Просроченная дебиторская задолженность проводки. Общий и специальные сроки исковой давности

Дебиторская задолженность - часть оборотных средств организации, представляющая собой сумму обязательств сторонних лиц перед предприятием. Возникает, например, когда продукция отгружена, но ещё не оплачена. Сумма отражается во II разделе баланса.

Существует несколько источников образования актива:

• выданные партнёрам авансы;
• обязательства покупателей;
• долги дочерних компаний, филиалов;
• обязательства учредителей;
• ссуды физическим лицам.

В зависимости от срока погашения она бывает:

• краткосрочной , то есть должна быть оплачена в срок до 12 месяцев;
• долгосрочной , если платежи предусмотрены позднее чем через год.

Непогашенная вовремя задолженность называется просроченной. В зависимости от причины задержки она бывает двух типов:

• Сомнительная . Возникает, если непогашенные в установленный договором срок обязательства сторонних организаций не были обеспечены залогом или поручителем.
• Безнадёжная . Образуется в случае, когда долг становится нереальным к взысканию. Например:
  • дебитор признан арбитражным судом банкротом;
  • контрагент был исключён из ЕГРЮЛ или ЕГРИП по причине ликвидации;
  • закончился срок возможности подачи иска (долг с истекшим сроком давности).

Почему необходимо списание?

Организация обязана каждый год перед сдачей отчётности проводить инвентаризацию расчётов. Таким методом выявляются просроченные обязательства, которые должны быть потребованы у контрагента. В случае невозможности получения денег долг подлежит списанию.

Сумма просроченной задолженности находится в активе баланса организации, поэтому сумма включается в бухгалтерскую отчётность.

Так как этими средствами компания распоряжаться свободно не может и экономическую выгоду они не приносят, отчётность становится недостоверной. Она не даёт пользователю информации о реальном финансовом положении предприятия. Возникшая ситуация может серьёзно повредить фирме.

Например, рассмотрев баланс организации, банк одобрил выдачу кредита. Специалисты посчитали, что обязательства могут быть погашены за счёт возврата «дебиторки». Но суммы активов, указанные в отчётности, являются безнадёжными, их срок давности закончился. В случае невозможности выплаты займа банком могут быть предъявлены серьёзные претензии, вплоть до обвинения в мошенничестве и сознательном искажении данных.

Проблема может возникнуть при заключении крупной сделки. Партнёр, изучив отчётность контрагента, замечает большую величину дебиторской задолженности. Опасаясь, что предприятие не сможет исполнить свои обязательства, он может отказаться от заключения договора.

Какие оформляются документы?

Списание суммы задолженности осуществляется только после окончания срока давности. Предприятие должно иметь свидетельства, подтверждающие реальность безнадёжности долга:

• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, свидетельствующая о ликвидации контрагента;
• решение суда и уведомление от арбитражного управляющего об отказе в погашении задолженности в связи с недостатком средств;
• справка из налоговой инспекции о ликвидации фирмы;
• акт судебного пристава о невозможности погашения долга.

Без перечисленных документов предприятие-кредитор списывать сумму с баланса не имеет права.

При наличии документов, подходящих ситуации, фирма может начинать процедуру списания просроченных обязательств дебиторов. Для этого нужны следующие официальные бумаги:

• Договор. При его отсутствии компании придётся отстаивать правомерность операции в суде.
• Документы первичного учёта, подтверждающие факт отгрузки продукции, выполнения работ и т. д. К ним относятся , акты выполненных работ и тому подобное.
• , свидетельствующий о результатах . Он подтверждает наличие просроченной задолженности, её сумму, исковую давность.
• Приказ руководителя.

Списание в бухгалтерском учёте

В учёте размер задолженности фиксируется на счёте 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» отдельно по каждому контрагенту. Обязательства организаций отражаются в дебетовом сальдо.

Списание производится одним из перечисленных методов:

1. За счёт резерва . Организация может открыть специальный счёт 63 «Резервы по сомнительным долгам». Величина ресурса определяется по каждому долгу отдельно в зависимости от оценки платёжеспособности партнёра. Создание запаса сопровождается записью по дебету счёта 91.2 «Прочие расходы» и кредиту 63. Списанный долг сохраняется 5 лет на счёте 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов».
   При списании за счёт резерва в бухгалтерском учёте делаются следующие проводки:
   
   Погашение контрагентом уже списанной задолженности отражается следующим образом:
   
   Пример. ООО «Гамма» поставило продукцию ООО «Десятка» на сумму 70 тыс. руб. Оплата поступила в размере 30 тыс. руб. Оставшийся долг не был погашен в срок, установленный договором, так как ООО «Десятка» было признано банкротом. Спустя 3 года после оплаты ООО «Гамма» списывает остаток за счёт резерва:
   
2. На расходы . Если резерв у предприятия отсутствует, долг должен быть списан на убытки. При этом используется счёт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчёт 2 «Прочие расходы».
   Проводки по учёту задолженности без применения резерва:
   
   Пример. ООО «Регул» поставило продукцию ООО «Сириус» на сумму 20 тыс. руб. Оплата не поступила в течение трех лет, ООО «Регул» списал безнадёжный долг. Спустя полгода ООО «Сириус» оплатило поставленную продукцию:
   

