Представительские расходы можно учесть только в размере 4 % от фонда оплаты труда?

У многих организаций возникают вопросы по нормированию расходов по налогу на прибыль. Как правильно рассчитать величину представительских расходов в пределах нормы - читайте в статье.

Вопрос: Представительские расходы можно учесть только в размере 4 % от фонда оплаты труда? Больше этой величины ни в каком случае учитывать нельзя в налоговом учете? 4 % от фонда оплаты труда в отчетном периоде, т.е. каждом квартале, или с какой периодичностью? Допустим в 1 квартале представ. расходы были 20 тр, во втором 30 тр, в третьем 50 тр и тд., с каждого квартала, чтобы не превышало 4 % от начисленной заработной платы, ведь она тоже может меняться из квартала в квартал.? Какие расходы непосредственно относятся к представительским. Так же интересует как определять нормируемые расходы и не нормируемые, например на ту же рекламу?

Ответ: Представительские расходы можно учесть только в пределах норматива: не больше 4 процентов от расходов на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Нормативы, которые привязаны к конкретным показателям (выручке, расходам на оплату труда и т. д.), рассчитывайте в конце каждого отчетного периода по налогу на прибыль (ежемесячно или раз в квартал) (п. 2 ст. 285 НК РФ). Вести учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль нужно нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ). Поэтому нормируемые расходы, которые по итогам квартала (месяца) являются сверхнормативными, по итогам года (следующего отчетного периода) могут уложиться в норматив. Соответственно, в следующих периодах (до конца календарного года) их можно будет включить в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (письмо Минфина России от 6 ноября 2009 г. № 03-07-11/285).

Детального перечня затрат, которые можно назвать представительскими, в пункте 2 статьи 264 НК РФ нет. Но в нем обозначены конкретные мероприятия, в рамках которых возникают представительские расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль:
– официальный прием представителей других организаций с участием официальных лиц принимающей стороны;
– доставка представителей других организаций и официальных лиц принимающей стороны на мероприятие и обратно;
– буфетное обслуживание представителей других организаций и официальных лиц принимающей стороны во время переговоров;

– перевод выступлений участников или печатных текстов, которые используют в ходе мероприятия.

Обоснование

Как учесть при расчете налога на прибыль нормируемые расходы

Состав нормируемых расходов

Определить сумму представительских расходов для расчета налога на прибыль вы можете самостоятельно. Для этого воспользуйтесь Расчетчиком .

Расходы

Теперь о самих расходах. Детального перечня затрат, которые можно назвать представительскими, в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ нет. Но в нем обозначены конкретные мероприятия, в рамках которых возникают представительские расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль:*
– официальный прием (завтрак, обед, ужин) представителей других организаций с участием официальных лиц принимающей стороны. По этой статье затрат можно учесть, например, расходы на ресторан или закупку продуктов и приготовление обеда силами организации, которая проводит мероприятие;
– доставка представителей других организаций и официальных лиц принимающей стороны на мероприятие и обратно. По этой статье затрат можно учесть, например, оплату автотранспорта, арендованного для перевозки участников из гостиницы к месту конференции (в пределах одного населенного пункта). Стоимость перелетов (переездов) участников из своих городов к месту конференции к представительским расходам не относится (письмо ФНС России от 18 апреля 2007 г. № 04-1-02/306). Так же как и затраты на их экскурсионное обслуживание, организацию развлечений и питание вне официальной части;
– буфетное обслуживание представителей других организаций и официальных лиц принимающей стороны во время переговоров. По этой статье затрат можно учесть, например, оплату услуг предприятий общепита во время кофе-пауз или расходы на организацию буфета силами организации, которая проводит мероприятие;

– перевод выступлений участников или печатных текстов, которые используют в ходе мероприятия. По этой статье удастся учесть оплату услуг только привлеченных переводчиков. Если переводом занимаются штатные сотрудники принимающей стороны, то их зарплата к представительским расходам не относится.

Расчет нормативов

Нормативы устанавливаются в виде фиксированных сумм (компенсация за использование личного транспорта в служебных целях, расходы на питание экипажей морских, речных и воздушных судов и т. п.) или привязываются к определенным показателям – фонду оплаты труда за отчетный (налоговый) период, выручке от реализации и т. д. (представительские, рекламные расходы и т. п.). Нормативы, которые нужно учесть при включении в базу по налогу на прибыль нормируемых расходов, приведены в таблице.

Нормативы, которые привязаны к конкретным показателям (выручке, расходам на оплату труда и т. д.), рассчитывайте в конце каждого отчетного периода по налогу на прибыль (ежемесячно или раз в квартал) (п. 2 ст. 285 НК РФ). Вести учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль нужно нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ). Поэтому нормируемые расходы, которые по итогам квартала (месяца) являются сверхнормативными, по итогам года (следующего отчетного периода) могут уложиться в норматив. Соответственно, в следующих периодах (до конца календарного года) их можно будет включить в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (письмо Минфина России от 6 ноября 2009 г. № 03-07-11/285).*

Пример отражения в бухучете и при налогообложении нормируемых расходов. Сумма представительских расходов превышает установленный норматив. Организация платит налог на прибыль и применяет кассовый метод*

В феврале директор ООО «Альфа» А.В. Львов встречался с представителями организации-партнера с целью заключения договора поставки товаров. Во время встречи организация понесла представительские расходы в размере 5000 руб. (без НДС). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Львова и подтверждена первичными документами.

В бухучете «Альфы» сделана запись:

Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы.

Организация применяет кассовый метод, налог на прибыль платит ежемесячно.

За январь–февраль общая сумма расходов на оплату труда в «Альфе» составила 90 000 руб.

Предельная величина представительских расходов равна:
90 000 руб. х 4% = 3600 руб.

Фактическая сумма представительских расходов больше норматива. Поэтому при расчете налога на прибыль за февраль ее нельзя сразу же списать в уменьшение налоговой базы.

На сверхнормативную часть представительских расходов в размере 1400 руб. (5000 руб. – 3600 руб.) бухгалтер начислил отложенный налоговый актив:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 280 руб. (1400 руб. х 20%) – отражен отложенный налоговый актив с разницы между представительскими расходами, отраженными в бухгалтерском и налоговом учете.

Многие организации рано или поздно сталкиваются с таким понятием, как представительские расходы. В статье разберемся, что это за расходы, что к ним относится и как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете.

Начнем с того, что определимся, какие расходы можно отнести к представительским? Тут все просто, открываем ст.264 2 части НК РФ (скачать его, кстати, можно ) и читаем. Краткие выводы из этой статьи:

К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и обслуживание:

• представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры с целью дальнейшего сотрудничества;
• участников совета директоров или другого руководящего органа;

В частности, к представительским расходам можно отнести:

• расходы на завтрак, обед, ужин для вышеуказанных лиц и официальных представителей налогоплательщика;
• транспортирование вышеуказанных лиц до места проведения переговоров, приемов, обедов и прочих официальных мероприятий и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• услуги переводчиков, если они оказаны сторонней организацией.

