Бухгалтерский учет недостачи товаров. Типовые бухгалтерские проводки при недостаче материалов

Любая недостача материальных ценностей на предприятии будет рано или поздно выявлена. Основной задачей таких мероприятий есть выявление отсутствия товара на складе или другого имущества предприятия. Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки по списанию недостачи материалов выявленных в ходе .

Для проведения инвентаризации создается специальная опись и комиссия, которая будет проводить мероприятие. Инвентаризация может проводиться на складах или внутри любого помещения.

Проводки:

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
Выявление недостачи материалов Сумма недостачи Инвентаризационная опись ИНВ-3

Сличительная ведомость ИНВ-19

Бухгалтерская справка-расчет

Проводки по потере материалов в границах нормы

Некоторая готовая продукция имеет свойство уменьшаться в своем весе или объеме. Например, для колбасы существует своя нома усушки, которая берется во внимание при учете. Для компенсации таких потерь на некоторых предприятиях существуют специальные фонды.

Проводки:

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
Списание недостачи в пределах норм, когда существует резерв на списание потерь Бухгалтерская справка-расчет
Списание недостачи в пределах норм, когда отсутствует резерв на списание потерь Сумма недостачи в пределах норм Бухгалтерская справка-расчет

Отражение недостачи сверх нормы на виновное лицо

При хранении товара списание может возникать в результате лома, потери или боя. Такая убыль также подлежит списанию, но при возмещении виновным лицом.

Проводки:

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
Списание потери материалов за счет виновного лица сверх нормы в пределах балансовой стоимости Сумма недостачи в пределах балансовой стоимости материалов Бухгалтерская справка-расчет
за счет виновного лица сверх нормы в пределах балансовой стоимости, когда сумма ко взысканию больше рыночной стоимости потерь Разница между объемом взыскания и стоимостью в балансе Бухгалтерская справка-расчет

Убыток ТМЦ при неустановленных виновниках

Когда потери были вызваны, например, чрезвычайной ситуацией (пожар, стихийные бедствия) расходы переносятся на будущий подотчетный период.

Возникающие потери от порчи и недостач ТМЦ – явление весьма заурядное и, в то же время, довольно специфическое, поскольку выявлению недостающего имущества предшествует объемная работа, которую необходимо подтверждать документально. К тому же существует немало особенностей, которые приходится учитывать, оформляя операции по учету недостающих активов.

Недостача в бухгалтерском учете: выявление

Недостачей принято считать расхождение значений (количественных или денежных) между их учетным и реальным наличием, когда показатель по учету превышает фактический. Выявляют недостачу при проведении инвентаризации , итоги которой оформляют сличительными ведомостями . По поводу причин образовавшейся нехватки активов ответственные лица обязаны представить руководителю объяснительную записку. На ее основании руководитель решает, как будет погашаться установленная недостача.

Причинами ее возникновения могут быть кражи ТМЦ, денежных средств или готовой продукции, ошибки в учете, естественная убыль , а также чрезвычайные обстоятельства, вызванные, например, стихийными бедствиями. Стоимость испорченного имущества учитывается так же, как и недостачи, поскольку в бухгалтерском обиходе эти явления идентичны.

В разряд недостач может быть отнесена стоимость ТМЦ по договорам поставки, количество или масса которых ниже заявленной в договоре в пределах норм естественной убыли, если соглашением допускается недостача в рамках оговоренных величин. Правда, они не должны быть более норм, установленных законодательными и НПА.

Недостачи и потери от порчи ценностей: счет 94

Начисление суммы ущерба, рассчитанного по результатам инвентаризации, отражается на счете 94 «Недостачи и потери», по дебету которого фиксируется сумма недостачи, а по кредиту – ее списание на установленный источник. В зависимости от вида актива , которого недосчитались, формирование бухгалтерских проводок по отражению недостачи ценностей будет различным не только по задействованным счетам, но и по суммам, участвующими в исчислении ущерба:

Операции

Выявлена недостача:

остаточной стоимости

Материалов, товаров, готовой продукции на складе

себестоимости

Товаров от поставщика (в пределах норм убыли)

фактических убытков

Товаров от поставщика сверх норм убыли

Неустановленного оборудования

Вложений во внеоборотные активы

Денег в кассе

Ценностей, утраченных в прошлых финансовых периодах, либо по активам, недостачи которых взыскиваются по рыночным ценам (по установленным в компании правилам)

рыночной стоимости

Погашение недостачи: проводки

Погашение недостачи производится разными способами. Как правило, за недостающие активы отвечает определенное материально-ответственное лицо . При установлении виновности недостачу взыскивают с него. К примеру, при недостаче денег в кассе виновным лицом является кассир. Какой проводкой оформляют погашение недостачи кассиром, и как происходит дальнейшее закрытие сч. 94, читатель может узнать в нашей консультации .