   Хозяйственная операция	Дебет	Кредит	Сумма (тыс. руб.)
   Отгружена продукция ООО «Сириус»	62	90	20
   Списана задолженность ООО «Сириус» в связи с истечением срока давности	91.2	62	20
   Учтены обязательства дебитора	7		20
   Поступила оплата от ООО «Сириус»	51	91.1	20
   Списана оплаченная сумма		7	20

Все нюансы этой процедуры подробно разобраны на следующем видео:

Списание в налоговом учете

Если в организации есть резерв, то списание обязательств фирмы-дебитора производится за счёт средств этого ресурса. При этом на величину налога на прибыль процедура никак не влияет. В случае, если сумма долга больше величины отчислений, то остаток включается во внереализационные расходы и уменьшает налогооблагаемую базу в текущем периоде.

Если у организации открыт счёт 63, но по просроченному долгу отчислений в резерв не было, то в учёте при списании нужно учесть некоторые моменты. Для целей налогообложения не допускается погашение задолженности за счёт начисленного по другим обязательствам резерва. В такой ситуации организация списывает сумму за счёт увеличения расходов. Величина долга уменьшает налогооблагаемую прибыль в текущем периоде.

Если предприятие вовсе не открывало резерв, то весь объём просроченного долга учитывается в прочих расходах.

После проведения процедуры списания, оформления бухгалтерских проводок и уменьшения налога на прибыль организация должна сохранять все документы, служащие основанием для операции.

Каждая компания должна при оформлении взаимоотношений с партнерами осторожно составлять договора с ними, чтобы избегать в будущем сложностей с невыполнением обязательств. Однако, даже работая с проверенными контрагентами, образуется дебиторская задолженность. Поэтому может возникнуть ситуация, что по прошествии какого-то времени нужно выполнять списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Дебиторская задолженность входит в перечень имущества, какое в ближайшее время станет источником появления на предприятии денег. Но при задержках перечислений от дебиторов долг может принимать статус безнадежного, то есть невозможного к получению.

Существующий порядок ведения бухучета устанавливает, что отражение на балансе предприятия просроченной задолженности с истекшим временем исковой давности искажает данные отчетности.

Ведь на самом деле никаких благ для предприятия этот актив уже не принесет. Значит для соблюдения принципа достоверности, организация должна отслеживать сроки существующих долгов дебиторов и вовремя выявлять просроченные или невозможные к получению.

Внимание! Снятие дебиторской задолженности с учета указано в Положении по ведению бухучета. При этом используются специальные процедуры, которые нужно соблюдать, так как инспекторы ИФНС очень внимательно проверяют эти моменты.

Не все долги дебиторов можно убрать из состава имущества компании. Законодательство устанавливает определенные критерии для подобных ситуаций. Прежде всего по долгу должно завершиться время исковой давности. Снять дебиторку можно, если она получит статус невозможной к получению. Например, должник был ликвидирован и снят с учета в форме юрлица.

В какие сроки это можно провести списание

Чтобы признать дебиторскую задолженность просроченной с завершившимся исковым периодом согласно ГК РФ нужно, чтобы прошло три года. Именно этот промежуток времени отводится кредитору для того, чтобы он принял все доступные меры по получению долга.

Обязательно нужно определиться, с какого момента надо начинать исчисление периода в три года. Закреплено, что если в договоре определен период погашения обязательства, то промежуток исковой давности надо рассчитывать со следующего после него дня.

Когда же, точных дат осуществления выплат в оформленном договоре не предусмотрено, то исковая давность начинает определяться с момента объявления кредитором своих требований должнику.

Нужно помнить также о таком моменте, как прерывание периода исковой давности. Если должник перечислит частично сумму долга, либо проценты по нему, либо составит и подпишет с организацией акт сверки, то исчисление периода исковой давности переносится на следующий день после одного из перечисленных событий.

Таким образом, прерывание данного периода может происходить множество раз. Однако на уровне законов закреплен срок предельной исковой давности, какой равняется 10 лет.

Согласно ему прерывание исковой задолженности возможно, пока с момента появления обязательства не прошло 10 лет, после этого дебиторка в любом случае будет признана с истекшим срокам и ее необходимо будет снимать с баланса организации.

Внимание! Кроме этого, не стоит забывать, что снятие дебиторской задолженности надо проводить в том отчетном периоде, когда завершился срок исковой давности. Исключение ее из состава имущества по времени проведения или издания приказа на списание будет считаться неправильным. Желательно, чтобы все эти даты совпадали, поэтому нужно вести постоянное наблюдение за данной информацией.

Порядок списания просроченной дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Шаг 1. Проведение инвентаризации задолженности

Ведение бухучета требует, чтобы указанные сведения были достоверными. Это, в свою очередь, достигается путем периодического проведения инвентаризации. Помимо этого, выполнить эту процедуру необходимо также будет и при издании распоряжения руководителя.

При проведении инвентаризации дебиторки ее проверяют по заключенным договорам и в разрезе оснований.

