Бухгалтерские проводки по больничным листам. Проводки по начислению пособия по временной нетрудоспособности

Размер пособия по временной нетрудоспособности (или больничному) определяется исходя из стажа сотрудника. Первые три дня работодатель оплачивает за счет собственных средств, остальные – оплачивает Фонд социального страхования.

Как рассчитывается больничный лист

Пособие по временной нетрудоспособности начисляется на основании больничного листа, со всеми необходимыми отметками и печатями. Больничный выплачивается сотруднику если болеет он сам или он ухаживает за больным родственником.

Размер выплаты зависит от стажа работника:

• Если общий трудовой стаж меньше 5 лет, сотруднику выплачивается 60% от среднего заработка
• Если общий трудовой стаж меньше 8 лет, сотруднику выплачивается 80% от среднего заработка
• Если общий трудовой стаж больше 8 лет, сотруднику выплачивается 100% от среднего заработка

Средний заработок рассчитывается, как сумма выплат за предыдущие 2 года и делится на 730. Если в течение этих двух лет у сотрудника были дни болезни, то их вычитают из 730, а суммы выплат – из общего заработка.

При смене места работы сотрудник предоставляет новому работодателю справку с прошлой работы, чтобы можно было начислить пособия. При ее отсутствии организация делает запрос о сумме зарплаты за предыдущие два года в ПФ.

Если у сотрудника не было заработка за предыдущие 2 года, ему выплачивают пособие, исходя из МРОТ. Сумму МРОТ (5965 руб.) умножают на 24 месяца и делят на 730. Получают значение 196,10 – среднедневной заработок. Его умножают на процент, в зависимости от трудового стажа, и только после этого – на количество дней по больничному листу.

Первый три дня по больничному работодатель выплачивает за счет своих денег, остальные – возмещает ФСС.

Начисление пособия по временной нетрудоспособности отражают записью Дебет 69.1 Кредит , выплата – Дебет Кредит 50 (). Выплачивают пособие в день зарплаты или аванса.

Пример расчета и проводок по начислению пособия

Сотрудник находился на больничном с 6 по 15 июля. Сумма заработной платы за предыдущие два года составила 839 524 руб. Стаж сотрудника 7 лет.

• Средний дневной заработок = 839 524 / 730 = 1150,03
• Больничный = 1150,03 х 80% х 10 = 9200,

Проводки по начислениям на основании больничного листа будут следующие:

Каждый официально трудоустроенный сотрудник имеет право на начисление ему больничного пособия (пособия по временной нетрудоспособности) в случае получения травмы или заболевания. Порядок оплаты больничного листа предполагает, что руководитель предприятия будет оплачивать только первые 3 дня болезни, а остальные дни будут оплачены за счет бюджета Фонда социального страхования. Бухгалтерские проводки по больничному листу будут зависеть о того, из какого источника поступают средства, какой деятельностью занимается компания, участвует ли регион нахождения фирмы в пилотном проекте ФСС, или нет. Возможные варианты проводок мы и рассмотрим в статье.

Бухгалтерские проводки по больничному листу при начислении пособия за счет средств работодателя

Фискальная операция по начислению суммы пособия по временной нетрудоспособности проводится так же, как в случае с начислением заработной платы. Дебет счета будет зависеть от того, на какой расходный счет всегда начисляется зарплата работника, оформившего больничный лист (при этом счет КРЕДИТА всегда останется 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»):

Бухгалтерские проводки по больничному листу при начислении пособия за счет ФСС

Бухгалтеру следует учитывать тот факт, что отражение в бухгалтерском учете операции по начислению пособия по временной нетрудоспособности будет зависеть от причины пребывания на больничном (общее заболевание, бытовая травма, беременность и роды, производственная травма).

Важно! Чтобы отразить начисление больничного пособия из средств Фонда социального страхования по больничному листу в случае производственной травмы, материнства и нетрудоспособности должны быть открыты отдельные субсчета к счету 69.

