Организация планирует провести текущий ремонт собственного помещения (офиса) своими силами. Закупили краску, обои и прочие материалы. Какими документами должен быть оформлен текущий ремонт, произведенный собственными силами? как списывать закупленные материалы?

и в бухгалтерском, и в налоговом учете затраты на текущий ремонт списываются единовременно. При этом важно правильно оформить подтверждающие документы, чтобы текущий ремонт не был расценен налоговыми органами как модернизация или реконструкция.

Подробный порядок учета затрат на ремонт собственными силами приведен ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия

1. Статья: Ведомость, которая подтвердит правомерность расходов компании на ремонт (Журнал «Главбух» №4, 2010)

Когда понадобится документ

Дефектная ведомость – это основной документ, который позволит компании обосновать и подтвердить расходы на любой ремонт имущества - текущий или капитальный, проводимый собственными силами предприятия или с помощью привлеченных подрядных организаций.

Предъявив ведомость налоговым инспекторам, бухгалтер предприятия продемонстрирует, что ремонтные работы действительно были необходимы. И что это именно ремонт, а не модернизация или реконструкция. Следовательно, истраченные средства списаны единовременно в полном соответствии с требованиями Налогового кодекса.*

Вообще перечень документов, которыми в налоговом учете необходимо подтверждать расходы на ремонт основных средств, в кодексе не установлен. Он лишь разрешает в этих целях обращаться к бумагам, косвенно подтверждающим затраты (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Как правило, в ходе ремонтных работ бухгалтер составляет несколько документов (см.врезку). Но, повторимся, отличить ремонт от модернизации позволит именно акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства, или по-другому дефектная ведомость.

Тем более что чиновники не раз подтверждали: расходы на ремонт сломанного основного средства можно смело признавать в составе прочих, если есть дефектная ведомость. В частности, такой вывод содержится в письме Минфина России от 4 декабря 2008 г. № 03-03-06/4/94.

Как лучше оформить ведомость и что в ней указать

Строго утвержденной формы для документа, который подтвердит обнаруженные дефекты, нет. Бухгалтер компании может самостоятельно разработать нужный бланк. После этого образец документа важно закрепить в учетной политике. И конечно, проверить, чтобы собственный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".*

Некоторые бухгалтеры для подтверждения расходов на ремонт используют акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16), утвержденный постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7. Мы не рекомендуем так поступать. Данную форму применяют при выявлении дефектов оборудования в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля. К ремонту такой бланк отношения не имеет.

Как вариант, форму № ОС-16 можно взять за основу, исключив ненужные графы и добавив свои. Главное – в акте необходимо указать выявленные неисправности основного средства. А также предложения, как такие дефекты устранить (см. образец акта). Такая бумага будет свидетельствовать о том, что организация правомерно списала затраты на ремонт*.

Количество экземпляров дефектной ведомости или акта зависит от того, кому принадлежит ремонтируемое имущество и кто будет делать ремонт. Если компания решила своими силами отремонтировать собственное основное средство, достаточно одного экземпляра*.

Если же работы будет выполнять сторонняя организация, лучше заполнить несколько ведомостей. Одну себе и одну подрядчику. В этом случае документы должны подписать представители всех задействованных сторон.

В каких еще случаях поможет документ

Есть еще ряд ситуаций, когда дефектная ведомость поможет обосновать затраты в налоговом учете.

Компания формирует резерв на ремонт. Предприятия могут формировать резерв на ремонт основных средств, закрепив это в своей учетной политике. В налоговом учете такая возможность предусмотрена пунктом 3 статьи 260 кодекса, а в бухгалтерском – пунктом 72Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Предполагаемую годовую сумму резерва необходимо обосновать соответствующими документами. В числе таких бумаг может быть и дефектная ведомость.

С работника нужно взыскать ущерб. Допустим, работнику было вверено какое-либо имущество, принадлежащее компании. Если человек сломает вещь, потеряет ее или, скажем, не вернет при увольнении, работодатель вправе будет потребовать с него возместить сумму причиненного ущерба. Размер ущерба и причины его возникновения определяет комиссия из специалистов организации. После того как будет проведена проверка, члены комиссии подпишут акт инвентаризации, а также дефектную ведомость. На основании этих документов будет сделано заключение о размере ущерба.

Какие еще документы подтвердят расходы на ремонт основного средства*

1. Приказ руководителя организации о проведении ремонта, составленный в произвольной форме.

