У бухгалтера бывают ситуации, когда сбивается нумерация счетов-фактур. Это могут быть пропуски в нумерации из-за удаленных ошибочно заполненных счетов-фактур, пропуски из-за ошибочного задвоения. При децентрализованном ведении учета между подразделениями и даже между отделами или менеджерами продаж могут иметь место несвоевременное сообщение о выписке счета-фактуры и опять же задвоение нумерации.
Иногда нам может не вовремя сообщить о продаже компания-агент. Нередки случаи, когда компании, с которыми мы работаем, просят изменить дату в счете-фактуре из-за того, что, к примеру их менеджер подал информацию в бухгалтерию поздно, а бухгалтерия закрыла период. В деловой практике принято идти навстречу клиентам. Закон на нашей стороне В законе указывается на необходимость наличия порядкового номера у счета-фактуры. Об этом говорится как в пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ , так и в правилах, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС». Нет ни одного слова в ответ на вопросы, каким должен быть порядок нумерации:- должна ли нумерация начинаться с начала года (квартала, месяца, дня)?
- должна ли нумерация быть сквозной по всей организации?
- должна ли нумерация быть сплошной (без пропусков)?
- можно ли отдельно нумеровать авансовые счета-фактуры и отдельно счета-фактуры на реализацию?
- Вариант 1
- Вариант 2
- Вариант 3
- Например:
В ранее существовавшем Порядке ведения журналов счетов-фактур, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. № 914, были изложены достаточно жесткие требования к нумерации счетов-фактур.
В соответствии с ним налогоплательщики должны были вести достоверный количественный и номерной учет незаполненных бланков счетов-фактур, для чего было необходимо, чтобы все бланки счетов-фактур заранее нумеровались. Нумерация бланков типографским способом представлялась слишком затруднительной, так как это значительно усложняло процедуру выдачи счетов-фактур организациями, поскольку необходимо обеспечить нужное количество этих документов. Поэтому нумерация осуществлялась организациями самостоятельно, но при условии, что номера выдаваемых покупателю счетов-фактур совпадали с номерами вторых экземпляров счетов-фактур, остающихся у продавцов. Также существовало указание на обязательную нумерацию бланков счетов-фактур по возрастающей в пределах отчетного года (без пропусков присвоенных номеров), а в начале следующего календарного года налогоплательщики обязаны были старую нумерацию прервать и начать новую с цифры 1.
В настоящее время жестких требований к нумерации счетов-фактур в действующем законодательстве не содержится, однако необходимо учитывать нижеследующие моменты.
Налогоплательщик может избрать следующие методы нумерации:
· сплошная нумерация в течение всей своей деятельности;
· нумерация по порядку в течение календарного года – наиболее распространенный метод нумерации;
· нумерация по порядку в течение налогового периода, причем налоговым периодом является для определенного круга налогоплательщиков месяц, а для некоторых – квартал. Так, в соответствии со статьей 163 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) для налогоплательщиков (налоговых агентов) с ежемесячными в течение квартала суммами выручки от реализации товаров (работ, услуг) без учета налога, не превышающими два миллиона рублей, налоговый период устанавливается как квартал, для всех остальных налогоплательщиков налоговый период устанавливается как месяц;
· для идентификации филиала могут использоваться в номере буквы;
· комплексная нумерация, содержащая указание в номере счета-фактуры на дату (число, месяц, год).
Пунктом 2 новых Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 914 от 02.12.2000 г. установлено, что продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке. Порядок заполнения счетов-фактур установлен пунктом 5 статьи 169 НК РФ, где приведены обязательные реквизиты, которые должен содержать счет-фактура. Одним из обязательных реквизитов является порядковый номер. Если данный реквизит будет отсутствовать или счета-фактуры будут нумероваться не по порядку, то это может привести к отказу в принятии к вычету суммы „входного“ НДС.
Согласно пункту 20 указанных Правил разрешается регистрация продавцом счетов-фактур с одинаковыми реквизитами в книге продаж только в двух случаях:
1) при поступлении средств в порядке частичной оплаты (если продавец определяет момент возникновения налоговой базы для НДС по факту поступления денежных средств);
2) при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) под полученную сумму авансовых или иных платежей с соответствующей корректировкой (зачетом) ранее начисленных сумм налога по платежу.
Что касается включения в номер счета-фактуры буквенных обозначений, то запрета на это в официальных разъяснениях нет. Поэтому в целях упорядочения учета реализации по филиалам или обособленным подразделениям, возможно применять в порядковом номере счета-фактуры буквы. Обособленные подразделения выписывают счета-фактуры всегда от имени головной организации. Это связано с тем, что обособленное подразделение в соответствии со ст. 19 НК РФ не является налогоплательщиком.