Бухгалтерские проводки по больничному листу для предприятий из регионов, не участвующих в пилотном проекте ФСС

Бухгалтерский учет по выплатам пособия по временной нетрудоспособности для компаний из регионов, не участвующих в пилотном проекте Фонда социального страхования, отличается от учета в фирмах из регионов-участником проекта тем, что руководитель заболевшего сотрудника оплачиваем ему пребывание на больничном полностью – как первые 3 дня, так и последующие дни. Соответственно, и проводки по бухгалтерскому учету будут не такими, как во втором случае:

Важно! Если сотрудник, оформивший больничный лист, задействован не на основном производстве (которому соответствует ДЕБЕТ счета 20), бухгалтер указывает другой, соответствующий ситуации счет. Это может быть ДЕБЕТ счета 23 «Вспомогательное производство», счета 25 «Общепроизводственные расходы», счета 26 «Общехозяйственные расходы», счета 44 «Расходы на продажу».

Бухгалтерские проводки по больничному листу для предприятий из регионов, принимающих участие в пилотном проекте ФСС

В данном случае работодатель из собственных средств должен компенсировать только «свои» дни периода нетрудоспособности (а именно 1-ый, 2-ой и 3-ий день). Бухгалтер должен будет отразить данный факт в бухгалтерском учете следующим образом:

Экспертное мнение к вопросу о том, какие делаются бухгалтерские проводки по больничному листу при выплате средств с расчетного счета или из кассы

Эксперты Федеральной налоговой службы напоминают бухгалтерам предприятий о том, что до того, как отражать в бухгалтерском учете перечисление средств по листку нетрудоспособности, необходимо произвести удержание НДФЛ, как в случае с заработной платой (ДЕБЕТ счета 70 КРЕДИТ счета 68 ). Пособие по беременности и родам нельзя облагать НДФЛ.

В зависимости от того, откуда поступают средства на выплату пособий по временной нетрудоспособности (с расчетного счета предприятия или из наличными кассы), бухгалтерские проводки будут различными:

Важно помнить о том, что компенсация больничного Фондом социального страхования производится исключительно на расчетный счет компании, вне зависимости от способа выдачи денежных средств работнику. То есть проводка будет следующая – ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 69 (по КРЕДИТУ необходимо использоваться отдельный субсчет).

Законодательное регулирование

Типичные ошибки

Ошибка: Бухгалтер фирмы из региона, который участвует в пилотном проекте ФСС, отображает в бухгалтерском учете начисление пособия за счет ФСС.

Помимо оплаты труда, в обязанности работодателя входит и компенсация сотрудникам периодов нетрудоспособности. Проводки по больничному листу и начислению пособия по временной нетрудоспособности отражаются в учете в зависимости от источника выплаты.

Формирование проводок по больничному листу

Каждый трудоустроенный гражданин вправе претендовать на оплачиваемые дни болезни. Для этого необходимо предоставить по месту работы выданный медицинским учреждением больничный лист.

Работодателю необходимо рассчитать дни болезни, начислить выплаты за время отсутствия сотрудника по причине нетрудоспособности и отразить в учете соответствующие записи. Формирование проводок должно происходить своевременно, так как выплата пособий по больничным листам не может превышать установленные сроки. Согласно требованиям закона № 255 ФЗ в редакции от 01.01.2017г., расчет больничного листа производится в 10-дневный срок после получения его от работника, оплата назначается в ближайший день перечисления заработной платы.

Действующее законодательство устанавливает, что совершенные расходы по временной нетрудоспособности компенсируются государством через ФСС. Однако в некоторых случаях затраты происходят полностью за счет работодателя. Речь идет о первых 3-х днях болезни самого сотрудника.

Проводки при расчете листов по наступившей нетрудоспособности идентичны записям по расчету заработной платы. Разница возникает лишь при определении источника выплаты:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

1. Дт 69 счета используют при начислении пособия за счет средств ФСС;
2. При оплате больничных собственными силами работодатель относит затраты на счета 20, 23, 25, 26, 44, в зависимости от вида деятельности организации и занятости сотрудника.

