Еще в октябре прошлого года ФНС России разработала и представила на публику универсальный передаточный документ (далее – УПД) (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ " ", далее – письмо о применении УПД).
Его форма содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. Таким образом, организация может применять его либо для расчетов с бюджетом по НДС и подтверждать расходы, либо только как первичный учетный документ.
Казалось бы, его использование способно снизить документооборот в разы, но не все организации и ИП спешат применять УПД. И дело здесь может быть как в финансовых вопросах, ведь внесение нового бланка в автоматизированные системы документооборота требует и времени, и денег, так и в налоговых – существует опасение, что могут возникнуть сложности при подтверждении расходов и заявлении вычета по НДС.
Попытаемся разобраться, напрасны ли опасения налогоплательщиков.
Что представляет собой УПД, и для чего он нужен
Название этого документа говорит само за себя – он объединяет в себе сразу две важные бумаги: счет-фактуру и первичный учетный документ, оформляющий ту или иную операцию.Однако в основу УПД положена все же форма счета-фактуры, которая дополнена необходимыми реквизитами. Это сделано потому, что данную форму налогоплательщик не имеет право разработать сам () в отличие от форм накладных или актов приемки-передачи выполненных работ. Напомним, что с 2013 года организации и ИП получили право составлять свои формы первичных документов, а обязанность использовать унифицированные была отменена (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ " "; далее – закон о бухучете).
Стоит отметить, что форма УПД, предложенная ФНС России, носит рекомендательный характер. Налогоплательщик, как и раньше, может продолжать использовать:
- форму счета-фактуры, установленную постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 " " (далее – Постановление № 1137);
- формы первичных документов, разработанных самостоятельно и содержащих все реквизиты в соответствии с .
И, наоборот, применение УПД не лишает возможности:
- учитывать оформленный факт в целях бухгалтерского учета;
- использовать право на вычет по НДС;
- подтверждать затраты в целях налога на прибыль и других налогов.
Однако если с подтверждением расходов все просто: не содержит конкретного перечня документов их подтверждающих, то есть УПД гармонично вписывается в налоговый учет, то насчет вычетов по НДС многие налогоплательщики боятся, что могут возникнуть проблемы.
Вторая же часть УПД состоит из 12 строк (строки 8-19).
В строке 8 "Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)" указывается информация, которая позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки. То есть прописываются реквизиты договора, соглашения, поручения и т. п. Обязательный реквизит.
В строке 9 "Данные о транспортировке и грузе" следует прописывать реквизиты транспортных документов, поручений экспедиторам, складских расписок и прочие уточняющие сведения о перевозке. Также эта строка может содержать информацию о грузе: количестве, массе нетто/брутто, комплектации и т.д.
В строках 10 и 15 вписываются должности, ФИО и подписи лиц, соответственно передавших и получивших товары (работы, услуги, имущественные права). Если передает товар то же лицо, которое является уполномоченными за подписание счета-фактуры, то в строке 10 подпись можно не ставить, а только указать ФИО и должность.
В строках 11 и 16 заполняются даты соответственно отгрузки (передачи) и получения товаров (работ, услуг, имущественных прав). Дата в строке 16 не может быть раньше даты в строке 11 , а та в свою очередь может быть или равной, или позднее даты составления УПД. Оба показателя обязательными не являются, однако налоговики рекомендуют заполнять их даже в случае совпадения с датой составления документа. Это позволит избежать несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.
Строка 12 предназначена для того, чтобы вносить иные сведения об отгрузке. Например, данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. В свою очередь в строке 17 "Иные сведения о получении/приемке" указывается информация о наличии/отсутствии претензий или также данные о документах, оформленных покупателем и являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.
В строках 13 и 18 отражается информация о лицах, ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Оба реквизита являются обязательными. Обратите внимание, что такими лицами могут быть и ответственные за передачу (получение) груза (строки 10 и 15 ), а также руководитель организации или главный бухгалтер. В случае если именно эти лица являются ответственными за правильность оформления сделки, то в строках 13 и 18 указываются их должности и ФИО без проставления подписей.