Обособленным подразделением признается любое территориально обособленное от организации подразделение, по местонахождению которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом не имеет значения, отражено или нет его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, несущественны и полномочия, которыми наделяется указанное подразделение. Данная норма изложена в статье 11 НК РФ. При этом нужно учитывать, что если организация реализует товары (выполняет работы, оказывает услуги) через свои обособленные подразделения, то счета-фактуры на перечисленные позиции выставляются покупателям обособленными подразделениями и нумерация счетов-фактур производится в порядке возрастания номеров в целом по организации (письмо ФНС от 6 июля 2005 г. № 03-1-04/1166/13@). Возможно как резервирование номеров по мере их выборки, так и присвоение составных номеров с индексом обособленного подразделения; журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета, единых книг покупок и продаж организации. Но не всегда представляется возможным определить заранее количество номеров счетов-фактур, приходящихся на обособленное подразделение. Поэтому можно рекомендовать такой вариант, при котором обособленные подразделения нумеруют выписываемые счета-фактуры самостоятельно по возрастанию, но с присвоением индекса обособленного подразделения. Обособленные подразделения, наделенные обязанностью ведения бухгалтерского учета, могут оформлять счета-фактуры, выставляемые покупателям, в трех экземплярах. Первый экземпляр передается покупателю, второй непосредственно организации, а третий хранится в обособленном подразделении.
Необходимо отметить, что использование различных систем нумерации счетов-фактур с большой долей вероятности может привести налогоплательщика к конфликту с налоговыми органами. Если инспекторы обнаружат, что налогоплательщик зарезервировал определенное количество номеров, но в пределах обозначенного в учетной политике отчетного периода все не выбрал, то могут возникнуть подозрения, что по „невыбранным“ номерам осуществлялась отгрузка покупателям, но данные суммы не отражались в книге продаж для последующего налогообложения НДС. Даже если налогоплательщик вовсе не стремился скрыть выручку от налогообложения, лучше обезопасить организацию от лишних придирок со стороны проверяющих. К тому же они могут использовать такой аргумент: статья 169 НК РФ подразумевает наличие порядкового номера, следовательно, налогоплательщик обязан соблюсти единую присвоение именно порядковых номеров. Таким образом, если организацией применяется сложная система нумерации, но которая представляется удобной для организации в целях налогового контроля и сверки с контрагентами, то целесообразно подробно описать данную систему в учетной политике в разделе по исчислению НДС во избежание разногласий с налоговыми органами.
Судебная практика по вопросу нумерации счетов-фактур в основном положительна. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 15.06.2004 г. № А56-45387/03 указано, что ввиду отсутствия нормативно закрепленных правил нумерации счетов-фактур, налогоплательщик самостоятельно устанавливает порядок учета счетов-фактур и присвоения им порядковых номеров. Организация установила такой порядок, в соответствии с которым нумерация бланков счетов-фактур осуществлялась в пределах дня.
Спорные счета-фактуры имели одинаковые порядковые номера, но разные даты, следовательно, вывод налоговой инспекции о наличии у спорных счетов-фактур одинаковых реквизитов, что препятствует отражению указанных в них сумм налога в налоговой декларации в составе налоговых вычетов, неправомерен.
Но если счета-фактуры вообще не имеют номеров, то суда принимают сторону налоговых органов. В Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 4 февраля 2004 г. по делу № Ф03-А73/03-2/3556 сделан вывод: поскольку в названных документах отсутствовали номера счетов-фактур, наименование грузоотправителей и их адреса, адреса грузополучателей, а подписи в счетах-фактурах учинены от имени руководителя юридического лица, не являющегося таковым, то отсутствуют правовые основания для принятия налоговых вычетов.
Согласно статье 172 НК РФ условием для учета налогоплательщиком в налоговой декларации сумм налоговых вычетов является фактическая уплата сумм налога на добавленную стоимость продавцу товара на основании счетов-фактур, выставленных последним (прим. авт. с 1 января 2006 года данная норма отменена). При этом документы, на которые ссылается налогоплательщик в подтверждение исполнения своей обязанности по уплате налога, должны отвечать предъявленным требованиям и достоверно свидетельствовать об обстоятельствах, с которыми законодательство связывает налоговые последствия.
Если счет-фактура содержит значительную номенклатуру продукции и выписывается на нескольких листах, то листы также подлежат сквозной нумерации. Ссылка на данное утверждение содержится в письме Минфина РФ от 15 мая 2006 г. № 03-04-09/11.
