Как заполнить декларацию 6 ндфл. Бухучет инфо

Расчет состоит из:

• титульного листа;
• раздела 1 «Обобщенные показатели»;
• раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Расчет составляется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Отчетность нужно представлять в электронной форме по ТКС. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек работодатели могут представить данный расчет сумм налога на бумажных носителях.

При заполнении формы расчета не допускается:

• исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
• двусторонняя печать на бумажном носителе;
• скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя.

При заполнении формы расчета должны использоваться чернила черного, фиолетового
или синего цвета.

Обратите внимание

При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).

Для десятичной дроби используются два поля, разделенные знаком «точка». Первое поле соответствует целой части десятичной дроби, второе – дробной части десятичной дроби.
Если для указания какого-либо показателя не требуется заполнение всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных полях проставляется прочерк. Например:
«ИНН 5024002119 – –». Дробные числовые показатели заполняются аналогично:
«1234356 – – – – – – – – . 50».

Форма расчета заполняется по каждому ОКТМО отдельно.

На каждой странице расчета в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю» проставляется дата подписания и подпись.

Титульный лист формы 6-НДФЛ

Титульный лист формы 6-НДФЛ носит информационный характер. На нем указывают наименование фирмы, ИНН, КПП. По строке «Номер корректировки» – при представлении в налоговый орган первичного расчета проставляется «000», при представлении уточненного расчета указывается номер корректировки («001», «002» и так далее).

По строке «Период представления (код)» – код периода представления. По строке «Налоговый период (год)» – соответствующий период (например, 2016).

Также нужно указать код налогового органа, в который представляется расчет. По строке
«По месту нахождения (учета) (код)» – код места представления расчета налоговым агентом. Кроме того, на титульном листе нужно также указать код ОКТМО и номер контактного телефона.

Обратите внимание: если при заполнении расчета по форме 6-НДФЛ допущена ошибка в части указания КПП или ОКТМО, то для ее исправления налоговый агент должен представить
в налоговый орган по месту учета два расчета (письмо ФНС России от 12 августа 2016 г.
№ ГД-4-11/14772@):

• уточненный расчет с неправильным КПП или ОКТМО (тем, который был указан в первоначально представленном расчете). При этом показатели всех разделов должны быть нулевыми;
• первичный расчет с указанием правильного КПП или ОКТМО.

Раздел 1 формы 6-НДФЛ «Обобщенные показатели»

В разделе 1 формы 6-НДФЛ указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей ставке.

Если работодатель выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления) доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 1, за исключением строк
060–090, заполняется для каждой из ставок налога. В случае если показатели соответствующих строк раздела 1 не могут быть размещены на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц.

Итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060–090 заполняются на первой странице раздела 1. По строке 010 нужно указать соответствующую ставку налога, с применением которой исчислены суммы налога.

По строке 020 указываются все доходы, дата получения которых приходится на период представления расчета. Например, если это I квартал, то следует указать всю зарплату, начисленную за январь – март, включая часть зарплаты за март, выплаченную в апреле
(письма ФНС России от 18 марта 2016 г. № БС-4-11/4538@, от 25 февраля 2016 г.
№ БС-4-11/3058@).

Если пособие по временной нетрудоспособности начислено в одном отчетном периоде,
а выплачено в другом, то и сумма дохода (строка 020), и сумма исчисленного с него НДФЛ (строка 040) должны быть отражены в отчете, который составляется за период, на который приходится период выплаты пособия (письмо ФНС России от 1 августа 2016 г.
№ БС-4-11/13984@).

По строке 025 – сумма начисленного дохода в виде дивидендов.

По строке 030 – сумма налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению. По строке 040 – сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 045 – обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 050 – обобщенная по всем физическим лицам сумма фиксированных авансовых платежей, принима-емая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

По строке 060 укажите общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица количество физических лиц не корректируется.

По строке 070 – общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 080 – общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом
с начала налогового периода.

Обратите внимание

При невозможности в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

По строке 090 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом, нарастающим итогом
с начала налогового периода.

Раздел 2 формы 6-НДФЛ «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»

В разделе 2 формы 6-НДФЛ указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

В этом разделе нужно отразить:

• по строке 100 – дату фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
• по строке 110 – дату удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;
• по строке 120 – дату, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;
• по строке 130 – обобщенную сумму фактически полученных доходов (без вычитания НДФЛ) в указанную в строке 100 дату;
• по строке 140 – обобщенную сумму удержанного НДФЛ в указанную в строке 110 дату.

