Учимся работать с корпоративными картами (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)
2018-02-06T11:33:48+00:00В этом уроке мы рассмотрим отражение в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) операций с корпоративными картами.
Корпоративной называется банковская карта, привязанная к карточному счёту организации.
Обычно организация заводит специальный карточный счёт в банке и привязывает к этому счёту нужное количество банковских карт, которые называются корпоративными.
На этот карточный счёт организация переводит средства со своего основного расчётного счёта, а сотрудники организации, которым выданы корпоративные карты, снимают деньги с этих карт себе под отчёт .
Затем сотрудники отчитываются о расходовании средств снятых по корпоративным картам при помощи авансовых отчётов .
Плюсы корпоративных карт очевидны:
- сокращаются расходы и время на выдачу денежных средств под отчёт
- снижается риск потери наличных денежных средств
- появляется возможность снимать средства с карты в нужной валюте (незаменимая вещь при заграничных командировках)
- появляется контроль за расходованием средств онлайн (например, при помощи мобильного приложения)
- появляется возможность устанавливать лимиты как для карточного счёта в целом, так и для корпоративных карт в частности
- появляется возможность совершать покупки в интернете
Требования при работе с корпоративными картами:
- средства, снятые с карт не могут быть использованы для расчётов с сотрудником по оплате труда и вообще для каких-либо выплат социального характера
- с банком заключается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, к которому прилагается список сотрудников, которые будут пользоваться этими картами
Напоминаю, что это урок и вы можете смело повторять мои действия в своей базе (лучше копии или учебной), главное чтобы версия базы была 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.
Для работы с карточным счётом в бухгалтерии используется счёт 55 "Специальные счета в банках".
Посмотрим теперь эти же операции в "тройке" (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0).
Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников
Перевод денежных средств с основного расчётного счёта организации на карточный оформляется обычным списанием с расчетного счета.
Заходим в раздел "Банк и касса" пункт "Банковские выписки":
Создаём документ "Списание с расчетного счета":
Указываем вид операции "Перевод на другой счет организации", наш карточный счёт и бухгалтерский счет 55.04.
Проводим документ:
Сотрудники снимают деньги с корпоративных карт, привязанных к карточному счёту организации
Снятия денег сотрудником через корпоративную карту отображается тем же документом списания с расчетного счета.
Указываем вид операции "Перечисление подотчетному лицу"; в качестве счета указываем 55.04 и наш карточный счет; в качестве получателя (подотчетного лица) выступает держатель карты:
Проводим документ:
Банк взимает комиссию за снятие наличных по корпоративной карте
В момент снятия сотрудником наличных по корпоративной карте банк удержит комиссию. Эта комиссия также оформляется документом списания с расчётного счёта:
Проводим документ:
Сотрудник отчитывается за потраченные деньги, снятые по корпоративной карте
И, наконец, снявший под отчет деньги сотрудник обязан по ним отчитаться - приложить оправдательные документы.
В бухгалтерии эта операция отражается документом "Авансовый отчет".
Заходим в раздел "Банк и касса" пункт "Авансовые отчеты":
Создаём новый документ:
Проводим его:
Вот так легко и просто можно работать с корпоративными картами в 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.
Мы молодцы, на этом всё
Кстати, на новые уроки...
Дополнения от читателей
Бухгалтер Ольга Климова поделилась ценными дополнениями к статье - я с удовольствием публикую их для всех читателей.
В очень небольших организациях корпоративная именная карта может открываться прямо к основному расчетному счету. Сбербанк, например, активно практикует это для микропредприятий. И тогда учет ведется без использования счета 55 и "Списания с расчетного счета". Сотрудник просто обналичивает деньги через банкомат или расплачивается карточкой: Дт 71 Кт 51.
Цитата из статьи: "... Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников... Создаём документ "Списание с расчетного счета" ...".
