Кто должен проводить инвентаризацию. Типовые проводки инвентаризации основных средств

Для оценки реального финансового состояния организации необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в ее распоряжении: наличии, количестве, состоянии, в котором это имущество находится, и правильности его стоимости. Это реальное состояние необходимо сравнить с данными бухгалтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обязательств называется инвентаризацией.

Инвентаризация – это контрольная функция учета, позволяющая выявить случаи необоснованного уменьшения капитала компании, вложенного в различные виды имущества (активов).

Инвентаризация – это механизм, позволяющий убедиться в достоверности учета. Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации.
Законодательство предоставляет организациям широкие возможности для использования инвентаризации в качестве действенного механизма регулирования и контроля порядка ведения бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации в целях подготовки достоверной информации о ее финансовом положении в бухгалтерской отчетности.

Каждая организация обязана провести инвентаризацию своего имущества до начала составления годовой отчетности – эта обязанность установлена ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике – это необходимо сделать в начале года, руководствуясь п. 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ.

С 1 января 2013 г. вступит в силу Федеральный закон от 6.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В новом Законе также предусмотрена обязанность организаций проводить инвентаризацию (ст. 11 «Инвентаризация активов и обязательств»):
1. Активы и обязательства подлежат инвентаризации.
2. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
3. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.
4. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация».

Когда проводить инвентаризацию

Срок проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Обычно организации проводят ее в конце отчетного года. Однако некоторые организации делают это заранее, уже после 1 октября, поскольку до конца года можно успеть внести необходимые корректировки в учет. Данную возможность предоставляет п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. № 34н (в ред. от 24.12.10 г.). В этом пункте, в частности, указано, что если инвентаризация имущества проведена после 1 октября отчетного года, то второй раз перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее проводить уже не нужно.
На практике рациональнее всего распечатывать и рассылать акты сверки взаиморасчетов с контрагентами в октябре–ноябре с данными по состоянию на 30 сентября или на 31 октября. Аналогично инвентаризацию ОС, товарных остатков можно провести в октябре.

В п. 2 ст. 12 Закона № ФЗ-129 представлены случаи, когда инвентаризация обязательна:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Что проверяем (инвентаризируем)?

Согласно п. 1 ст. 12 Закона № 129-ФЗ организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Таким образом, необходимо проверить (если числятся на балансе):

• нематериальные активы;
• основные средства;
• финансовые вложения;
• товарно-материальные ценности;
• незавершенное производство и расходы будущих периодов;
• денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
• расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
• резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы.

Что необходимо для проведения инвентаризации?

Согласно п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49 (в ред. от 8.11.10 г.), организация должна иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств ею создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии. Обычно в нее входят представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций. Однако при комплектовании комиссии руководителю необходимо учесть следующее правило: в состав комиссии должны входить только те специалисты, которые обязательно будут присутствовать при ее проведении, поскольку отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний).
Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Порядок проведения инвентаризации имущества

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов. Формы по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 (в ред. от 27.03.2000 г.).
Первый этап – подготовительный:

• подготовка имущества (например, товарно-материальных ценностей) к проведению инвентаризации;
• подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации; издание приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22;
• формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;
• определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
• распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально-ответственное лицо.

Перед тем как начать проверку остатков имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, а председатель инвентаризационной комиссии обязан их завизировать с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)». Кроме того, материально ответственные лица организации должны дать расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы подотчетные суммы для покупки имущества или доверенности на его получение.
Приказ (постановление, распоряжение) (форма № ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).
Я рекомендую не приступать ко второму этапу инвентаризации, пока не будет правильно оформлен первый этап.

В инвентаризации процедура очень важна. Так как очень часто результаты инвентаризации могут выявить реальные недостачи, что повлечет последствия для материально-ответственных лиц. И необходимо, что эти лица уже заранее были готовы к тому, что их работу проверяют, что весь, например, товар находится на вверенном им складе, оприходован и проверен – т.е. они обязаны расписаться на заглавном листе инвентарной описи ИНВ-3, быть ознакомлены с Приказом по форме ИНВ-22.
Перед инвентаризацией необходимо проверить так же наличие договоров о личной или коллективной материальной ответственности, сроки действия этих договоров.

