При оформлении человека на работу с ним заключается трудовой договор. Работодатель обязан в установленные законом сроки предоставлять отчётность организации в контролирующие органы, в том числе и Фонд социального страхования, если штат превышает 50 человек.
Юридические лица могут выполнять эту процедуру следующими способами:
- Сдача отчётности лично инспектору.
- Отправка документов почтой.
- Передача данных в электронной форме.
Наиболее эффективным способом является электронная форма сдачи отчётности, которая производится 4 раза в год. Шлюз приёма отчётности – это инструмент для передачи электронных документов от юридических лиц в установленном формате на основании действующих норм закона.
Данный способ позволяет исключить время, необходимое для нахождения в очередях лиц, сдающих отчётность, и защитить информацию при передаче её в интернете.
Назначение шлюза
Официально оформленные граждане имеют право в случае утраты работоспособности получить выплаты из внебюджетных фондов государства. ФСС финансирует трудящихся, получивших право на материальное обеспечение. Перечисленные взносы от всех юридических лиц поступают в эту структуру и аккумулируются там для последующих выплат.
Сдача электронной отчётности на портале ФСС с помощью специального шлюза позволяет эффективнее проводить обработку больших объёмов информации. Трудоёмкая работа по приёму документов специалистами ФСС упрощена, так как выполняемые процедуры автоматизированы.
Данная отчётность позволяет оптимизировать работу бухгалтеров и инспекторов, поэтому такая форма ее сдача утверждена в законодательном порядке.
Основополагающим документом для составления отчётов является Федеральный закон от 27.07.09 №212, именуемый «О страховых взносах».
О вариантах и порядке сдачи отчетности в фонд вы можете узнать из следующего видео:
Порядок входа в личный кабинет
Для получения возможности загрузки документов в электронном виде следует зарегистрироваться в статусе страхователя . Процедура регистрации представляет собой последовательность следующих шагов:
- Открыть сайт «Поисково-мониторинговая система ФСС».
- В открывшемся поле нажать значок «Регистрация».
- В новой форме нужно заполнить данные пользователя, ответственного за сдачу отчёта. Придумать свой уникальный пароль и логин для системы, написать их на латинице, перейти «К шагу 2».
- На электронную почту в течение 24 часов поступит сообщение, в котором надо перейти по указанной ссылке.
- Страхователь получает право доступа на портал в свой ЛК.
После процедуры регистрации необходимо подготовить заявление с просьбой о предоставлении сотруднику расширенного права доступа при отправке отчётов . Следует открыть «Заявление страхователя» и заполнить форму. Затем нужно ее распечатать, завизировать у директора организации, поставить печать и отнести в своё подразделение социального страхования.
Расширенные права дают сотруднику возможности:
- Вносить на портал расчёты с сохранением в общей базе.
- Пользоваться функцией проверки взаимных увязок в расчёте.
- Распечатать свой отчёт.
- Сохранить файл с расчётами в формате XML.
- Выгружать расчёты из XML файла, который подготовлен в другой программе.
Следующим этапом работы является установка сертифицированных удостоверений ФСС на рабочий компьютер
. Информация передаётся в зашифрованном виде с целью конфиденциальности. Прочитать документ имеет право только получатель, для этого при шифровании используется ключ специалиста фонда. Данные ключа отражаются в сертификате, его надо перекачать с портала ФСС. Требуется наличие сертификатов организации страхователя и ответственного сотрудника ФСС.
С помощью полученного персонального ключевого носителя надо сформировать сертификат для работы с отчётностью. Для дальнейшей работы надо скачать два сертификата – корневой УЦ и открытого ключа с электронной подписью сотрудника фонда (и ежегодно их обновлять).
Технология работы со шлюзом
Наличие сертификатов даёт право пользователю на отправку электронного отчёта через шлюз в ФСС. Подготовить можно в программе бухгалтерского учёта, в сервисе сайта фонда либо в специальной программе, установленной на компьютер.
После занесения отчётной информации нужно нажать «Выгрузить в XML». Имя файла составляется в последовательности: № страхователя, пробел, календарный год, пробел, отчётный период, пробел, XML.
