Каждый работодатель стремится контролировать деятельность сотрудников, которые распоряжаются денежными средствами организации. Чтобы деньги не утекали бесконтрольно, руководство и сотрудники должны договориться, как в компании будет строиться работа с суммами, выдаваемыми под отчет. Для этого нужно разработать Положение и ознакомить с ним всех участников процесса. Подробная инструкция по разработке документа и готовый образец - в статье.
Зачем нужно положение о подотчете
Это внутренний документ организации, который регламентирует порядок расчетов с определенной категорией работников-подотчетников. Так называют сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают от работодателя денежные средства для осуществления расходов, связанных с деятельностью фирмы. Это могут быть административно-хозяйственные, представительские или командировочные расходы, главное - чтобы они носили целевой характер и были выданы с соблюдением определенной процедуры.
Положение позволяет максимально урегулировать эти правоотношения, обеспечить контроль движения денежных средств и удостовериться в их целевом использовании и правильном отражении в бухучете. Оно может быть оформлено и как приложение к учетной политике организации, и как самостоятельный локальный акт.
При разработке Положения стоит ориентироваться на следующие нормативно-правовые акты:
- Трудовой Кодекс РФ ;
- Указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
- Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- Приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н.
Образец Положения целиком можно скачать в конце статьи.
Этот локальный нормативно-правовой акт должен составляться с учетом специфики хозяйственной деятельности предприятия и помогать вести все расчеты с подотчетными лицами и избегать спорных ситуаций как с сотрудниками, так и с налоговыми органами. Во исполнение этих целей рекомендуется включить в Положение следующие пункты:
1. Общие положения. Здесь перечисляются основные понятия, встречающиеся в документе, указываются цели его создания и нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми он составлялся.
2. Порядок выдачи денежных средств. В этом разделе нужно подробно описать процедуру выдачи авансов, дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги и каким сотрудникам. Обычно список подотчетных лиц формируется отдельным приказом руководителя, но можно оформить его и в качестве приложения к Положению.
Также следует указать и общий максимальный срок подотчета - например, не более месяца. Конкретные сроки для определенных авансовых сумм следует прописывать в отдельном приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита.
Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм (наличие заявления сотрудника или приказа руководителя, отсутствие задолженностей по предыдущим авансам, непревышение лимитов, и т.п.).
3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов. На основании авансовых отчетов осуществляются контроль за движением денежных средств и подтверждение факта совершения хозяйственной операции. В Положении следует написать о том, что в течение трех дней сотрудник должен сдать в бухгалтерию отчет по форме АО-1, либо на бланке, разработанном на предприятии с учетом специфики его деятельности. Также рекомендуется прописать подробный перечень первичных документов, которые необходимо предоставить для подтверждения произведенных затрат.
Кроме того, в этом разделе следует подробно описать процедуру проверки бухгалтерией самого отчета и приложенных к нему документов, а также сроки рассмотрения.
Порядок выдачи денег под отчет
Шаг 1. Сотрудник пишет в произвольной форме заявление, указывая в нем:
- сумму аванса;
- срок выдачи;
- на какие цели будут потрачены деньги;
- дату составления.
Деньги могут быть выданы и на основе соответствующего приказа руководителя. Согласно Письму ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642 такой распорядительный документ составляется при каждой выдаче наличных денег и должен содержать следующие сведения:
- ФИО подотчетного лица;
- сумма аванса;
- срок, на который выдаются наличные деньги;
- подпись руководителя, дата и регистрационный номе документа.
Только при наличии заявления либо приказа организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Шаг 2. Проверка задолженности по предыдущим авансам. Ранее наличие задолженности было основанием для отказа в выдаче денежных средств, однако последняя редакция Указаний ЦБ такого требования не содержит. Поэтому данный этап носит исключительно рекомендательный характер и решается в каждой организации по-своему.
Шаг 3. Оформление выдачи. На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации оформляет расходный кассовый ордер в соответствии с правилами бухгалтерского учета, указав назначение аванса.
Стоит добавить, что подотчетные суммы не обязательно выдавать через кассу - можно сделать перевод на зарплатную карту сотрудника. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288, в котором пояснил, что денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников для оплаты:
- командировочных расходов;
- расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
- компенсации документально подтвержденных расходов.
