Оформление расходных кассовых ордеров образец. Расходный кассовый ордер: определение и нюансы заполнения

Как оформить расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0)

Оформить выдачу наличных из кассы предприятия - казалось бы, что тут сложного? Но у начинающих бухгалтеров и здесь возникают вопросы, когда дело доходит до реальных ситуаций в учете. Что писать в основании, что в приложении... и так далее.

Сегодня на уроке мы разберем самые распространенные ситуации на практике в программе 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Чтобы не пропустить выход новых уроков - на рассылку.

Напоминаю, что это урок, поэтому вы можете смело повторять мои действия у себя в базе (лучше копии или учебной).

Итак, приступим

Расходный кассовый ордер (сокращенно РКО или расходник) является документом, при помощи которого оформляется выдача денежных средств из кассы организации.

Бланк расходника имеет унифицированную форму КО-2.

Нумерация расходников начинается каждый год заново с единицы и должна быть непрерывной: 1, 2, 3...

Получатель денежных средств обязан предъявить удостоверение личности (например, паспорт), данные которого вносятся в РКО.

Подписывается расходник:

• руководителем
• главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это
• кассиром
• получателем денежных средств.

При этом, если подпись руководителя уже стоит на одном из документов, приложенных к ордеру и разрешающих выдачу денег, то на РКО его подпись необязательна.

Печать на расходном ордере не ставится, но может использоваться штамп "Оплачено" для предотвращения повторной выдачи денег по одному и тому же ордеру.

Расходный кассовый ордер оформляется в одном экземпляре и остаётся в кассе.

Оформление РКО в 1С

Для оформления расходного кассового ордера в программе заходим в раздел "Банк и Касса" пункт "Кассовые документы":

В открывшейся форме нажимаем кнопку "Выдача":

Открылась форма нового документа:

Разберём её заполнение в различных ситуациях.

Оплата поставщику

01.03.2016 из кассы выдано 40 000 рублей (без НДС) Петрову В.В. в качестве оплаты по договору №48 от 15.02.2016 за стулья по товарной накладной №351 от 01.03.2016.

Петров В.В. действовал от имени ООО "Поставщик" согласно доверенности №17 от 20.02.2016.

В качестве удостоверения личности Петров В.В. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Выдача подотчетному лицу

01.03.2016 из кассы выданы 5000 рублей сотруднице Белкиной Анне Григорьевне на хозяйственные расходы согласно написанному ей заявлению на выдачу денег в подотчёт от 01.03.2016.

В качестве удостоверения личности Белкина А.Г. предъявила паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Выплата заработной платы

10.09.2016 старший кассир Фёкла Е.Б. выдала кассиру Плюшкиной И.В. 104 400 рублей на выплату заработной платы работникам за август 2016 года согласно платежной ведомости №1 от 08.09.2016.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Сдача денежных средств в банк

01.03.2016 Плюшкина И.В. получила денежные средства из кассы в размере 100000 рублей для зачисления на расчетный счет ООО "Юпитер" в банке "БАНК ГПБ (АО)".

В качестве удостоверения личности Плюшкина И.В. предъявила паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Возврат займа контрагенту

01.03.2016 из кассы были выданы 450000 рублей Нестеренко Л.П. в качестве погашения долга согласно договору займа №56 от 20.02.2016.

В качестве удостоверения личности Нестеренко Л.П. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Прочий расход

01.03.2016 из кассы выданы 3500 рублей сотруднику Иващенко Нестору Ивановичу в качестве материальной помощи.

Заявление на выдачу материальной помощи Иващенко Н.И. написал от 01.03.2016.

В качестве удостоверения личности Иващенко Н.И. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма.

Ведение операций с наличными деньгами требует соблюдения строгой кассовой дисциплины, которая предполагает также правильное заполнение первичных кассовых документов. Здесь вы сможете и узнать, как правильно его заполнить.

Для чего нужен расходный кассовый ордер?

Если возникает необходимость выдать из кассы предприятия наличные средства, это делается по расходному кассовому ордеру, который относится к первичным бухгалтерским документам и имеет унифицированную форму КО-2, которая является общепринятой для всех учреждений (как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей), работающих с наличными деньгами, кроме кредитных организаций. Это утверждено «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», который был принят Советом Директоров Центробанка России в 1993 году.

Бланк РКО (расходного кассового ордера) заполняется вручную (хотя возможен и вариант компьютерного заполнения) при выдаче из кассы наличных денег, например, подотчетным лицам. Исправления и ошибки в бланке не допускаются, а если они все же есть, необходимо выписать новый ордер на новом бланке. Ордер заполняется в одном экземпляре бухгалтером, кассиром или лицом, которое уполномочено работать с наличными средствами по письменному приказу руководителя организации. Образец расходного кассового ордера можно найти на нашем сайте.

Как производится выдача наличных средств?

Для получения наличных средств из кассы предприятия необходимо распоряжение руководителя. Оно может быть в форме приказа или заявления на аванс. В ордере эти документы должны быть указаны в графе «Основание» и приложены к расходнику (расходному ордеру) при подшивании кассовых документов.

Выдача непосредственно наличных денег возможна только при предъявлении получателем средств паспорта, данные которого записываются бухгалтером. Также допускается получение наличных и по доверенности, но тогда она должна быть составлена по всей форме, а в расходном ордере должны быть указаны данные и того, для кого получают средства, и фактического получателя денег. Кроме того, при получении денег без заявления на аванс, получатель должен оставить расписку с указанием своих паспортных данных и суммы, которая была получена, прописью. В обязанности кассира, выдающего наличные, входит проверка всех первичных документов, на основании которых выдаются деньги, личности получателя, соответствия расходного ордера требованиям ведения кассовой документации (проверить нужно наличие подписи руководителя, главного бухгалтера, печати, соответствия дат). В противном случае выданная сумма может быть признана недостачей и взыскана с ответственного лица – кассира или бухгалтера, ведущего кассу предприятия.

Как правильно заполнить расходный ордер?

Заполнение расходного кассового ордера требует внимания, аккуратности и знания элементарных требований ведения бухгалтерской документации. Но довольно часто сотрудники пренебрегают правилами и допускают при оформлении кассовой документации непростительные ошибки. Как же именно нужно заполнять РКО? Представляем пошаговую инструкцию для тех, кто работает с наличными средствами и занимается ведением кассовых операций.

Что делать с заполненным расходным ордером?

Теперь, когда уже понятно, как заполнять расходный кассовых ордер, осталось выяснить, что делать потом с этим документом? И кто подписывает его кроме кассира, выдавшего средства?

Расходный ордер подписывает руководитель предприятия или лицо, уполномоченное подписывать такие документы, и главный бухгалтер (все это делается до того, как деньги выдаются на руки получателю). Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия, так как он удостоверяет расход средств и является подтверждением того, что наличные деньги были выданы на законных основаниях и не могут считаться недостачей. Ордер вместе с документами, являющимися основанием для расхода средств, подшивается в кассовую книгу. Он ни в коем случае НЕ ВЫДАЕТСЯ на руки тому, кто получает наличные деньги из кассы

С 1 июня 2014 г. согласно Указания ЦБ РФ № 3210-У устанавливается . В новом порядке ведения кассовых операций предусмотрены прежние приходный и расходный кассовый ордер 2019 (ПКО - приходник форма КО-1 по ОКУД 0310001 и РКО-расходник форма КО-2 по ОКУД 0310002). Здесь дан пример оформления, заполнения и образец, а также бланк приходного и расходного кассового ордера. Причем приходник и расходник можно скачать бесплатно.

Примечание : Согласно Указания ЦБ РФ № 3210-У с 1 июня 2014 г. ИП могут не вести кассовую книгу и оформлять ПКО и РКО.

Кассовые операции оформляются на бланках приходного кассового ордера (ПКО - приходник) и расходного кассового ордера (РКО - расходник).

Если в соответствии с о налогах и сборах индивидуальные предприниматели ИП ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы (приходный кассовый ордер 0310001 - ПКО и расходный кассовый ордер - РКО 0310002) могут ими не оформляться .

Примечание : ИП на всех системах налогообложения ведут учет доходов и расходов, или физических показателей.

Оформление кассовые документы могут производить:

• главный бухгалтер;
• бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее – бухгалтер);
• лично руководителем организации

  Примечание : при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Кассир должен иметь для проведения кассовых операций печать (штамп), где указаны реквизиты, подтверждающие факт проведения кассовой операции. Кроме того, кассир должен иметь образцы подписей лиц, кто подписывает кассовые документы.