2. График ремонтных работ и сметно-техническая документация, отражающая этапы ремонтных работ, затраты труда, перечень и стоимость материалов и общую стоимость ремонта.

3. Накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

4. Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

5. Инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-6 (утв.постановлением Госкомстата России № 7), куда вносятся сведения о проведенном ремонте.

Акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства. Образец

2. Статья: Документы, которые помогут вам обосновать затраты на ремонт силами компании (Журнал «Главбух» №1, 2011)

Когда понадобятся документы

Помещение, в котором расположены офис компании или производство, нуждается в ремонте. Нанимать для этого стороннюю компанию порой не имеет смысла – все то же самое, но за меньшие деньги могут сделать свои же рабочие.

Сумму, потраченную на ремонт, можно списать в расходы сразу в полном объеме. Об этом сказано в пункте 1 статьи 260 Налогового кодекса РФ*. Так поступить можно и в случае, когда помещение арендованное. Только основанием здесь уже будет пункт 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ. Конечно, при условии, что собственник помещения не возместил вашей компании стоимость ремонта.

Организацией и сметой ремонтных работ займутся управленцы. Главная же забота бухгалтера – оформить бумаги так, чтобы налоговики не придрались и не приняли текущий ремонт за модернизацию или реконструкцию. Ведь при ремонте затраты можно списать сразу, а при реконструкции (модернизации) – через амортизацию.*

Еще одна опасность – доначисления по НДС*. Если инспекторы во время проверки решат, что ремонт относится к строительно-монтажным работам, то могут начислить налог на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ. Разница между ними есть, и вот какая: ремонт основного средства не увеличивает стоимость и не изменяет первоначальные свойства объекта в отличие от строительно-монтажных работ, в результате которых либо возникает новый объект, либо изменяются первоначальная стоимость и свойства существующего. Второе возможно в случае достройки, реконструкции, модернизации*. По крайней мере такое мнение высказали чиновники из Минфина России еще в 2003 году и придерживаются его до сих пор (письмо от 5 ноября 2003 г. № 04-03-11/91) То есть, к примеру, теплый склад в результате ремонта не может превратиться в столовую. И это должно быть четко зафиксировано в ваших документах.* Перечень бумаг, которые подтвердят обоснованность ваших затрат на ремонт, можно увидеть ниже.

Как лучше оформить бумаги

Остановимся подробнее на двух актах – о сдаче-приемке выполненных работ и о списании материалов.*

Первый документ докажет налоговикам, что переданные материалы были потрачены действительно на ремонт *(см. образец ниже). Это убережет вас от доначислений по налогу на прибыль. В нем же нужно зафиксировать объем, в котором были произведены работы согласно утвержденной смете или отклоняясь от нее. Так как работы будут передаваться внутри предприятия, то их стоимость в акте сдачи-приемки указывать необязательно. Лучше сделать это в акте на списание материалов, который вы составите уже на основании первого документа*. См. пример того, как составить акт (образец ниже).

Акт сдачи-приемки ремонтных работ. Образец

Акт на списание материалов. Образец

Ну и конечно, общее правило для всех бумаг, составленных в произвольной форме: в документе должны присутствовать все реквизиты, перечисленные в статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. В данном случае обязательным реквизитом будут подписи всех членов комиссии, которая будет принимать работы или списывать материалы.*

О чем еще нужно не забыть

Вы оформили все документы по учету расходов. Но это еще не все. Не забудьте привести в порядок бумаги на отремонтированное помещение (или другое основное средство). А именно:
– оформить акт о приеме-сдаче отремонтированного объекта основных средств по форме № ОС-3 (в нем также нужно указать вид ремонтных работ и их стоимость);
– внести данные о выполненных работах в инвентарную карточку по форме № ОС-6.*

Эти документы докажут налоговикам, что деньги потрачены на текущий ремонт*

1. Дефектная ведомость и приказ директора о проведении ремонта.

2. Накладные от поставщиков материалов.

3. Смета расходов, ведомости по зарплате сотрудников, занятых в ремонте.

4. Акт о списании израсходованных материалов.

5. Внутренний акт о приемке-сдаче выполненных работ.

6. Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (по форме № ОС-3).

7. Бухгалтерская справка (в ней можно указать общую стоимость ремонта: заработную плату рабочих, сумму страховых взносов, расходы на материалы и пр.).