Шаг 4. Авансовый отчет. Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении или приказе. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги в течение трех рабочих дней после этого срока (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), либо возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Важно! Если это правило будет нарушено, то налоговая служба начислит работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом (п. 8 Письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).
Также к авансовому отчету следует приложить документы, подтверждающие затраты: накладные, товарные чеки, акты, счета-фактуры и т.д.
Шаг 5. Проверка авансового отчета. Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает ее сотруднику. Затем он проверяет отчет и приложенные к нему первичные документы, которые должны содержать все необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а затем на утверждение руководителю.
С введением в 2012 году нового Положения о порядке ведения кассовых операций изменились (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П) и некоторые правила выдачи денежных средств работникам под отчет. Мы уже говорили о том, что наличие заявления от работника с визой руководителя обязательно и подробно разобрали содержание такого заявления ().
У бухгалтера теперь возникают и другие вопросы: а нужен ли приказ с перечнем подотчетных лиц, и где нужно прописывать порядок расчета с сотрудниками по выданным суммам и сроки предоставления авансового отчета? И нужно ли вам Положение о подотчете? Давайте искать ответы вместе.
Зачем нужно Положение о подотчете
Независимо от используемой системы налогообложения (общая, упрощенная, ЕНВД), каждый руководитель должен утвердить основные правила в расчетах с подотчетными лицами, которые будут действовать в организации. Что же должно найти отражение в этих правилах? На свое усмотрение руководитель может установить (п.4.4 Положения):
1. Перечень подотчетных лиц, которым разрешено получение денежных средств.
2. Сроки проверки авансовых отчетов от работников.
3. Сроки окончательного расчета с работниками.
Все это можно сделать в едином документе – Положении о расчетах с подотчетными лицами, которое утверждается приказом руководителя. Этот документ не является обязательным, однако наличие его в организации оправдано – это единый документ, в котором прописываются все правила расчетов с подотчетными лицами, действующие в организации. Работники знакомятся с ним под роспись, в результате меньше вопросов «А когда мне сдать отчет?» и опозданий с авансовыми отчетами.
Основные элементы Положения
Может включать следующие моменты.
1. Условия выдачи работнику денежных средств подотчет. Согласно Положению, работник может получить деньги при условии, что долг по предыдущему авансу погашен полностью. Обратите внимание: работник обязан не просто отчитаться по предыдущему авансу (сдать авансовый отчет), как было раньше, а именно полностью вернуть остаток предыдущего.
2. Наличие заявления. Работник для получения денежных средств под отчет пишет заявление, в котором указывает сумму денежных средств и цели выдачи. В течение, например, 2 дней руководитель рассматривает заявление и на нем указывает свое решение: сумму и срок выдачи, ставит подпись и дату.
3. Сроки выдачи после подписания заявления. Например, на основании заявления работник получает денежные средства в кассе по расходному кассовому ордеру в течение 3 рабочих дней. При этом работником предъявляется паспорт.
4. От чьего имени делаются покупки при выдаче денег на хозяйственные нужды. Можно установить, что покупки делаются работником от имени организации. Для этого работнику бухгалтерией выдается доверенность. Для покупок в розничном магазине доверенность не нужна.
Подтверждающие документы, которые необходимы для составления авансового отчета. На этот пункт обратите особое внимание работников, т.к. при отсутствии подтверждающих документов, признание расходов станет невозможным.
При приобретении товаров (услуг, работ) сотрудник должен получить от продавца бланк строгой отчетности или чек ККТ. В магазине розничной торговли выдается товарный чек. При покупке товаров в оптовой компании выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура и накладная. При заказе услуг также выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура, а вместо накладной – договор и акт выполненных работ (заказ-наряд).
5. Соблюдение лимита наличных расчетов между организациями, индивидуальными предпринимателями. По одному договору лимит расчетов составляет 100 000 руб.
6. Сроки предоставления работником авансового отчета. В Положении четко оговаривается, что работник обязан сдать авансовый отчет с оправдательными документами в течение 3 рабочих дней со дня истечения срока выдачи денег в подотчет или со дня выхода на работу. Обратите внимание работников на то, что за задержку отчета ему может быть начислен НДФЛ. По этой же причине стоит хотя бы раз в месяц проводить ревизию счета 71 на наличие просроченной задолженности
7. Сроки проверки авансового отчета бухгалтером, главным бухгалтером, сроки подписания авансового отчета директором в рабочих днях.