К представительским расходам НЕ относятся расходы на организацию отдыха, развлечений, а также профилактики и лечения заболеваний.

Также статья 264 п.2 НК РФ оговаривает, что представительские расходы в целях расчета базы для налога на прибыль принимаются не в полном объеме, а только в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда в отчетном периоде, к которому относятся представительские расходы.

Как и любые другие расходы, представительские расходы нужно подтвердить документально.

Учет представительских расходов в бухгалтерии

Представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности. Для торгового предприятия они списываются в дебет счета 44 «Расходы на продажу», для производственного в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Проводки по учету представительских расходов (счет 26)

Если оплата представительских расходов происходит лично представителем организации, то ему выдаются денежные средства под отчет, при этом составляется проводка Д26 (44) К71.

Услуги сторонних организаций оформляется проводкой Д26 (44) К60, Д26 (44) К76.

Представительские расходы относятся к тому отчетному периоды, в котором они были утверждены, независимо от их оплаты.

Налоговый учет представительских расходов

Эта группа расходов относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Как уже выше было сказано, для целей налогообложения можно учесть только сумму расходов, не превышающую 4% от суммы расходов на оплату труда. Представительские расходы свыше этих 4% не учитываются при определении . Сравнивая величину представительских расходов с величиной расходов на , берутся данные, полученные нарастающим итогом с начала налогового периода.

Основная сложность при учете представительских расходов заключается в том, что в бухгалтерии они учитываются в полном объеме, а при налогообложении их величина ограничивается 4% от оплаты труда. То есть возникают различия при определении прибыли в бухгалтерском и налоговом учетом. Чтобы разобраться с этим моментом, рассмотрим пример учета представительских расходов.

Пример расчета представительских расходов

Бухгалтерский учет представительских расходов (счет 26)

В целях развития бизнеса, заключения выгодных договоров и укрепления долгосрочного сотрудничества с партнерами организациям все чаще приходится затрачивать денежные средства на проведение разного рода мероприятий. Можно ли такие затраты признать представительскими расходами и учесть их в целях налогообложения прибыли? Насущная проблема оформления затрат как представительских состоит в том, что такие расходы нужно экономически обосновать и подтвердить документально. Арбитражная практика исходит из критериев пределов разумного возмещения представительских расходов в широком диапазоне судейского усмотрения. Какие документы подтвердят тот факт, что произведенные организацией расходы - представительские, чтобы в дальнейшем избежать претензий со стороны налоговых органов?

рупные компании уделяют серьезное внимание организации встреч и переговоров со своими партнерами по бизнесу. В обычаях делового оборота укоренилась практика проведения различных презентаций и официальных приемов для своих постоянных и потенциальных клиентов.

1. Что сказано в Налоговом кодексе РФ

В соответствии с подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, то есть расходы на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 указанной статьи.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся затраты налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам относятся, в частности, расходы:

• на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для названных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• на буфетное обслуживание во время переговоров;
• на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам могут быть отнесены затраты организации, осуществленные в рамках договора консультационных услуг

Например, по одному из споров суд квалифицировал в качестве представительских расходов затраты на проведение переговоров между представителями общества и иностранной фирмы по вопросам делового сотрудничества в рамках договора на оказание консультационных услуг (реструктуризация операционной

деятельности, изменение организационной структуры с целью повышения эффективности, сокращения затрат и развития производства). Позиция арбитражного суда отражена в постановлении ФАС СЗО от 27.01.2006 N А42-8823/04-28 .

Следует обратить внимание на то, что представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Таким образом, представительские расходы относятся к так называемым нормируемым затратам.

Согласно подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета.

2. Анализ общих требований, предъявляемых
к расходам

Теперь проанализируем основные критерии, которым должны удовлетворять любые расходы в налоговом учете. Эти критерии прописаны в п. 1 ст. 252 НК РФ, где сказано, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Расходы должны быть обоснованными

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Произведенные расходы организации оформляются должным образом

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:

• документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
• документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Как показывает практика, арбитражные суды разрешают организациям учитывать экономически обоснованные и документально подтвержденные представительские расходы. Так, по одному из дел суд установил, что спорные расходы по командировке понесены обществом в связи с участием генерального директора в инициированном правительством Республики Башкортостан деловом визите официальной делегации и представителей предприятий республики в города Санкт-Петербург и Калининград с целью посещения находящихся там организаций и проведения переговоров с их руководством. Тема визита была непосредственно связана с производственной деятельностью общества. Позиция арбитражного суда отражена в постановлении ФАС УО от 26.04.2007 N Ф09-2970/07-С2 .

Когда представительс -кие расходы экономически целесообразны?

Рассмотрим ситуации, в которых арбитражные суды признавали представительские расходы организации экономически обоснованными.

Так, по одному из арбитражных споров суд указал, что расходы общества соответствуют критериям, установленным подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ и п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах с целью установления и поддержания сотрудничества, подтверждены и экономически обоснованны. Проводимые приемы представителей авиапредприятий — контрагентов общества направлены как на исполнение текущих обязательств по заключенным контрактам, так и на дальнейшее продолжение сотрудничества, при этом на заводские испытания приглашались как конкретные заказчики, так и представители других авиакомпаний (постановление ФАС СЗО от 21.06.2007 N А56-10798/2006 ).

Документальное подтверждение официального визита

Разрешая другой налоговый спор по существу, суд отметил, что официальный характер проводимых мероприятий подтверждается приказами о командировании, в которых устанавливается цель поездки:

проведение переговоров с контр-агентами банка, заключение договоров (что свидетельствует о направленности служебного задания на поддержание сотрудничества с контрагентами банка). Суд установил, что было назначено лицо, исполняющее обязанности отсутствующего сотрудника, а это означает, что визит руководителя банка не носил частный характер, а был официальной поездкой по служебной необходимости. Подтверждением официального характера проводимых мероприятий служат также отчеты о командировке. Таким образом, суд признал правомерным учет банком представительских расходов в связи с тем, что указанные расходы носят официальный характер (постановление ФАС ПО от 12.09.2007 N А57-15382/06 ).

Иногда налоговые органы делают выводы об экономической неоправданности представительских расходов компаний без достаточных к тому оснований. В качестве примера приведем постановление ФАС ПО от 29.03.2007 N А55-10820/06 .

ОАО "Мобильные системы связи — Поволжье" обратилось в арбитражный суд с заявлением о признании недействительным решения налоговой инспекции. В данном решении проверяющие сделали вывод о неправомерном учете обществом суммы оплаты услуг по организации и проведению расширенного производственного совещания руководящего состава и технического персонала общества.

Налоговый орган в суде должен обосновать свою позицию об экономической нецелесообразности расходов налогоплательщика

Арбитражный суд поддержал позицию налогоплательщика. При этом суд исходил из того, что налоговый орган документально не обосновал свой довод об экономической неоправданности указанных услуг и об отсутствии их связи с производственной деятельностью общества, направленной на получение дохода.

