Любое производство сопряжено с пользовательским расходом сырья. Израсходованные на производство продукции (работ), подлежат документированию. Имеется в виду документальное оформление расхода, то есть списания.
Списывается не только сырье, но и все используемые предприятием материалы. Например, пекарня списывает не только муку и дрожжи, но и бензин (дизтопливо), которое было израсходовано для произведения доставки хлебобулочной продукции.
Списание имеет огромное значение для налогообложения. Поэтому списывающий документ должен иметь юридический статус. О том, что это за бумага и как она оформляется, читайте далее.
Документ и списываемые материалы
Вначале необходимо разъяснить, когда и что списывать.
Списание материалов производится один раз каждый месяц. Для этого оформляется акт на списание. Необходимо учитывать, что списывать можно только те материалы, которые официально были взяты в учет. Такое сырье ставится на приход. Имеется полный приход, включая их объем, который не был истрачен за отчетный период.
Приходные документы оформляются бухгалтерией предприятия-производителя. Они же оформляют израсходованный объем (количество).
Эти документы формируются на основании полученных от поставщика расходных накладных. Далее эта бумага направляется сотруднику, который является материально ответственным (кладовщик, зав. складом, другому ИТР).
Непосредственно при производстве продукции ведется учет фактического количества расходников. В акте списывания указываются именно эти данные.
Но это не все. Для каждого расходника необходимо изучить ГОСТы, ДСТУ, ТУ и другие нормативные документы. Для инертных материалов (и не только) существуют нормальные потери при производстве и транспортировке. Если их не учитывать, то со временем они приобретут большой объем. Появится недостача.
Естественные потери высчитываются как процент от израсходованного количества.
Правила составления актов на списывание
В современном делопроизводстве повсеместно применяется компьютерная среда 1С. В ее базе, как правило, уже содержится форма такого документа. Стоит лишь проставить некоторые данные. А именно:
- наименование расходника,
- его номенклатурный уникальный номер,
- единицу измерения,
- количество (объем, масса).
После распечатывания такого документа, его подписывают:
- материально-ответственные лица (руководитель производственного подразделения и учетчик),
- бухгалтер-учетчик или главбух.
Если в компании не применяется 1С, то для ознакомления можно бесплатно скачать образцы и примеры.
УТВЕРЖДАЮ:
Руководитель
________________ / _______________ /
(подпись) (Ф.И.О.)
"____"____________ 201__ года.
Материалы представляют из себя вещественный резерв, закупаемый организацией для производства или обслуживания определенного процесса. Все они фиксируются на установленных счетах.
В том случае, если выявлен факт обнаружения дефекта или повреждения, осуществляется их списание. Для того чтобы это совершить, нужно выполнить установленные инструкции. Происходит это в определенном порядке:
1. Первым делом, нужно организовать комиссию, состоящую из лиц материально ответственных. Они уполномочены оформить акт списания материалов – особенное свидетельство, включающее в себя дату, ФИО и занимаемые посты лиц данного собрания, перечень списываемых материалов, их объем, стоимость и причину, по которой они списываются. Подписывать акт должны все представители комиссии, после чего он утверждается главой предприятия.
2. После этого, бухгалтер отражает балансовую цену списанных материалов (счет К10) и размеры повреждения или недостачи в рамках непосредственной убыли (Д94). Эти записи производятся на основе акта снятия материалов с балансового учета. В случае если в этом задействованы виновные лица, расчеты производятся с кадрами по компенсации материального убытка (счет 73, субсчет 2).
3. Если списывание происходит по причине природной катастрофы, совершается следующая пометка: Д99 “прибыли и убытки” К10. Подобное действие осуществляется на основе не только акта на снятие с лимитного учета материалов, но и справки из бухгалтерии.
Форма акта на списание материалов
Снятие с балансового учета совершается через определенную ведомость, индекс которой обусловлен наименованием материала и отрасли. Например, акт списания материалов м 29 представляет из себя отчет об издержках строительных материалов.
Форма подобного акта считается основанием для их списания и для сверки фактического расхода стройматериалов с определенными нормами затрат. Ведомость по форме М-29 создается отдельно для каждого объекта и ведется в течение года старшим прорабом (начальником стройучастка) с требующимся для этого числом вкладных листов.