Файл с расчётом отправляется в ФСС после выполнения операций:
- Электронная подпись документа.
- Установка ключа уполномоченного специалиста фонда.
- Шифровка данных отчёта.
Эти действия производятся единовременно посредством специального сервиса «АРМ подписания, шифрования» :
- На шлюз ФСС можно перейти по адресу f4.fss.ru и скачать программу.
- На рабочем компьютере нужно ее распаковать и запустить файл вида ARM.exe.
- Для настройки шлюза надо выбрать криптопровайдера для шифровки отчёта.
- В поле формы «Личный сертификат» указывается ключ электронной подписи (персональный), ключ сотрудника ФСС — в поле «Сертификат уполномоченного лица».
- Теперь надо выбрать исходный файл с отчётом и указать адрес к выходному файлу.
- После команды «Подписать, зашифровать» будет создан кодированный документ с расширением.ef4. Он находится в папке с незашифрованным расчётом.
- Осталось нажать «Отправить в ФСС», далее готовый отчёт уходит на проверку.
Если все этапы контроля пройдены, страхователю высылается протокол обработки со статусом «Успешно обработан». Время обработки отчётности шлюзом не превышает 48 часов после получения. На вкладке «Проверка и контроль» по истечении этого срока отображаются протокол проверки, а также квитанция получения расчёта, которые надо распечатать.
Возможные ошибки
Если в процессе проверки в расчётах будут обнаружены ошибки, протокол высылается с их указанием. Виды нарушений можно изучить на портале Фонда социального страхования.
Это может быть:
- отсутствие в сертификате регистрационного номера или кода подразделения ФСС;
- неправильный формат сертификата;
- истечение срока его действия;
- неверное наименование или размер файла и ряд других ошибок.
Бухгалтер должен исправить нарушения, повторно отправить отчёт. Возможно, потребуется помощь системного администратора, так как может быть неправильно подключён интернет, что влияет на результат.
Несмотря на то, что отчетность по страховым взносам теперь, преимущественно, сдается в налоговые органы, ряд документов все равно нужно подавать в фонды. В ФСС предоставляется форма 4-ФСС по взносам на травматизм. Способы подачи отчета различаются:
- Подать сведения «на бумаге» – можно путем личного посещения Фонда или через уполномоченного представителя. Этот вариант вправе применить страхователи с численностью штата менее 25 чел. (стат. 24 Закона № 125-ФЗ от 24.07.98 г.).
- Предоставить отчет в электронном формате – обязаны страхователи с численностью (среднесписочной) штата от 25 чел. Прочие работодатели могут воспользоваться этим способом или выбрать бумажный вариант.
Электронный вариант предоставления отчета подразумевает передачу данных через специальную компанию – удостоверяющий центр. Такие фирмы устанавливают на компьютер пользователя ПО, где содержатся все нужные отчеты.
Еще одна разновидность электронной передачи отчетности в Соцстрах – шлюз приема ФСС. Этот сервис размещен непосредственно на портале Фонда, позволяет подготовить, проверить, а затем передать документ в ФСС. Далее рассмотрим основные принципы работы сервиса.
Что такое шлюз приема ФСС
Шлюз ФСС отправки реестров, проверки и контроля действует по всей территории РФ. Порядок работы с сервисом регулируется на федеральном уровне. В частности, Приказом ФСС № 19 от 12.02.10 г. Все действия через шлюз страхователь выполняет в электронном виде, с последующим заверением достоверности данных усиленной ЭЦП. Следовательно, предварительно работодатель должен посетить свое отделение Фонда, чтобы заверить электронно-цифровую подпись.
На сайте размещены подробные правила по работе со шлюзом. Чтобы страхователь мог воспользоваться сервисом заполнения и отправки отчетности в Фонд, необходимо выполнение ряда тех условий:
- У отправителя должен быть интернет, а также электронная почта.
- На ответственных лиц работодателя требуется оформить ЭЦП и сертификат.
- Регистрацию страхователя на портале ФСС следует подтвердить. После чего предоставляются расширенные возможности для работы со шлюзом.