Каждая сумма анализируется на предмет сомнительности. В этот же момент можно принять решение, формировать ли резерв для обеспечения имеющихся сомнительных и просроченных долгов.

Шаг 2. Оформление акта инвентаризации

Результаты проведенной процедуры оформляются в виде акта. Для него существует стандартная форма ИНВ-17, но его применение не является строго обязательным. Компания может разработать собственную форму бланка для личных нужд.

Однако такой документ должен включать в себя перечень обязательных показателей. В акте ответственное лицо отражает всю проверенную задолженность, а не только с завершившимся сроком давности.

В нем нужно отразить:

• Наименование компании-дебитора;
• Аналитический счет учета;
• Общий размер возникшего долга;
• Размер долга, по какому завершилось время исковой давности.

Внимание! Комиссия, которая выполняла инвентаризацию, должна оформить акт в двух копиях. При этом одна отправляется в бухгалтерию, а вторая остается на руках у членов комиссии.

Шаг 3. Подготовка бухгалтерской справки

Ответственному лицу за работу с дебиторами необходимо проанализировать результаты инвентаризации, и на долг с окончившимся сроком подачи исков оформить .

В этот документ нужно занести:

• Название субъекта бизнеса, с каким выявлен долг;
• В какое время и по какой причине он возник;
• Размер долговых обязательств;
• Дата, когда закончился период исковой давности;
• Действие по задолженности (списание).

Акт и бухгалтерская справка передаются директору организации для принятия решения по задолженности.

Шаг 4. Подтверждение даты и суммы списания

Для того, чтобы перед контролирующими органами подтвердить дату и сумму возникшей задолженности, недостаточно просто акта.

Необходимо подготовить копии первичных документов:

• Заключенный договор на покупку (оказание услуг);
• Акт выполненных работ;
• Товарная накладная;
• Акт приема-передачи;
• Платежные документы;
• Подписанные акты сверки и т. д.

Шаг 5. Составление приказа на списание задолженности

Для указанного документа нет какой-либо специальной формы. Как правило, для составления ответственное лицо применяет фирменный бланк компании.

В тексте необходимо отразить следующие моменты:

• Основания для принятия решения о списании (ст. 196 ГК РФ, созданные акт инвентаризации, бухсправка);
• Решение списать задолженность с указанием ее суммы;
• Указание ответственному лицу отметить это действие в налоговом и бухгалтерском учете;
• Назначить лицо, которое будет отвечать за соблюдение документа.

Приказ подписывает директор. На основании него бухгалтерия проводит списание.

Шаг 6. Отражение в бухучете

Отражение списания на бухсчетах имеет несколько нюансов. Основной - имелся ли или же нет резерв по сомнительным задолженностям.

Порядок списания просроченной дебиторской задолженности в налоговом учете

Процесс списания просроченной дебиторки отличается в зависимости от того, каким образом возникла эта задолженность.

Шаг 1. Покупатель перечислил аванс, но продукция не пришла

В такой ситуации сумму долга необходимо списать на прочие расходы. Не имеет значения, сформирован ли резерв для сомнительных долгов в компании, или нет. Такой позиции придерживается МинФин в своем письме.

Шаг 2. Продавец поставил товар, но не получил оплату

В такой ситуации может быть два варианта списания долга:

• Если резерв в компании не создавался, то производить списание долга необходимо на прочие расходы как сказано в НК РФ;
• Если резерв создавался, то при списании долга резерв уменьшается. При этом не нужно проверять, участвовала ли данная сумма в его изначальном создании. Уменьшение базы при определении налога на прибыль не производится.

3. Определение периода списания

Производить снятие задолженности необходимо в том же периоде, когда завершилось время исковой давности. В связи с этим рекомендуется регулярно производить инвентаризацию долгов, чтобы вовремя выявлять истекшую задолженность.

Иначе возникнет необходимость корректировать налоговые отчеты. Еще одна причина регулярной работы в этом направлении - чтобы данные бухучета и налогового в этой сфере совпадали.

4. Определить, что делать с НДС

При снятии задолженности, работа с НДС по ней зависит от способа ее образования:

• Если продавец поставил товар, но не дождался за него оплаты, то при списании такого долга ничего с НДС делать не нужно. Дело в том, что налог по данной отгрузке был уже начислен и уплачен, а производить его возмещение из бюджета нельзя.
• Если покупатель перечислил аванс, но не дождался товара, ситуация неоднозначная. Так, МинФин считает, что компания должна восстановить сумму НДС, которую ранее поставило на вычет, в период списания долга. Эту позицию ведомство выразило в своем письме. Однако НК содержит перечень случаев, когда необходимо производить восстановление, и списание задолженности в него не входит. Однако вполне возможно, что данную точку зрения придется доказывать через суд.