В любом случае следует знать, что привлечь фирму к ответственности по статье 120 НК РФ по выбранному способу нумерации нельзя. Согласно этому положению, инспекторы могут наложить штраф, в частности, за отсутствие счетов-фактур. Если все счета-фактуры имеются в наличии, зарегистрированы в журнале регистрации выданных счетов-фактур и инспекторы доказать обратное не могут, то штрафовать по статье 120 НК РФ за неправильное заполнение счетов-фактур нельзя. Об этом говорится в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11 октября 2004 г. по делу № А56-6325/04.
Вопрос
Организация на ОСНО, выставляя счета фактуры покупателям нарушила буквенную нумерацию, ошибка была замечена уже после сдачи отчетности.
№ СФ01 от 31.01.2016г.
№ СФ02 от 02.02.2016г.
и тут сбой
№ СФ03 от 28.02.2016г.
нужно ли подавать уточненку, ??? отправлять исправленный счет фактуру покупателю, что и он подпл уточненку?
Ответ
Неправильное указание номера счета-фактуры:
— не является основанием для отказа покупателю в вычете НДС по такому счету-фактуре (Письмо Минфина от 22.05.2012 N 03-07-09/59);
— не влечет для продавца налоговой и административной ответственности.
Таким образом, подавать уточненную декларацию и вносить корректировку в счет-фактуру не нужно.
Есть пять видов ошибок в счетах-фактурах, при наличии которых налоговые органы могут отказать покупателю в вычете НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).
- Ошибки, не позволяющие определить, кто именно является продавцом или покупателем (пп. 2 п. 5, пп. 2 п. 5.1 ст. 169 НК РФ).
- Ошибки, не позволяющие определить, какой именно товар (услуга) приобретен (пп. 5 п. 5 ст. 169 НК РФ, Письмо Минфина от 14.08.2015 N 03-03-06/1/47252).
- Ошибки, не позволяющие определить, сколько стоят товары (работы, услуги) или какая сумма предоплаты была получена (в авансовом счете-фактуре) (пп. 8 п. 5, пп. 5 п. 5.1 ст. 169 НК РФ).
- Ошибки, не позволяющие определить ставку НДС (пп. 10 п. 5, пп. 6 п. 5.1 ст. 169 НК РФ).
- Ошибки, не позволяющие определить сумму налога (пп. 11 п. 5, пп. 7 п. 5.1 ст. 169 НК РФ, Письмо Минфина от 18.09.2014 N 03-07-09/46708). Это возможно, например, если показатель графы 8:
— или отсутствует, хотя в графе 7 указана ставка 10 или 18%;
— или не получается при перемножении показателей граф 5 и 7.
Ошибки в остальных показателях счета-фактуры не препятствуют вычету НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).
Смежные вопросы:
-
Что должно попадать в книгу покупок? Могут ли там появиться счета -фактуры за прошлый период?
✒ В книге покупок надо регистрировать документы, на основании которых вы принимаете НДС…... -
Организация сдает в аренду нежилые помещения. Организация-арендатор запросила (в связи с утерей) дубликаты актов и счетов-фактур за январь, февраль и сентябрь 2014г. У организации-арендодателя есть оригиналы счетов-фактур, а оригиналов…... -
Добрый день, подскажите. Наш поставщик поставил нашему покупателю товар ж/д транспортом. в документах, выставленных в наш адрес на ж/д услуги значится не наш поставщик, а владелец вагонов, который в…... -
Организация, применяющая ОСНО, в начале 2003 г. купила объект незавершенного строительства — нежилое административно-торговое здание, оформлено свидетельство о собственности объекта незавершенного строительства. Дальнейшее строительство велось подрядными организациями с предъявлением…...
Нумерация по счетам-фактурам в течение нескольких лет приводит к тому, что цифры на бумагах становятся все больше и больше. Это не очень удобно при ведении учета, так как приходится оперировать объемными номерами. По этой причине некоторые предприятия, как правило, крупные, начинают нумерацию с единицы каждый месяц, год или квартал. Однако согласно Письму Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427 политика организации в этой сфере имеет некоторые нюансы. В том же документе не было разъяснено, как именно вести нумерацию. По этой причине данная операция до сих пор вызывает массу вопросов.
Законодательная база
Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.
Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:
- Обособленных подразделений.
- Доверительных менеджеров.
- Лиц, участвующих в товариществе.
В частности, для разделения нужно использовать знак «/».
Правила нумерации
Главное правило нумерации – присвоение цифр в хронологическом порядке: номера указываются по мере выставления. Возобновлять нумерацию разрешается. Это неизбежно, если компания работает долгое время. Обязательно нужно отразить периоды возобновления в учетной политике компании. Период может быть следующим:
- Месяц.