Корпоративные карты: учет, расчеты и документы.Бухгалтерский проводки по корпоративной карте.Расчеты по корпоративной карте показывайте на счете 55 Специальные счета в банках субсчет Корпоративные карты.
Вопрос: Организация оформила корпоративную карту генеральному директору (именную) для командировочных и прочих расходов, при перечислении денежных средств на данную карту вправе ли бухгалтер делать проводку D 71 k 51, если никто, кроме директора, доступа к карте не имеет.
Ответ: Бухгалтерские проводки будут зависеть от вида карты (дебетовая или кредитовая) и ее привязки к счету:
Дебетоваря карта:
Дт 71 Кт 55 - сняли деньги или расплатились картой - корпоративная карта привязана к карточному счету;
Дт 71 Кт 51 - сняли деньги или расплатились картой - карта привязана к расчетному счету организации;
Дт 71 Кт 57 - сняли деньги или расплатились картой - у организации нет доступа к выпискам ежедневно, далее при получении выписки: Дт 57 Кт 51(55).
Если карта кредитовая:
Дт 55 Кт 66 - получены кредитные деньги;
Дт 71 Кт 55 - сняты наличные деньги с карты, либо проведена оплата по карте.
Корпоративные карты: учет, расчеты и документы
Расчеты по корпоративной карте показывайте на счете 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Корпоративные карты». Пластик привязан к расчетному, а не к отдельному карточному счету? Тогда используйте счет 51 .
Допустим, сотрудник снял сумму с корпоративной карты. Покажите это проводкой:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта № …»
- выданы деньги под отчет с карточного счета.
А если карта привязана к расчетному счету, то записью по дебету счета 71 и кредиту счета 51 субсчет «Корпоративная карта № …».
Деньги, которые сотрудник снимает с банковской карты, не надо приходовать в кассу. Ведь они через нее не проходят. Сразу относите суммы в дебет счета 71 .
Если у вас нет ежедневного доступа к данным о движении денег, возможно, о снятии денег вы быстрее узнаете от сотрудников, а не от банка. В этом случае поступайте следующим образом. Когда сотрудник принесет авансовый отчет с квитанцией, сделайте проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
- сняты деньги со счета и выданы под отчет;
ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 71
- отражены расходы на основании авансового отчета.
А когда получите банковские выписки, то спишите деньги со счета и учтите комиссию банка:
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 (51)
- списаны деньги со счета;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 55 (51)
- учтена в расходах комиссия банка.
Если карта дебетовая, используйте проводки, которые мы рассмотрели выше. Когда используете кредитную карту, то записи ведите на счете 66 . Посмотрим на примере.
Допустим, сотрудник оплатил корпоративной картой расходы на сумму 15 тыс. руб. В конце месяца компания свой долг перед банком погасила и перечислила проценты в сумме 750 руб. Проводки:
ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 66
- 15 000 руб. - получены кредитные деньги;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55
- 15 000 руб. - сняты с карты средства на оплату хозяйственных расходов;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 15 000 руб. - отражены расходы на основании авансового отчета сотрудника;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 66
- 750 руб. - учтены в расходах проценты за пользование заемными средствами;
Корпоративная банковская карта – это современное мобильное средство платежа, которое позволяет работникам совершать покупки и оплачивать счета в интересах организации практически в любом месте и в любое время. Рассказываем, что из себя представляют корпоративные банковские карты, чем отличаются от обычных, а также о порядке их оформления и использования.
Что такое корпоративные карты
Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.
Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Корпоративная карта - разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.
3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.
4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.
5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.
6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.
Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.
Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.
Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.
Корпоративные карты бывают следующих видов:
Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.
Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.
Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).
Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.
Оформление корпоративных карт
Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Оформление корпоративных карт производится банками на основании соответствующего заявления организации.
Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа (п.1.12 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П). Поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих банковских счетов. Без действующего счета получить карту невозможно.