8.Накладная о перемещении материалов. Последний документ может быть типовым. Например, требование-накладная по форме № М-11, если ремонт проводится на той же территории, что и склад материалов. Или накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) в случае, когда ТМЦ использовались в другом месте.

3. Книга: Годовой отчет-2012

1.9.16 Расходы на ремонт офиса. Бухгалтерский учет.

Согласно требованиям действующего законодательства компания должна списывать затраты на ремонт как текущие расходы в полном объеме. После завершения ремонта все расходы единовременно списываются на счета учета затрат 20 (25, 26, 44) в зависимости от специфики деятельности фирмы*. Если в фирме создана ремонтная служба, то затраты на ремонт сначала отразите по дебету счета 23, а затем спишите с кредита счета 23 в дебет счетов учета затрат.

В статье рассмотрим следующие вопросы: документирование поступления материалов на склад, документирование выдачи со склада, акт на списание.

Прием материальных ценностей в организации

Откуда материалы поступают в организацию? Итак:

• приобретение у поставщиков;
• приобретение подотчетными лицами за наличные средства;
• получение от разборки ликвидированных основных средств;
• собственное производство;
• оприходование излишков, выявленных при инвентаризации.

Порядок документирования поступления

При отгрузке материалов поставщиком должны быть высланы сопроводительные (например, товарно-транспортная накладная) и расчетные документы (такие как платежное требование, счет, счет-фактура).

Бухгалтерия проверяет эти документы на предмет ошибок оформления, после чего направляет их в отдел снабжения, либо, при отсутствии последнего, сразу на склад.

Следующим шагом является оформление приходного ордера на складе.

На один вид материала – однострочный, на несколько – многострочный приходной ордер.

Приходный ордер подписывается кладовщиком и экспедитором.

В случае, когда количество и качество товаров, поступающих на склад, не соответствует данным, заявленным в счете поставщика, создается специальная комиссия. В состав комиссии включают представителей обеих сторон, также в качестве эксперта приглашают представителя любой сторонней организации.

Комиссией составляется и утверждается акт о приемке. В последующем он может послужить основанием для предъявления претензии по поставке товара.

Приемка материальных ценностей от ликвидации основных средств, в качестве излишков выявленных инвентаризацией, либо из собственного производства, документируется в накладных на внутреннее перемещение материалов.

Подотчетные лица, которые приобретают товар за наличные, прикладывают к авансовому отчету оправдательные документы: товарный чек (при покупке в магазине), акт или справку (при покупке у физического лица или на рынке).

При приобретении материалов у другой организации подотчетное лицо отчитывается квитанцией к приходному кассовому ордеру.

Документирование выдачи материальных ценностей

Отпуск материалов может производиться по следующим направлениям: на производство, на реализацию, в переработку, перемещение материалов между собственными складами.

Систематический отпуск необходимо оформлять на лимитно-заборных картах.

Если же какой-то вид материала отпускается нерегулярно, на него оформляют накладную-требование.

При реализации материалов на сторону, оформляются накладные либо приказы-накладные. При вывозе материалов для реализации собственным автотранспортом, оформляются товарно-транспортные накладные.

Также для документирования расхода внутри организации возможно использование карточек складского учета. Получатели ставят свою подпись в карточках складского учета в подтверждение получения поставки.

Такое совмещение документации на расход и карточек складского учета, существенно снижает объем учетной работы и при этом, усиливает контроль за сохранностью материалов на складах.

Форма акта списания материалов

Именно на основании этого документа бухгалтер оформляет списание стоимости материалов со счетов бухгалтерского учета.

Для органов контроля (в том числе налоговой) акт на списание материалов является одним из основных документов, подтверждающих расходы организации.

Акт составляется специально созданной для этого комиссией. В ее состав должны входить:

• специалист организации соответствующего профиля;
• главный бухгалтер;
• лицо, материально ответственное за списываемые ценности.

Так, материальные запасы могут быть разделены на:- потребляемые (канцелярские принадлежности; хозяйственные материалы; продукты питания; строительные и горюче-смазочные материалы и т.п.);- непотребляемые (одежа и обувь; постельное белье и постельные принадлежности; составные части компьютеров, в том числе клавиатуры, манипуляторы типа «мышь»; бензомоторные пилы и т.п.).При определении в учетной политике порядка списания различных материальных запасов госучреждению желательно исходить прежде всего из того, насколько важно обеспечить контроль за сохранностью конкретной группы (вида) материальных ценностей, насколько они значимы.

