Приходные и расходные накладные. Оформление приходной накладной

Отчётность в деле индивидуального предпринимательства не менее важная процедура, чем получение прибыли. Так как в том случае, если в не будете правильно вести отчётные документы, штрафы от проверяющих органов сведут результат вашей коммерческой деятельности на нет.

Так, например, если предприниматель работает на «упрощёнке», для него должно быть важным вести КУДиР - книгу учёта доходов и расходов.

Формат ведения книги

В основе формата КУДиР лежит запись в хронологическом порядке всех операций по доходам и расходам за определённый этап. Этап этот равен отчётному периоду по налогам, то есть году.

К каждой записанной в книге операции должны прилагаться подтверждающие эту операцию документы, а их данные также должны быть отражены в книге. Документы могут являть собой чеки по совершённым операциям, кассовые ордера или любые другие варианты, которые формируются во время совершения операции.

КУДиР хранится предпринимателем в течение четырёх лет и предоставляется по запросу проверяющего органа. При этом, необходимости каким-либо образом заверять книгу в налоговом ведомстве или другом органе нет.

В том случае, когда деятельность в определённый отчётный период не ведётся, книга всё равно формируется. Просто при условии, что нет ни доходных, ни расходных операций, формировать нужно будет нулевую книгу.

В случае, когда вы не предоставляете КУДиР по запросу проверяющего, вам формируется штраф. Если речь идёт об отсутствии нулевой книги доходов и расходов, то штраф будет небольшим (порядка 200 рублей). Но при отсутствии книги на тот период, когда деятельность велась, санкции будут гораздо значительнее.

Допустимо, чтобы книга велась как в электронном формате на компьютере, так и в виде бумажного журнала.

Если вы собирайтесь вести бумажную книгу учёта, то нужно будет предварительно пронумеровать все страницы и прошить. Также количество страниц книги указывается на последней странице. Книгу заверяют подписью ИП, если есть - то и печатью.

В случае наличия исправлений в журнале, каждая пометка должна снабжаться заверением с помощью подписи и печати, либо приложенным удостоверяющим верность исправления документом.

Когда ведётся журнал в электронном формате, его в конце распечатывают и также прошивают и подписывают.

Сдавать КУДиР в налоговую инспекцию не нужно.

Как заполнять книгу учёта доходов и расходов

Книга сама делится на несколько важных частей. Разберёмся подробнее, что представляет собой каждая такая часть:

Титульный лист

• Строка «форма ОКУД» остаётся пустой.
• «Объект налогообложения». Тут вы пишите свою систему отчётности по налогам - «доходы» или «доходы минус расходы».
• «ОКПО» - здесь нужно обозначить код, который вы увидите, получив при регистрации письмо из Росстата.
• В остальные графах не забудьте заполнить ФИО, адрес, расчётный счёт и ИНН.

Первый раздел КУДиР

Делим этот раздел на четыре таблицы в формате пяти граф. Четыре - потому что заполнение идёт по каждому кварталу. Пять граф такие:

1. Порядковое обозначение записи (номер)
2. Подтверждающий операцию документ (дата и номер)
3. Обозначение цели операции (Например: «Оплата по договору номер такой-то за такую-то услугу»)
4. Доход, который будет участвовать в начислении налога.
5. Расход, который участвует при формировании налога (Это для тех ИП, которые выбрали «упрощёнку» и заполняют книгу с объектом налога «доходы минус расходы»).

Важно! В с лучае, когда идёт возврат, вы записывайте операцию не в расходы, а также в доходы, но со знаком «минус».

Второй раздел

Предназначается для записи расходных позиций. Опять же - только для тех, у кого в объекте налогообложения значится «доходы минус расходы». Здесь будут числиться вещи, на которые пришлось потратить ту или иную сумму, чтобы из этого получился продукт (помещения, материалы и прочее). А также сюда будут вписываться нематериальная составляющая - авторские права, товарные знаки и прочее.

Третий раздел

Здесь предпринимателю предстоит рассчитывать убытки. И не только в текущем периоде. В третий раздел книги также можно вписывать те убытки, которые вы пожелали перенести с прошлых периодов.

Четвёртый раздел

Отдельная часть для просчётов тех расходов, которые будут действовать на уменьшение налоговой суммы. Если у вас УСН объектом налогообложения которой являются «доходы». Это страховые выплаты во внебюджетные фонды - за всех наёмных работников и за себя.