Корпоративную карту можно привязать как к уже имеющемуся расчетному счету, так и открыть отдельный счет под такую карту. Если организация открывает специальный карточный счет, деньги на нем будут храниться автономно и независимо от денег на расчетном счете. К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.
Организации не обязаны информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт. Впрочем, не обязаны они уведомлять и об открытии карточных счетов, поскольку данная обязанность была отменена Федеральным законом от 02.04.2014 № 52-ФЗ.
При открытии карточного счета под корпоративную карту к заявлению об его открытии (от имени юрлица) обычно прикладывается выписка из ЕГРЮЛ, заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты, его паспорт, а также доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте. Конкретный перечень документов устанавливает банк.
Также банк предлагает установить определенные лимиты на списание денег с карты. По каждой карте могут быть установлены индивидуальные лимиты. Они могут быть постоянными или временными. Например, по договоренности с организацией банк может запретить держателям корпоративных карт списывать с карты более 10 000 рублей в неделю.
Корпоративные карты
Что по вашему мнению мешает широкому использованию корпоративных банковских карт?
Использование корпоративных карт
Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов. При этом для осуществления этих операций работникам не нужно писать никакого заявления, а руководству издавать отдельный распорядительный документ (пп.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Не требуется переводить деньги из банка в кассу предприятия и выдавать их под отчет. При снятии с корпоративной карты наличных также не требуется проводить эти деньги через кассу.
Деньги при помощи карты могут быть сняты и переведены на другой счет самим работником в любое время при появлении соответствующей необходимости. Частным случаем такой необходимости является служебная командировка.
Отправляясь в командировку, сотрудник при помощи корпоративной карты может оплатить проездные билеты, ГСМ, гостиничные номера, услуги столовых и кафе, а также все сопутствующие представительские расходы. Кроме того, при наличии валютной корпоративной карты работник, находящийся за пределами России, беспрепятственно может снять с такой карты иностранную валюту.
Все списанные таким образом с корпоративной карты деньги автоматически считаются выданными под отчет командированному сотруднику. Возвратившемуся из командировки сотруднику требуется лишь отчитаться о произведенных затратах по унифицированной форме № АО-1.
При этом составлять отчеты по всем случаям расходования средств с карты не требуется. Законодательство таких правил не содержит. Поэтому сотрудник вправе предоставить единый авансовый отчет по всем случаям снятия и расходования денег с карты. Предоставление подтверждающих документов (кассовых чеков, проездных билетов и т.д.) происходит в общем порядке.
Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно. Периодичность сдачи в бухгалтерию таких авансовых отчетов также устанавливает сама организация с учетом характера своей хозяйственной деятельности.
Чтобы иметь возможность воспользоваться корпоративной банковской картой, сотрудник должен иметь именную корпоративную карту или числиться в списке работников организации, имеющих право на использование неименных корпоративных карт. Данный список утверждается руководителем организации.
По общему правилу, обусловленному самой сущностью корпоративной карты, не допускается ее использование в следующих целях:
- выплата сотрудникам зарплаты;
- выплата сотрудникам пособий и компенсаций;
- приобретение товаров и услуг для личных целей, не связанных с хозяйственной деятельностью организации.
Но данное правило не означают, что деньги с корпоративной карты не могут быть использованы в вышеуказанных целях. На самом деле, могут, так как никаких ограничений на использование корпоративных карт законодательство не содержит. При этом снятие денег с карты в целях, не обусловленных потребностями самой организации, нужно должным образом оформить. Так, для выплаты зарплаты бухгалтер может снять деньги с карты и внести их в кассу организации, используя приходно-кассовый ордер.
Сотрудники также могут использовать корпоративные карты в личных целях (вовремя отследить и предотвратить это не получится), но при этом образуется растрата. Ее необходимо восполнить за счет зарплаты сотрудника.