Перед началом стройки ПТО организации заполняет 1-й раздел формы 29, указывая норму требующихся материалов. После этого прораб фиксирует в ней объемы произведенных работ.
Следующий (второй) раздел отражает издержки материалов во время стройки, которые указываются прорабом и сопоставляются (им же) с производственными объемами.
Ежемесячно, в период строительно-монтажных действий, прораб делает отчет по издержкам материала и его перерасходу, при этом, указывая их причины. Этот отчет он должен ежемесячно предъявлять в ПТО и бухгалтерию.
Для последующего месяца прораб получает его лишь после проверки начальника и его утверждения.
Для добавления данных в форму 29 основой считаются такие первичные учетные документы, как транспортная накладная, форма КС-6 (учет произведенных действий), порядок расхода стройматериалов.
В подобных организациях их списывают по комплектовочной карте, которая оформляется в 3-х экземплярах. Ежемесячно выводящиеся сведения по истечении года показывают остаточную часть по всем категориям материалов (бетону, песку и т.д.) и по индивидуальному характеру работ (отделке, инженерным коммуникациям и т.д.).
После анализа всех документов ПТО и бухгалтерия совместно готовят акт, впоследствии заверяющийся подписями членов собранной комиссии и утверждающийся 1-м руководителем стройорганизации.
Пример акта на списание материалов
Акт на списание материалов обязателен не только для того, чтоб в ходе строительных работ у подрядной организации не появлялись всевозможные противоречивые вопросы о расходе материалов.
Для органов контроля (вплоть до инспекции по налогам) он является подкрепляющим и подтверждающим расход документом. Создается акт списания на основе свидетельства проведенных работ (КС-2).
Важный момент, который нужно учитывать, это тот факт, что нормы списания определяются в строгой соразмерности с расценками акта КС-2.
В примере заполнения ведомости на списание материалов можно увидеть, сколько материала было положено по нормативным меркам и какой объем был реально затрачен.
Тем самым можно без труда определить их реальную экономию или возможный перерасход. По правилам заполнения этого документа, в нем должна быть непременно зафиксирована следующая информация:
- – день (календарный) составления документа;
- – место проводимых работ;
- – все представители комиссии (с именами и их занимаемыми постами);
- – наименование материала и его объем;
- – цена и общая стоимость;
- – подписи членов комиссии и начальника предприятия.
Таким образом, акт списания – это документ весьма полезный, причем не только лишь для отчетности, но и для самих руководителей: он дает возможность элементарно проследить материальный расход на порученном строительном объекте.
Образец акта передачи материальных ценностей
Для регистрации факта приема и передачи материальных ценностей формируется подобающий акт, где указываются качественные показатели ценностей, переданных под ответственность на хранение.
Этот документ подписывается хранителем и поклажедателем и является документальным свидетельством передвижения ценностей. Число образцов данного акта и их комплектация определяется отдельно в каждом конкретном случае, так как зависит от ситуации и вида ценностей.
Материальные ценности передаются как на хранение бытовое, так и предусматривающее особые условия сбережения. Соответственно, акт списания материалов подразумевает, первоначально, хранение бытовое.
Передача и получение оформляются актом, составляющимся в соответствии с обговоренными сроками договора хранения. Здесь может быть указан как определенный временной промежуток, так и период с определением “до востребования”. Здесь нужно четко различать подобные документы по своим типовым особенностям:
- – акт приема-передачи материальных ценностей на хранение;
- – приема-передачи товарно-материальных ценностей;
- – приема-передачи основных средств;
- – передача денежных средств.
Понятно, что договор хранения подразумевает передачу вещи с ее последующим возвращением. Данный признак позволяет сделать отличие хранения от охранных обязательств.
В последнем случае ни передача, ни возвращение вещи не включены. Помимо этого, следует учитывать, что при наличии договора хранения передачу и возврат материальных ценностей возможно проводить через оформление и утверждение традиционных накладных с заметкой, что передача производится на хранение под ответственность.
Бланк акта передачи материальных ценностей
Акт передачи материальных ценностей – необходимое свидетельство, оформление которого является мерой общеобязательной при учете наличия хранения товарно-материальных или прочих ценностей.
