Главная » Мошенничество

Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов. Срок хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 , и его действие распространяется на организации любой формы собственности.

Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета установлен также в пункте 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" . В ней говорится, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз.4 п.1.4 перечня , утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558). Например, если документ составлен в 2015 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2016 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж , а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4 , пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 .

Второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию.

В законах об акционерных обществах и об ООО также есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст.89 Закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ , ст.50 Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п.2 ст.12 Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ).

А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс , которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 .

В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.

Информация о сроках хранения наиболее распространенных видов документов представлена в таблице.

Сроки хранения , установленные в Перечне , исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года (п.1.4 Перечня). Исключение из этого правила предусмотрено для рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других документов учетной политики организации. Их нужно хранить не менее пяти лет после года, в котором эти документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п.2 ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Документы бухгалтерского и налогового учета следует хранить даже после налоговой проверки . А если они утрачены, их необходимо восстановить. Об этом сообщил Минфин России в письме от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 , а Федеральная налоговая служба довела это письмо до сведения всех налоговых инспекций (письмо ФНС России от 15.08.2013 N АС-4-3/14759@).

При этом чиновники напомнили сроки хранения документов. Так, бумаги, служащие основанием для расчета налогов, подтверждающие доходы и расходы, нужно хранить как минимум четыре года (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). И даже если контролеры уже получали у вас оригиналы документов, а потом вернули обратно, они вправе запросить их снова.

Вид документов


Срок хранения


Норма законодательства

Бухгалтерская отчетность

Годовая бухгалтерская отчетность*

Аудиторские заключения по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности

5 лет при условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - пост. ЭПК

Аудиторские заключения по промежуточной (квартальной, месячной) бухгалтерской (финансовой) отчетности

5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним

Переписка по вопросам бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? Вопрос очень важный и актуальный. В статье содержится выборка, в которой указаны сроки хранения бухгалтерских документов в организации (таблица): первичных, кассовых, а также отчетности.

Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ , срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть

  • меньше чем 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона 402-ФЗ) для первичных и кассовых регистров учета;
  • не менее 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

Однако, следует учитывать, что порядок хранения бухгалтерских документов, включая и сроки их хранения, устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:

  • Налогового кодекса РФ ;
  • положения, утвержденного Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО.

Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько хранить бухгалтерские документы по их виду с отсылками на законодательные акты.

Сколько хранить

Основание

Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры

4 года по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности)

Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.)

5 лет после года составления

По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др.)

6 лет после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним

Пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ

По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.)

В зависимости от даты создания:

Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости

5 лет после окончания года, в котором составлен.

Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания:

  • до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания;
  • созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания

Ст. 412, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле:

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет после окончания года, в котором они составлены. Если же велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, в зависимости от даты создания:

  • до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания;
  • созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания

Ст. 586, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле

Хранение бухгалтерских документов в организации важно организовать в соответствии с упомянутыми выше законодательными актами. Если срок хранения документа не истек и его запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ. А также организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27 , ч. 1 ст. 15.6 , ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ , ст. 26.31 Закона № 125-ФЗ).

Рассмотрим на примере, как определить срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, полученных в 3 квартале 2017 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2017 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Период хранения для счета-фактуры — до 30.09.2021, т. к. он использовался для расчета НДС в 3 кв.2017 г. (заявлен вычет), а срок исчисляется как 4 года после налогового периода, в котором счет-фактура использовался, т. е. с 01.10.2017.

Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:

  • для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2017 и получаем 30.09.2021 (по аналогии со счетом-фактурой);
  • для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2018 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2021;
  • как первичный документ — отсчитываем 5 лет после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2018, и получаем 31.12.2022.

В статье найдете готовую таблицу по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в организации. Если уничтожите бумаги раньше, грозят штрафы и доначисления.

Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

Срок хранения документов бухгалтерского учета и прочих дел, образующихся в ходе хозяйственной деятельности любого экономического субъекта, определяется на законодательном уровне.

Продолжительность хранения регламентирована в следующих законодательных актах:

  • Налоговый Кодекс РФ;
  • ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.2011 года за № 402-ФЗ (далее – ФЗ № 402);
  • ФЗ « Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года за № 125- ФЗ (далее ФЗ № 125).
  • Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 года за № 558 (далее – Перечень).

Согласно этим нормативным актам большая часть налоговых и бухгалтерских бумаг хранится в течение 5 лет с момента завершения их действия.

Могут устанавливаться иные временные рамки, продолжительность которых больше или меньше 5 лет:

  • 1 год – для месячной отчетности;
  • 3 года – для квартальных отчетов о поступлении валютных средств и платежах;
  • 4 года – для счетов-фактур;
  • 10 лет – договора, акты о продаже движимого имущества.
  • 15 лет – иски, судебные решения и приказы.
  • 25 лет или постоянно – уставные документы.