Расчет начислений по временной нетрудоспособности

Начисления пособий по наступившей нетрудоспособности имеют свои особенности в зависимости от характера выплат. Возмещение по больничным листам проводится в следующих случаях:

1. Болезнь самого сотрудника. При этом начисления за первые 3 дня болезни работодатель относит на собственные затраты, остальное время подлежит компенсации за счет ФСС.
2. При возникновении необходимости ухода за больными родственниками. Государством оплачивается весь период нетрудоспособности. Не подлежат оплате больничные листы, если болезнь родственника наступила во время отпуска работника.
3. Отпуск по беременности и родам. В этих случаях начисление проводится полностью за счет средств ФСС. То же относится и к иным декретным выплатам ― пособиям по уходу за ребенком, при постановке на учет по беременности на ранних сроках.

Оплата больничных листов сотрудников, как и начисленная зарплата, подлежит налогообложению. Удержание НДФЛ проводится на тех же основаниях с учетом имеющихся налоговых вычетов.

Исключение составляют выплаты, связанные с декретным отпуском. При расчете этих пособий НДФЛ не удерживается.

Больничные выплаты любого характера страховыми взносами не облагаются. Не начисляются взносы во внебюджетные фонды и при выплате различного вида пособий.

Таблица проводок по начисленным больничным

Проводки по расчету больничных, выплате начисленных сумм и удержании с них налогов мало отличаются от записей при расчете зарплатных начислений.

Пример. Сотрудник болел с 01.12.2016г. по 08.12.2016г. и принес больничный лист. По итогам расчетов размер выплаты составил 1 230 руб. за каждый день. Право на налоговые вычеты отсутствует.

На основании приведенных условий в учете формируются следующие проводки по больничному листу:

В некоторых регионах, а в будущем и по всей стране, выплата пособий производится непосредственно из средств ФСС. В таких случаях работодатели в своем учете отражают лишь суммы, исчисляемые за счет собственных средств.

Согласно российскому законодательству, каждый сотрудник коммерческой или государственной структуры имеет право уйти на оплачиваемый больничный. Средства, перечисляемые работнику, идут из двух источников: собственных финансов его работодателя и денег ФСС. Чтобы не нарушить ТК РФ и не допустить ошибок в расчете, бухгалтеру нужно сделать правильные проводки по больничному листу в учетной программе. Это несложно, если знать важные детали и тонкости.

Согласно букве закона, больничный листок оплачивается:

• из денег компании – первые три дня болезни;
• из средств внебюджетного фонда – весь остальной период нетрудоспособности.

В отдельных случаях содержание заболевшего сотрудника полностью ложится на «плечи» ФСС. К их числу относятся такие ситуации:

• болезнь ИП, который добровольно перечисляет взносы в фонды;
• уход за больными родственниками;
• показания к протезированию;
• недостаточность взносов фирмы в Фонд;
• дополнительная оплата больничного, свыше положенной исходя из уровня дохода сотрудника.

Проводки по больничному листу в 2016 году зависят от того, участвует ли регион в пилотном проекте, реализуемом ФСС. Исходя из этого бухгалтер выбирает соответствующие счета в учетной программе. Важно не допустить ошибку: неправильное начисление и отражение пособия может привести к тому, что взыскать излишек со специалиста окажется практически невозможно.

Если регион не участвует в пилотном проекте

В этой ситуации пособие выплачивается из средств организации-нанимателя. Произведенные перечисления уменьшают размер взносов во внебюджетный фонд. Если образуется превышение (минусовой долг перед ФСС), фонд компенсирует понесенные затраты.

Проводки по начислению больничного листа в 2016 году для регионов вне пилотного проекта окажутся такими:

При отражении начисления пособия за первые три дня бухгалтер не обязательно должен использовать 20 счет. Выбор счета определяется тем, в каком подразделении организации занят сотрудник. Если он работает в департаменте продаж, применим 44 счет, если трудится на вспомогательном производстве – 23, если относится к административному персоналу – 26.