Второй этап – собственно инвентаризация (т.е. выявление и проверка фактического наличия товаров, а также заполнение соответствующих граф в инвентаризационных описях). Фактическое наличие имущества при инвентаризации комиссия определяет путем его обязательного физического пересчета, взвешивания и перемеривания.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи, которые составляются в двух экземплярах. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.
При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1-й по 9-ю. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.
При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. На данном этапе выявляются расхождения в учете с фактическими остатками. Руководитель организации совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию, определяет причины расхождений, при необходимости сверяется движение товарно-материальных ценностей за период с момента предыдущей инвентаризации. Сличительные ведомости (формы № ИНВ-18, ИНВ-19) применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному (ым) лицу (лицам).
При заполнении сличительной ведомости для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов (форма № ИНВ-18) графы 3, 8, 10 не заполняются.
Для выявления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности соответственно применяются формы № ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

Четвертый этап – оформление результатов инвентаризации. Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвен-таризационных комиссий и материально ответственных лиц.
На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно индивидуальному или коллективному договору о материальной ответственности.
Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26), применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40 (с изм. от 26.02.96 г.).
Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетные счета». Указанные суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 и в оборотной ведомости. В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.
Проверку оприходования наличных денег, полученных из банка, следует проводить не только по корешкам чеков, но также и по выпискам банка. Если на них имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении сумм остатков следует получить в банке выписку из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки.
Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений.
Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать:
установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;
имеются ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;
правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.
При инвентаризации кассы необходимо проверить, заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями (счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») оформляется актом сверки расчетов, подписанным с двух сторон, – руководителем (или иным уполномоченным лицом) организации и руководителем (или иным уполномоченным лицом) компании-контрагента.
Особое внимание при проверке счета 60 необходимо уделить товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам (их необходимо проверять по документам в согласовании с корреспондирующими счетами).
По задолженности работникам организации (счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
При инвентаризации подотчетных сумм (счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами») проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Кроме того, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность:
расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
суммы задолженности по недостачам и хищениям, числящейся в бухгалтерском учете;
сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Для организаций, сдающих отчетность в налоговые органы по электронным каналам связи, в настоящее время существует возможность проверки состояния лицевого счета в электронном виде. После заказа выверки лицевого счета и получения результатов бухгалтерия обязана сверить данные и перед составлением годового отчета подписать Акт совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам (форма по КНД 1160070), утвержденный приказом ФНС от 20.08.07 г. № ММ-3-25/494@.
Инвентаризация резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов
При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей проверяется правильность и обоснованность созданных в организации резервов: на предстоящую оплату отпусков работникам; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; на выплату вознаграждений по итогам работы организации за год; расходов на ремонт основных средств; производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства; предстоящих затрат по ремонту предметов проката и на другие цели, предусмотренные законодательством Российской Федерации, нормативными актами Минфина РоссииФ и отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденными в установленном порядке.
Отметим, что в случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета бухгалтеру организации необходимо произвести сторнировочную запись на сумму такого превышения, а в случае недоначисления сделать дополнительную запись по включению дополнительных отчислений за счет источника его образования.

Инвентаризация – процесс нередко очень болезненный, поскольку он выявляет не только ошибки учета, но и недостачи, потери имущества, а, как следствие, наказание виновных лиц. Поэтому очень важно соблюсти процедуру – получить расписки материально-ответственных лиц до инвентаризации, организовать весь процесс так, чтобы все ответственные за инвентаризируемое имущество лица участвовали в процессе.
Для сети розничных магазинов целесообразно проводить выборочные инвентаризации, отдельно по каждому магазину.
Для оптовых компаний и для компаний, оказывающих работы, услуги, главное – своевременно проводить инвентаризацию расчетов с покупателями и подписывать акты сверки. При соблюдении данных условий в случае прекращения оплаты, банкротства компании-контрагента у организации будет в наличии доказательство признания этой компанией долга, т.е. будут основания для обращения в суд. По крупным покупателям возможно подписание актов ежеквартально.
Необходимо помнить об обязательном проведении инвентаризации при смене материально-ответственных лиц, например работников склада, а также при смене генерального директора.
Бухгалтерам следует помнить о необходимости ежегодно подписывать акт сверки с налоговой инспекцией. При смене юридического адреса или при смене собственника подписанный акт сверки облегчит переход в новую налоговую инспекцию, так как будут подтверждены сальдо по налогам.
Инвентаризация – процесс, выявляющий как обстоят дела в компании не только с бухгалтерским учетом, но и дисциплиной, договорной работой (наличие договоров об индивидуальной или коллективной материальной ответственности), с документооборотом. Если проводить инвентаризацию неформально, то можно улучшить работу многих отделов компании. При этом следует помнить о том, что инвентаризация – это обязательный процесс для подтверждения достоверности данных в учете и отчетности.

