Движения по кассе только в обособленном подразделении. Ведение кассовых операций и работа с денежной наличностью включает в себя

В организации действуют две кассы. Вторая касса установлена в обособленном подразделении, которое находится за пределами города.
В кассу вносятся денежные средства, полученные от покупателей аптеки, а также возвращаемые подотчётными лицами, которые до этого получили денежные средства в основной кассе организации. Денежные средства второй кассы в основном выдаются под отчёт.
Кассир передает информацию для заполнения кассовой книги из обособленного подразделения в головное подразделение.
Кассу разбили на субсчета - 50.01 и 50.04, кассовая книга ведется общая. Нумерация документов ведется общая.
Есть ли нарушение правил ведения кассовых операций в данной ситуации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, должно вести собственную кассовую книгу.

Обоснование вывода:
В настоящий момент основным документом, регламентирующим порядок ведения кассовых операций, является Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание ЦБ РФ).
Согласно пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004. Кассир в кассовой книге 0310004 производит записи по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег) (абзац третий пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ).
То есть записи вносятся в кассовую книгу при каждом факте приема и выдачи наличности из кассы.
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге 0310004, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге 0310004 сумму остатка наличных денег и проставляет подпись (абзац четвертый пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ).
Если в кассу обособленного подразделения поступают наличные деньги и (или) выдаются из кассы наличные деньги, то согласно общему порядку учета денежной наличности в соответствии с п. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ необходимо производить учет денежной наличности, то есть вести кассовую книгу.
Отсюда следует, что каждое обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, независимо от того, на какие цели будут расходоваться наличные денежные средства, должно вести собственную кассовую книгу.
Кроме того, абзацем седьмым пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ установлено, что обособленные подразделения (без каких-либо исключений) передают юридическому лицу копию листа кассовой книги 0310004 в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Согласно письму Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255, разъясняющему аналогичные нормы ранее действовавшего Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации", требование о ведении кассовой книги, в которую вносятся записи на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением (смотрите также ФНС России от 12.09.2012 N АС-4-2/15195).
В ФНС России от 05.06.2013 N АС-4-2/10250 "О направлении арбитражной практики" было приведено Тринадцатого Арбитражного Апелляционного Суда от 25.02.2013 по делу N А56-55039/2012, в котором указывается на необходимость ведения кассовой книги каждым обособленным подразделением организации, ведущим кассовые операции, поскольку невнесение в кассовую книгу записи о поступлении наличных денежных средств в день их поступления является неоприходованием в кассу этих денежных средств.
Таким образом, неведение кассовой книги может послужить основанием для привлечения организации к административной ответственности по КоАП РФ.
Требование вести кассовую книгу обособленным подразделением подтверждается судебной практикой.
В Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2016 N 15АП-6184/16 говорится, что состав КоАП РФ охватывает не только деяние, заключающееся в неполном оприходовании денежных средств в кассу, но также и деяние, заключающееся в неведении кассовых книг обособленными подразделениями, в связи с чем суд приходит к выводу, что состав правонарушения, вменённый инспекцией обществу, является доказанным.
Аналогичные выводы содержит Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2016 N 09АП-14017/16: кассовая книга по обособленному подразделению не представлена по причине ее неведения. Общество допустило нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании в кассу обособленного подразделения наличных денежных средств.
В Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.06.2016 N 15АП-6594/16 указывается, если обособленное подразделение организации осуществляет наличные операции, оно обязано вести кассовую книгу, в том числе когда наличная выручка передается в кассу головного подразделения. "Учетная политика организации" не освобождает юридических лиц от обязанности соблюдать кассовую дисциплину.
В Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.05.2016 N 15АП-6464/16 отмечалось, что обособленным подразделением общества не оприходовались наличные денежные средства по месту осуществления деятельности по причине неведения кассовой книги обособленным подразделением. Передача денежных средств, принятых по месту осуществления деятельности обособленного подразделения, в дальнейшем в кассу юридического лица (без оприходования по месту нахождения обособленного подразделения) является нарушением порядка, установленного Указаниями ЦБ РФ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

1. Офисы продаж, находятся по адресам, отличным от юридического адреса компании (компания является малым предприятием, учет по ОСНО), однако офисы находятся в одном муниципальном образовании и подведомственны одному налоговому органу, являются ли они обособленными подразделениями? Каков порядок ведения кассы в данных офисах с 01.06.2014г.,учитывая то, что предприятие малое? Необходимы ли отдельный лимит и отдельная кассовая книга по каждому офису?

п. 2 ст. 11 НК РФ). Из определения следует, что для постановки обособленного подразделения на налоговый учет решающую роль играет создание хотя бы одного стационарного рабочего места. Поэтому если в указанных офисах продаж оборудованы рабочие места на срок более одного месяца, организация должна встать на налоговый учет по местонахождению этих обособленных подразделений (п. 1 ст. 83 НК РФ).

абз. 3 п. 4 ст. 83 НК РФ).

Так как организация относится к малым предприятиям, вы вправе не устанавливать лимит остатка кассы по обособленным подразделениям.

При этом обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255 . Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827 .

Если обособленные подразделения организации находятся в одном муниципальном образовании на территориях, подведомственных разным налоговым инспекциям, для постановки подразделений на учет организация вправе выбрать одну инспекцию по местонахождению любого из ее подразделений (абз. 3 п. 4 ст. 83 НК РФ).* Это правило распространяется только на обособленные подразделения. Поэтому если в одном населенном пункте, но на территориях, подведомственных разным инспекциям, расположены головное отделение организации и ее обособленное подразделение, то регистрироваться придется дважды (письмо Минфина России от 15 апреля 2011 г. № 03-02-07/1-126).

Организация должна заявить в инспекцию о постановке на налоговый учет в течение месяца со дня создания обособленного подразделения (подп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ). Для этого в инспекцию по местонахождению организации подайте:
– сообщение о создании обособленного подразделения. Форма , формат и порядок заполнения сообщения утверждены приказом ФНС России от 9 июня 2011 г. № ММВ-7-6/362 ;
– уведомление о выборе налоговой инспекции. Форма , формат и порядок заполнения уведомления утверждены приказом ФНС России от 11 августа 2011 г. № ЯК-7-6/488 . Данное уведомление отправьте, только если организация вправе выбирать инспекцию для постановки на учет обособленного подразделения.

Вместе с сообщением и уведомлением организация вправе представить копии документов, подтверждающих создание обособленного подразделения.

