Как правильно заполнить авансовый отчет по билетам. В обязательном порядке нужно отражать такие сведения

Иногда на предприятии складываются такие ситуации, когда сотрудникам выдают денежные средства для выполнения различных служебных поручений, причем эти средства не проводятся через документы на момент выдачи (кроме кассового ордера). Это может быть командировка работника, покупка канцелярии или запчастей для сломавшегося автомобиля. Чтобы подтвердить расходование средств, необходимо составить авансовый отчет (образец заполнения будет приведен ниже), согласно всем правилам. Допускать ошибки при его составлении нельзя, поскольку он является документом строгой отчетности. Рассмотрим, как правильно его составлять и что именно вписывать в бумагу.

Введение

Для начала разберем, что, вообще, представляет собой данный термин. Авансовым отчетом называется документ, основной задачей которого является подтверждение произведенного расхода денежных средств подотчетным сотрудником. То есть вся процедура выглядит следующим образом:

1. Компания выделяет сотруднику денежные средства для выполнения какой-то задачи.
2. Сотрудник приобретает товар или оплачивает услуги за выданную наличность, получая чек.
3. Чек сдается в бухгалтерию или ответственному лицу, заполняется авансовый отчет, который впоследствии учитывается при ведении бухгалтерии.

Авансовый отчет позволяет проконтролировать выделение средств компании

Заполнением документа занимается бухгалтер и работник, которому были выделены денежные средства. Документ имеет специальную форму, утвержденную Госкомстатом РФ№55 от 2001 года, она носит название АО-1 и является документом первичной отчетности.

Внимание: оформление документа начинает подотчетное лицо, которое вносит в него основные сведения. Затем он передается бухгалтеру, который вносит в него нужные реквизиты и дополнения, после чего передается руководителю компании для утверждения и подписи.

После того как бумага будет подписана руководителем, бухгалтерия закрывает задолженность и проводит приход товарно-материальных ценностей, причисляя ее либо к расходам, либо к погашению имеющихся задолженностей. При этом следует помнить, что согласно законодательству РФ, первичный документ не имеет стандартизированной формы, и руководитель компании имеет право его изменять по своему усмотрению. Но правила заполнения авансового отчета для бюджетных компаний несколько иные, они могут использовать только утвержденные бланки.

Нюансы составления

Рассмотрим некоторые тонкости составления данного документа. Так, он должен быть составлен не позднее, чем через три дня после выхода работника на рабочее место или после истечения срока, на который данные денежные средства выделялись.

Пример: сотрудник получил 3000 рублей на командировку. По возвращении с нее он выходит на рабочее место и в течение трех дней должен подать отчет в бухгалтерию. Возможна и такая ситуация: сотруднику выдали деньги в понедельник, 15 августа, с целью совершить покупку канцелярии для компании. Срок, на который были выделены средства — 2 дня, то есть за это время работник должен совершить покупку. Соответственно, задание должно быть выполнено до 17 августа включительно, а отчетность необходимо подать до 20 августа включительно (3 дня).

В случае если сотрудник должен был подать отчетность до 20 августа, но заболел и вышел на больничный, то норма о 3 днях переносится на момент выхода работника на рабочее место. К примеру, больничный занял 7 дней начиная с 18 августа. 24 августа он выходит на работу, и у него есть три дня для подачи отчетности. В случае если сотрудник затягивает положенные сроки, то на него могут быть наложены материальные санкции.

Как правильно заполнить

Разберем, Он составляется по унифицированной форме на бланке АО-1. В отчет должны присутствовать такие данные:

1. Количество выданных сотруднику средств.
2. ФИО и должность лица, которому выдаются средства.
3. О цели, на которые выделяются деньги.
4. Данные о предыдущем авансе, если он был.
5. Реквизиты и бухгалтерские пометки.

Стандартная схема составления отчетности

Главное, чтобы документ ответил на такие вопросы:

1. Был ли допущен перерасход.
2. Вовремя ли была сдана отчетность, все ли подтверждающие документы предоставлены.
3. Нет ли у подотчетного листа задолженности перед компанией.
4. Нужно ли производить вычет из зарплаты для погашения имеющейся задолженности.

Внимание: список лиц, которым могут выдаваться авансы, утверждается руководителем. Не каждый сотрудник может получить деньги из кассы — если он не является подотчетным, то выдача запрещена.

Отчет состоит из одного двухстороннего листа. Главную, т. е. лицевую часть, обычно заполняет работник, поскольку там указывается информация, непосредственно касающаяся его персоны и данных, которые ему известны. В лицевой стороне указывается название организации, номер отчетности, ФИО сотрудника и другие данные о нем (должность, табельный номер), дата заполнения документа и назначение. Также с лицевой стороны присутствует табличка, в которую вносятся данные о предыдущих авансах. С оборотной стороны указываются документы, подтверждающие прохождение платежа (чеки, квитанции), а также общая сумма потраченных денег.

После того как документ был заполнен сотрудником, его передают бухгалтеру. Он прописывает в нем соответствующие суммы и счета, а также пометку о том, что отчет был проверен и не содержит ошибок. Сумма всегда указывается цифрами и прописью, после чего ставится подпись бухгалтера с расшифровкой (ФИО, должность), указывается перерасход и остаток, различные реквизиты и прочее. Данный документ составляется в единичном экземпляре, причем его можно заполнять как в традиционном бумажном виде, так и в электронном. Следует понимать, что если при составлении документа будут допущены ошибки и руководитель подпишет его без исправлений, то сотрудники налоговой могут не учесть его и признать выделенную сумму доходом с последующим доначислением НДФЛ и прочих взносов. Поэтому обязательно проверяйте документы перед тем, как их подписывать.

Что необходимо учитывать

В конце статьи мы приведем а пока разберем детальнее пункты, которые нужно вносить в бумагу.

1. ФИО работника. Согласно требованию законодательства, денежные средства в виде аванса могут выдаваться только тем сотрудникам, которые официально работают в компании на основании гражданского или трудового договора. Также, кроме ФИО, указывается должность работника.
2. В пункт «Назначение аванса» в обязательном порядке необходимо внести реальные данные, которые должны совпасть с присоединяемым платежным документом.
3. В пункт первички о расходах вносятся все необходимые даты и суммы, которые могут быть подтверждены чеками и квитанциями. Это докажет налоговикам, что вы реально отправляли человека в командировку, тратили деньги и пр. Следите, чтобы даты в первичке и чеках не различались, иначе все это может плохо кончиться.

Учтите, что отчетность можно исправить, если она еще не прошла в учет. Если учет состоялся, но ошибка была найдена, то документ можно аннулировать (это делает руководитель, поскольку он его утверждал). Рекомендуется не выбрасывать и не удалять неправильный бланк, чтобы при необходимости предоставить его налоговикам, как доказательство того, что ошибка была допущена.

Стандартный образец заполнения

Какие документы могут подтвердить, что средства действительно были потрачены в заданном объеме? Есть два варианта:

1. Подтверждение по чекам товарным или накладным (то есть подтверждающие покупку).
2. Подтверждение по оплате (кассовый чек или выписка с карты).

Внимание: авансовые средства выдаются сотруднику на основании поданного заявления. Срок сдачи отчетности регулируется компанией. Она может установить его хоть в 1 день, хоть в 50. Но лучше придерживаться классического срока в 3 дня.

Также рекомендуется строго прописать сроки погашения задолженностей с обеих сторон. К примеру, если сотрудник потратил больше средств, чем ему выдали, то он должен получить доплату в определенный срок. То же самое должно быть и в противоположной ситуации - если затраты оказались меньше выданного, то сотрудник должен вернуть «сдачу».

Спорные моменты

У бухгалтеров частенько возникают вопросы по различным нюансам, связанным с его оформлением. Рассмотрим несколько спорных моментов, касающихся данного документа:

1. Работнику выдали 20 тысяч на покупку двух стеллажей для склада, но по такой цене товара не оказалось. Он приобрел два стеллажа за 25 тысяч, добавив 5 тысяч. В этом случае авансовый платеж оформляется на всю сумму сделки (25 тысяч), а сотруднику компенсируются его расходы на карту или через кассу (сотруднику нужно написать заявление и подтвердить его чеками).
2. В случае если сотрудник занимается массовыми закупками, то аванс может выдаваться на несколько платежей. К примеру, техдиректор закупает канцелярию, обеды, оборудование и ездит в командировки 4 раза в месяц. Ему необязательно брать аванс перед каждым действием — он может получить определенную сумму в аванс, а затем отчитаться о ее расходовании и вывести в ноль, получив компенсацию при превышении или, наоборот, вернув средства в кассу предприятия. В этом случае обычно деньги выдаются на месяц, а отчетности демонстрируются с 1 по 3 число.
3. Если сотрудник составляет два и более заявления на аванс, то он может отчитаться о них одним отчетом, если сроки позволяют это сделать. К примеру, сотруднику 1 августа выдали 10 тысяч для закупки стойки со сроком отчетности до 7 августа. Третьего числа он приобрел стойку, а пятого — уехал в командировку до 15 августа, получив на это второй аванс в размере 5 тысяч рублей. Соответственно, по приезде он составляет отчетность, в которую включает как первый платеж, так и второй, разбивая их по назначению аванса (хозяйственные и командировочные нужды).
4. Если сотрудник не требует возмещения перерасхода, то необходимо подписать документ о прощении задолженности, после чего внести сумму во внереализационные доходы и отобразить, как прочие расходы. К примеру, увольняется гендиректор, который имеет долю в компании. Компания в последнее время была в тяжелой ситуации, поэтому гендир закупал некие товары за свои, в результате чего сформировалась задолженность. Он уходит, но не требует возмещения, чтобы не добивать компанию, поскольку у него доля в ней. Происходит прощение долга по договору.

Мы перечислили основные сложные ситуации, которые могут возникнуть при оформлении документов. Надеемся, что теперь вы поняли, как правильно заполнять бумаги и каких ошибок следует избегать. По данной

Подотчетное лицо при выдаче ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации.

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы.

Общие правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 — 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств и заполняются графы 7 — 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Порядок принятия к учету авансового отчета

1. Выдача денег под отчет.

Основанием для выдачи денег под отчет является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка).

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

2. Когда расходы произведены.

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

3. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

4. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.

О первичных документах

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:
— подтверждающие документы подаются в оригинале;
— по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
— по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.
На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:
— наименование организации, направившей его в командировку;
— структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
— свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо»);
— должность;
— назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:

N п/п — Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало их. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку.

Дата — Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку.

Номер — Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)

Кому, за что и по какому документу уплачено — Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное удостоверение и т.д.)

Сумма расхода — Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению
предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д., бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: «Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета». В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета… Ф.И.О. N…».

Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.
Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

Проверка авансового отчета бухгалтером

После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:
— по форме — устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;
— по содержанию — определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;
— арифметическая проверка — удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.
Проверяется также полнота отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат данным лицом остатка неизрасходованных средств.

Выявленные бухгалтером нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.

Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете , и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.

Авансовый отчет АО –1 является первичным документом , необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели , такие как :

• командировочные расходы ;
• административные или производственные расходы .

Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО ). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели , которые были прописаны в РКО . Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику , который заключил трудовой договор с организацией , и его фамилия включена в перечень приказа о лицах , которые могут брать деньги в подотчет . Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение .

После того , как подотчетник потратил выданные средства , составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней .

Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам скачать образец авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.

Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником . К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.

Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.

Порядок составления авансового отчета (форма АО –1)

Документ оформляется как работником , так и сотрудником бухгалтерской службы .
Подотчетному лицу необходимо заполнить следующие данные :
1 . Название организации ;
2 . Дата составления ;
3 . Назначение аванса (производственные , представительские , командировочные расходы и т .д .);
4 . Персональные данные , а именно : фамилию и инициалы , структурное подразделение , в котором работает подотчетник , табельный номер , должность ;
5 . Информация о размере последнего аванса ;
6 . Сумма подотчета , выданного кассиром ;
7 . Графы «Израсходовано », «Остаток /Перерасход », а также информация о количестве документов , которые прикладываются к АО –1 , заполняются после написания и расчета на другой стороне отчета необходимых данных ;
8 . Табличная часть об израсходованных средствах , а именно :

• порядковый номер . Все документы , которые прилагаются к авансовому отчету , должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня ;
• номер , дата каждого документа , подтверждающего целевое расходование средств ;
• название документов , приобщенных к АО –1 (товарный (кассовый ) чек , квитанции к ПКО , командировочное удостоверение ,счет –фактура и т .п .), на что потрачены деньги ;
• сумма расхода переписывается с каждого документа . Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов );
• расчет конечной суммы . Далее итог переписывается в графу «Израсходовано » (пункт 7 ).

После того , как подотчетник сдал АО –1 , сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа , который подтверждает сумму потраченных средств , их правильное расходование на поставленные цели , а также нужно заполнить остальные разделы . Для подтверждения того , что отчет по форме АО –1 сдан в бухгалтерию , сотруднику выдается расписка . После просмотра всех документов в оригинале , которые подтверждают расход , проверки правильности заполнения авансовый отчет АО –1 подписывается главным бухгалтером , бухгалтером и директором , далее принимается к учету .

Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения

Форма авансового отчета - это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.

Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?

На лицевой стороне бланка оформляются строки:

• наименование организации;
• дата составления отчета;
• структурное подразделение, в котором он работает;
• свои ФИО, должность, табельный номер;
• назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?

Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.

С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.

Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:

• в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше - то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по , если есть перерасход - то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по

В современных условиях ведения бизнес процессов на предприятиях довольно широко распространена практика применения авансовых отчетов.

Общие правила составления авансового отчета

Основной функцией авансового отчета является подтверждение расходов, которые были понесены в связи с производственной необходимостью лицом, получившим эту сумму из денежных средств предприятия на определенные цели. Зачастую этими целями являются либо командировочные расходы сотрудника, либо необходимость оплатить товар или услугу, заказанные предприятием в процессе осуществления хозяйственной деятельности.

В составлении авансового отчета участвуют несколько лиц в том порядке и сроках, которые установлены руководством и нормативно-правовой документацией предприятия. В первую очередь авансовый отчет заполняет сотрудник, получивший на руки наличные деньги. Когда сотрудник заполнил свою часть отчета, он должен передать его специалисту отдела бухгалтерского учета, чтобы отчет прошел проверку и был принят для дальнейшего оформления.

Формой первичной документации может служить как общепринятая форма АО-1, так и созданная индивидуально для отдельно взятой организации.

В любом случае форма авансового отчета должна соответствовать определенному критерию и содержать в себе основные данные:

• Число и нумерацию авансового отчета;
• Название организации — юридического лица;
• Количество денег, выданных под отчет;
• Количество израсходованных денег;
• Список документов, которые оправдывают все расходы с приложением самих документов. Это могут быть чеки кассовых аппаратов, квитанции об оплате, накладные, счета и акты о выполнении работы или оказания услуг.

Существует два способа оформления авансового отчета: заполнение в бумажном варианте или в электронном.

В случае, если отчет оформляется в бумажном виде, существует два типа заполнения:

• На типографском бланке от руки;
• С применением компьютерной программы и выводом документа на печать.

В обоих случаях подписи ответственных должностных лиц на документе ставятся синими чернилами собственноручно.

Второй способ составления авансового отчета является менее трудозатратным, но предполагает наличие специализированной системы электронного документооборота, доступ к которой есть у всех лиц, участвующих в оформлении и подписании данного документа. Так как документ, созданный таким способом, является электронным, в нем обязательно должны присутствовать цифровые подписи всех ответственных лиц.

Авансовый отчет заполняется ответственным должностным лицом в единственном экземпляре, а затем сдается в бухгалтерию для проверки заполнения документа и достоверности отражения хозяйственных операций. Особое внимание бухгалтерией при изучении авансового отчета уделяется целевому расходованию подотчетной суммы.

Чаще всего, выдача наличных денег под отчет происходит либо в случае командирования сотрудника, либо для совершения различных производственных расходов, требующих личного участия сотрудника. Для примера это могут быть представительские расходы или затраты, связанные с получением каких-либо материалов.

Авансовый отчет — составляем пошагово

Первоочередным шагом нужно заполнить ту часть авансового отчета, где должны быть указаны все прилагающиеся документы на получившиеся расходы за период, на который выдавались наличные деньги подотчетному лицу.

В первую графу записывается номер по порядку для каждого оправдательного документа. Во вторую графу заносится дата составления документа, подтверждающего расход. В третьей графе проставляется номер документа. Если в документе номер отсутствует, то в графе 3 следует указать Б/Н, что означает – документ без номера.

В четвертой графе нужно указать название документа, например Чек ККМ, и расшифровать в двух-трех словах какие именно расходы были произведены. В пятую графу заносится итоговая сумма документа в рублях и копейках. Если расчеты производились не в российских рублях, а в иностранной валюте, то сумму, указанную в платежном документе, следует отнести в шестую графу авансового отчета.

В итоговой строке получается итоговая сумма всех произведенных расходов, которая складывается из сумм всех документов, перечисленных в отчете.

На следующем этапе, после заполнения всего перечня прилагаемых документов, подотчетное лицо передает авансовый отчет в бухгалтерию, где должны сверить все данные в отчете с данными в приложенных к нему отчетных документах, и выдать подотчетному лицу отрывной талон о принятии документов к учету.

Обязательным к заполнению является номер авансового отчета, а датой документа является дата выдачи денежных средств в подотчет сотруднику предприятия.

Суммы по каждому документу должны быть указаны в рублях и копейках с подведением итога. Впоследствии, бухгалтер проставляет соответствующий корреспондирующий счет всех перечисленных в этой части документа расходов.

Затем бухгалтер или сам сотрудник заполняют лицевую сторону документа, указывая все необходимые реквизиты и информацию о характере и размере предстоящих расходов. Если у сотрудника имеется переходящий остаток от предыдущего авансового отчета, он должен быть обязательно указан в графе «Предыдущий аванс».

Важно помнить, что подотчетное лицо не может взять новую наличность под отчет, если за ним числится задолженность с предыдущего авансового отчета. Если ситуация возникла обратная ситуация и сотруднику пришлось израсходовать личные деньги для потребностей предприятия, то заявленный излишний расход возмещается сотруднику в полной мере.

Когда все основные поля заполнены и прошли проверку, то отчет подписывается подотчетным лицом, затем бухгалтером, ответственным за данный участок работы либо главным бухгалтером. На конечном этапе руководитель утверждает отчет собственноручной подписью.

Важно учитывать, что срок для составления авансового отчета ограничивается тремя рабочими днями с той даты, когда заканчивается срок использования наличных денег, утвержденный руководителем, либо с той даты, когда сотрудник вернулся на свое рабочее место.

Служба бухгалтерского учета и отчетности обязана обеспечить хранение авансовых отчетов вместе с приложенными оригиналами платежных документов течение пяти лет.

Авансовый отчет – особенности оформления

Исходя из определения вида расходов, в строке «Назначение аванса» следует указать, на какие именно цели были получены деньги под отчет. Данные о целевом направлении расходов должны совпадать с формулировкой в приказе на выдачу денег под отчет.

В ситуации, когда причиной получения аванса стали командировочные расходы, такой авансовый отчет имеет некоторые особенности оформления и требует к себе особого внимания при его составлении.

Срок составления такого отчета не может превышать трех рабочих дней, с момента возвращения подотчетного лица из командировки.

Отчитываясь по командировочным расходам, сотрудник, помимо чеков и квитанций об оплате, обязательно должен приложить: командировочное удостоверение со всеми отметками, билеты до места прибытия и на обратную дорогу, а также документы, обязательного страхования пассажиров при перевозке.

В командировочном удостоверении должна быть указана число, месяц и год прибытия и выбытия лица, находящегося в командировке. Записи заверяются подписью ответственных лиц по месту прибытия и скрепляются печатью организации.

При направлении сотрудника в служебную поездку, бухгалтером предприятия рассчитывается сумма предполагаемых суточных расходов сотрудника. Обычно суточные выплачивают отдельно по расходному кассовому ордеру или в безналичной форме на пластиковую карту сотрудника, так как это личные расходы сотрудника, которые не подлежат документальному подтверждению. Однако, в некоторых случаях выплата суточных производится путем составления авансового отчета и заносится в состав прочих расходов.

Бывает так, что сотрудник выезжает в загранкомандировку, тогда в форме отчета указываются данные как в российских рублях, так и в иностранной валюте. После возвращения из заграничной командировки, все подтверждающие документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены. Официальный перевод составляется на отдельном листке и прилагается к отчету в составе остальных оправдывающих документов.

В остальном, при составлении авансового отчета используются общие правила и требования.

Вконтакте

Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса.

В авансовом отчете лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:

сумму, полученную под отчет;

фактически произведенные расходы;

остаток либо перерасход денег.

Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.

Форма авансового отчета

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее по тексту - Закон о бухучете).

Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.

Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).

Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).

Кто должен составлять авансовый отчет

В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

в первую очередь – работники организации;

физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Срок для представления авансового отчета

Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;

или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Пример. Расчет даты представления авансового отчета

Ситуация 1:

Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.

Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.

Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

Ситуация 2:

Допустим, деньги были выданы на .

Последний день командировки – пятница 19.05.2017.

А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.

Заявление работника о выдаче денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;

а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).

При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Авансовый отчет: подробности для бухгалтера

• Расчеты с подотчетными лицами с использованием карты «Мир»

  По которым наступил срок представления авансового отчета (ф. 0504505) (п. 214 ... сумм на банковскую карту. Авансовый отчет также надо составить подотчетному лицу... расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке... в отчете. На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие... указанием даты их получения. Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом... через банкомат. На основании авансового отчета канцелярские товары приняты к учету...

• Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами

  В наличии приложенных к авансовому отчету документов, подтверждающих произведенные расходы... авансовых отчетов и приложенных к ним документов. Следует убедиться, что авансовый отчет...) авансовый отчет с подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, ... подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих... служебной командировки работник представляет авансовый отчет и железнодорожные билеты, согласно...