Обратите внимание: при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения работником такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход. Кроме того, дата фактического получения дохода определяется как день (ст. 223 НК РФ):

• выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц – при получении доходов в денежной форме;
• передачи доходов в натуральной форме – при получении доходов в натуральной форме;
• приобретения товаров (работ, услуг), ценных бумаг – при получении доходов в виде материальной выгоды. В случае, если оплата приобретенных ценных бумаг производится после перехода к налогоплательщику права собственности на эти ценные бумаги, дата фактического получения дохода определяется как день совершения соответствующего платежа в оплату стоимости приобретенных ценных бумаг;
• зачета встречных однородных требований;
• списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации;
• последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки;
• последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства, при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств.

НДФЛ с пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных нужно перечислить не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены. Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100–140 заполняются
по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Рассмотрим разъяснения чиновников о заполнении расчета по форме 6-НДФЛ.

Расчет заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению, причем независимо от того, что обособленные подразделения состоят на учете в одном налоговом органе (письмо ФНС России от 28 декабря 2015 г. № БС-4-11/23129@). Представлять расчет в отношении работников обособленных подразделений нужно по месту учета таких обособленных подразделений. А в отношении физических лиц, получивших доходы по гражданско-правовым договорам, – в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

Если же обособленное подразделение организации не производит выплату доходов физическим лицам, то представлять «нулевой» расчет 6-НДФЛ по этому подразделению не нужно. Такая позиция выражена в письме ФНС России от 23 марта 2016 года № БС-4-11/4901. Чиновники отметили, что обязанность представлять расчет 6-НДФЛ по месту учета возникает у организаций в случае, если они в соответствии со статьей 226 Налогового кодекса признаются налоговыми агентами.

ФНС России в своих письмах от 12 февраля 2016 года № БС-3-11/553@, от 25 февраля 2016 года № БС-4-11/3058@, от 15 марта 2016 года № БС-4-11/4222@ разъяснила следующие нюансы заполнения расчета. Форма 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода. В разделе 2 расчета
за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода. Если налоговый агент производит операцию
в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается
в том отчетном периоде, в котором завершена.

ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ ФОРМЫ 6-НДФЛ ЗА 2016 ГОД

ООО «Альфа» за 2016 год выплатила доходы работникам в общей сумме 9 800 000 руб. Количество сотрудников составляет 23 человека. На основании трудовых договоров зарплата выплачивается 5-го числа каждого месяца. Датой фактического получения зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому
в строке 100 нужно записать 31-е (30-е) число. Удержать налог надо при фактической выдаче денег, то есть 5-го числа каждого месяца (строка 110). А перечислить НДФЛ (строка 120) нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, то есть не позднее 6-го числа месяца (п. 4, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Общая сумма налоговых вычетов составила 388 700 руб. Сумма НДФЛ с заработной платы
в 2016 году:

(9 800 000 руб. – 388 700 руб.) × 13% = 1 223 469 руб.

Зарплата за сентябрь выдана в октябре, поэтому выплаты отражаются в разделе 2 расчета
за год. Сумма начисленной сотрудникам зарплаты составила 1 070 000 рублей. Сумма налоговых вычетов – 31 300 рублей. НДФЛ составил 135 031 рубль. Дата фактического получения дохода – 30 сентября 2016 года, дата удержания налога (дата выдачи зарплаты) –
5 октября, последний срок перечисления НДФЛ – 6 октября.

За октябрь 2016 года сумма начисленной сотрудникам зарплаты составила 1 150 000 рублей. Сумма налоговых вычетов – 36 700 рублей. НДФЛ составил 144 729 рублей. Дата фактического получения дохода – 31 октября 2016 года, дата удержания налога
(дата выдачи зарплаты) – 7 ноября (т. к. 4 ноября – праздничный день, а 5 и 6 ноября – выходные дни, бухгалтер перечислил зарплату 7 ноября и в этот же день удержал НДФЛ), последний срок перечисления НДФЛ – 8 ноября.

За ноябрь 2016 года сумма начисленной сотрудникам зарплаты составила 850 000 рублей. Сумма налоговых вычетов – 25 000 рублей. Сумма НДФЛ – 107 250 рублей. Дата фактического получения дохода – 30 ноября 2016 года, дата удержания налога – 5 декабря, последний срок перечисления НДФЛ – 6 декабря.

Сумма начисленной сотрудникам зарплаты за декабрь 2016 года составила 1 100 000 рублей. Сумма налоговых вычетов – 29 000 рублей. Сумма НДФЛ составила 139 230 рублей. Заработная плата за декабрь 2016 года начислена 10 января, поэтому доходы, выплаченные
в этом месяце, отразятся только в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за отчетный год.

В течение отчетного года выплачивались отпускные:

26 февраля – 35 000 руб. (НДФЛ – 4550 руб.). Дата удержания – 26 февраля, срок перечисления – 29 февраля.
- 5 мая – 29 000 руб. (НДФЛ – 3770 руб.). Дата удержания – 5 мая, срок перечисления –
31 мая.
- 19 октября – 30 000 руб. (НДФЛ – 3900 руб.). Дата удержания – 19 октября,
срок перечисления – 31 октября.