8. Сроки сдачи остатка неизрасходованного аванса в кассу после подписания авансового отчета или выхода на работу.
9. Разъяснение работникам, что в случае невозвращения остатка подотчетных сумм в установленный срок, он удерживается из их заработной платы. Для этого составляется приказ на удержание, и работник знакомится с ним. Порядок удержания также можно прописать в Приложении.
К Положению также целесообразно утвердить Приложения, например, образцы написания заявления на выдачу в подотчет, доверенности на получение наличных, образцы заполнения авансового отчета, список подотчетных лиц и др.
О том, как правильно написать заявление на выдачу денег в подотчет и как руководителю его завизировать, . Как правильно заполнить авансовый отчет, .
А в вашей организации разработано Положение о подотчете? Считаете ли вы такой документ удобным и необходимым в работе предприятия? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Расчеты с подотчетными лицами: изменения с 19.08.2017
С 19.08.2017 меняется порядок работы с подотчетными лицами при выдаче им наличных денег. Утвержденные изменения упрощают работу бухгалтеров. Как применять новый порядок расчетов на практике, какие вопросы возникают у бухгалтеров при работе с подотчетниками, расскажем в статье.
Соответствующие изменения внесены в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Как и прежде, в данном документе содержатся правила работы с подотчетными лицами при выдаче им наличных средств.
Изменения внесены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У .
Нововведения затрагивают порядок выдачи денег подотчетному лицу:
1. Для получения новой суммы сдавать предыдущий остаток необязательно.
2. Заявление на выдачу денег можно не писать.
Для получения новой суммы сдавать предыдущий остаток необязательно
Ранее порядок ведения кассовых операций содержал обязательное требование: подотчетное лицо имело право получить новый аванс только при условии возврата ранее выданных средств (абз. 3 пп. 6.3 п.6 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Теперь абзац с таким требованием полностью исключен из документа.
Компания может выдавать подотчетным лицам авансы, не дожидаясь полного погашения предыдущей задолженности.
Такой порядок удобен, если одному подотчетному лицу нужно выдать деньги на разные цели. Также может возникнуть ситуация, когда подотчетнику не хватает первоначально полученной суммы для осуществления покупки.
Например, 21.08.2017 завхозу компании выдали деньги для покупки инвентаря. Завхоз узнал стоимость и понял, что ему не хватает средств на приобретение инвентаря. На следующий день, 22.08.2017, кассир компании на законных основаниях может выдать завхозу недостающую сумму.
До 19.08.2017 в данной ситуации пришлось бы сначала вернуть полученные деньги, а затем получить нужную сумму. Также завхоз мог доплатить за инвентарь из своих личных средств, а после утверждения авансового отчета ему бы выдали перерасход.
Заявление на выдачу денег можно не писать
Чтобы получить деньги в подотчет, работник обычно пишет заявление. Далее руководитель ставит разрешающую визу на заявлении или издает соответствующий приказ. Только после этого кассир выдает деньги.
До 19.08.2017 заявление на выдачу средств было обязательным документом. Сейчас деньги можно выдать без заявления на основании распорядительного документа руководителя организации или ИП. Таким образом ЦБ РФ скорректировал первый абзац пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).
Если руководитель примет решение выдавать деньги сотрудникам без заявления, такой порядок лучше закрепить в локальном нормативном акте.
Чеки старого образца можно принять
С введением онлайн-касс у бухгалтеров постоянно возникают различные вопросы. Многих волнует вопрос, можно ли принять к учету от подотчетного лица кассовые чеки старого образца, пробитые не на онлайн-кассе.
Обратите внимание, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
В графе «Покупатель» написано «Частное лицо»
Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?
В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные.
Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 ст. НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.
Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты).
"Медтехника-1"
1. Общие положения
- Товарный чек (или счет-фактура с накладной)
· если в кассовом чеке отдельной строкой выделен НДС, вместо товарного чека предоставляется счет-фактура с накладной.
· если вместо товарного чека есть счет-фактура с выделенным НДС, а в кассовом чеке НДС не выделен – должна прилагаться квитанция к приходному ордеру с выделенным отдельной строкой суммой НДС.
После приобретения подотчетное лицо должно передать ТМЦ на склад для оприходования.
Если материалы были сразу израсходованы (например, канцтовары в небольшом количестве, бланки), то после оприходования их на склад подотчетное лицо должно расписаться в требовании на складе предприятия.