ФЗ № 402 и Перечень устанавливают конкретные сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица, приведенная в предыдущем разделе, регламентирует их для каждого наименования (группы) в отдельности.

Таблица: сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Проверить, можно ли выкидывать бумаги, поможет таблица сроков хранения:

Документ

Срок хранения
(кол-во лет)

1. Оплата труда

Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников в учреждении.

Постоянно*

Положение об оплате труда и премировании работников

Постоянно

Табель учета рабочего времени:

Нормальные условия труда

Тяжелые, вредные и опасные условия труда

Расчетно-платежная ведомость

Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

2. Страховые взносы

Карточка индивидуального учета

Платежные поручения на перечисление страховых взносов

Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов

Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС и РСВ-1)

2.1 Документы для ФСС России

Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму

План мероприятий по предупреждению производственного травматизма

План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний

Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму

2.1 Документы для ПФР

Индивидуальные сведения

Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов

Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3)

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Справка по форме 2-НДФЛ

Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный)

Заявление об отказе от вычета

Заявление о последовательности применения вычетов

Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ

Пояснительная записка налогового агента в ИФНС

Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ

Листок нетрудоспособности

Журналы регистрации листков нетрудоспособности

Заявление о выплате пособия

* Продолжительность хранения не может быть менее 10 лет (это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Ответы на популярные вопросы на тему:

Как долго хранить кадровые документы

Сроки для кадровой документации определяются Перечнем. Они варьируются от 12 месяцев до 50 (75) лет. Есть дела, которые следует сохранять постоянно, то есть пока юридическое лицо осуществляет свою деятельность.

В 2016 году в ФЗ № 125 было внесено изменение, которое коснулось кадровых файлов по личному составу. После введения изменений в действие применяются следующие сроки:

  • 75 лет для всех бумаг по личному составу, которые были отправлены в архив до 01.01.2003 года.
  • 50 лет, для дел, которые были завершены и отправлены на хранение в 2003 году и позже.

Постоянно в компании должны храниться:

  • Приказы по основной деятельности;
  • Предложения по охране труда, касающиеся улучшения условий труда и списки рабочих мест на которых присутствуют опасные и вредные факторы.
  • Протоколы проверки отдела кадров.
  • Локально-нормативные акты, касающиеся персональных данных;
  • Штатные расписания и т.д.

Оригиналы личных документов работников должны храниться до востребования. Если они остались невостребованными их отправляют в архив на 75 лет.

Меньшие сроки устанавливают для:

  • 1 год – для графиков отпусков;
  • 3 года – приказы по командировкам;
  • 5 лет – табеля учета рабочего времени и приказы, для которых не установлен иной период (премии, выговора и т.д.).
  • 10 лет – коллективные договора.

Обратите внимание! Если приведенные в этом перечне бумаги содержат сведения о работе во вредных и опасных условиях продолжительность их хранения возрастает до 75 лет.

Если у вас остались вопросы по срокам хранение каких-либо документов, смотрите полную таблицу сроков в памятке

Хранение документов в электронном виде

В случае длительного хранения файлов на бумажных носителях всегда существует риск их утраты или порчи (переезд, авария и т.д.) поэтому многие компании дублируют их в электронном виде. Эти файлы также можно сдавать в архив. Для такого способа нужно учесть ряд нюансов:

  • Передача может быть произведена посредством отправки через коммуникационные каналы связи или непосредственная передача электронных носителей.
  • Распечатывать файлы не нужно.
  • Необходимо составить опись передаваемых файлов. В ней нужно указать способ передачи информации (носителя).
  • Перед отправкой оцифрованных файлов на хранение нужно убедиться, что они не повреждены и на носителях отсутствуют вирусы.
  • В архиве должны быть созданы условия для сохранности и воспроизведения таких файлов.
  • Передавать документы нужно на двух носителях, дублирующих друг друга.
  • Электронные архивы нужно проверять не реже одного раза в пять лет.

Чтобы передать на уничтожение электронные документы, по которым истек срок хранения, оформите акт о выделении к уничтожению документов

Обратите внимание! Передавать на архивное хранение нужно бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные документы можно хранить на рабочем месте. Это в равной степени касается и бумажных носителей.

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения документа отсчитывают с момента окончания его действия или закрытия отчетного периода (года). Как правило, отсчет периода, в течение которого необходимо хранить документ начинают с 01 января, года следующего за годом, в котором документ закончил свой срок действия.

При этом имеют место несколько исключений:

  • Организация признает дебиторскую задолженность безнадежной. Срок хранения подтверждающих бумаг составит 4 года с момента завершения периода, в котором это произошло.
  • Хозяйствующий субъект понес убытки. Документы, которые это подтверждают, хранят весь период, пока убыток учитывается.
  • Покупка амортизируемого имущества. Бумаги на него нужно хранить еще 4 года после списания.