Как установил суд, программа проведения расширенного производственного совещания и состав участников совещания свидетельствуют о том, что совещание носило информационный, стимулирующий, рекламный и представительский характер и было направлено на повышение эффективности работы общества в текущем году и на информирование общественности и деловых партнеров о высоких производственных и экономических показателях, достигнутых обществом в прошлом году.

В связи с этим суд посчитал, что в соответствии с подп. 18, 22, 28 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на проведение такого совещания могут учитываться для целей налогообложения прибыли в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Как показывает практика толкования п. 2 ст. 264 НК РФ, в законе не содержится ограниченного перечня представительских расходов. При разрешении вопроса об отнесении спорных расходов к данной категории суд прежде всего будет исходить из их экономической оправданности ().

Расходы должны быть документально подтверждены

При наличии документов, подтверждающих факт несения затрат, организация вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму представительских расходов (постановление ФАС СЗО от 18.04.2007 N А05-10601/2006-22 ). Например, по одному из налоговых споров организация представила суду следующие документы: договор, сметы представительских расходов, подготовленные на основании программ пребывания делегаций, двусторонние акты на обслуживание, счета-фактуры, документы на оплату услуг, калькуляции по организации питания. Оценив эти документы в совокупности, суд квалифицировал затраты налогоплательщика как представительские расходы и признал правомерным отнесение их к прочим расходам (постановление ФАС МО от 19.06.2007 N КА-А40/5440-07 ).

По другому спору в качестве документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов, организация представила акт об отнесении затрат к представительским расходам, исполнительную смету, товарные и кассовые чеки, авансовый отчет. Кроме того, общество подтвердило факт официальной встречи генеральных директоров в городе Тюмени, представило имеющиеся у него документы — протокол встречи, копии документов, подписанных в процессе переговоров в офисе общества. Исследовав данные документы, суд признал обоснованным списание налогоплательщиком затрат на представительские расходы. Позиция суда отражена в постановлении ФАС ЗСО от 30.11.2005 N Ф04-8632/2005 (17413-А70-37) .

Необходимо отметить, что отдельные неточности в составлении документов не изменяют правовую природу выплат, связанных с представительскими расходами. Это следует из постановления ФАС ПО от 24.11.2005 N А65-3726/2005-СА1-37 .

Результаты переговоров, подписанные договоры и соглашения, программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов не относятся к первичным учетным документам, и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат (постановление ФАС ПО от 29.03.2005 N А12-18384/04-С36 ).

Налоговое законодательство не требует обязательного включения в перечень представленных обществом документов поименного списка представителей организаций — участников переговоров, программы проведения деловой встречи и др. Данный вывод сделан в постановлении ФАС УО от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7 .

Фактически понесенные представительские расходы общество должно подтвердить

При отсутствии документов, подтверждающих факт несения представительских расходов, организация не вправе учитывать их при налогообложении прибыли.

В справедливости сказанного убеждает постановление ФАС СКО от 12.03.2007 N Ф08-722/2007-296А . В другом случае арбитражный суд установил, что общество относило на затраты представительские расходы на основании счетов предприятий общественного питания. Между тем данные документы в соответствии с законодательством не относятся к платежным документам, подтверждающим факт осуществления расчетов. При таких обстоятельствах суд сделал вывод, что общество документально не подтвердило понесенные представительские расходы (постановление ФАС ВВО от 10.08.2006 NА29-4238/2005а ).

Аналогичные выводы делают и налоговые органы. По их мнению, при отсутствии документального подтверждения представительские расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, так как не соответствуют принципам признания расходов в указанных целях согласно п. 1 ст. 252 НК РФ. Это следует из письма Управления ФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@ "О налогообложении ЕСН средств, направленных на проведение корпоративных развлекательных мероприятий и официальных приемов".

Расходы должны быть связаны с приносящей доход деятельностью

Чтобы отнести представительские расходы на затраты, уменьшающие налогооблагаемую прибыль организации, необходимо подтвердить их связь с предпринимательской деятельностью фирмы. Например, разрешая налоговый спор, суд сделал вывод, что представительские расходы являются документально подтвержденными, экономически обоснованными, осуществлялись в целях установления и поддержания взаимного делового сотрудничества с контрагентами в течение всего проверяемого периода, то есть связаны с получением доходов. В связи с этим суд признал правомерным их учет в составе прочих расходов (постановление ФАС МО от 19.12.2006 N КА-А40/11391-06 ).

Итак, в тех случаях, когда представительские расходы связаны с производственной деятельностью и являются экономически оправданными, организация вправе учесть их при налогообложении прибыли. Подтверждением тому — постановления ФАС ВСО от 21.03.2007 N А33-4978/2006-Ф02-1370/07; ФАС ЗСО от 11.05.2006 N Ф04-2610/2006(22165-А46-40) .

Например, арбитражный суд установил, что по результатам переговоров были заключены договоры на поставку сырьевых ресурсов на выгодных для общества условиях и не было допущено остановки производственной деятельности из-за отсутствия сырья. Кроме того, представительские расходы подтверждены соответствующими первичными документами. При таких обстоятельствах суд признал правомерным налоговый учет представительских расходов. Позиция арбитражного суда приведена в постановлении ФАС ПО от 01.02.2005 N А57-1209/04-16 .

3. Какими документами можно подтвердить
представительские расходы

Существенные недос -татки в документальном оформлении расходов вызовут затруднения при доказывании их правомерности

Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы, в том числе в случаях использования приобретенных на стороне товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
• акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражаются:

1. цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
2. дата и место проведения;
3. программа мероприятий;
4. состав приглашенной делегации;
5. участники принимающей стороны;
6. величина расходов на представительские цели.

Об этих документах говорится в письме Управления ФНС России по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.2 "Об отнесении к представительским расходам затрат на приобретение продуктов и одноразовой посуды для организации официального приема и буфетного обслуживания клиентов при проведении деловых переговоров и презентаций услуг".

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Об этом Минфин России заявил в письме от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807.

В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм. Данная правовая позиция изложена в письме Управления ФНС России по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851 "О налогообложении налогом на прибыль командировочных и представительских расходов".

Таким образом, расходы по проведению официального приема должны быть документально подтверждены, в том числе протоколом мероприятия с указанием лиц, участвующих в мероприятии. При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налого-обложения прибыли, так как не соответствуют принципам признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ. Данные выводы сделаны в письме Управления ФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@ "О порядке учета представительских расходов организации при определении налоговой базы по налогу на прибыль".

При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить сам договор, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами. Об этом сказано в письме Управления ФНС России по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115 "Об учете в целях налогообложения прибыли представительских расходов на проживание в гостинице".

4. Учет расходов по проведению заседаний руководящих органов

В п. 2 ст. 264 НК РФ прямо указано, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Могут ли налоговые органы запретить организации учитывать расходы, прописанные в законе?

