Правила ведения финансовой документации на предприятии определяются соответствующими законодательными актами, в том числе и положением о заработной плате. Регулярность и порядок ее выплаты (место и сроки) оговаривается в одной из статей Трудового кодекса (136).

Согласно этой статье денежные выплаты работающим предусматриваются не реже, чем один раз в 15 дней. День устанавливает само предприятие, он записывается в коллективном, трудовом или ином договоре об оплате труда. В том случае, если этот день совпадает с нерабочим (праздничным), то выплата производится накануне. Все эти нюансы оговариваются в подпунктах статьи 136 (6 и 8).

Депонированные средства

Депонированной зарплата — это выплаты работнику за текущий месяц, но не полученные ими в этот срок по какой-то причине. Например, человек заболел или уехал в командировку. По возвращении на место работы сотрудник обращается в бухгалтерию предприятия. Здесь в устной или письменной форме (это устанавливает само предприятие) подается просьба о выдаче неполученных денежных средств.

Нет никаких сроков по ограничению выдачи депонированной суммы. Она может быть выдана в любой день. Но для этого нужно дополнительно ехать в банк, снимать деньги со счета, чем часто заниматься не хотят. Поэтому депонент обычно выдается в день аванса или зарплаты. Это не всегда устраивает сотрудника, что может привести к производственному конфликту.

У человека, не получившего оплату вовремя, могут быть такие обстоятельства, когда деньги нужны срочно. Чтобы избежать спорных моментов, лучше внести в трудовой договор (или другие соглашения) пункт о сроках выплаты депонированных средств. Например, записать, что задержка с выплатой не должна превышать недельный срок.

Налоговые сборы не могут изменить депонированную сумму. Налог на заработную плату определяется в момент ее начисления. То есть до выплаты зарплат необходимая сумма налога уже бывает перечислена в бюджет. Поэтому сумма к выплате не будет меняться от того, что она пошла на депонент.

Порядок получения

Если описать пошагово процесс получения депонированной зарплаты, то это выглядит так:

Все это можно сделать и короче, минуя промежуточные инстанции. Сотрудник обращается к кассиру, тот показывает заявление бухгалтеру, который и проводит нужное оформление. Правда, в первом случае всегда можно отследить, где находится заявление и в случае его потери, всю вину на работника переложить не получится.

Когда платежная ведомость уже закрыта, депонированную сумму работник может получить только по расходному ордеру. В нем указываются все данные, в том числе и коды предприятия, а также наименование финансовой операции. Сам работник заполняет только графу «получил». Сумма в рублях в ней пишется прописью, копейки проставляются цифрами. Ниже полученной суммы вносятся данные предъявленного документа. Обычно это паспорт.

Если деньги за работника получает кто-то другой, то в ордере проставляются данные, удостоверяющие личность получателя, а доверенность прикладывается к ордеру. Свою графу заполняет и кассир. Ордер подписывают директор предприятия и главный бухгалтер. Документ остается на предприятии, он не выдается работнику.

Согласно закону, получить депонированную зарплату можно в течение трех лет.

Оформление, оборудование кассы и документация

После того, как платежная ведомость заполнена (напротив фамилий сотрудников стоят их собственноручно проставленные подписи), кассир подводит итог. Это делается на третий, заключительный день выплат. В графе, где нет росписи сотрудника, кассир пишет слово «депонировано». Затем он подсчитывает выданную сумму, отнимает ее от основной и получает ту, которая осталась невыплаченной. То есть, то, что пошло на депонент. Кассир проставляет сумму в ведомость. На нее оформляется расходный ордер. Депонированные средства возвращаются в банк.

Закон о деятельности предприятий предписывает хранение всех денежных средств в банке. Для этого заводится специальный банковский счет. В дни выплат часть из них банк выдает на зарплату сотрудникам. Выплаты эти проходят через кассу предприятия. Порядок выполнения кассовых операций определяется специальным положением Центрального банка. Согласно ему на предприятии выделяется комната или часть ее под кассу, где создаются условия для хранения денег (надежные дверь и замок, сейф и так далее).

В течение тех 3-х дней, когда производятся выплаты работникам, в кассе не должно быть посторонних лиц. Здесь может находиться только кассир, в распоряжении которого должна быть следующая документация:

• платежная ведомость;
• кассовая книга;
• книга проведения кассовых операций;
• ордера (приходные и расходные);
• ведомости (приходные и расходные);
• ведомость учета депонированных средств.