Законодательством РФ предустановлена единая форма подобного документа – МХ-1 (код 0335001 по ОКУД). Каждому предприятию предоставляется право заполнения этой готовой формы или на ее подобии разработать собственный бланк, если есть потребность в сужении или, напротив, для введения добавочных граф или листов в документе. Однако, строго воспрещается кардинальное изменение, а также исключение реквизитов, установленных законодательством.
Так как данное свидетельство является двусторонним, составляется он в 2-х образцах, также как и акт списания материалов. Заполняется бланк и хранителем, и поклажедателем.
В нем нужно четко квалифицировать передаваемый товар или другую ценность, подробно указав его существенные показа. Весьма существенен ценовой эквивалент переходящего товара, ввиду того, что организация-хранитель представляется фигурой материально ответственной.
По факту утраты или других внештатных обстоятельств она должна будет компенсировать нанесенный ущерб, соизмеримый со ценовым достоинством переданной материальной ценности.
Бланк акта на списание материалов
Бланк акта на снятие с балансового учета материалов носит характер произвольный – унифицированной формы подобного документа нет. В зависимости от специфики организации и вида материала форму акта бухгалтер разрабатывает самостоятельно.
И невзирая на то, что такой документ для облегчения работы с документацией можно не составлять (ввиду отсутствия установленного бланка), налоговая инспекция основательно проверяет именно документальное подтверждение о расходах материального плана. Поэтому существуют некоторые правила для заполнения бланков.
Составляется акт списания материалов таким образом:
- – вверху (правой его части) ставится подпись начальника организации (с расшифровкой подписи и указанием занимаемого поста);
- – далее идет дата и место составления документа;
- – затем – перечисление представителей комиссии (ФИО, должности и подписи);
- – причина изъятия из баланса материалов (хищение, порча, непригодность для последующего использования и т.п.);
- – табличная часть бланка предназначена для перечня списываемых материалов, их объем и стоимость (сумма указывается прописью).
Бланки актов на списание материалов
Любая фирма или предприятие приобретают материалы, а после расходуют их на всевозможные нужды. Для этого оформляются подобающие ведомости:
1. Для регулярного вывода материалов со склада существуют лимитно-заборные карты. На стройке, к примеру, это будет цемент или кирпич. Заполнение подобных бланков делается с расчетом на месячный срок. При этом, один образец сохраняется на складе, а другой – у материально ответственного лица. По окончании срока документ отдается бухгалтеру для фиксирования выбытия материалов.
2. Разовый отпуск товара фиксируется в накладной или требовании на его вывод. При снятии с балансового учета бухгалтер указывает как счет материалов, так и расчет затрат. Однако в бухгалтерии материальный расход учитывается лишь в финансовом эквиваленте. Ввиду того, что материалы поступают неодинаковыми частями, в разное время и по различным ценам, действует несколько вариантов для снятия их с балансового учета:
- Метод средневзвешенной стоимости. Средняя стоимость единицы (на основе полученного товара и его объема) умножается на количество списанных материалов;
- Метод ФИФО. Первоначально списываются материалы 1-й партии, а затем последующие;
- Метод ЛИФО. Вначале снимается с учета последняя партия, а затем – первое поступление материалов. Этот способ часто применяется в строительстве, результат которого записывается в акт списания материалов м 29;
- Метод идентификации. Снятие с балансового учета здесь проводится по себестоимости единицы материала.
При заполнении бланков данных актов указываются все необходимые данные: номер, дату, материал, количество, цену, место хранения, причину списания и общие затрат.
Помимо подписи комиссии (3 человека) и печати руководителя, подобный акт подписывает и лицо материально-ответственное, не являющееся членом комиссии.
Списание материалов в производство предполагает документальное оформление. Ранее для этого использовались унифицированные требования-накладные, лимитно-заборные карты, накладные на отпуск материалов на сторону. А после того, как обязательное применение унифицированной первички было отменено, многие компании переработали указанные документы под свои нужды либо стали использовать самостоятельно разработанные документы. В том числе на практике многие используют акт на списание материалов. Сразу отметим, что унифицированной формы этого документа нет.