Штрафы, как и в любом другом случае не несут ничего приятно, но исправно накладываются на предпринимателя, если тот допускает заполнение книги учёта с отклонениями от правил. В случае КУДиР, санкционные суммы начинаются от десяти тысяч рублей.

Особенности заполнения КУДиР

• Заполнение происходит на русском языке исключительно
• Отдельную книгу учёта нужно заполнять на каждый новый отчётный период
• Соблюдайте правило заполнения доходов и расходов. Это разные строки.
• Когда заполняется графа доходов, необходимо вписывать уточнение вида - что это, аванс, или что-то иное.
• Датой получения дохода по КУДиР считает день поступления денег
• В качестве расходов рассматриваются только прямые траты в целях получения товаров или услуг.
• Датой совершения расхода по книге будет день списания средств или выдачи из кассы.
• Дата расхода денег на товар, который потом должен быть реализован - это дата именно реализации товара.
• Также и с услугами по логистике, хранению и обслуживающим действиям. Дата расхода по этим операциям - это дата предоставления этих услуг.
• В книге нужно указывать каждый чек для потребителя. Либо же создаётся один ордер на совокупность нескольких операций.
• НДС выделяется в отдельную строку
• Если ваши сотрудники получают и аванс, и основную часть зарплаты, обе операции отражаются в КУДиР. Если речь о выдаче денег наличными из кассы фирмы, то в книге отражается помимо номер кассового ордера так же номер ведомости.

Книга учёта собирает в себе все данные по деятельности ИП, связанные с движением средств. В ней, при верном заполнении, можно найти и заработные платы, и деньги на коммуналку, страховые взносы и расходы по амортизации...

Итог

Книга учёта доходов и расходов - важный документ в деятельности ИП. Он необходим не только потому что этого требует проверочный орган. Книга - отличная база для сохранения порядка в фирме. Если вы будете постоянно практиковать её заполнение, то у вас никогда не возникнет ситуаций с потерей той или иной документации и бухгалтерским учётом, а также не возникнет внештатных ситуаций с проверками от ФНС.

Накладные используются для оформления операций, которые влияют на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом.
Для работы с накладными перейдите к блоку «Документы» - «Накладные» и выберите необходимый тип накладной. Подробнее о навигации по списку первичных документов см. раздел .
Состояния и признаки накладных

В колонках списка счетов любого типа, помимо информации о счете, зарегистрированной во время создания (например, дата регистрации счета, его сумма и пр.) выводятся колонки дополнительных признаков и состояний.

Все входящие накладные (приходные накладные, накладные возврата от поставщиков, акты принятия товара на реализацию) имеют следующие признаки/состояния:

Все исходящие накладные (расходные накладные, отчеты реализаторов и пр.) имеют следующие состояния:

Общие признаки входящих и исходящих накладных:

Приходные и расходные накладные

Приходные накладные отражают поступление/прием товаров от поставщиков. Расходные накладные отражают отгрузку/передачу товаров оптовым и мелкооптовым покупателям.

Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной

Чтобы оформить приход товара при помощи накладной, выполните следующие действия:

Для приходной накладной:

• ОЖПР – «ожидание прихода». Устанавливается про умолчанию после создания приходной накладной. Увеличивает количество выбранного в спецификацию накладной товара в колонках «Ож. приход» в списках товаров в информационных карточках и справочнике «Номенклатура».
• ОПР – «товар оприходован». Установите это состояние, чтобы оприходовать товар. Подробнее см. «Результаты операции» - «Движение товара» .
• ПГТ – «подготовка». Установите это состояние, чтобы не учитывать информацию о выбранных в спецификацию документа товарах (количество товара, указанное в спецификации не будет влиять на остатки товара, а сумма документа не будет фигурировать в финансовых отчетах). Для расходной накладной:
• РЕЗ – «резерв». Устанавливается про умолчанию после создания расходной накладной. Увеличивает количество выбранного в спецификацию накладной товара в колонках «Резерв» в списках товаров в информационных карточках и справочнике «Номенклатура».
• ОТГ – «отгружен». Установите это состояние, чтобы отгрузить товар со склада. Подробнее см. Результаты операции, Движение товара.
• ПГТ – «подготовка». Установите это состояние, чтобы не учитывать информацию о выбранных в спецификацию документа товарах (количество товара, указанное в спецификации, не будет влиять на остатки товара, а сумма документа не будет фигурировать в финасовых отчетах).

