ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ
по дисциплине: «Бухгалтерский учет в торговле»
«Документирование хозяйственных операций в торговле»
Выполнил: Бухмастова А.А.
Студент группы: 2007 – ВБУ
Проверил: Фролова И.В.
Ростов – на – Дону
Введение
1.1 Порядок оформления первичных документов
1.2 Момент создания первичных документов
1.3 Внесение исправлений в первичные документы
1.4 Учетные регистры
1.5 Сроки хранения первичных учетных документов
2. Документирование хозяйственных операций
2.1 Внешние первичные документы
2.2 Внутренние первичные документы
3. График документооборота торговой организации
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Каждому российскому бухгалтеру известно, насколько важным является правильное и своевременное оформление первичных бухгалтерских документов, без которых ведение бухгалтерского учета и начисление налогов просто невозможно. Для торгового предприятия, имеющего дело с большим количеством товарно-материальных ценностей, а следовательно, и документов, эффективная организация документооборота является особенно актуальной. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ (далее - Закон «О бухгалтерском учете») все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Таким образом, основными функциями первичных документов являются:
1. Обоснование правомерности отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.
2. Доказательство правильности и достоверности определения налогооблагаемой базы для начисления налоговых платежей в бюджет и внебюджетные фонды.
3. Контроль за поступлением, движением и выбытием товарно-материальных ценностей, денежных средств и иного имущества предприятия, а также имущественных прав.
1. Основные правила документооборота в торговых организациях
1.1 Порядок оформления первичных документов
Все бухгалтерские операции оформляются оправдательными первичными документами. От того, правильно ли оформлен первичный документ, зависит правомерность отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование документа;
2) дату составления документа;
3) наименование организации, от имени которой составлен документ;
5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7) личные подписи указанных лиц.
Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
1.2 Момент создания первичных документов
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков (п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета).
1.3 Внесение исправлений в первичные документы
Согласно пункту 16 Положения по ведению бухгалтерского учета, внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также
1.4 Учетные регистры
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), с использованием специализированных программ (1: С), с последующим хранением документов как в электронном виде, так и в печатном. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
Система учетных регистров выбирается предприятием самостоятельно в зависимости от специфики деятельности и от величины предприятия.
1.5 Сроки хранения первичных учетных документов
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
2. Документирование хозяйственных операций
Первичные документы по учету товаров могут быть условно разделены на внешние и внутренние.
Внешние первичные документы отражают движение товаров от поставщиков в торговую организацию (входящие документы) и от торговой организации к покупателям (исходящие документы). Отличительной особенностью внешних документов является тот факт, что они подписываются не только уполномоченными лицами самой торговой организации, но и ответственными лицами предприятия-контрагента. При этом входящие документы также и оформляются сторонней организацией.
Внутренние первичные документы призваны обеспечить учет товаров внутри торговой организации, а именно движение товаров внутри организации, списание непригодных для реализации и внутреннего использования товаров, контроль за товарными потоками, внутреннюю отчетность о товарных операциях и т.д. Внутренние документы подписываются уполномоченными сотрудниками торговой организации.
2.1 Внешние первичные документы
К внешним первичным учетным документам, унифицированные формы которых предусмотрены Постановлением N 132, относятся:
- «Акт о приемке товаров» (ТОРГ-1); - «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (ТОРГ-2); - «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров» (ТОРГ-3); - «Заказ-отборочный лист» (ТОРГ-8); - «Спецификация» (ТОРГ-10); - «Товарная накладная» (ТОРГ-12); - «Приходный групповой отвес» (ТОРГ-17); - «Расходный отвес (спецификация)» (ТОРГ-19); - «Заказ» (ТОРГ-26). Накладные (ТОРГ-12).
Накладная в торговой организации может выступать как приходным (входящим), так и расходным (исходящим) товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации.