Основные ошибки при списании дебиторской задолженности

При проведении списания просроченной дебиторки по завершению времени исковой давности, могут быть совершены некоторые ошибки:

• При оформлении списания не были оформлены все необходимые бланки. Так, ответственное лицо должно оформить акт инвентаризации, бухгалтерскую справку, а также приказ на списание задолженности. Кроме этого, факт образования долга необходимо подтвердить оформленным соглашением, бухгалтерскими документами (актом выполненных работ, накладной, счет-фактурой и т. д.).
• Неправильно был рассчитан срок задолженности. Он начинает отсчитываться снова, если была проведена частичная оплата долга либо погашение процентов, подписан акт сверки, либо должник прислал письмо с просьбой отсрочить его погашение и т. д.
• Неверно произведен учет НДС по списанному долгу. В зависимости от того, кем является должник - поставщиком или покупателем, нужно либо оставить все как есть, либо произвести восстановление налога.

Дебиторская задолженность может возникнуть, к примеру, если покупатель не рассчитался за поставленные товары или если поставщик не вернул аванс за отгруженную партию. Так у компании постепенно накапливается сумма, которую ей должны контрагенты. Хорошо, если дебиторы со временем закроют свои долги. Однако бывает, что какая-то сумма так и остается висеть и взыскать ее нереально. В таком случае необходимо провести списание просроченной дебиторской задолженности.

Списание просроченной дебиторской задолженности с баланса проводится в двух случаях. Первый - после того, как должник выплатит всю сумму. И второй - в тот момент, когда задолженность будет признана безнадежной. С первой категорией все понятно, давайте разберемся, когда долги можно признать нереальными к взысканию. Одно из оснований: если по закону обязательство дебитора прекращено из-за того, что его невозможно выполнить. Например, если компания - должник обанкротилась (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Еще одна причина - у долга истек срок исковой давности. Он составляет три года. Однако важно правильно выбрать момент, с которого нужно отсчитывать трехлетний срок. Для наглядности воспользуемся схемой.

Учтите, что срок исковой давности может прерываться. Это произойдет, если предъявит иск или должник признает долг.

Таким образом, срок исковой давности прерывается в день, когда суд принял заявление от истца. Или в момент, когда дебитор признал долг и прислал письмо или акт сверки (ст. 203 ГК РФ).

Тут есть важный момент, о котором часто забывают. После того как исковой срок прервался, считать его нужно заново. Время до перерыва в новый срок давности засчитывать не нужно. Об этом четко сказано в статье 203 ГК РФ. Однако есть ограничение: срок исковой давности не может превышать 10 лет со дня нарушения права. Даже если срок по каким-то причинам прерывался.

Кстати, срок исковой давности может прерываться, даже если ваш контрагент частично погасил задолженность, но акт сверки подписывать отказывается. Законодательством не перечень действий должника, которые дают основания для прерывания срока давности. Однако такие обстоятельства расписаны в постановлении Пленума Верховного суда РФ от 12 ноября 2001 г. № 15, Пленума ВАС РФ от 15 ноября 2001 г. № 18.

Вопрос - То есть, если мы подадим на должника в суд, срок исковой давности прервется?

Да, но только если будут соблюдены определенные условия. Иск нужно подать в тот суд, который вправе рассматривать такие споры на подведомственной территории. Само исковое заявление надо составить по всем правилам и заплатить госпошлину. Такова позиция Верховного и Высшего арбитражного судов в пункте 15 постановления от 15 ноября 2001 г. № 18.

Если какое-то из этих условий не будет выполнено, то судьи оставят иск без рассмотрения. В таком случае срок исковой давности не прерывается (ст. 204 ГК РФ).

Чтобы вы не запутались, подытожу сказанное. Срок исковой давности прервется, если должник:

Подписал акт сверки задолженности;

Частично погасил долг;

Заплатил проценты за просрочку платежа;

Попросил отсрочку;

Написал заявление о зачете взаимных требований.

И еще одно последнее условие - если компании внесли изменения в условия договора, из которых следует, что дебитор признал долг. В этом случае срок давности так же прервется.

Как определить срок исковой давности

Как списать просроченную дебиторку в бухгалтерском учете

Сумму просроченной задолженности, как правило, списывают за счет резерва по сомнительным долгам. Такую операцию нужно отразить проводкой:

ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 62 (76)
- списана дебиторская задолженность за счет созданного резерва.

Следует учесть, что использовать резерв можно только в пределах его размеров. Получается, что если сумма расходов на списание задолженности превысит размер созданного резерва, то разницу нужно отразить в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

Списание разницы оформите проводкой:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 62 (76)
- списана дебиторская задолженность, не покрытая резервом.

Списание дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, не означает ее аннулирования. Списанная сумма в течение пяти лет отражается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Это оформляется проводкой:

ДЕБЕТ 007
- отражена списанная дебиторская задолженность.

Вопрос - У нас малое предприятие, поэтому мы не создаем резерв по сомнительным долгам. Как списывать задолженность?

Вам нужно использовать субсчет «Прочие расходы» счета 91. То есть учет будет таким же, как и в случае с задолженностью, которая не покрыта резервом.

Как учесть задолженность при налога на прибыль

В налоговом учете безнадежную дебиторскую задолженность можно списать двумя способами. Первый вариант: за счет созданного резерва по сомнительным долгам. В порядке, установленном пунктом 5 статьи 266 НК РФ. Второй - отразить ее во внереализационных расходах (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Сумму задолженности, не покрытую за счет резерва, можно включить во внереализационные расходы (подп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ).

Вопрос - Имеет ли значение, какой метод расчета применяет организация (кассовый или метод начисления)?