Акт на списание материалов

Внимание

Кроме списывания материалов в процессе ежемесячного подведения итогов случаются ситуации расходования материальных ценностей, не связанные с текущим производством. Такие операции также требуют оформления акта на списание материалов.

Важно

То есть расходованные средства больше не используются в производстве и не должны отображаться в учете. Обоснованием снятия с учета становится акт списания.

Инфо

Под материальными ценностями подразумеваются средства, приобретенные за счет организации. Использоваться они могут при создании продукции, для удовлетворения нужд предприятия, реализации трудовой деятельности.

Строительство хозяйственным способом: бухгалтерский учет и налогообложение

Какие еще документы, кроме акта (ф. 0504230) необходимы для подтверждения списания в бухгалтерском учете строительных материалов на текущий ремонт помещения хозяйственным способом? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:Непосредственно списание строительных материалов, израсходованных в целях ремонта помещения хозяйственным способом, оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230), который служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия со счетов учета материальных запасов. Иных обязательных к применению унифицированных форм первичных документов, служащих основанием для списания материальных запасов, в том числе строительных материалов, с балансовых счетов действующее законодательство не предусматривает.

Как составить акт на списание материалов

Смены центра ответственности при таком ремонте не происходит, разделение затрат не требуется, ремонт такого типа не требует особых испытаний. В этой связи акт по форме N ОС-3 не заполняется. Пример 2 Условие, как в примере 1.
Кроме того, попутно устанавливается и испытывается газовое оборудование, система электронного зажигания. В данном случае помимо текущего ремонта осуществляется модернизация (установка нового оборудования, приводящего к качественному изменению свойств объекта основных средств).

Работы осуществлялись одновременно, требуется разделение затрат. В этой связи акт по форме N ОС-3 должен заполняться.

Пример 3 Осуществляется покраска фасада здания цеха согласно системе планово-предупредительных ремонтов. При этом работа в здании цеха не прекращается.

Форма м-29 на списание материалов в строительстве

При ремонте ОС хозспособом учет списания материалов и рабочего времени ведется с использованием форм N Т-13, М-8, М-11 и других, при подрядном способе — форм N КС-2 и KC-3. Если подрядчики используют при ремонте материалы заказчика, то оформление расходов производится по формам N М-8, М-11.

Какая форма должна составляться при передаче материалов подрядчику, а какая — при передаче объекта в ремонт? Можно ли для этой цели применять форму N ОС-1 ? В соответствии с п.76 Методических указаний по бухучету ОС приемка объектов оформляется формой N ОС-3 только по окончании капремонта. В то же время в описании к новой форме N ОС-3 не конкретизировано, на какой вид ремонта она оформляется.

Оформление и отражение в учете текущего ремонта

В любом производстве не обойтись без списывания материальных ценностей. Причины могут быть разными, но всегда должна присутствовать документальная обоснованность процесса.
Как составляется акт при списывании материалов? Производственные процессы неизменно сопровождает пользовательский расход сырья и материальных ценностей.

• Общие аспекты
• Образец составления формы акта на списание материалов

Израсходованные материалы должны отображаться в учете. То есть расход подлежит документированию в подтверждение списывания.

Как правильно подготовить акт при списании материалов? Списанию подлежит не только сырье, применяемое для производства продукции. Списываются любые израсходованные хозяйствующим субъектом материалы и ценности.

Помимо того, что подтверждение списания важно для достоверности учета, огромную роль документированность имеет и для налогообложения.

Списание материалов не может происходить без веских на то оснований, подтвержденных определенной доказательной базой. В частности, при процедуре списания материалов могут использоваться вспомогательные документы.

Итак, это:

• отчеты о произведенной за определенный период продукции (ее объем, наименования и т.д.);
• отчеты материально ответственных лиц об использованных материальных ценностях;
• письменные документы о расходах материалов свыше установленных нормативов (с обоснованием этих фактов);
• утвержденная калькуляция по нормам материальных затрат для изготовления единицы товара;
• прочие финансовые и учетные документы.