Поскольку форма УПД может быть дополнена и другими строками, то в случае необходимости (например, если в организации за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц) нужно будет ввести дополнительную строку 13а или 18а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.
Строки 14 и 19 могут использоваться для внесения наименований и иных реквизитов, определяющих экономических субъектов, составивших УПД со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть указаны сведения о лице, ведущем бухучет на основании договора или информация о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар (работы, услуги), приобретенные у продавца от своего имени. Оба реквизита являются обязательными, однако если на документе будут проставлены печати, имеющие в своем составе полное наименование сторон сделки, то эти строки можно не заполнять. Что касается самой печати, то она может и не проставляться, но только если заполнены все обязательные реквизиты первичного документа ().
3 причины использовать УПД
С точки зрения налогового документооборота использовать УПД, безусловно, выгодно. Во-первых, снижается количество документов, которыми обмениваются контрагенты. Во-вторых, уменьшается объем бумаг, предоставляемых в налоговые органы. Следовательно, происходит экономия финансов налогоплательщика на обмен (передачу), хранение и учет этих первичных документов.
Кроме того, снижаются и трудозатраты, ведь сокращается время, потраченное на заполнение документов, поскольку указать реквизиты один раз в УПД легче, чем два раза: и в счет-фактуре, и в первичном учетном документе.
Да, ко всему новому достаточно сложно привыкнуть, но форма УПД не ноу-хау – практически все реквизиты знакомы налогоплательщику не понаслышке. Тем более в письме о применении УПД ФНС России разъяснила порядок их заполнения. Таким образом, проблем с привыканием быть не должно.
И как уже говорилось, не нужно бояться, что УПД не примут для подтверждения расходов или вычетов по НДС. Если все заполнено правильно и все реквизиты на месте, то проблем с налоговыми органами не возникнет. В подтверждение этому есть письма контролирующих органов.
А что касается НДС, то в письме об УПД прямо прописано, что если в реквизите "Статус" проставлено значение "1" и все необходимые для счета-фактуры реквизиты заполнены правильно, то проблем с вычетом по НДС возникнуть не должно.
Таким образом, если налогоплательщик правильно заполнит УПД, то он не только избежит претензий налоговых органов, но и сэкономит на учете, хранении и передаче первичных документов.
Используйте вместо счета-фактуры и передаточных документов при отгрузке товаров, сдаче работ и услуг универсальный передаточный документ (УПД)? С 1 октября 2017 года форма его заполнения изменилась. Чтобы не допустить ошибок при оформлении УПД, бесплатно скачайте наши бланки и образцы или используйте автоматический сервис КУБ - всего за пару минут вы получите документ со всеми необходимыми реквизитами, готовый к отправке контрагенту.
Что такое универсальный передаточный документ? Назначение и форма заполнения УПД
Универсальный передаточный документ - это документ, который выставляется при передаче услуг, работ, имущественных прав или отгрузке товара и объединяет счет-фактуру и передаточные документы (акты, товарные накладные и т. д.). Форма УПД разработана ФНС России (Приложение 1 к Письму ФНС от 21.10.2013г. № ММВ-20-3/96). В документе присутствует три вида реквизитов:
реквизиты универсального передаточного документа;
реквизиты первичного учетного документа;
реквизиты счета-фактуры.
УПД не является обязательным документом. Организации и предприниматели вправе использовать его или придерживаться, привычных правил оформления первичной документации и выписывать счета-фактуры и передаточные документы по отдельности. Применение универсального передаточного документа упрощает и ускоряет процесс первичного документооборота, налогового и бухгалтерского учета, снижает риск ошибок, ведь вместо двух документов оформляется только один.
Варианты использования УПД
Существует два варианта применения УПД:
вместо счета-фактуры и передаточных документов. В этом случае при передаче товаров, услуг или работ оформляется только универсальный передаточный документ. Он используется и для расчетов по налогу на добавленную стоимость, и для признания расходов при налогообложении прибыли. Документу присваивается статус 1, он должен оформляться в бумажном и, при необходимости, электронном виде.
