, Статьи для бухгалтеров , Статьи по бухучету
- Категории:
- Все новости
- С документами
В таблице работник укажет, каким образом он получил подотчетные средства - наличными либо на платежную карту. Дальше наконец-то запишет, какую сумму ему выдали под отчет и сколько он издержал. Не для кого не секрет то, что соответственно, подотчетник выводит перерасход либо остаток средств. Суммы в рублях и копейках.
К авансовому отчету работник приложит подлинники документов, которые как бы подтверждают расходы: БСО, квитанции, кассовые и товарные чеки и т. д. Необходимо подчеркнуть то, что список этих документов по порядку должен быть вписан на оборотной стороне авансового отчета в таблице. По каждому документу сотрудник укажет:
Дату и номер - графы 2 и 3 таблицы;
- наименование документа либо расхода, которые подтверждает бумага (к примеру, проезд, проживание в командировке, стоимость обретенных канцтоваров), - графа 4;
- сумму в рублях и копейках либо в инвалюте - графа 5 либо 6.
Количество приложенных документов сотрудник укажет на лицевой стороне отчета под таблицей (пометка 2 в образце выше).
Дальше подотчетник подпишет авансовый, вообщем то, отчет и проставит расшифровку подписи - лишь в одном месте (пометка 3 в образце выше).
Когда работник принесет для вас авансовый так сказать отчет, пронумеруйте его и выдайте расписку. И даже не надо и говорить о том, что это, как многие выражаются, отрезная часть формы № АО-1. Всем известно о том, что в ней укажите реквизиты авансового отчета и сумму, которую издержал сотрудник. Необходимо подчеркнуть то, что не забудьте также подписать расписку (пометка 4 в образце выше).
Работникам выдают новейшие подотчеты, хотя они еще не отчитались за старенькые. Угрожает ли компании за это штраф?
Нет, не угрожает. В таковой ситуации инспекторы пробуют выписать штраф по статье 15.1 КоАП РФ. Все знают то, что в норме предусмотрены санкции за ошибки в кассовых операциях: для компаний - от 40 тыс. до 50 тыс. руб., для управляющего - от 4000 до 5000 руб.
Но компания несет ответственность только в, как всем известно, ограниченных вариантах. Они все названы в части 1 статьи 15.1 КоАП РФ. Вообразите себе один факт о том, что в этом перечне нет нарушений при расчетах с подотчетниками, так что штраф не угрожает. Это также подтверждает и арбитражная практика. Для примера приведу постановление ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010.
Какие реквизиты заполняет бухгалтер
Проверьте авансовый отчет. Всем известно о том, что срок для этого ограниченный. Его устанавливают в локальном акте компании. Все давно знают то, что к примеру, в положении о документообороте.
По итогам проверки заполните до конца отчет. В нем укажите заглавие организации, код структурного подразделения, в каком трудится подотчетник, и его табельный номер. Потом сверьте с первичкой суммы, которые работник указал в таблице на оборотной стороне отчета. Всем известно о том, что подтвержденные суммы вчеркните в эту же таблицу в графу «Сумма расхода, принятая к учету» (пометка 5 в образце выше). В данной нам же таблице поставьте номер счета, на который относите издержки.
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
- оприходовали продукты;
ДЕБЕТ 20 (26) КРЕДИТ 71
- отразили расходы на сервисы либо работы;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
- учли входной НДС по подотчетным расходам.
Ежели сотрудник растерял справку из, как большинство из нас привыкло говорить, обменного пт, то пересчитайте валюту в рубли по официальному курсу на ту дату, когда выдали подотчет. Такие объяснения привел Минфин в письме от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.
Подведите результат: может быть, образовались перерасход либо задолженность по как бы подотчетным суммам. Несомненно, стоит упомянуть то, что перерасход выдайте сотруднику из кассы. В авансовом отчете укажите номер и дату расходника.
Остаток подотчетной суммы работник должен внести в кассу. Мало кто знает то, что когда он это сделает, в авансовом отчете вы пропишете реквизиты приходника (пометка 7 в образце выше).
В учете запишите:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- выплатили работнику из кассы перерасход по авансовому отчету;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
- получили от работника в кассу остаток неизрасходованных, как все говорят, подотчетных средств.