Если регион принимает участие в пилотном проекте

Если фирма-работодатель располагается в такой области или республике, задача бухгалтера несколько упрощается. Компания перечисляет заболевшему специалисту только средства за первые три для отсутствия на рабочем месте. Его последующее нездоровье – сфера ведения ФСС, которые переводит пособие своими силами.

Рассмотрим начисление больничного (проводки) в данном случае:

В 2016 году не произошло никаких изменений, связанных с отражением больничных в учетной программе. Единственное новшество – постоянное расширение списка субъектов федерации, включаемых в пилотный проект ФСС. Поэтому во избежание ошибок бухгалтер должен следить за статусом своего региона и гибко реагировать на происходящие события.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Начисление больничного листа в 2017 году — пример, последовательность, источники информации — всё это очень нужно специалисту по расчету заработной платы. Кроме того, на примере образца расчета с описанием всего механизма ему легче будет объяснить, как считался больничный, при возникновении вопросов у сотрудника.

Алгоритм расчета больничных в 2017 году

Начисление больничных в 2017 году происходит в аналогичной предыдущим периодам последовательности, включающей несколько этапов.

Этап 1: определение среднего заработка сотрудника за 1 день

Для этого используются два параметра: период расчета и общий учитываемый заработок за этот период. В качестве периода расчетов применяются два года, предшествующих году наступления нетрудоспособности.

Пример 1

Специалист отдела по работе с клиентами Михайлова Е. С. работает в АО «Новый век» с февраля 2006 года. С 1 по 10 марта 2017 года она пробыла на больничном. Соответственно, ее расчетным периодом будет 2015 и 2016 годы. В случае если бы в 2015–2016 годах она находилась в отпуске по уходу за ребенком, то бухгалтер мог бы взять в качестве периода расчета на основании ее заявления более ранние периоды, например 2013 и 2014 годы.

При этом количество фактически отработанных дней за указанный промежуток времени не берется в расчет, он принимается всегда равным 730 дням. В качестве общей суммы оплаты труда за рассматриваемый временной отрезок принимаются все выплаты сотруднику, на которые начислялись взносы. Исключается из указанной суммы не так много выплат: это, прежде всего, пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также ряд компенсационных выплат, не облагаемых взносами. Для того чтобы вычислить средний дневной заработок, необходимо будет полученный фонд оплаты труда разделить на 730.

Госпожа Михайлова Е. С. получила: за 2015 год - 658 200 руб., за 2016 год - 699 800 руб.

Тогда ее средний заработок за 1 день составит: (658 200 + 699 800) / 730 = 1860,27 руб.

Этап 2: сравнение среднедневного заработка с предельными значениями

Полученный в п. 1 результат необходимо сравнить с максимальной и минимальной дневной суммой среднего заработка. Максимальный размер рассчитывается исходя из размера ограничений по взносам в ФСС, применявшихся в учитываемых в расчете годах. Для 2017 года он будет равен: (670 000 +718 000) / 730 = 1901,37 руб.

Минимальный размер среднедневного заработка будет равен:

МРОТ на дату больничного × 24 мес. / 730.

В 2017 году минималка составляет 7500 руб. (до 01.07.2017).

Получаем 7500 × 24 / 730 = 246,58 руб.

На основании полученных результатов компания не может брать в расчет больничного среднедневной заработок менее 246,58 руб. и более 1901,37 руб. Если фактический средний доход будет больше, то берется максимально возможная сумма (для первой половины 2017 года это 1901,37 руб.).

Поскольку полученный в нашем примере средний заработок не превысил максимума, для расчета берется сумма 1860,27 руб. Если бы он был меньше минимального, то для расчета больничного принимался бы минимальный размер дневного заработка.

ВАЖНО! Для работников, занятых неполный день (внешние совместители, находящиеся на режиме неполного рабочего времени), минимальный заработок для сравнения уменьшается пропорционально отработанному времени. Однако в части максимального размера подобный принцип не применяется.