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР КО-1 по ОКУД 0310001
Образец и пример заполнения

Для чего нужен Приходный кассовый ордер (или ПКО, Приходник) ? Это первичный бухгалтерский документ, который используется для оформления поступления денежных средств в кассу организации или ИП.

Бланк приходника имеет унифицированную форму № КО-1, которая Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). ПКО выписываемую в одном экземпляре. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого приходного ордера и отрывной квитанции к нему. Последняя выдается лицу, которое вносит деньги в кассу, в подтверждение принятия от него этих денег. Ордера могут быть выписаны как от руки, так и с помощью персональных компьютеров. В данных документах, при заполнении, не допускаются помарки или исправления. Поэтому если допущена ошибка в бланке приходного кассового ордера , необходимо приходник отпечатать, заполнить заново.

В строке "В том числе " указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись "без налога (НДС)".

В строке "Приложение " перечисляются прилагаемые первичные и другие документы.

Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично самому ордеру.

Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

После заполнения и регистрации ПКО, но до получения денег по нему, ПКО и квитанция подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя. Также указывается расшифровка подписи - фамилия и инициалы.

При получении ПКО кассир обязан проверить: а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера; б) правильность оформления документов; в) наличие перечисленных в документах приложений. Если какое-либо из вышеперечисленных требований не соблюдено, кассир обязан вернуть документы для доработки и надлежащего оформления. В противном случае кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции. На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью.

Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер (см. образец заполнения). Приложенные к ПКО документы погашают штампом или надписью "Получено" с указанием даты (числа, месяца, года). После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.

Итак, кратко обобщим применение этого первичного документа. Все наличные деньги организации или индивидуального предпринимателя - ИП оформляются, проводятся "приходником" - приходным кассовым ордером - ПКО.

Кассир должен тщательно проверить правильность составления приходного кассового ордера, а именно:

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• наличие подписи вносителя наличных денег,
• соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью,
• наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Причем наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег. Если вносимая сумма наличных денег соответствует сумме в приходном кассовом ордере, только в этом случае кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на экземпляре приходного кассового ордера, выдаваемого вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанный экземпляр приходного кассового ордера.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) для переоформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

Приходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Федеральным законом от 26 мая 2003 года № 54-ФЗ « и (или) расчетов с использованием платежных карт» , на общую сумму принятых наличных денег.

Прием в кассу юридического лица наличных денег, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру.

Как оформлять приходный кассовый ордер на передачу денег из ККТ в кассу фирмы

Примечание : Письмо ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338

В письме особое внимание налоговики уделили оформлению приходного кассового ордера, который составляется в конце дня на сумму денег, принятую через ККТ или по бланкам строгой отчетности. Они пояснили, что составлять «приходник» нужно после того, как закончены все операции с наличными. На общую сумму принятых денег выписывается один документ. При этом основанием для составления приходного ордера может быть либо контрольная лента, изъятая из , либо корешки бланков строгой отчетности - если кассовая техника не применяется. А также иные документы, предусмотренные Федеральным законом от 22.05.2003 . Например, товарные чеки или квитанции. Их могут выдавать вместо кассового чека на и плательщики единого налога на вмененный доход - ЕНВД. Соответственно на основании этих бумаг они могут оформить «приходник».

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР КО-2 по ОКУД 0310002
Образец и пример заполнения

Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам - "расходникам" -РКО.

При получении расходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере.

Кассир выдает наличные деньги только после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или в доверенности.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В случае выдачи наличных денег по , оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

Для выдачи наличных денег работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному , составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру - "расходнику".

День «получки» — самый долгожданный день на работе для всех сотрудников. Если в организации производится выплата зарплаты через кассу, то во всех коридорах и отделах с самого утра, когда только привезут деньги, царит оживление.

И только бухгалтер даже в такие, казалось бы, радостные минуты должен держать ушки на макушке. Потому что его святая обязанность – не только свои «кровные» получить, но и обеспечить выдачу зарплаты другим сотрудникам по всем правилам законодательства. Как это сделать, читайте в статье.

1. Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила

2. Дата выдачи зарплаты

3. Платежные ведомости на выплату зарплаты

4. Выплата зарплаты через кассу – пошаговая процедура

5. Срок выплаты зарплаты по ведомости

6. Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру

7. Выдача зарплаты — проводка

8. Выдача зарплаты — пример

9. Выплата зарплаты через кассу в 1С

10. На что еще обратить внимание при выплате зарплаты из кассы

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила

Все правила, действующие в организации и касающиеся порядка, формы, сроков, места выплаты заработной платы, закрепляются в локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 131, ч. 3, 4, 6 ст. 136 ТК РФ). Это может быть коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Также правила выплаты заработной платы могут быть прописаны и в трудовом договоре с работником.

Заработная плата может выплачиваться работнику в денежной форме в рублях, а также в неденежной форме (ч. 1, 2 ст. 131 ТК). Заработная плата наличными денежными средствами выплачивается в месте выполнения работы (ч. 3 ст. 136 ТК). Для выплаты заработной платы наличными денежными средствами работодатель обеспечивает их наличие в кассе организации в день выплаты зарплаты.

Для выплаты заработной платы из кассы организации могут быть задействованы два источника денежных средств :

1. Выплата зарплаты через кассу производится из денежных средств, которые сняты с расчетного счета . Снять деньги на зарплату с расчетного счета может уполномоченный сотрудник организации, на которого выписан чек на получение денег, например, кассир. В чеке необходимо указать цель: выдача заработной платы.
2. Заработная плата может выплачиваться из денежных средств, поступивших в кассу организации за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги . Указание ЦБ от 07.10.2013 №3073-У это разрешает.

2. Дата выдачи зарплаты

До сентября 2016 года Трудовой кодекс не устанавливал конкретных сроков для выплаты заработной платы. В ст.136 было просто написано, что зарплата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. А конкретная дата выплаты должна устанавливаться во внутренних документах компании.

Чтобы соблюсти правило про «полмесяца», зарплата разбивается минимум на две части – за первую половину месяца (так называемый «аванс») и окончательный расчет за вторую половину месяца.

В июле 2016 года с данную статью приняты поправки, которые начинают действовать с 3 октября 2016 года. Конкретная дата выдачи зарплаты по-прежнему устанавливается организацией, но есть крайний срок — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена .

Таким образом, аванс (фактически это зарплата за первую половину месяца) должен быть выплачен не позднее 30 числа, а окончательный расчет – не позже 15 числа следующего месяца.

Правила о сроках единый для всех, поэтому даже при желании работников сдвигать сроки или выплачивать зарплату один раз в месяц нельзя.

Однако чиновники в своих письмах рекомендуют не откладывать даты выплат: аванс выплачивать в середине месяца, до 20-го числа максимум, а окончательный расчет до 5 числа следующего месяца. И между выплатами должен быть промежуток около 15 дней.

Обратите внимание, устанавливать, что зарплата в организации выплачивается «не позже какой-то даты» или в диапазоне дат, нельзя. Потому что ТК требует установить конкретный день.

Однако допустимо, если компания большая, установить для разных категорий работников или разных подразделений разные даты выплат (письмо Роструда от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1). Например, рабочим 3 и 18 числа, администрации 4 и 19 числа.

Если дата выдачи зарплаты попадает на выходной день, то она выплачивается в день, предшествующий выходному.

3. Платежные ведомости на выплату зарплаты

Заработная плата из кассы может выплачиваться по:

• расходным кассовым ордерам (форма №КО-2)
• расчетно-платежным ведомостям (форма №Т-49)
• платежным ведомостям (форма №Т-53)

Пример оформления платежной ведомости вы можете видеть на скриншотах.

На первой странице платежной ведомости указывается название организации и подразделение, если для каждого подразделения составляется своя ведомость.

Также вносится срок выплаты по ведомости, сумма прописью и цифрами, номер и дата составления ведомости, период, за который выплачивается заработная плата. Руководитель организации и главный бухгалтер ставят свои подписи.

На второй странице расположена табличка, в которую вносятся табельные номера и фамилии всех работников, которые будут по ней получать деньги. Указывается сумма в рублях к выдаче.

Подписи работники ставят непосредственно при получении денежных средств от кассира.

4. Выплата зарплаты через кассу – пошаговая процедура

Независимо от того, по какому документу будет происходить выплата зарплаты через кассу, последовательность действий по выдаче денег будет одинакова. Складывается она из следующих шагов.

1. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. Заполненные и подписанные документы передаются кассиру для исполнения.
2. Кассир, получив ведомость или РКО, проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
3. Наличные деньги кассир выдает непосредственно получателю, указанному в РКО или ведомости. Или в доверенности, если за работника деньги будет получать другое лицо.

Для идентификации получателя кассир просит его предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, а для получателя по доверенности — доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества, указанного в паспорте, данным, указанным в РКО или ведомости, при наличии – указанным в доверенности.

Если выдача денег производится по доверенности, в тексте РКО после ФИО получателя денег кассиром указываются ФИО лица, которому доверено получение денег.

При получении денег доверенным лицом по ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись «по доверенности». Доверенность прилагается к РКО или ведомости, по которым производилась выдача.

1. Кассир готовит сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО или ведомость получателю для подписи.
2. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму так, чтобы получатель мог четко видеть его действия, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Получатель может пересчитать полученные деньги под наблюдением кассира.
3. После выдачи денег по РКО кассир подписывает его.

5. Срок выплаты зарплаты по ведомости

Если выдача производилась по ведомости, то после того, как все сотрудники получили деньги, или получили не все, но срок, установленный для выдачи, закончился, кассир указывает сумму выплаченной заработной платы.

Напротив фамилий лиц, которым зарплата не выплачена, кассир ставит штамп или делает отметку от руки: «Депонировано». Указывается сумма задепонированной зарплаты цифрами и прописью.

Затем кассир ставит свою подпись и отдает ведомость на проверку бухгалтеру.

Рассматривая форму платежной ведомости, вы, наверное, обратили внимание на строки первой страницы «В кассу для оплаты в срок» . Какие даты здесь можно указывать и как долго может затягиваться срок выплаты зарплаты по ведомости?

Платежная (расчетно-платежная) ведомость действует в течение срока, определенного руководителем организации, но не более 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банке (п.6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 г. №3210-У).

Поэтому началом периода по этой строке будет дата, установленная локальным актом для выплаты зарплаты. Концом периода – максимум 5-й рабочий день со дня получения денег в банке.

6. Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру

После того, как ведомость закрыта, расчеты по ней произведены, на всю сумму выплат по ведомости составляется расходный кассовый ордер. Реквизиты этого РКО указываются в платежной ведомости. Дата РКО – последний день выплаты зарплаты по ведомости.

Ведомость является приложением к РКО и в нем указываются ее реквизиты. Иногда спрашивают – куда подшивать ведомость на выплату зарплаты? Ответ – к расходному кассовому ордеру, где отражена сумма, выплаченная по ведомости.

Организация может принять решение не использовать ведомости. Иногда это связано с тем, чтобы сотрудники не знали, кто и сколько получает. В таком случае производится выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру . И он составляется на каждого работника отдельно. В строке «Выдать» указывается конкретная фамилия работника, который получает деньги.

На основании РКО, составленных как на всю сумму заработной платы, так и по каждому работнику отдельно, вносится запись в кассовую книгу (форма №КО-4).

Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания N 3210-У).

7. Выдача зарплаты — проводка

Если производится выплата зарплаты через кассу, проводка будет составляться с использованием счетов:

• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
• 50 «Касса» — при выплате зарплаты из кассы

А при выплате зарплаты перечислением на карты работников используется счет 51 «Расчетный счет».

Таким образом:

Дебет 70 – Кредит 50 – при выплате зарплаты из кассы

Дебет 70 – Кредит 51 – при выплате зарплаты с расчетного счета перечислением на карты работников

Если заработная плата в срок не получена работником, то она депонируется, при этом составляется проводка:

Дебет 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 70 – на сумму не полученной заработной платы сотрудником.

8. Выдача зарплаты — пример

В ООО «Сокол» установлена дата выдачи зарплаты – 7 число месяца, следующего за расчетным. Для отдела маркетинга составлена ведомость на 3 сотрудников на сумму 50 000 руб.

Дебет 50 – Кредит 51 – на сумму 50 000 руб. – получены денежные средства на выплату зарплаты из банка

Заработная плата выдавалась 7 июля: 15 000 руб. получено по доверенности женой маркетолога Соловьева С.С., 20 000 руб. получено лично начальником отдела маркетинга Чайкиным О.Л. Копирайтер Воробьев В.В. на работе отсутствовал и зарплату получить не смог.