По кредиту счета 94 фиксируют списание недостач:

  • в пределах естественной убыли, которую рассчитывают умножением количества (массы) недостающего товара на установленный норматив – на счета производства;
  • сверх норм естественной убыли и при невозможности найти виновника возникновения недостачи – в состав прочих расходов;
  • за счет виновного лица – удержанием из зарплаты. При потерях, возникших несколько лет назад, их стоимость по мере взыскания отражается на сч. 98, затем – на сч. 73, далее – на сч. 91;
  • за счет прибыли, если потери были понесены в силу форс-мажорных обстоятельств.

Списание ущерба в учете недостач и потерь от порчи ценностей оформляется так:

Операции

Выявленная недостача списана:

За счет виновного лица

По нормам естественной убыли (ЕУ)

Сверх норм ЕУ

За счет прибыли при обстоятельствах непреодолимой силы

По ТМЦ, утраченным не в отчетном налоговом периоде:

– отражается сумма недостачи (в разнице между учетной и рыночной стоимостью)

Взыскивается с виновного лица

Переносится в состав прочих доходов текущего периода

Пример учета выявленных недостач: проводки

По окончании финансового года в компании проведена инвентаризация всех видов активов и обязательств. Установлено:

  • выявлена недостача материалов на складе на сумму 10 000 руб.;
  • выявлена недостача товаров на сумму 13 000 руб.;
  • выявлена недостача готовой продукции на 6000 руб.;
  • недостача товаров в сумме 36 000 руб. при приемке партии стоимостью 650 000 руб. от поставщика.

Списание недостачи производится следующим образом:

  • виновником недостачи МПЗ (10 000 руб.) на складе признал себя кладовщик;
  • стоимость недостающих товаров (13 000 руб.) уплачивают два продавца в равных долях;
  • по недостаче готовой продукции (6000 руб.) виновный не выявлен, поэтому ее стоимость будет списана на расходы;
  • по договору поставки ЕУ может составлять не более 1,8% от стоимости всей партии – 11 700 руб. (1,8% х 650 000 руб.). Т.е., 11 700 руб. составляют ЕУ, 24 300 руб. – недостача товаров при приемке .

Бухгалтер составит проводки:

Операции

Установлена недостача:

По ТМЦ на складе

Товаров

Готовой продукции

Товаров по договору поставки в рамках норм ЕУ

Сверх оговоренных в соглашении норм (направлена претензия поставщику)

Списание недостачи:

Стоимость ТМЦ удерживается из зарплаты кладовщика

Стоимость недостающих товаров ставится на удержание из зарплаты продавцов и удерживается (по 6500 руб. с каждого)

Стоимость готовой продукции по разрешению руководителя списана на прочие расходы

Сумма недостачи по договору поставки в пределах норм ЕУ списана на производство

Добавим, что на практике, прежде чем удержать из зарплаты работника сумму доказанного ущерба , необходимо получить его согласие. Если он не согласен, то придется решать дело в суде, но до вынесения решения суммы недостач списывать со счета 94 нельзя.

Под техникой бухгалтерского учета понимается способ его проведения, т.е. способ регистрации учетной информации, которая осуществляется вручную или с использованием средств автоматизации. Для этой цели разработаны учетные регистры. По своему внешнему виду они подразделяются на книги, журналы, карточки, свободные листы.

Карточки для ведения бухгалтерского учета изготавливают из плотной бумаги или картона. Они предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), товарно-материальных ценностей по местам хранения (карточки складского учета товаров, материалов). Каждой карточке присваивается порядковый номер, указывается дата ее открытия. Хранят карточки в ящиках – картотеках.

Существуют различные формы карточек. Контокоррентные карточки применяются для учета в денежном выражении расчетов с разными дебиторами и кредиторами (например с подотчетными лицами). Форма контокоррентной карточки приведена ниже.

Наименование счета
Петров

Корреспонирующие счета

Шифр счета

Карточки

Страницы

Сальдо на 1.12

5.12.200_ г.

Выдано из кассы


Карточки натурально-стоимостного, или количественного учета применяются для учета товаров, тары и материалов. В карточке количественного учета нет денежного измерителя.

Многоколончатые (многографные) карточки применяются для учета издержек обращения, прочих расходов и потерь.

Дебет – кредит

Кредит – дебет


Книги (журналы) представляют собой сброшюрованные листы определенного формата и графления. Их используют на тех участках, где необходим усиленный контроль. Применение их ограничено, так как работу по их ведению нельзя разделить между счетными работниками. Например, обязательно на любом предприятии ведется кассовая книга. Ее листы должны быть прошнурованы и пронумерованы, а на последней странице указывается общее количество страниц за подписями руководителя и главного бухгалтера, скрепленными печатью. Преимущество книг (журналов) состоит в том, что исключается возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях.

Свободные (отдельные) листы представляют собой учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по сравнению с карточками. Они предназначены для синтетического и аналитического учета или выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся журналы-ордера и ведомости. Они удобны для использования, так как позволяют более рационально распределять обязанности между работниками бухгалтерии.

По видам учетных записей регистры делятся на: хронологические, систематические, комбинированные.

Хронологические регистры используются для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих документов и полнотой бухгалтерских записей. Примером хронологического регистра служит регистрационный журнал – Книга учета хозяйственных операций.

Систематические регистры применяются для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов. Примером может служить Главная книга. На каждый синтетический счет в ней открывается отдельная страница.

В комбинированных регистрах сочетаются хронологическая и систематическая записи. Например, в журналах-ордерах записи ведут по синтетическим счетам в хронологическом порядке.

По объему сведений (назначению ) регистры делят на: синтетические, аналитические, комбинированные.

В синтетических регистрах записи ведут в денежном выражении с указанием даты, номера документа, но, как правило, без пояснительного текста. К таким относятся Главная книга и большинство журналов-ордеров.

Аналитические регистры используют для записей по аналитическим счетам. В них указывается номер и дата документа, краткое содержание хозяйственной операции. При учете товарно-материальных ценностей указывают денежные и натуральные измерители. Примером аналитических регистров служат карточки, книги, ведомости.

Регистры, в которых совмещается синтетический и аналитический учет, называются комбинированными. Записи в учетные регистры делают вручную (шариковой ручкой, чернилами), на пишущей машинке или с помощью компьютерной программы.

Записи бывают простыми и копировальными. Простые записи осуществляются в одном учетном регистре, а копировальные с помощью копировальной бумаги одновременно в нескольких регистрах. Записи в учетных регистрах следует вести аккуратно на каждой строке, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2006, N 51

На производственных и торговых предприятиях нередки случаи, когда фактическое количество товарно-материальных ценностей не соответствует учетным данным. Это может произойти по самым разным причинам, начиная от естественной убыли товарных ценностей до их хищения. Тем не менее внешние пользователи (инвесторы, кредиторы) заинтересованы в достоверной оценке активов хозяйствующего субъекта. Поэтому п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусмотрено обязательное проведение инвентаризации имущества и обязательств.

Закон предоставляет право организациям самостоятельно определять порядок проведения инвентаризации, закрепив его в учетной политике.

Имущественные потери могут быть отражены в бухгалтерском учете только при фактическом подтверждении недостачи товара. Фактическая недостача МПЗ устанавливается при проведении инвентаризации. В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, "основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств". В организациях может быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Бухгалтерский учет

Выявленные в процессе заготовления, хранения и продажи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) недостача или порча учитываются первоначально по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции с кредитом счетов учета названных ценностей (10, 41, 50 и др.).

По дебету счета 94 отражаются:

по недостающим или полностью испорченным МПЗ - их фактическая себестоимость (стоимость по учетным ценам минус торговая наценка);

по недостающим или полностью испорченным основным средствам - их остаточная стоимость (первоначальная или восстановительная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации);

по частично испорченным МПЗ - сумма определившихся потерь.

Пример 1 . В ООО "Стрела" при инвентаризации выявлена недостача материалов по учетным ценам на 4000 руб. и основных средств, первоначальная стоимость которых составляет 15 000 руб. Сумма начисленной амортизации по недостающим основным средствам - 3000 руб. В бухгалтерском учете сделаны записи:

Д-т 94, К-т 10 - 4000 руб. - отражена недостача материалов;

Д-т 02, К-т 01 - 5000 руб. -списана сумма начисленной амортизации;

Д-т 94, К-т 01 - 12 000 руб. (15 000 - 3000) - отражена недостача основных средств.

Другие счета применяются в следующих случаях:

потери ценностей, возникшие в результате стихийных бедствий, относятся на дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы";

потери ценностей, выявленные при приемке ценностей, поступивших от поставщиков, а также их недостача сверх предусмотренных в договоре величин или порча отражаются по дебету счета 76.2 "Расчеты по претензиям". Виновникам потерь (поставщикам или транспортным организациям) предъявляется претензия в установленном законом порядке с учетом условий договора. В случае отказа суда во взыскании с виновников указанных сумм потерь в учете делается запись по дебету счета 94 и кредиту счета 76.2.