Ежели подотчетник не возвращает остаток в кассу, средства удержите из его зарплаты. Все давно знают то, что проводки такие:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
- отразили подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
- удержали из зарплаты работника подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок.
Проверенный авансовый отчет в 2016 году подпишите у управляющего компании. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что пусть он также укажет в нем сумму, на которую подтвердил отчет, поставит дату и так сказать подпись (пометка 8 в образце выше).
Когда не получится списать расходы по авансовому отчету в 2016 году
Разберем нередкие ошибки, которые не дозволят компании списать расходы по подотчетным суммам. Подотчетник не подтвердил платежи с банковской карты.
Перевести подотчетные суммы вы сможете на корпоративную, как все знают, банковскую карту либо на личную. Чиновники не против - письмо Минфина от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288. Все знают то, что во 2-м случае к авансовому отчету сотрудник должен приложить оригиналы всех документов на банковскую карту. Также квитанции банкоматов и слипов, в каких указана фамилия обладателя карты.
Всем известно о том, что такие объяснения финансисты привели в письме от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106. Ежели слипов нет, учитывать расходы не получится.
А ежели подотчетник рассчитывался чужой, как большая часть из нас постоянно говорит, банковской картой, к примеру супруги либо супруга? Тогда пригодится расписка обладателя карты о том, что подотчетник вернул ему средства. На этом настаивают налоговики в письме от 22 июня 2011 г. № ЕД-74-3/9876.
Торговец не расшифровал покупку в товарном чеке
Наименование и количество купленных продуктов - это неотклонимые реквизиты первичного документа (подп. 4, 5 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Очень хочется подчеркнуть то, что ежели в товарном чеке записали общее наименование продуктов (к примеру, канцелярские принадлежности), учесть расходы рискованно.
Хотя судьи подтверждают такие издержки - постановление ФАС Поволжского округа от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05-32. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что но сомневаюсь, что вы захотите каждый раз судиться с налоговиками из-за незначимых расходов. Мало кто знает то, что потому заблаговременно проинформируйте подотчетника, чтоб он просил у торговца подробный товарный чек.
Иностранные документы не перевели на российский язык
Работник ездил в командировку за границу, большая часть подтверждающих документов на иностранном языке. Как бы это было не странно, но их непременно нужно перевести на российский. Даже, как большая часть из нас постоянно говорит, электронные. Такое требование прописано в пт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Обратите внимание: нужен построчный перевод всего документа. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что сделать его, вообщем то, может как проф переводчик, так и спец вашей компании. Минфин не категоричен в этом вопросце - письмо от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202.
Подотчетник не подкрепил расходы документами
Ежели работник не принес документы, подтверждающие расходы, подотчет включите в его доход. Мало кто знает то, что с данной для нас суммы придется удержать НДФЛ - письмо УФНС по г. Москве от 27 марта 2006 г. № 28-11/23487.
Хотя в суде компаниям удается, вообщем то, оспорить НДФЛ по подотчетам без подтверждающих бумаг. В качестве примера приведу постановление ФАС Волго-Вятского округа от 3 февраля 2012 г. № А82-3116/2011.
В 2015 году порядок оформления служебных командировок менялся не один раз. Новые правила значительно упростили список обязательных документов и облегчили работу учреждения. Теперь отпала необходимость оформлять командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о командировке, журналы учета командировок. О том, какие документы необходимо оформить при направлении работника в служебную командировку в 2016 году, какие подтвердят срок его поездки и что еще нужно предоставить работнику по возвращении – в статье.
Приказ на командировку
Правила направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя. То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано. Большинство учреждений используют для этого приказ (распоряжение).
Что касается формы такого приказа, то можно использовать:
– либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;
– либо самостоятельно разработанную и утвержденную.
В приказе укажите следующую информацию:
– наименование учреждения;
– наименование документа и дату его составления;
– Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;
– место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);
– срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;
– цель командировки;
– вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);
– основание издания приказа;
– организацию, которая оплатит работнику .
Напомню, что в общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения № 749):
– на проезд;
– на наем жилого помещения;
– связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (дополнительные расходы);
– произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).
Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.
Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает руководитель учреждение (уполномоченное им на это лицо). Рекомендую ознакомить с ним сотрудника под подпись. Поскольку в случае его привлечения его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа, нужны будут соответствующие доказательства. Иначе такое привлечение может быть признано неправомерным. Так как оно возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ).
Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 75 лет. Основание – пункт «б» статьи 19 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г № 558.
Документы, подтверждающие срок командировки
По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749). Она необходима в трех случаях:
– при использовании служебного транспорта;
– при использовании личного транспорта;
– при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.
Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендую приказом руководителя учреждения утвердить образец бланка.
К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.
Если работник передвигался на общественном транспорте
Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты. В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.
Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 (далее – Правила № 1085). При предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор. Основание – паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.
Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:
– цену номера (места в номере);
– период проживания в гостинице.
Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.
Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).
Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.
Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки). Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.
А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот вопрос поможет приказ Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.
Теперь поговорим об авиатранспорте. Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:
– маршрут/квитанция электронного билета;
– багажная квитанция на бумажном носителе;
– посадочный талон.
При потере посадочного талона, сотруднику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Таково мнение Минфина России (письма от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187, от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61).
Если сотрудник ездил на машине
В этом случае к служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником автомобиля (служебного, находящегося в его собственности или в собственности третьих лиц (по доверенности)):
– путевой или маршрутный лист;
– квитанции;
– кассовые чеки;
– иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика, распечатки данных тахографа).
Авансовый отчет
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю об израсходованных в связи с командировкой суммах. Сделать это он должен в течение трех рабочих дней.
К авансовому отчету сотрудник должен приложить все имеющиеся у него документы о расходах, произведенных в служебной поездке (п. 26 Положения № 749).
В соответствии с этим документом производится окончательный расчет по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 10 Положения № 749).
Если сотрудник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то он должен вернуть в кассу неизрасходованные подотчетные деньги. Но возможет и иной вариант - работник потратил денег больше, чем ему было выдано. То есть по авансовому отчету имеется перерасход. В этом случае сотруднику возвращают собственно потраченные суммы. Но сделать это нужно только после утверждения авансового отчета руководителем учреждения. Основании выдачи денег - (п. 6 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…»). Не забудьте внести реквизиты кассового ордера в авансовый отчет.
Журналы учета командировок
Учреждению больше не надо вести два журнала:
– учета работников, выбывающих в служебные командировки;
– учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.
Это связано с тем, что из Положения № 749 исключили пункт 8 (постановление Правительства РФ от 29 июля 2014 г. № 771), где говорилось о необходимости такого учета. Действуют новшества с 8 августа 2015 года.
С 19 октября 2015 года утратил силу и приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н, которым были утверждены формы таких журналов. Но, несмотря на это журналы учета командировок все же могут пригодиться учреждению. Чтобы продолжать вести такой учет работников установите соответствующий порядок учета в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 Трудового кодекса РФ). Причем можно предусмотреть порядок, как аналогичный ранее применявшемуся, так и иной удобный для учреждения.
Выводы
При направлении работника в служебную командировку нужно оформить всего лишь один документ – приказ (распоряжение). К документам, которые должен предоставить именно работник по возвращении из служебной поездки относятся:
– служебная записка (выше рассмотрены случаи ее составления);
– документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (их список зависит от того, на чем ездил сотрудник);
– авансовый отчет.
Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.
В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.
Новые правила подотчета:
- получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
- для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
- выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.
Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет
Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий порядок последовательных действий:
- Сотрудник предоставляет в бухгалтерию за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
- Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
- Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги (бухгалтер ).
- Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.
Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, можно утвердить запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.
Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.
Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту
Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.
Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета
С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.
Если работник потратил свои деньги
Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.
Если работник потратил свои деньги, это не является подотчетом!
Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.
Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. Однако письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.
Подотчетное лицо при выдаче ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации.
Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы.
Общие правила заполнения авансового отчета
Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 — 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств и заполняются графы 7 — 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.
Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.
Порядок принятия к учету авансового отчета
1. Выдача денег под отчет.
Основанием для выдачи денег под отчет является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка).
При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.
2. Когда расходы произведены.
По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию.
Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.
Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
3. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.
4. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.
О первичных документах
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:
— подтверждающие документы подаются в оригинале;
— по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
— по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.
Заполнение авансового отчета
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.
На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:
— наименование организации, направившей его в командировку;
— структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
— свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо»);
— должность;
— назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).
Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.
На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.
Внизу авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.
Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:
N п/п — Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало их. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку.
Дата — Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку.
Номер — Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)
Кому, за что и по какому документу уплачено — Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное удостоверение и т.д.)
Сумма расхода — Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению
предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства
Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д., бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: «Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета». В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета… Ф.И.О. N…».
Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.
Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.
Проверка авансового отчета бухгалтером
После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:
— по форме — устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;
— по содержанию — определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;
— арифметическая проверка — удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.
Проверяется также полнота отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат данным лицом остатка неизрасходованных средств.
Выявленные бухгалтером нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.
Авансовый отчет в 2016 году.
Работник должен подтвердить, что потратил подотчет по назначению. Представить авансовый отчет в 2016 году нужно за 3 рабочих дня после того, как истечет срок, на который выданы деньги.
А если человек болел, был в отпуске или в командировке – в трехдневный срок со дня выхода на работу.
V Как заполнять авансовый отчет в 2016 году.
Авансовый отчет в 2016 году сдается по унифицированной форме № АО-1 или на бланке, разработанном компанией. Некоторые реквизиты авансового отчета заполняет работник, другие – бухгалтер.
Ø Работник в отчете указывает:
§ На лицевой стороне авансового отчета ставит дату (формат – ДД.ММ.ГГГГ). Это день, в который он заполняет документ и указывает в нем:
ü структурное подразделение, в котором трудится;
ü свою фамилию и инициалы;
ü должность по штатному расписанию;
ü назначение полученного аванса.
§ Работник также заполняет левую таблицу авансового отчета (пометка 1 в образце ниже). Здесь есть строки для сведений о предыдущем авансе, зависшем у сотрудника. В них всегда должны стоять прочерки. Ведь работнику выдают наличные деньги под отчет только в том случае, если он погасил старую задолженность. Такое требование прописано в п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций.
Авансовый отчет в 2016 году (образец)
§ В таблице работник укажет, каким образом он получил подотчетные средства – наличными или на платежную карту.
§ К авансовому отчету работник приложит подлинники документов , которые подтверждают расходы: БСО, квитанции, кассовые и товарные чеки и т. д. Перечень этих документов по порядку должен быть вписан на оборотной стороне авансового отчета в таблице.
§ По каждому документу сотрудник укажет:
ü дату и номер – графы 2 и 3 таблицы;
ü наименование документа или расхода, которое подтверждает бумага (например, проезд, проживание в командировке, стоимость приобретенных канцтоваров), – графа 4;
ü сумму в рублях и копейках или в инвалюте – графа 5 или 6.
§ Количество приложенных документов сотрудник укажет на лицевой стороне отчета под таблицей (пометка 2 в образце выше).
Когда работник принесет вам авансовый отчет, пронумеруйте его и выдайте расписку. Это отрезная часть формы № АО-1. В ней укажите реквизиты авансового отчета и сумму, которую потратил сотрудник. Не забудьте подписать расписку (пометка 4 в образце выше).
Ø Какие реквизиты заполняет бухгалтер.
§ Проверьте авансовый отчет . Срок для этого ограниченный. Его устанавливают в локальном акте компании. Например, в положении о документообороте.
§ По итогам проверки заполните до конца отчет . В нем укажите название организации, код структурного подразделения, в котором трудится подотчетник, и его табельный номер.
§ Затем сверьте с первичкой суммы , которые работник указал в таблице на оборотной стороне отчета.
§ Подтвержденные суммы впишите в эту же таблицу в графу «Сумма расхода, принятая к учету» (пометка 5 в образце выше).
§ В этой же таблице поставьте номер счета , на который относите затраты.
Проводки такие:
§ Если сотрудник потерял справку из обменного пункта, то пересчитайте валюту в рубли по официальному курсу на ту дату, когда выдали подотчет. Такие разъяснения привел Минфин в письме от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.
§ Подведите итог: возможно, образовались перерасход или задолженность по подотчетным суммам. Перерасход выдайте сотруднику из кассы. В авансовом отчете укажите номер и дату расходника.
§ Остаток подотчетной суммы работник должен внести в кассу. Когда он это сделает, в авансовом отчете Вы пропишете реквизиты приходника (пометка 7 в образце выше).
В учете запишите:
§ Если подотчетник не возвращает остаток в кассу, деньги удержите из его зарплаты .