В целом, в отправке отчетов через сайт ФСС нет ничего сложного. Все действия максимально упрощены. Последовательно алгоритм отправки отчетности выглядит так:
- Страхователь регистрируется на портале Соцстраха.
- Составляется заявление на получение доступа к расширенным правам.
- Работодатель скачивает предлагаемое к установке ПО.
- Устанавливается сертификат удостоверяющего центра Соцстраха.
- Устанавливается сертификат компании-страхователя.
- Формируется отчетность на сайте Фонда.
- Выполняется проверка сформированного отчета.
- Расчет подписывается посредством ЭЦП.
- Документ отправляется в ФСС через шлюз.
- Получаются квитанция и протокол о принятии отчета.
Обратите внимание! Чтобы отчет был принят, необходимо в программе сделать установку на действующий сертификат уполномоченного сотрудника работодателя. После установки при отправке расчета делается ссылка на этот сертификат. Документально прием подтверждает квитанция ФСС.
Который меняет порядок приема электронной отчетности. Приказ содержит два основных новшества. Одно из них ухудшает положение страхователей, второе - улучшает.
Вдвое увеличено время обработки отчета
Как и прежде, для сдачи отчета страхователь должен будет загрузить зашифрованный и подписанный ЭЦП файл с отчетом на приемный шлюз ФСС. Дату и время отправки расчета зафиксирует ФСС. В отчете будут проверены не только ЭЦП и соответствие форматам, но и правильность заполнения формы. Однако если раньше на обработку отчета ФСС отводил себе 24 часа, то теперь это срок увеличен вдвое — до 48 часов. Это означает следующее.
Если в файле будет обнаружена одна из пяти ошибок (перечень см. ниже*), файл не будет считаться принятым. В этом случае время сдачи отчета будет устанавливаться по дате поступления нового, исправленного отчета на шлюз Фонда. Но если ФСС потратит на обработку отчета максимально возможное время (48 часов), то о том, что надо выслать исправленный отчет, страхователь узнает только спустя двое суток после отправки первого отчета.
То есть если раньше электронный отчет в ФСС следовало отправлять минимум за двое суток до крайнего срока (первые сутки — на ожидание результатов обработки отчета, вторые - на подготовку и отправку нового отчета), то теперь начинать отправку отчета лучше минимум за трое суток до окончания срока.
Впрочем, ошибки, из-за которых файл считается непринятым, а страхователь теряет трое суток и рискует получить большой штраф, можно «отловить» до отправки электронного расчета. Это возможно при использовании специального сервиса для отправки отчета в ФСС. В данный момент на рынке представлен только один такой сервис (разработан федеральной IT-компанией СКБ Контур). Он автоматически загружает отчетность в приемный шлюз ФСС. Это происходит так.
Страхователь входит в систему «Контур-Экстерн», формирует отчет (либо прикрепляет отчет, подготовленный в другой программе) и загружает готовый отчет на сервер «Контур-Экстерна».
Далее отчет проходит проверку по тем же критериям, которые используются в ФСС (при этом проверяются не только форматы и ЭЦП, но и содержание самого расчета), и система «Контур-Экстерн» автоматически начинает загружать отчет страхователя в приемный шлюз ФСС. Если шлюз из-за повышенной нагрузки работает медленно, то отправленные отчеты не пропадают, а хранятся на сервере «Контур-Экстерна» и ждут своей очереди. Потом, когда очередь доходит до выложенных на сервер «Контур-Экстерн» отчетов, они передаются в приемный шлюз ФСС без каких-либо действий со стороны страхователя.
При этом «Контур-Экстерн» сообщает абоненту о получении квитанции из ФСС (зашифрованная квитанция хранится в системе «Контур-Экстерн», где ее можно посмотреть или скачать). Либо оперативно уведомляет абонента об ошибках, выявленных при обработке отчета.
Сервисом по отправке могут воспользоваться все абоненты системы «Контур-Экстерн».