В русском языке присутствует немало слов, заимствованных из иностранных языков, которые используются в деловой или экономической сфере деятельности.

Одно из них – инвентаризация, понятие, с которым практически каждому человеку периодически приходится сталкиваться во время работы с материальными или финансовыми активами. Что же такое инвентаризация и для чего ее проводят на предприятиях и в учреждениях?

Под инвентаризацией обычно понимают проверку материальных и финансовых ценностей, которые имеются на балансе предприятия, учреждения или одного из их подразделений. Это эффективная форма контроля сохранности средств и запасов предприятия, которая проводится с определенной периодичностью.

Во время инвентаризации количество имущественных ценностей и финансовых средств сверяется с тем, что указано в отчетных документах. Инвентаризация проводится в соответствии с нормативными актами и методическими указаниями Минфина, а также внутренним распорядком предприятия.

Проверка наличия материальных ценностей, наличных и безналичных средств, называемая инвентаризацией, проводится в определенном порядке.


Для этого обязательно назначается комиссия из нескольких работников предприятия. Проверке подлежат:

— складские помещения;

— производственные участки;

— торговые площадки;

— касса предприятия.

В ходе инвентаризации выясняется фактическое наличие материалов и комплектующих, готовой продукции, ГСМ и других товарных и материальных ценностей, а также денег в кассе и на счетах предприятия. В ходе проверки составляется официальный документ – инвентаризационная опись, в которой должны быть указаны все обнаруженные ценности, их количество и качество.

Периодическое проведение инвентаризации – это превосходный способ контроля деятельности предприятия, добросовестности работы сотрудников, а также возможность получать полное представление о реальном финансовом положении, наличии товаров, материалов и ресурсов для дальнейшей работы. Кроме того, проверке могут подлежать условия их хранения, их качество, соответствие основным требованиям и т.д.


Как правило, инвентаризация проводится по графику, который устанавливает руководство, в соответствии с условиями деятельности предприятия. Кроме того, она необходима, если:

— имущество передается другому владельцу при продаже, сдаче в аренду;

— перед составлением годового отчета;

— в должность вступают другие материально ответственные сотрудники;

— были выявлены факты или появились подозрения на злоупотребления, хищения или другую противоправную деятельность;

— произошло стихийное бедствие, авария или другая экстремальная ситуация;

— предприятие ликвидируется или реорганизуется.

Обследование зданий и сооружений, хранение и предоставление о них сведений всем заинтересованным лицам называется технической инвентаризацией. Эту работу выполняют сотрудники специальной организации, которые обладают для этого нужной квалификацией.

Информация такого рода необходима для планирования застройки, соблюдения безопасности граждан, содержания жилых и общественных зданий, инфраструктурных и других сооружений в порядке и исправном состоянии. Результаты технической инвентаризации заносятся в технический паспорт, который изготавливается для каждого объекта.

Основное отличие инвентаризации от ревизии заключается в их целях и методике проведения. Ревизия проводится, как правило, сотрудниками контролирующей организации, а не работниками проверяемого предприятия.

Поводом для ревизии становятся подозрения в противоправной деятельности руководства или отдельных сотрудников. В ее ходе проверяется финансово-хозяйственная деятельность, чтобы обнаружить отклонения от действующего законодательства.


Инвентаризация – это внутренняя проверка, проводимая сотрудниками предприятия для сверки фактического количества матценностей с тем, которое выписано в остатках по бухучету.

По итогам инвентаризации виновному в нарушениях может грозить максимум увольнение или вычет из зарплаты. По итогам ревизии нередко возбуждается уголовное дело, если зафиксированы серьезные нарушения финансовой или хозяйственной деятельности сотрудников.

Из этих основных задач инвентаризации ясно, что внеплановую проверку следует проводить дополнительно в следующих случаях:
- когда материальные ценности и имущество передается в аренду или предприятие меняет форму собственности и преобразуется в акционерное общество;
- перед тем как будет составлена годовая бухгалтерская отчетность;
- когда меняется материально-ответственное лицо или назначается новое;
- когда были обнаружены факты хищения и порчи имущества;
- когда имущество пострадало в ходе пожара или иного стихийного бедствия;
- когда происходит банкротство или ликвидация предприятия.