вместо передаточных документов. В этом случае УПД используется только для признания расходов, счет-фактура выписывается отдельно. Документу присваивается статус 2, его допускается оформлять только в электронном виде.
Бланк УПД с 01.10.2017 года: что изменилось?
Согласно Постановлению Правительства РФ № 625 от 25.05.2017 года, с 1 июля 2017 года в России используется новая форма счета-фактуры - в ней появилась строка для идентификатора государственного контракта. Новый формат заполнения счета-фактуры приведен в Приказе от 24.03.2016г. № ММВ-7-15/155.
Так как универсальный передаточный документ включает реквизиты счета-фактуры, его бланк тоже претерпел изменения - в нем появилась графа 8 для указания идентификатора государственного контракта. Она заполняется в том случае, если организации или предприниматель выполняют работы или поставляют товары по государственному заказу. В остальных случаях в графе ставится прочерк.
ВНИМАНИЕ! Если вы или ваши контрагенты продолжаете использовать старые бланки счета-фактуры и универсального передаточного документа после 01.10.2017 года, вы рискуете не получить вычеты по НДС. Налоговые инспекторы не примут предоставленные вами документы.
Предлагаем бесплатно скачать образец заполнения и новый бланк универсального передаточного документа от 01.10.2017 года.
Правила заполнения бланка универсального передаточного документа
Большая часть бланка УПД совпадает с бланками счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ. Но заполнение некоторых полей формы, относящихся к реквизитам непосредственно универсального передаточного документа, может вызвать затруднения. Воспользуйтесь нашими рекомендациями:
Дата в УПД. В универсальном передаточном документе указываются три даты: дата оформления документа (строка 1), дата совершения акта хозяйственной деятельности (строка 11) и дата получения товаров или приемки работ/услуг (строка 16).
Статус УПД. Если универсальный передаточный документ выполняет функции счета-фактуры, то ставится статус 1. При этом должны быть заполнены строка 7, графы 6, 7, 10, 10а, 11. Если УПД выполняет функции только товарной накладной или акта, то в нем проставляется статус 2, а указанные строки и графы не заполняются.
Номер УПД. Универсальные передаточные документы со статусом 1 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией счетов-фактур. Универсальные передаточные документы со статусом 2 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией первичной документации.
Подписи в УПД. В верхней части универсального передаточного документа, соответствующей счету-фактуре, ставят подписи руководитель предприятия (или индивидуальный предприниматель) и главный бухгалтер. В нижней части бланка, соответствующей акту или товарной накладной, ставятся подписи лиц, ответственных за отгрузку товара/передачу услуг, за получение товара /услуг, за оформление фактов хозяйственной жизни продавца и покупателя.
Как заполнить УПД в сервисе КУБ?
Чтобы свести к минимуму риск ошибок при оформлении универсального передаточного документа по новой форме и упростить этот процесс, воспользуйтесь бесплатным многофункциональным сервисом КУБ. Автоматическое формирование УПД в нем займет всего несколько минут. Вам потребуется:
внести данные о контрагентах и сделке в соответствующие поля формы;
проверить правильность информации;
Начните пользоваться сервисом КУБ и заполняйте универсальные передаточные документы по форме 2017 года в автоматическом режиме, систематизировано храните документы в личном кабинете и отправляйте контрагентам в один клик! Зарегистрируйтесь прямо сейчас и получите бесплатный доступ ко всем функциям системы на 14 дней.
БЫСТРО И КАЧЕСТВЕННО
Отправка счетов на e-mail ваших клиентов.Статус счета всегда подскажет вам оплачен он или просрочен.
Небольшой вступительный текст о счете на оплату. Выставление счетов с логотипом, печатью и подписью.
Отправка счетов на e-mail ваших клиентов. Статус счета всегда подскажет вам оплачен он или
просрочен.
Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.