Арбитражные суды в таких случаях встают на защиту прав налогоплательщиков. Так, суд признал обоснованным налоговый учет расходов по оплате стоимости перелета акционера и членов правления общества для участия в общем собрании акционеров (постановление ФАС ПО от 31.08.2006 N А65-18519/2005-СА2-22 ).

5. Учет затрат на организацию встреч с представителями СМИ

Определенные трудности в квалификации расходов возникают у компаний, устраивающих презентации для журналистов. По мнению налоговых органов, данные затраты нельзя учитывать при налогообложении прибыли. Однако суды считают иначе. Проиллюстрируем сказанное на следующем примере из арбитражной практики — постановлении ФАС ЦО от 12.01.2006 N А62-817/2005 .

ОАО "Производственное объединение "Кристалл"" обратилось в арбитражный суд с заявлением о признании незаконным решения налоговой инспекции.

Стоимость транспорт -ных услуг по перевозке представителей партнеров возможно учесть при налогообложении прибыли при наличии существенных аргументов

Арбитражный суд поддержал заявленные требования и сделал вывод, что общество правомерно отнесло к представительским расходам стоимость транспортных услуг по перевозке журналистов.

Как установил суд, общество проводило семинар "Российский рынок драгоценных камней.

Производство, торговля, потребление: конфликт или консенсус?". Для участия в семинаре были приглашены журналисты ведущих СМИ России. В рамках утвержденного плана мероприятий по проведению семинара обществом был заключен договор перевозки журналистов из г. Москвы на предприятие в г. Смоленск для участия в семинаре и обратно.

Необходимость участия журналистов в проводимом мероприятии была обусловлена рекламной политикой общества, а также установлением долгосрочных хозяйственных связей с ведущими печатными и телевизионными агентствами для размещения рекламных материалов общества, опубликования статей о его деятельности.

Данные обстоятельства были подтверждены представленными объединением документами, удостоверяющими проведение семинара (план мероприятий, список приглашенных лиц, договор перевозки, служебная записка отдела маркетинга).

В другом случае суд также отнес к представительским расходам затраты компании на организацию встречи с журналистами региональных и местных СМИ, которая проводилась с целью установления и поддержания сотрудничества (постановление ФАС СЗО от 28.11.2005 N А42-7239/04-28 ).

6. Можно ли считать представительскими расходами
затраты на проживание в гостинице

Вопрос о том, относятся ли к представительским расходам затраты на проживание в гостинице представителей другой организации, является спорным.

По мнению финансового ведомства, расходы на оплату проживания участников иностранной делегации не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли, так как данный вид расходов не предусмотрен п. 2 ст. 264 НК РФ. Данная точка зрения приведена в письме Минфина России от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235.

Финансовые и налого -вые органы едины в своей позиции об отнесении расходов на проживание в гостинице к представительским, но суды имеют свое мнение

Столичные инспекторы также считают, что организация не вправе учитывать в составе представительских расходов затраты на проживание в гостинице официальных лиц — деловых иностранных партнеров, которые приехали на официальную встречу в целях установления и поддержания долгосрочного сотрудничества.

Это сказано в письме Управления ФНС России по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115 "Об учете в целях налогообложения прибыли представительских расходов на проживание в гостинице".

Однако арбитражные суды придерживаются другого мнения по данной проблеме, разрешая компаниям отражать в налоговом учете рассматриваемые затраты. Проиллюстрируем сказанное на следующем примере из арбитражной практики — постановлении ФАС ЗСО от 01.03.2007 N Ф04-9370/2006(30552-А81-27) .

ООО "Геойлбент" обратилось в арбитражный суд с заявлением к налоговой инспекции о признании недействительным ее решения. Причиной возникновения спора послужило то, что проверяющие органы признали неправомерным учет обществом расходов на проживание в гостинице представителей других организаций.

Арбитражный суд установил, что приглашенные представители других организаций являются руководителями юридических лиц — участников общества, которые прибыли на заседание руководящего органа налогоплательщика, а также представителями юридических лиц, прибывшими для участия в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.

При этом суд пришел к выводу, что понятие "обслуживание" в смысле п. 2 ст. 264 НК РФ имеет широкий спектр, куда в соответствии с положениями ст. 11 НК РФ можно отнести в том числе и обеспечение жильем как условие нормального существования человека, прибывшего из другого населенного пункта.

В итоге налогоплательщику удалось выиграть этот судебный спор.

7. Вправе ли организация учесть расходы
на алкогольную продукцию

Минфин России считает, что расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в размере, не превышающем четырех процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок).

Влияние обычаев делового оборота на осуществление затрат организацией

При этом в ст. 5 ГК РФ под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное

законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.

Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49. Аналогичные выводы были сделаны и в письме Минфина России от 19.11.2004 N 03-03-01-04/2/30.

Позднее Минфин России подтвердил свою позицию по данному вопросу, указав, что расходы на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков, для организации официального приема иностранной делегации, проводимого в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, могут быть учтены в составе представительских расходов (письмо Минфина России от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136).

Налоговые органы поддерживают позицию финансового ведомства по данному вопросу. По их мнению, в представительские расходы могут включаться затраты организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема. Об этом чиновники заявили в письме Управления МНС России по г. Москве от 27.09.2004 N 26-12/62972 "Об отнесении расходов на приобретение алкогольной продукции для официального приема к представительским расходам".

Доказывать свою позицию о том, что расходы на покупку алкогольной продукции относятся к представи -тельским расходам, организации придется в суде

Несмотря на единодушие финансовых и налоговых органов по анализируемому вопросу, инспекции предъявляют компаниям претензии, связанные с налоговым учетом расходов на покупку спиртных напитков. Подтверждением тому служат постановления ФАС СЗО от 26.12.2005 N А44-2051/2005-9; ФАС ЗСО от 29.06.2005 N Ф04-1827/2005(12476-А27-33) .

В качестве примера приведем постановление ФАС СЗО от 12.05.2005 N А56-24907/04 . Налоговая инспекция провела выездную проверку соблюдения ООО "Издательский дом "Пресс-ком"" законодательства о налогах и сборах, в ходе которой выявила ряд налоговых правонарушений. В частности, налогоплательщику вменено в вину необоснованное отнесение к представительским расходам, уменьшающим полученные доходы, затрат по оплате спиртных напитков.

По мнению проверяющих, затраты на алкогольную продукцию при проведении официального приема представителей других организаций не относятся к представительским расходам, поскольку не предусмотрены п. 2 ст. 264 НК РФ, который содержит исчерпывающий перечень расходов на представительские цели.

Издательский дом не согласился с подобной трактовкой закона и обжаловал решение налогового органа в судебном порядке.

Арбитражный суд признал несостоятельным довод инспекции о том, что п. 2 ст. 264 НК РФ содержит исчерпывающий перечень расходов на представительские цели. При этом суд подчеркнул, что инспекция не оспаривала того факта, что реальные затраты общества на приобретение спиртных напитков связаны с проведением официального приема и обслуживанием представителей других организаций, что в силу подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ относится к представительским расходам, уменьшающим полученные доходы налогоплательщика.

