однако дополнить новыми реквизитами данную форму можно, если этого требует специфика расчетов с физическими лицами или специфика самой хозяйственной деятельности налогового агента.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок заполнения, ведения и хранения

Данный налоговый регистр заводится только на тех лиц, для которых предприниматель или организация являются источниками доходов.

При этом :

• сам регистр должен содержать в себе сведения за налоговый период, т.е. за календарный год;
• все сведения в регистре указываются с нарастающим итогом – для целей подготовки формы 6-НДФЛ, которая составляется и сдается по окончании квартала, 6-ти, 9-ти месяцев и года. При этом итог выводится по каждому месяцу начисления дохода с последующим обобщением за квартал, 6 месяцев и т.д.
• готовится документ в отечественной валюте – в рублях. Причем, сумма налога к внесению в бюджет и к удержанию из доходов налогоплательщика рассчитывается в целых рублях (без копеек) и с соблюдением всех правил округления (свыше 50 копеек – все округляется в сторону увеличения). Что касается отражения доходов, то они проставляются в той сумме, в какой начислены, – без округлений. Сведения о начисленных доходах берутся из расчетных ведомостей;
• заводится регистр на каждого налогоплательщика, в отношении которого была произведена выплата дохода;
• заполняться регистр может и от руки, и с помощью программного обеспечения, но только тем лицом, которое ответственно за расчет оплаты труда и иных вознаграждений в пользу физических лиц. Именно этот сотрудник вправе вносить изменения в регистр и подтверждать выполненные им корректировки своей подписью;
• в регистр сведения вносятся из первичных документов, которые содержат в себе данные о начисленных и выплаченных доходах, о начисленных, удержанных и переведенных в бюджет суммах налогов;
• регистр составляется по окончании месяца, когда есть точные и конечные данные о доходах, вычетах и прочих показателях. Но итоговые данные по регистрам должны быть готовы и проверены к моменту заполнения 6-НДФЛ за соответствующий период.

Хранится регистр не менее 5-ти лет на предприятии; в условиях, которые защищают его от несанкционированного внесения в него корректировок. Если регистр составлен в электронной форме, то в течение всего срока его хранения должна быть обеспечена возможность вывода данных регистра на бумажный носитель.

Нюансы оформления

Идентифицирующими данными налогоплательщика, которые должны быть отражены в шапке регистра, являются:

• фамилия и имя физического лица, а отчество – если предусмотрено;
• дата рождения указывается полностью – число, месяц и все цифры года;
• сведения о документе, удостоверяющем личность. Этим документом может быть не только паспорт, но и военный билет, удостоверение беженца, и иные;
• ИНН (если он есть у налогоплательщика);
• гражданство;
• адрес проживания в РФ и адрес прописки, в том числе и за пределами РФ.

Тут же – в шапке регистра – следует указать и статус налогоплательщика .

Виды доходов – это отдельная графа в регистре, которая должна стоять до или после графы с суммой дохода и датой его выплаты.

Виды вычетов можно узнать из того же приказа, который утверждает коды для доходов, – из приказа №ММВ-7-11/387@, утвержденного ФНС РФ 10.09.2015г. Коды вычетов проставляются рядом с графой, отражающей их денежное выражение.

Дата получения дохода должна соответствовать дате фактической выдачи зарплаты и иного дохода из кассы (наличными) или с расчетного счета (при переводе средств на банковские карты налогоплательщиков).

В регистре должны быть указаны также:

• ставка НДФЛ (отдельной графой);
• сумма исчисленного и удержанного налога;
• полная дата удержания налога;
• полная дата его перечисления в бюджет, которая соответствует дате списания средств с расчетного счета налогового агента;
• реквизиты платежного поручения, которые можно получить в банке из выписки по расчетному счету. В регистр вносится дата платежного документа и его номер.

Что касается отражения необлагаемых сумм доходов, то мнения по этому поводу делятся. Поэтому если указанные суммы не найдут своего отражения в налоговом регистре, то это не будет ошибкой.

Правилам ведения данных регистров посвящена следующая видео лекция:

Если вы выплачиваете гражданам доходы, облагаемые НДФЛ, значит, являетесь налоговым агентом. И должны вести налоговые регистры (карточки) по каждому работнику. В них вы отражаете, сколько денег человеку начислено, удержано, применялся ли налоговый вычет по НДФЛ и др. (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Раньше информация из этих карточек требовалась вам лишь для справок 2-НДФЛ. Теперь же данные, указанные в регистрах, нужны и для того, чтобы заполнить отчет 6-НДФЛ.