Да, это играет важную роль. Безнадежную дебиторскую задолженность учесть в составе расходов могут только те организации, которые рассчитывают налог на прибыль методом начисления.

Если организация применяет кассовый метод, то учесть задолженность в составе расходов не удастся. Дело в том, что при этом методе доходы нужно признавать только после их получения, а затраты - только после оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). При этом оплатой товара признается момент, когда прекращены обязательства покупателя перед продавцом. Поэтому если реализованные товары не оплачены, то обязательство не выполнено. Следовательно, признать расходы нельзя.

Вся сумма безнадежной дебиторской задолженности с учетом НДС уменьшает налогооблагаемую прибыль. Аналогичную точку зрения содержат письма от 24 июля 2013 г. № 03-03-06/1/29315 и от 11 июня 2013 г. № 03-03-06/1/21726.

Вопрос - Наш должник ликвидировался. Но три года с момента образования долга еще не прошли. Можем ли мы списать безнадежный долг, не дожидаясь окончания срока исковой давности?

Да, можете. Если компания-дебитор ликвидирована, то вы вправе списать суммы дебиторской задолженности в составе внереализационных расходов. Но для этого у вас должны быть документы, свидетельствующие о ликвидации должника.

Какие документы оформить

Чтобы подтвердить дебиторскую задолженность, у компании должны быть соответствующие документы (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Важно правильно определить размер просроченной дебиторки. Для этого надо провести инвентаризацию. Сумму выявленной дебиторки отразите в акте. Оформить его можно по форме № ИНВ-17.

Напомню, что инвентаризацию необходимо проводить на основании приказа. Помимо этого издает приказ на списание просроченных долгов (см. образец приказа ниже). Основанием для его оформления станут акт инвентаризации и бухгалтерская справка (см. образец справки ниже). Руководствуйтесь пунктом 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

К акту инвентаризации дебиторской задолженности приложите документы, подтверждающие ее возникновение. Это могут быть, например, договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами. Назову еще несколько подтверждающих документов: товарные накладные, акты выполненных работ, акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного или налогового периода.

Если организация не может взыскать со своих контрагентов дебиторскую задолженность, она вправе ее списать. Обращаться при этом в суд не потребуется. В статье подробно рассмотрим когда и каким образом происходит списание дебиторской задолженности с истекшим сроком давности в 2018 году.

Срок исковой давности для дебиторки

Возникнуть дебиторская задолженность может по разным обстоятельствам, например, когда покупатель товар получил, но за него еще не рассчитался. Из различных возникающих задолженностей в организации или у предпринимателя формируется сумма дебиторки, то есть та, которую должны контрагенты. Часть из них свои долги с течением времени покроет, а некоторые суммы могут остаться незакрытыми и даже взыскать с покупателей ее не представляется возможным. В таком случае эти долги необходимо списать.

Дебиторку с баланса списать можно в двух ситуациях:

1. Когда контрагент погасит свой долг;
2. Когда долг признают безнадежным.

Другой причиной является истечение срока исковой давности. Равен такой срок трем годам с момента признания долга. Но может произойти и такое событие, как прерывание срока давности. Например, если контрагент свой долг признает, либо был предъявлен иск.

В тот день, когда судом будет принято заявление истца или получено письмо от контрагента с актом-сверки, будет прерван срок исковой давности. И с этого момента отчитывать трехлетний срок нужно заново, причем то время, которое прошло до прерывания в общий срок не включается.

Существует только одно ограничение. Общий срок исковой давности должен быть менее 10 лет, даже при его прерывании.

Еще одной из причин прерывания срока может быть признано частичное погашение долга контрагентом, даже если он отказался подписать акт сверки.

Строгий перечень причин, по которым срок давности прерывается законом не установлен. Они указаны в постановлении Пленума Верховного суда. Основные из них являются те, при которых контрагент, имеющий долг:

• Оплатил часть долга;
• Подписал акт-сверки;
• Оплатил неустойку по просрочке платежа;
• Написал письмо с просьбой об отсрочке;
• Написал встречное заявление на зачет взаимных требований;
• Подписал соглашение о внесении изменений в договор, что подтверждает, что долг им признан.

Списание дебиторской задолженности в бухучете

Списать дебиторку компания может за счет резервов по сомнительным долгам (Читайте также статью ⇒ ). В учете отражается данная операция следующей проводкой:

Д63 К62(76) – дебиторская задолженность списана за счет резерва.

Использовать созданный резерв компания праве в пределах его размера. То есть, при превышении списываемой задолженности созданного резерва, разницу учитывают в прочих расходах. Эта операция отражается проводкой:

Д91-2 К62 (76) – списана дебиторской задолженности, которую не покрыл резерв.

Тот факт, что дебиторка списана не будет означать, что она аннулирована. Вся списанная сумма должна отражаться на 007 забалансовом счете «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Данная операция оформляется проводкой:

Д007 – отражена сумма списанной дебиторской задолженности.

Списание дебиторской задолженности в налоговом учете

Для списания в налоговом учете дебиторки применяют два способа:

1. Списать за счет резерва, создаваемого по сомнительным долгам;
2. Отразить задолженность во внереализационных доходах.