Внимание: если организация опоздает с подачей заявления о постановке на учет обособленного подразделения, то ей грозит штраф по пункту 1 статьи 116 Налогового кодекса РФ. Размер штрафа – 10 000 руб. Если же в незарегистрированном обособленном подразделении организация начнет вести предпринимательскую деятельность, санкции могут быть более строгими.

За ведение деятельности без постановки на налоговый учет (в т. ч. по местонахождению обособленного подразделения) с организации могут взыскать 10 процентов доходов, полученных от этого бизнеса, но не менее 40 000 руб. Такие меры ответственности предусмотрены пунктом 2 статьи 116 Налогового кодекса РФ.

Стоит отметить, что если обособленное отделение открывается на территории той же налоговой инспекции, где находится головная организация, то ответственность по пункту 1 статьи 116 Налогового кодекса РФ не применяется. В этом случае организацию могут оштрафовать на 200 руб. на основании пункта 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ. Составом правонарушения будет не пропуск срока подачи заявления о постановке на учет, а то, что организация не представила документы, необходимые для налогового контроля. Такая позиция отражена в письме ФНС России от 27 февраля 2014 г. № СА-4-14/3404 .

Сообщение (уведомление, подтверждающие документы) можно:
– передать в инспекцию лично;
– отправить в электронном виде (с квалифицированной электронной подписью);
– отправить по почте заказным письмом.

Инспекция, в которой подразделение встало на учет, присваивает подразделению его КПП. Новый ИНН подразделению не присваивается: ИНН подразделения является ИНН организации. Это следует из положений пунктов и Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/435 .

Сергей Разгулин ,

2. Ситуация: какой день считается датой создания обособленного подразделения

Датой создания обособленного подразделения признается дата обустройства рабочих мест и фактического начала ведения деятельности через данное подразделение.

Обособленным признается подразделение, территориально отдаленное от организации, в котором оборудованы рабочие места на срок более одного месяца (стационарные рабочие места) (п. 2 ст. 11 НК РФ). Из определения следует, что для постановки обособленного подразделения на налоговый учет решающую роль играет создание хотя бы одного стационарного рабочего места.*

Рабочим является место, которое находится под контролем работодателя и где сотрудник должен находиться (куда он должен прибыть) для выполнения работ (абз. 6 ст. 209 ТК РФ).

Понятие рабочего места различается для каждой отдельной организации и зависит от характера выполняемых работ. Поэтому датой создания можно считать дату окончания обустройства рабочего места, дату принятия первого сотрудника на работу или другую дату, связанную с началом деятельности подразделения. Такой вывод подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 12 июля 2011 г. № А14-8856/2010/337/28 , Московского округа от 17 января 2011 г. № КА-А40/16989-10 , Западно-Сибирского округа от 6 февраля 2007 г. № Ф04-8807/2006(29891-А45-19) , Дальневосточного округа от 12 декабря 2007 г. № Ф03-А73/07-2/5541) .

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них.* При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

головной организации;
обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

лимит остатка в кассе головной организации;
лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Арбитражная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см., например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., например, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012 , Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Елена Попова,

Все организации независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 , п. 5 ст. 346.26 НК РФ). В упрощенном порядке кассовые операции могут вести:*

субъекты малого предпринимательства (малые и микропредприятия);
индивидуальные предприниматели.

Расходование наличной выручки

Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:

выдачу зарплаты;
социальные выплаты;
оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
выдачу сотрудникам под отчет (в т. ч. командировочных);
выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан (при условии, что страховая премия была уплачена наличными);
выдачу денег в качестве банковского платежного агента (субагента);
использование денег на личные нужды предпринимателем, при условии, что выплата не связана с его предпринимательской деятельностью.

На эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле), должны быть в полном объеме сданы в банк.

Сохранность наличных денег

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, их хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения инвентаризации кассы организации и предприниматели разрабатывают самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:

заключить договор о полной материальной ответственности ;
взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

6. Ситуация: можно ли обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации

индивидуальные предприниматели.

Упрощенный порядок заключается в следующем. Организации, которые относятся к малым предприятиям, и предприниматели вправе не устанавливать лимит остатка кассы. Ко всему прочему предприниматели могут не вести:

приходные ордера;

расходные ордера;

кассовую книгу.

Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 2, абзаце 2 пункта 4.1, абзаце 9 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Совет: индивидуальным предпринимателям лучше не отказываться от ведения кассовой книги и кассовых документов. Ведь обеспечить сохранность и контролировать движение наличности в интересах самого предпринимателя. Например, в спорной ситуации подтвердить выдачу денег под отчет или зарплаты можно будет кассовыми документами.

Кассовые операции

Ведение кассовых операций и работа с денежной наличностью включает в себя:

прием и выдачу наличных денег (с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров);

хранение наличных денег в кассе;

соблюдение лимита расчетов наличными;

ведение кассовой книги;

сдачу наличности в банк.

Свободные денежные средства организации должны хранить на банковских счетах (абз. 7 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных - в пределах установленного руководителем организации лимита (абз. 1-9 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Из данного правила есть исключение. Предприниматели и организации, отнесенные к субъектам малого предпринимательства, вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (абз. 10 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Расходование наличной выручки

Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:

выдачу зарплаты;

социальные выплаты;

оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

выдачу сотрудникам под отчет (в т. ч. командировочных);

выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);

выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан (при условии, что страховая премия была уплачена наличными);

выдачу денег в качестве банковского платежного агента (субагента);

использование денег на личные нужды предпринимателем, при условии, что выплата не связана с его предпринимательской деятельностью.

Внимание: ответственность за нецелевое расходование наличных денег законодательством не установлена. Вместе с тем, штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание (п. 4 ст. 421 ГК РФ). Поэтому во избежание санкций со стороны банка придерживайтесь целевого расходования денег по согласованным с ним направлениям.

Налоговые инспекции могут попытаться привлечь организацию к административной ответственности по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение порядка работы с денежной наличностью. Однако эта статья предусматривает ответственность за такие нарушения:

расчеты наличными с другими организациями сверх установленных лимитов;

неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

накопление в кассе денег сверх установленных лимитов.

При применении административных наказаний должны соблюдаться основания и порядок привлечения к ответственности (ч. 1 ст 1.6 КоАП РФ). Таким образом, нецелевое использование денежных средств по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушением не является. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую позицию (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 5 сентября 2007 г. № А56-4636/2007, от 4 июля 2007 г. № А56-36244/2006, от 14 мая 2007 г. № А56-51773/2006 и Центрального округа от 3 октября 2008 г. № А64-1887/08-24).