2.2 Внутренние первичные документы
- «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» (ТОРГ-4); - «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика» (ТОРГ-5); - «Акт о завесе тары» (ТОРГ-6); - «Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары» (ТОРГ-7); - «Упаковочный ярлык» (ТОРГ-9); - «Товарный ярлык» (ТОРГ-11); - «Накладная на внутреннее перемещение товаров, тары» (ТОРГ-13); - «Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)» (ТОРГ-14); - «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей» (ТОРГ-15); - «Акт о списании товаров» (ТОРГ-16); - «Журнал учета движения товаров на складе» (ТОРГ-18); - «Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров» (ТОРГ-20); - «Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции» (ТОРГ-21); - «Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц» (ТОРГ-22); - «Товарный журнал работника мелкорозничной торговли» (ТОРГ-23); - «Акт о перемеривании тканей» (ТОРГ-24); - «Акт об уценке лоскута» (ТОРГ-25); - «Журнал учета выполнения заказов покупателей» (ТОРГ-27); - «Карточка количественно-суммового учета» (ТОРГ-28); - «Товарный отчет» (ТОРГ-29); - «Отчет по таре» (ТОРГ-30); - «Сопроводительный реестр сдачи документов» (TOPГ-31).
Внутренние документы можно условно разделить на:
Внутренние приходные первичные документы составляются торговой организацией в том случае, когда внешние первичные документы от поставщика не поступили.
Внутренние расходные документы составляются при внутреннем перемещении товаров, когда право собственности на них остается за торговой организацией.
Распорядительные документы составляются, как правило, комиссией, создаваемой приказом (распоряжением) руководителя торговой организации. На основании данных документов в бухгалтерском учете отражаются операции, связанные со списанием испорченных товаров, непригодных для реализации и дальнейшего использования, или с оприходованием выявленных излишков товаров.
Описательные документы сами по себе не связаны с отражением торговых операций на счетах бухгалтерского учета, но тем не менее их заполнение необходимо, поскольку они дают описание товаров, на которые составляются.
Учетно-отчетные внутренние документы отражают состояние и движение товарно-материальных ценностей на складах, в магазинах и т.п. Указанные первичные документы необходимы для своевременного отражения товарных операций на счетах бухгалтерского учета, а также для контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.
3. График документооборота торговой организации
Порядок организации документооборота установлен пунктом 5 Положения о документах и документообороте.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
Работники предприятия (начальники отделов, кладовщики подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.
Приведем пример графика документооборота многопрофильной торговой организации, реализующей товары оптом и в розницу через магазин, а также осуществляющей комиссионную торговлю. При этом в нашем примере акцентируем внимание только на тех первичных документах, по которым разработаны унифицированные формы, так как любая организация может самостоятельно утвердить внутренние формы первичной документации в неограниченном количестве, и отразить все их многообразие в примерном графике не представляется возможным.
Кроме того, в примерном графике документооборота примем во внимание только те первичные документы, которые отражают специфику деятельности торговой организации. Унифицированные формы, применяемые всеми предприятиями независимо от вида деятельности, например по учету основных средств, МБП, труда и заработной платы и т.п., в примере не рассматриваются.
В графике документооборота, приведенном в качестве приложения к Положению о документах и документообороте, предусмотрены также следующие графы:
- «Передача документа в архив» (кто исполняет);
- «Передача документа в архив» (срок исполнения).
Заключение
Торговая деятельность - вид предпринимательской деятельности, направленный на удовлетворение покупательского спроса путем реализации товаров потребительского назначения и предоставления услуг общественного (массового) питания.
Поступление, перемещение и отпуск товарно-материальных ценностей оформляются первичными документами в количественном и стоимостном выражении. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией в составе применяемой ею системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций (в соответствии с утвержденными формами первичной учетной документации в торговле).
Одним из основных документов, определяющих порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, является План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению.
Учет товаров ведет материально ответственное лицо. Этот учет может быть организован разными способами в зависимости от способа хранения товаров (партионный или сортовой). При любом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров в натуральном измерении на основании приходных и расходных товарных документов или в натуральном и стоимостном измерениях одновременно.
Список используемой литературы
1. Булатова З.Г., Булатов М.А. Бухгалтерский учет товарных и кассовых операций в торговых организациях.-М.: ЮНИТИ, 2004.
2. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов /под ред. Бабаева Ю. А. –М., 2006.
3. Геворкян Е.А. Бухгалтерский учет товарных операций в торговле. Учебное пособие. – М., 2006.