узнайте больше про куб сейчас
Автоматизация
выставления счета
Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН
Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу
Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета
Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета
Выгоды
Подготовка счета за 20 секунд
Отсутствие ошибок в счетах
Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес
Увеличение скорости оплаты счетов
Автоматизация
отправки счета
Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет
Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет
Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании
Отправка счета на e-mail покупателя
Выгоды
Отправка счета в 2 клика
Красивые и профессиональные счета
Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона
Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой
почему куб удобнее
Удобное выставление счетов онлайн
Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю
Контроль задолженности по каждому покупателю
Упорядоченное хранение всех ваших документов
Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера
Передумали заморачиваться со скачкой шаблонов документов онлайн?
С сервисом КУБ вы можете сэкономить 29 минут на выставление документов без единой ошибки, и это далеко не всё. Получите КУБ - онлайн сервис по автоматизации выставления счетов и других документов.
Первичные документы
- Универсальный передаточный документ – новая форма УПД 2018 года и образец заполнения
Счет-фактура — это документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Заполняется по определенному стандартному образцу, утвержденному Постановлением Правительства в 2011 году (№ 1137) . Что же это и в чем разница?
Выставляется продавцом и предпринимателем, когда предстоит отгрузка товара или оказываются определенные услуги. Покупатель обязательно ставится в известность, чтобы не иметь проблем с налоговиками. Существует стандартный, корректирующий и авансовый тип фактуры, заполняемой при внесении предоплаты .
УПД — это универсальный передаточный документ, заменяющий накладную и счет-фактуру. Документ создавался совместными усилиями бухгалтеров и специалистов разного профиля, стал внедряться вместе с законом об учете.
Совмещает счет-фактуру, взятую за основу, вместе с транспортными (товарными) накладными, передачей и приемом бумаг, подтверждающими проведение работ.
ВАЖНО. Внесение дополнительных разделов в УПД позволяет изменять размер ячеек и вписывать новые строки, но не удалять утвержденные пункты в фактуре.
Чем отличаются?
Несмотря на внешнюю схожесть двух форм, между бумагами существуют определенные важные отличия. Особенности счет-фактуры:
- Подтверждает заключение контракта о продаже и покупке. Обязательно включается НДС.
- После проведения операции, грузоотправитель и получатель вносят запись в журнал закупок. В результате, предоставляется налоговая льгота (ст.172 НК). Вычет экономит немалые суммы, особенно при оптовых закупках.
- Документ заполняется от руки и в электронном виде с соблюдением основных требований (ст.169 НК). В случае внезапных изменений в стоимости составляется корректировочный счет.
Особенности УПД:
- Совмещает в себе первичные документы, такие как накладная и счет-фактура. Для это включены дополнительные необходимые реквизиты (№ 402-ФЗ).
- При правильном заполнении послужит основанием для вычетов по сборам на прибыль и добавочную стоимость.
- Разновидности УПД дают возможность совмещать или вносить дополнения. Неизменными остаются графы, отделенные черными линиями.
Пока не присвоен код, УПД в электронном виде не может быть отправлен в налоговую . В 2017 году в счет-фактуру внесли поправки и было разрешено самостоятельно добавлять в упрощенный документ графы идентификатора договора, кода вида товаров и подписи лица, заверяющего счет за индивидуального предпринимателя.
Можно ли использовать эти два документа одновременно?
Можно ли применять и УПД и счет-фактуры? В рекомендациях ФНС России не запрещает применение УПД совместно для отражения в бухгалтерском и налоговом учете фактов хозяйственной жизни.
При этом использование УПД не ограничивает права организации использовать иные формы первичных учетных документов.
Возможности УПД привлекли многие компании и организации . Для налоговиков не имеет принципиального значения какая форма была использована, если при оформлении не были допущены грубые ошибки.
Проблема чаще возникает с партнерами и клиентами, которые предпочитают использовать товарные накладные, акты и счет-фактуры. Особенно это затрагивает бюджетные организации.
Применение двух форм совместно-вполне оправдано. Только для этого руководителю в компаниях негосударственного сектора необходимо по предложению бухгалтера утвердить УПД и включить в него все необходимые реквизиты. При этом следует в обязательном порядке поставить в известность второго участника договора, особенно когда дело касается иностранного контрагента.
ВАЖНО. Для исключения споров следует заранее в контракт вписать пункт, где будут указаны формы первичных документов в рамках проведения конкретной сделки.