Что подлежит инвентаризации

Существует два вида инвентаризации – полная и частичная. Порядок их проведения регламентируется Федеральным законом «О бухгалтерском учете», нормативными актами по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, методическими указаниями №49, утвержденными Министерством Финансов РФ в 1995 году.

Кто проводит инвентаризацию

Основные средства хозяйствующего субъекта представляют собой большую часть средств производственного процесса, благодаря использованию которых сотрудники могут осуществлять свои должностные обязанности в соответствии с деятельностью компании. От наличия, состава и исправности основных средств и оборудования во многом зависит результат хозяйствования, а потому контроль над их использованием и содержанием является одним из главных моментов в бухгалтерском учете (см. → ). В статье мы рассмотрим кем и когда проводится инвентаризация на предприятии: основных средств (оборудования), как осуществляется бухгалтерский учет результатов инвентаризации.

Суть инвентаризации

Инвентаризация недвижимого имущества и оборудования предполагает проверку достоверности информации фактического и бухгалтерского учета с помощью их сличения друг с другом. Эта процедура должна осуществляться не менее одного раза за год, о чем указано в специальных Методических указаниях, и подразумевает действительную перепись отдельных позиций и объектов учета, их количество и техническое состояние в целом. Что касается животных в сельском хозяйстве, то они инвентаризируются ежеквартально, а, к примеру, библиотечные фонды должны контролироваться не менее одного раза за пять лет. Периодичность исполнения инвентаризаций и их число, а также иные особенности обязательно необходимо фиксировать в принимаемой учетной политике компании.

Объектом учета и контроля при инвентаризации основных средств принимается инвентарный объект, то есть полностью укомплектованный предмет с комплектующими и принадлежностями, обособленный, способный самостоятельно выполнять определенные функции.

Необходимость проведения инвентаризации основных средств

Основные средства компании – материальные ресурсы, благодаря которым организация может осуществлять свою хозяйственную деятельность, а потому контроль над их наличием, физическим и техническим состоянием – важная процедура бухучета. Инвентаризация основных средств позволяет выявить ошибки или неточности, которые допускает бухгалтер при постановке и ведении учета, а также поставить на приход неучтенные основные средства или же списать пришедшие в негодность или похищенные объекты.

Другими словами, инвентаризация позволяет контролировать процесс поступления и списания основных средств в бухгалтерском учете, а также грамотно вести всю необходимую документацию, как техническую, так и финансовую.

Цель и задачи инвентаризации на предприятии

Главной целью инвентаризации основных средств предполагается выявление фактического наличия объектов в компании и сопоставление этой информации с показателями бухгалтерского учета. В корреляции с данной целью инвентаризация предполагает решение следующих задач:

• определение фактического наличия основных средств;
• обеспечение защиты и сохранности объектов;
• контроль над действиями ответственных сотрудников;
• проверка обеспечения правильности и условий размещения и хранения;
• обеспечение достоверности и надежности данных бухучета и отчетности.

Основными ситуациями, при наступлении которых проводится инвентаризация основных средств, считаются следующие моменты:

• увольнение материально-ответственного сотрудника;
• формирование ежегодной финансовой отчетности;
• чрезвычайный случай или бедственное положение ввиду неблагоприятных климатических условий;
• обнаружение или подозрение факта хищения либо порчи какого-либо объекта недвижимого имущества.

Подготовительные мероприятия при инвентаризации основных средств

Перед тем как проводить инвентаризацию основных средств, руководитель обязан издать приказ (см. → ), в котором отражаются сроки мероприятия, объекты осмотра и состав рабочей инвентаризационной комиссии. Кроме того, на предприятии должен составляться график проведения инвентаризации различного имущества, в том числе и основных средств, согласно которому будет проводиться ревизия на указанную в нем дату.

Однако проверка может проводиться не только в плановом режиме, но и внезапно с целью более полного анализа создавшегося положения на предприятии. Особенно это актуально в том случае, когда в компании случаются факты хищения или порчи имущества сотрудниками – в этом случае по официальному приказу руководителя инвентаризация может быть проведена и в более частые сроки.

Проверка наличия и состояния основных средств должна обязательно проводиться в присутствии сотрудника, ответственного за их состоянии и хранение. Если работник отсутствует на законном основании, срок ревизии должен быть изменен.