В результате суд вынес решение в пользу налогоплательщика.

Схожий подход к решению рассматриваемого вопроса прослеживается и в постановлении ФАС ЦО от 16.12.2005 N А68-АП-456/11-04 . По этому делу суд отметил, что нормы ст. 264 НК РФ не детализируют перечень затрат, которые относятся к представительским расходам, а также не определяют перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов. Таким образом, расходы на приобретение алкогольной продукции при соблюдении требований законодательства по характеру представительских расходов могут быть отнесены в расходы предприятия.

Аналогичные выводы сделаны в постановлении ФАС СЗО от 25.04.2005 N А56-32729/04 , в котором суд посчитал, что расходы на алкогольную продукцию являются расходами на проведение официального приема в виде обеда.

По делу, рассмотренному ФАС Уральского округа, основанием для доначисления налога на прибыль организации послужил вывод проверяющих о занижении налогооблагаемой базы на сумму произведенных затрат на алкогольную продукцию при проведении официального приема представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Арбитражный суд отметил, что п. 2 ст. 264 НК РФ не определяет перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, и признал решение инспекции недействительным (постановление ФАС УО от 12.07.2005 N Ф09-2878/05-С7 ).

Определить, относятся ли расходы организации к представительским или на организацию развлечений и отдыха, поможет суд

Практика показывает, что в состав представительских расходов могут включаться также суммы затрат по оплате посещения представителями организаций-партнеров ресторанов, кафе, пивных баров, несмотря на то что налоговые инспекторы полагают, что эти расходы связаны с

организацией развлечений и отдыха. Подтверждением тому — постановление ФАС МО от 12.09.2005 N КА-А40/8426-05 .

8. Какие затраты нельзя учитывать
как представительские расходы

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Кроме того, п. 42 ст. 270 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы не учитываются затраты в виде представительских расходов в части, превышающей их размеры, предусмотренные п. 2 ст. 264 НК РФ.

Таким образом, п. 2 ст. 264 НК РФ устанавливает, что не все расходы, понесенные налогоплательщиком, подпадают под определение представительских расходов для целей налого-обложения главы 25 НК РФ (постановление ФАС ЗСО от 06.04.2006 N Ф04-1149/2006(21261-А81-35) .

Можно ли учесть в затратах организации расходы на приобретение сувениров?

Финансовое ведомство полагает, что расходы на приобретение сувениров для иностранной делегации не могут быть учтены в составе представительских расходов, поскольку они не предусмотрены п. 2 ст. 264 НК РФ. Об этом Минфин России заявил в письме от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136.

По мнению московских инспекторов, если проведенные мероприятия (например, ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли. Об этом чиновники сообщили в письме Управления ФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/95338 "Об условиях и порядке учета расходов на ужин в ресторане при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль".

Минфин России считает, что расходы на завтраки, обеды, ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств. Данная точка зрения приведена в письме Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157.

Стоимость проезда представителей иностранных организаций к месту проведения официального мероприятия и обратно не относится к представительским расходам

Столичные контролеры убеждены, что налоговым законодательством не предусмотрена возможность признания в качестве представительских расходов для целей налогообложения прибыли российской организации ее затрат на транспортное обеспечение доставки представителей иностранной фирмы к месту проведения официального мероприятия на территории Российской Федерации в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества.

Следовательно, согласно главе 25 НК РФ стоимость авиационных и железнодорожных билетов, а также визовая поддержка сотрудников иностранной компании по пути следования из иностранного государства до границ Российской Федерации и непосредственно по ее территории не учитываются принимающей стороной в целях налогообложения прибыли и не относятся к представительским расходам. Данные выводы сделаны в письме Управления ФНС России по г. Москве от 11.11.2004 N 26-12/73173 "О налогообложении представительских расходов".

К экономически необоснованным расходам суды причисляют затраты на гостеприимство

В одном из своих писем Минфин России рассмотрел следующую ситуацию. Основным направлением деятельности банка является ипотечное кредитование физических лиц. Клиенты — физические лица, как и представители организаций, приглашаются на переговоры с целью установления сотрудничества и заключения кредитных договоров.

Во время переговоров и консультаций с физическими лицами о порядке и условиях выдачи кредитов регламентом работы с клиентами банка предусмотрено, что каждый час сотрудник банка обязан предложить клиенту питьевую воду, чай, кофе, конфеты, печенье. В связи с этим возникает вопрос, правомерно ли включать затраты на приобретение названных товаров в расходы для целей налогообложения прибыли и учитывать их как представительские расходы (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК).

По мнению чиновников, отнесение на расходы затрат по приему и обслуживанию клиентов — физических лиц НК РФ не предусмотрено. А раз так, то расходы по приему клиентов банков — физических лиц не могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Об этом Минфин России заявил в письме от 24.11.2005 N 03-03-04/2/119.

Отдельные арбитражные суды считают экономически необоснованными расходы на приобретение цветов для украшения мест проведения переговоров. Так, суд установил, что налогоплательщик не доказал факт необходимости соблюдения обычаев делового оборота при организации встреч деловых партнеров (постановление ФАС ВВО от 15.03.2006 N А29-1822/2005а ).

Между тем другие арбитражные суды решают этот вопрос иначе. Например, ФАС Поволжского округа признал правомерным включение в состав представительских расходов суммы затрат на приобретение и вручение цветов (постановление ФАС ПО от 01.02.2005 N А57-1209/04-16 ).

Чтобы поддерживать деловые связи и взаимовыгодные партнерские отношения с другими предприятиями, организациям приходится выделять средства из собственного бюджета на представительские расходы. Что к ним относится? В налоговом законодательстве РФ данный вид затрат относят к издержкам, связанным с производственным и реализационным процессом. В статье приведем примеры представительских расходов. Что к ним относится и как оформить правильно данные затраты в бухгалтерии?

В чем особенность представительских расходов

Неслучайно данная статья расходов считается одной из наиболее противоречивых. Все дело в том, что налогоплательщики, то есть владельцы бизнеса, любыми способами (порой и не совсем законными) пытаются провести различные затраты, выдавая их за представительские расходы. Что к ним относится?

В первую очередь стоит отметить, что такие средства не относятся к категории расходов, нормируемых для целей налогообложения прибыли. Это деньги, затраченные из бюджета предприятия на организацию официальных мероприятий. Однако под видом представительских расходов порой незаконно направляются финансы на развлечения, спорт, отдых, медицинский сервис и т. д. В этом случае налоговая инспекция, заподозрив сокрытие прибыли, назначит тщательную проверку состава всех растрат юридического лица.

На сегодняшний день судебная практика уже успела пополнится значительным количеством споров между налоговыми инспекциями и налогоплательщиками. Судебным решением поставлена не одна точка в делах, связанных с выяснением статей расходов предприятия. Итак, какие расходы не относятся к представительским? Попробуем разобраться, в каких случаях предпринимателю придется отстаивать свою позицию перед инспектором, доказывая обратное.