Что указывается в акте на списание материалов в производство (образец)
Стоимость материалов, отпущенных в производство или для управленческих нужд, списывается в бухучете на счета учета затрат (п. 93 Методических указаний , утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 N 119н, далее - Методические указания). Но если в течение месяца не все отпущенные материалы были израсходованы, понадобится акт на списание материалов. Он же будет являться документальным подтверждением материальных расходов в налоговом учете. Ведь сумма материальных расходов на конец месяца должна быть уменьшена на стоимость неиспользованных материалов (п. 2 ст. 272 , ст. 319 НК РФ).
В первичных учетных документах на отпуск материалов указывается название материала, количество, цена, сумма, а также назначение (п. 97 Методических указаний). Аналогичные графы должен содержать и бланк акта на списание материалов. Также в акте указывается наименование организации, конкретное подразделение (склад, отдел, цех и т.д.), а также номер акта и дата его составления.
Кроме того, в акте на списание отражается причина списания материалов. Если все материалы списываются по одной и той же причине, общее обоснование может быть указано до перечисления конкретных видов материалов. Если же причины списания разные, в таблице со сведениями о материалах можно предусмотреть дополнительную графу и указывать основания для списания в ней.
Акт на списание может быть составлен за неделю, полмесяца, месяц - любой период в пределах месяца. Каждая организация определяет такой период самостоятельно с учетом своих технологических процессов.
Подписывает акт, как правило, материально-ответственное лицо и руководитель подразделения. Поскольку акт на списание материалов не является унифицированной формой, его нужно утвердить в учетной политике.
Образец акта на списание материалов в 2019 году компании разрабатывают самостоятельно, но с учетом обязательных реквизитов для первичных документов. Дело в том, что по оформленному акту бухгалтер будет списывать расходы. Например, при формировании себестоимости продукции, если списание было в производство. Образцы и бланки актов моете скачать по ссылкам ниже.
Нужно ли начислить НДС со стоимости материалов, списанных в результате порчи: подсказка от Минфина >>>
Образцы актов на списание материалов в 2019 году
Компании могут не применять унифицированные формы документов, а разработать свои - более удобные в оформлении, в которых отражены необходимые реквизиты. Это в полной мере касаетсяакта на списание товарно-материальных ценностей. Укажите в нем причину списания, все обязательные реквизиты для первички по бухгалтерскому законодательству и те, которые нужны вашей компании. О них пойдет речь дальше.
Скачать образцы актов:
Акт на списание материалов (образец 2019)
Какие обязательные реквизиты включить в документ при заполнении
Акт на списание материалов должен содержать обязательные реквизиты первичного документа. Разберем, что это за сведения.
К обязательным реквизитам документа по Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ относятся:
- наименование и дата составления документа
- название организации
- содержание хозяйственной операции и величина ее измерения (например, основанием может быть передача материалов и сырья со склада в производство или на строительство)
- указание должностей и инициалов лиц, совершивших операцию, их подписи.
Бланк самостоятельно разработанного первичного документа компания утверждает отдельным приказом руководителя или приводит в приложении к учетной политике.
Отпуск (передачу) материалов в эксплуатацию (производство) оформляйте следующими документами:
- лимитно-заборная карта (форма № М-8) применяется при систематическом использовании материалов, когда утверждены нормы и планы их расходования;
- накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) применяется в тех случаях, когда материалы передаются территориально удаленному подразделению;
- требование-накладная (форма № М-11) или карточка складского учета (форма № М-17) применяется в остальных случаях.
Этими же документами оформляйте списание имущества стоимостью до 40 000 руб. (другого установленного в учетной политике предела), которое по остальным признакам соответствует основным средствам. Это объясняется тем, что в бухучете его стоимость списывается аналогично материалам .
Момент признания расходов по акту на списание
Дата отпуска материалов (МПЗ) в акте подтвердит момент признания налоговых расходов. Если акт на списание материалов оформляется непосредственно на каждую операцию по отпуску МПЗ, датой списания будет дата составления документа (п. 3 ст. 9 Федерального закона о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Компания вправе оформить акт на списание материалов и в форме сводной ведомости, отразив отпуск МПЗ за период (неделю, месяц). Такой документ составляется в начале периода, и затем в него заносятся данные об отпуске МПЗ. На каждый отпуск важно указывать конкретную дату списания МПЗ — именно в этот момент, а не на дату составления акта в целом, компания вправе включить в налоговые расходы стоимость отпущенных МПЗ (п. 2 ст. 272 НК РФ).