• К чему приведет невозврат аванса, выданного перед командировкой?

  Срок относится только к представлению авансового отчета, поскольку об окончательном расчете... – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или... руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный... представленного работником в установленном порядке авансового отчета исходя из фактического времени... денежные средства, по которым авансовый отчет работник своевременно не представил, ...

• Расходы на командировку при УСН: особенности их признания

  ... » сможет только на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации в части... момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет предоставляется только после ее окончания... т. д.) и подтвержден документально (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов). Перед... командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета работника руководителем компании, то есть... в служебных командировках, а также авансовые отчеты в общеустановленном порядке. В части...

• Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

  На командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого... сведению: Если прилагаемые к авансовому отчету оправдательные документы составлены на иностранном... реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие... командировками, будет день утверждения авансового отчета (п. 3 ПБУ 3 ... будут учитываться на дату утверждения авансового отчета. Если сотрудник не представил... Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету (900 евро x 70 ...

• Подготовка к составлению годовой бухгалтерской отчетности

  На командировку); на правильность оформления авансовых отчетов (ф. 0504505), приложенных к журналу... граф и строк авансового отчета, а также приложения к авансовому отчету (ф. 0504505), документов...); на соответствие документов, приложенных к авансовому отчету (ф. 0504505), записям, отраженным на... обратной стороне авансового отчета (ф. 0504505); на соблюдение сроков оформления авансовых отчетов (ф. 0504505 ... месяц, например в марте, а авансовый отчет составлен и представлен в бухгалтерию...

• Суточные - 2017 в разрезе налогов

  Сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета. А значит, суточные, которые... календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника. Напомним, что по... трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи... день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога... Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как... к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании. Пример В...

• Расхождение показателей налоговой и бухгалтерской отчетности при УСНО: как объясниться с налоговой?

  На отчетную дату не представлен авансовый отчет. Аналогичная ситуация наблюдается с займами...

• Подотчетник предъявил кассовый чек с перечнем товаров, нужно ли требовать товарный чек?

  Будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет с приложенным к нему кассовым... первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, a также документов... , на наш взгляд, может выступать авансовый отчет. Так, на основании пп. 6 ... бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (который... будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет, отвечающий требованиям ст. 9 Закона...

• О расчетах со спортсменами, тренерами, судьями и не только

  Расходов, произведенных обозначенными лицами, оформляется авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. При... продуктов питания (при безналичной оплате); авансовый отчет (при расчете через подотчетное лицо... 208 96 000 15 000 Авансовый отчет, ведомость выдачи суточных Приняты к... 208 12 000 1 500 Авансовый отчет Приняты к учету расходы на... 208 96 000 20 000 Авансовый отчет, чек (товарная накладная), ведомость выдачи...

• Нарушения в области ведения бухгалтерского (бюджетного) учета

  Нему, можно назвать срок представления авансового отчета по расходам, связанным с приобретением... выдачи представить в бухгалтерию учреждения авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести... лицами) было установлено, что такие авансовые отчеты представляются в бухгалтерию учреждения не...

• Новшества в учете командировочных расходов

  Возвращении из командировки работник оформил авансовый отчет с приложением документов на проезд... 000 руб. Кроме этого, к авансовому отчету приложены документы о проживании в... косгу расходы на основании утвержденного авансового отчета: суточные 4 109 70 212 ... командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета 2 109 60 226 2 ...

• Вычет НДС по электронным билетам. Примеры

  Вернувшись из командировки, работник представил авансовый отчет с приложением подтверждающих документов, в... том числе НДС 1530 руб.). Авансовый отчет работника утвержден руководителем организации в... кассовый ордер На дату утверждения авансового отчета работника Отражены командировочные расходы в... с подотчетными лицами» 17 500 Авансовый отчет Отражен НДС, выделенный в авиабилетах...

• Разрабатываем положение о командировках

  Возвращению командируемый сотрудник обязан составить авансовый отчет в установленный срок. Этот документ... заполнению и проверке отдельных разделов авансового отчета, требования к прилагаемым расходным документам... , телефон, ГСМ, такси и пр.); авансовый отчет в установленной форме. В некоторых...

• Особенности учета ГСМ в 2019 году

  Течение месяца бензин на основании авансовых отчетов, составленных водителями 0 105 33 ... задолженность перед поставщиком на основании авансовых отчетов водителей 0 208 34 560 ...