Кроме того, 1 ноября 2016 года организация выдала своему работнику Петрову В. Н. заем
в размере 150 000 рублей на один год. Согласно договору о предоставлении займа, Петров должен ежемесячно уплачивать проценты из расчета 3% годовых. В периоде пользования займом ключевая ставка Банка России составляет 10% годовых. Сумма процентов составила:

За ноябрь: 150 000 руб. × 3% × 30/366 = 368,85 руб.
- за декабрь: 150 000 руб. × 3% × 31/366 = 381,15 руб.

Сумма процентов, рассчитанная исходя из 2/3 ключевой ставки, составила:

За ноябрь: 150 000 руб. × 10% × 2/3 × 30/366 = 819,67 руб.
- за декабрь: 150 000 руб. × 10% × 2/3 × 31/366 = 847 руб.

Материальная выгода за пользование займом:

В ноябре: 819,67 руб. – 368,85 руб. = 450,82 руб.
- в декабре: 847 руб. – 381,15 руб. = 465,85 руб.

Сумма НДФЛ к удержанию составила:

За ноябрь: 450,82 руб. × 35% = 158 руб.
- за декабрь: 465,85 руб. × 35% = 163 руб.

Датой получения дохода в виде экономии на процентах нужно считать последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные средства
(пп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Это 30 ноября и 31 декабря.

Работник Васильев А. А. является одним из учредителей ООО «Альфа». 19 декабря он получил дивиденды в сумме 25 000 руб., выплаченные за прошедший год. Сумма налога на доходы, удержанная с Васильева, составила: 3250 руб. (25 000 руб. × 13%).

Общая сумма НДФЛ за 2016 год (строка 070 раздела 1):

1 223 469 руб. + 4550 руб. + 3770 руб. + 3900 руб. + 3250 руб. + 158 руб. + 163 руб. =
1 239 260 руб.

Сумма, на которую налоговый агент уменьшает исчисленный НДФЛ, отражается по строке 050 «Сумма фиксированного авансового платежа». По строке 060 «Количество физических лиц, получивших доход» налоговый агент должен указать общее количество физлиц, которые получили от него доход в налоговом периоде. Если в течение года одно и то же физическое лицо было уволено и вновь принято на работу, по строке 060 оно указывается только один раз. По строке 070 «Сумма удержанного налога» отражается сумма НДФЛ, которая была удержана налоговым агентом. По строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» отражается та сумма НДФЛ, которую налоговый агент не смог удержать из доходов физлица. По строке 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» нужно показать сумму НДФЛ, которая была возвращена налоговым агентом в соответствии со ст. 231 НК РФ.

Заполнение формы 6-ндфл для работодателей с 2016 года

Внимание

НДФЛ в дату, указанную в строке 110. ! Обратите внимание: В каждом отдельном блоке строк 100-140 содержатся данные о доходах, в отношении которых:

• совпадает дата их фактического получения;
• совпадает дата удержания НДФЛ;
• совпадает срок перечисления НДФЛ, установленный НК РФ.

Например, 10.03.2016 выплачены отпускные одному работнику, а также заработная плата за март другому работнику, уволившемуся 10.03.2016. Датой фактического получения дохода в данном случае и для отпускных, и для заработной платы является 10.03.16. Однако сроки перечисления НДФЛ различны: для отпускных – 31.03.16, для заработной платы – 11.03.16.

Онлайн журнал для бухгалтера

По строке 030 «Сумма налоговых вычетов» отражается сумма налоговых вычетов, которая уменьшает доход, подлежащий налогообложению. В этой строке отражаются, в частности, стандартные налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ, а также вычеты в размерах, предусмотренных ст. 217 НК РФ (например, вычет из стоимости подарков или материальной помощи). Полный перечень вычетов можно найти в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/

Сумма исчисленного НДФЛ отражается по строке 040 «Сумма исчисленного налога». В строке 045 «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов» нужно указать сумму НДФЛ с дивидендов, отраженных ранее по строке 025. Если у организации или ИП трудится иностранец, который имеет патент и самостоятельно уплачивает НДФЛ, то налоговый агент может уменьшить исчисленный НДФЛ таких работников на сумму перечисленных ими фиксированных платежей по НДФЛ.

Бухучет инфо

В примере заполнения второй страницы отчета 6-НДФЛ мы проставили цифры только за сентябрь, октябрь и ноябрь, т.е. показали квартал фактической выплаты заработной платы с удержанием и перечислением НДФЛ. Вы же заполняя 2-ой Раздел формы, проставите данные за весь год.