Действия работника в случае задержек с выплатами

Что же делать работнику, если, несмотря на подачу заявления, депонированные средства не выплачивают? Ему остается 2 пути: обратиться в трудовую инспекцию и попросить посодействовать, или обратиться с соответствующим заявлением в суд (через 3 месяца после подачу заявления на выплату). Нежелание вернуть депонированные средства работнику может дорого обойтись предприятию.

Все вышеперечисленное относится лишь к тем случаям, когда зарплата на предприятии выдается наличными. Если она перечисляется на банковскую платежную карту, то никакого депонирования средств просто быть не может. Работник может снять свои деньги в любое время.

В итоге можно сказать следующее:

• депонированная заработная плата нормальное явление в деятельности предприятия;
• сроки и порядок выдачи депонированной суммы должны быть внесены в трудовой договор;
• нарушение положений о депонировании приводит к серьезным последствиям для предприятия.

Что это такое - депонированная заработная плата?

Депонированная заработная плата - это нередко проблемная зона для руководителей предприятия и бухгалтеров, т. к. при разрешении сопутствующих проблем приходится руководствоваться сразу гражданским, трудовым и налоговым законодательством. В тонкостях этого вопроса мы попробуем разобраться далее.

Депонирована не выданная (не полученная в срок) заработная плата. Куда относят расчеты по депонированной зарплате

Депонированной называется зарплата (далее — ЗП), начисленная работодателем, но не полученная сотрудником вовремя. В настоящий момент, когда выплата вознаграждения за труд нередко производится в безналичной форме на карточные счета работников, проблема депонирования ЗП встает только перед работодателями, выдающими зарплату сотрудникам в наличной форме.

Денежные средства, накопленные в кассе сверх определенного лимита, подлежат передаче в банк на хранение (см. п. 2 указания ЦБР «О порядке ведения кассовых операций...» от 11.03.2014 № 3210-У, далее — указание № 3210-У)). Однако в день выдачи ЗП превышение такого лимита допускается. В целом превышение лимита кассы позволительно в течение 5 дней, включая день снятия со счета наличных денежных средств на выдачу ЗП (п. 6.5 указания № 3210-У). После этого невыданная ЗП подлежит депонированию.

После депонирования ЗП у работодателя перед работником возникает кредиторская задолженность (см. также статью по ссылке Срок исковой давности по кредиторской задолженности - 2016). Погашение такой задолженности произойдет после выдачи работнику ЗП, списание — после окончания срока исковой давности.

Тот факт, что сотрудник не явился за получением ЗП в надлежащие сроки, не лишает его права получить ее позже, а работодатель, в свою очередь, не правомочен провести ее списание до того, как истечет срок исковой давности.

До истечения срока исковой давности депонированные суммы ЗП не могут быть списаны не с бухгалтерского, ни с налогового учета (см. письма Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109).

Реестр депонированной не выданной в срок заработной платы (скачать бланк) и иная необходимая документация

По истечении отведенного Указаниями 3210-У срока на выдачу ЗП производится сверка и учет, кто из работников не получил начисленную ему ЗП за соответствующий период, а невостребованные суммы депонируются.

Притом схема действий кассира, ответственного за выдачу ЗП, такова:

• Осуществление проверки и учета работников, не получивших ЗП, и проставление отметки: «Депонировано» в графах 23 или 5 соответственно в расчетно-платежной или платежной ведомости (их стандартизированные формы Т-49 и Т-53 утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В ведомости также прописью и цифрами фиксируется, какая сумма фактически была выдана, а какая депонирована.
• Составление реестра депонированных сумм. Имеется унифицированная форма такого документа, утв. приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (ссылка для скачивания с примером заполнения приведена ниже). Предназначение такого реестра — систематизация сведений о не выплаченных в регламентированные сроки сумм депонировано ЗП.
• Составление расходного кассового ордера на сумму выплаченной ЗП. Реквизиты ордера вносятся в платежную (расчетно-платежную) ведомость. Также необходимо реквизиты такого ордера и сумму выданной из кассы ЗП зафиксировать в кассовой книге. Расходник составляется по форме КО-2, утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
• Сдача неполученной ЗП для размещения на счете в банк на следующий день после завершения допустимого срока хранения наличных сумм (п. 6.5 указания № 3210-У).