Ситуация: можно ли расходовать наличную выручку на предоставление займов?

Нет, нельзя.

Перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку, закрытый (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Выдача займов в этом перечне отсутствует. Следовательно, предоставлять за счет полученной выручки займы организации и предприниматели не вправе.

Если организации или предпринимателю надо выдать или вернуть заем и проценты по нему наличными, то необходимо поступить следующим образом. Сначала сдать выручку в банк, а затем снять ее со счета и использовать на указанные цели. Такой порядок следует из пункта 4 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Ситуация: можно ли расходовать наличные денежные средства, принятые от учредителя в виде беспроцентного займа, на выплату зарплаты, не внося их на расчетный счет?

Нет, нельзя.

Наличные денежные средства, поступившие в кассу, организация может расходовать на выплату зарплаты. Однако данная норма предусматривает ограничения относительно источника поступления денежных средств. А именно деньги на целевое расходование должны поступить в кассу организации от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Иных источников поступления наличных денежных средств, которые разрешено расходовать из кассы, минуя банковский счет, не предусмотрено. Такой порядок следует из положений пункта 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Таким образом, если организация получила заем от учредителя наличными деньгами, то их нельзя использовать на выплату зарплаты сразу. Сначала организация обязана сдать эти деньги в банк.

Вместе с тем, какая-либо ответственность за данное нарушение Кодексом об административных правонарушениях не установлена.

Ситуация: можно ли в случае возврата товара выдать покупателю наличную выручку из кассы? Гражданин-покупатель оплатил товар банковской картой.

Нет, нельзя.

Перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку, закрытый (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по банковской карте, в этот перечень не входит. Следовательно, выдать покупателю деньги за возвращенный товар из кассы нельзя.

Если товар оплачен банковской картой, то при его возврате деньги нужно также вернуть на банковский счет покупателя. Возврат денег из кассы не допускается. Такой позиции придерживается и налоговая служба (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44313).

Это правило действует и в том случае, если покупка была частично оплачена наличными деньгами, а частично - с использованием банковской карты. Деньги возвращаются из кассы в той же пропорции, в какой они были внесены при покупке. Такой вывод, в частности, содержится в письме УМНС России по г. Москве от 2 апреля 2003 г. № 29-12/17931.

При этом, если покупатель вернул товар в день покупки, кассир отменяет операцию по покупке товара (п. 3.6, 4.8 приложения 5 к протоколу заседания ГМЭК от 19.12.2002 № 7/72-2002). Если покупатель возвращает товар не в день покупки, деньги перечисляются в соответствии с договором эквайринга (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44313).

Однако ответственность за выплату наличных денег в случае возврата оплаченного банковской картой товара не установлена.

Сохранность наличных денег

заключить договор о полной материальной ответственности;

взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.

Аналогично следует поступать и в том случае, если обязанности кассира исполняет другой сотрудник по внутреннему совместительству (например, бухгалтер).

Дополнительные требования к оформлению документов объясняются тем, что кассир является материально-ответственным лицом (перечень, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). В частности, он обязан в полном размере возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине (ст. 242 и 244 ТК РФ).

Обособленные подразделения

Ситуация: можно ли обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации?

Нет, нельзя.

В указаниях о порядке ведения кассовых операций прямо не прописано, что уполномоченный представитель одного обособленного подразделения вправе вносить наличные деньги в кассу другого. Там лишь сказано, что организация самостоятельно определяет порядок ведения кассовых операций со своими обособленными подразделениями. И при этом уполномоченные представители обособленного подразделения могут только:

вносить наличные деньги в головную кассу организации или в банк для зачисления на расчетный счет организации;

получать из головной кассы наличные для совершения кассовых операций.

Получается, что обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации, нельзя.

Совет: можно разработать внутренний порядок движения денег между подразделениями без участия головной кассы. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими.

В свою защиту можно привести следующий довод. Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не запрещает обособленным подразделениям организации передавать наличные деньги друг другу напрямую. Поэтому такую возможность предусмотрите во внутреннем порядке кассовых операций между структурными подразделениями, который организация разрабатывает самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Передавать наличные между подразделениями можно в следующем порядке. Выдав деньги из кассы одного обособленного подразделения в кассу другого, оформите расходный кассовый ордер.

Это следует из пункта 4.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Так, в соответствии с данным порядком по строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «Передача денег уполномоченному представителю обособленного подразделения № 2 по заявке от № 321 от 2 апреля 2014 г.».

На сумму поступивших денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 4.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «Поступление денег из кассы обособленного подразделения № 1 по заявке от № 321 от 2 апреля 2014 г.».

Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Поступление или выдачу наличных денег отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Данное правило должны соблюдать все обособленные подразделения, которые ведут расчеты наличными. При этом не важно, есть у такого подразделения свой банковский счет или нет.

Аналитический учет по счету 50 ведите по каждому обособленному подразделению отдельно. К субсчету «Касса организации» счета 50 «Касса» откройте субсчета второго порядка, например:

«Главная касса организации»;

«Касса обособленного подразделения № 1»;

«Касса обособленного подразделения № 2».

Передавая деньги между кассами обособленных подразделений, сделайте проводки:

Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 1»
- выданы деньги кассой обособленного подразделения № 1 представителю обособленного подразделения № 2;

Дебет 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 2» Кредит 57 «Переводы в пути»
- поступили деньги в кассу обособленного подразделения № 2.

Такой порядок установлен в Инструкции к плану счетов (счета 50 и 57).

Требование торговли, равно как и во всех других организациях, предусмотрено Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным ЦБ РФ 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). Однако указанный документ не учитывает все особенности оптовой и розничной торговли. Например, если торговая организация имеет филиалы и обособленные подразделения, кем устанавливается лимит кассы? Как разумнее организовать документооборот? Каков порядок ведения кассовой книги?

Кроме вышеназванного Порядка наличное денежное обращение регулируют следующие документы:

Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон о применении ККТ);

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П (далее - Положение N 14-П).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций предприятия, организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по утвержденной форме (здесь важно не путать понятия "касса" и "ККТ"). Причем нормативными документами предусмотрено ведение только одной кассовой книги на всем предприятии. В кассах торговые организации должны хранить наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками. Прием и выдача наличных денег кассами предприятий производятся по приходным и расходным кассовым ордерам. Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге.

Соблюдаем лимит кассы

Что такое лимит кассы? Кем он устанавливается? Каковы особенности установления лимита кассы организациям торговли, имеющим обособленные подразделения? Для ответа на эти вопросы обратимся к уже названным документам.

