Что относится к первичным документам. Какие существуют первичные учетные документы бухгалтерского учета: перечень

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

• договор;
• счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

• кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

• товарная накладная — для товаров;
• товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
• акт выполненных работ/оказанных услуг.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

• договор;
• счёт;
• бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
• накладная;
• акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату - это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

• информацию о суммах денежных средств;
• фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п.

Первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.

Первичный бухгалтерский документ — это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Первичный бухгалтерский документ должен иметь:

• наименование — финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;
• название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;
• дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;
• содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;
• измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;
• подписи ответственных лиц — директора организации и главного бухгалтера.

Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники.

Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

Если произошла ошибка во внутрихозяйственных учетных записях, то можно применить способ отрицательной или сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку.

Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки).

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

В работе с любым документом бухгалтер опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.

Учетные документы бывают внешними и внутренними

Внешние документы поступают в организацию со стороны — из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др., они составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить , платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются непосредственно в организации.

• распорядительные;
• оправдательные (исполнительные);
• комбинированные;
• бухгалтерского оформления.

Распорядительные — это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.

Комбинированные документы являются одновременно и распорядительными и исполнительными. Сюда входят приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Это справки, ведомости распределения и др.

Бухгалтерские документы подразделяются также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы используются при оформлении каждой хозяйственной операции. Накопительные документы составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов служат двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п.

Учетные документы подразделяются на первичные и сводные

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи.

Сводные документы составляются на основе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость.

В момент фиксации данных в первичных документах возникает бухгалтерская информация, которая не регистрируется автоматически. Все количественные и качественные ее характеристики подвергаются логическому, арифметическому и юридическому контролю перед составлением первичных документов. Такой контроль осуществляется как работниками, занимающимися ведением первичного учета, так и работниками служб управления.

Подписывая приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения и требования, иные банковские документы, руководитель организации подвергает тщательному анализу каждую хозяйственную операцию.

• предварительная работа перед составлением первичных документов;
• составление первичных документов;
• утверждение первичных документов;
• работа бухгалтерии по составлению и обработке первичных документов.

Сбор бухгалтерской информации предполагает соответствующую работу различных служб организации. Для этой стадии характерен наивысший уровень аналитичности и оперативности учета.

Второй стадией учетного процесса является обработка бухгалтерской информации. Она предполагает непосредственное участие в получении бухгалтерской информации работников функциональных служб управления. Так, при учете товарно-материальных ценностей на основании первичных документов предусматриваются группировка и обобщение данных в карточках складского учета материалов. Ежемесячно из карточек и книг данные переносятся в отчеты о движении материальных ценностей. В установленные сроки заведующие складами и руководители подразделений представляют эти отчеты в бухгалтерию организации.

Руководящие работники принимают участие и в обработке данных. Так, с помощью работников различных служб управления устанавливаются виновники недостач и потерь.

После проверки арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных хозяйственных операций бухгалтерские документы регистрируются, а затем осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на .

Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные регистры служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам.

Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей.

Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет — в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывают число и заверяют ее подписями уполномоченных лиц. В некоторых книгах, например, кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Бухгалтерские книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках — картотеках. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал.

Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах

Существуют три способа исправления ошибочных записей в учетных регистрах : корректурный, дополнительной записи, сторнировочный.

Корректурный способ может быть применен только в том случае, если ошибки были обнаружены до составления баланса или же они имели место в учетных регистрах, не затрагивая корреспонденции счетов. Этот способ состоит в зачеркивании тонкой чертой неправильного текста, цифры, суммы и надписи рядом или выше правильного текста или суммы с соответствующей оговоркой.

Например, если вместо 100 руб. отражено 200 руб., то следует зачеркнуть 200 руб. и написать сверху "100 руб.", а сбоку указать: "зачеркнуто 200 руб. и сверху написано 100 руб., исправленному верить (дата, подпись)".

На денежных документах никаких исправлений и помарок не допускается, даже оговоренных, особенно в цифрах.

Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции ошибочно занижена. Например, поставщиком с расчетного счета перечислены 150 руб. Данная хозяйственная операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до 100 руб. Была сделана следующая бухгалтерская запись: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 100 руб.

Но поскольку поставщикам следует перечислить 150 руб., то на недостающую сумму в 50 руб. необходимо составить дополнительную проводку: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 50 руб.

Дополнительные проводки делаются в текущем или следующем месяце. Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственной операции.

Сторнировочный способ состоит в том, что неправильная запись, в основном цифровая, устраняется отрицательным числом, т. е. повторяются неправильная корреспонденция и сумма красными чернилами. Одновременно составляется правильная запись обыкновенными чернилами. Сторнировки имеют место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы.