Скачать стандартизированную форму реестра депонированной ЗП можно по данной ссылке:

На каком счете учитывается депонированная зарплата и как отражается записью на счетах ее выдача?

Учет расчетов по депонированной ЗП осуществляется по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчету 4 «Расчеты по депонированным суммам».

При этом самыми первыми бухгалтерскими проводками после сведения данных по выданным суммам ЗП и по депонированным, будут следующие:

• Дебет 70 Кредит 76.4 — депонирование неполученных средств, проводимая сумма равна сумме не выданной ЗП, подлежащей депонированию.
• Дебет 51 Кредит 50 — перечисление денег на расчетный счет организации в банке, проводимая сумма равна сумме не выданной ЗП.

Необходимо отметить, что хотя ЗП депонируется в данном случае, а срок, когда она будет востребована (и будет ли востребована вообще), неизвестен, работодатель обязан в установленные законом сроки произвести уплату сумм во внебюджетные фонды, т. к. согласно п. 1 ст. 424 Налогового кодекса РФ моментом произведения выплаты сотруднику является день начисления ему ЗП, а не день ее выплаты по факту.

Удержание же налога на доходы физлиц производится уже в момент фактической выдачи суммы ЗП на руки (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Как мы уже обозначили, счет депонированной заработной платы в проводках — 76.4. Рассмотрим проводки, с помощью которых производится учет ее выдачи:

• Дебет 50 «Касса» Кредит 51 «Расчетный счет» — получение в банке наличных денег, подлежащих выдаче, проводимая сумма равна сумме выплат.
• Дебет 76.4 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 50.1 «Касса организации» — выдача депонированной ЗП из кассы работодателя, проводимая сумма равна выплачиваемой сумме.

Выплата депонированной зарплаты: если зарплата должна быть выдана из кассы

Депонированная ЗП может выдаваться работнику:

• В день очередной выдачи ЗП в соответствии с утвержденными в организации сроками.
• Любой иной день, согласованный работником и работодателем. При этом депонированная сумма вполне может быть выдана работнику непосредственно в день обращения, если имеющийся в кассе объем денежных средств позволяет это сделать.

Отказ работодателя в выдаче депонированной ЗП, если работник обратился за ней до истечения общего срока исковой давности, является нарушением закона (ст. 136 Трудового кодекса РФ).

Порядок выдачи наличных средств в счет оплаты труда производится по общей схеме в соответствии с указанием № 3210-У: кассир оформляет расходник по форме КО-2, а также заносит необходимые сведения в платежную или расчетно-платежную ведомости. При этом подпись получателя денег ставится во всех названных документах (п. 6.2 указания № 3210-У).

Как списать депонированную зарплату

Отметим наиболее важные нюансы, которые необходимо учесть при осуществлении данной процедуры:

• Срок и основания для списания. Списание может быть осуществлено по истечении общего срока исковой давности, т. е. если ЗП не была востребована работником в течение 3 лет с момента, когда она должна была бы быть выдана (см. письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, письмо ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109). Если же работник обратился к работодателю до истечения этих 3 лет за ее получением, а работодатель отказал ему в этом, то у первого имеется 3 месяца на обращение в суд за защитой своих прав, т. к. ТК РФ регламентирован срок в 3 месяца именно для обращения работника в судебный орган с момента нарушения его прав, а не к работодателю — с момента начисления ЗП.
• Бухучет. Списание депонированной ЗП производится по такой проводке: Дебет 76.4 Кредит 91.1 — суммы депонентской задолженности с истекшим сроком исковой давности в расчетах с работниками предприятия списаны на прочие доходы организации, сумма проводки равна сумме списанной кредиторской задолженности.
• Налоговый учет. Внереализационные доходы, в счет которых будет списана невостребованная депонированная ЗП, могут относиться только к тому отчетному периоду (году), в котором срок исковой давности по кредиторской задолженности завершился (см. письмо ФНС России от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307@).

Итак, депонирование ЗП — это вынужденная мера организации, обязанной сдавать на хранение в банк все суммы наличности из кассы, превышающие установленный лимит. Депонированная ЗП может быть востребована работником в течение 3 лет со дня, когда она должна была быть им получена.