Дебет 70 – Кредит 50 – на сумму 35 000 руб. – выдана работникам заработная плата из кассы

12 июля ведомость была закрыта, неполученная Воробьевым зарплата задепонирована и сдана кассиром Синицыной на расчетный счет.

Дебет 70 – Кредит 76 – на сумму 15 000 руб. – задепонирована заработная плата, не полученная в срок работником

Дебет 51 – Кредит 50 – на сумму 15 000 руб. – задепонированная заработная плата сдана в банк

9. Выплата зарплаты через кассу в 1С

Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как производится выплата зарплаты через кассу в 1С в видео-формате.

10. На что еще обратить внимание при выплате зарплаты из кассы

Теперь некоторые важные моменты, на которые стоит обратить внимание, чтобы не «нарваться» на неприятности.

В ведомости можно указывать только суммы, относящиеся к фонду заработной платы и социальным выплатам. Не указывайте в ведомости, а выдавайте по отдельным РКО: возмещение командировочных расходов, компенсации за использование личного имущества, дивиденды, оплату аренды и т.п.

Обратите внимание, что деньги, предназначенные для таких выплат, нельзя хранить в кассе сверх ли­ми­та в те­че­ние срока вы­пла­ты зар­пла­ты. Пре­вы­шать лимит в те­че­ние этого срока (но не более 5 ра­бо­чих дней) можно толь­ко на суммы, ко­то­рые вклю­че­ны в ведомость как оплата труда и социальные выплаты.

Не отражайте в ведомостях выплаты физическим лицам, работавшим в организации по гражданско-правовым договорам . Регулярные выплаты по ведомости могут стать поводом для попытки переквалифицировать гражданские договоры в трудовые и доначислить страховые взносы.

Выплата наличными заработной платы иностранным работникам (временно пребывающим в РФ) не разрешается (ч. 2 ст. 14 Закона №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Таким сотрудникам нужно перечислять зарплату на банковский счет.

Какие проблемные вопросы по выплате заработной платы из кассы накопились у вас? Задавайте их в комментариях!

Также вы можете , по вопросу дат выплат заработной платы.

Выплата зарплаты через кассу: сроки и правила

Расходный кассовый ордер – бланк, форма которого официально утверждена на уровне федерального законодательства. Какова структура соответствующего документа, как правильно заполняется бланк расходного кассового ордера и что изменилось в его оформлении в 2019 году, узнайте из нашей статьи.

Как лучше скачать бланк РКО — в Word или другом формате

Бланк расходного кассового ордера может быть представлен в 2 основных форматах — Word и Excel. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Word-документы открываются в большем количестве программ — в распространенных операционных системах (Windows, Linux, MacOS), как правило, всегда есть предустановленное ПО, способное работать с файлами соответствующего формата.

С Excel-файлами корректно работает относительно немного решений — Microsoft Excel, Open Office Calc и их аналоги, включая «облачные» виды ПО. Как правило, в современных ОС по умолчанию они не установлены.

Если вы решили скачать бланк расходного кассового ордера в формате Excel, то в вашем распоряжении окажется более универсальный файл. Например, когда он создан в одной версии Microsoft Excel, то без проблем распознается в любых других, а в большинстве случаев также и в сторонних программах. В то время как Word-файлы в силу особенностей их структуры не всегда корректно распознаются в программах, отличающихся от тех, в которых были созданы.

Еще один аргумент за то, чтобы скачать бланк РКО в Excel заключается в удобстве его заполнения на компьютере. Структура файлов данного типа такова, что бухгалтеру труднее ошибиться с заполнением нужных данных на ПК, так как ячейки для ввода информации выделены. При заполнении Word-документа есть вероятность по ошибке затронуть иные элементы форматирования документа, вследствие чего его структура может быть нарушена.

Какой унифицированной форме должен соответствовать бланк РКО

В соответствии с положениями указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У российские организации обязаны использовать в качестве бланка РКО унифицированную форму КО-2 (соответствующую номеру 0310002 по ОКУД). Данная форма утверждена постановлением Госкомстатата РФ от 18.08.1998 № 88.

Подробнее о законодательных требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 действуют новые правила ведения кассовых операций, ознакомиться с которыми вы можете .