• Стр. 100 – 09.2017;
• Стр. 130 – 131 250 рублей (зарплата работников за месяц);
• Стр. 110 – 10.2017;
• Стр. 140 – 17 063 рублей (сумма удержанного НДФЛ за месяц с учетом полученных работниками стандартных вычетов);
• Стр. 120 – 10.2017.

В итоге, после того, как вы заполните Раздел 2, у вас сумма строк 130 по всем месяцам должна быть равна строке 020, а сумма строк 140 по всем месяцам – строке 070.

Расчет 6-ндфл: инструкция по заполнению

Важно

Если один и тот же работник был уволен и снова принят на работу в течение одного налогового периода, такой работник также должен учитываться как одно лицо.

• строка 070 - общая сумма удержанного НДФЛ (по всем ставкам);
• строка 080 - общая сумма не удержанного НДФЛ (по всем ставкам);
• строка 090 - общая сумма НДФЛ, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в порядке ст. 231 НК РФ.

Обратите внимание: Если показатели строк раздела 1 не помещаются на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц. При этом итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060-090 заполняются на первой странице раздела. Раздел 2 расчета 6-НДФЛ В Порядке заполнения 6-НДФЛ (Приложение №2 к Приказу ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/) указано, что расчет заполняется нарастающим итогом с начала налогового периода.

6 ндфл с 2016 года пример заполнения

Нужно ли отражать данные о зарплате и НДФЛ за декабрь 2015 года в расчете за 1 квартал 2016 года? Если зарплата за декабрь 2015 года выплачивается в январе 2016 года, то в разделе 2 нужно указать дату получения дохода (31.12.2015 и соответствующую сумму - строки 100 и 130), дату удержания НДФЛ (день выплаты зарплаты, например, 12.01.2016 и соответствующую сумму - строки 110 и 140), дату перечисления налога (если зарплата выплачена 12.01.2016, то перечислить НДФЛ нужно не позднее 13.01.2016). При этом в разделе 1 данные за декабрь вносить не нужно. (Письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/). Нужно ли отражать данные об удержанном и перечисленном НДФЛ за март 2016 года в в расчете за 1 квартал 2016 год? Если зарплата за март 2016 года выплачивается в апреле 2016 года, то во второй раздел сведения об удержанном и перечисленном НДФЛ за март (строки 110, 120, 140) вносить не нужно.

Заполнение формы 6-ндфл

С учетом выходных и нерабочих праздничных дней в 2016 году сроки сдачи 6-НДФЛ следующие:

• за 1 квартал - не позднее 04.05.2016 (30.04.2016 - выходной день, суббота);
• за полугодие - не позднее 01.08.2016 (31.07.2016 - выходной день, воскресенье);
• за девять месяцев - не позднее 31.10.2016;
• за год - не позднее 03.04.2017 (01.04.2017 - выходной день, суббота).

Место представления По общему правилу налоговые агенты должны представлять 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета. При этом для отдельных категорий налоговых агентов Налоговым кодексом установлены особые правила представления расчета (п. 2 ст.

Как заполнить 2 раздел 6-ндфл: пошаговая инструкция

Хоть она и ввелась два года назад, но вот уже наступил 2018 год, а вопросов по ее заполнению по-прежнему множество. Мы начнем с самых стандартных примеров заполнения формы 6-НДФЛ.

• Кто сдает 6-НДФЛ
• Страницы и разделы формы 6-НДФЛ
• Скачать форму 6-НДФЛ
• Как заполнить 6-НДФЛ правильно
• Заполняем титульник
• Образец заполненного титульника отчета 6-НДФЛ
• Заполняем разделы 1 и 2: Если зарплату платим в этом же месяце
• Образец заполнения второй страницы 6-НДФЛ с разделами 1 и 2
• Заполняем 1 и 2 разделы: Если зарплату платим в следующем месяце

Кто сдает 6-НДФЛ Напомню, что 6-НДФЛ составляется всеми работодателями (и ИП, и юрлицами) по итогам каждого квартала нарастающим итогом! Важные статьи: Страницы и разделы формы 6-НДФЛ Перед тем, как заполнить 6-НДФЛ, давайте изучим содержание формы.

Заполнение формы 6-ндфл — пошаговая инструкция и образец

Инфо

Отчет составляется по состоянию на последний день периода, а так как зарплата по состоянию на этот день не выплачена, то и обязанности удержать налог не возникает. Заполненный Раздел 1 для этой ситуации будет выглядеть вот так: В Разделе 2 теперь нужно отразить суммы по датам. Даты здесь будут считаться по-другому.

• Датой получения дохода для целей расчета НДФЛ будет так же считаться последнее число рабочего месяца.