Сводные акты о списании МПЗ целесообразно дополнить такими графами, как «Дата списания» и «Номер партии». При этом каждый отпуск безопаснее заверять подписями соответствующих сотрудников.
Акт на списание материалов нужно составлять своевременно — если по акту МПЗ будут отпущены в производство после сдачи работ, к которым они относятся, есть вероятность отказа в признании расходов.
Совпадение наименования МПЗ, указанных в акте и отраженных в учете, позволит идентифицировать списанный материал и снизит налоговые риски. Безопаснее указывать полное наименование списанного материала, включая марку, сорт и т. д.
Как отражать материалы в акте на списание
Расхождения по марке одних и тех же МПЗ в документах на приобретение и на списание может повлечь претензии налоговиков о необоснованности учета расходов в виде стоимости спорного материала. В постановлении от 13.04.10 № А12-17733/2009 ФАС Поволжского округа признал право компании учесть стоимость материала в налоговых расходах, поскольку совпадение наименования товара в счете-фактуре и товарной накладной — один из признаков реальности совершения операции.
Если на складе учтено несколько марок (сортов) МПЗ, то ошибочное списание на основании акта другой марки (сорта) МПЗ и вовремя не выявленная ошибка приведут к пересортице. Недостача при отсутствии виновных лиц учитывается в расходах только при наличии подтверждающего документа от уполномоченного органа государственной власти (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ), а выявленные излишки по рыночной стоимости придется включить в состав доходов (п. 20 ст. 250 НК РФ).
При большом объеме номенклатуры со схожими наименованиями каждому виду МПЗ целесообразно присвоить номер, который отражать в акте на списание.
Есть способы отразить результаты инвентаризации с выгодой для компании. Например, если обнаружили недостачу, пересортицу или неучтенное имущество.
К примеру, компании выгодно списать недостачу как естественную убыль. Проверьте, возможно, чиновники утвердили нормы естественной убыли для ваших материально-производственных запасов (МПЗ). Тогда спишите часть недостачи в пределах этих норм. Это можно сделать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Налоговики часто сопоставляют количество списанных по документам материалов с количеством МПЗ в иных имеющихся документах. Так, данные о списанных строительной организацией МПЗ по актам на списание материалов сопоставляют с количеством использованных МПЗ по актам приемки выполненных работ (форма № КС-2). При расхождениях инспекторы откажут в признании налоговых расходов и снимут вычеты НДС (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 22.11.10 № А29-1413/2010 , оставлено в силе определением ВАС РФ от 28.03.11 № ВАС-3113/11).
Кроме того, часто МПЗ поступают в одной единице измерения, а списываются в другой. Так, ГСМ, будучи жидкостями, закупаются в килограммах и тоннах (масса), а списываются в литрах (объем). Ситуация осложняется тем, что из-за физических особенностей масса ГСМ остается неизменной, а объем может незначительно измениться (в зависимости от температуры). В этом случае вакт на списание материаловможно добавить вторую единицу измерения и коэффициент пересчета единиц веса в объем.
Так, при отпуске нефтепродуктов в акте на списание материалов указывается фактически переданное количество в литрах, коэффициент перевода из литров в килограммы и масса переданного топлива в килограммах — единица, в которой МПЗ отражены в учете. Порядок пересчета нефтепродуктов из объемных единиц в весовые рассмотрен в письме ФНС России от 24.03.05 № 03-3-09/0412/23 .
Как отразить выбытие материалов для целей налога на прибыль >>> Как отразить списание стоимости материалов при передаче в эксплуатацию (производство) организацией на упрощенке >>>
Если организация платит ЕНВД, списание материалов не окажет влияния на расчет этого налога. Плательщики ЕНВД рассчитывают этот налог исходя из вмененного дохода (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Как отразить списание стоимости материалов при передаче в эксплуатацию (производство) организацией, которая применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД >>>
Кто подписывает акт на списание материалов
В графах «Отпустил» и «Получил» акта на списание материалов важно указать должности ответственных за отпуск и получение материалов лиц, их подписи и расшифровку. Подписывать акты на списание материалов должны лица, непосредственно связанные с отпуском и получением МПЗ. Ведь именно эти лица могут подтвердить, что материалы фактически отпущены и использованы в деятельности, направленной на получение доходов. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 03.07.12 № 2341/12 компания подтвердила фактическое наличие сырья, приобретенного у неблагонадежного контрагента без должной осмотрительности, и использование этого сырья в производстве.