Этап 3: Определение страхового стажа

Страховой стаж работника может несколько отличаться от трудового. Связано это с тем, что в страховой стаж помимо периодов работы по трудовому договору включается иное время, когда за физлицо уплачивались страховые взносы. В частности, сюда можно отнести периоды, когда гражданин был частным предпринимателем или военнослужащим. Данный показатель влияет на процент начисления больничных. Так, если сотрудник отработал до 5 лет включительно, ему положено 60% от среднедневного заработка, если от 5 до 8 лет включительно - 80%, свыше 8 лет - 100%. Если сотрудник имеет трудовой стаж менее полугода, то сумма больничного определяется исходя из федерального минимального размера оплаты труда.

Поскольку стаж гражданки Михайловой Е. С. превышает 11 лет, то она получает больничный в полном объеме, то есть в размере 100% от среднего заработка.

ВАЖНО! Если бы сотрудник приобрел профзаболевание или получил травму на рабочем месте, то период нетрудоспособности в подобной ситуации оплачивался бы в размере 100% независимо от общего страхового стажа.

Этап 4: Окончательный расчет больничного листа

Для того чтобы провести начисление больничного листа в 2016 году, нужно полученный средний дневной заработок умножить на количество календарных дней больничного. При этом первые 3 дня полностью оплачиваются за счет ресурсов работодателя, а остальные - из средств ФСС. Более того, в порядке пилотного проекта, в некоторых регионах расчетом больничных, выплачиваемых за счет средств соцстраха, занимается сам ФСС. Работодатель лишь передает в фонд данные по больничным листам.

Для чего может потребоваться справка № 182н?

Если сотрудник трудился в компании более 2 лет, то в расчетном отделе имеются все необходимые данные для начисления больничного листа.

Если же заболевший у текущего работодателя трудился меньшее время, с него придется затребовать справку для начисления больничного листа. Данная справка имеет форму согласно приказу Минтруда от 30.04.2013 № 182н.

Подобный документ должен в обязательном порядке выдаваться сотруднику при его увольнении. В ней приводятся идентификационные данные работника, размер его дохода, учитываемого в расчете больничного, за последние 2 года, а также информация о периодах нетрудоспособности. Внешний совместитель также может запросить подобный документ для основного места работы.

Основные проводки по начислению больничного

Рассматривая порядок начисления по больничному листу 2017 года необходимо отдельно остановиться на записях, которые производятся в учетных регистрах:

Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 70 - начисление пособия работнику за первые 3 календарных дня больничного. Напоминаем, что источником их выплаты будут являться средства работодателя.

Дт 69 Кт 70 - начисление больничного пособия, подлежащего выплате за счет средств ФСС.

При перечислении работнику положенной суммы пособия бухгалтер делает записи:

Дт 70 Кт 68 - удержан НДФЛ, взимаемый с суммы больничного;

Дт 70 Кт 50, 51 - выплата пособия наличными или через банковское перечисление.

Сумма начислений по больничному листу Михайловой Е. С. составит:

10 дней × 1860, 27 руб. = 18 602,70 руб.

После удержания подоходного налога сумма к выплате составит:

18 602,70 − 13% × 18 602,70 = 16 184,35.

При этом необходимо будет сделать следующие проводки:

Дт 26 Кт 70 - 5 580,81 руб., начислен больничный за счет работодателя;

Дт 69 Кт 70 - 13 021,89 руб., начислено пособие, рассчитанное за счет средств ФСС.

При выдаче денежных средств сотруднику, нужно сделать проводки:

Дт 70 Кт 68 - 2 418,35 руб., удержан НДФЛ;

Дт 70 Кт 50 - 16184,35, выплата Михайловой Е. С. полагающейся суммы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перечисление в бюджет НДФЛ, удержанного с пособия, должно произойти не позднее последнего дня месяца, в котором пособие было выплачено.

Примеры определения суммы по больничному листу

Лучше изучать начисление больничных в 2016 году на примерах расчетов.