Как заполнять 6-ндфл: ответы на популярные вопросы

Образец заполнения второй страницы 6-НДФЛ с разделами 1 и 2 Заполняем 1 и 2 разделы: Если зарплату платим в следующем месяце Пример по идее остается тот же: 5 работников, зарплата каждого 26 250 рублей, итоговый доход за 9 месяцев 1 181 250 рублей. Доходы в виде дивидендов не начислялись. Зарплата за текущий месяц выдается 10 числа следующего месяца, то есть зарплату за сентябрь работники получат 10 октября. Налоговые вычеты, предоставленные работникам за период с начала года, составили все те же 36 тыс.

руб. Сумма исчисленного НДФЛ составляет: (1 181 250 – 36 000) * 13% = 148 881 рублей, в том числе 17 063 рублей – НДФЛ с зарплаты за сентябрь. Что ставим в отчете? Открываем Раздел 1 и построчно заполняем:

• Стр. 010 – 13% (если были доходы, облагаемые по другим ставкам, то заполняем разделе несколько раз);

6-НДФЛ за год - пример заполнения этого отчета есть в нашей статье - формируют по правилам, сохраняющим свою актуальность с 2016 года, но с учетом обновлений, внесенных приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. Рассмотрим, какие из этих правил значимы для формирования годовой отчетности, порядок заполнения и представления формуляра налоговикам.

Назначение отчета 6-НДФЛ и правила сдачи его за год

Отчет 6-НДФЛ является сводной отчетностью по налогу на доходы, который налоговый агент удерживает из доходов, выплачиваемых физлицам. В нем содержатся данные, позволяющие судить об объеме начислений налога к оплате за отчетный период и о том, в какие сроки этот налог следует уплатить в бюджет.

Отчет формируется поквартально, но данные в нем делятся на две группы, отражающие информацию:

• нарастающим итогом за прошедшие с начала года кварталы — в отношении расчета общей суммы подлежащего удержанию налога от оказавшегося начисленным за период дохода с учетом уменьшения его на возможные вычеты;
• только по последнему кварталу периода отчета — в части тех сумм налога, сроки оплаты которых (определенные в соответствии с законодательством) приходятся именно на этот квартал.

Отчетность, создаваемую по итогам периодов, последовательно включающих в себя каждый из трех первых кварталов года, сдают не позднее последней даты месяцев, наступающих после завершения каждого квартала. Для годового отчета установлен особый срок (1 апреля года, наступающего вслед за отчетным), совпадающий со сроком подачи другой (персональной) отчетности по удержанному в течение года НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Напомним, что об отсутствии возможности удержания налога с выплаченного физлицу дохода тоже надо уведомить ИФНС, используя для этого ту же форму отчета (2-НДФЛ), что и для персональной отчетности. Но только сделать это надо раньше — до 1 марта года, наступающего вслед за отчетным (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Даты всех вышеприведенных сроков, попадающие на общевыходные дни, приводят к переносу завершающего дня срока на более позднюю дату, отвечающую ближайшему к такому выходному буднему дню (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Выполнение этой нормы в 2019 году при представлении формуляра за 2018 год не приводит к переносу срока сдачи сводной НДФЛ-отчетности, т. к. 01.04.2019 — рабочий день.

Как же надо заполнить 6-НДФЛ за год, чтобы представленная отчетность не вызвала лишних вопросов по ее составлению? Этому будут способствовать:

• выбор актуального бланка формы;
• правильное занесение данных в нее;
• проведение проверки по существующим контрольным соотношениям.

О том, что можно проверить по контрольным соотношениям, разработанным ИФНС для проверки сводной НДФЛ-отчетности, читайте в материале «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ» .

Форму актуального бланка сводного НДФЛ-отчета содержит приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ в редакции приказа ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. В этом же документе приведено описание методики заполнения отчета. Отдельные вопросы применения приказа не 1 раз пояснялись в письмах ФНС России.

Новая форма 6-НДФЛ применяется с 26.03.2018.

Скачать обновленный бланк расчета 6-НДФЛ можно здесь .

Бланк формы составлен из титульного листа и двух специальных разделов, из которых:

1. Раздел 1 посвящен тем сведениям, информация о которых показывается нарастающим итогом (о начисляемом доходе, вычетах, применяемой к доходу ставке и о налоге, разделяемом по видам на удержанный, начисленный, неудержанный и возвращенный). Если используются разные ставки, то по каждой из них раздел 1 заполняют на своем особом листе, при этом сведения, относящиеся ко всем ставкам одновременно, показывают лишь на первом из листов.
2. относится к сведениям только последнего из кварталов, которые представляют собой цифры выплаченного дохода, суммы оказавшегося удержанным с него налога и даты, отвечающие дням выдачи доходов, удержаниям налога с них и срокам для оплаты этого налога в бюджет. Заносят в него всю информацию группами строк, объединяющих вышеперечисленные сведения применительно к дате каждого факта выплаты при условии, что срок оплаты налога по этой выплате тоже оказывается единым.