Перед списанием материальных ценностей на предприятии должна быть проведена инвентаризации имущества с внесением её результатов в соответствующие документы.
Если заказчик передает подрядчику на давальческой основе запасные части для ремонта, то хотя они и не переходят подрядчику в собственность, все равно передача оформляется соответствующими актами или накладными. К сожалению, их форма не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие формы организация может разработать самостоятельно, не забыв в них про обязательные для первичных документов реквизиты. Перечень таких реквизитов установлен ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету ОС утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. N 7.

Как составить акт на списание материалов хозспособом

В этом случае: объект не выходит из зоны ответственности; текущий ремонт не влияет на работу цеха и призван предотвратить преждевременное разрушение фасада; разделения затрат не требуется. Поэтому, по мнению автора, нет необходимости оформлять документы о передаче объекта в ремонт и приемке из ремонта.

Вполне достаточно ОРД (организационно-распорядительного документа), например приказа руководителя о выделении средств на текущий ремонт фасада здания. При этом если ремонт осуществляется подрядчиком (ремонтной организацией), то подрядчиком в 2 экземплярах оформляются формы N КС-2, КС-3.

На их основании бухгалтерия и относит стоимость ремонта на текущие расходы. Если же ремонт осуществляется собственным малярным подразделением организации, то расходы осуществляются на основании форм N М-8, М-11, Т-13 и т.д. Пример 4 В результате аварии вышел из строя гидравлический пресс.
На текущий ремонт В качестве подтверждения обоснованности списания материалов на текущий ремонт составляется акт осмотра помещения, подлежащего ремонту с указанием показаний. Перечень предстоящих работ утверждается руководителем. На основании перечня готовится смета ремонта, в ней отображается необходимое количество материалов. Стоимостные показатели при этом условны. Главное это не допустить перерасхода материалов или обосновать таковой. На основании сметы составляется акт списания материалов на текущий ремонт. В акте отображаются фактически израсходованные материалы с указанием их стоимости и затрат на приобретение. Пример заполнения Форма акта на списание материалов произвольна. Но следует составить документ так, чтобы не возникало дополнительных вопросов относительно причин и оснований списания.

Оформление акта на списание материалов требуется в тех случаях, когда имеющиеся на балансе организации материальные ценности и запасы по каким-либо причинам пришли в негодность. Списание происходит в строго установленном порядке и фиксируется в соответствующем акте.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта на списание материалов.docСкачать образец заполнения акта на списание материалов.doc Порядок списания материалов Для списания материальных ценностей требуется создание специальной комиссии. В ее состав входят материально ответственные лица, как правило, из разных структурных подразделений предприятия.

Именно в их обязанность входит выявление и освидетельствование повреждений, дефектов или неисправностей оборудования, техники, мебели, хозяйственного инвентаря, инструментов и пр. ценностей, содержащихся на балансе организации.
Согласно п.27 ПБУ 6/01 затраты на восстановление объекта ОС отражаются в бухгалтерском учете отчетного периода, к которому они относятся (восстановление объекта ОС может осуществляться посредством ремонта, модернизации и реконструкции). В то же время затраты на модернизацию и реконструкцию объекта ОС после их окончания могут увеличивать первоначальную стоимость такого объекта, если в результате улучшаются (повышаются) первоначально принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного использования, мощность, качество применения и т. п.) объекта ОС. Учет затрат, связанных с модернизацией и реконструкцией (включая затраты по модернизации, осуществляемой во время капитального ремонта), ведется в порядке, установленном для учета капитальных вложений (п.73 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденным Приказом Минфина России от 20 июля 1998 г. N 33н).

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Непосредственно списание строительных материалов, израсходованных в целях ремонта помещения хозяйственным способом, оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230), который служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия со счетов учета материальных запасов. Иных обязательных к применению унифицированных форм первичных документов, служащих основанием для списания материальных запасов, в том числе строительных материалов, с балансовых счетов действующее законодательство не предусматривает.