БУХ.1С открыл канал в мессенджере Telegram. Этот канал ежедневно с юмором пишет о главных новостях для бухгалтеров и пользователей программ 1С. Чтобы стать подписчиком канала, необходимо установить мессенджер Telegram на телефон или планшет и присоединиться к каналу: https://t.me/buhru (или набрать @buhru в строке поиска в Telegram). Новости о налогах, бухучете и 1С - оперативно в вашем телефоне!
Одним из наиболее удобных платежных средств в организации является корпоративная карта, проводки по которой имеют ряд особенностей. Использование корпоративных карт всегда сопряжено с риском возникновения проблем с налоговой службой, поэтому практикующие бухгалтеры должны уметь правильно оформить все операции. Оплата товаров или услуг с помощью карты должна иметь документальное подтверждение.
Нюансы использования корпоративных карт
- Карты выпускаются на имя конкретных работников, но деньги на них принадлежат организации и учитываются на отдельном субсчете счета 55 «Спецсчета в банках».
- Руководитель компании утверждает приказ, в котором перечислены сотрудники, имеющие право на получение корпоративных карт. Каждый сотрудник должен ознакомиться с порядком их использования. С держателями карт необходимо заключить договор материальной ответственности .
- Деньги, полученные сотрудниками компании через банкомат, не надо проводить через кассу. Это в частности, подтверждает постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 30.01.2013 по делу № А33-15574/2012.
Отражение в бухгалтерском учете
Бухгалтерские проводки по корпоративным картам зависят от их типа (дебетовые или кредитные). В любом случае для учета безналичных трат и снятия денег через банкомат рекомендуется применять счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В этом случае у контролеров не возникнут претензии.
В нормативных документах это не указано, но по экономическому смыслу расходование работником безналичных денежных средств является выдачей средств подотчет. Поэтому очень важно, чтобы лицо, снявшее деньги, своевременно отчиталось за них. Дебетовый остаток на счете будет числиться за работником до тех пор, пока он не предоставит авансовый отчет . Неоправданный расход средств с корпоративной карты надо отображать по дебету счета 94 «Недостача от потери и порчи ценностей» и кредиту счета 71. После установления вины сотрудника делается проводка Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К 94, а при погашении долга: Д 70 (50) К 73.
Пример 1
ООО «Фрегат» отправило главного механика Миронова В.Н. в командировку. Сотруднику была выдана корпоративная дебетовая карта, на которую было зачислено 75 тыс. руб. Вернувшись из командировки, Миронов В.Н. предоставил в бухгалтерию авансовый отчет. В соответствии с документом расходы подотчетного лица составили:
- 22 000 руб. – расходы на проезд;
- 47 000 руб. – проживание в гостинице;
- 8500 руб. – суточные ;
- 2000 руб. – представительские расходы .
Бухгалтерские проводки по корпоративной карте будут следующими:
- Д 55 К 51 – зачисление денег на безналичный счет (75 000 руб.);
- Д 71 К 55 – списание денежных средств с карты при осуществлении расчетов сотрудником (75 000 руб.);
- Д 26 К 71 – отображение расходов на командировку (77 500 руб.);
- Д 44 К 71 – списание представительских расходов (2000 руб.);
- Д 71 К 50 – произведен окончательный расчет с сотрудником (4500 руб.).
Пример 2
ООО «Камелия» работает на УСН с объектом «доходы минус расходы» . В декабре 2017 года организация оформила на начальника производственно-измерительной лаборатории Николаева И.И. корпоративную карту. Запись о выдаче карты была сделана в соответствующем журнале. Далее будут рассмотрены операции и проводки по корпоративной карте:
- На карту перечислены денежные средства в размере 50 000 руб.: Д 55 К 51.
10 января 2018 года Николаеву И.И. было поручено приобрести химические реактивы на сумму 8000 руб. Реактивы были закуплены 15 января. 16 января сотрудник отчитался в бухгалтерии о подотчетных средствах, предоставив авансовый отчет и накладные, подтверждающие факт покупки. 15 января бухгалтер на основании банковской выписки оформил следующую операцию:
- Подотчетному лицу выданы деньги на корпоративную карту безналичным способом в размере 8000 руб.: Д 71 К 55.