Что говорит закон

В Налоговом кодексе содержится определение данного термина и обозначено содержание представительских расходов. Что к ним относится? В статье 264 НК РФ отмечено, что в категорию данных затрат входят любые финансовые средства из бюджета учреждения, потраченные на организацию официального приема, а также обслуживание:

• лиц, представляющих другие организации, если с ними проводятся переговоры с целью утверждения плана сотрудничества или развития уже имеющихся партнерских взаимовыгодных отношений;
• членов предприятия-налогоплательщика, которые прибыли на заседание руководящего органа.

Министерство финансов РФ дало разъяснение по этому поводу. Ведомство определяет затраты на переговоры с физлицами, являющимися потенциальными клиентами. Но что относится к представительским расходам и как оформить их правильно? Важное условие: переговоры должны носить официальный характер и преследовать цель развития взаимовыгодного сотрудничества. При этом Минфин не считает правильным включать в представительские расходы средства, затраченные на проведение переговоров с сотрудниками своих же филиалов и отделений. Не поддерживают такую позицию и судебные инстанции, исходя из имеющихся прецедентов.

Также нельзя забывать, что средства, затрачиваемые на организацию корпоративных мероприятий для подчиненных, не относятся к представительским. Исключением считают коллективное мероприятие, на которое приглашены клиенты, деловые партнеры, представители других компаний, и только в том случае, если данное событие не носит развлекательный характер.

Нужно ли платить налог на прибыль

Вопрос о представительских расходах стоит остро, потому что эти финансовые затраты должны участвовать при расчете налога на прибыль. Принципиальная особенность данной статьи растрат заключается в том, что выделенные средства теоретически могут быть использованы предприятием, работающим на общей системе налогообложения с целью сокращения налоговой нагрузки. При этом ст. 264 НК РФ устанавливает ограничения, касаемо их применения в указанных целях: представительские расходы могут составлять не более 4 % от величины расходов, выделенных на оплату труда в этом же налоговом периоде.

Перечень затрат, которые считаются издержками производственного процесса, является исчерпывающим, впрочем, как и варианты учета представительских расходов. Для точного расчета прибыли, подлежащей налогообложению, все траты должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и соответствовать параметрам, прописанным в ст. 252 НК РФ.

Отнесение сумм, потраченных на организацию официальных мероприятий, к налоговой базе предприятия до вычета НДС требует соблюдения ряда условий. В первую очередь, должен присутствовать признак экономической целесообразности представительских расходов. Что к нему относится? Счета, чеки, квитанции, как подтверждение целевых растрат, учитываются при определении НДС. Кроме того, данное положение означает, что представительские затраты совершаются ради заключения новых деловых связей или с целью поддержания партнерских отношений между фирмой-налогоплательщиком и ее партнерами.

Затраты на проведение официальных приемов

К представительским расходам относятся затраты по организации встреч представителей разных компаний. Сюда же включают расходы на обеспечение завтрака, обеда или ужина деловых лиц и посредником, принимающих участие в переговорах от компании-налогоплательщика.

Налоговое законодательство не устанавливает принципиальных ограничений в выборе места и времени проведения официальной встречи. Следовательно, закон не запрещает проводить мероприятие в будничный, выходной или праздничный день, в утреннее или вечернее время суток. Организован прием может быть как в офисе, так и в бизнес-центре, ресторане. Самое главное - это соблюдение всех формальностей и официоза встречи, которая должна быть подтверждена документально.

Какие расходы не относятся к представительским расходам? В эту категорию не входят денежные средства, выделенные на организацию досуга гостей, развлекательных концертов, торжеств, профилактики или лечения болезней. Именно поэтому от приемов в таких развлекательных местах, как театр, клуб бильярда и боулинга, сауна, пабы, и лечебно-профилактических санаториях желательно отказаться, тем более, если в них не предусмотрено ресторанного обслуживания.

Несмотря ни на что, многим удавалось доказать обоснованность потраченных средств и обозначить их как представительские расходы. Что к ним относится? Исключением из правила могут посчитать финансы, выделенные на организацию официального мероприятия, даже в том случае, если прием был проведен в месте, которое явно не способствует деловым переговорам. Тогда основным обоснованием налогоплательщика должны стать подтверждающие документы, которые смогут доказать формальный характер события и экономическую целесообразность затраченных финансов.

Ярким примером можно назвать одно из постановлений ФАС МО от 03.09.2013, в котором издержки на организацию технического совещания на теплоходе при участии иностранных делегатов посчитали обоснованными и назвали правомерным учет представительских расходов. Что к ним относится, сложно ответить однозначно. Но в то же время можно без труда назвать расходы, которые нельзя включать в эту категорию растрат:

• декор и праздничное украшение зала;
• покупка призов и дипломов для вручения участникам конкурсных мероприятий, в том числе и представителям других организаций, клиентам;
• сувениры и презенты, которые вручаются партнерам в рамках официальных переговоров;
• организация досуга, развлекательной программы, не имеющей отношения к официальной части деловой встречи, переговоров, визита.

Другие расходы для важных приемов

В данном случае имеется в виду обеспечение доставки участников официального мероприятия к месту его проведения и обратно. Учитывая позицию Министерства финансов, к данной категории не относятся затраты на покупку билетов железнодорожного транспорта и авиасообщения из других регионов или стран, а также финансы, которые потребовались для доставки гостей к месту временного пребывания из аэропорта, железнодорожного вокзала, размещения их в гостинице, оформления виз. Указанные статьи растрат организации не считаются официальными.

Представительскими расходами (что к ним относится еще, было отмечено выше) могут считаться растраты на покупку продовольствия, предназначенного для приготовления блюд на завтрак, обед или ужин. Для официальных встреч разрешено также приобретать спиртные напитки, что подтверждается разъяснительным письмом Минфина РФ от 25.03.2010. Ведомство включило в перечень представительских расходов алкоголь. Что к ним относится еще, помимо спиртного? Многие думают, что в денежные траты на официальный прием, можно включить покупку чая, кофе, сахара, сладостей, которые могут быть предложены клиентам или партнерам вне проведения важного официального мероприятия, а, к примеру, во время ожидания в приемной. Однако такие издержки Министерство не считает целесообразными.

К представительским расходам относятся затраты по приглашению переводчиков, не входящих в штат компании налогоплательщика. Необходимость в услугах специалистов на период проведения официального мероприятия оправдана при присутствии на приеме важных иностранных гостей.

Какие документы нужны для подтверждения

Конкретного перечня бумаг, которые требуются для проведения расходов через налоговую декларацию в качестве представительских, НК РФ не установил, но Министерство финансов РФ в Письме от 10.04.2014 разъясняет, что может быть признано в качестве таковых. К документам по оформлению представительских расходов относится:

• первичная документация, свидетельствующая о факте покупки товаров, оплаты услуг (акты выполненных работ, товарные накладные, чеки, квитанции и т.д.);
• отчет о проведенном официальном мероприятии или любой другой документ, в котором отражена взаимосвязь между затратами и приемом.