Так что если вдруг вы прежде не вели налоговые регистры, начните это делать хотя бы с начала этого года. Если же оформляете карточки давно, сейчас самое время провести их ревизию. Ведь отчетности по НДФЛ стало больше, а значит, и карточку кому-то нужно поменять, внести в нее дополнительную информацию.

Наши советы помогут вам оформлять налоговые регистры так, чтобы отчеты по НДФЛ вы могли заполнять быстро и без затруднений.

Форма налоговой карточки по учету НДФЛ

Форма налоговых карточек по НДФЛ не утверждена, вы выбираете ее сами и утверждаете учетной политикой. Однако в документе важно указать все сведения, необходимые для расчета НДФЛ. Их перечень приведен в пункте 1 статьи 230 НК РФ. Кроме того, полезно будет добавить в форму дополнительные данные, которые требуются для отчета 6-НДФЛ. Информацию о том, что нужно указывать карточках по НДФЛ, мы свели в таблицу (см. ниже).

Так что если вы пока не вели регистры, разработайте свою форму, включив в нее все перечисленные реквизиты. Если у вас уже есть эти карточки, например, ведутся в бухгалтерской программе, просмотрите их внимательно. И при необходимости обратитесь в фирме, обслуживающей вашу компьютерную программу, чтобы их специалисты добавили в регистры нужные данные.

Типовой бланк формы карточки мы подготовили, вы можете скачать ее бесплатно на свой компьютер. Эта форма действует в 2019 году.

Таблица. Какие данные должны быть в налоговой карточке по НДФЛ

* Коды для доходов и вычетов по НФДЛ посмотрите в приложениях 1 и 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Важно : вы можете добавить в форму регистра дополнительные графы и таблицы, необходимые вам. Например, указать количество детей работников и их возраст, чтобы было понятно, в каком размере предоставлять стандартный вычет. А если работник не является налоговым резидентом, целесообразно в его регистре каждый месяц записывать количество дней, которое он пробыл в России. Тогда, начисляя зарплату, вы будете знать, изменился его налоговый статус или нет.

Каждый год заводите новые карточки по НДФД

Если вы вели налоговые регистры в прошлом году, продолжать их сейчас не нужно. Распечатайте карточки за 2017 год и подшейте в папку вместе с другими прошлогодними документами. А с 1 января 2019 года начните вести новый регистр на каждого работника. Если прежде карточек на работников у вас не было, тоже начните их вести, начиная с января. Прошлогодние регистры вам тоже лучше оформить, ведь их налоговики вправе затребовать при проверке. Но это вы сможете сделать позднее.

Поясним, почему с нового года нужно оформлять новые регистры. Дело в том, что налоговый период по НДФЛ - календарный год (ст. 216 НК РФ). Поэтому доходы, полученные работником в прошлом году, на расчет текущего налога уже не влияют. Соответственно и для отчетов 6-НДФЛ вам потребуются сведения, рассчитанные нарастающим итогом с начала текущего года.

Важно: в налоговых карточках вы отражаете данные за каждый месяц и рассчитываете итоги по году. Но форму 6-НДФЛ вы будете сдавать ежеквартально. Поэтому целесообразно подводить в регистрах и промежуточные итоги за каждый квартал. Тогда в отчет вы сразу сможете включить данные за I квартал, полугодие и 9 месяцев года.

Разберитесь, когда доход считается полученным

В регистрах вы будете указывать доходы физлиц и ставить даты, когда они фактически получены. Но далеко не всегда дата фактического получения в целях расчета НДФЛ - это день, когда вы реально выплатили сотруднику деньги или передали какое-то имущество. Здесь нужно ориентироваться прежде всего на нормы, прописанные в статье 223 НК РФ, а не на фактические расчеты с сотрудником. Чтобы вам не запутаться в формулировках статьи 223 НК РФ, всю важную информацию мы изложили доступным языком и привели ее в таблице 2 на с. ##.

Таблица. Когда сотрудник получает доход в целях расчета НДФЛ

* Вы должны будете удержать НДФЛ с дохода работника в виде материальной выгоды, если выдали ему беспроцентный заем, или процентный, но под ставку меньше 7,33% годовых (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ и Указание Банка России от 11.12.2015 № 3894-У).

Важно: указывайте в регистрах ту сумму дохода работника, которая была начислена, а не получена «на руки». Уменьшать на НДФЛ ее не нужно. Ведь в форме 6-НДФЛ вы также отражаете начисленные доходы сотрудников.