- Квартал.
Однако постановление правительства ограничивает возобновление нумерации: ежедневно начинать ее сначала нельзя. Это будет считаться нарушением.
Периодичность обновления зависит от документооборота конкретного предприятия. Чем больше бумаг заполняется, тем чаще происходит возобновление номеров.
Разновидности номеров счетов-фактур
Номера могут состоять как из цифр, так и букв. Буквенные обозначения обязательно должны быть при документообороте в следующих структурах:
- Обособленные подразделения. После номера нужно указать индекс в цифрах. Значения разделяются слешем (/). Индекс определяется компанией и прописывается по конкретному договору.
- Люди, состоящие в товариществе, или доверительные менеджеры. Индекс через слеш должен быть указан и в этом случае.
Соблюдение правил важно не только для исполнения нормативных актов. Правильная нумерация обеспечивает упорядоченный документооборот, предупреждает путаницу.
Особенности проставления буквенных значений
Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.
Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.
ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.
Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?
Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.
Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».
Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.
Наказание за неправильную нумерацию
При присвоении номеров счетам-фактурам довольно часто возникают ошибки. Наиболее распространенные из них:
- Пропуск номеров.
- Игнорирование необходимости хронологии.
- Присвоение одного и тоже же номера одному и тому же документу.
Последняя ошибка встречается довольно редко, так как большинство бухгалтеров пользуются специальными программами. ПО предупреждает раздвоение.
Нарушение порядка нумерации – самый сложный случай. Для исправления нарушения придется потратить немало времени и сил. Ошибка в хронологии одного номера приводит к тому, что «ползут» и другие цифры. Получается, что в счетах-фактурах, уже переданных покупателю, указаны неверные номера.
Нужно ли исправлять нумерацию? Данная мера имеет смысл, если ошибка допущена в последнем номере документа, который пока не передан покупателю. Если же ошибка касается позднего номера, исправлять ее необязательно. Никаких наказаний продавец за данное нарушение не несет.
ВНИМАНИЕ! В статье 120 НК РФ указано, что отсутствие счетов-фактур по выполненным операциям влечет за собой штраф. Эти наказания не касаются неправильных номеров. Однако правильная нумерация важна в любом случае. На это обращается внимание при проверках.
Как отражается неправильная нумерация на покупателе?
В большинстве случаев неправильная нумерация не оказывает никакого влияния на покупателя. Ошибки не мешают:
- идентификации сторон договора;
- названию ТРУ, их стоимости;
- ставке и совокупности НДС.
То есть покупатель не получит отказ в вычете, о чем говорится в пункте 2 статьи 169 НК РФ. Если контролер предъявит свои претензии, их можно оспорить, о чем свидетельствует судебная практика. Исходя из судебных решений, можно сделать вывод о том, что даже полное отсутствие нумерации не может являться основанием для вычета НДС.
Н.Г. Чернявский, эксперт “Нормативные Акты для бухгалтера”
Если несколько лет присваивать счетам-фактурам номера в общем порядке, то цифры получаются слишком большими, поэтому некоторые компании, а в особенности крупные, начинают новую нумерацию ежеквартально, ежемесячно и даже ежедневно. Минфин высказался против такого порядка, но как делать правильно, не разъяснил.
Неясность в нумерации
Номер является первым реквизитом счета-фактуры. В подпункте “а” пункта 1 раздела 2 приложения 2 к упомянутому в письме постановлению № 1137 сказано, что счета-фактуры (как первоначальные, так и корректировочные) надо нумеровать в общем хронологическом порядке. Если организация выставила покупателю счет-фактуру под номером 1, затем направила другим контрагентам счета-фактуры с номерами 2–9, а затем составляет корректировочный счет-фактуру к первому документу, то ему надо присвоить номер 10.
В постановлении № 1137 не сказано, когда компании должны прерывать нумерацию и следующему счету-фактуре давать первый номер. Логично, что организации так поступают: ведь если несколько лет присваивать счетам-фактурам номера в общем порядке, то цифры получатся слишком большими.
Для крупных компаний такая нумерация крайне неудобна. Поэтому некоторые компании начинают новую нумерацию ежеквартально, ежемесячно и даже ежедневно. Но в комментируемом письме Минфин высказал позицию, что ежедневная нумерация счетов-фактур постановлением № 1137 не предусмотрена.
Номер не критичен
С выводом Минфина можно поспорить. В первую очередь, вывод не очень четкий. Если ежедневная нумерация не предусмотрена, тогда какая? Минфин высказался только против порядка, указанного в запросе заявителя, но как делать правильно, не разъяснил.