При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются.

Этот материал даст Вам представление о:
пользователях учетной информации;
функциях предприятия по организации бухгалтерского учета;
первичных учетных документах, их видах и обязательных реквизитах;
документообороте;
учетных регистрах и их видах;
счетах бухгалтерского учета и их структуре;
упрощенном рабочем плане счетов малого предприятия;
различных формах организации бухгалтерского учета.

1. Документы в бухгалтерском учете

В соответствии со статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Первичный документ –это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.).

Предприятие в процессе деятельности может использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов с учетом установленных требований к первичным документам. Формы таких документов утверждаются приказом об учетной политике предприятия.

Все первичные документы можно разделить на следующие группы:

1. организационно-распорядительные;
2. оправдательные;
3. документы бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные документы –это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.

Оправдательные документы - сюда относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них заносится в учетные регистры.

Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.д.

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Среди них – различные отчеты, справки. Информация, содержащаяся в них, также заносится в учетные регистры.

Учетные регистры – это специально приспособленные листы для регистрации и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

• книги (кассовая, главная);
• карточки (учета основных средств, учета материалов);
• журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

• хронологические (регистрационный журнал);
• систематические (главная книга счетов);
• комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащихся в учетных регистрах, они бывают:

• синтетические (главная книга счетов);
• аналитические (карточки);
• комбинированные (журналы-ордера).

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• арифметически (подсчет сумм);
• по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота , в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию. График движения первичных учетных документов может иметь следующую форму:

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Счет – это способ группировки и отражения изменений в средствах (имуществе), их источниках и обязательствах предприятия.

Операции на счетах отражаются в денежном измерителе, то есть все имущество, его источники и обязательства (долги) предприятия оцениваются, и на счетах записывается его стоимость.

Средства предприятия могут либо увеличиваться, либо уменьшаться. Для раздельного учета увеличения и уменьшения средств счет делится на две части. Левая часть счета называется дебетом , а правая часть счета называется кредитом .

Графически счет обычно представляют в виде таблицы, состоящей из двух столбцов:

В зависимости от того, что отражается на счетах, они могут быть:

1. активными;
2. пассивными;
3. активно-пассивными.

На активных счетах отражается учет средств предприятия и их движения (например, основные средства, производственные запасы, готовая продукция, денежные средства, расчеты и т.п.).

Активный счет возрастает по дебету, то есть операции, увеличивающие его, отражаются в левой части (дебете) счета.

Сальдо активного счета – остаток на конец и на начало периода – также записывается в дебет.

Структура активного счета:

На пассивных счетах отражаются источники средств предприятия (например, уставный фонд или уставный капитал, прибыль) и обязательства предприятия (например, ссуда банка, невыплаченная заработная плата и т.п.).

Пассивный счет возрастает по кредиту, то есть операции, увеличивающие его, отражаются в правой части (кредите) счета.

Сальдо пассивного счета – остаток на конец и на начало периода – также записывается в кредит.

Структура пассивного счета:

На активно-пассивных счетах сальдо может быть как кредитовым, так и дебетовым.

План счетов бухгалтерского учета утверждается Министерством финансов.

3. Формы учета

Формы учета различаются по количеству применяемых регистров, их назначению, внешнему виду и содержанию.

Существуют следующие три основные формы бухгалтерского учета:

• мемориально-ордерная;
• журнально-ордерная.

Наиболее простой формой является «», так как любая операция по первичному документу (или группа однородных операций) записывается в книгу «Журнал-главная», в которой совмещается регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись). Книга «Журнал-главная» выглядит так:

В эту книгу сначала записываются остатки по счетам на начало отчетного периода, затем – все операции по документам, после чего определяется оборот за отчетный период (при этом производится проверка правильности записи: сумма оборота за отчетный период должна быть равна сумме оборотов по дебету всех счетов и сумме оборотов по кредиту всех счетов) и выявляются остатки по счетам на конец отчетного периода. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.

Схема учета «журнал-главная» выглядит так:

Мемориально-ордерная форма учета основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами – мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись).

Форма счетов главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом:

Главную книгу при этой форме также называют контрольно-шахматной ведомостью.

На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому по данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (при этом производится проверка полноты и правильности записи хозяйственных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В ней определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.

По сравнению с журналом-главной мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета.

Схема данной формы учета имеет следующий вид:

Однако в этой форме учета многократно повторяются одни и те же записи в различных учетных регистрах, что увеличивает объем работ. Существует упрощенный вариант данной формы для малых предприятий – с использованием ведомостей учета : основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа); производственных запасов и готовой продукции; затрат на производство; денежных средств и фондов; расчетов и прочих операций; расчетов с поставщиками; заработной платы.