По истечении срока исковой давности невостребованная ЗП может быть списана. внереализационные доходы.

Выплата заработной платы на зарплатные банковские карты работников уже достаточно распространенное явление. Но многие работодатели продолжают, по прежнему, выплачивать заработную плату по-старинке - через кассу. Движут ими, в большинстве своем, не консервативные взгляды, а простой предпринимательский расчёт. При небольшом количестве сотрудников обслуживание зарплатного проекта с банком может быть дорогостоящим удовольствием. Да и часто, выручку, накопившуюся в кассе, удобнее не везти в банк, а использовать на выплаты сотрудникам.

Но при выплате заработной платы через кассу всегда есть вероятность, что кто-либо из сотрудников не получит причитающихся ему денежных средств. Вот в таких случаях бухгалтеру, или предпринимателю, если он лично занимается выдачей заработной платы, приходится депонировать причитающиеся работнику выплаты.

Что такое депонированная заработная плата

Сам термин происходит от французского слова «dépôt» - то есть хранилище, склад. В этом плане термин «депонирование» родственен такими понятиям как «депозит», «депонент», «счет депо» и не финансовому, а транспортному понятию «депо» - место стоянки подвижного состава железных дорог. Отсюда становится ясно и значение слова «депонирование» - хранение. Соответственно депонированная зарплата, это заработная плата, находящаяся на сохранении у работодателя, до момента её получения работником.

Почему возможны ситуации, в которых заработная плата может быть не выдана - понятно: работник мог неожиданно заболеть, срочно уехать в командировку, либо не выйти на работу в дни выдачи заработной платы. Но кассир не имеет права держать указанную сумму в кассе, дожидаясь выхода работника, потому что нормативными распоряжениями Центрального банка России установлены строго лимитированные сроки её выдачи. Если работодатель в платёжной ведомости на выплату не указал меньший срок, то срок на выплаты работникам через кассу установлен в пять рабочих дней. Если к окончанию этого срока зарплата не выдана кому-либо из работников, в ведомости делается соответствующая отметка и денежные суммы возвращаются в банк. О том, как оформить это правильно расскажем далее.

Как оформить депонирование заработной платы

Выплаты заработной платы через кассу осуществляются с использованием платёжных либо расчётно-платёжных ведомостей. Каждая из них подразумевает, что в графе напротив своей фамилии и суммы «к выдаче» работник проставляет свою подпись. В случае если сотрудник не явился для получения причитающихся ему сумм в кассу до окончания срока указанного в титульной части ведомости, то кассир в графе, предназначенной для подписи сотрудника, указывает, что сумма депонирована. То есть, в этом месте делается надпись «депонировано», либо проставляется оттиск штампа с соответствующей надписью.

Отметим, что сроки выплаты заработной платы на предприятии (у индивидуального предпринимателя) устанавливаются внутренним локальным правовым актом (например, коллективным договором, положением об оплате труда). Указывать в платежной ведомости, на выплату заработной платы, срок окончания выплат по ведомости ранее срока выплаты заработной платы работодатель не вправе.

В случае неполучения денежных средств одним из сотрудников общая сумма «к выдаче» по платёжной ведомости не совпадет с суммой выданных денежных средств. Соответственно, кассир, на последней странице платёжной ведомости, указывает размер выданных сумм и сумму, которая была депонирована. На фактически выданную, по данной ведомости, сумму заработной платы выписывается расходный кассовый ордер.

Но этим действия в отношении депонированной заработной платы не ограничиваются. Так для отражения всех депонированных сумм рекомендуется составлять соответствующий реестр. Ранее составление такого документа было обязательным, сейчас нет. Но без реестра депонированных сумм будет сложно оценить размеры задолженностей перед конкретными работниками.

Даже если заработная плата не получена работником, то работодатель - налоговый агент, все равно, обязан удержать из неё НДФЛ и перечислить его в бюджет. Для целей налогообложения суммы оплаты труда считаются полученными с момента отражения их в зарплатных ведомостях, вне зависимости от того задепонированы они или нет.