Большинство компаний начинают новую нумерацию с начала каждого года. Ведь именно в начале каждого года организации утверждают учетную политику или вносят в нее изменения, начинают новую нумерацию первичных документов, заключают новые договоры. Налоговые периоды по многим налогам (на прибыль, на имущество, транспортный) также ежегодные. И бухгалтерская отчетность тоже годовая.
Но ежегодная нумерация счетов-фактур с первого порядкового номера ни из письма, ни из постановления № 1137 не вытекает. К тому же налоговым периодом по НДС является не год, а квартал (ст. 163 НК РФ).
К счастью, из разъяснения следует вывод, что номер в счете-фактуре не может привести к тому, что покупателю откажут в вычете НДС. Действительно, инспекторы в любом случае будут знать все необходимое: продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку и сумму НДС. И если компания в этих реквизитах не ошиблась, у ревизоров не будет никаких оснований отказывать покупателю в вычете (п. 2 ст. 169 НК РФ).
Не только собственный порядок нумерации, но даже и откровенные ошибки в номере не повлияют на вычет НДС у покупателя.
Кроме того, покупатель не может знать, каким порядком нумерации пользуется продавец. Это можно определить лишь по косвенным признакам. Например, если в конце октября покупателю придет счет-фактура под номером 582, а в начале ноября от того же самого контрагента – под номером 1. Однако ошибки в нумерации (например, пропуск нескольких номеров) организация определить не сможет.
Наш вывод таков: за номером в счете-фактуре поставщика можно не следить. Если возникнет спор с инспекцией, он, скорее всего, будет благополучно разрешен на стадии апелляции в УФНС. Так что в суд идти не придется.
Счета-фактуры подразделений
Нумерацию счетов-фактур обособленных подразделений можно осуществлять отдельно от нумерации счетов-фактур головного офиса.
Дело в том, что номера счетов-фактур подразделений все равно не будут совпадать с номерами главной конторы. Ведь им надо ставить через разделительную черту цифровой индекс обособленного подразделения, установленный в учетной политике (подп. “а” п. 1 разд. 2 приложения 1 к постановлению № 1137).
Позиция Минфина не обязательна к применению. Так что у организации есть два варианта нумерации счетов-фактур подразделений.
Вариант 1
Нумеровать счета-фактуры в общем хронологическом порядке в отношении и головного офиса, и обособленных подразделений. Тогда основные номера будут следовать один за другим по всей компании в целом, а у счетов-фактур подразделений будут дополнительные индексы. Нумерация будет, например, такая: 1, 2, 3/1, 4, 5, 6, 7/1 и т. д.
Вариант 2
Сделать разный порядок нумерации счетов-фактур головного офиса и подразделений. В этом случае у основной конторы будут номера 1, 2, 3, 4, а у подразделения – 1/1, 1/2, 1/3 и т.д.
На наш взгляд, второй способ удобнее. Ведь при применении первого варианта необходимо наладить постоянную оперативную связь между всеми подразделениями. Если, например, 30 октября в 14:02 головной офис присваивает счету-фактуре номер 57, а в 14:03 счет-фактуру выставляет филиал с индексом 1, то в подразделении уже должны знать о первом из выставленных счетов-фактур. И присвоить счету-фактуре номер 58/1. В противном случае порядок нумерации будет нарушен. Тем более что Минфин порекомендовал именно второй вариант.
Нестандартные номера
Некоторые компании отдельно нумеруют авансовые и корректировочные счета-фактуры. Например, авансовым всегда через дробь ставят букву А, а корректировочным – букву К. Это облегчит поиск нужных счетов-фактур при необходимости, но так поступать рискованно. Ведь указание такой информации постановлением № 1137 не предусмотрено. Тем более что буквенные индексы в этом нормативном акте вообще отсутствуют. Кроме того, покупатели, увидев букву в номере счета-фактуры, могут потребовать у организации выставить исправленные экземпляры. Это стремление понятно: никто не желает проблем с налоговой, тем более по такому незначительному вопросу.
Но компромиссный вариант есть. В бухгалтерской программе вполне можно ставить счетам-фактурам не только официальные номера, но и дополнительные. Это нарушением точно не является.
К тому же писать дополнительные номера правомерно и в самих счетах-фактурах. Но только не в поле “Номер”, а после всех остальных реквизитов, желательно с пометкой “Справочно”. Никакого нарушения в этом нет. Ведь Минфин разрешает присваивать счетам-фактурам дополнительные реквизиты. Такой вывод финансисты делали во многих разъяснениях, например, в письме от 30.10.2012 № 03-07-09/146.