Ведомость представляет собой счет бухгалтерского учета, в котором отражаются начальный остаток, обороты за отчетный период по дебету и кредиту на основании документов с разбивкой по корреспондирующим счетам, остаток на конец отчетного периода. Например, форма ведомости по учету денежных средств в кассе выглядит так:

Данные ведомостей обобщаются в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотная ведомость. По данным оборотной ведомости составляется баланс.

Схема упрощенной формы бухгалтерского учета выглядит следующим образом:

При журнально-ордерной форме учета на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы в хронологическом порядке по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов по корреспондирующим счетам. Эти итоги представляют собой бухгалтерские проводки (мемориальные ордера) для записи на счетах главной книги.

Накопительные журналы называются журналы-ордера. Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.

Журнал-ордер выглядит так:

Итоги оборотов за месяц из журналов-ордеров переносятся на счета главной книги, имеющей следующую форму:

Кредитовый оборот переносится на счет главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он содержится в журнале-ордере. Дебетовый оборот на счете главной книги учитывается в корреспонденции с другими счетами. В счете главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. По завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета главной книги производится подсчет итогов по дебету каждого счета, определение сальдо на конец месяца и составление баланса.

Журнально-ордерная форма учета может быть представлена в следующем виде:

Первичные учетные документы

(англ. basic record documents) - по законодательству РФ о бухгалтерском учете оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется , составляемые в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее завершения и удостоверяющие факт совершения соответствующей операции. Поскольку оформление П.у.д. является началом учетной регистрации хозяйственных операций, они составляют основу учетной информации, обеспечивая бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации. К П.у.д. относятся заказы, договоры, акты сдачи-приемки, платежные поручения, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, счета-фактуры, наряды, квитанции, товарные чеки и др. подобные документы. Информация, содержащаяся в П.у.д., систематизируется и накапливается в процессе ведения регистров бухгалтерского учета.

Основные о П.у.д. установлены ФЗ «О бухгалтерском учете»** (ст. 9). П.у.д. принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. П.у.д., форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать: наименование документа; дату его составления; наименование организации, от имени которой составлен ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Только при наличии в учетном документе всех перечисленных реквизитов документ может рассматриваться в качестве П.у.д., приниматься к учету и являться документальным подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Не запрещено включение в П.у.д. и иных, помимо обязательных, реквизитов. Законодательством могут устанавливаться специальные требования к составлению некоторых видов П.у.д. Напр., правила составления счетов-фактур установлены Порядком ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства РФ от 29.07.1996 г. № 914.

Формы П.у.д., применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности утверждаются при принятии учетной политики организации.

Субъекты малого предпринимательства могут применять для документирования операций типовые межведомственные формы П.у.д., ведомственные формы, а также формы, самостоятельно разработанные применительно к соответствующим типовым, которые содержат обязательные и обеспечивают достоверность отражения в бухгалтерском учете совершенных операций. П.у.д., поступающие в бухгалтерию организации, являющейся субъектом малого предпринимательства, проверяются по форме на полноты и правильности их оформления и по содержанию с точки зрения законности документированных операций и логической увязки отдельных показателей.

Перечень лиц, имеющих П.у.д., утверждает по согласованию с главным бухгалтером. Как правило, такими лицами являются сотрудники бухгалтерии, отделов снабжения и сбыта, договорной и некоторых др. служб. П.у.д., которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

П.у.д. должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно, ~ непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление П.у.д., передачу их в установленные для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские П.у.д. не допускается. В остальные П.у.д. исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали эти документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе П.у.д. составляются . Они содержат данные о хозяйственных операциях, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. При помощи составления сводных учетных документов удается уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К числу сводных документов относятся, напр., группировочные ведомости, разработочные таблицы, ведомости распределения расходов, отчеты или ведомости о движении продукции, сырья, материалов и т.п.

П.у.д. могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. В таких случаях или др. организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие П.у.д., снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Большой юридический словарь . Академик.ру . 2010 .