3. Командировочные расходы, оформление, списание, документы
Командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Направление работников в командировку производится руководителем ОАО, оформляется командировочным удостоверением и служебным заданием на командировку, установленным определенными формами. По усмотрению руководителя предприятия направление работника в командировку, может оформляться приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник может возвращаться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о том, может ли работник возвращаться к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель ОАО, в соответствии с графиком поездок, дальности поездки и условий транспортного сообщения.
При командировании бригад, выполняющих работы по электрозамерам, поверке средств измерений, обслуживание систем медгазоснабжения необходимо учитывать графики поездок и задания на месяц. Суточные не выплачиваются, если эти бригады направляются в командировку на расстояние от Санкт-Петербурга до 60 км.
Приказом по фиксированное количество дней для бригад, осуществляющих техническое обслуживание ЛПУ согласно договоров.
Для направления в командировку оформляется задание. Задание оформляет начальник отдела или структурного подразделения. Командировочное удостоверение оформляется в том структурном подразделении, откуда командирован сотрудник и подписывается генеральным директором или главным инженером. Время убытия и прибытия из командировки оформляется начальником структурного подразделения (ст. мастером, начальником метрологической службы).
Командировочные удостоверения оформляются печатью для хозяйственной деятельности ОАО.
Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметка о дне прибытия и выбытия делается в каждом пункте.
Командированному работнику может выдаваться аванс на командировочные расходы. Командированному работнику возмещаются следующие расходы, связанные с его пребыванием в командировке:
Суточные за время пребывания в командировке, в том числе и за время нахождения в пути устанавливаются:
· с 01.01.2009г. в размере 100 рублей по территории Ленинградской области ;
· с 01.04.2009 – 300 рублей,
· при направлении в командировку за пределы г. СПб и ЛО индивидуально, согласно приказа на направление в командировку.
- расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т. ч. и плата за пользование постельными принадлежностями;
- сборы за услуги аэропортов, вокзалов;
- различные страховые и комиссионные сборы;
- расходы по провозу багажа.
- расходы по найму жилого помещения
Остальные виды перечисленных выше расходов возмещаются в полном объеме согласно документам, подтверждающим оплату этих расходов. Все сверхнормативные или неподтвержденные суммы, выплачиваемые работнику в возмещение командировочных расходов, подлежат немедленному включению в его совокупный доход и обложению НДФЛ в установленном законом порядке.
Согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в РФ лица, получившие деньги в подотчет обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Главный бухгалтер
Утверждено приказом руководителя
Положение о расчетах с подотчетными лицами
1. Общие положения
1.1. Данное Положение разработано для установления и применения в организации единого порядка по расчетам с подотчетными лицами, который позволит в полной мере контролировать движение выданных подотчет авансов , их целевое использование, а также правильно отражать в бухгалтерском учете хозяйственные операции, связанные с подотчетными суммами.
· Трудовой кодекс Российской Федерации.
1.3. Денежные средства, выдаваемые работникам на административно-хозяйственные, представительские, командировочные расходы, а также расходы, связанные с непосредственной деятельностью организации, называются подотчетными суммами.
1.4. Работники, получающие подотчетные суммы, являются подотчетными лицами.
· наименование должностей ответственных лиц и их подписи.
4.6. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в первичных документах, несут лица, составлявшие и подписавшие эти документы.
4.7. Полученный авансовый отчет проверяется бухгалтером по содержанию, по цели использования, по итоговой сумме в течение 3 дней, затем подписывается главным бухгалтером в течение 2 дней и утверждается директором за 2 дня.
4.8. После утверждения авансовый отчет принимается к исполнению: перерасход по подотчетным суммам выдается подотчетному лицу в течение 3 дней, остаток вносится работником в течение 5 дней.
4.9. Если задолженность по подотчетным суммам вовремя не возвращается на предприятие, то в течение месяца принимается решение руководства об удержании долгаиз заработной платы работника и издается приказ.
4.10. В случае, когда подотчетные средства не были потрачены на указанные цели, работник в течение 3 дней после окончания срока аванса обязан вернуть полученный подотчет в полной сумме в кассу предприятия.
4.11. Аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц с указанием фамилии, инициалов, сумм выдачи, произведенного расхода, возврата остатка или получения перерасхода.
4.12. Затраты, произведенные не по назначению, могут быть возмещены, по решению руководства, из чистой прибыли с оплатой всех необходимых налогов.