Ключевое определение. Лимит кассы - предельная сумма средств, которая может постоянно находиться в кассе организации.

В соответствии с п. 5 Порядка ведения кассовых операций предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками (п. 6 Порядка ведения кассовых операций).

Порядок и сроки сдачи наличных денег определяются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию в индивидуальном порядке (п. 2.4 Положения N 14-П):

Для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

Для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков, - на следующий день;

Для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - один раз в несколько дней.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу (форма 0408020). Его форма приведена в Приложении 1 к вышеназванному Положению. При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков оно по своему усмотрению обращается в одно из них, где и устанавливается лимит остатка наличных денег в кассе. После установления лимита в одном из учреждений банков предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых ему открыты соответствующие счета.

Если у торговой организации есть обособленные подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, согласно п. 2.5 Положения N 14-П устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы доводится приказом руководителя предприятия до структурных подразделений, то есть каждый магазин должен соблюдать указанный лимит в размере, определенном руководителем торговой организации. Сумма остатка денежной наличности по всем магазинам, входящим в состав организации торговли, не должна превышать лимит, установленный обслуживающим банком. То есть обособленные подразделения ежедневно должны сдавать в кассу головной организации дневную выручку (оставляя лишь денежные средства в пределах лимитов, установленных руководителем). Если же обособленные подразделения не имеют такой возможности (например, из-за территориальной удаленности), то торговому предприятию необходимо организовать инкассирование выручки в банк.

Если представительства, филиалы и другие обособленные подразделения торговой организации, расположенные вне места ее нахождения, составляют отдельный баланс и имеют счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений (п. 2.5 Положения N 14-П).

Обратите внимание! По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной (абз. 8 п. 2.5 Положения N 14-П).

Оформляем журнал кассира-операциониста

Для того чтобы не путаться с понятиями, определимся, что кассир - это работник организации, занимающийся выполнением кассовых операций. В его обязанности среди прочего входят выдача и прием денежных средств из кассы предприятия, ведение кассовой книги. Кассир-операционист - лицо, осуществляющее работу на контрольно-кассовой технике организации.

Напомним, что все организации, включая торговые, при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовую технику (исключение: организации и ИП, являющиеся плательщиками ЕНВД, освобожденные от обязанности применения ККТ в соответствии с п. 2.1 ст. 2 Закона о применении ККТ). Поэтому одновременно с Порядком ведения кассовых операций действуют Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (далее - Типовые правила) и Методические рекомендации по использованию данных учета выручки, полученных с применением ККМ (далее - Методические рекомендации).

Согласно вышеназванным документам на кассовую машину администрация торговой организации должна завести Книгу кассира-операциониста (форма КМ-4). На предприятиях, где имеется несколько ККТ, на каждую из них заводится отдельная книга кассира-операциониста (хотя п. 3.6 Типовых правил допускается ведение общей книги на все машины). В этом случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс (например, N N 1, 2, 3 и т.д.) с указанием в числителе заводского номера кассовой машины. Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора (заведующего) и главного (старшего) бухгалтера. Кроме этого, п. 3.4 Типовых правил предусмотрено ведение кассового отчета (форма КМ-7). В соответствии с п. п. 7, 11 Методических рекомендаций в книге кассира-операциониста в обязательном порядке указываются показания счетчика кассовой техники на начало и конец рабочего дня, а также сумма поступившей за день выручки.

Перед началом работы на кассовой машине кассир-операционист получает у ответственного лица (директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира) все необходимое для работы, включая разменную монету и купюры для расчетов с покупателями. Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег используется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Затем ответственное лицо вместе с кассиром-операционистом снимают показания счетчиков и сверяют их с показаниями, записанными в Книгу кассира-операциониста за предыдущий день. При совпадении показаний заносят их в книгу за текущий день на начало работы и заверяют своими подписями. Далее оформляется начало контрольной ленты (на ней указываются тип и заводской номер машины, дата и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков), данные на контрольной ленте заверяются подписями (п. 3.8.1 Типовых правил).

По окончании работы предприятия или по прибытию инкассатора банка, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир (кассир-операционист) обязан:

Подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

Составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших магазинах с одной - двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка) (п. 6.1 Типовых правил). То есть по окончании рабочего дня выручка сдается старшему (главному) кассиру, а тот, в свою очередь, составляет приходный ордер на итоговую сумму выручки, отраженную в отчете кассира-операциониста, и делает записи в кассовой книге.

Таким образом, если торговая организация имеет одну - две ККТ, где кассир-операционист совмещает обязанности кассира, вопросов в организации работы кассы не возникает. Порядок организации работы кассиров (кассиров-операционистов) в точке торговли при значительном числе кассовых аппаратов рассмотрен выше.

Ведем кассовую книгу (требования и нормы)

Итак, прием и выдача наличных денег кассами предприятий производятся по Приходному кассовому ордеру (ПКО) (форма КО-1) и Расходному кассовому ордеру (РКО) (форма КО-2). Кроме того, выдача наличных денег может производиться на основании других надлежаще оформленных документов: платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета (при условии наложения на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера) (п. п. 13, 14 Порядка ведения кассовых операций). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге (п. 22 названного Порядка).

Ведение кассовой книги и хранение денежных средств должны осуществляться в соответствии с гл. III Порядка ведения кассовых операций. Согласно п. п. 22, 23 данного Порядка все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. У торговых организаций по этому поводу возникает большое количество вопросов. Попробуем разобраться в них вместе с читателями.

Итак, Порядком ведения кассовых операций установлены требования к оформлению кассовой книги: записи ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов - отрывные, служат отчетом кассира. Первые остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Внимание! Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Это один из вариантов ведения кассовой книги.

Другой вариант, более распространенный в настоящее время, - автоматизированный способ ведения учета. Он также утвержден Порядком ведения кассовых операций. При автоматизированном способе учета листы кассовой книги формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Подытожим основные требования, предъявляемые к оформлению кассовой книги:

Организации вправе вести только одну кассовую книгу;

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу;

Нумерация листов кассовой книги осуществляется в порядке возрастания с начала года.

Мы видим, что ни Порядком ведения кассовых операций, ни другими нормативными документами не утверждены правила ведения кассовой книги при наличии обособленных подразделений, поэтому организации вынуждены устанавливать свои правила документооборота. А насколько они соответствуют нормам, мы рассмотрим ниже.

Практическая бухгалтерия

Обособленные подразделения на отдельном балансе

Прямых указаний на порядок ведения кассовой книги в таких обособленных подразделениях нормативные документы не содержат. Автору статьи удалось найти Письмо Главного управления ЦБ по Санкт-Петербургу от 15.05.2006 N 27-1-14/4387, где описаны правила ведения кассовой книги на предприятиях, обособленные структурные подразделения которых выделены на отдельный баланс и имеют счета в банках: для учета поступлений наличных денег в кассу и выдач их из кассы обособленные подразделения могут вести самостоятельные кассовые книги. Основание: абз. 5 п. 2.5 Положения N 14-П, повествующий о возможности установления таким филиалам (обособленным подразделениям) лимита остатка наличных денег в кассе обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений. По мнению автора, названный пункт только косвенно указывает на возможность ведения самостоятельной кассовой книги обособленными подразделениями на отдельном балансе, поэтому порядок кассового документооборота следует описать в учетной политике торговой организации.

Обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс

Приведем порядок организации кассовой работы предприятия, имеющего обособленные структурные подразделения (не выделенные на отдельный баланс и не имеющие счетов в банках), предложенный департаментом наличного денежного обращения Банка РФ. Надо отметить, что чиновники не балуют нас разъяснениями по данному вопросу. Так, ФНС направила Письмо ЦБ РФ от 11.12.2008 N 29-1-1-11/7735 о порядке ведения кассовой книги в нижестоящие налоговые органы (Письмо от 19.01.2009 N ШС-22-2/28@). Согласно указанному Письму обособленные структурные подразделения организации, расположенные вне места ее нахождения, должны вести в двух экземплярах отчет кассира, содержащий все реквизиты кассовой книги: первый остается в обособленном подразделении, второй вместе с прилагаемыми к нему кассовыми и подтверждающими документами передается в организацию. При этом передача отчета кассира в организацию может осуществляться в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства РФ. В таком случае передача отчета кассира на бумажном носителе с прилагаемыми кассовыми и подтверждающими документами осуществляется в соответствии с утвержденными в организации правилами документооборота. В организации на итоговые суммы наличных денег, содержащиеся во втором экземпляре отчета кассира обособленного подразделения, оформляются приходный и расходный кассовые ордера и производятся записи в кассовой книге. Под фразой "передача отчета в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства РФ", по мнению автора, следует понимать передачу информации согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Так, в силу п. 3 ст. 11 названного Закона электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью (исключение: если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами устанавливается требование о составлении какого-либо документа на бумажном носителе).

Для справки. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., а на организацию - от 40 000 до 50 000 руб.

Следуя порядку организации кассового документооборота, описанному в Письме ЦБ РФ, предприятия торговли соблюдают норму законодательства о единстве кассовой книги в организации. Но за кадром остается вопрос: кто должен расписываться в ПКО и РКО на итоговые суммы наличных денег, отраженные во втором экземпляре отчета кассира обособленного подразделения?

Рассмотрим такую ситуацию: структурное подразделение торговой организации ежедневно инкассирует выручку в банк (оставляя в кассе денежные средства в пределах установленного лимита). Второй экземпляр отчета кассира отправляет в головную организацию в электронном виде. Кассир головного офиса составляет приходный ордер в размере итоговых сумм наличных денег (которых практически не видел), кроме того, отражает в учете передачу выручки в банк и расписывается в приходных и расходных кассовых ордерах несмотря на то, что указанные денежные средства не получает и не выдает.

Другой вопрос: каким образом организовать нумерацию приходных и расходных кассовых ордеров в обособленных подразделениях в порядке возрастания (с учетом требования нормативных документов)? В случае ежедневной передачи отчета кассира в электронном виде нумерация будет происходить в режиме настоящего времени и иметь сквозной характер, это соответствует Порядку ведения кассовых операций. А если у торговой организации нет возможности передавать отчет кассира в электронном виде или на бумажном носителе ежедневно?

На практике некоторые торговые организации используют следующее: в каждом обособленном подразделении заводится отдельный раздел кассовой книги (повторимся, что в учетной политике организации должен быть детально описан подобный порядок). Кассир самостоятельно выписывает расходные и приходные кассовые ордера, присваивая им специальную нумерацию (например, дробный номер с указанием в числителе условного наименования обособленного подразделения, а в знаменателе - порядковый номер в этом обособленном подразделении). Право ведения кассовой книги таким образом косвенно подтверждается наличием на ее титульном листе строки "структурное подразделение". В конце месяца (или в периоде, установленном внутренним распоряжением) данный раздел кассовой книги передается в головной офис, где и происходит формирование единой кассовой книги.

Кроме того, существует способ ведения кассовой книги с заранее зарезервированным диапазоном номеров кассовых документов для обособленных подразделений. По мнению автора, этот способ неудобен с технической точки зрения при наличии нескольких структурных подразделений. Может возникнуть путаница опять же со сквозной нумерацией приходных и расходных кассовых ордеров.

Итак, проведя анализ нормативных документов, приходим к выводу, что порядок ведения кассовых операций в торговых организациях, имеющих обособленные подразделения, в настоящее время не урегулирован в должной мере. Вопросы возникают при отражении операций в кассовой книге, нумерации кассовых ордеров, постановке подписей в кассовых документах. Поэтому во избежание получения замечаний от контролирующих органов предприятия торговли должны организовать документооборот с учетом специфики именно своей организации (причем данный порядок рекомендуется согласовать с обслуживающим банком).

К сведению. Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа. При этом они применяются всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями организации (включая выделенные на отдельный баланс), независимо от их места нахождения (п. 9 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").

Что изменится?

На официальном сайте ЦБ РФ в сети Интернет (www.cbr.ru) представлен проект Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, который несколько отличается от действующего в настоящее время. Сразу отметим, что это Положение разрабатывается для юридических лиц (в том числе перешедших на УСНО), физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (ИП), физических лиц, занимающихся в установленном законодательством РФ порядке частной практикой.

Автор статьи изучил вышеназванный проект с позиции вопросов, относящихся к данной статье. Например, в нем нет указания на то, что организация должна вести только одну кассовую книгу. Хотя отсутствие этой фразы, по мнению автора, не дает право делать заключение, что ЦБ РФ планирует разрешить ведение нескольких кассовых книг в организации. Что касается вопросов ведения кассы обособленными подразделениями, можно отметить следующее. Лимит остатка наличных денег у обособленных подразделений, имеющих свой расчетный счет, также как и в настоящее время, предлагается устанавливать банком, в котором открыт банковский счет.

Примечание. Кроме того, обособленное подразделение после выведения в кассовой книге 0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги 0310004 за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу. Передача обособленным подразделением листа кассовой книги 0310004 юридическому лицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации. В этом случае передача листа кассовой книги 0310004 на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом (п. 5.6 проекта Положения о порядке ведения кассовых операций).

При прочтении данного проекта можно предположить, что кассовая книга будет иметь иной вид. Будем надеяться, что законодатели учтут сегодняшнее недочеты действующего Порядка ведения кассовых операций для организаций, имеющих обособленные подразделения. Что ж, поживем - увидим.

"Российский налоговый курьер", 2008, N 20

Особый порядок ведения кассовых операций для фирм, имеющих обособленные подразделения, законодательством РФ не установлен. Иногда выполнить требования, предъявляемые к наличным расчетам, если головной офис организации территориально удален от филиалов, невозможно. В статье приведены практические рекомендации по организации документооборота в таких фирмах.

Многие организации торговли и общественного питания, а также аптеки имеют в своем составе обособленные подразделения, представляющие собой сеть магазинов, киосков, ресторанов, кафе, закусочных, аптек и т.д. Такие торговые точки работают с покупателями (клиентами) за наличный расчет или с применением пластиковых карт. Как правильно организовать учет кассовых операций?

Обязательные требования к ведению кассовых операций

Нормативными документами, регулирующими наличное денежное обращение в Российской Федерации и определяющими порядок ведения кассовых операций, являются:

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций);
Положение Банка России от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (далее - Правила денежного обращения);
Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".

Вопрос об особенностях ведения кассовых операций организациями, имеющими обособленные подразделения, на сегодняшний день не разъяснен. Поэтому в таких организациях нередко возникают проблемы с отражением операций в кассовой книге, нумерацией кассовых ордеров и установлением лимита кассы. Тем не менее правильно организовав документооборот, можно решить проблемы и избежать штрафов при проверках.

Примечание. Выбранные организацией способы ведения бухгалтерского учета применяют все филиалы, представительства и иные подразделения организации (в том числе выделенные на отдельный баланс) независимо от места нахождения (п. 10 ПБУ 1/98).

В обособленном подразделении, как и в самой организации, все хозяйственные операции оформляются первичными документами. Это установлено в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Причем документооборот должен быть организован в соответствии с требованиями действующего законодательства и принятой в организации учетной политикой. В п. 3 ст. 5 Закона N 129-ФЗ сказано, что организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют учетную политику исходя из структуры, сферы бизнеса и других особенностей деятельности.

Филиалы и представительства иностранных организаций, находящиеся на территории России, могут формировать учетную политику исходя из правил, установленных в стране нахождения иностранной организации, если они не противоречат Международным стандартам финансовой отчетности (п. 4 ПБУ 1/98). В составе бухгалтерской учетной политики утверждаются также правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Таким образом, порядок ведения кассовых документов, в том числе кассовой книги, закрепляется в учетной политике организации, имеющей обособленные подразделения, с учетом специфики ее деятельности.

Кассовая книга

Поступления и выдача наличных денег в компаниях учитываются в кассовой книге (форма N КО-4) <1>. Данное требование установлено в п. 22 Порядка ведения кассовых операций. В кассовой книге фиксируются суммы наличных денежных средств, ежедневно принимаемые и выдаваемые организацией, и остаток наличных денег в кассе на начало и конец дня.

Кассовую книгу должны вести все организации, в том числе применяющие такие специальные режимы налогообложения, как ЕСХН, УСН и ЕНВД (п. 3 Порядка ведения кассовых операций).

<1> Унифицированные формы первичных документов по учету кассовых операций N N КО-1, КО-2, КО-3, КО-4 и КО-5 утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Примечание. Вносить в кассовую книгу записи по операциям в территориально удаленном обособленном подразделении в момент их осуществления кассир данной организации не сможет.

Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, количество листов в ней обязательно заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера этой организации (п. 23 Порядка ведения кассовых операций). Для организаций, имеющих обособленные подразделения, никаких исключений законодательством РФ не предусмотрено. Кассовая книга у таких компаний должна быть единой и вестись в самой организации.

В соответствии с требованиями, установленными в Порядке ведения кассовых операций, кассир организации обязан сделать соответствующую запись в кассовой книге сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Очевидно, что произвести подобные действия в ситуации, когда обособленное подразделение территориально удалено от головной организации или находится в другом городе, очень сложно.

Рассмотрим несколько способов ведения кассовой книги организациями, имеющими обособленные подразделения, которые наиболее часто применяются на практике.

Примечание. Косвенно правомерность этой операции подтверждается наличием строки для информации об обособленном подразделении на титульном листе кассовой книги унифицированной формы N КО-4.

Ведение отдельных разделов единой кассовой книги в обособленных подразделениях

Некоторые компании кассовые операции территориально отдаленных обособленных подразделений отражают в отдельных разделах, томах или частях единой кассовой книги. Данный порядок документооборота нужно предусмотреть в бухгалтерской учетной политике.

В каждом обособленном подразделении открывается отдельный раздел, том или часть единой кассовой книги, и кассир подразделения самостоятельно выписывает приходные и расходные кассовые ордера со своей специфической нумерацией и последующим отражением их в единой кассовой книге организации.

Разделы кассовой книги удобнее вести автоматизированным способом, то есть формировать листы ежедневно в конце рабочего дня в виде распечаток с реквизитами, предусмотренными в унифицированной форме N КО-4. В конце отчетного периода они брошюруются.

На титульном листе каждого раздела (тома, части) указываются наименование организации, ее обособленного подразделения и номер раздела единой кассовой книги.

Поскольку в данном случае невозможно соблюдать сквозную нумерацию приходных и расходных кассовых ордеров в целом по организации, целесообразно приказом руководителя закрепить за каждым обособленным подразделением условное наименование или кодовый номер. Соответственно, при оформлении приходных и расходных кассовых ордеров (формы N N КО-1 и КО-2) им присваиваются дробные номера, где числитель - порядковый номер кассового ордера по журналу регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3), а знаменатель - код (условное наименование) обособленного подразделения.

Примечание. Порядок присвоения номеров каждому из разделов кассовой книги следует закрепить в учетной политике.

Пример. Головной офис ООО "УпаковкаПлюс" расположен в Москве. У организации два обособленных подразделения, не выделенных на отдельные балансы и не имеющих расчетных счетов. Одно из них находится в Одинцове, другое - в Твери. В соответствии с бухгалтерской учетной политикой ООО "УпаковкаПлюс" на 2008 г. единая кассовая книга организации состоит из трех отдельных разделов, которым присвоены коды:

01 - для раздела кассовой книги головной организации;
02 - для раздела кассовой книги обособленного подразделения в Одинцове;
03 - для раздела кассовой книги обособленного подразделения в Твери.

Согласно учетной политике при заполнении обособленными подразделениями организации кассовых ордеров используются дробные номера. Их числитель - порядковый номер кассового ордера в соответствующем обособленном подразделении, а знаменатель - код конкретного обособленного подразделения:

по головной организации: приходный кассовый от 08.09.2008 N 82/01, расходный кассовый ордер от 12.09.2008 N 76/01;
по филиалу в Одинцове: приходный кассовый номер от 04.09.2008 N 236/02, расходный кассовый ордер от 04.09.2008 N 218/02;
по филиалу в Твери: приходный кассовый номер от 24.09.2008 N 179/03, расходный кассовый ордер от 26.09.2008 N 154/03.

Приказом руководителя организации необходимо установить периодичность передачи отдельных разделов единой кассовой книги, кассовых отчетов с приходными и расходными кассовыми документами, а также других первичных кассовых документов из обособленных подразделений в бухгалтерию головной организации.

Примечание. Переданные в головной офис разделы (тома, части) в совокупности будут составлять одну кассовую книгу организации. При этом организация должна обеспечить брошюровку ежемесячно получаемых документов, соблюдая хронологию и соответствие кодам, установленным для обособленных подразделений.

В случае когда обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс и не имеет отдельного расчетного счета, в бухгалтерию головной организации передаются оригиналы первичных кассовых документов и разделов (томов, частей) кассовой книги. Копии этих документов остаются в обособленном подразделении.

Если обособленное подразделение выделено на отдельный баланс и имеет отдельный расчетный счет, в бухгалтерию головной организации передаются копии первичных кассовых документов и разделов (томов, частей) кассовой книги, заверенные печатью, подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения. Оригиналы документов хранятся в обособленном подразделении.

По окончании отчетного периода подразделения передают в бухгалтерию головной организации первые экземпляры разделов (томов, частей) кассовой книги для составления сводной отчетности, а для подтверждения остатков денежных средств на местах оставляет у себя копии.

На основании первых экземпляров кассовой книги (отчетов кассира) и приложенных к ним кассовых документов обособленных подразделений бухгалтерия головной организации отражает операции по движению наличных денежных средств на счетах бухучета. Причем дата операции в учете должна соответствовать дате в кассовых документах.

Такой способ ведения кассовой книги с технической стороны удобен и головной организации, и обособленным подразделениям. В то же время у него есть существенный недостаток: требования Порядка ведения кассовых операций не выполняются. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., а на организацию - от 40 000 до 50 000 руб.

Ведение отдельной кассовой книги обособленными подразделениями

Единая кассовая книга организации позволяет сконцентрировать все кассовые операции в одном месте. Поэтому организация сможет осуществлять надлежащий контроль за этими операциями. Наличие территориально удаленных обособленных подразделений затрудняет такой контроль. В связи с этим многие фирмы в нарушение требований Порядка ведения кассовых операций составляют в каждом таком подразделении отдельную кассовую книгу. В результате первичные документы по кассовым операциям оформляются обособленными подразделениями отдельно от документов головной организации и имеют собственную нумерацию.

Примечание. Головной организации и каждому обособленному подразделению заранее выдаются пронумерованные приходные и расходные кассовые ордера, за которые они отчитываются в конце каждого месяца и на основании которых в головной фирме формируется кассовая книга.

Как правило, такой способ организации кассовых операций применяется в отношении обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс и имеющих расчетный счет. Он наиболее оптимален с точки зрения организации бухгалтерского учета, технически удобен, но существенно нарушает требования Порядка ведения кассовых операций.

Ведение единой кассовой книги с заранее зарезервированным диапазоном номеров кассовых ордеров

При указанном способе ведения кассовых операций головная организация заполняет кассовую книгу, заранее резервируя диапазоны приходных и расходных кассовых ордеров между обособленными подразделениями. Например , бланки документов с 1-го по 200-й остаются в головной организации, с 201-го по 400-й резервируются за одним обособленным подразделением, с 401-го по 600-й - за следующим обособленным подразделением и т.д.

Подобный способ организации документооборота для учета кассовых операций могут применять организации, филиальная сеть которых построена строго по территориально-производственному принципу, а филиалы не реализуют продукцию, работы или услуги за наличный расчет. Иначе говоря, при такой деятельности организации, когда возможно достаточно точно предусмотреть количество используемых бланков, например только для выдачи заработной платы, оплаты сырья и материалов исходя из графика поставок. Но даже для названных организаций существует риск применения штрафных санкций за несвоевременную сдачу неиспользованных наличных денег в кассу.

Кроме того, с технической точки зрения рассматриваемый способ не очень удобен. Возможна ситуация, когда у одного обособленного подразделения номер кассового ордера на раннюю дату может оказаться больше номера на более позднюю дату у другого обособленного подразделения. Это нарушает правила сквозной нумерации в хронологическом порядке по организации в целом (п. 21 Положения о ведении кассовых операций).

Ведение в обособленных подразделениях операционной кассы

Действующее законодательство позволяет организациям, в том числе имеющим обособленные подразделения, иметь так называемую операционную кассу.

Примечание. При необходимости организация вправе открывать субсчет "Операционная касса" к счету 50. Это предусмотрено Инструкцией по применению Плана счетов.

В соответствии с п. 28 Порядка ведения кассовых операций главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает кассирам операционных касс авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). В свою очередь в конце рабочего дня кассиры операционных касс отчитываются перед ним в получении аванса и денег, принятых по приходным документам. Остаток наличных денег и кассовых документов по проведенным операциям сдается под расписку (в той же книге учета принятых и выданных кассиром денег).

В данном случае приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

Таким образом, в учетной политике организации можно предусмотреть, что основная касса расположена по месту нахождения головной организации, а в территориально удаленных обособленных подразделениях открываются операционные кассы. Кроме того, в учетной политике закрепляются порядок и периодичность передачи остатков денежной наличности из операционных касс в основную кассу головной организации (например, еженедельно).

Примечание. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи (п. 21 Порядка ведения кассовых операций).

Кассир головной организации помимо кассовой книги должен вести еще и книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, которая открывается на год. Соответственно, кассиры операционных касс обособленных подразделений обязательно ведут операционные кассовые книги. В этих книгах они ежедневно отражают показания счетчиков контрольно-кассовой техники на начало и конец рабочего дня, суммы выручки за день и суммы денежных средств, сданные в кассу организации (суммы подтверждаются подписями ответственных лиц). Форму операционной кассовой книги необходимо утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике, взяв за основу унифицированную форму N КО-4.