Что делать с бухгалтерскими документами, если истек срок хранения

Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Обычно для этого один раз в год проводят инвентаризацию архивных дел. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения должна происходить строго в соответствии с требованиями нормативов. Нельзя изъять и уничтожить из архива дела без оформления положенных документов.

Как уничтожить старые бумаги

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения происходит следующим образом:

  • Создается специальная комиссия, с председателем во главе. В нее включают заведующего (ответственного) за архив компании, а также работников, которые формируют и сдают дела на хранение (бухгалтера, кадровики, секретари и т.д.). В отдельных случаях может быть приглашен сотрудник Росархива.
  • Комиссия отбирает дела, срок хранения которых уже истек. Их включают в специальный перечень, и составляется акт «Об уничтожении документов».
  • На основании акта руководитель предприятия издает приказ об уничтожении, в котором определяет срок, место и способ утилизации бумаг.

Если объем небольшой, то можно уничтожить их самостоятельно, в противном случае лучше обратиться в специализированную организацию.

Как правило, уничтожение производится путем использования шредера.

Нельзя уничтожать файлы следующим способом:

  • Сжигать на открытом воздухе или в помещении.
  • Утилизировать (выбрасывать) вместе с отходами в контейнер дела целиком.

Обратите внимание! Законодательство не обязывает предприятия уничтожать документы сразу же после истечения срока хранения. Более того, некоторые документы целесообразно не уничтожать до проведения проверки налоговой инспекцией.

Ответственность за нарушение сроков хранения

При нарушении сроков хранения предусмотрена следующая ответственность:

  • За отсутствие бухгалтерских и налоговых документов за один период налагается штраф в размере 10 000 рублей.
  • За отсутствие этих бумаг за два и более периода штраф возрастает до 30 000 рублей.
  • Если отсутствие документации явилось причиной снижения налоговой базы, на виновное лицо налагается штраф в размере 40 000 рублей или 20% от недоплаченных налоговых сумм.

Это устанавливает НК РФ, статья 120.

Помимо этого в статье 15.11 КоАП РФ предусмотрено наказание для виновного должностного лица. Штраф в этом случае составляет 2000 – 3000 рублей.

Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Рассмотрим, какие бумаги нужно держать в архиве, а какие уже можно уничтожить. Приведем сроки хранения документов в таблице .

Сколько лет хранить документы по налогам и бух.учету

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).

Чтобы избежать недоразумений и претензий контролеров, лучше ориентироваться на более длительный срок.

В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения.

Таблица: Сроки хранения бухгалтерских документов в организации в 2017 году

Вид документа Срок хранения
Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т. д 5 лет после окончания периода, за который они составлены
Договоры и соглашения по сделкам, первичные документы
Акты сверок
Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (расчет по взносам, больничные листы, платежные поручения на перечисление взносов) В течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности
Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49) В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные документы. При отсутствии лицевых счетов по форме № Т-54 кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет
Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО Постоянно, то есть в течение всего срока существования компании
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН
Учетная политика 5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) 5 лет
Первичные документы, которые подтверждают понесенные убытки Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок
Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (например, договоры купли-продажи) В течение четырех лет после окончания отчетного периода, в котором было завершено начисление амортизации в налоговом учете (в том числе в случае ликвидации или продажи
Документы, обосновывающие списание безнадежной дебиторской задолженности (например, договоры с контрагентами, платежные поручения) В течение четырех лет после того периода, в котором дебиторская задолженность была признана безнадежной. Если течение срока исковой давности прерывалось и этот срок начался заново, то срок хранения документов продлевается

Как долго хранить кадровые документы

В 2016 году законодатели сократили срок хранения документов по личному составу (федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще - невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.

Все эти бумаги, оформленные начиная с 2003 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, оформленных раньше 2003 года, остались прежними - 75 лет.

Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Мы привели сроки хранения документов в таблице ниже.

Вид документа Сроки хранения
Коллективные договоры Не менее 10 лет (присланные для сведения - до минования надобности)
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда - 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Документы о премировании 5 лет
Штатные расписания и изменения к ним Постоянно
Личные дела 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел
Личные карточки работников
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (невостребованные - 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Графики предоставления отпусков 1 год после окончания его действия

Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются

Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ. А не с того дня, когда документ был оформлен.

Пример. Сотрудник уволился 20 марта 2017 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?

Допустим, личная карточка была оформлена после 2003 года. Тогда хранить ее надо 50 лет. Отсчитывать срока надо с 1 января 2018 года. То есть хранить карточку компания должна до 31 декабря 2068 года.