Ревизионная группа осуществляет проверку всей документации по объектам, в том числе:

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Порядок осуществления инвентаризации недвижимого имущества и оборудования предполагает использование определенных методов, к которым, как правило, относят:

• непосредственный осмотр объектов имущества данной категории;
• проверка технического состояния, правильности обслуживания и использования объектов недвижимого имущества;
• сличение фактических данных осмотра с информацией бухучета;
• формирование документов по проведенной инвентаризации и формирование сличительной ведомости при выявлении расхождений.

Инвентаризационная комиссия обязана при проверке составлять опись наличного имущества, в которой непосредственно указываются наименование объекта, его инвентарный номер, функциональное назначение, а также основные технические характеристики и эксплуатационные параметры. При ревизии может возникнуть ситуация, когда будет обнаружен объект, не отраженный на счетах бухгалтерского учета, или же о нем будут содержаться недостоверные сведения. В такой ситуации комиссия обязана записать объект основных средств в реестр, указав при этом все его характеристики и параметры, чтобы в последующем бухгалтер мог поставить объект на приход или же изменить недостоверную информацию.

Кроме того, инвентаризационная комиссия обязана составить дополнительную опись по тем объектам основных средств, которые не могут пригодиться к эксплуатации ввиду их испорченности и невозможности ремонта. В обязательном порядке в документе должен быть указан факт и причина непригодности имущества, к примеру, его порча вследствие стихийного бедствия или же полный износ.

Инвентаризация основных средств предполагает перепись всего имущества, числящегося на предприятии, причем вне зависимости от того, кому именно оно принадлежит на праве собственности. Иными словами, любые объекты и оборудование, будь они собственные, арендованные или находящиеся на ответственном хранении, в обязательном порядке должны быть указаны в описи с пометкой о форме собственности на них.

Типовые проводки инвентаризации основных средств

Результаты инвентаризации должны оформляться соответствующими бухгалтерскими проводками, различающимися в зависимости от ситуации:

• в ходе ревизии обнаружен излишек (ситуация встречается не слишком часто, но вполне может произойти на предприятии)

Дебет 01 Кредит 91/1 недвижимое имущество оприходовано в учете

• в ходе ревизии выявлена недостача или убыток, но виновник не найден

Дебет 02 Кредит 01 списаны амортизационные отчисления по недостающему объекту

Дебет 92/1 Кредит 94 недостача списана в счет внереализационных расходов

• в ходе ревизии выявлена недостача или убыток, и виновник найден

Дебет 02 Кредит 01 списаны амортизационные начисления по недостающему объекту

Дебет 94 Кредит 01 списана остаточная стоимость недвижимого имущества

Дебет 73 Кредит 94 недостача отнесена на счет установленного виновника

Дебет 50 Кредит 73 сумма недостачи погашена в кассу компании

Пример #2. Бухучет инвентаризации основных средств на предприятии

При инвентаризации основных средств в ООО “Искра” обнаружена недостача дорогостоящего компьютера. Он был приобретен 2 года назад по цене 120 000 руб., размер начисленных амортизационных отчислений – 20 000 руб. Сумма НДС, принятая к вычету, равна 24 000 руб. Ответственным за сохранность имущества был назначен исполнительный директор ООО “Искра”. В своих объяснениях он подтвердил, что виновен в недостаче и согласен возместить рыночную стоимость компьютера – 130 000 руб.

Бухгалтер на основании инвентаризационной описи и объяснений сотрудника обязан сделать следующие проводки:

5 распространенных вопросов про инвентаризацию на ООО

Вопрос №1. По какой стоимости поставить здание на учет – кадастровой или рыночной, если оно не было учтено ранее, и документы на него не сохранились?

Лучше всего такое здание оприходовать по рыночной стоимости, для чего следует провести мониторинг рынка среди подобных объектов и вывести среднюю стоимость. Также можно обратиться за помощью в строительную организацию или к независимой оценочной компании, которые проведут проверку технического состояния объекта и дадут экспертное заключение по стоимости, оформленное в законном виде.

Вопрос №2. Если имущество учитывается на забалансовых счетах, необходимо ли проводить его инвентаризацию и с какой периодичностью?

Объекты, отражаемые на забалансовых счетах, подвергаются проверке и инвентаризации. Периодичность и процесс осуществления указанного мероприятия аналогичны, как и для объектов основных средств, имеющихся на балансе предприятия.