Пример 2

С 1 по 5 марта 2017 года завхоз Селиванов П. Р. болел. В результате 6 марта он передал в расчетный отдел лист нетрудоспособности. У специалиста есть 10 суток на то, чтобы провести расчет всех причитающихся ему сумм. Он работает в АО «Восток» на условиях внешнего совместительства, выполняя половину полагающейся нормы времени (0,5 ставки). Страховой стаж сотрудника -10 лет. Расчетный период - 2015 и 2016 годы. Однако он начал работать в компании только с начала 2017 года, до этого трудился в другом месте. Все необходимые справки с предыдущих мест работы он предоставил. Его доход в 2015 году составил 77200 руб., в 2016-м - 86 500 руб. В итоге согласно данным справок средний заработок сотрудника за 2 года составит:

(77200 + 86500) / 730 = 224,25 руб.

Его средний заработок формально меньше минимального уровня (246,58 руб.), однако нужно помнить, что он совместитель на неполном рабочем времени. В связи с этим сравнивать его заработок нужно с суммой: 246,58 / 2 = 123,29. Получается, что сумма его фактического среднего заработка выше минимума, тогда сумма его больничного составит: 224,25 × 5 = 1121,25 руб.

Пример 3

Инспектор службы по работе с персоналом ПАО «Континент» Павлова Е. Л. болела в период с 01.04.2017 по 10.04.2017. Ее стаж работы - 4 года и 10 месяцев. Она работает по совместительству в двух компаниях: в ООО «Интеграл» с 2013 года, в ПАО «Континент» с 2016 года, на половину ставки в каждой из них. Поскольку она только недавно вышла из отпуска по уходу за ребенком, Павлова Е. Л. приняла решение получать пособие в ООО «Интеграл», с тем, чтобы оно было рассчитано исходя из заработка 2013 и 2014 годов, о чем написала соответствующее заявление, поскольку в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком она была весь 2015 и частично 2016 год. Ее доход в 2013 году составил 256 800 руб., а в 2014-м - 346 900 руб.

Однако предварительно ей нужно взять справку в ПАО «Континент» о том, что там пособие ей не начислялось и не выплачивалось. В ООО «Интеграл» будет учтен заработок только по одному месту, поскольку в ПАО «Континент» в эти годы сотрудница не трудилась. Тогда средний заработок составит:

(256 800 + 346 900) / 730 = 826,99 руб.

Данная сумма не более установленного на тот период максимума для 2013 и 2014 годов ((568 000 +624 000) / 730 = 1632,88 руб.) и больше суммы, рассчитанной исходя из МРОТ 2017 года. Так как ее стаж менее 5 лет, то размер пособия не будет превышать 60% среднего заработка, то есть 826,99 × 60% = 496,19 руб.

Итоговый размер пособия составит 496,19 × 10 = 4961,9 руб.

Работодатель за счет своих средств оплачивает первые 3 дня: 3 × 496,19 = 1488,57 руб.

За счет ФСС будет оплачено: 7 × 496,19=3473,33 руб.

После удержания НДФЛ Павлова Е. Л. получит 4316,85 руб.

При замене годов расчета больничного должны выполняться 2 требования:

• наличие письменного заявления работника;
• рассчитанный подобным образом больничный должен быть выше того, что получился бы при его расчете за предыдущие 2 года.

***

Расчет пособия по временной нетрудоспособности осуществляется по стандартной схеме с использованием данных о сумме заработка за 2 предшествующих календарных года. В качестве базы для расчета применяется среднедневной заработок, полученный делением общей заработной платы работника за 2 года на 730. Данный показатель должен быть меньше максимального, но выше минимальной суммы среднего заработка для пособия. Кроме того, сумма больничного зависит от страхового стажа сотрудника, включающего все периоды активной деятельности сотрудника, когда с его доходов платились страховые взносы в ФСС. С рассчитанной суммы пособия по нетрудоспособности нужно не забыть удержать НДФЛ.