Депонированная зарплата, проводки бухгалтерского учета

Соответственно, как и каждую операцию с денежными средствами депонирование заработной платы необходимо отразить соответствующей бухгалтерской проводкой по счета бухучета. Проводка, отражающая выдачу заработной платы через кассу, выглядит следующим образом:

Дебет 70 (Расчеты с сотрудниками по оплате труда) - Кредит 50 (Касса)

Если какая-то часть заработной платы не выплачена, например, вследствие заболевания работника, и её сумма задепонирована, то производится следующая проводка:

Дебет 70 (Расчеты с сотрудниками по оплате труда) - Кредит 76, субсчет 4 (Расчеты по депонированным суммам)

Так как заработная плата работника не получена, то согласно, указаниям Центробанка России она должна быть возвращена на расчетный счет работодателя. Для этих целей используется следующая проводка:

Дебет 51 (расчетный счет) - Кредит 50 (касса)

Как выдать депонированную заработную плату

Работник получить депонированную заработную плату может в любое время, как только появится на рабочем месте. Отказать ему в выдаче заработной платы нельзя. Выдача такой заработной платы происходит, как правило, по расходному кассовому ордеру, выписываемому на сумму неполученной ранее заработной платы. Отражаются операции связанные с выдачей таких сумм следующими бухгалтерскими проводками:

• Дебет 50 (Касса) Кредит 51 (Расчетный счет) - данная бухгалтерская проводка отражает получение работодателем денежных средств в банковском учреждении, в котором он обслуживается.
• Дебет 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» - Кредит 50 (Касса) - выдача работнику ранее не полученной и депонированной работодателем заработной платы.

Обратите внимание: Зарплата работника отражается в бухгалтерском учёте в месяц её начисления, в не зависимости от того в каком месяце работник её получил. Этот момент имеет значение для учета сумм израсходованных на оплату труда для целей налогообложения.

Что делать если работник так и не получил депонированную заработную плату?

Не секрет, что многие работники работают на условиях внешнего совместительства, либо имеют по несколько трудовых книжек. Часто при фактическом уходе с места работы, сотрудники отдела кадров не имеют возможности правильно оформить увольнение, а кассир выдать заработную плату. Суммы невыплаченной зарплаты продолжают числиться на бухгалтерских счетах предприятия.

Законодательство позволяет списать такую задолженность перед работником по истечении трёх лет с момента образования задолженности. Если заработная плата так и и не была получена работником, она включается в состав прочих доходов организации (предпринимателя).

Проводки по счетам бухгалтерского учета, в этой ситуации используются следующие:

Дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» - Кредит 91-1 - списание задепонированной зарплаты в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

На практике депонирование заработной платы сейчас очень редкое явление, потому что каждый работник старается получить причитающуюся ему зарплату в минимальные сроки. Если работник отсутствовал по причине командировки или болезни, то он получит зарплату как только вернётся на работу. В случае же длительной болезни бухгалтер, предварительно выписав ордер, имеет право навестить сотрудника в больнице и выдать ему зарплату там, заполнив все необходимые документы.

В случае смерти работника, его зарплату можно выплатить только членам его семьи. При их отсутствии денежные средства можно перечислить на депозит нотариуса (ст. 327 ГК РФ), который занимается вопросами наследования умершего сотрудника. Сделать это следует через 4 месяца после смерти сотрудника. Спорные денежные средства станут частью наследственной массы, и могут быть переданы наследникам в соответствии с очередностью наследования, в том случае если они обратятся к нотариусу.

На основании ст. 1151 ГК РФ при отсутствии наследников у работника, его заработная плата становится вымороченным имуществом и передаётся в казну РФ.

В любом случае, несмотря на кажущуюся легкость оформления депонирования заработной платы, это достаточно ответственный процесс. В нём затрагиваются как интересы работника, или индивидуального предпринимателя, так и государства. Необходимо помнить, что право на оплату труда - одно из важнейших трудовых прав предоставленных сотруднику трудовым законодательством. И необоснованное лишение, а так же выплата по истечении установленного внутренними документами срока, может иметь последствия для работодателя в виде штрафов трудовой инспекции.

Зарплата надлежит выдавать непосредственно работающему «на руки», если нет другого порядка, который очерчен трудовым договором либо положениями законов.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

При этом выдача зарплаты осуществляется по месту работы, либо происходит её перечисление на определённый, указанный работающим, расчётный счёт в банковском учреждении, опять-таки по условиям коллективного либо трудового договора (письмо Роструда от 06.03.2012 г. № ПГ/1004/6-1).