УПД вместо
Утверждение УПД позволит проводить ряд различных операций без дублирования и за более короткий срок. Что становится проще с УПД:
- Проводить отгрузку любых товаров, как с транспортировкой, так и без нее. Возмещение транспортных расходов в этом случае не приносит дохода поставщику и ложится на перевозчика.
- Оказывать всевозможные услуги, при наличии соответствующей лицензии.
- Передавать права (имущественные), результаты после выполнения услуг и работ.
- Заниматься отправкой контрагентам, комитентам и комиссионерам.
Многое зависит от условий договора, УПД предстает как первичная бумага или совмещенная, поскольку фактура всегда включена.
Нужно не забыть указать один параметр. Вписанная единичка говорит о том, что произошло совмещение первички и счета. Двойка свидетельствует о применении первичных документов для отправки и составления акта передачи.
Наиболее выгодно использовать УПД предпринимателям, перешедшим на ЕНВД и УСН , так как этого вполне достаточно для отчетности и нет необходимости рассчитывать и уплачивать налог на добавленную стоимость.
В каком случае не заменит?
Однако возникают ситуация, когда универсальный документ не сможет стать полноценной заменой действующей счет-фактуре. Подобное происходит при:
- Корректировке показателей, когда отгрузка товара произошла, но изменилась их стоимость в силу разных причин. Если выписывалась накладная, то достаточно подготовить документ с указанием разницы стоимости и заполнить корректировочный бланк.
- Применении аванса, когда получатель предоплаты выставит счет и не потребуется подготовить выписку из банка и платежное поручение.
- Необходимости внести коррективы в подготовленную бумагу. Составляется другая фактура (при неизменном номере и дате), только в специальной графе (1а) обозначается внесение откорректированных сведений. Промахи в накладной исправляются проще, нужно зачеркнуть сумму и написать правильную, а также указать число исправления и поставить подпись предпринимателя.
Нельзя сбрасывать со счетов риски, связанные с передаточным документом. Допущенные ошибки при оформлении, особенно при использовании первичной формы, приведут к материальным потерям . После сдачи отчетности не удастся получить имущественный вычет по НДС, возникнут дополнительные затраты из-за налога на прибыль.
Использование УПД носит пока необязательный характер, хотя к разработке формы подключались опытные бухгалтера и специалисты налоговой службы, которые провели широкие дискуссии на форуме официального портала.
С одной стороны, удается избавиться от заполнения многочисленных дублирующих накладных и актов. С другой, пока не появилась возможность передачи данных в электронном виде непосредственно налоговикам и возникают ситуации, когда применение становится нецелесообразным.
Заключение
Счет-фактуру никто не отменял, она по-прежнему востребована и дает полное представление о сделках купли и продажи. Важным условием считается уведомление сторон о том, что при проведении сделки будет использована именно эта форма, выписана накладная вместе с фактурой.
Предпринимателю и руководителю следует позаботиться о том, чтобы включить УПД в бухгалтерский учет, получая все преимущества от простой и модернизированной формы совмещения.
Чтобы упростить документооборот, компания может перейти на использование универсальных передаточных документов (УПД). УПД содержат все необходимые реквизиты для счета-фактуры и первичных документов, используемых для оформления хозяйственных операций. Таким образом, универсальный передаточный документ заменяет акт выполненных работ, акт оказания услуг, накладные, счет-фактуру и т.д.
Как оформлять УПД вместо акта выполненных работ?
УПД может оформляться по официальной форме, которую подготовила ФНС России. Эта форма не является обязательной для применения, и при желании ее можно доработать и включить в нее дополнительные элементы либо исключить ненужные. Фактически официальная форма, разработанная налоговиками, — это расширенная версия счета-фактуры.
Основная часть УПД включает непосредственно форму счета-фактуры. Она выделена черной рамкой и не подлежит изменению. Это вытекает из п. 9 Приложения N 1 Постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137 и дополнительно подтверждено ФНС России в Письме от 23.12.2015 № ЕД-4-15/22619 , согласно которым форма счета-фактуры должна быть сохранена.