Появилась «Квитанция о получении расчета с ошибками»
Раньше по итогам обработки электронной формы 4-ФСС страхователь получал либо протокол о том, что отчет не принят, либо квитанцию о приеме. Протокол высылался в случае, если обнаруживались ошибки двух типов:
1) ошибки в форматах и ЭЦП;
2) ошибки в содержании расчета (не выполнялись контрольные соотношения).
В любом случае страхователь получал протокол проверки, отчет считался непринятым, а дата представления отчета устанавливалась по дате формирования квитанции о приеме отчета (формировалась если в отчете не было ошибок ни первого, ни второго типа).
Теперь специалисты Фонда будут отличать ошибки первого типа от ошибок второго. Как мы писали выше, ошибки первого типа приводят к тому, что отчет считается непринятым, а время сдачи отчета будет устанавливаться по дате поступления нового, исправленного отчета на шлюз Фонда.
Если ошибок первого типа не обнаружено, то страхователь может получить одну из двух квитанций. Это будет либо квитанция о приеме отчета (высылается в случае, когда ошибок в содержании отчета не обнаружено), либо квитанция о получении расчета с ошибками (высылается, когда не выполняются контрольные соотношения). Дата сдачи отчета устанавливается по времени формирования любой из квитанций. То есть отчет, который прошел контроль, связанный с ЭЦП и форматами, но в содержании которого есть ошибки, будет считаться сданным.
Однако если на приемном шлюзе ФСС возникнут проблемы с обработкой отчетов, как это случилось в январе, данное нововведение страхователю не поможет - ведь при прямой отправке никто из сторонних наблюдателей не фиксирует время, когда страхователь пытался загрузить отчет на неработающий шлюз. Это лишний аргумент в пользу того, чтоб воспользоваться описанным выше сервисом по отправке отчета.
Во-первых, бухгалтер будет избавлен от необходимости самостоятельно «стучаться» на приемный шлюз ФСС для загрузки отчета или получения документа о его приеме. Во-вторых, сервис по отправке отчетности зафиксирует время прохождения отчета через сервер «Контур-Экстерн». А это может помочь, если вдруг возникнет спор о времени отправки отчета. В-третьих, сервис проверит отчет перед отправкой и гарантированно «отловит» ошибки как первого (форматы и ЭЦП), так и второго (содержание отчета) типа. Кстати, избежать ошибок в содержании можно с помощью веб-сервиса для подготовки отчета, который также реализован в рамках системы «Контур-Экстерн» (доступен абоненту только после входа в систему).
*Исчерпывающий перечень ошибок, при которых файл не считается принятым:
1. Файл расчета не соответствует формату наименования и размера файла расчета в электронном виде;
2. Отсутствует или не соответствует требованиям по совместимости к процедурам формирования ЭЦП, встраивания ЭЦП в документ и шифрования;
3. На момент проверки ЭЦП сертификат ключа подписи страхователя утратил силу (не действует, находится в списке отозванных сертификатов, выдан УЦ, не прошедшим кросс-сертификацию с УЦ Фонда);
4. Файл Расчета подписан ЭЦП лица, не имеющего право на подписание данного Расчета;
5. Файл Расчета не соответствует структуре утвержденного формата.
Страхователи регулярно сдают отчетность в ФСС. Если в компании трудится 25 и более человек, страхователь сдает отчетность электронно. Сдать отчетность можно через своего оператора — чаще всего эта операция не требует особых трудозатрат, достаточно сформировать отчет и нажать кнопку «отправить». Существует и другой способ отправки отчетности в Фонд — через специальный шлюз. Кроме того, страхователи — участники пилотного проекта «Прямые выплаты» направляют в ФСС реестры и листки нетрудоспособности.
Основной принцип передачи данных
Чтобы направить реестры и больничные через шлюз ФСС, страхователю необходимо зайти на сайт Фонда . В специальное окошко нужно загрузить готовые документы, заверенные электронной подписью. Далее страхователь должен подтвердить загрузку, нажав специальную кнопку. С этого момента загруженные реестры и листки нетрудоспособности поступят на шлюз ФСС. Ход проверки можно наблюдать на странице сведений о переданных документах . Для этого нужно ввести регистрационный номер страхователя. В специальном поле отразятся данные по переданным документам: статус, результат, квитанция, дата загрузки и обработки.