В последнем случае невыдача заработной платы сотруднику предприятия по причине его неявки за ней, является невозможной.

Таким образом, депонирование зарплаты является исключительной процедурой в том случае, если она является начисленной, однако работником в обусловленный не была полученной. Такая зарплата подлежит обратной сдаче в банковское учреждение. Таковы правила Указания ЦБ РФ от 11.03.2004 г. №3210-У (далее – Указание).

Причины депонирования различны. Это отпуск либо, банально, период временной нетрудоспособности. Однако, депонирование является возможным исключительно при выплате зарплаты путём отчислений посредством кассы.

Расчёт с сотрудником посредством кассы обязан происходить в чётко определённый термин. И он ограничен максимальным пределом в 5 рабочих дней, в том числе день приёма денег в банке (п. 6.5 Указания ЦБ РФ от 11.03.2013 г. №3210У).

При попадании дней выдачи на нерабочий либо праздничный день, выплаты надлежит совершить накануне.

По исходу последнего дня термина оформления зарплатной ведомости кассиром напротив инициалов не получившего свою зарплату работника проставляется печать «депонировано».

Задепонированная сумма, которая была не выдана подлежит обратной сдаче в банковское учреждение с целью зачисления на лицевой счёт, открытый в территориальных органах Казначейства РФ, однако исключительно при превышении предела сальдо наличных денег в кассе организации.

Как указывалось ранее, при безналичном расчёте, о депонировании никакой речи не идёт.

Порядок депонирования заработной платы

“Наличкой” зарплата раздаётся по платёжной (форма № Т-53) либо по расчётно-платёжной ведомости (форма № Т-49). Образец этих документов можно посмотреть в постановлении Госкомстата РФ от 05.02.2004 № 1.

Термин выдачи надлежит указывать на первом листе ведомости.

Зарплату необходимо выплатить в трёхдневный термин, который берёт свой отсчёт с даты выдачи.

По факту не обретения по исходу этого термина зарплаты каким-либо сотрудником, сумма депонируется, а ведомость подлежит закрытию.

По истечении термина выдачи кассир обязан:

Супротив инициалов работающих, не забравших зарплату, в требуемом разделе платёжной ведомости заверить «депонировано», очертить величины сумм уплаченной и не выплаченной зарплаты, сопоставить эти суммы и подписать ведомость.

Утвердить расходный кассовый ордер (по форме № КО-2, в соответствии с постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 г.) на велиину зарплат, которые были по факту выплачены. Занести его реквизиты в кассовую книгу.
Неполученная зарплата сдаётся в банковское учреждение на последующий день по окончании термина, который отводится на её хранение. Во время внесения этих сумм составляется объявление о платеже “наличкой” (форма № 0402001, утверждённая п. 6 к Положению ЦБ РФ № 318-П от 24.04.2008 г. №318-П). На суммы, которые подлежали сдаче, составлению надлежит единичный расходный кассовый ордер.

За пределами термина, определённого на сдачу этих сумм в банк возможным является притягивание к ответственности, выраженной в кумуляции в кассе наличных денежных средств выше, чем определённый предел. По п.1 ст. 15.1 КоАП РФ налагает ответственность за такое нарушение в виде штрафа от 4000 до 5000 рублей для должностных лиц (в том числе ИП), и от 40 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.

Пример

По истечении месяца сотрудникам предприятия 27.03.2015 года была зачислена к отдаче заработная плата в сумме 400 000 рублей. Для выплаты осуществлено снятие денежных средств с расчётного счёта величиной 348 000 рублей датированное 02.04.2015 года. Эта сумма была оприходованной в кассу компании на соответствующие выплаты. Тогда же был удержан и выплачен в бюджет НДФЛ в сумме 52 000 рублей (400 000 * 13%).

Кассиром была организована отдача заработной платы в трёхдневный термин, с 2.04.2015 по 4.04.2015 года по расчётно-кассовой ведомости от 02.04.2015 года № 3. В этот период один из работников не получил её, а явился за выплатой 18.04.2015 года, которая тогда же и была выдана. Сумма составляла 25 000 рублей.