4. Гудович Г.К. Бухгалтерский учет торговых операций. Учебное пособие. –М., 2007
5. Ивашкин Б. Бухгалтерский учет в торговле. Уч.- прак. курс. –М., 2002.
6. Караваев В.П. Торговые операции: бухгалтерский и налоговый учет по видам деятельности. -М.: ЮНИТИ, 2007.
7. Николаева Г. Бухгалтерский учет в торговле. –М., Приор - издат. 2007.
8. Макарьева В. Торговые операции: учет и налогообложение. –М., 2006.
9. Холоденко Е.М. Бухгалтерский учет торговых операций. НОУ «Липец. экол. - гум. ин - т». – Липецк, 2006.
10. Бухгалтерский учет на предприятиях малого бизнеса. // «Консультант», № 2, 2002.
11. Баканов М.И, Дмитриева И.М., Чиркова М.Б. «Бухгалтерский учет в торговле». Учебное пособие для ВУЗов 2 изд., 2006 г.
12. Агафонова М.Н. «Бухгалтерский учет в оптовой и розничной торговле и документооборот». Учебное пособие. 2009 г.
13. Филина Ф.Н. «Документация торгового предприятия» - лекции отраслевого бухгалтерского учета. 2008г.
Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации (дисках, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ - любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.
Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.
Формы и реквизиты документов. Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их число в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким реквизитам относят: наименование документа, дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции. Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленные порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Единые формы документов в Российской Федерации разрабатывают централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях называется унификацией. В Российской Федерации унифицированы формы кассовых документов, почти все банковские документы и некоторые другие. Они обязательны для всех отраслей народного хозяйства. Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренные альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.
Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.
Порядок составления и обработки документов. Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают. Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:
Написанному в исправление ошибки верить (новый текст или сумма)
Дата Подпись
В некоторых документах, например приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.
Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют, прежде всего по форме, и устанавливают необходимое число заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают расценку, группировку и разметку (контировку) их. Под расценкой, или таксировкой, документов понимают денежную оценку указанных в документе материальных ценностей. Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные. Разметка, или контировка, заключается в определении и записи корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.
После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив. Процесс прохождения документов от момента выписки до сдачи на хранение в архив называется документооборотом.
Студент должен
иметь представление :
О значении документации для бухгалтерского учета
знать :
Классификацию и требования к первичным учетным документам
Порядок обработки первичных учетных документов
7.1 Значение документации в бухгалтерском учете и требования, предъявляемые к первичным учетным документам
7.2 Классификация и обработка первичных учетных документов
7.3 Организация документооборота. Порядок изъятия первичных документов
7.1 ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ И ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ПЕРВИЧНЫМ УЧЕТНЫМ ДОКУМЕНТАМ
Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и вместе с инвентаризацией представляет прием первичного наблюдения.
Документация - процесс регистрации и юридического оформления наблюдаемых фактов.
Документ (от лат. documentum - свидетельство, доказательство) - письменное распоряжение или свидетельство о совершении хозяйственной операции. Он подтверждает право на совершение хозяйственной операции, ее законченность и хозяйственную целесообразность.
Порядок ведения первичной документации регламентирован ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Согласно этим нормативным актам, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.
В бухгалтерском учете документация имеет следующее значение :
Является основой, базой, началом всей системы бухгалтерского учета;
От правильности документального оформления хозяйственных операций зависит достоверность учетной информации;
От правильной работы с документами зависит эффективность ведения бухгалтерского учета, эффективность системы управления.
Хозяйственная операция, не оформленная первичным документом, к учету не принимается, и этот факт как экономическое событие места не имеет, так как нет объекта бухгалтерского учета.
Требования , предъявляемые к первичным документам:
1. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты (показатели, зафиксированные в документе):
Наименование документа (формы);
Код формы;
Дата составления;
Наименование организации, от имени которой составлен документ;
Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
Личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
Кроме перечисленных, могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции. Например, суммы НДС, номер документа, адрес организации и др.
2. К учету принимаются первичные документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны утверждаться руководителем организации и содержать обязательные реквизиты.
3. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.
4. В первичных учетных документах должны быть заполнены все предусмотренные формой реквизиты, что позволяет точно установить содержание и условие совершения операций.
5. Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправлений.
6. Исправления в кассовых и банковских документах не допускаются.
7. Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
8. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами, без их подписей документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
9. Первичные документы составляются на бумажных и машинных носителях информации.
10. Организация обязана хранить первичные документы в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
7.2 КЛАССИФИКАЦИЯ И ОБРАБОТКА ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам:
1. По назначению :
Распорядительные - документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);
Оправдательные - документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансовый отчет);
Бухгалтерского оформления - документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплаты труда);
Комбинированные - документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда).
2. По содержанию хозяйственных операций :
Материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер);
Денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);
Расчетные - документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура).
3. По объему отраженных операций :
Первичные - документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);
Сводные - документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира).
4. По способу использования :
Разовые - документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции [накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов];
Накопительные - документы, используемые для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта).
5. По числу учитываемых позиций :
Однострочные - документы, содержащие одну учетную позицию;
Многострочные - документы, содержащие две и более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость).
6. По месту составления :
Внутренние - документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);
Внешние - документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования).
7. По способу заполнения :
Заполняемые вручную;
Заполняемые при помощи средств вычислительной техники.
Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:
1. Организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации.
2. Финансово-расчетные - документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации.
3. Документы по снабжению и сбыту - материальные документы.
Обработка первичных документов происходит в бухгалтерии, она заключается в проверке поступивших документов по форме, в арифметической проверке и проверке по существу. Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены. Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета, первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, авансовым отчетам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
7.3 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. ПОРЯДОК ИЗЪЯТИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Документооборотом называется движение документов с момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив. Для рациональной организации документооборота в организации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота. Он включается в учетную политику предприятия.
Работники производственных подразделений и функциональных служб организации заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика. В ней перечисляются первичные документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в подразделения организации. Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение документов, достоверность сведений, содержащихся в них, и своевременную передачу документов для отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписавшие документ. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Согласно п. 3 ст. 7 Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете», требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.
Согласно Федеральному закону РФ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, то есть основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов «на проверку » действующим законодательством не предусмотрено.
Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества изымаемых документов.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Вопросы по теме 7 Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета:
1 Перечислите обязательные реквизиты первичных учетных документов.
2 Назначение графика документооборота.
3 Порядок изъятия первичных учетных документов.
Документооборот – движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив.
Документирование операций – это сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах.
Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.
Все хозяйственные операции должны оформляться первичными документами.
Первичный документ – это письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или получено разрешение на ее проведение.
Для отражения хозяйственных операций применяется большое количество документов.
1. Распорядительные документы – это приказы на совершение хозяйственных операций, но они не являются основанием для учетных записей, поскольку не подтверждают факта их осуществления.
2. Оправдательные документы – документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служащие основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
3. Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.
4. Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов; целесообразность их применения в сокращении общего количества документов.
5. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции.
6. Сводные документы обобщают данные первичных документов.
7. Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные – за определенный период времени.
8. Внутренние документы составляют и используют на данном предприятии, а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц.
Реквизиты (название документа, номер, подпись, печать, дата составления и срок действительности документа) – обязательные показатели, которые должен содержать каждый документ.
Порядок расположения реквизитов называется структурой документа .
Виды структур:
а) анкетная – реквизиты расположены, как в анкете, документ легко читать и заполнять;
б) табличная – реквизиты расположены в определенной таблице, их легко обрабатывать на машинах;
в) типовая – такие документы используются везде, они содержат определенные реквизиты и порядок отражения в них хозяйственных операций.
Документы, отражающие факт совершения операции, поступают в бухгалтерию и подвергаются нескольким проверкам.
Виды проверок :
а) формальная – проверка правильности оформления документов по форме;
б) по существу – бухгалтер определяет законность данной хозяйственной операции;
в) арифметическая – проверка правильности подсчетов данных документа.
Проверенные документы сортируются по определенным признакам и по стоимостной оценке.
Проставление расценки в документах – таксировка .
После определения стоимостных показателей на каждом документе проставляется корреспонденция счетов – контировка .
Данные сгруппированных документов заносятся в учетные регистры – специальные ведомости учета затрат. Затем они поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором хранятся 1 год, по истечении этого срока передаются в постоянный архив.