Кроме того, в акт на списание материалов целесообразно добавить подпись лица, разрешившего такой отпуск (заведующего складом, руководителя отдела снабжения). Это позволит обеспечить внутренний контроль за отпуском материалов и избежать несанкционированного расходования материалов.
При этом руководитель или главный бухгалтер не обязаны подписывать акт на списание материалов для подтверждения расходов. Ведь по правилам пункта 4 статьи 9 Закона о бухучете первичный документ подписывается лицами, совершившими операцию и ответственными за правильность ее оформления.
Используемые для работы предметы, как и любой инвентарь, приходят в негодность. Чтобы исключить их из имущества организации, необходимо провести процедуру . Для государственных учреждений действует Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н, который регламентирует, в том числе, и бланки документов, необходимых для утилизации. Образец акта на списание материалов в производство зависит от вида списываемого имущества. Так, существуют:
- акт о списании материальных запасов;
- акт об утилизации мягкого и хозяйственного инвентаря.
Образец акта на списание ТМЦ различается не только видом актива, но и формой бланка.
Образец по форме ОКУД 0504143
Скачать бесплатно бланк акта на списание материальных ценностей можно по ссылке ниже.
Форма ОКУД 0504143 в виде таблицы
Образец акта ОКУД 0504230
Форма ОКУД 0504230 в виде таблицы
Вы также можете скачать бланк акта на списание материалов в Excel.
Основание для составления
Основанием для составления может быть:
- проведенная инвентаризация, в ходе которой выяснилось, что некоторые из объектов учета необходимо утилизировать;
- инициатива ответственных за использование ценностей лиц (МОЛ).
Причина списания материалов в акте на списание зависит от того, какие именно материальные ценности предполагается списать. Например, утилизация мягкого инвентаря может быть обусловлена износом вещи, канцелярские товары должны быть переданы по ведомости от МОЛа непосредственному пользователю (ведомость выдачи ценностей на нужды учреждения по форме 0504210), посуда вносится согласно книге регистрации боя посуды (код формы 0504044). В случае уничтожения предметов инвентаря по утвержденным документам требуется их приложить.
Ответственными лицами являются члены комиссии по поступлению и выбытию активов. Они назначаются приказом руководителя учреждения.
Образец заполнения
Приведем образец акта списания материальных ценностей, пришедших в негодность, на примере столовой детского учреждения.
Шаг 1. Заполняем номер и дату, наименование организации, структурное подразделение, код по ОКПО, ИНН и КПП учреждения, материально ответственное лицо, членов комиссии по поступлению и выбытию активов, реквизиты приказа, на основании которого действует комиссия.
Шаг 2. Комиссия в присутствии (в нашем случае) заведующего столовой проверяет, действительно ли ценности пришли в негодность, что и удостоверяет подписями. Принимает решение о необходимости исключить из ценностей предметы, не удовлетворяющие требованиям к ним.
Шаг 3. После заполнения всех необходимых полей заполняется последний лист с подписью председателя и членов комиссии. Ими могут быть административный персонал организации, работники бухгалтерии, иные специалисты.
Оформляется в двух экземплярах. Один из них передается в соответствующую службу с целью отражения данных в бухгалтерском учете. Второй остается у материально ответственного лица как документ, подтверждающий выбытие материала.
Скачать готовый образец
Сколько хранить
Документ хранится в архиве учреждения не менее пяти лет.
Ответственность
Комиссия несет ответственность за составление документов, проверку материалов, установление полного износа или непригодности ценностей.
Запасы, стоящие на балансе компании, нельзя утилизировать без составления соответствующих бумаг в присутствии членов специально созванной группы, иначе ответственные лица будут отвечать в пределах своего договора об индивидуальной материальной ответственности.