То есть, по истечению 04.04.2015 года кассиром депонировалась заработная плата последнего.

А 18.04.2015 года по приходному кассовому ордеру сумма зарплаты в 25 000 рублей была забрана из банковского учреждения и выплачена работающему по расчётному кассовому ордеру.

Проводки

Бухгалтерский спецучёт зарплатных операций – это компетентное разнесение суммарных величин:

• Если существуют депонированные денежные суммы, осуществляется проводка Дт 70 Кт 76-4.
• Отражение реверсии суммы в банк из кассы подлежит отражению посредством записи на счетах Дт 51 Кт 50.
• При требовании отдачи заработной платы, сумма подлежит приёму обратно на счёт в кассу Дт 50 Кт 51, и подлежит выдаче работающему Дт 76-4 Кт 50.

Все проводки на одну сумму

В случае не востребования зарплаты в течение срока давности (3 года), проводка будет такой: Дт 76-4 Кт 91 – то есть это будет отнесением не внереализованные расходы. А при наличии отложенного налогового актива реализуется проводка Дт 09 Кт 68 на субсчёт «Расчёты по налогу на прибыль организации».

Депонирование заработной платы в 1С

Если работающие не забрали свою зарплату в обозначенные термины, последняя подлежит регистрации как депонент.
С целью отразить это в учёте в программе для начала создаётся «Ведомость на выплату зарплаты» (способ «Выплатить через кассу»), заполняется документ в обычном режиме. Сотруднику, не забравшему зарплату, ставится отметка «Задепонировано», остальным – «Выплачено».

С целью отображения депонирования на «Ведомости» вводим документ «Депонирование». В этом документе является доступной операция печати карточки депонента. При проведении документом формируются проводки каждому сотруднику по Дт 70 и Кт 76.04 («Расчёты по депонированным суммам»).

Впоследствии при получении работающим подобной зарплаты, в программу “ручным способом” вводится «Расходный кассовый ордер» и форма операции «Выплата депонированной зарплаты». В случае проведения РКО по отдаче депонированной зарплаты формируется по индивидуальному работающему проводка Дт 76.04 Кт 50.
Все операции подлежат отображению в отчёте «Книга депонентов», а все документы по депонентам надлежит сохранить в журнале «Документы по депонированию».

Сроки

Как указывалось ранее, заработная плата, не отданная работающим на предприятии в деректированный для этого трёхдневный термин подлежит депонированию. После этой процедуры работник вправо забрать подобную зарплату во всякое для него удобное время, однако в течение трёх лет.

Выплата депонированной заработной платы

Выдача депонированной зарплаты производится по расходному кассовому ордеру. При этом в эту бумагу вносятся все существенные сведения о работающем, однако если таковых несколько, то наилучшим выходом будет оформление обособленной платёжной ведомости.

Операции по таким выплатам подлежат отражению дальнейшими проводками:

дебет счёта 304 02 830 «Уменьшение кредитной задолженности по расчётам с депонентами»;
кредит счёта 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения», 201 11 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства».

Депонированная заработная плата – это оплата труда, которую сотрудники по каким-то причинам не смогли получить вовремя, т.е. в течение срока выплаты заработка, установленного в организации. Этот срок, в который может быть превышен лимит кассы, устанавливается в количестве трех дней с момента получения денег в банке.

Если сотрудник не получил заработную плату вовремя, она депонируется. От того, получил работник заработок из кассы, или же он получил депонированную зарплату, расчет зарплатных налогов и взносов не влияет, поскольку все расчеты ведутся в момент начисления заработка (п. 1.4 Положения Банка России № 373-П от 12.10.2011).

Когда работник может получить депонированную зарплату?

В принципе, если работник не получил зарплату в указанный срок (например, был на больничном или в командировке), он имеет право получить ее в любое время. Для этого ему необходимо обратиться в бухгалтерию (это не зависит от того, в какой форме было обращение – устной или письменной). Депонированную зарплату компания может выдать работнику в любой день, а не тянуть до следующих сроков выплаты заработка.

Бывают ситуации, когда денег в кассе нет или их невозможно получить в банке в срочном порядке. Во избежание споров с работником, срок выдачи выплат депонированной зарплаты лучше закрепить в локальных актах организации (трудовом договоре, положении об оплате труда, коллективном договоре и пр.).