Особое правило установлено для случая, когда в компании началась выездная проверка. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2017 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Выше мы рассказали, какие документы нужно хранить, привели сроки хранения документов в таблице. Теперь поговорим о штрафах.

Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Кстати, законом предусмотрены штрафы и за непредставление документов, чей срок хранения не истек. Для удобства мы представили их в таблице ниже.

Как избавиться от старых документов

Если срок хранения документов истек, их надо уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Оформить акт можно по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Образец посмотрите ниже.

Если у компании есть договор с организацией, которая перерабатывает ненужные документы, помимо акта придется оформить приемно-сдаточную накладную.

Если такого договора нет, то в акте надо указать способ утилизации бумаг. Как правило, организации используют обычный шредер.

Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов

Нормы, посвященные хранению и уничтожению документов, «разбросаны» по многим нормативным правовым актам, часть которых была принята еще во времена СССР. О том, какие законы, положения и приказы устанавливают правила хранения документов и о том, в чем эти правила заключаются, рассказывает Татьяна Войцехович, ведущий эксперт компании «Делис Архив ».

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Чем регламентируются

При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права. Среди основных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить следующие:

  • Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105 .
  • Основные правила работы архивов организации (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.02);
  • Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558).

Как определить сроки хранения

Для установления сроков хранения бухгалтерских документов в первую очередь следует ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов. Он представляет собой обновленную версию более раннего перечня и включает в себя типовые архивные документы организаций (независимо от формы собственности) с указанием сроков хранения. Все документы перечня сгруппированы по разделам, соответствующим общим для большинства организаций управленческим функциям. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», поможет бухгалтеру определить сроки хранения документов своего отдела.

Помимо этого, для быстрого определения сроков хранения бухгалтерских документов можно использовать бесплатный интернет-сервис «Архивист-Онлайн» , который выполняет поиск заданного документа (с указанием срока хранения) по трем основным перечням, включая последний типовой перечень от 25 августа 2010 года.

Требования закона о бухучете

Не стоит забывать и о том, что с 1 января 2013 года в силу вступил Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, причем, эти сроки не могут быть менее пяти лет после отчетного года (ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Отметим, что в пункте 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н), содержится аналогичное требование.

Требования Налогового кодекса

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это относится к документам, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение дохода, уплата (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Требования к ООО и акционерным обществам

Открытые и закрытые акционерные общества должны обеспечивать сохранность документов, которые образуются в их деятельности, руководствуясь Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.03 № 03-33/пс). Общества с ограниченной ответственностью могут найти нормы о хранении своих документов в статье 50 Федерального закона от 08.02. 98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». В ней перечислены учредительные и иные организационные документы, подлежащие обязательному хранению.

Сроки хранения электронных документов

В ситуациях, когда бухгалтерские документы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийное бедствие) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), данный факт должен быть подтвержден сотрудниками соответствующих органов. Так, при пожаре таким подтверждением является справка службы пожарного надзора, в случае хищения документов — справка из полиции.

Уничтожение бухгалтерских документов

Первым этапом процедуры уничтожения документов является оценка документов организации с целью установления сроков их ранения. Для экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архив должна быть сформирована постоянно действующая экспертная комиссия.

Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных подразделений организации, которые могут определить ценность документов и принять решение об уничтожении тех документов, сроки хранения которых истекли.

При ликвидации организации необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то уничтожение бухгалтерских документов производится без согласования с архивными органами. В таких организациях документы, подлежащие уничтожению, определяются после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу — после подписания руководителем.

После того как экспертная комиссия провела экспертизу ценности бухгалтерских документов, ей необходимо подготовить акт о выделении дел к уничтожению, который содержит список документов с истекшими сроками хранения. Единой формы акта о выделении дел к уничтожению нет, и организация должна разработать, а затем утвердить его в индивидуальном порядке.

Общая процедура уничтожения документов установлена в пункте 9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007» (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.07 № 28-ст).

Обратите внимание: документы могут быть уничтожены только при условии проведения инвентаризации за указанный период. Если инвентаризация не проводилась, проводить уничтожение нельзя.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). К примеру, для дел, составленных в 2010 году, срок хранения начинается с 1 января 2011 года.

Для проведения оперативной утилизации или уничтожения большого объема бухгалтерских документов целесообразно обратиться за помощью к профессиональным архивистам, которые, помимо всего прочего, помогут исключить риски ошибочного отбора документов на уничтожение. Кроме того, бухгалтер будет избавлен от необходимости выполнять работу, выходящую за рамки его прямых обязанностей, а документы (включая акт о выделении дел к уничтожению) будут отвечать всем требованиям законодательства.
Напоследок отметим, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения влечет административную ответственность. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов бухгалтер может быть оштрафован на основании статьи 13.20 КоАП РФ.