Смотреть что такое "Первичные учетные документы" в других словарях:

Первичные учетные документы - (англ. basic record documents) по законодательству РФ о бухгалтерском учете оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется … Энциклопедия права

Первичные учетные документы - (primary accounting documents) Письменные свидетельства о совершении фактов хозяйственной жизни. В них отражаются все данные, которые используются для бухгалтерского учета. П.у.д. составляются либо по унифицированной форме (документы по учету… … Экономико-математический словарь

первичные учетные документы - Письменные свидетельства о совершении фактов хозяйственной жизни. В них отражаются все данные, которые используются для бухгалтерского учета. П.у.д. составляются либо по унифицированной форме (документы по учету материалов, платежные поручения,… … Справочник технического переводчика

Первичные учетные документы - Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к… … Словарь: бухгалтерский учет, налоги, хозяйственное право

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - (англ. primary accounting documents) – письменное свидетельство о совершении фактов хозяйственной жизни. В них отражаются данные, к рые используются для ведения бухгалтерского учета. Требования к П.у.д. отражены в Федеральном законе «О… … Финансово-кредитный энциклопедический словарь

Первичные учетные документы - 1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет... Источник: Федеральный закон от… … Официальная терминология

Учетные документы Энциклопедия права

См. Первичные учетные документы … Большой юридический словарь

Документы первичные учетные - все хозяйственные проводимые операции должны оформляться оправдательными документами, являющимися первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

Сводные учетные документы - см. Первичные учетные документы … Энциклопедия права

Книги

• Торговля. Настольная книга бухгалтера торгового предприятия+CD , Агафонова М.Н.. Бухгалтеру мини-маркета и мегамолла, точки оптовой или комиссионной торговли, торговой сети и небольшого магазина это практическое пособие поможет наладить и правильно вести бухгалтерский…

1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней». Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов. Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

Для чего нужны первичные учетные документы

Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления. Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

• от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
• от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

• занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
• искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее. Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

• использование унифицированных форм первичных документов;
• использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
• возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе . При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата). Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

• полностью самостоятельно разработанная форма;
• форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты , установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• наименование и дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.

! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации. Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен в соответствии с другими нормативными актами. Например, путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие реквизиты (п. 3 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе.

Таким образом, разработка собственных форм первичных учетных документов требует глубоких знаний и анализа действующего законодательства. Поэтому в некоторых случаях предпочтительнее воспользоваться уже готовыми формами. Например, формой универсального передаточного документа, рекомендованной ФНС РФ (Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Этот документ сочетает в себе реквизиты первичного учетного документа на передачу материальных ценностей, а также реквизиты счета-фактуры, поэтому может применяться как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогового учета (в целях исчисления НДС). Помимо универсального передаточного документа ФНС России разработала также рекомендованную форму универсального корректировочного документа, который составляется в случае изменения стоимости поставки после отгрузки (Письмо от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@). Тот факт, что организация решила использовать формы УПД и УКД должен быть закреплен в учетной политике или в отдельном приказе руководителя.

Унифицированные формы

Закон № 402-ФЗ не содержит обязательного требования применять унифицированные формы первичных учетных документов, но в то же время не содержит и запрета на их применение. Поэтому экономический субъект вправе использовать унифицированные формы тех документов, для которых они установлены. Применение унифицированных форм имеет ряд преимуществ:

• унифицированные формы являются привычными для большинства контрагентов, поэтому их применение позволит избежать вопросов и недопонимания при оформлении сделок;
• программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета, как правило, ориентировано на применение унифицированных форм. Внедрение же самостоятельно разработанных форм потребует дополнительных затрат на настройку программ.

Кроме того, замена всех унифицированных форм на самостоятельно разработанные рискованна, поскольку обязательными к применению до сих пор остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании (Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 к Федеральному закону № 402-ФЗ). К таким документам относятся, например, документы по оформлению . Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривает использование следующих унифицированных форм:

• приходные и расходные кассовые ордера (формы № КО-1 и КО-2);
• кассовая книга (форма № КО-4);
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
• расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53).

Таким образом, кассовые операции должны в обязательном порядке оформляться документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, от 05.01.2004 № 1.

С особой осторожностью нужно подходить к разработке кадровых документов, а также документов по учету труда и его оплаты, а по возможности – использовать унифицированные формы таких документов. Это связано с тем, что кадровые документы и документы по учету труда должны отвечать требованиям трудового законодательства, которые не всегда совпадают с требованиями Закона № 402-ФЗ: начиная от состава реквизитов (например, табель учета рабочего времени, личная карточка работника и т.д.) и заканчивая формой документа (ТК РФ не предусматривает составление кадровых документов в электронном виде).

Итак, в этой статье мы вспомнили, какое значение имеют первичные учетные документы для бухгалтерского и для налогового учета, а также убедились, что в случае с первичными документами «форма имеет значение». Подводя итог, еще раз тезисно сформулируем основные выводы :

• Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом.

• Форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ, а в отдельных случаях – реквизиты, установленные другими нормативными актами.

• Используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем в учетной политике или в отдельном приказе – это касается как самостоятельно разработанных форм, так и унифицированных.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

1. НК РФ
2. КоАП РФ
3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
4. Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»
5. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
6. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
7. Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
8. Письма ФНС РФ

• от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@
• от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе