Расчеты с персоналом по прочим операциям проводки. Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по прочим операциям

73 счет бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчёты с персоналом по прочим операциям». Рассмотрим для учета каких операций используется счет 73, с какими счетами корреспондирует счет 73, а также типовые проводки по счету 73 на примере операций выдачи займа сотруднику, компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях и списание недостачи.

Помимо оплаты труда или подотчётных сумм в организации могут возникнуть прочие ситуации по учёту расчётов с персоналом, например, учёт недостач или использование личного имущества. Для этих целей используется счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям».

Рассмотрим какие же бывают прочие ситуации:

• Предоставление займов;
• Возмещению материального ущерба;
• Оплата использования личного имущества (например, автомобиля);
• Возмещение сумм телефонных разговоров;
• Прочие расчёты.

Для каждой ситуации можно выделить отдельный субсчет:

Характеристика счета 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям:

• Является активно-пассивным счётом. Остаток по дебету характеризует задолженность сотрудника, по кредиту – организации;
• Аналитический учёт ведётся в разрезе сотрудников предприятия.

Корреспонденция счета 73 с другими счетами

Таблица 1. По дебету счета 73:

Таблица 2. По кредиту счета 73:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Примеры использования счета 73 в бухгалтерском учете

Пример 1. Учет займа сотруднику по счету 73

01 декабря сотруднице Петровой А.С. выдан займ в размере 70 000 руб. сроком на 1 год под 6%. Займ погашается удержаниями из заработной платы в размере 6 000 руб. ежемесячно. Ставка рефинансирования ЦБ составляла 10%.

Произведем расчет:

• Проценты — 70 000 руб. * 6% / 366 дней в году * 31 календарный день =355,74 руб.;
• Материальная выгода – 70 000 руб. * (2/3 * 10% — 6%) / 366 дней в году * 31 календарный день = 39,53 руб.;
• НДФЛ – 39,53 *35% = 13,84 руб.

Решение примера с проводками по счету 73 в таблице:

Пример 2. Учет компенсации за использование личного автомобиля по счету 73

Сотрудник Петров Е.П. по соглашению с работодателем использует свой личный автомобиль для служебных поездок. Сумма ежемесячной компенсации установлена в размере 2 000 руб. (в пределах нормы — 1 200 руб. и 800 руб. сумма сверх нормы).

Важно! На суммы возмещения за использование личного имущества НДФЛ не начисляется, также эти суммы не облагается страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Пример 3. Выявлены недостачи при инвентаризации

Торговое предприятие ООО «Теле Системы Фон» произвело инвентаризацию товаров на складах по состоянию на 01 декабря. В результате инвентаризации выявлена недостача на общую сумму 5 000 руб. Сумма в пределах норм естественной убыли списана на коммерческие расходы – 4 000 руб., остальное — на виновные лица.

Решение примера с проводками по счету 73:

73 счет бухгалтерского учета — это счет, который предназначен для расчетов с персоналом по прочим операциям. Какие операции учитывать на счете 73 и типовые проводки смотрите в статье.

Характеристика счета 73 в бухгалтерском учете

На счете 73 организации обобщают все виды расчетов с работниками. Исключение - расчеты по оплате труда и с подотчетниками. Об этом сказано в Плане счетов, который утвержден приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

Например, на счете 73 отражают материальную помощь, компенсации сотрудникам за использование личного имущества, за рабочие звонки с личного телефона или процентов по ипотеке, займы на льготных условиях и т. п.

Информацию о заработной плате, которая выдана сотрудникам, выплаченных отпускных и иных расчетах по оплате труда компании должны отражать на специальных счетах.

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведут по каждому сотруднику организации.

Многие спрашивают, активный или пассивный счет 73 в бухучете? Этот счет является активно-пассивным. Остаток по дебету характеризует задолженность сотрудника, по кредиту - компании.

Субсчета к счету 73 в бухгалтерском учете

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» открывают дополнительные субсчета:

• 73.01 "Расчеты по предоставленным займам";
• 73.02 "Расчеты по возмещению материального ущерба";
• 73-3 "Прочие расчеты с персоналом" и др.

Счет 73.01 в бухгалтерском учете. Если компания предоставляет денежный заем своему работнику, то для расчетов по нему она должна использовать субсчет 73.01. Примеры займов:

• работодатель выдает заем сотруднику на приобретение или строительство жилья;
• сотрудник оформляет заем у работодателя для приобретения садового участка или садового домика;
• сотрудник решил обзавестись домашним хозяйством и т.д.

В бухучете выдачу займа сотрудника нужно отразить после выдачи денег сотруднику из кассы или после перевода на его банковский счет.

Если заем предоставлен под проценты, их сумму следует включить в состав прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99). В бухучете проценты, полученные по денежным займам, нужно отражать ежемесячно (п. 16 ПБУ 9/99).

Счет 73.02 в бухгалтерском учете. По общему правилу работник, который причинил организации материальный ущерб, должен его возместить. Для расчетов по возмещению таких ущербов инструкцией по бухучету для этого предназначен субсчет 73.02.

Материальный ущерб может быть нанесен в результате недостач и хищений денег, ТМЦ и брака. Также возможны и другие варианты причинения ущерба имуществу организации.

Возможно, сотрудник будет возмещать стоимость ущерба сверх заработка. Тогда в бухучете нужно сделать проводку:

Счет 73.03 в бухгалтерском учете. Счет 73.03 можно использовать для расчетов по прочим операциям. Например, при расчетах за использование личного имущества сотрудников.

Типовые проводки по счету 73

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям ведут на синтетическом счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». К этому счету могут быть открыты следующие субсчета:

73-1 «Расчеты по предоставленным займам»,

73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и др.

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).

На субсчете 73-1 могут быть оформлены следующие основные проводки:

Дебет 73-1 Кредит 50,51 - на сумму займа, выданного наличными деньгами через кассу организации или перечисленного срасчетного счета организации на вклад работнику в кредитном учреждении;

Дебет 73-1 Кредит 98 «Доходы будущих периодов» - на суммы процентов, уплачиваемых по займу. Указанные суммы ежемесячно подлежат зачислению на финансовый результат деятельности организации в составе прочих внереализационных доходов (Дебет 98 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»);

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» - на сумм1 НДФЛ, рассчитанную с материальной выгоды работника по займу;

Дебет 50,51 Кредит 73-1 - на сумму задолженности по займу, погашенную работником, посредством сдачи наличных денег в кассу организации по приходному кассовому ордеру или посредством зачисления ее на расчетный счет организации в банке (как правило, почтовым переводом);

Дебет 70 Кредит 73-1 - на сумму задолженности по займу, удержанную с сумм начисленной оплаты труда работника.

Если работник увольняется до момента полного погашения задолженности по полученномузайму, сумму задолженности нужноперевести на счет 76: Дебет 76 Кредит 73-1, так как счет 73 предназначен только для расчетов с работниками организации.

На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищенийденежныхи товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видовущерба.

Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям. Они рассчитываются исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (ст. 246 ТК РФ). Если день причинения ущерба невозможно установить, то размер ущерба можно определять на день его обнаружения.

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель вправе создать комиссию с участием соответствующих специалистов (ст. 247 ТК РФ). Основным способом проверки соответствия фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета является инвентаризация имущества. При проведении инвентаризации инвентаризационная комиссия устанавливает не только размер причиненного ущерба, но и причины его возникновения путем истребования объяснений от работника. В соответствии со ст. 247 ТК РФ истребование от работника объяснения в письменной форме для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.

Если ущерб причинен по вине нескольких работников, то его размер определяется для каждого из виновных работников с учетом степени вины, вида и предела материальной ответственности (ст. 238 ТК РФ).

Сумма ущерба, которая не превышает среднемесячного заработка работника, удерживается из его зарплаты на основании приказа руководителя. Приказ должен быть издан не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма ущерба превышает его среднемесячный заработок, то взыскание может осуществляться только через суд (ст. 248 ТК РФ).

Порядок расчета среднего заработка определен ст. 139 ТК РФ. При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. Работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

Схема бухгалтерских проводок по удержанию с виновных лиц сумм нанесенного материального ущерба представлена в таблице 11.14.

В компаниях при расчетах с персоналом, в определенных случаях необходимо использовать 73 счет «Расчеты с персоналом по прочим операциям». К таким случаям относятся: выдача займов работникам, оказание сотрудникам материальной помощи, выплата компенсаций за использование личного имущества сотрудников в служебных целях.

Выдача займов работникам

Замечание 1

Организации имеют право предоставлять сотрудникам займы на льготных условиях. Обязательно для выдачи займа необходимо заключить договор в письменной форме между сотрудником и организацией. Взаимоотношения при заключении договора займа регулируются главой 42 Гражданского кодекса.

При выдаче займа сотрудникам следует учитывать правила определения налоговой базы по НДФЛ. При расчете налоговой базы в данном случае учитываются доходы налогоплательщика в виде материальной выгоды. Материальная выгода, за пользование налогоплательщиком заемными средствами, получается, от экономии на процентах. Ставка НДФЛ по материальной выгоде составляет 35%.

Согласно пункту 2 ст. 212 НКРФ налоговой базой по материальной выгоде является превышение размера процентов за пользование заемными средствами в рублях, исчисленной как 2/3 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ на дату получения дохода, над суммой процентов, согласно условиям договора. Если же заем был выдан в валюте, то материальная выгода исчисляется как превышение процентов, исчисленных исходя из 9% годовых, над процентами, исчисленными на основе условий договора. Организация, являясь налоговым агентом, должна определить базу по НДФЛ, исчислить налог, заплатить его в бюджет.

Заем выданный и возвращенный для целей налогообложения налогом на прибыль не надо учитывать ни в расходах, ни в доходах компании. Сумма процентов, причитающихся компании, является внереализационным доходом и, соответственно, облагаться налогом на прибыль. Схема признания данного вида доходов зависит от методологии учета. Если использует метод начисления, то проценты включаются в доходы ежемесячно. При применении кассового метода датой получения дохода в виде процентов, является день поступления средств на расчетный счет или в кассу предприятия.

Материальная помощь

Предприятия могут выплачивать своим сотрудникам материальную помощь, например, при рождении ребенка, к юбилейной дате, в связи с болезнью. Такие выплаты не связаны с выполнением работниками трудовых обязанностей. Материальная помощь может выплачиваться исключительно по желанию работодателя. Соответственно решение о таких выплатах принимает руководитель компании на основании заявления сотрудника. В заявлении необходимо указать причины обращения за помощью и приложить соответствующие документы. Выплата производится на основании резолюции руководителя на заявлении или приказа. Приказ может быть составлен в произвольной форме, с указанием суммы помощи, срока и источника выплаты.

В связи с тем, что материальная помощь не относится к системе оплаты труда, не носит стимулирующего или производственного характера, то при определении базы по налогу на прибыль, суммы материальной помощи не учитываются.

Согласно пункту 28 ст. 217 НКРФ материальная помощь на одного работника, не превышающая 4 000 рублей в год, не облагается НДФЛ. Все, что начисляется сверх указанной суммы, в общеустановленном порядке облагается налогом. Освобождается от налогообложения вся материальная помощи, выплаченная:

• в связи со стихийными бедствиями или другими чрезвычайными обстоятельствами;
• пострадавшим от террористических актов на территории РФ;
• членам семьи умершего сотрудника или сотруднику в связи со смертью членов семьи;
• сотрудникам при рождении или усыновлении ребенка (не более 50000 рублей).

Для освобождения от налогообложения такие выплаты должны быть единовременными и подтверждаться документами, на право получения данных выплат. Также на данные выплаты не начисляются страховые взносы.

Замечание 2

В бухгалтерском учете материальная помощь признается в качестве прочих расходов, а в налоговом учете - нет, поэтому у предприятия возникает постоянная разница, постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях

Сотрудники с согласия работодателя могут использовать личное имущество в служебных целях, например автотранспорт или устройство связи. Работодатель в данной ситуации должен выплатить работнику компенсацию за использование имущества, а также возместить ему произведенные расходы.

Для этого необходимо составить соглашение об использовании личного имущества сотрудника в интересах работодателя. В соглашении следует указать:

• вид имущества и его основные характеристики;
• права сотрудника в отношении имущества;
• порядок использования имущества в служебных целях;
• размер компенсации за использование;
• порядок компенсации расходов, связанных с использованием;
• срок использования имущества.

Трудовым законодательством не ограничен размер компенсации. Налоговое законодательство в свою очередь ограничивает только размер компенсации за использование личного автотранспорта, в целях учета в расходах по налогу на прибыль. При этом возмещение дополнительных расходов за использование личного автотранспорта в служебных целях, в целях исчисления налога на прибыль не учитываются. Компенсации за использование другого личного имущества может учитываться в полном размере. При этом экономически оправдан будет размер компенсации, соответствующий сумме начисленной амортизации по данному имуществу.

Для подтверждения экономической обоснованности компенсации за использование личного имущества предприятию необходимо иметь в наличии следующие документы:

• соглашение, оформленное в письменной форме
• приказ руководителя компании;
• должностные инструкции по использованию данного имущества;
• документы, подтверждающие расходы;
• документы, подтверждающие право собственности на имущество.

Возмещение материального ущерба

На субсчете «Расчеты по возмещению материального ущерба» 73 счета учитывают расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного сотрудником компании в результате недостач и хищений, брака и иных видов ущерба.

Замечание 3

Сотрудник обязан компенсировать работодателю причиненный ущерб. Неполученные доходы, так называемая упущенная выгода взысканию не подлежат.

Работник несет материальную ответственность в пределах своего среднемесячного заработка, если другое не указано в Трудовом Кодексе РФ. Полная материальная ответственность возлагается на сотрудника в следующих ситуациях:

• если в соответствии с Трудовым Кодексом на сотрудника возложена в полном размере материальная ответственность за ущерб, нанесенный работодателю при исполнении сотрудником трудовых функций;
• фиксации недостачи ценностей, вверенных сотруднику на основании письменного договора;
• ущерба причиненного умышленно;
• причинения ущерба в состоянии любого вида опьянения;
• причинения ущерба в результате преступления сотрудника, установленного судом;
• причинения ущерба в результате проступка административного характера, если он установлен государственным органом;
• разглашения сведений, составляющих тайну, в случаях, предусмотренных ФЗ;
• причинения ущерба не при исполнении сотрудником трудовых обязанностей.

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими совершеннолетия и обслуживающими или использующими ценности.

Взыскание производится по распоряжению работодателя. Распоряжение должно быть отдано не позднее 1 месяца с даты установления работодателем размера причиненного ущерба.

Выплаты, которые предприятия вправе осуществлять в пользу сотрудников, могут относиться не только к заработной плате или к подотчетным суммам. Руководители нередко предоставляют льготные займы работникам , выдают им материальную помощь, оформляют перечисления компенсационного характера. Все эти моменты прямо к оплате труда не относятся. Дополнительный учет расчетов с персоналом по прочим операциям формируется при помощи отдельного счета ― 73.

Что отражает учет расчетов с персоналом по прочим операциям

Все дополнительные выплаты, начисления в пользу сотрудников, а также суммы по удержаниям, которые не учитываются как заработная плата или не рассматриваются как подотчет, собираются на счете 73.

При начислениях или выплатах в отношении каждого работника ведется аналитический учет . Предусматривается открытие субсчетов.

Оформление займов в учете

Организации могут принять решение о заключении с работником договора займа. 73 счет будет в этом случае формировать учет расчетов с персоналом по прочим операциям. Формирование проводок зависит от условий договора. Допускается перечисление денежных средств сотруднику с использованием банковского счета или сумм из кассы предприятия , предварительно снятых для этих нужд со счета:

• Дт 73 ― Кт 50 (51) ― сотрудником организации получен заем.

Возврат средств осуществляется по условиям заключенного договора. Деньги могут быть выплачены непосредственно самим работником. Допускаются и удержания с зарплаты платы в качестве расчетов:

• Дт 50 (51) ― Кт 73 ― оплата работником долга перед организацией;
• Дт 70 ― Кт 73 ― удержана задолженность при начислении заработной платы.

Договоры займа могут быть процентными и беспроцентными. В первом случае организация наряду с погашением долга начисляет работнику проценты за пользование средствами:

• Дт 73― Кт 91.1 ― определены проценты по договору займа, отнесены к прочим доходам;
• Дт 50 (51, 70) ― Кт 73 ― работником перечислены проценты или удержаны из заработной платы.

Если договор займа характеризуется как беспроцентный или же ставка по нему не выше 2/3 от ставки рефинансирования ЦБ, возникает материальная выгода. В этом случае работодателю, как налоговому агенту, необходимо удержать НДФЛ с матвыгоды по ставке 35% для резидентов РФ (для нерезидентов ― 30%). Исключением являются займы, цель которых определяется как приобретение жилья, участков под строительство. Рассчитанный НДФЛ с материальной выгоды удерживается из трудовых начислений:

• Дт 70 ― Кт 68 ― удержан налог на доходы сотрудника при образовании материальной выгоды.

Начисления в пользу работников по 73 счету

Нередко организации перечисляют своим работникам и иные безвозмездные выплаты, к заработной плате не относящиеся. Речь идет о материальной помощи . Начисленные суммы не облагаются налогом в пределах 4000 рублей. Полностью освобождены от НДФЛ суммы, получатели которых пострадали от стихийных бедствий, террористических актов. Рождение ребенка также может быть основанием для получения материальной помощи, необлагаемой налогом в размере до 50 000 рублей.

Учет по расчетам с персоналом по прочим операциям в части оказания материальной помощи отражается следующими записями:

• Дт 91.2 ― Кт 73 ― начисление размера материальной помощи;
• Дт 73 ― Кт 68 ― удержан налог (при необходимости);
• Дт 73 ― Кт 50 (51) ― материальная помощь выплачена.

При использовании личного имущества сотрудника в производственных целях работодатели могут выплачивать компенсационные суммы. Для этих целей также используется 73 счет:

• Дт 20 (25, 26, 44) ― Кт 73 ― начисление компенсационных сумм;
• Дт 73 ― Кт 50 (51) ― выплачена компенсация.

Удержания как учет расчетов с персоналом по прочим операциям

Полученный организацией ущерб, его удержание с виновных лиц также рассматриваются, как учет по расчетам с персоналом по прочим операциям. Такие случаи возникают, например, при обнаружении недостачи. Часть образовавшихся расходов может быть отнесена к прочим, другая часть компенсируется за счет материально-ответственных работников. В бухучете появляются следующие проводки:

• Дт 73 ― Кт 94 ― отражена недостача к взысканию с виновного;
• Дт 70 ― Кт 73 ― из зарплатных сумм удержана недостающая в результате ущерба сумма;
• Дт 50 ― Кт 73 ― расчет по кассе как погашение недостачи.