Списание потерь

Выявленные недостача и порча ценностей в большинстве случаев первоначально учитываются по дебету счета 94. По кредиту счета 94 отражается списание:

недостач ценностей, выявленных при заготовлении, в пределах предусмотренных в договоре величин - на счета учета материальных ценностей;

недостач ценностей, выявленных при хранении и продаже, в пределах норм естественной убыли - на счета по учету затрат на производство и расходов на продажу;

недостач ценностей сверх норм естественной убыли, потерь от порчи - в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба";

недостач ценностей сверх норм естественной убыли и потерь от порчи при отсутствии конкретных виновников, а также недостач и порчи МПЗ, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков - на дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы".

На счета учета затрат на производство (расходов на продажу), а также счет 91 списывается стоимость недостающих или испорченных материальных ценностей по их фактической себестоимости.

Списание потерь от недостач при хранении и транспортировке ценностей в пределах норм естественной убыли приравнивается к материальным расходам, подлежащим учету при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. Нормы естественной убыли согласно пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ (в ред. Федерального закона от 06.06.2005 N 38-ФЗ) должны быть утверждены в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. Поскольку одним из критериев признания расходов в целях гл. 25 является их обоснованность, списываемые расходы в качестве недостач и потерь должны быть экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Взыскание ущерба с виновных лиц

Взыскание сумм в возмещение товарных потерь, установленных по результатам инвентаризации, с материально-ответственных лиц должно производиться в соответствии с ТК РФ. Материальная ответственность за ущерб, причиненный организации при исполнении трудовых обязанностей, возлагается на работника при условии, если ущерб причинен по его вине. Как правило, она ограничивается определенной частью заработка работника и не должна превышать полного размера причиненного ущерба, за исключением случаев, предусмотренных законодательством (ст. 241 ТК РФ).

Статьей 243 ТК РФ установлена материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба, возлагаемая на работника в следующих случаях:

в соответствии с Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

умышленного причинения ущерба;

причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя, главным бухгалтером, а также на основании письменных договоров о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество организации.

Следует отметить, что учитывается только прямой действительный ущерб, неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат (ст. 238 ТК РФ).

Работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично, передав равноценное имущество или исправив поврежденное, по согласованию с администрацией предприятия (ст. 248 ТК РФ). В противном случае возмещение ущерба сотрудниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя (ст. 248 ТК РФ). При этом распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если же работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в судебном порядке. В остальных случаях возмещение ущерба производится путем предъявления администрацией иска в районный (городской) народный суд.

Согласно ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и (или) порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба (но не ниже остаточной стоимости имущества по данным бухгалтерского учета), с учетом степени его износа.

Если сумма недостач и порчи, подлежащая взысканию с работников, превышает их учетную стоимость, то на разницу между этими показателями делается запись по дебету 73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и кредиту 98.4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей".

В дальнейшем, по мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы, указанная разница списывается пропорционально доле погашенной задолженности: Д-т 98.4, К-т 91.

Пример 2 . При инвентаризации в магазине, ведущем учет товаров по продажным ценам, выявлена недостача товаров по учетной стоимости 1400 руб., в том числе торговая наценка - 250 руб. Работодатель решил взыскать недостачу с материально-ответственного лица по рыночным ценам в сумме 1450 руб. Виновный работник внес в кассу магазина в погашение задолженности по недостаче 725 руб. В бухгалтерском учете магазина будут сделаны записи:

Д-т 42, К-т 41.2 - 275 руб. - отражена недостача товаров на сумму торговой наценки;

Д-т 94, К-т 41.2 - 1150 руб. (1400 - 250) - отражена недостача товаров на фактическую себестоимость товаров;

Д-т 73.2, К-т 94 - 1150 руб. - отнесена выявленная недостача на материально ответственное лицо на фактическую себестоимость товаров;

Д-т 73.2, К-т 98.4 - 300 руб. (1450 - 1150) - отнесена выявленная недостача на материально-ответственное лицо на разницу между взыскиваемой суммой и фактической себестоимостью товаров;

Д-т 50, К-т 73.2 - 725 руб. - внесены деньги в кассу в погашение задолженности по недостаче;

Д-т 98.4, К-т 91.1 - 150 руб. - списывается на доходы разница между взыскиваемой суммой и фактической себестоимостью товаров, относящихся к погашенной задолженности по недостаче.

Если бы виновное лицо погасило всю сумму задолженности по недостаче (1450 руб.), то сумма указанной разницы (300 руб.) была бы списана на доходы. Однако была погашена только половина долга, поэтому на доходы списывается только 50% разницы.

В случае когда в ходе инвентаризации удалось определить, что недостача возникла в результате хищения, в соответствии с Письмом МНС России от 08.06.2004 N 02-5-10/37 убытки от хищений, виновники которых не установлены, приравниваются к внереализационным расходам (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). При списании убытков от хищения следует учитывать, что в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть документально подтверждены и обоснованы. В случае с хищениями факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Таким образом, для того чтобы уменьшить полученные доходы, необходимо запастись соответствующим документом, например постановлением о приостановлении предварительного следствия ввиду неустановления виновного лица.

Согласно Письму Минфина России от 31.07.2006 N 03-04-11/132 "входной" НДС по выбывшим в результате недостачи МПЗ нужно восстановить.

Однако новая редакция гл. 21 НК РФ предписывает восстанавливать "входной" налог только по тому имуществу, которое организация начинает использовать в не облагаемых НДС операциях, а это не то же самое, что прекращение использования имущества в облагаемых, да и вообще в каких бы то ни было операциях. Для таких случаев требование восстановить НДС в гл. 21 НК РФ не предусмотрено.

Таким образом, организация может не восстанавливать "входной" НДС по недостающим МПЗ. Однако не исключено, что, заняв такую позицию, организации придется отстаивать свою точку зрения в судебном порядке.

ст. преподаватель

кафедры финансов,

денежного обращения и кредита ГУУ

Выявление недостачи и расчеты по ней чреваты судебными спорами – по искам как работника, так и работодателя. Документирование таких операций требует строгого соблюдения прав обеих сторон.

Контроль за сохранностью имущества экономического субъекта – важнейший элемент системы внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете», подп. «а» п. 3 Информации Минфина России № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности»). К числу процедур внутреннего контроля фактического наличия и состояния объектов относится инвентаризация (подп. «е» п. 8.1 Информации № ПЗ-11/2013). Рассмотрим особенности этой процедуры для предприятий торговли применительно к выявлению недостачи товаров.

Материальная ответственность работника

Не подлежит сомнению, что сохранность активов компании обеспечивается за счет материальной ответственности ее работников .

В силу статьи 232 Трудового кодекса РФ работник, причинивший работодателю ущерб, возмещает его по правилам, установленным данным кодексом. Эти правила устанавливает статья 238 Трудового кодекса РФ. А именно: работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. В то же время неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Недостача у продавца

Фактическое наличие товарно-материальных ценностей выявляется при инвентаризации (ч. 2 ст. 11 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Напоминаем, что порядок проведения инвентаризации регламентируют:

  • Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49);
  • подраздел IV «Инвентаризации и проверки» раздела I Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н).

Инвентаризации проводятся в плановом порядке, установленном руководителем организации. Однако проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года), при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов хищения имущества.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.


ПРИМЕР 1. СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ

В ходе инвентаризации продавцу сообщили о внезапном приступе болезни у ребенка-инвалида. Предупредив администрацию о невозможности дальнейшего участия в инвентаризации, работница покинула магазин. При этом она просила перенести инвентаризацию на следующий день. Ее просьба не была выполнена, и инвентаризация была завершена без ее участия. В результате инвентаризации выявлена недостача. Однако при таких обстоятельствах материальная ответственность работницы исключается. Во-первых, ее поступок продиктован крайней необходимостью, а во-вторых, в отсутствие материально ответственного лица работодатель был обязан приостановить инвентаризацию.

На основании статьи 246 Трудового кодекса размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета.

Фактическая себестоимость недостающих товарно-материальных ценностей отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 41
- отражена сумма недостачи товаров.

При этом суммы НДС по списанным товарам, ранее правомерно принятые к вычету, восстановлению не подлежат (решение ВАС РФ от 19.05.2011 № 3943/11).

На основании статьи 247 Трудового кодекса истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.

Взыскание ущерба

Работодатель обязан доказать:

  • отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника;
  • противоправность поведения причинителя вреда;
  • вину работника в причинении ущерба;
  • причинную связь между поведением работника и наступившим ущербом;
  • наличие прямого действительного ущерба;
  • размер причиненного ущерба;
  • соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности (п. 4 постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52).

Недоказанность одного из указанных обстоятельств исключает материальную ответственность работника. При доказанности работодателем указанных выше обстоятельств работник может доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.