Для составления отчета налогоплательщикам разрешено самостоятельно разрабатывать форму. Однако в произвольном виде документ подавать нельзя. В ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» указаны основные требования к составлению первичной документации и ее оформлению. Что к ним относится? Представительские расходы нужно подтверждать детальными сведениями о проведенном мероприятии, включая информацию о:

• времени и месте приема;
• составе участников, в том числе приглашенных лицах от других организаций и сотрудниках компании-налогоплательщика);
• итоговой денежной сумме, затраченной на организацию мероприятия;
• заключительной части официального мероприятия (составление резолюций, договоров и соглашений о сотрудничестве, выстраивание партнерских взаимовыгодных отношений и планирование следующих мероприятий и т. п.).

Для аргументирования целей затраченных средств, помимо отчета, также рекомендуется прилагать дополнительные бумаги. К документам по оформлению представительских расходов относится:

• приказ руководителя организации-налогоплательщика о проведении официального приема, торжественной встречи, в котором должна быть указана цель и установлены лица, несущие ответственность за организацию мероприятия;
• подробная смета планируемых и итоговых затрат, в которой указывается список покупок, их предполагаемый ценовой диапазон и конечные расходы.

Ведение налогового учета по ОСН

Налогоплательщики имеют право использовать для налогового учета все затраты, которые имеют экономическую обоснованность, то есть указывать в декларации те расходы, которые направлены исключительно на получение прибыли и имеют документальное подтверждение. Что касается правил расчета налогов и порядка налогового учета, то здесь многое зависит от используемой системы налогообложения. Далее рассмотрим, как рассчитываются налоговые сборы при наличии представительских расходов, что к ним относится в бюджетном учреждении и коммерческом предприятии.

Стоит сразу сказать, что форма собственности организации-налогоплательщика не играет никакой роли для расчета налога. Огромное значение имеет система налогообложения (общая или упрощенная). Чтобы узнать точный размер налога на прибыль при ОСН, затраты на официальные мероприятия нормируют по следующему принципу: их включают в состав иных расходных статей, при этом сумма не должна превышать 4 % от всех расходов, направленных на заработную плату наемным работникам за отчетный период, в котором и были осуществлены представительские расходы.

При этом важно учесть, что издержки организации, связанные с оплатой труда, включают в себя не только суммы, затраченные на выплату окладов и премий работникам, но и взносы в ПФР, ФСС, затраты на дополнительное страхование сотрудников и др. При увеличении затрат, совокупных с оплатой труда на протяжении налогового периода, возрастает и предельный показатель норматива для проведения официальных расходов. Таким образом, если часть представительских затрат была осуществлена в первом квартале и превысила положенные 4 %, но при этом не была учтена при расчете налогов, в последующих налоговых периодах ее разрешено учитывать для расчета годовой налоговой базы.

Кроме того, представительские расходы относятся на вычетах в пределах суммы налогооблагаемых доходов. В данном случае учитывается, так называемый, «входной» НДС, а к вычету средств, затраченных на официальные мероприятия, принимается исключительно с суммы расходов, используемых при расчете налога на прибыль с учетом нормативов. Если оставшаяся часть издержек суммарно укладывается в нормативы последующих кварталов отчетного года, то НДС с нее также разрешается принимать к вычету.

Пример налогового учета расходов на официальные встречи

В компании «Лидер», использующей общую систему налогообложения, было проведено представительское мероприятие в первом квартале. Издержки на его организацию и проведение составили 22 500 руб. (включая НДС 3 550 руб.). В следующем квартальном периоде никаких приемов и встреч на официальном уровне не проводилось. При этом суммарные затраты на оплату труда в первом квартале составили 320 тыс. руб., а во втором - 370 тыс. руб. Порядок налогового учета данной категории затрат для бюджетной или коммерческой организации будет выглядеть следующим образом:

• В первом квартале норматив для учета издержек представительского характера составил 12 800 руб., то есть 4 % от 320 тыс. руб.
• Поскольку норматив меньше полной суммы расходов на официальные мероприятия, к налоговому учету допускается принятие только 12 800 руб.
• Далее высчитывается НДС, допустимый к вычету - 12 800 х 18 % = 2304 руб.

Теперь произведем расчет по двум кварталам, то есть по первому полугодию:

• норматив для учета расходов на официальные встречи и приемы будет составлять 27 600 руб., поскольку при расчете учитывается сумма издержек на оплату труда работников за два квартала (320 тыс. руб. + 370 тыс. руб.) х 4%;
• так как норматив превышает полную сумму представительских расходов, к учету принимается остаток 6150 руб. (22 500 - 3550 - 12 800);
• размер возмещенного НДС во втором квартале составит 1107 руб. (6150 х 18 %).

Особенности учета при упрощенной системе налогообложения

Выделяя средства для покрытия представительских расходов при упрощенном режиме «доходы минус расходы», учреждение не сможет включить их в налогооблагаемую базу для расчета налога. Невозможность получения вычета утверждена статьей 346.16 НК РФ, содержащая перечень издержек, на которые предприниматель по УСН «доходы минус расходы» смог бы сократить свои доходы. В ней нет упоминания о представительских расходах. Что к ним относится при УСН? Абсолютно ничего, поэтому затраты на проведение официальных приемов налогоплательщику придется нести за своей счет, то есть задействовать прибыль, оставшуюся после уплаты всех налогов и взносов.

Как проводить такие расходы в бухгалтерии

В отличие от налогового, бухгалтерский учет не считает представительские растраты какой-то особой категорией расходов. Средства, затраченные на организацию и проведение официальных мероприятий, имеют принципиальное значение только для налоговиков. В бухгалтерии данные издержки никак не квалифицируются. В большинстве случаев бухучет представительских расходов ведут с использованием Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» 10/99. Согласно его нормам, затраты предприятия по стандартным видам деятельности разделяются на:

• материальные (приобретение сырья, оборудования и т. д.);
• связанные с оплатой труда и страховыми взносами;
• амортизационные затраты,
• иные статьи расходов.

Затраты на официальные мероприятия не подлежат нормированию при проведении бухучета. Что к ним относится? Представительские расходы принимаются в полной сумме, то есть в составе производственных или связанных с продажей затрат. Никакого разделения на представительские и общехозяйственные расходы бухгалтерия не учитывает. В некоторых случаях, в зависимости от специфики предпринимательской деятельности, данный вид издержек может присутствовать в корреспонденции счетов в графе учета материальных ценностей.

По экономическому предназначению представительские расходы близки к категории прочих затрат организации. При этом допускается, что фирма сможет определять их самостоятельно, внося перечень издержек в бухучет.

Еще один вопрос, который интересует бухгалтеров, - это отношение представительских расходов к бухгалтерским контировкам. На практике подобные проводки чаще всего регистрируют с использованием счета 26, который обычно задействуется промышленными предприятиями, и 44 (для торговых фирм). В бюджетных учреждениях в основном применяют счет 86. Не менее важно при ведении бухгалтерского учета представительских затрат корректно указать последовательность контировок, отражая этапы оборота денежных средств.