Обоснование вывода:
Обязательные для применения учреждениями государственного сектора формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством ( Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, далее - Закон N 402-ФЗ, п. 28 Федерального стандарта "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утвержденного Минфина России от 31.12.2016 N 256н, далее - СГС "Концептуальные основы").
С учетом положений Инструкции, утвержденной Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - N 157н), п. 25 СГС "Концептуальные основы" учреждения государственного сектора обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета:
- утвержденные Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н);
- установленные правовыми актами уполномоченных органов на основании федеральных законов.
В иных случаях могут применяться формы, разработанные бюджетным учреждением самостоятельно (порядок их применения и заполнения должен быть предусмотрен учетной политикой).
Основным моментом в максимально эффективном использовании ресурсов будет являться деление всей номенклатуры материальных запасов, используемых в госучреждении, на две большие группы, а также в повсеместном применении такого инструмента, как нормирование расхода материалов. Так, материальные запасы могут быть разделены на:
- потребляемые (канцелярские принадлежности; хозяйственные материалы; продукты питания; строительные и горюче-смазочные материалы и т.п.);
- непотребляемые (одежа и обувь; постельное белье и постельные принадлежности; составные части компьютеров, в том числе клавиатуры, манипуляторы типа "мышь"; бензомоторные пилы и т.п.).
При определении в учетной политике порядка списания различных материальных запасов госучреждению желательно исходить прежде всего из того, насколько важно обеспечить контроль за сохранностью конкретной группы (вида) материальных ценностей, насколько они значимы. При этом следует понимать, что действующие в настоящее время нормативные правовые акты не устанавливают четких границ между:
- потребляемыми и непотребляемыми материальными запасами;
- имуществом, подлежащим списанию прямым расходом при выдаче из мест хранения, и ценностями, которые могут списываться с баланса только после оформления дополнительных документов.
Относительно рассматриваемой ситуации отметим следующее.
Во избежание претензий и разногласий со стороны проверяющих органов, необходимость проведения ремонта в помещении должна быть подтверждена документально. Таким документом может быть акт о выявленных неисправностях и (или) дефектная ведомость. Так как унифицированной формы такого документа N 52н не установлено, можно использовать самостоятельно разработанный бланк с указанием в нем неисправностей объекта и предложений по их устранению. Вместе с этим учреждению государственного сектора целесообразно составить смету на проведение ремонтных работ, определяющую объем и критерии нефинансовых активов, необходимых для проведения ремонта, а также иные предполагаемые затраты.
Выдача строительных материалов сотрудникам учреждения в целях осуществления текущего ремонта помещения хозяйственным способом, включая возврат остатков материалов на склад, оформляется Требованием-накладной (ф. 0504204) и (или) Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
В свою очередь, списание материальных запасов, использованных на ремонт, в соответствии с прямыми нормами N 52н, оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230), который служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия со счетов учета материальных запасов. Иных обязательных к применению унифицированных форм первичных документов, служащих основанием для списания материальных запасов, в том числе строительных материалов, с балансовых счетов действующее законодательство не предусматривает. Такие документы могут быть разработаны в учреждении самостоятельно с содержанием обязательных реквизитов, перечисленных в Закона N 402-ФЗ, п. 25 СГС "Концептуальные основы", Инструкции N 157н, и закреплены в рамках формирования учетной политики. При этом они не отменяют оформление Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230), а могут служить лишь дополнением к нему с целью раскрытия информации о списанных материальных запасах.
После завершения ремонтных работ отремонтированные хозяйственным способом объекты принимаются к учету в общеустановленном порядке на основании соответствующих первичных документов, в частности Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101), Акта о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103) (смотрите, в частности, решение Арбитражного суда Краснодарского края от 01.09.2017 по делу N А32-27793/2017).
Таким образом, непосредственно списание строительных материалов, израсходованных в целях ремонта помещения, оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230), который служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия со счетов учета материальных запасов. Однако для обоснования проведения ремонта, а также объема осуществленных затрат, в том числе списанных материальных ценностей, учреждению целесообразно оформить соответствующие документы, разработанные учреждением самостоятельно и закрепленные в рамках формирования его учетной политики. Такими документами могут быть акт о выявленных неисправностях и (или) дефектная ведомость, а также смета на проведение ремонтных работ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Чем ремонт отличается от модернизации и реконструкции

Очень важно правильно разграничить понятия «ремонт» и «модернизации и реконструкции». Ведь такие операции нужно по-разному отражать в бухгалтерском и налоговом учете компании. Так, затраты на реконструкцию и модернизацию увеличивают первоначальную стоимость основных средств и списываются через амортизацию. А расходы на ремонт учитываются единовременно в полной сумме. Так что давайте сразу разберемся в понятиях, чтобы потом не возникло неприятностей с налоговиками.

Про отличительные особенности модернизации и реконструкции сказано в пункте 2 статьи 257 НК РФ. В результате таких операций изменяются характеристики основных средств или их назначение. К примеру, увеличивается мощность оборудования, улучшается качество выпускаемой продукции, расширяется ее номенклатура.