- Оприходованы закупленные Николаевым И.И. химические реактивы на сумму 8000 руб.: Д 10 К 71.
16 января в Книге учета доходов и расходов была отображена сумма расходов в размере 8000 руб. В этот же день Николаев И.И. вернул карту, данный факт был отражен бухгалтером в соответствующем журнале.
Развитие банковских технологий привело к созданию удобного платежного бизнес-инструмента - корпоративных карт. Компании должны вести бухучет всех операций, включая транзакции, проводимые через пластик. Рассмотрим особенности учета бизнес карт.
Классификация корпоративных карт
Кредитные учреждения предлагают предприятиям несколько видов электронных платежных средств. Условия выпуска и использования инструментов существенно влияют на то, как учитывают корпоративные карты в бухгалтерии.
Согласно Положению Банка России от 24.12.2004 N 266-П юридические лица для своих сотрудников могут открывать дебетовые и кредитные карты.
По дебетовой карточке сотрудник расходует средства в пределах сумм, имеющихся на счете в банке. Возможен банковский договор с овердрафтом - кредитом, выдаваемым при недостатке или отсутствии средств на счете. Кредитка предполагает расходование заемных средств, предоставляемых банком в пределах лимитов, установленных договором. Соглашение может предусматривать грэйс-период - срок, погашение кредита в течение которого, осуществляется без начисления процентов.
Оба вида карточек бывают именными и неименными. Первые выпускаются на конкретного сотрудника с указанием его имени на лицевой стороне. Когда сотрудник увольняется, и компания нанимает нового, именные карты приходится менять. Неименные карточки действуют по принципу «на предъявителя». Они могут передаваться от одного человека к другому и не требуют замены при смене пользователя.
Выпускаются электронные средства платежа к отдельным карточным счетам или к текущему счету компании. К основному счету доступ обычно предоставляют руководителю или топ-менеджерам компании. Сумма расходов в такой ситуации лимитируется или используется без ограничений. Эти карты удобны для небольших организаций.
Крупные предприятия предпочитают открывать отдельные карточные счета для подотчетных лиц. Один счет может использоваться одним сотрудником или несколькими.
Чаще всего корпоративные платежные инструменты применяются для хозяйственных расходов, выдачи денег подотчетным лицам, оплаты командировок. Но также они могут быть способом круглосуточного внесения торговой выручки на счет. Это удобно для магазинов и организаций, работающих в вечернее, ночное время, в выходные дни или в удаленных районах.
Составление внутренних документов
После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком, необходимо разработать локальные акты компании, регулирующие бухгалтерский учет корпоративных карт и контроль за деньгами.
Оптимально составить внутренний документ, определяющий правила пользования электронными платежными средствами. В него хорошо включить:
- виды расходов средств;
- лимиты операций (по безналичным платежам, получению наличных средств, дневные, месячные ограничения);
- сроки отчетов за использованные средства:
- виды документов, прилагаемых к отчету;
- ответственность и порядок взыскания средств, если подотчетное лицо не отчиталось вовремя.
Вместо отдельного акта, можно включить правила по корпоративным картам в другие локальные документы, например, в положения по предприятию о регулировании оплаты командировок, выдачи денег в подотчет, сдачу авансовых отчетов.
Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности. В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме (ст. 242 ТК РФ). При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц (ст. 241 ТК РФ).
Бухгалтерские счета для учета корпоративных карт?
При открытии отдельного карточного счета денежные средства для бизнес-карт отделены от основных денег компании. Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется на 55 счете «Специальные счета в банках». Разумно открыть субсчет «Корпоративные карты» или «Карточные счета». Перевод денег на карточный счет осуществляется проводкой:
Если деньги списываются в один день, а поступают в другой, используется 57 счет. Будет две проводки:
Д 57 К 51 в день списания средств с расчетного счета,
Д 55 К 57 в день поступления средств на карточный счет.