Та сумма дебиторки, которую не покрыл резерв включается во внереализационные доходы.

Однако, списание долга в составе расходов делать вправе только организации, расчет налога на прибыль которые производят методом начисления.

При применении кассового метода, учесть долги в составе расходов нельзя. Применение данного метода предполагает признание доходов только после непосредственного их получения, затраты же признают после оплаты. Факт оплаты при этом является поводом прекращения обязательств покупателя. Если оплата не проведена, то обязательство выполненным не считается, а значит и расходы признать нельзя.

Важно! Безнадежная дебиторская задолженность в полной сумме с НДС уменьшает налогооблагаемую прибыль.

Как подтвердить дебиторскую задолженность

К составленному по итогам инвентаризации акту прикладываются документы, которые подтвердят возникновение дебиторской задолженности.

Такими документами могут быть:

• Договор, если в нем указан срок погашения обязательства контрагентом;
• Товарная накладная;
• Акт выполненных работ;
• Акт инвентаризации с выявленной дебиторской задолженностью.

Законодательная база

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Как списать дебиторку нашей организации, если резервов по сомнительным долгам мы не создаем, так как являемся малым предприятием?

Ответ: Вы можете для списания использовать 91 счет субсчет «Прочие расходы». Проводка будет такой же, как крупные предприятия используют для списания остатка долга, которую созданный резерв не покрыл.

Вопрос №2. Срок давности по долгу контрагента меньше трех лет, но должник уже ликвидировался. Когда можно списать задолженность, нужно ли ждать 3 года?

Ответ: Нет, не нужно. Если у Вашей организации есть документы, подтверждающие ликвидацию должника, то для того, чтобы списать задолженность ждать 3 года не нужно. Сделать это можно и раньше срока.

С каждым годом всё более жёсткими становятся требования относительно достоверности , точности этого документа, в том числе, к такому явлению, как списание дебиторской задолженности с истёкшим сроком давности.

Заметны первые изменения в сфере отражения доходной части по текущим периодам.

В этом случае обязательна работа с оценочными резервами и обязательствами. Тщательно анализировать надо весь отчёт со всеми показателями, которые в него входят. Среди параметров с важным значением – задолженность кредиторов и дебиторов.

Общие правила контроля

На руководство предприятия и сотрудников бухгалтерии возлагаются обязанности по:

1. Своевременному списанию безнадёжной бухгалтерской задолженности в счёте.
2. Работе с задолженностью в отчётности для налоговых служб, когда возникает необходимость.
3. Ведению активной работы с .
4. Осуществлению контроля за тем, как соблюдаются сроки погашения.
5. Полному контролю кредиторских и дебиторских задолженностей.

Учёт расходов на предприятии имеет множество нюансов, с которыми связаны многие финансовые вопросы. Свой набор требований к документам предъявляют как Налоговое, так и Гражданское Законодательство.

Учитываются обязательно пожелания налоговых органов и Министерства финансов, арбитражная практика, положения по общему ведению бухгалтерской отчётности.

О задолженности, подлежащей списанию

Нужно иметь основания для списания задолженности, иначе это становится невозможным, вне зависимости от того, о какой задолженности идёт речь.

Основаниями для списания по каждому обязательству дебиторской задолженности, у которой срок исковой давности истёк, считаются письменные приказы руководителя, акты после проведения инвентаризаций.

Это касается и других долгов, уплата которых перестала быть реальной. Суммы допустимо отнести к резервным фондам из сомнительных долгов. Либо к увеличению расходов, финансовым результатам деятельности.

Важно: к аннулированию задолженности не относится ситуация, когда долг списывается в убыток из-за того, что должник сам не может заплатить. За балансом такие задолженности отражаются на протяжении пяти лет. Это необходимо, чтобы всё-таки взыскать образовавшуюся сумму, если у должника вдруг изменится ситуация.

По депонентской и кредиторской задолженности действуют те же правила, о которых говорилось выше.

Списание дебиторской и кредиторской задолженности имеет несколько оснований:

• Взыскание стало нереальным. Это важно отразить в бухгалтерском учёте.
• Организация была , либо , и обязательство невозможно исполнить по другим причинам.
• Истёк срок исковой давности.

Именно последний критерий чаще всего играет самую важную роль. Он важен для защиты нарушенных прав у одного из участников отношений.

Три года – общий срок исковой давности, который установлен в Гражданском Кодексе, в 196 статье . Этот срок начинает отсчитываться с того момента, когда предприятие узнаёт о своих нарушенных правах.

Например, когда покупатель не перечисляет деньги, хотя вторая сторона выполнила все обязательства по договору.

Исковая давность прерывается при предъявлении судебного иска, как говорится в том же ГК РФ, но в 203 статье . То же самое происходит, если должник совершает любые действия, говорящие о том, что он признал свой долг.

Даже если возник небольшой перерыв в сроке исковой давности, потом он может снова идти. Время, которое прошло до того, как появился перерыв, не идёт расчёт в данном случае.