А вот что считать ремонтом, в налоговом кодексе не сказано. Ничего конкретного нет об этом и в бухгалтерском законодательстве. Но логично полагать, что ремонт нужен, чтобы исправить поломку или поддержать рабочее состояние имущества, не допустить его преждевременного износа. Так что когда компания проводит ремонт, главная цель – не улучшить или расширить первоначальные характеристики, а сохранить их и обеспечить работу основного средства.

ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

Подтверждает такие выводы и арбитражная практика. Так, судьи подчеркивают, что ремонт не меняет технологического или служебного назначения имущества, не совершенствует производство и не улучшает его технико-экономические показатели. Об этом есть постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 1 ноября 2013 г. № А19-3291/2013 и ФАС Московского округа от 30 марта 2012 г. № А40-34389/10-129-191 .

К примеру, компания решила заменить в офисе проводку и розетки на новые, подкрасить стены, вместо деревянных окон установить пластиковые. Это ремонт. А вот если склад в результате превратился в офис или оборудование стало выпускать больше продукции, то речь идет уже о модернизации и реконструкции.

Так что все зависит от цели и результата работ. А вот их стоимость ни на что не влияет. Представители Минфина России подчеркивают это в письмах от 22 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/289 и от 24 марта 2010 г. № 03-03-06/4/29.

Правда, зачастую определиться, где ремонт, а где реконструкция или модернизация, очень непросто. Тем более когда четко прописанных критериев ремонта нет. Чтобы вам было легче классифицировать работы, пользуйтесь следующими документами:

Несмотря на то что эти документы изданы очень давно, на них вполне можно ориентироваться. Даже чиновники и судьи на них ссылаются. Посмотрите хотя бы письмо Минфина России от 25 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/87 . В нем финансисты, отвечая на вопрос компании, как раз отсылают к этим специальным бумагам.

Кстати, в перечисленных документах сказано, какой ремонт считать текущим, а какой капитальным. Так вот, текущий нужен, чтобы не допустить преждевременного износа, поддержать объект в рабочем состоянии. Для этого можно проводить периодические осмотры, которые позволят найти и избавиться от мелких повреждений и неисправностей, заменить отдельные быстроизнашивающиеся узлы и детали. То есть текущий ремонт – это работы профилактического характера. Обычно его проводят раз в год или даже чаще.

Ну, а капитальный – уже более серьезное мероприятие и по стоимости, и по масштабу. К примеру, во время капитального ремонта зданий изношенные части или целые конструкции, детали, инженерно-техническое оборудование полностью меняются на более долговечные и экономичные. Такой ремонт проводится реже текущего, зачастую один раз в несколько лет.

Подробнее об этом почитайте в Положении , утвержденном постановлением Госстроя СССР от 29 декабря 1973 г. № 279 . Там же есть примерные перечни работ для текущего и капитального ремонта зданий (приложения 3 и 8).

Но независимо от вида ремонта первоначальная стоимость объекта не меняется. Именно это и определяет правила, по которым компании нужно отражать расходы на ремонт в бухгалтерском и налоговом учете.

Как списать расходы на ремонт в налоговом учете и какие для этого понадобятся документы

Затраты на ремонт собственных основных средств компания может списать двумя способами. Во-первых, полностью включить в прочие расходы в том периоде, когда они осуществлены. Ну, а во-вторых, списать за счет специального резерва (см. статью «Как формировать резервы в бухгалтерском и налоговом учете» , № 9, 2012 . – Примеч. ред.). Такие правила прописаны в статье 260 НК РФ и не зависят от того, своими силами компания чинит основное средство или обращается для этого к подрядчику.

Только сразу отмечу, что если организация создаст резерв в налоговом учете, то списывать расходы на ремонт всех основных средств, принадлежащих компании, нужно будет только за счет такого резерва. Одновременно включать одни затраты на ремонт в прочие, а другие списывать за счет резерва нельзя. Чиновники из Минфина России придерживаются такой позиции в письмах от 19 июля 2006 г. № 03-03-04/1/588 и от 20 июня 2005 г. № 03-03-04/1/8 .

К тому же в бухгалтерском учете создать резерв на ремонт не получится. С 2011 года это запрещено. А значит, если компания создаст налоговый резерв на ремонт, между бухгалтерским и налоговым учетом возникнут разницы. И их придется отражать по правилам ПБУ 18/02 . Что, согласитесь, не совсем удобно.