Кроме этого, в официальную форму включены реквизиты, необходимые для правильного оформления первичного документа в соответствии со ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ о бухгалтерском учете, в том числе сведения о передаче/приемке товара, услуг, результатов работ; лице, ответственном за оформление операции.
Для того чтобы перейти на использование УПД, компании нужно совершить ряд действий. Во-первых, так как УПД является разновидностью первичного документа, его форму должен утвердить руководитель компании. Кроме того, возможность применения УПД нужно указать в учетной политике компании.
Во-вторых, нужно согласовать применение УПД с контрагентами компании. Нередко формы документов о приемке, документов, используемых для осуществления расчетов, прописываются в договорах. Если в договорах компании указаны акты и счета-фактуры, то, чтобы применять универсальный передаточный документ вместо акта выполненных работ, нужно будет подписать дополнительное соглашение с контрагентом и предусмотреть в нем соответствующие условия.
Варианты использования УПД
Компания может применять УПД вместо акта выполненных работ в 2-х вариантах:
- В качестве замены акта и счета-фактуры.
- Только как замену акта.
В первом варианте передаточный документ выступает в роли обоих документов сразу. Согласно рекомендациям ФНС он имеет статус «1», который проставляется в специально предназначенном для этого поле. Соответственно, при его оформлении заполняются все обязательные графы и строки и для первичного документа, и для счета-фактуры. В таком случае правильно заполненный УПД может быть использован для получения вычета по НДС.
Во втором варианте использования УПД заменяет акт выполненных работ, но счет-фактура выставляется отдельно. В поле для указания статуса проставляется значение «2». В этом случае для того, чтобы УПД был признан в качестве оправдательного документа, в нем должны быть заполнены все обязательные для первичных документов реквизиты, в том числе и часть реквизитов из граф и строк для счета-фактуры. Однако все эти поля заполнять не требуется, так как счет-фактура будет выставляться отдельно.
Общие рекомендации по заполнению УПД с указаниями, какие поля подлежат заполнению, приведены в приложении к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 , которым утверждена официальная форма УПД.
Актуально на 3 квартал 2016 года
Универсальный передаточный документ
1.12.37 Что такое универсальный передаточный документ. При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). Начиная с 1 января 2013 года без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).
Рекомендуемая форма универсального передаточного документа отвечает требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в . Это письмо размещено на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами». Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно добавлять столбцы или вносить дополнительную информацию ().
1.12.38 Что заменяет собой универсальный передаточный документ. УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:
Товарной накладной;
Товарного раздела товарно-транспортной накладной;
Накладной на отпуск материалов на сторону;
Акта о приеме-передаче объекта основных средств.
Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы , и , и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.
По своему статусу УПД приравнивается к первичному учетному документу. Это относится и к упрощенщикам. Такие выводы чиновники сделали в . Данное письмо размещено на сайте nalog.ru и является обязательным для инспекторов.
1.12.39 Назначение УПД. Назначение УПД зависит от статуса, присвоенного этому документу, - 1 или 2. УПД составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и статус документа.
Статус 1 означает, что УПД можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для вычета НДС, то есть как счет-фактуру.
Статус 2 означает, что УПД решили применять только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. В этом случае продавцу придется составить отдельный счет-фактуру.
Впрочем, сам по себе статус документа носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в УПД заполнены. Если, к примеру, в нем пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет заявить к вычету НДС по такому УПД. Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом счета-фактуры (). Без него счет-фактура считается заполненным неправильно, и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.
1.12.40 Кто может использовать УПД. Форму УПД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы или использующие освобождение по Налогового кодекса РФ. Они могут применять УПД в качестве первичного учетного документа. При этом им не нужно заполнять:
Графу 7 «Налоговая ставка»;
Графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».
1.12.41 Для каких операций можно применять УПД. С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.
Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняют:
На отгрузку одной партии продукции можно оформить товарную накладную, а на другую в рамках того же договора - УПД. И это не помешает заявлять вычет НДС и учитывать стоимость товаров в расходах. К такому позитивному выводу пришли сотрудники ФНС России в .