Вопрос №3. Кто является ответственным за хранение технической документации на объекты основных средств, которая в последующем проверяется ревизионной рабочей комиссией?

Законодательством не установлено лицо, ответственное за хранение данной документации. На предприятии необходимо издать приказ, в котором будет отражен этот момент, то есть конкретно будет указано, кто именно несет ответственность за хранение технической документации.

Вопрос №4. Если на предприятии имеется несколько подразделений, находящихся в разных регионах, как провести инвентаризацию?

В данном случае на предприятии составляется график проведения инвентаризаций, и при этом создается одна ревизионная комиссия, которая выезжает на проверку согласно этому графику. Также можно создать комиссии в каждом подразделении, и тогда они могут приступить к проверке в один день, а результирующие инвентаризационные документы сдать в центральную бухгалтерию.

Вопрос №5. В ходе инвентаризации выявлена ошибка в наименовании объекта основных средств. Каким образом можно ее исправить?

Если выявлена ошибка в какой-либо характеристике объекта, ревизионная рабочая комиссия обязана внести в опись достоверные данные. На основании данного документа сотрудник бухгалтерии вносит изменения в инвентарную карточку и в автоматизированную систему бухучета.

Звонок в один клик

Инвентаризация – важный процесс, который позволяет контролировать остатки ТМЦ, основных средств, финансов на предприятии. Мы расскажем, какие виды инвентаризации бывают максимально подробно.

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация – один из методов оценки имеющегося имущества в бухучете, который представляет собой проверку ТМЦ, ОС, финансов на предприятии, их состояние. Процесс проведения представляет собой сравнение фактического наличия имущества с тем, что указано в документах. Другими словами, эта проверка является одним из самых действенных способов для контроля сохранности имеющегося в компании имущества.

При проведении инвентаризации очень важно помнить, что именно будут проверять. Так, при проверке будет проводиться учет:

• Финансовых активов.
• Готовой продукции.
• Производственных запасов.
• Нематериальных активов.
• Основных средств.
• Запасов денежных средств.
• Товаров и т.д.

Также нужно помнить про наличие резервов, кредитов, иных кредиторских задолженностей, которые относятся к финобязательствам и также требуют контроля и проверки.

Проведение инвентаризации регламентируется приказом минфина РФ № 49 от 1995 года, который утвердил сроки и правила проведения процедуры.

Цели инвентаризации – какие можно достичь?

Поскольку инвентаризация это проверка, она преследует такие цели, как:

• Сначала описывается все имеющееся в компании имущество, затем переписывается имущество, записанное в документах, что позволит выявить недостачу, если она есть.
• Проводится подсчет количества ресурсов организации по факту, использующиеся в производственной деятельности.
• Для выявления недостачи или излишком обязательно сверяется наличие всего имущества по факту с тем, сколько записано в учете.
• Проводится контроль, что очень важно, полноты отражение имущества в учете.
• Проверяющие контролируют правила хранения имущества, их эксплуатации, выполнения обязательств, взятых на себя руководством компании.
• Также инвентаризация позволяет проверить эксплуатацию матактивов, хранение ТМЦ, ценных бумаг, финансов и иного имущества организации.

Но главная цель – сравнение фактического имущества с тем, что описано в документах и правила эксплуатации.

Виды инвентаризации – какие бывают?

Классификация инвентаризация весьма обширна, потому в нашей статье мы рассмотри все ее виды в отдельности. Для начала следует изучить разделение проверки по методу проведения:

• Натуральная.
• Документальная.

Первая проверка – зрительное наблюдение и запись имеющегося имущества, его количество и состояние. На данном этапе проверяющие подсчитывают товар, взвешивают его и т.д. Документальная проверка подразумевает изучение имущественных прав, записанных в бухучете, соблюдение финансовых обязательств компании перед кредиторами и бюджетом, и т.д. также на данном этапе изучаются и сверяются имеющиеся в компании документы, которые подтверждают право владения ТМЦ, ОС и т.д.

Кроме того, выделяют такие виды, как:

• Полная, проводится по объему.
• Выборочная, сплошная. По методу проведения.
• Плановая, контрольная. По назначению.

Давайте более подробно рассмотрим все нюансы проверок в табличке.

Порядок проведения инвентаризации – шаг за шагом

Порядок и сроки проведения инвентаризации принимаются руководителем компании вместе с принятием учетной политики или отображается в отдельном приказе. Кроме сроков проведения полной инвентаризации в документ нужно отразить количество проведения проверок в году, перечень инвентаризируемого имущества и обязательств.