Аналитика по 55 счету ведется по счетам, держателям карт.
Раньше контролирующие органы требовали извещать их об открытии карточных счетов. Изменения 2014 года избавили компании и предпринимателей от этой обязанности.
Когда корпоративная карта выпущена к основному расчетному счету, весь бухгалтерский учет ведется по 51 счету. Отдельных проводок по пополнению не нужно.
Сами карты считаются собственностью банка и в синтетическом учете не отражаются. Контроль за электронными средствами платежа осуществляется на забалансовом счете 002. Передача пластиковых карт сотрудникам оформляется приемно-передаточными актами или записями в специальном журнале.
Расчеты корпоративными картами
Пластиковая карта считается безналичным средством платежа. Поэтому на нее не распространяется ограничение, установленное для расчета с контрагентами наличными деньгами. Однако снятие денег с карты считается передачей средств в подотчет. Дальнейшие расчеты должны проводиться с соблюдением предела расчета наличностью. В настоящее время лимит составляет 100 тысяч рублей по одному договору. Штраф за превышение установлен ст. 15.1 КоАП РФ:
- 4 000 р. - 5 000 р. на ответственных лиц;
- 40 000 р. - 50 000 р. на юрлицо.
Снятие денежных средств с корпоративной карты для наличной оплаты в бухучете оформляется проводкой:
Д 71 К 55 (51)
Услуги банка относятся на операционные расходы:
Д 91 К 55 (51)
После предоставления авансового отчета и подтверждающих документов в бухгалтерии проводятся соответствующие записи:
Д 10, 44, 41, 20, 25, 26… К 71 на сумму расходов без НДС
Д 19 К 71 на сумму НДС по полученным материалам, товарам, услугам
В унифицированной форме авансового отчета отсутствуют поля для отражения сумм, полученных с карты. Компания может внести изменения в унифицированный бланк или разработать собственный. Форма используемого документа должна быть закреплена в учетной политике компании.
Остаток неиспользованной суммы вносится в кассу предприятия:
Учет безналичных платежей по корпоративным картам может оформляться двумя способами.
Первый предполагает отнесение оплаты в долг подотчетного лица - то есть бухучет, аналогичный снятию наличных средств с карты. Второй вариант, рассматривает платеж как безналичную оплату поставщику. Проводка:
Д 60 К 55 (51)
Авансовый отчет в этом случае предоставлять необязательно. Подтверждающие бумаги можно приложить к служебной записке. После поступления документов проводки:
Д 10, 20, 41, 44, 25, 26… К 60
Учет расходов по кредиткам
Оплата подотчетным лицом товаров и услуг за счет заемных средств банка оформляется следующим образом:
Д 71 К 55 (51) на сумму платежа
Д 55 К 66 на сумму кредита
Начисление процентов за пользование кредитом:
Гашение кредита:
Если кредит закрыт с соблюдением условий грейс-периода, проценты не начисляются.
Сотрудник не сдал отчет
Если работник не сдал своевременно авансовый отчет или не представил подтверждающие документы, суммы недостачи можно удержать из его заработной платы. Проводки:
При отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель может вычесть из зарплаты ущерб не больше среднемесячного заработка. Превышение этой суммы взыскивается в судебном порядке. Чтобы избежать неприятностей, расходный лимит по карте не должен быть выше среднего заработка работника.
Взнос торговой выручки
Бухучет внесения торговой выручки по корпоративной карте, привязанной к расчетному счету, аналогичен обычному взносу денег из кассы компании:
Внесение средств на специальный карточный счет:
Резюме
Бухгалтерский учет операций по корпоративным картам имеет свои особенности. Для правильной организации бухучета компании необходимо разработать внутренние нормативные документы, регулирующие учет и использование платежных инструментов.