Как скачать бланк РКО бесплатно

Скачать расходный кассовый ордер по форме КО-2, то есть полностью соответствующий по своей структуре требованиям законодательства, вы сможете на нашем сайте:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Важно не только скачать РКО актуальной формы в одном из представленных форматов, но и удостовериться, что файл не имеет атрибута «только для чтения» (иначе редактировать на ПК его не получится). Для этого нужно найти его на диске, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать «Свойства» и снять при необходимости галочку напротив соответствующего атрибута.

Скачать расходный кассовый ордер — это еще полдела, возникнет следующая задача — корректно заполнить его. Рассмотрим ключевые моменты данной процедуры.

Нужно ли распечатать бланк расходного кассового ордера КО-2

Заполнение РКО может осуществляться как на компьютере — с последующей распечаткой, так и вручную — с использованием уже распечатанного бланка (п. 4.7 указаний № 3210-У). Также могут быть задействованы автоматизированные решения — в этом случае распечатка РКО необязательна (файлы ордеров сохраняются в памяти соответствующих программ и подписываются с помощью ЭЦП). Правда, в последнем случае организации придется покупать электронные подписи для всех лиц, которые должны ставить подпись на этих документах: руководителю, главбуху, кассиру, а также остальным сотрудникам (в том числе подотчетникам).

Заполненный образец РКО может выглядеть так:

Данный заполненный образец расходного кассового ордера может быть использован как образец для кассира вашей организации.

На что следует обратить особое внимание, заполняя бланк расходного кассового ордера:

• в графе «Код ОКПО» необходимо указать данные, соответствующие тем, что содержатся в реестрах государственной статистики;
• если предприятие не имеет структурных подразделений, то в соответствующей графе формы нужно ставить прочерк;
• в графе «Номер документа» следует фиксировать номер РКО по порядку, как правило, исчисление начинается с 1 января каждого года;
• сумму в табличной части формы можно указывать в рублях и копейках через запятую или дефис (например, 200,75 или 200-75);
• в пункт «Код целевого назначения» данные вносятся, только если организация на практике задействует систему кодов, по которым определяется расход и приход денежных средств;
• в пункте «Сумма», что располагается ниже таблицы, следует указывать сумму денежных средств, выдаваемых по РКО, в рублях — прописью с заглавной буквы первое слово, в копейках — цифрами;
• в графе «Основания» нужно указать содержание хозяйственной операции
• в графе «Приложение» приводятся сведения о документе, который является основанием для проведения кассовой операции (например, это может быть платежная ведомость — при выдаче зарплаты наличными) с указанием номера и даты его составления.

Подробнее о заполнении платежной ведомости читайте в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .

Если РКО заполняет ИП, не нанимающий кассиров, то в графе «Выдал» должны быть его данные. Если ИП не нанимает бухгалтера, на РКО должна стоять только его подпись как руководителя организации.

Нововведения в порядке оформления РКО 2019 года

К счастью, изменений в порядке заполнения РКО в 2019 году не было. Они были раньше. Так, 19.08.2017 вступило в силу указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-у, которое внесло ряд изменений в порядок заполнения и выдачи расходных кассовых ордеров:

• Кассир вправе составить в конце рабочего дня один РКО на всю сумму, выданную за день из кассы, но при условии, что на выданные деньги есть фискальные документы онлайн-кассы.
• Кассир обязан проверить, есть ли подписи главбуха и бухгалтера или директора на РКО, однако подписи отныне сверяют с образцами, только если документ составили на бумаге.
• Если РКО оформлен в электронном виде, то получатель денег вправе поставить на документе свою электронную подпись.
• Выдать деньги под отчет можно по приказу директора, заявление от подотчетника теперь просить не обязательно. Однако выбранный порядок выдачи средств (по заявлению или приказу) следует закрепить в Положении о расчетах с подотчетными лицами .
• Задолженность сотрудника по полученному ранее авансу больше не является причиной для отказа в новой выдаче подотчетных средств.

Подробнее о всех изменениях в порядке выдачи под отчет читайте .

Итоги

Расходный кассовый ордер заполняется при выдаче денежных средств из кассы. Правила его заполнения строго регламентированы и регулируются по большей части указанием № 3210-У. В 2019 году заполнять РКО нужно по хорошо всем знакомым правилам.