Отчет формируют отдельно:

• по каждому из используемых налоговым агентом кодов ОКТМО;
• по каждому из обособленных подразделений, которое самостоятельно выплачивает доходы.

Титульный лист имеет вид, стандартный для любой налоговой отчетности, и содержит сведения об отчитывающемся лице, месте подачи отчета и о периоде, за который этот отчет составлен. Период, соответствующий году, зашифровывается кодом 34.

Как правильно заполнять сводную НДФЛ-отчетность

Как правильно заполнять 6-НДФЛ за год? Самое главное условие правильного заполнения — это верно рассчитанные суммы исходных данных. Сама процедура заполнения не так сложна, но требует некоторых навыков и знания ряда правил, связанных как с расчетом НДФЛ, так и с определением сроков для уплаты того налога, который расценивается как удержанный.

Какие данные потребуются для заполнения отчета? Прежде всего, сведения о начислениях доходов, примененных к ним вычетах и суммах налога, относящихся к этому доходу. На их основе будет заполняться раздел 1. Затем — информация о датах осуществленных выплат с относящимися к ним значениями начисленного (в сумме до удержания с него НДФЛ) дохода и величинами удерживаемого с него налога — для заполнения раздела 2.

Именно раздел 2 вызывает наибольшее количество вопросов при заполнении, ответы на которые найти достаточно просто, если помнить о нескольких правилах.

Одна группа таких правил касается особенностей определения даты, считающейся датой фактического получения дохода:

• для обычной зарплаты ее считают соответствующей последнему дню месяца, с которым связано ее начисление (п. 2 ст. 223 НК РФ);
• для выплат при увольнении и доходов прочих видов в большинстве случаев она принимается соответствующей дате факта выдачи средств (п. 1 ст. 223 НК РФ);
• для доходов некоторых не часто встречающихся видов для ее определения существует особый порядок (пп. 3, 4 ст. 226, п. 7 ст. 226.1 НК РФ).

Кроме того, нужно знать ряд правил работы с НДФЛ:

1. Удержанным он становится только при выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).
2. Сроки для направления в бюджет сумм удержанного налога не имеют соответствия с датой удержания и определяются как (п. 6 ст. 226 НК РФ):

• первый рабочий день, наступающий вслед за днем выплаты дохода, если этот доход не относится к отпускным или больничным;
• последнее число месяца оплаты, если доход имеет вид отпускных или больничных, при этом нужно иметь в виду, что срок платежа, выпавший на последний день месяца и совпавший с выходным, перенесется на первый будний день следующего за днем выплаты месяца (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Таким образом, если в один день осуществлены выплаты доходов, имеющие разные сроки фактического их получения или разные даты для уплаты налога, то информацию в разделе 2, относящуюся к ним, придется разделить. То есть групп сведений о выплатах, влекущих за собой необходимость уплаты налога, в разделе 2 может оказаться существенно больше, чем дат фактического осуществления выдачи средств. При нехватке строк для внесения всех необходимых сведений в этот раздел в нем формируют доплисты.

Заполнение 6-НДФЛ за год — пример

Рассмотрим внесение данных в 6-НДФЛ за год на примере заполнения, выполненного на конкретных цифрах.

Предположим, что в ООО «Веста» (зарегистрировано в Санкт-Петербурге) в течение 2018 года доход начислялся 20 его сотрудникам. Общая величина начислений, подлежащих обложению по ставке 13%, составила 7 054 374,40 руб. Общий объем вычетов, уменьшивших этот доход, равен 198 800,00. За все месяцы года по факту выплат дохода удержанным оказался налог в сумме, составившей
878 206 руб.

По датам 4-го квартала фактические выплаты распределились так:

• 10.10.2018 осуществлена выдача зарплаты за сентябрь 2018 года в сумме
  743 034,74 руб., удержанный с нее налог составил 91 134 руб.;
• 09.11.2018 осуществлена выдача зарплаты за октябрь 2018 года в сумме
  784 996,86 руб., удержанный с нее налог составил 96 590 руб.;

Расчет 6-НДФЛ – еще один вид отчетности для всех работодателей. Его должны сдавать организации и ИП с работниками, начиная с 1 квартала 2016 года.

Примечание : 26 января 2018 года на сайте ФНС был опубликован приказ о внесении изменений в действующую форму расчета, в связи с чем за 2017 год 6-НДФЛ сдается по новой форме. В настоящий момент она не опубликована и появится на сайте в ближайшее время, также, как и образец ее заполнения.

Образец заполнения 6-НДФЛ

Образец заполнения расчета 6-НДФЛ вы можете посмотреть на этой странице .

