Как отразить в бухгалтерском учете инкассацию через терминал банка. Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе.

Вопрос: В случае оформления приказа о разменном фонде мы обязаны сдавать всю выручку до копейки в банк? Но есть нюанс: мы сдаем выручку через банкомат, где нет возможности вносить копейки. Как быть в этом случае?

Ответ: Нет, сдавать в банк нужно сверхлимитную выручку.

кассовой книге

Непосредственно в кассовом аппарате может оставаться только разменный фонд, если он выдается на продолжительный срок.

Обоснование

Как отразить в бухучете инкассацию через терминал банка

«…Сдаем выручку в банк через специальный терминал. Он печатает ордер-чек. Деньги почти мгновенно зачисляются на наш счет за вычетом комиссии. Как отразить сдачу наличных в банк в бухучете?..»

— Из письма главного бухгалтера Ольги Самойловой, г. Воронеж

Ольга, надо сделать проводки по счету 57 «Переводы в пути».

Компания вправе сдавать наличную выручку на расчетный счет через специальные терминалы. Для этого она заключает с банком договор на самоинкассацию. Кассир на основании расходника забирает выручку и отвозит ее в терминал. Как правило, деньги почти сразу поступают на счет. Но терминал может принять не все купюры, поэтому безопаснее использовать для таких операций счет 57 . В учете надо сделать проводки:

Дебет 57 Кредит 50

— выданы деньги сотруднику для сдачи в банковский терминал;

Дебет 51 Кредит 57

— наличная выручка за вычетом комиссии поступила на расчетный счет;

Дебет 91 Кредит 57

— комиссия банка учтена в прочих расходах.

Электронный справочник «Годовой отчет — 2016»

Между тем есть законный способ хранить в кассе определенное количество лишних денег, не вызывая при этом вопросов проверяющих. Достаточно оформить наличие разменного фонда. Образец приказа .

Для того чтобы у налоговиков точно не возникло вопросов, в приказе нужно четко прописать сумму, которая будет находиться в кассовом аппарате, а также порядок выдачи и сдачи этой суммы. Можно выдавать разменный фонд утром каждый день из кассы организации, а вечером сдавать обратно. Это соответствует порядку, изложенному в пункте 3.8 Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином России 30 августа 1993 г. № 104 . Там сказано, что разменный фонд кассир получает перед началом работы. В идеале именно так и нужно делать. Но в принципе законодательство не запрещает выдавать сумму размена под отчет на более длительный срок (на неделю, месяц или еще дольше). Такого запрета просто нет в указании Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У.

Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации . И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку.* Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита . Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка - 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.

Это следует из пунктов и

Какие записи в учете предприятия нужно сделать при сдаче наличной выручки в банк? Ответ зависит от того, кто перевозит средства – собственный сотрудник или инкассатор. Рассмотрим, на примере, как оформляется сдача выручки в банк, и проводки, составляемые при этом.

Сдача налички работником

Зачастую компании не пользуются услугами специальных инкассаторских служб, и самостоятельно перевозят деньги для зачисления на банковский счет. Как в таком случае оформить документы и сделать проводки в учете? Подтверждающим факт перевоза средств документом при этом выступает РКО. В ордере среди прочих обязательных данных необходимо указать ФИО ответственного сотрудника; данные его паспорта. При получении налички работник должен расписаться в ордере.

После того, как деньги поступят на счет, организации выдается банковская квитанция. Этот бланк прилагается к РКО. Проводки бывают двух видов:

При поступлении средств на р/счет в день перевозки – Д 51 К 50.
При зачислении налички на следующую рабочую дату – Д 57 К 50 (в момент передачи средств работнику), Д 51 К 57 (в момент сдачи финансов на счет).

Сдача денег в банк через инкассатора

Если компания привлекает для перевозки средств инкассаторские службы , такая операция отражается в учете особенным образом. В соответствии с п.п. 2.4, 9.6, 9.7 Положения ЦБ РФ № 318-П от 24.04.2008 г. ответственный кассир организации передает инкассатору деньги в сумке с приложением обязательных документов. Комплект состоит из ведомости (вкладывается в сумку), накладной (вручается инкассатору) и квитанции (остается у кассира). Дополнительно составляется РКО в обычном порядке.

Сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью:

Д 57 К 50 – согласно РКО и квитанции, заполненной к сумке с наличкой.

По факту зачисления средств на банковский счет составляется запись:

Д 51 К 57 – на сумму сданных наличных согласно банковской выписке.

Сдача денег инкассатору – пример

Предположим, торговая фирма 2 апреля реализовала продукцию на сумму 315 000 руб. Кассовый лимит установлен в 15 000 руб., сдать в банк нужно 300 000 руб. Для этого кассир подготовила сумку с наличностью, заполнила сопроводительные документы по общему регламенту. В РКО на 300 000 руб. по строке «Выдать» указывается ФИО передающего средства кассира, по строке «Приложение» – данные квитанции. Такие рекомендации ЦБ содержатся в Письме № 29-1-1-ОЭ/4065 от 16.10.15 г.

Сумка с наличкой и вложенной ведомостью запечатывается. Затем кассир передает сумку инкассатору совместно с накладной. Квитанция, подписанная инкассатором, и РКО остаются в организации.

Сдача выручки в банк через инкассатора – проводка:

Д 57 К 50 на 300 000 руб. – в день передачи налички инкассатору.
Д 51 К 57 на 300 000 руб. – в день зачисления средств на р/счет компании.

Соответственно, сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью всегда через сч. 57, а при перевозке средств сотрудником компании может быть использована и проводка Д 51 К 50. Но только в том случае, если зачисление налички на счет выполнено банком в тот же день.

Что грозит компании, которая не сдает наличные в банк по выходным
В выходные и праздники компания принимает от покупателей наличную выручку. Накопленные за это время деньги превышают лимит. По общему правилу наличные сверх предельной величины организации и должны хранить в

Но инкассировать выручку получается не всегда. Ведь отделения банков в выходные дни и праздники, как правило, не работают. Получается, что компания не сдает наличные в банк в выходные.

Однако нарушения в этом нет. Действующий порядок допускает превышение лимита остатка наличных, если в выходные и нерабочие дни компания ведет кассовые операции. В данном случае сверхлимитную выручку инкассируйте не позднее первого рабочего дня. То есть если наличные накопились за субботу и воскресенье, то их надо сдать в понедельник, не позже.

Если и в этот день не будет возможности отправить деньги в банк, то можно оформить выдачу подотчетных средств. Позже, когда компания будет сдавать выручку, подотчетник просто вернет аванс в полной сумме. Еще вариант — можно выплатить зарплату или аванс работникам немного раньше установленной даты.

Предположим, компания вовсе не устанавливала лимит остатка наличных. Обычно не утверждают кассовый лимит те организации, у которых совсем нет операций с наличными деньгами. В таком случае лимит равен нулю. Значит, деньги всегда надо сдавать в тот же день, когда они появились в кассе. Но если покупатель расплатился в субботу или воскресенье, то отвезти выручку в банк надо будет в понедельник.

Если же в понедельник в кассе останутся сверхлимитные деньги, то компания нарушит порядок работы с наличными. За это предусмотрен штраф по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Для организаций его сумма составляет от 40 000 до 50 000 руб. Для работника (кассира) — от 4000 до 5000 руб. Но привлечь организацию к ответственности инспекторы вправе в течение двух месяцев с момента нарушения (ч. 1 ст. 4.5 и подп. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ).

Кстати, никак не ограничен период действия кассового лимита. И если компания не установила конкретный срок, то надо ориентироваться на последний утвержденный лимит до тех пор, пока не подпишет новый приказ.

Кроме того, изменять сумму установленного лимита можно сколь угодно часто. То есть компания вправе повысить предельную величину в любой момент, если объем наличных поступлений резко увеличился. Можно пересчитать лимит и в сторону уменьшения также в любое время.

Инструкция

Небольшие суммы можно сдавать в банк по объявлению на взнос наличными. Подготовьте и пересчитайте выручку , оформите расходный кассовый ордер, заполните объявление на взнос наличными от руки или распечатайте его из бухгалтерской программы. Обратите внимание на то, что в кассовых документах не допускаются помарки и исправления.

Некоторые банки оформляют объявления на взнос наличными самостоятельно, поэтому можете воспользоваться этой услугой. Предъявите сотруднику банка документ, удостоверяющий личность, сообщите источник выручки и реквизиты для зачисления денег. Подпишите верхнюю отрывную часть объявления. Затем передайте наличность кассиру и получите квитанцию о ее приеме с печатью банка.

Кроме того, деньги можно сдавать в банк с помощью услуги автоматических сейфов. Для этого заключите с банком специальный договор и получите необходимое количество сумок для упаковывания денег. На сумках укажите присвоенный банком номер и идентифицирующие сведения, определенные договором.

При каждой сдаче наличности заполняйте под копирку препроводительную ведомость к сумке, накладную и квитанцию. Ведомость и накладную вложите внутрь сумки, опломбируйте ее, а квитанцию оставьте себе. При вложении сумки в сейф введите ее номер, сумму, пароль и идентифицирующие сведения, установленные договором. Не забудьте взять распечатку сейфа о приеме средств.

В хозяйственной практике широко используются услуги инкассации. Заключите соответствующий договор с банком или подразделением Росинкас Банка России. Деньги передаются инкассаторам в опломбированных сумках, внутрь которых вкладывается препроводительная ведомость. Кроме того, к сумке нужно приложить накладную. Обязательно проверяйте документы инкассатора: паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, и доверенность на перевозку и инкассацию денег.

Недавно появилась новая услуга – прием и зачисление наличных средств от юридических лиц через банкоматы, оснащенные функцией cash-in, с помощью инкассационных карт. Чтобы воспользоваться этой услугой, нужно заключить дополнительное соглашение к договору банковского счета или отдельный договор на обслуживание. Но поскольку система самоинкассации через банкоматы или платежные терминалы находится в стадии становления, она пока доступна не во всех городах и банках.

Некоторые организации успешно пользуются услугами операционных касс банков, которые располагаются вблизи торговой точки либо устанавливают кассовые кабины на площадях клиента. При этом выручка за товары и услуги минует кассу предприятия и непосредственно на расчетный счет. Обратитесь в банк для заключения договора на от физических лиц, обговорите сумму комиссии за услуги. Как правило, она не превышает затрат на инкассацию, прием и пересчет наличности при использовании сейфов.

Каков порядок сдачи наличной выручки в кассу банка?

Для того, чтобы сдать наличную выручку в банк, предприятие может воспользоваться услугами инкассации или осуществить это самостоятельно (самоносом). Если предприятие желает сдавать выручку в банк самостоятельно, то оно может это сделать в течение рабочего дня банка.

Если выручка сдается в течение операционного дня, то средства зачисляются на счет предприятия того же операционного дня. Если средства вносятся в вечернюю кассу, то они зачисляются на счет предприятия не ранее следующего рабочего дня. Если возникает необходимость сдавать выручку в выходной день, можно обратиться в ближайшее отделение соответствующего банка, которое работает в этот день. Средства будут зачислены на счет на следующий рабочий день.

Как быть, если предприятие желает получать наличные средства от своих клиентов через кассу банка?

Если деятельность предприятия связана с необходимостью принимать наличные средства от физических лиц - клиентов предприятия, то можно заключить соглашение с банком о принятии наличных средств от физических лиц в пользу юридических лиц в системе UniРау. В случае использования такой услуги предприятие освобождается от обязанности использовать РРО, поскольку наличные средства от физических лиц сразу попадают на текущий счет предприятия в банке.

Как выплачивать наличные в пользу физических лиц, не посещая банк?

Выплачивать заработную плату своим сотрудникам можно через пластиковые карточки. Для выплаты заработной платы на платежные карты необходимо заключить генеральное соглашение и предоставить заявление на выпуск карт для сотрудников. Зачисление заработной платы осуществляется непосредственно в офисе предприятия через систему Интернет-Клиент-Банк.

Если необходимо выплачивать разовые или нерегулярные денежные переводы в пользу физических лиц - можно заключить соглашение на использование системы QuickSoft.

Что такое кассовые операции и как происходит их оформления?

Расчеты наличными предприятий (предпринимателей) между собой и с физическими лицами проводятся с применением приходных и расходных кассовых ордеров, кассовых и товарных чеков, расчетных квитанций, проездных документов и т.п., которые подтверждали бы факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств, а также счетов-фактур, договоров, соглашений, контрактов, актов закупки товаров и т.

Кассовые операции - операции предприятий между собой и с предпринимателями и физическими лицами, связанные с приемом и выдачей наличных средств при проведении расчетов через кассу предприятия с отражением этих операций в кассовой книге, книге учета расчетных операций. Оформление кассовых операций осуществляется с использованием документов, приведенных на рис. 2.4.

Ответственность за организацию кассовой дисциплины и осуществления кассовых операций на предприятии возложена на руководителя предприятия. Руководитель обязан определить лицо (кассира), которая будет заниматься осуществлением кассовых операций. Если предприятие небольшое, то обязанности кассира выполнять главный бухгалтер или сам

директор. На крупных и средних предприятиях, как правило, в штате есть должность кассира.

По каким направлениям и с какой целью осуществляется контроль за соблюдением кассовой дисциплины?

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины необходимо для повышения эффективности использования наличных средств и во избежание необоснованных расходов, связанных с уплатой штрафных санкций за нарушение кассовой дисциплины.

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины должен осуществляется как самим предприятием, так и контролирующими органами, определенными действующим законодательством Украины.

На самом предприятии объектом контроля выступает наличность в кассе предприятия, осуществляет контроль специально созданная комиссия из работников предприятия. Самой распространенной формой контроля является внезапная инвентаризация остатков наличности в кассе.

Контролирующие органы, определенные законодательством Украины, осуществляют контроль за наличными в кассе и документальным оформлением ее движения. Внешний контроль осуществляется по следующим направлениям:

o своевременность и полнота оприходования наличных поступлений;

o соблюдения установленных лимитов остатка наличных в кассе предприятия;

o целевое использование наличных;

o выплата из кассы значительных сумм;

o расходование наличных денег из выручки;

o порядок выдачи наличных денег под отчет и ее использования;

o предельные ограничения осуществления наличных расчетов;

o ведение кассовой документации.

Порядок сдачи денег инкассаторам. Как сдать остаток денежных средств в банк