Форма УПД - рекомендательная. Поэтому можно выдавать и его, и накладные, в том числе в рамках одного договора. Более того, этот УПД приравнивается одновременно и к первичке, и к счету-фактуре. А значит, дает право учитывать расходы при определении базы по налогу на прибыль и заявлять вычет по НДС. Конечно, при условии, что все обязательные реквизиты верно заполнены и в статусе УПД стоит 1.
Но чтобы исключить хаос в документообороте, закрепите такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договоре с контрагентом. Это также заранее исключит вопрос налоговиков: почему по одному договору у вас разные формы первички? Но даже если у вас не будет оговорки о смешанном способе оформления отгрузок, инспекторы не вправе снять вычеты и расходы.
1.12.42 Заполнение УПД. Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов () и для счета-фактуры ().
Если же компания использует форму УПД только как первичный документ, то есть ставит в нем статус 2, заполнять все реквизиты необязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:
Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять «Наименование экономического субъекта - составителя документа (в том числе комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) - «Наименование экономического субъекта - составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.
С 7 апреля 2015 года ООО и АО получили право работать без круглой печати (). Нужно проверить, предусмотрена ли в уставе формулировка об использовании печати. Ведь в законе сказано, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе компании ( , ).
Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, нужно заполнять по правилам, установленным для оформления этих документов.
1.12.43 Дата составления УПД. В форме УПД могут быть зафиксированы три даты:
1.12.45 Регистрация УПД у покупателя. УПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, покупатель (заказчик) должен в хронологическом порядке регистрировать в книге покупок.
УПД, в которых не заполнены обязательные реквизиты счета-фактуры, в книге покупок регистрировать нельзя.
В книге покупок УПД регистрируют в том квартале, в котором у организации появилось право на вычет НДС. В графе 2 «Дата и номер счета-фактуры продавца» книги покупок указывают дату, приведенную в «Счет-фактура». А в графе 4 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав» отражают дату, приведенную в «Дата получения (приемки)». Об этом сказано в к .
1.12.46 Подтверждение доходов продавца. Статус УПД (1 или 2) не влияет на налоговый учет доходов и расходов, то есть его нужно вести в общем порядке. Если право собственности на груз переходит в момент его передачи покупателю или перевозчику, то выручку признают на дату оформления отпуска груза. То есть либо на дату, указанную в «Счет-фактура», либо на более позднюю дату, указанную в «Дата отгрузки, передачи (сдачи)».
Если право собственности на груз переходит в момент его вручения покупателю, то выручку признают на дату оформления получения груза. То есть на дату, указанную в строке 16 «Дата получения (приемки)».
При реализации результатов работ, услуг или имущественных прав датой признания выручки считается дата оформления обеими сторонами факта приемки-передачи. То есть наиболее поздняя из дат, указанных в строках «Счет-фактура», «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» или «Дата получения (приемки)».
Если помимо УПД при реализации товаров (работ, услуг) стороны составляли другие документы (например, акты, товарные чеки, отчеты и т. п.), то признать выручку нужно на дату того документа, который оформили раньше. Такие разъяснения содержатся в к .
1.12.47 Подтверждение расходов покупателя. Ресурсы, полученные по УПД, нужно отразить в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ. В зависимости от того, каким критериям они соответствуют.
Расходы, связанные с приобретением этих ресурсов, учитывают по общим правилам. Дата признания расходов, подтвержденных УПД, не может быть раньше той, что значится в «Дата получения (приемки)». Об этом сказано в к .
1.12.48 Как компании на упрощенке регистрировать УПД в книге учета доходов и расходов. Поставщик вместо накладной и счета-фактуры вправе выставить компании на упрощенке универсальный передаточный документ (УПД). ФНС России подтвердила, что затраты, оформленные УПД, можно учесть при формировании налоговой базы (). Естественно, если компания платит налог с разницы между доходами и расходами. При этом предусмотрен отдельный учет материальных затрат (), стоимости покупных товаров, предназначенных для реализации (), и сумм НДС (). В связи с этим в графе 5