Доходы, облагаемые по различным ставкам, записывайте в отдельных разделах

Большинство доходов, которые вы выплачиваете работникам, являющимся резидентами РФ, облагается по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Сюда относятся зарплата, премии, отпускные, больничные и т.п. Все эти суммы вы запишете в налоговом регистре. Но если к каким-то доходам сотрудника вы применяете ставку 35%, заведите в его карточке дополнительный раздел. Тогда в первом разделе вы будете отражать доходы, облагаемые по ставке 13%, а в другом - по 35%. Например, по ставке 35% вы начисляете НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах по заемным средствам (п. 2 ст. 224 НК РФ). Фрагмент заполненного регистра для доходов, облагаемых по ставке 13%, дан ниже.

В налоговом регистре сотрудника - нерезидента, заведите разделы для доходов, облагаемых по ставке 30%, а также 15%, если он является участником или акционером и получает от вас дивиденды (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Отдельные страницы в карточке для доходов, облагаемых по разным ставкам, во-первых, нужны, чтобы проще было начислить НДФЛ. А во-вторых, в этом случае удобнее заполнять отчеты. Ведь в форме 6-НДФЛ доходы, облагаемые по разным ставкам, вы тоже будете отражать в отдельных разделах 1 и 2.

Важно: дивиденды облагаются НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Однако в налоговом регистре удобно эти доходы записывать обособленно, например, в специальной таблице «Данные о полученных дивидендах». Дело в том, что в форме 6-НДФЛ суммы дивидендов и налога с них требуется отражать в отдельных строках.

Необлагаемые доходы в регистре не отражайте, а частично облагаемые записывайте (1 уровень)

Если вы выплатили сотруднику доход, которые не облагается НДФЛ, например, пособие по уходу за ребенком, в карточке его записывать не нужно (п. 1 ст. 217 НК РФ). Ведь на расчет налога эта сумма не повлияет. И в отчетах по НДФЛ ее также отражать не требуется (письмо Минфина России от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118).

Если же доход частично облагается налогом, в регистре фиксируйте выплату в полной сумме. Например, вы выдали сотруднику подарок, стоимость которого превышает 4000 руб., а НДФЛ начислили только с дохода свыше этой суммы (п. 28 ст. 217 НК РФ). Тогда запишете в карточке всю стоимость подарка и отдельно вычет, равный 4000 руб. Фрагмент налогового регистра, где отражена такая операция, смотрите ниже.

Важно: записывайте в регистр также доходы в виде подарков или материальной помощи, которые меньше 4000 руб. В этом случае не обязательно доход будет равен вычету. Дело в том, что необлагаемая сумма определяется не по каждому отдельному доходу, а нарастающим итогом с начала года (п. 28 ст. 217 НК РФ). А если вы не укажете в карточке подарок дешевле 4000 руб., вы пропустите момент, когда лимит превышен и нужно начислять налог.

Учитывайте отдельно стандартные, социальные и имущественные вычеты

Если вы предоставляете сотруднику вычеты на детей, а также имущественный или социальный, записывайте их в отдельных разделах регистра. Тогда вам будет удобнее вычислить сумму конкретного вычета, чтобы отразить ее в отчетах по НДФЛ. И вы легко отследите момент, например, когда социальный или имущественный вычет уже использован.

По имущественным и социальным вычетам вносите в регистры также реквизиты уведомлений, полученных работниками в налоговой инспекции. Обратите внимание, что на каждый год требуется новое уведомление, по прошлогоднему документу вычеты не полагаются.

Важно: не забудьте, что в 2019 году стандартные вычеты на детей надо предоставлять, пока доход сотрудника не превысил 350 000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Указывайте исчисленный, удержанный и перечисленный в бюджет НДФЛ

В регистре отражайте по каждому виду дохода сумму НДФЛ, которая:

Исчислена;

Удержана;

Перечислена в бюджет.

Рядом поставьте даты, когда налог исчислен, удержан и уплачен. Дата исчисления совпадает с днем, когда вы начисляете сумму дохода. Дата удержания налога - это день, когда вы выплатили деньги за минусом НФДЛ. А дату перечисления определите по платежному поручению, рядом запишите его реквизиты. Кроме того, добавьте в регистры графу, где вы будете указывать крайний срок уплаты в бюджет НДФЛ, удержанного с работника. Такая информация нужна для формы 6-НДФЛ. Срок уплаты НДФЛ указаны в статье 226 НК РФ. А мы для вашего удобства привели их в таблице 2 на с. ##.

Важно: если вы выдали сотруднику доход в натуральной форме, удержать налог вы можете из ближайшего денежного дохода. В этом случае датой удержания НФДЛ будет день, когда вы в следующий раз платите деньги сотруднику. При этом не забудьте, что удержать за один раз разрешается не более 50% от суммы начисленной выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ)

Видео про заполнение 6-НДФЛ