Куда сдавать расчет 6-НДФЛ

6-НДФЛ необходимо сдавать в ту же ИФНС, в которую был перечислен НДФЛ . Адрес и контактные данные вашей налоговой инспекции, можно узнать при помощи этого сервиса

Форма расчета 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ можно передать в налоговую инспекцию двумя способами:

1. В бумажной форме лично или по почте заказным письмом. Такой способ подходит только тем работодателям, у которых среднесписочная численность сотрудников получивших доход в налоговом периоде составляет менее 25 человек.
2. В электронном виде на дисках и флешках или через интернет посредством операторов ЭДО или сервиса на сайте налоговой службы.

Сроки сдачи формы 6-НДФЛ в 2018 году

Расчет 6-НДФЛ необходимо сдавать ежеквартально . Крайний срок подачи – последнее число первого месяца следующего квартала.

Примечание : если отчетный день выпадает на выходной или праздник, то крайний срок сдачи переносится на ближайший рабочий день.

Штрафы за несдачу формы 6-НДФЛ

Штраф за несвоевременную подачу расчета 6-НДФЛ составляет 1000 рублей за каждый месяц просрочки. Кроме этого налоговые инспекторы имеют право заблокировать расчетный счет организации (ИП) в случае задержки в сдаче отчета более чем на 10 дней.

Штраф за подачу отчета содержащего недостоверные сведения составляет 500 рублей за каждый документ.

Порядок заполнения формы 6-НДФЛ

Официальную инструкцию по заполнению расчета 6-НДФЛ вы можете скачать по этой ссылке .

Общие требования

Ниже перечислены основные требования, которые необходимо соблюдать при заполнении расчета 6-НДФЛ:

1. Расчет заполняется на основании данных содержащихся в регистрах налогового учета (начисленные и выплаченные доходы, предоставленные налоговые вычеты, исчисленный и удержанный НДФЛ).
2. Форма 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом (первый квартал, полугодие, 9 месяцев и календарный год).
3. Если все требуемые показатели не получается уместить на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц. Итоговые данные в этом случае отражаются на последней странице.
4. Все страницы, начиная с титульного листа должны быть, пронумерованы («001, «002» и т.д.).
5. При заполнении расчета 6-НДФЛ запрещается:
   • исправление ошибок при помощи корректирующего средства;
   • двусторонняя печать листов;
   • скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя.
6. При заполнении формы 6-НДФЛ необходимо использовать чернила черного, фиолетового или синего цвета.
7. При заполнении расчета на компьютере печать знаков выполняется шрифтом Courier New высотой 16-18 пунктов.
8. Каждому показателю в форме расчета соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знакомест. В каждом поле указывается только один показатель (исключение составляют показатели, значением которых являются дата или десятичная дробь).
9. Для указания даты используются по порядку три поля: день (поле из двух знакомест), месяц (поле из двух знакомест) и год (поле из четырех знакомест), разделенные знаком «.» («точка»).
10. Для десятичной дроби используются два поля, разделенные знаком «точка». Первое поле соответствует целой части десятичной дроби, второе дробной части десятичной дроби.
11. В расчете обязательны к заполнению реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).
12. Текстовые и числовые поля заполняются слева направо, начиная с крайней левой ячейки, либо с левого края поля, отведенного для записи значения показателя.
13. Если для указания какого-либо показателя не требуется заполнение всех знакомест, то в незаполненных ячейках необходимо поставить прочерк.
14. Дробные числа заполняются аналогично правилам заполнения целых чисел. Если знакомест для указания дробной части больше чем цифр, то в свободных ячейках ставятся прочерки (например, «123456——.50»).
15. Суммы НДФЛ исчисляются и указываются в полных рублях по правилам округления (менее 50 копеек отбрасываются, а 50 копеек и более округляются до полного рубля).
16. Расчет 6-НДФЛ заполняется отдельно по каждому ОКТМО.
17. На каждой странице формы 6-НДФЛ в соответствующем поле необходимо поставить подпись и дату подписания расчета.

Титульный лист

Поле «ИНН» . ИП и организации указывают ИНН, в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. У организаций ИНН состоит из 10 цифр, поэтому при заполнении необходимо в 2-х последних ячейках поставить прочерки (например, «5004002010—»).

Поле «КПП» . ИП поле КПП не заполняют. Организации указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Поле «Номер корректировки» . Ставится: «000» (если за налоговый период (квартал) расчет сдается первый раз), «001» (если это первое исправление), «002» (если второе) и т.д.

Поле «Период представления (код)» . Указывается код периода, за который сдается расчет (см. Приложение 1 ).

Поле «Налоговый период (год)» . Указывается год налогового периода, за который сдается расчет (например, 2016).