Пример 1.

Сотрудник Жилин А.А. заключил с ООО «Крошка» трудовой договор, в котором прописан порядок выдачи депонированных заработков. И в договор включены следующие условия: заработная плата выдается только по письменному заявлению работника в день обращения за заработной платой, если в кассе организации достаточно наличных средств, но не позднее 5 дней с момента обращения, если необходимые средства нужно предварительно заказывать в банке.

День выдачи заработной платы в ООО «Крошка» - 10 число каждого месяца. Этот срок закреплен и в положении об оплате труда. 10 марта 2013 работникам ООО «Крошка» была выплачена заработная плата.

Сотрудник Жилин А.А. в это время был на больничном, и вышел на работу только 18 марта. В связи с его отсутствием на рабочем месте, его заработная плата была депонирована. В день выхода на работу он написал заявление о выдаче ему причитающегося заработка. Наличных денег в кассе в этот день не оказалось. Бухгалтер подала заявку на снятие наличных в банк и получила деньги лишь 21 числа. В этот же день Жилин А.А. получил свою зарплату.

Общая ситуация по депонированной заработной плате.

При получении денег в кассу для выплаты заработка работникам, организация может превысить лимит в кассе лишь в течение трех дней с момента их получения с расчетного счета. Если работник в этот срок не получил заработную плату, она депонируется. При этом ведомость на выплату заработной платы закрывается.

Сотрудник может обратиться в кассу на получение данной суммы. Действия кассира:

1. Кассир может сообщить об этом бухгалтеру, и он включит эту сумму в планируемую для заявки на получение денег из кассы.
2. Кассир подает заявку, полученную от работника в письменной форме, и передает ее секретарю. Секретарь по всем правилам регистрирует входящий документ в журнале регистрации входящей документации, ставит отметку о получении на заявлении работника, затем передает его главному бухгалтеру.

Как выдать депонированную заработную плату?

Депонированная зарплата выдается сотрудникам по РКО (), если в кассе есть необходимая сумма. Депонированный заработок может быть выдан в день выдачи заработной платы, при условии, что это оговорено положениями об оплате труда и пр.

Списание задолженности перед работником по депонированной зарплате.

При возникновении депонированной зарплаты, в организации образовывается кредиторская задолженность перед сотрудником. Если работник так и не обратился за выплатой заработка, то списание задолженности производится по истечении срока исковой давности. (О том, как рассчитать правильно срок исковой давности, читайте ). Долг перед работником учитывается в составе доходов организации в сумме, в которой его отразили на счетах бухгалтерского учета.

Срок давности для задолженности по депонированной зарплате рассчитывается на общих основаниях и считается равным три года (ст. 196 ГК РФ). По окончании этого срока сумма долга учитывается в сумме внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ).

Бухгалтерские проводки по депонированной зарплате.

Для учета депонированной зарплаты открыт бухгалтерский счет 76-4 "Расчеты по депонированным суммам"

Пример 2.

Работник Одинцов Л.Ж. работает в ООО «Крест» водителем. Во время выплаты заработка он находился в командировке. День выплаты заработка в ООО «Крест» - 5 число. Одинцов Л.Ж. вернулся из командировки 10 июня, написал заявление на выдачу зарплаты (как это было предписано Положением о заработной плате), но в данный момент денег не оказалось в кассе. Бухгалер подала заявку на снятие наличных в банк, и получила деньги лишь 9 июня. Одинцов Л.Ж. получил зарплату 11 июня в сумме 20 000 рублей.

1. Д-т 70 К-т 76-4 = 20 000 - депонирована зарплата Одинцова Л.Ж.
2. Д-т 51 К-т 50 = 20 000 – зачислен заработок Одинцова Л.Ж. на расчетный счет.

Проводки за 11 июня
3. Д-т 50 К-т 51 = 20 000 – с расчетного счета получена депонированная заработная плата для выдачи работнику Одинцову Л.Ж.
4. Д-т 76-4 К-т 50 – выдана депонированная зарплата работнику Одинцову Л.Ж.

Бухгалтерские проводки по списанию задолженности в связи с окончанием срока исковой давности.

Д-т 76-4 К-т 91 – депонированная зарплата отнесена на внереализационные доходы.

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".