И валовых доходов, - обязанность каждого хозяйствующего субъекта, независимо от формы организации и числа сотрудников. Особое внимание следует уделять статьям, отражающим затраты: часть из них может быть возвращена предпринимателю в виде вычета из налогооблагаемой базы. К таким расходам относятся и представительские - редко встречающиеся у индивидуальных предпринимателей и мелких компаний и составляющие существенные суммы у предприятий среднего и крупного бизнеса.

Учёт представительских расходов не так сложен, как может показаться: поставить их на баланс проще, чем написать или уникальное коммерческое предложение. Ниже будет рассказано, какие именно затраты относятся к этой статье и с помощью каких документов их можно подтвердить.

Что такое представительские расходы?

Представительские расходы - это, в соответствии со статьёй 264, пунктом 2 Налогового кодекса, осуществляемые наличным или безналичным путём денежные траты, возлагаемые налогоплательщиком на себя и непосредственно связанные с приёмом и обслуживанием в рамках мероприятия представителей других коммерческих и некоммерческих структур.

Целью представительских расходов может быть налаживание, поддержание или возобновление деловых связей. Номинально к ним можно причислить любые траты, сопровождающие организацию деловых встреч; на практике же решать, что относится к представительским расходам, совместными усилиями предстоит предпринимателю и налоговому инспектору.

Важно: поскольку представительские расходы, согласно третьему абзацу пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса, являются основанием для частичного уменьшения облагаемой базы, владельцам бизнеса свойственно преувеличивать их, а представителям Федеральной налоговой службы, напротив, - преуменьшать. Каждая сторона может обжаловать действия другой - и так вплоть до достижения «золотой середины».

Само по себе включение в графу «Представительские расходы» лишних пунктов не является правонарушением: проверить правильность отчёта - обязанность ИФНС, а предприниматель невиновен до тех пор, пока не уклоняется от уплаты налогов. Не карается и неиспользование этой графы: право на получение налоговых льгот и вычетов - заявительное, и владелец бизнеса может в любой момент от него отказаться, выплачивая налоги в полном объёме.

Что относится к представительским расходам?

В соответствии с первым абзацем пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса к представительским расходам могут быть отнесены:

1. Затраты на организацию и проведение официальных мероприятий для различных представителей: презентаций, конференций, деловых завтраков или обедов и так далее . Никаких указаний относительно места и времени проведения приёма в Налоговом кодексе не содержится: это может быть производственный цех, офис компании, кафе, ресторан или бизнес-центр, утром, днём или вечером, в будни или выходные. Критерия всего два: заявленные расходы несет сам налогоплательщик (не филиалы и не третьи лица), а мероприятие носит сугубо официальный характер - никаких дружеских встреч не допускается. В соответствии со вторым абзацем того же пункта той же статьи к представительским не относятся расходы, связанные с организацией отдыха, развлечений или лечения гостей. Поэтому, чтобы избежать проблем с налоговым инспектором, следует остерегаться проведения встреч в заведениях явно развлекательной направленности вроде кинотеатров, бань и саун, а также в санаториях - если только учреждение не принадлежит самому налогоплательщику. В последнем случае проведение приёма на своей территории совершенно оправдано и не может служить основанием для отказа в учёте представительских расходов. Кроме того, в статью нельзя включать траты на приобретение сувениров и дипломов, оформление помещения для встречи и дополнительные развлекательные мероприятия, непосредственно не связанные с официальным приёмом.
2. Затраты на доставку представителей к месту проведения встречи, где бы оно ни находилось, и обратно . В виду (согласно Письму Министерства финансов №03-03-06/1/796 от 1 декабря 2011 года) имеются только расходы на перевозку гостя из точки текущей локации в конечную: включать в статью железнодорожные, авиа- или автобусные билеты, такси до гостиницы и проживание в ней (и тем более оформление визы) нельзя.
3. Затраты на приобретение продуктов и напитков, предлагаемых представителям во время официальной части приёма, вне зависимости от времени суток и места проведения . Включать в статью расходы на алкоголь как часть угощения можно, а вот на продукты, предлагаемые вне мероприятия (даже если гости уже сидят в приёмной) - не разрешается.
4. Затраты на оплату труда переводчика для обеспечения должного качества общения с представителями - иностранными подданными . Включать расходы в статью представительских можно, если переводчик не состоит в штате организатора приёма: своих сотрудников в отчёте учитывать нельзя.

Важно: понятие «представительские расходы» относится только к сотрудникам других организаций. Причислять к ним представителей филиалов и дочерних структур компании, не говоря уже о подразделениях, не допускается.

Как подтвердить представительские расходы?

В соответствии с Письмом Министерства финансов №03-03-Р3/16288 от 10 апреля 2014 года (в Налоговом кодексе подробности отсутствуют) представительские расходы могут быть подтверждены с помощью:

• первичных (исполнительных и платёжных) документов: договоров, актов приёма-передачи товаров, услуг и работ, накладных, квитанций, чеков и расписок;
• документов, позволяющих установить однозначную связь между сделанными тратами и организованной для представителей встречей: чаще всего это отчёт о проведённом мероприятии, бланк которого можно разработать самостоятельно или скачать в Интернете; чуть реже - приказ о проведении мероприятия и смета расходов.

Важно: в смете, если она используется для подтверждения представительских расходов, крайне рекомендуется указать не только реальные, но и предельно допустимые расходы на каждую запланированную статью.

Как представительские расходы отражаются в отчётах?

Поскольку бланк отчёта о представительском мероприятии разрабатывается налогоплательщиком самостоятельно, расходы могут приводиться в документе в виде простого, нумерованного или маркированного списка, таблицы или даже диаграммы - в любой доступной для понимания форме.

Структура отчёта должна включать следующие разделы:

• дата, место и время проведения встречи;
• список участников;
• цель организации приёма;
• приблизительная программа мероприятия с разбивкой по времени;
• итоги встречи;
• затраты - по каждой статье и суммарные;
• иные имеющие отношение к делу факты.

Подводим итоги

Представительские расходы - это, как и , бухгалтерский термин, используемый при оптимизации налогообложения. Относятся к этой категории затраты, непосредственно связанные с организацией и проведением приёмов и встреч. Расходы на проживание в гостинице, оформление виз для иностранных гостей и развлекательные программы, не включённые в официальную часть, относить к представительским нельзя.

Подтверждением сделанных трат могут служить первичные документы (договоры, акты, квитанции и чеки) и бумаги, позволяющие установить прямую связь расходов с представительским мероприятием. К последним относятся отчёты о встречах и приёмах. Форма отчёта, как и очерёдность вычисления , не регламентирована; главное, чтобы на его основании налоговый инспектор мог сделать вывод о понесённых налогоплательщиком (принимающей стороной) расходах.