При обнаружении ошибок пользователь увидит соответствующий статус. Придется исправить недочеты и отправить документы заново через шлюз ФСС для приема реестров больничных.
Специально для всех страхователей на портале ФСС есть подробная инструкция по загрузке документов и работе со шлюзом приема реестров больничных.
Возможные ошибки при отправке данных
При работе со шлюзом у пользователя могут возникнуть проблемы с отправкой из-за различного рода ошибок. На портале ФСС приведены коды всех возможных ошибок . Обратите внимание, что на портале в специальном окне можно выбрать категорию ошибок: ошибки по форме 4-ФСС или ошибки по реестру листков нетрудоспособности.
Ошибок, связанных с отправкой реестров, более 30.
Почти половина существующих ошибок связаны с сертификатом подписи. Например, ошибка с кодом 13 говорит о том, что сертификат пользователя не содержит записи о регистрационном номере страхователя, а ошибка 17 означает, что в сертификате указан неверный формат кода подразделения ФСС РФ.
Ошибки с кодами 10-51 свидетельствуют о проблемах при подписи загруженных документов, то есть ошибки присутствуют в сертификате.
Ошибки с кодами 503-598 касаются различных проблем, найденных в загруженных файлах.
Ошибка 599 говорит о внутренних неполадках на портале ФСС. В этом случае нужно написать в техподдержку.
Шлюз можно использовать в любое время суток. Шлюз проверки реестров ФСС — удобный и современный способ для взаимодействия с Фондом.
Страхователю, обладающему ключом электронной подписи (далее - ЭП) и доступом к соответствующему реестру сертификатов, для отправки отчетности предоставлена возможность использовать шлюз на сайте ФСС. Проверка и контроль такой отчетности проводятся не позднее суток с момента соответствующего использования указанного шлюза. Приказом ФСС предусмотрен закрытый перечень случаев, при которых отчет, подаваемый через шлюз, может быть отклонен. Рассмотрим порядок использования указанного шлюза.
Право пользования шлюзом
Шлюз, размещенный на официальном сайте Фонда соцстраха, применяется для подачи отчетов, подписанных ЭП пользователей, зарегистрированных в ФСС.
Согласно указанному пункту адрес шлюза приема расчетов в сети Интернет опубликован на официальном сайте ФСС (www.fss.ru).
Если страхователь при направлении расчета действует через доверенное лицо, информация о его полномочиях и их сроке должна быть внесена в соответствующую базу ФСС, а сами полномочия должны быть указаны в надлежащим образом оформленной доверенности от имени страхователя.
Все документы, подаваемые через шлюз, получают персональный идентификатор.
Процесс подачи расчета через шлюз в общем порядке выглядит следующим образом:
- загрузка и поступления файла расчета страхователя на шлюз;
- контроль формата и размера файла;
- идентификация ЭП страхователя;
- проверка содержания файла;
- формирование протокола проверки и квитанции о получении.
Если файл расчета содержит какие-либо несоответствия, сервисом формируется квитанция об ошибках.
Специальная вкладка сервиса «Проверка и контроль» содержит протокол проверки.
Весь процесс приема и проверки расчета должен занимать не более суток.
Обязанность по представлению расчета будет считаться исполненной только в случае положительного результата его проверки сервисом.
Расчет, поданный через шлюз, будет отклонен ФСС, если:
- нарушен формат и (или) размер файла;
- ЭП внесена некорректно;
- сертификат ключа ЭП недействителен;
- файл подписан ЭП лица, полномочия которого не подтверждены в установленном порядке;
- файл содержит нарушения требований к структуре формата.
Обязанность исправления выявленных несоответствий и ошибок лежит на страхователе. После внесения необходимых изменений файл направляется повторно. При этом время направления неверного расчета не учитывается.
При возникновении конфликтных ситуаций страхователю надлежит обратиться за разъяснениями в соответствующий территориальный орган ФСС, а если ситуация не разрешена, то жалоба может быть направлена в Центральный аппарат ФСС.