Несмотря на удобство и широкое распространение данного способа организации кассовых операций, он не исключает риска применения к организации санкций, предусмотренных в ст. 15.1 КоАП РФ, поскольку не соответствует обязательным требованиям, установленным в Порядке ведения кассовых операций.

Ведение единой кассы

Анализ перечисленных выше способов ведения кассовой книги, применяемых многими компаниями, имеющими филиалы, позволяет сделать вывод: подобная организация кассовых операций всегда будет сопряжена с риском предъявления претензий со стороны контролирующих органов - банков и налоговых инспекций. Дело в том, что их позиция по данной проблеме однозначна. Создание отдельных касс в удаленных обособленных подразделениях, ведение в них отдельных кассовых книг, отдельных томов или разделов единой кассовой книги компания не вправе обосновать положениями собственной учетной политики.

Примечание. Распорядительные документы и учетная политика организации не могут каким-либо способом изменять установленные законодательством правовые нормы и придавать им иной смысл.

Например , нельзя изменить положение п. 23 Порядка ведения кассовых операций о единстве кассовой книги организации, которое предназначено для предотвращения внесения записей в кассовую книгу задним числом. Кроме того, сформировать отдельные тома или разделы кассовой книги в одну со сквозной нумерацией страниц невозможно.

На сайте одного из региональных управлений ФНС России приведены следующие рекомендации по решению проблемы учета кассовых операций в компании с разветвленной филиальной сетью. Современные средства связи позволяют организовать документооборот между головной организацией и филиалом таким образом, чтобы данные о кассовых операциях поступали в головную организацию в момент их совершения. Не случайно в п. п. 2.4 и 2.5 Правил денежного обращения предусмотрен перевод платежей через предприятия Госкомсвязи России. Допускается ведение кассовой книги в виде компьютерной машинограммы (п. 25 Порядка ведения кассовых операций).

Буква закона. Кто проверяет кассовые операции в организации

К организациям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные законодательными и иными правовыми актами РФ (п. 2.15 Правил денежного обращения). Систематически (не реже одного раза в два года) банки проверяют:

полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке, и полноту сдачи денег в кассу банка;
выполнение согласованных с банком условий расходования наличных денежных средств, поступающих в кассу организации;
соблюдение предельных сумм расчетов наличными деньгами;
соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе организации;
ведение кассовой книги и других кассовых документов.

По результатам проверки оформляется два или три экземпляра справки о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью, которые подписывают руководитель, главный бухгалтер организации и представитель банка. Результаты проверки в трехдневный срок рассматриваются в банке. Затем третий экземпляр справки передается организации, а второй остается в банке. Если были установлены факты нарушения порядка работы с денежной наличностью, первый экземпляр справки направляется в налоговую инспекцию по месту учета налогоплательщика для определения мер ответственности. При отсутствии нарушений проверяющие заполняют только две справки. Таким образом, сотрудники банков не могут составлять протоколы об административной ответственности. Налоговые органы не вправе проводить проверки организаций по вопросам соблюдения установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами за товарно-материальные ценности, работы и услуги, выполнения порядка хранения свободных денежных средств и накопления в кассе наличных денег в пределах установленных лимитов. В то же время налоговые органы могут затронуть эти вопросы при проверке (например, применяет ли организация ККТ).

Вместе с тем такая организация наличных расчетов имеет недостаток: внедрение данного способа требует значительных затрат. Хотя не меньших затрат, видимо, потребуется, чтобы каждый филиал зарегистрировать как отдельное юридическое лицо.

Лимит кассы

Правилами денежного обращения установлено, что наличные деньги, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на ее расчетный счет. В кассах хранятся наличные деньги только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком по согласованию с руководителем этой организации. Лимит остатка наличных денежных средств в кассе утверждается на календарный год всем организациям, имеющим кассу и осуществляющим наличные денежные расчеты, независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности. Для этого организации представляют в банк, осуществляющий расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 <2>. По обоснованной просьбе установленный организации на год лимит в течение года может быть изменен.

<2> Данная форма содержится в Приложении 1 к Правилам денежного обращения.

Решение вопроса об установлении лимита кассы для организации, имеющей обособленное подразделение, зависит от того, выделено такое подразделение на отдельный баланс со своим расчетным счетом или нет.

Организации, в состав которой входят обособленные подразделения, не выделенные на отдельные балансы и не имеющие расчетных счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Посмотрим, как это происходит на практике.

Лимит кассы утверждается банком, в котором открыт расчетный счет головной организации. При наличии нескольких расчетных счетов в разных банках головная организация по своему усмотрению определяет банк, который будет утверждать лимит кассы.
Общая сумма установленного лимита кассы распределяется головной организацией на отдельные доли лимита для головной организации и для каждого структурного подразделения. Это распределение оформляется распоряжением руководителя организации, которое доводится до сведения руководителей всех структурных подразделений. Общая сумма всех долей должна быть равна общей сумме лимита кассы организации.
Головная организация уведомляет другие банки, в которых у нее открыты расчетные счета, о размере общего лимита кассы.
Головная организация закрепляет в учетной политике периодичность и сроки сдачи в основную кассу (по месту нахождения головной организации) остатка наличных денежных средств из касс обособленных подразделений, а также необходимость досрочной сдачи наличных денег при превышении обособленным подразделением установленной доли общего лимита.

Представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям организации, расположенным вне места ее нахождения, выделенным на отдельный баланс и имеющим расчетные счета в банках, лимит остатка наличных денег устанавливается обслуживающими банками по месту открытия соответствующих счетов каждого структурного подразделения. Для проверки кассовой дисциплины организации в целом копии установленных лимитов касс для каждого обособленного подразделения должны быть переданы в головную организацию.

Организациям следует уделять особое внимание установлению остатка наличных денег в кассе. Для тех компаний, которые не представили расчет на установление лимита кассы ни в один из обслуживающих банков, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в банки денежная наличность - сверхлимитной. Поэтому во избежание административной ответственности (ст. 15.1 КоАП РФ) необходимо согласовать с банком и утвердить порядок и сроки сдачи наличных денег с учетом режима работы как самой организации (ее обособленного подразделения), так и обслуживающего банка

Е.В.Орлова

Эксперт журнала

"Российский налоговый курьер"