Первичными и сводными учетными регистрами. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета

Ведение бухгалтерского учета основано на сборе и оформлении документов, фиксирующих факты и явления хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому любая официальная бумага, поступившая в бухгалтерию, не только должна быть проверена по форме и содержанию, но и в обязательном порядке зарегистрирована и подшита для сдачи в архив. А все финансовые данные, отраженные в счетах, договорах, актах, накладных заносятся финансовым работником предприятия в специальную бухгалтерскую программу, которая автоматически их группирует в системе аналитических и синтетических счетов. Таким образом формируются сведения о движении финансовых и материальных ресурсов, фиксируется источник их поступления, а также отражается информация о дебиторской, кредиторской задолженности и об остатках имущества на счетах предприятия. Иными словами, все данные из первичных и внутренних документов предприятия заносятся в специальные счетные таблицы, которые называются учетными регистрами.

Что относится к регистрам бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета – это важные элементы бухгалтерского учета, которые помогают сохранить и упорядочить информацию, отраженную в первичных финансовых и налоговых документах. Он предназначен для систематизации хозяйственных операций на бухгалтерских счетах. Регистры могут иметь разное внешнее оформление, содержаться в специальных журналах, на листах, а также ведение реестров может осуществляться с помощью вычислительной техники. Если для ведения учетных регистров используются компьютеры, то необходимо предусмотреть, чтобы информацию можно было представить на бумажных носителях.

До 2013 года информация, которая содержалась в реестрах бухгалтерского учета на различных предприятиях, являлась коммерческой тайной. Регистры играют две основные роли в хозяйственной деятельности предприятия. Во-первых, на них отображается итоговая информация на бухгалтерских счетах. Во-вторых, благодаря данным документам формируется бухгалтерская отчетность, отображающая результаты деятельности предприятия за определенный период.

Формы регистров

До 2013 года форма реестров бухучета имела единый образец для всех субъектов хозяйственной деятельности. Соблюдение общепринятой формы являлось обязательным для всех юридических лиц. Однако на сегодняшний день все кардинально изменилось. Формы регистров бухгалтерского учета принимаются руководителями предприятий. Несмотря на серьезные изменения, в регистрах должна быть отображена определенная информация, а именно:

• заголовок;
• название предприятия, на котором заполняется соответствующий реестр;
• период, в течение которого проводилось ведение данного реестра бухучета;
• классификация учетных объектов по определенному виду;
• валюта операции;
• должность лиц, которые являются ответственными за ведение соответствующего реестра;
• реквизиты ответственных лиц.

Классификация бухгалтерских регистров

Существуют три основные классификации регистров бухгалтерского учета. Первая классификация отображает назначение определенных реестров бухучета. Бывают:

1. Хронологические. События, которые имели место в хозяйственной деятельности, отображаются в хронологическом порядке с течением времени (регистрационные журналы).
2. Систематические . Заполнение происходит в соответствии с определенными бухгалтерскими счетами. Получается некая систематизация хозяйственной деятельности (сальдовая ведомость).
3. Комбинированные регистры бухучета – это регистры, которые объединяют два предыдущих вида. Использование различных способов записи операций хозяйственной деятельности делает представление более наглядным. Таким образом, запись систематических и хронологических списков носит название комбинированных и предлагает более наглядное представление информации.

Классификация учетных регистров

Реестры могут различаться по обобщению информации:

• Синтетический регистр в бухгалтерском учете – это регистр, при регистрации операции в котором указывается только дата и сумма.
• Аналитические. Кроме информации, которая относится к реквизитам операции, отображается определенное описание данной хозяйственной операции.

Для более полной информации, как и в случае с комбинированными регистрами, могут производить объединение синтетических регистров с аналитическими. В результате такого отображения итоги по каждому из регистров совпадают, что позволят освободить себя от дополнительной проверки правильности расчетов.

Последняя классификация реестров является по внешнему виду:

• Книжное представление. Реестр имеет вид книги, листы которой подшиваются специальным образом, а также пронумеровываются. В конце ставится соответствующая печать и подписи лиц, которые являются ответственными за данный регистр.
• В виде карточки. Данный регистр – это машинописная таблица.
• На свободном листе. Таблица, которая так же, как и книга, впоследствии подшивается. Для регистров на свободных листах ведется специальный реестр, чтобы избежать подмен и других противоправных действий с любой стороны.
• На машинном носителе. Документ электронного образца, который подтверждается специальной электронной подписью и хранится на магнитном носителе. Главным назначением является своевременная печать электронной информации на бумажных носителях.

Защита учетных реестров и исправление ошибок

Лица, которые заполняют и подписывают учетные реестры, отвечают за правильность отражения тех или иных бухгалтерских операций. Они также несут ответственность за достоверное отображение информации на счетах бухгалтерского документа. Хранение регистров должно сопровождаться надежной защитой от неправомерного доступа посторонних лиц, не имеющих соответствующих полномочий для совершения подобных действий. Несанкционированные исправления могут повлечь за собой ответственность.

Исправление ошибок же должно проходить в надлежащей форме, быть обоснованным, а также подтверждаться подписью лиц, которые вносят изменения в регистры. В конце обязательно указывается дата проведения исправление. Разглашение информации, которая содержится в реестрах и не может быть публично озвучена, несет за собой ответственность в соответствии с действующим российским законодательством.

Если вдруг была обнаружена ошибка в документе, то ответственное лицо имеет право внести свои коррективы, подтвержденные личной подписью. Элемент, который является неверным, зачеркивается одной линией для того, чтобы его можно было распознать. Сверху исправления пишется верная информация. Более того, ответственное лицо должно в регистре дать письменное разъяснение той или иной корректировке.

Пример бухгалтерского реестра

Для тех, кто хочет конкретно узнать, что такое регистры бухгалтерского учета, пример будет представлен дальше. Оборотно-сальдовая ведомость является едва ли не самым распространенным регистром в синтетическом учете. Данная ведомость имеет широкое применение при составлении учетного баланса.

Представляется информация в специальной таблице, которая делится на три блока. В первом блоке отображается остаток, который имел место на начало периода. Второй блок содержит оборот хозяйственной деятельности. В третьем блоке записывается сальдо, которое получается в конце периода. В каждом блоке данные записываются по дебету и по кредиту, в результате чего сумма по каждому столбцу должна совпадать. Тех, кого интересует вопрос, что такое учетные регистры в бухгалтерском учете на примере оборотно-сальдовой ведомости, ниже представлена таблица.

В учетной политике, ведя бухгалтерский учет в специально разработанных программах, может учитываться тот факт, что реестры ведутся в формах специального назначения как в электронном формате, так и на бумаге, в основе которых заложены программные реестры. Регистрами, которые формируются на бумаге и в компьютере, может быть Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, которая была представлена выше.

Любое предприятие во время своей хозяйственной деятельности обязано применять учетные регистры согласно российскому законодательству. На основании данных документов в будущем формируется отчетность за определенный период деятельности компании. Также наличие реестров необходимо для систематизации важных данных бухгалтерского учета, в которых учитываются все хозяйственные операции данного предприятия.

Разработка форм регистров коммерческих юридических лиц ложится на административный аппарат предприятия с последующим утверждением со стороны руководителя. На основе утверждения глава компании издает приказ. На предприятиях государственной формы собственности данный аспект утверждается вышестоящим органом в лице Министерства финансов Российской Федерации.

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, в связи с этим любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всœех текущих учетных записей.

• первичные документы;
• учетные регистры;
• отчетные документы.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы принимаются к учету, в случае если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами принято называть совокупность признаков и показателœей, содержащихся в документе, таковыми являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
• личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Все первичные документы имеют унифицированные, ᴛ.ᴇ. типовые формы . К основным первичным документам относятся:

· документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера),

· документы по перечислению денежных средств с расчетного счета (платежные поручения),

· документы по поступлению и отпуску материалов (доверенности, требования, акты о приемке, накладные) и т.д.,

Документы подразделяются также на внутренние , которые используются непосредственно на предприятии, и внешние , поступающие от других физических и юридических лиц.

Бухгалтерские проводки , составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах . Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, регистры несут вторичную информацию , источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации , в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций. Учётные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги , карточки и свободные листы . Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета͵ к примеру, инвентарные карточки для учета базовых средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют из себяучетные регистры большого формата͵ они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические , систематические и комбинированные . В хронологических регистрах операции записываются в последовательности, их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, к примеру, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

Учётные регистры (или регистры бухгалтерского учета) - ϶ᴛᴏ таблицы специальной формы (книги, журналы, карточки, ведомости и пр.). Регистры классифицируются по разным признакам: по характеру записей; по объёму содержания; по форме построения; по внешнему виду, по способу заполнения.

На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом - отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров. Отчетность - это набор форм и показателœей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всœем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Движение первичных документовв бухучёте регламентируется графиком документооборота͵ который составляется бухгалтером и утверждается руководителœем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота должна быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителœей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота͵ в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов. Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах. Установлены определœенные правила и сроки хранения документов в архиве. К примеру, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии - 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы - 3 года, годовые - 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих - 75 лет и т.д.

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета" 2017, 2018.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Еще по теме Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета:

1. Аудит состояния бухгалтерского учета; содержание и проверка учетной политики; система бухгалтерского учета; контроль за правильностью ведения учетных регистров.
2. Законодательные требования к оформлению первичных учетных документов, основные реквизиты, которые должен содержать первичный документ.
3. Учетные регистры, формы и техника бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы. Требования к их составлению. Первичный учетный документ - это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее проведения или непосредственно после ее окончания и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Первичные учетные документы являются основой отражения в бухгалтерском учете информации о совершении хозяйственных операций. К первичным учетным документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, приходный ордер, акт о приемке материалов, лимитно-заборная карта, накладная на внутреннее перемещение материалов, авансовый отчет, товарная и товарно-транспортная накладные и др.

Применение субъектами хозяйствования Республики Беларусь первичных учетных документов регулируется Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности". Согласно статье 9 Закона первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, и формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, которые осуществляют методическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики.

Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" субъектам хозяйствования дано право самостоятельно разрабатывать собственные формы первичных учетных документов, содержащие следующие обязательные реквизиты:

Наименование, номер документа, дату и место его составления;

Должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

Постановлением от 08.12.2003 N 168 "Об утверждении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов" Министерство финансов Республики Беларусь утвердило типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкцию о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов. Инструкцией определен порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации субъектами хозяйствования и порядок внесения изменений и дополнений, учитывающих специфику организации производства, в типовые унифицированные формы. Если специфика вида хозяйственной деятельности требует применения типовых унифицированных форм первичной учетной документации с дополнительными реквизитами, не содержащимися в данных формах, то организация вправе внести их, оформив соответствующий организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.).

Разработка и утверждение унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики возложены на республиканские органы государственного управления (кроме Министерства обороны и иных органов государственного управления, имеющих воинские формирования, воинские части, и организаций, финансируемых из бюджета).

Республиканские органы государственного управления обязаны согласовывать унифицированные формы первичной учетной документации с Министерством финансов Республики Беларусь.

Объединения (учреждения), подчиненные Совету Министров Республики Беларусь (например, концерны), разрабатывают унифицированные формы первичной учетной документации для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики и представляют их для утверждения в Министерство финансов Республики Беларусь. Этими формами вправе пользоваться все субъекты хозяйствования Республики Беларусь, занимающиеся производственной деятельностью в данных сферах, независимо от подчиненности и формы собственности.

Среди типовых и унифицированных документов есть обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений, например приходные и расходные кассовые ордера, товарные и товарно-транспортные накладные, квитанции на прием наличных денег от населения и организаций и др. В большинство же унифицированных форм первичной учетной документации могут включаться дополнительные реквизиты, связанные с характером хозяйственных операций и системой обработки данных. Однако при этом все реквизиты типовых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные Приказом Министра финансов Республики Беларусь или согласованные с Министерством финансов Республики Беларусь, остаются без изменения (включая коды форм, наименования документов). Удаление отдельных реквизитов из типовых унифицированных форм не допускается.

Организации, использующие в своей деятельности самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, обязаны привести эти формы в учетной политике. Формы первичной учетной документации могут быть представлены отдельным приложением к учетной политике в виде рабочих альбомов форм первичной учетной документации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Копии списков должностных лиц, которым предоставлено право подписи конкретных первичных учетных документов, с образцами их подписей должны быть переданы в бухгалтерию, материально ответственным лицам, производящим выдачу материальных ценностей по документам. Подписи в документах должны быть разборчивыми. Ответственность за достоверность содержащихся в первичных учетных документах данных несут лица, составившие и подписавшие документ.

На бухгалтера возлагается особая ответственность за контроль правильности оформления первичного учетного документа в соответствии с установленными требованиями. Прежде всего бухгалтер производит проверку по форме, в процессе которой устанавливает необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и подлинность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляется арифметическая проверка, определяющая правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают целесообразность хозяйственных операций. Отсутствие, несвоевременное оформление или принятие к учету неправильно заполненных первичных документов могут привести к искажениям показателей бухгалтерской отчетности и налоговых расчетов.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Исправления в первичных учетных документах осуществляются путем зачеркивания неправильных записей и надписи сверху правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

К учету первичные учетные документы принимаются в оригинале. Лишь в порядке исключения возможно применение копий, например при восстановлении учета вследствие пропажи или потери документов при чрезвычайных ситуациях, а также в случаях, специально оговоренных в инструкциях. В качестве примера можно привести Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденное Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 N 55 (с изменениями и дополнениями), согласно которому возмещение расходов на получение виз и загранпаспортов может производиться по копиям платежных документов.

Первичная учетная документация должна обеспечивать возможность составления бухгалтерской, статистической или другой отчетности, предусмотренной законодательством Республики Беларусь и необходимой для управления организацией.

Документооборот и хранение документов. Под документооборотом понимается путь, который проходят документы с момента выписки и до сдачи на хранение в архив. Первичные документы выписывают, как правило, работники отделов служб, цехов и других подразделений предприятия. В бухгалтерии лишь некоторые из них визируются до совершения хозяйственной операции. В основном же документы поступают в бухгалтерию после совершения хозяйственной операции, где они проверяются и при отсутствии нарушений записываются в соответствующие бухгалтерские регистры с составлением проводок.

В бухгалтерии до составления месячной (квартальной) отчетности документы хранятся у исполнителей в столах, шкафах, сейфах и других местах, недоступных для посторонних. После составления отчетности документы сдаются в архив бухгалтерии. Это отдельная, закрывающаяся на ключ, комната, оборудованная полками для хранения документов. Ключ от комнаты находится у главного бухгалтера или работника бухгалтерии, которому поручено вести архив. Перед сдачей в архив бухгалтерии документы группируются и оформляются в дела. Документы, связанные с учетом денежных средств и материальных ценностей, обязательно переплетаются, другие виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в пачки.

Сроки хранения документов установлены законодательно. По разным видам документов они различны. После истечения установленного срока хранения документы могут быть уничтожены. Решение об уничтожении документов принимает руководитель организации на основании акта о выделении к уничтожению документальных материалов, составленного экспертной комиссией. Процедура уничтожения документации установлена законом. Умышленное или неосознанное уничтожение документации ведет к серьезным экономическим последствиям для организации и уголовной ответственности виновных лиц. При ликвидации организации документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в государственный архив.

Ответственность за создание необходимых условий для правильного хранения и сохранность документов несет руководитель организации.

Учетные регистры. Учетными регистрами называются различные формы (таблицы), предназначенные для ведения учетных записей.

Учетные регистры классифицируются по нескольким признакам. По характеру бухгалтерских записей регистры подразделяются на регистры хронологической, систематической и комбинированной записи. В регистрах хронологического учета записи производятся в порядке совершения хозяйственных операций. Примером регистра хронологической записи является журнал хозяйственных операций. В систематических регистрах бухгалтерские записи группируются (систематизируются) по какому-либо однородному признаку. Характерной особенностью таких регистров является то, что в системном учете они отражаются не ежедневно, а по окончании определенного промежутка времени, например месяца. Примерами регистров систематической записи являются Главная книга, лимитно-заборная карта на материалы. Комбинированные регистры сочетают в себе элементы хронологических и систематических регистров. Примером регистров комбинированной записи являются журналы-ордера, группировочные и накопительные ведомости.

По внешнему виду регистры делятся на книги, карточки, ведомости. В форме книг, например, ведутся Главная и кассовая книги. Особенностью книг как регистров бухгалтерского учета является то, что листы в книгах, как правило, пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. На карточках ведется учет объектов основных средств, материалов и некоторых других активов. В ведомостях оформляются начисление заработной платы, расчет амортизации и др.

По порядку ведения записей учетные регистры классифицируются на регистры, ведущиеся ручным и машинным способом. При ведении регистров на машинных носителях должна быть предусмотрена возможность вывода информации на бумажные носители.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются предприятиями самостоятельно с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета. Регистр бухгалтерского учета должен содержать название, период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за его ведение.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие учетные регистры. Допущенные ошибки при заполнении учетных регистров в отчетном году исправляются тремя способами: корректурным, способом "красное сторно" и способом дополнительных проводок.

При корректурном способе неправильные сведения зачеркиваются тонкой чертой, чтобы было видно зачеркнутое, а сверху над зачеркнутым пишут правильные сведения. На поле регистра (обычно справа) напротив строки с исправлением ставится подпись лица, внесшего исправление в реестр, указывается его фамилия.

Способом "красное сторно" исправляются отраженные в регистрах суммы, где неверно указана корреспонденция счетов. Для этого повторно красными чернилами пишется эта же проводка. При подсчете итогов суммы, указанные красными чернилами, вычитаются. После этого в регистре обычными чернилами отражается правильная проводка.

Способ дополнительных проводок используют, если проводка в учетный регистр записана верно, но сумма по ней занижена. В этом случае на сумму занижения составляется и отражается в регистре дополнительная бухгалтерская проводка обычными чернилами.

Исправления в учетных данных вносятся в месяце, когда была обнаружена ошибка, независимо от того, в каком периоде она допущена.

Формы бухгалтерского учета. Обработка данных первичного учета и получение сводной бухгалтерской информации ведется с использованием форм бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета понимают перечень учетных регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способ внесения информации в них.

В настоящее время на практике применяются четыре формы ведения бухгалтерского учета: упрощенная, мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная.

Упрощенная форма бухгалтерского учета рекомендована для применения на малых предприятиях различных форм собственности. На каждый первичный документ составляется бухгалтерская запись, которая отражается в учетном регистре - книге учета хозяйственных операций. На основе итогов записей по данным книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам и бухгалтерский баланс.

Аналитический учет ведется в книгах и на карточках. Итоги регистров аналитического учета переносят в оборотные ведомости аналитического учета. Итоги оборотных ведомостей при сверке за месяц должны соответствовать оборотам того синтетического счета, к которому были открыты аналитические счета.

учета по упрощенной форме

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐

└────┬──────────────────────┬─────────────────────────────────┘

┌────────────────────┐ ┌──────────────────────┐ ┌──────────────┐

│ Карточки │ │ Книга учета │<───┤Кассовая книга│

│аналитического учета│ │хозяйственных операций│ └──────────────┘

└──────────┬─────────┘ └──────────┬───────────┘

┌────────────────────────┐ ┌───────────────────────┐

│ Оборотные ведомости │ │ Оборотная ведомость │

│по аналитическим счетам │ │по синтетическим счетам│

└──────────┬─────────────┘ └─────┬─────────────────┘

┌───────────────────────────────────────────┐

│ БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС │

│ и другие формы отчетности │

└───────────────────────────────────────────┘

При мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета первичный учетный документ записывается в учетный регистр - мемориальный ордер. В мемориальном ордере составляется бухгалтерская запись по данной хозяйственной операции. Все мемориальные ордера регистрируются в хронологическом порядке в регистрационном журнале, что обеспечивает сохранность документов и полноту отражения информации на синтетических счетах. В дальнейшем данные мемориальных ордеров записывают на синтетических счетах Главной книги. Для каждого синтетического счета в Главной книге отводится один развернутый лист, разделенный на дебетовую и кредитовую части. На основании итогов записей Главной книги ежемесячно составляют оборотную ведомость.

Параллельно с синтетическим ведется аналитический учет на карточках (книгах). По окончании месяца по итоговым данным аналитических счетов составляют оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых сверяют с оборотами соответствующего синтетического счета.

Схема регистрации данных бухгалтерского учета

по мемориально-ордерной форме

┌────────────────────────────────────────────────────┐

│ ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ │

└──┬────────────────────────┬──────────────────────┬─┘

│ Группировочные │ │ Мемориальные │ │ │

│ и накопительные │ │ ордера │ │ Кассовая книга │

│ ведомости │ │ │ │ │

└────────────────────┘ └─────────┬──────────┘ └────────────────────┘

┌─────────────────────────┼─────────────────────────┐

┌────────────────────┐ ┌────────────────────┐ ┌────────────────────┐

│ │ │ Журнал регистрации │ │ Карточки (книги) │

│ Главная книга ├─┐ │ мемориальных │ │аналитического учета│

│ │ │ │ ордеров │ │ │

└──────────┬─────────┘ │ └────────────────────┘ └─────────┬──────────┘

┌────────────────────┐ │ ┌────────────────────┐

│Оборотная ведомость │ │ │ Оборотные ведомости│

│ по синтетическим │ │ │ по аналитическим │

│ счетам │ │ │ счетам │

└──────────┬─────────┘ │ └────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────┐

└─────────────────────────────────────────────────────┘

Как следует из названия, основными регистрами журнально-ордерной формы учета являются журналы-ордера. Кроме них, для отражения в учете хозяйственных операций используются вспомогательные ведомости, разработочные таблицы, листки-расшифровки.

При журнально-ордерной форме учета данные первичных учетных документов записываются в соответствующие журналы-ордера. Каждый журнал-ордер ведется по кредитовому признаку и предназначается для учета строго определенных операций, иными словами, кредитовые обороты любого счета в разрезе корреспондирующих счетов отражаются в одном журнале-ордере. Так, журнал-ордер N 1 и ведомость к нему предназначены для учета кассовых операций, журнал-ордер N 2 и ведомость к нему - для учета операций по расчетному счету, журнал-ордер N 3 - для учета расчетов по прочим счетам в банке и финансовым вложениям и т.д.

Если количество однотипных первичных документов велико, то сведения, указанные в них, сначала отражают в разработочных таблицах и вспомогательных ведомостях. Затем итоги указанных таблиц и ведомостей переносят в журналы-ордера. Итоги за месяц по каждому журналу-ордеру переносят в Главную книгу, открываемую на год. Для каждого синтетического счета в Главной книге отводится один развернутый лист, куда заносят суммы дебетовых и кредитовых оборотов и остаток на начало и конец месяца. Поскольку в журналы-ордера кредитовые обороты по счетам записывают в разрезе корреспондирующих счетов, в Главной книге кредитовый оборот по соответствующему счету отражают только итоговой суммой. Дебетовые обороты соответствующего счета в Главную книгу записывают в разрезе корреспондирующих счетов. На основании данных Главной книги составляют оборотно-сальдовую ведомость и бухгалтерский баланс.

Аналитический учет ведется в карточках (книгах). В некоторых журналах-ордерах (например, журналы-ордера N 6, 7) синтетический и аналитический учет совмещены.

Недостаток журнально-ордерной формы учета заключается в том, что каждый журнал-ордер, вспомогательная ведомость, разработочная таблица имеют свою методику ведения, требуют значительного времени для изучения и освоения.

Схема регистрации данных бухгалтерского

учета по журнально-ордерной форме

┌──────────────────────────────────────────────┐

│ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ │

└──┬───────────────────┬─────────────────────┬─┘

│ │ │ │ │ Накопительные │

│ Карточки (книги) │ │ Журналы-ордера │ │ и группировочные │

│аналитического учета│ │ │ <──┤ ведомости, │

│ │ │ │ │ кассовая книга │

┌────────────────────┐ ┌─────────────────────┐ ┌────────────────────┐

│Оборотные ведомости │ │ │ │ Оборотная ведомость│

│ по аналитическим │ │ Главная книга ├───>│ по синтетическим │

│ счетам │ │ │ │ счетам │

└────────────────┬───┘ └──────────┬──────────┘ └─────┬──────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐

│ БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС и другие формы отчетности │

└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Автоматизированная форма бухгалтерского учета находится на стадии развития и совершенствования. На данном этапе схема регистрации данных выглядит следующим образом: сведения о совершенных хозяйственных операциях из первичных документов в последовательности, определенной компьютерной программой, вносятся в оперативную память машины, которая обрабатывает полученную информацию с помощью программного обеспечения и формирует регистры синтетического и аналитического учета, сводные регистры в виде Главной книги и бухгалтерской отчетности установленной формы, осуществляет автоматизированный контроль за ведением бухгалтерского учета.

Схема регистрации данных бухгалтерского

учета по автоматизированной форме

│ Программное │ │ Первичные │ │ Нормативно- │

│ обеспечение ├─────────>│ документы │<─────────┤ справочная │

│ │ │ │ │ информация │

└─────────────┘ └──────┬──────┘ └─────────────┘

┌─────────────┐

│ Ввод данных │

│ в ЭВМ │

└──────┬──────┘

┌─────────────┐

│ Обработка │

│ полученной │

│ информации │

└──────┬──────┘

┌────────────────────────┼────────────────────────┐

┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐

│ Отчетность │ │ Регистры │ │ Документация│

└─────────────┘ └─────────────┘ └─────────────┘

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица.

Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей:

• первичные документы;
• учетные регистры;
• отчетные документы.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты.

Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
• личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Все первичные документы имеют унифицированные, т.е. типовые формы. К основным первичным документам относятся:

Документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера),

Документы по перечислению денежных средств с расчетного счета (платежные поручения),

Документы по поступлению и отпуску материалов (доверенности, требования, акты о приемке, накладные) и т.д.,

Документы подразделяются также на внутренние , которые используются непосредственно на предприятии, и внешние , поступающие от других физических и юридических лиц.

Бухгалтерские проводки , составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций. Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности, их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

Учетные регистры (или регистры бухгалтерского учета) - это таблицы специальной формы (книги, журналы, карточки, ведомости и пр.). Регистры классифицируются по разным признакам: по характеру записей; по объему содержания; по форме построения; по внешнему виду, по способу заполнения.

На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом — отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров. Отчетность — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов. Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах. Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.