Поле «Представляется в налоговый орган (код)» . Указывается код налогового органа, в который подается расчет 6-НДФЛ. Код вашей ИФНС вы можете узнать при помощи .

Поле «По месту нахождения (учета) (код)» . Указывается код места представления расчета в налоговый орган (см. Приложение 2 ).

Поле «налоговый агент» . Индивидуальным предпринимателям необходимо построчно заполнить свою фамилию, имя и отчество. Организации пишут свое полное наименование в соответствии с учредительными документами.

Поле «Код по ОКТМО» . Организации указывают код ОКТМО по месту нахождения (нахождения обособленного подразделения). ИП указывают код по ОКТМО по месту жительства.

Поле «Номер контактного телефона» . Указывается телефонный код города и номер телефона, по которому можно будет с вами связаться работникам налоговой инспекции (например, «+74950001122»).

Поле «На страницах» . В данном поле указывается количество страниц, из которых состоит расчет 6-НДФЛ (например, «002»).

Поле «c приложением подтверждающих документов или их копий» . Здесь ставится количество листов у документов, которые прилагаются к расчету 6-НДФЛ (например, доверенность представителя). Если таких документов нет, то поставьте прочерки.

Блок «Доверенность и полнота сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» .

В первом поле необходимо указать: «1» (если расчет подтверждает ИП или руководитель организации), «2» (если представитель налогового агента).

В остальных полях этого блока:

• Если расчет сдает ИП, то ему необходимо поставить только подпись и дату подписания расчета.
• Если расчет сдает организация, то необходимо построчно указать ФИО руководителя в поле «фамилия, имя, отчество полностью». После чего руководителю необходимо поставить подпись и дату подписания расчета.
• Если расчет сдает представитель (физическое лицо), то необходимо построчно указать ФИО представителя в поле «фамилия, имя, отчество полностью». После этого представителю необходимо поставить подпись, дату подписания и указать наименование документа, подтверждающего его полномочия.
• Если расчет сдает представитель (юридическо лицо), то в поле «фамилия, имя, отчество полностью» пишется ФИО уполномоченного физического лица этой организации. После этого, данному физлицу необходимо поставить подпись, дату подписания и указать документ, подтверждающий его полномочия. Организация в свою очередь заполняет свое наименование в поле «наименование организации».

Раздел 1. Обобщенные показатели

В Разделе 1 указываются обобщенные суммы НДФЛ по всем работникам нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

Если доходы в течение налогового периода выплачивались по разным ставкам, то Раздел 1 нужно заполнить отдельно по каждой налоговой ставке (за исключением строк 060-090).

Соответственно если все показатели строк Раздела 1 не получается уместить на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц. Итоговые показатели по всем ставкам (строки 060-090) заполняются на первой странице.

В Разделе 1 указывается:

Строка 010 – ставка налога, по которой был исчислен НДФЛ.

Строка 020 – обобщенная сумма начисленного дохода по всем работникам нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 025 – обобщенная сумма начисленных дивидендов по всем работникам нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 030 – обобщенная сумма предоставленных налоговых вычетов уменьшающих доход подлежащий налогообложению, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 040 – обобщенная сумма исчисленного НДФЛ по всем работникам нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 045 – обобщенная сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 050 – обобщенная сумма фиксированных авансовых платежей по всем работникам, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

Строка 060 – общее количество работников, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же сотрудника, количество работников не корректируется.

Строка 070 – общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 080 – общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 090 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Раздел 2. Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ

В Разделе 2 указываются даты фактического получения работниками дохода и удержания налога сроки перечисления налога и обобщенные по всем работникам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

В Разделе 2 указывается:

Строка 100 – дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130.

Строка 110 – дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130.

Строка 120 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога.

Строка 130 – обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату.

Строка 140 – обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату.

Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100-140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Приложение 1. Коды периодов предоставления

Примечание : ликвидированные (реорганизованные) организации заполняют код, соответствующий периоду времени от начала года, в котором произошла ликвидация (реорганизация), до дня завершения ликвидации (реорганизации).

Приложение 2. Коды мест представления расчета 6-НДФЛ

Нулевой расчет по форме 6-НДФЛ

Отчет 6-НДФЛ с нулевыми показателями сдавать не нужно .

Позиция представителей ФНС в это вопросе довольно простая: если в течение налогового периода не было выплат и НДФЛ не удерживался, форму 6-НДФЛ сдавать не надо.

Не требуется сдавать 6-НДФЛ и в тех случаях, когда сотрудников нет в принципе, а также когда ИП или организация только зарегистрировались и работать ещё не начали.

Примечание : для своей подстраховки вы можете (но не обязаны) написать в ИФНС пояснение в произвольной форме на каком основании (отсутствие выплат, деятельности, сотрудников) вы не стали подавать отчет 6-НДФЛ.