Так что я все же советую пользоваться общим правилом и учитывать ремонтные расходы как прочие. Тем более что создание налогового резерва на ремонт – право, а не обязанность компании (письмо Минфина России от 19 октября 2012 г. № 03-03-06/4/104).

Ну, а списать затраты на ремонт можно в фактическом размере. Это стоимость запасных деталей и расходных материалов, зарплата сотрудников, которые ремонтируют объект, и прочие расходы, связанные с ремонтом своими силами. Или стоимость услуг подрядчика (п. 1 ст. 324 НК РФ).

Не забудьте одно важное правило: все затраты должны быть обоснованны и документально подтверждены. То есть соответствовать критериям из пункта 1 статьи 252 НК РФ. Иначе налоговики снимут расходы и доначислят налог на прибыль. Так что проконтролируйте, чтобы у вас были все бумаги, подтверждающие ремонт.

О ЛЕКТОРЕ

Во-первых, обязательно подготовьте дефектную ведомость. С ее помощью компания подтвердит, что из-за износа или поломки объекта ремонт действительно был необходим.

Общей обязательной формы дефектной ведомости нет. Так что вы можете разработать и утвердить свой бланк (см. образец дефектной ведомости ниже. – Примеч. ред.). Только при этом не забудьте, что в документе должны быть все обязательные реквизиты первички из части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. За основу бланка вполне можно взять акт о выявленных дефектах оборудования по форме № ОС-16 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 .

Если компания решила своими силами устранить выявленные недостатки, тогда дефектную ведомость сделайте в одном экземпляре. А если объект ремонтирует подрядчик, лучше подготовить для него отдельный бланк. И конечно, в этом случае документ должны подписать обе стороны.

Ну, а во-вторых, обоснуют затраты на ремонт такие документы, как приказ директора, смета расходов, бумаги на покупку и отпуск в ремонт необходимых материалов, расчетно-платежные ведомости на выплату зарплаты работникам, ремонтирующим объект, бухгалтерские справки и т. п. А если работы проводит сторонняя компания, конечно, понадобится договор подряда (ст. 702 ГК РФ).

Кстати, если объект для ремонта передается в специальное подразделение компании, к примеру, в ремонтную службу, не забудьте оформить накладную на внутреннее перемещение.

Ну, а уже после окончания ремонта подготовьте акт о приеме-сдаче отремонтированных основных средств. Для этого используйте стандартную форму № ОС-3 или утвержденный компанией бланк. В документе отразите вид ремонтных работ и их стоимость. А также не забудьте прописать сведения о ремонте и в инвентарной карточке основного средства.

Какие сделать проводки

Компании должны вести учет основных средств по степени использования. То есть отражать, какие из объектов эксплуатируются, а какие находятся в резерве или ремонте и т. п. Об этом сказано в пункте 20 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н . Поэтому при долгосрочном ремонте советую учитывать основные средства на отдельном субсчете «Основные средства в ремонте» к счету 01 .

А если ремонт краткосрочный, достаточно переставить инвентарную карточку такого объекта в отдельную группу «Основные средства в ремонте». Когда ремонт закончится, просто верните карточку на прежнее место . Так сказано в пункте 68 Методических указаний.

Ну, а теперь о проводках. Они зависят от того, каким способом компания ремонтировала объект – подрядным или хозяйственным. Но в любом случае это текущие расходы (абз. 2 п. 67 Методических указаний).

Так, если в компании есть ремонтная служба, то все расходы собирайте на дебете счета 23 :

ДЕБЕТ 23 КРЕДИТ 10 (16, 69, 70 …)
– отражены затраты на ремонт основного средства.

После окончания ремонта расходы на него со счета 23 спишите на счета учета затрат. На какой именно, зависит от того, для каких целей используется отремонтированный объект. К примеру, если в производстве-то на счет 20 . А если в торговле – на счет 44 .

Сделайте проводку:

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 23
– учтены затраты на ремонт основного средства.

Ну, а когда ремонтной службы в компании нет, списывайте расходы на ремонт без счета 23 . То есть сразу на счета , , , , и т. д.

А если основное средство ремонтирует подрядчик, расходы на его вознаграждение отразите проводкой:

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 60
– учтены затраты на ремонт объекта, выполненный подрядчиком.