Важно: сроки истекают одновременно как по основному обязательству, так и в смысле выполнения дополнительных. Сроки не меняются, даже если другими становятся лица, принимающие на себя ответственность по выполнению обязательств.

Переходим ко второму критерию

Это ситуация, когда исполнение обязательств стало невозможным.

Представители государственного органа выпускают отдельный акт, чтобы официально признать невозможность выплаты долга.

В этом случае ситуация несколько сложнее, чем, когда просто истекает срок исковой давности. До сих пор на законодательном уровне многие спорят друг с другом по поводу правомерности взыскания сумм на основании акта от исполнительных приставов.

Как быть с ликвидацией должника?

Некоторые представители налоговой службы хотят приписать к этой группе и списание безнадёжных кредиторских задолженностей. Но истинность подобных утверждений не сможет доказать ни один налоговик.

Ведь отсутствует сам факт добровольной передачи. Организуется только списание из-за того, что срок исковой давности прошёл.

Особенности работы с недостачами и хищениями

Дебет счёта 209 00 используется для обозначения ситуаций, если в организации произошла недостача. Надо иметь документы от судебных или следственных органов, чтобы списывать задолженности в данной ситуации.

Сумма по выявленным задолженностям списывается с баланса учреждения, если следственные органы официально уведомляют руководство о том, что судебное производство закончилось. После этого деньги принимаются в забалансовый счёт.

Резервы по сомнительным долгам. Создание и использование

Для расчётов с другими гражданами и организациями, каждое предприятие может создать подобный резерв. Об этом говорится в 70 пункте Положения по ведению бухгалтерской отчётности . Суммы резервов относятся в этой ситуации к финансовым результатам деятельности.

Это целесообразное решение для тех, у кого всё же остаётся возможность взыскать долг, даже если он был просрочен.

Величина резерва бывает разной. Она определяется индивидуально для каждого отдельного случая. Всё зависит от того, как именно оценена сама возможность полностью или частично погасить долг, от финансового состояния должника.

Резерв образуется в тот самый момент, когда задолженность признаётся сомнительной. Сначала для этого проводят инвентаризацию расчётов, а затем руководитель издаёт соответствующий приказ.

Для выполнения этой операции в отчётности используют счёт 63. А дебет счёта обозначается как 91. По дебету счёта 63 ведётся запись, если речь идёт о невостребованных долгах, которые были признаны сомнительными ещё раньше.

Дебиторская задолженность по подотчётным лицам

Часто случаются ситуации, когда сотрудника увольняют, но он не успевает полностью отчитаться за средства, полученные от руководства по командировочным расходам, хозяйственным и другим нуждам предприятия.

В такой ситуации на 71 счёте образуется сальдо дебетового типа. Ежегодно и ежемесячно эти данные переписываются снова и снова.

После увольнения такие работники обязаны заполнять так называемые обходные листы. Там все отделы предприятия и службы ставят свои отметки.

Это говорит о том, что все расчёты проведены, и какие-либо задолженности отсутствуют. После полного расчёта с сотрудниками, свою подпись в документе ставят и представители бухгалтерии.

Важно: отчёт об израсходованных суммах предоставляется не позднее, чем через три дня после того, как они получены. Либо на следующий день после возвращения из отпуска.

Но часто увольнения сотрудников происходят без окончательных расчётов в полной форме. Дебиторскую задолженность по счёту 71 неправомерно списывать, если это произошло по вине сотрудников бухгалтерии.

Именно с бухгалтеров и списывается задолженность. Она списывается на финансовый результат деятельности, когда причина произошедшего кроется в другом.

Или если не удалось вернуть всю сумму, даже после судебных заседаний. Списывать задолженности можно лишь через три года при отсутствии судебных решений. Для работника средства становятся личным доходом, а для предприятия – убытками.

Если это доход, значит, он облагается налогами по общим правилам. Тогда налоговым агентом станет предприятие и его руководство. Сотрудники бухгалтерии подают в налоговые службы справку, подтверждающую факт получения сотрудником личного дохода.

Непогашенные займы работников

Гражданский Кодекс РФ регулирует отношения, которые возникают между сторонами, заключившими договор по выдаче или получению займа. Организации и частные лица могут заключать такие договора в письменной форме, сумма при этом особой роли не играет.

73 и 73-1 – счета, предназначенные для расчётов с сотрудниками по предоставленным им займам. Предприятие должно отстаивать право на получение денег, если сотрудник увольняется, но свой долг не возвращает.

Задолженность относится к финансовым результатам, если руководство исчерпало все возможные методы воздействия, но так и не смогло вернуть долг.

Главное – не забыть подать в налоговую службу сведения о том, что данное конкретное лицо получило доход. Он состоит из двух частей:

1. материальная выгода;
2. невыплаченная задолженность.

Что насчет задолженностей в других валютах?

Дебиторские задолженности часто возникают на основе сделок, цену на которые установили в условных единицах, либо валютах иностранных государств.

Курсовая разница после этого относится к расходам или доходам вне реализации основного продукта.

Пересчёт задолженности, которая выражена в условных денежных единицах, не предусмотрен. Только на день, когда возник доход или расход, надо выявлять разницу в сумме.

Что делать, если документы не сохранились?