Кроме того, в организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, в состав которой входить руководитель или его заместитель, главбух или экономист, начальник проверяемого одела, представители общественности при необходимости. Если предстоит проверить большой объем работы, нужно создать несколько рабочих инвентаризационных комиссий, при этом в их состав должны быть включены опытные специалисты, которые хорошо знают правила проведения проверок, первичный учет, порядки формирования цен на товары и т.д.

Члены комиссии утверждаются руководителем – в случае отсутствия хотя бы одного человека, результаты проверки могут признать недействительными.

Кроме состава комиссии, в приказе о проведении инвентаризации нужно указать следующее:

• Причины проведения проверки.
• Перечень имущества и обязательств, которые следует проверить.
• Место проведения.
• Сроки сдачи документ в бухгалтерию.
• Сроки проведения инвентаризации.

Участники инвентаризационной комиссии:

• Проводят проверку ТМЦ и денежных средств.
• Вместе с представителями бухгалтерии разрабатывают предложения по зачету излишком и недостач, по списанию недостачи.
• Могут выносить вопросы, касающиеся хранения ТМЦ, улучшения их учета, контроля за хранением.

При этом созданные на предприятиях комиссии несут ответственность за:

• Своевременность проведения проверок в соответствии с приказами руководства.
• Полноту внесения записей, их точность при проведении инвентаризации.
• Правильность указания всей информации при проведении проверки, включая тип товара, сорт, марку оборудования и т.д.

При внесении заведомо ложных данных для сокрытия недостачи или наличия излишков, члены комиссии могут быть привлечены к ответственности.

Документальное оформление – как правильно делать?

После проведения инвентаризации материально-ответственное лицо отдела, где была проведена проверка, ставит подписи на двух экземплярах документов. Это подтверждает, что он ознакомлен с результатами инвентаризации, не имеет претензий к членам комиссии. Также ставят подписи и члены комиссии. Заполненные описи передаются в бухгалтерию, после чего специалисты составляют сличительную ведомость, где указывается расхождение между данными бухучета или фактическим наличием товаров.

После проведения инвентаризация данные передаются руководителю компании для ознакомления. При наличии излишков или недостачи именно руководитель компании принимает решение о взыскании с виновных лиц.

Кроме того, есть несколько нюансов документального оформления инвентаризации:

Сначала оформляются первичные документы.

• Вносить исправления можно только в том случае, если будет сноска об исправлении ответственных лиц.
• В документ не должно быть пустых граф, куда можно вписать ненужную информацию.
• Документы нужно скрепить и вложить в одну папку.
• Все страницы описи следует пронумеровать.

Недостача или излишки – что делать?

Документальное оформление недостачи либо излишков следует оформлять после инвентаризации. При этом вместе с документом, где перечислены недостачи или излишки, необходимо обязательно приложить все документы, которые требуются для фиксации товаров или средств в кассе.

К ним относят:

• Акты о проведенной инвентаризации.
• Журнал регистрации ТМЦ.

При списании нужно упираться на политику предприятия и нормы естественной убыли, правда, ее можно списать только после всех расчетов в бухгалтерии и проверки руководства. Также после этого будет известно, нужно ли проводить проверку на предприятии с целью выявления лиц, виновных в несоответствиях, обнаруженных при проверке.

Отвечает за недостачу руководитель компании, который должен определиться, что с ней делать – списать на расходы или взыскать сумму недостачи с виновных. Чаще всего мелкие недостачи списываются из кредита в дебет – это норма действует на основание статья 12 ФЗ «О бухгалтерском учете», если не найдены виновные. Урегулировав вопрос с недостачей, руководитель оформляет приказ и передает его в бухгалтерию.

В случае если комиссия выявила виновных в недостаче или излишках, то наказание, естественно, будут нести они. При этом руководитель предприятия вправе подать в суд для взыскания суммы ущерба.

Виновные будут возмещать ущерба в случае:

• Наличия доказательств их вины.
• Признания вины самим сотрудником. Тут нужно написать объяснительную, в которой следует указать причины.
• Вина была доказана инвентаризационной комиссией.
• Руководитель издал приказ о взыскании суммы ущерба из заработной платы сотрудников.

Но важно помнить и то, что в случае наказания сотрудника, который невиновен в нанесенном ущербе, он вправе обратиться в суд для защиты своих прав.

Вконтакте