Если документы отсутствуют в основном отделении, которое занималось оформлением сделки, можно подумать о том, есть ли хоть какие-то доказательства в отделениях смежных. И из такой ситуации всегда можно найти выход.

Совет! Одно из возможных доказательств – выписка из Единого реестра юридических лиц о том, что должник из этого реестра был исключён.

Но, в любом случае, желательно сохранять первичные документы при совершении сделок. Именно они служат главным доказательством при взыскании долгов. Иначе доказать свою правоту будет очень сложно.

Что насчет сроков списания задолженности?

Бухгалтерская отчётность будет искажена, если дебиторская задолженность списывается несвоевременно. Из-за этого на административных лиц накладывают довольно серьёзные штрафы. В некоторых случаях возможно и возникновение налоговой ответственности.

Право на списывание долгов у предприятия появляется при отсутствии перерывов в сроке, даже если он ещё не прошёл до конца. Но, в любом случае, официально поступление внереализационных доходов признаётся в тот момент, когда исковая давность проходит.

Как проводить инвентаризации?

Бухгалтерия должна постоянно вести учёт по дебиторским задолженностям. Инвентаризация организуется, если хотя бы один из долгов признан просроченным.

Но не стоит забывать и о том, что инвентаризация проводится раз в год на общих основаниях. Это необходимо для того, чтобы документально подтверждать наличие хозяйственной деятельности предприятия и её результаты.

«ИНВ-22» - унифицированная форма приказа, который выпускает руководство для проведения инвентаризации. Допускается составление документа при помощи компьютерных программ.

Но это не значит, что можно халатно отнестись к самому процессу. Главное – внимательно следить за тем, как составляются первичные бумаги, даже если эту функцию выполняют специальные программы. Иначе отчётность не будет считаться полной.

При списании задолженностей следующие ошибки встречаются у сотрудников чаще всего:

• Связанные с формальным проведением процедуры
• Нарушения в методологии по бухгалтерскому учёту
• Нарушения в сроках хранения документации в архивах
• Непринятие мер, когда необходимо взыскать задолженности
• Несвоевременное отражение НДС
• Когда задолженность списывается и признаётся безнадёжной, хотя никаких оснований для этого нет
• Не соблюдаются сроки по списанию задолженностей, у которых истёк срок давности

Из-за этого аудиторы часто признают результаты проведённой инвентаризации недействительными. Неправильное оформление документов может привести и к проблемам с оспариванием своего права на получение долга.

Первичные документы. Как правильно собрать?

Следующие документы помогут подтвердить, что срок исковой давности закончился.

1. Акты по сверке задолженностей.
2. Платёжные документы, на которых видно, в какую дату исполнитель получил аванс.
3. Документы о том, что произошла отгрузка товаров.
4. Бумаги, на основании которых и проводится отгрузка.

Можно доказать своё право на списание задолженностей и в том случае, если срок исковой давности не кончился. Тогда нам понадобятся:

• Акты судебного исполнителя о том, что плательщик не может отдать долг.
• Решение суда или акт представителей ликвидационной комиссии о том, что предприятию не хватает средств для расчёта.
• Для подтверждения ликвидации нужна выписка из Единого Реестра по юридическим лицам.
• Финальное определение суда о том, что ликвидация прошла успешно, либо о том, что конкурсное производство было завершено.

О налоге на добавленную стоимость

Основанием для восстановления НДС, ранее принятого к вычету, списание дебиторской задолженности не является.

НДС списывается на внереализационные доходы, если до этого организация на правомерном основании не приняла к вычету сумму входного налога, которая также могла относиться к задолженности.

Например, это могло произойти из-за того, что отсутствует счёт-фактура.

Для корректировки документов по дебиторским задолженностям существует два основных метода.

1. Прямое списание. Безнадёжные счета относятся на счет за номером 7210. Это нужно сделать в том же периоде, когда принято решение о том, что плата не поступит. С точки зрения бухгалтерского учёта, такой метод нежелателен. Ведь из-за этого расходы и доходы не будут соответствовать друг другу.
2. Метод начисления резервов.

В последнем случае возможно два решения. Это анализ счетов по срокам оплаты, а также процент от объёма реализации.

Главное – проведение анализа для каждого конкретного требования, которое признаётся сомнительным. При этом руководство каждого предприятия самостоятельно определяет сроки для проведения инвентаризации.

Но иногда ситуация никак не зависит от решения руководства. Например, при создании резервных фондов проведение инвентаризации становится обязательным каждый квартал.

Перед этим мероприятием надо составить справку о том, в каком состоянии находится дебиторская задолженность. Это своеобразный путеводитель для тех, кто входит в состав комиссии. Она служит приложением и к основной отчётности по расчётам с покупателями, любыми клиентами.

О каждом дебиторе надо указать сведения максимально подробно. Обязательно указывают причину, по которой возникла задолженность, сроки и суммы. Идёт перечень документов-доказательств данного факта. Например, можно показать текст документов по отгрузке и проведению платежей.

Этот процесс требует серьёзного подхода. К проблемам могут привести даже небольшие ошибки, потому их желательно избегать.

Важная тема. Как учесть безнадежную «дебиторку»