Выберите необходимое состояние и нажмите «ОК» - накладная появится в списке накладных.

Результаты операции:
Движение товара
Приходная накладная: после установки состояния «Оприходован» товар будет оприходован, что вызовет увеличение количества товара, указанного в спецификации, на выбранном складе.
Расходная накладная: после установки состояния «Отгружен» товар будет отгружен, что вызовет уменьшение количества товара, указанного в спецификации, на выбранном складе.
Вы можете проверить движение товара по складам следующим способом:

Взаиморасчеты с контрагентом
Приходные/расходные накладные отражаются в отчете «Взаиморасчеты» после установки состояния «оприходован» (для приходных накладных) и «отгружен» (для расходных накладных).
Подробнее об отчете см. раздел [«Отчеты», «Взаиморасчеты»].
Примечание: описанные выше настройки возможных состояний товара установлены по умолчанию. Вы можете изменить настройки состояний или создать новые в разделе [«Настройки»] (Настройки - Настройки документов - Приходная (расходная) накладная - Свойства документа - Состояния ).

Создание накладной на основании счета

Вы можете создать накладную на основе существующего в системе счета. Это позволит полностью или частично связать сумму счета с приходованием/отгрузкой товара. Для создания накладной по счету выполните следующие действия:

Создание накладной на основании нескольких счетов

Имеется возможность создать накладную по нескольким счетам, оформленным на одного и того же контрагента. Для этого необходимо промаркировать соответствующие счета (см. раздел ) и выполнить действия, описанные в разделе .

Создание нескольких накладных по одному счету

Чтобы создать несколько накладных по одному счету, выполните следующие действия:

• Повторите шаги 1-2, описанные в разделе .
• Для выборочного ввода позиций из счета дважды щелкните мышью на выбранном в верхней части окна товаре, затем укажите количество в стандартном окне «Ввод товара» и нажмите кнопку «OК» .

Указанное количество товара появится в спецификации накладной.
Чтобы создать еще одну накладную на основе того же счета, повторите описанные выше действия.
Каждый раз при создании зависимого документа на основании счета количество товара, доступного для выбора в спецификацию, будет уменьшаться на то количество, которое уже было ранее прикреплено к другим зависимым документам.

Распределение товаров накладной по заказам клиентов

Воспользуйтесь данной функцией для автоматического распределения товаров ПРИХОДНЫХ накладных по заказам клиентов. Для того, чтобы воспользоваться функцией, перейдите к списку приходных накладных, щелкните правой кнопкой в области списка и выберите «Распределение поставок по заказам клиентов» в контекстном меню:

Установите параметры распределения товаров накладных по заказам в открывшемся окне:

• Распределить
  - Все подходящие поступления – по заказам клиентов будут распределены товары всех приходных документов, не привязанные к заказам клиентов.
  - Выбранные документы – по заказам клиентов будут распределены товары только выбранных приходных накладных (предварительно промаркированные приходные накладные или накладная, на которой был установлен курсов во время вызова функции).
• Только поступления периода – установите флаг, чтобы выбрать период
• Только поступления от поставщика – для распределения будут отобраны только приходные накладные с выбранной организацией-поставщиком.
• Только на заказы клиента – отобранные товары будут распределены только по заказам выбранного клиента.
• Только для торгующей организации -
• Учитывать заказы поставщику
  - Если флаг не установлен, товары приходных накладных будут распределены в хронологическом порядке, т. е. товары будут распределяться в первую очередь на заказы клиентов, зарегистрированные на более раннюю дату.
  - Если флаг установлен, товары приходных накладных будут распределены в первую очередь по тем заказам клиентов, на основе которых были созданы заказы поставщикам.

После того, как все параметры будут установлены, нажмите кнопку «ОК» в нижней части окна и дождитесь окончания операции.
Вы можете просмотреть результаты операции в разделе «Контроль заказов клиентов» . В результате операции изменения произойдут в колонках «Принято под заказ» , «Распределено под заказ» , «Резерв» . Подробнее см. «Контроль заказов клиентов». По результатам операции будут автоматически созданы документы резерва.

Возвраты поставщикам/возвраты покупателей

Документы данного типа используются для оформления возвратов поставщикам и возвратов от покупателей.
Вы можете создать независимый документ возврата, а также создать документ возврата на основе накладной.

Создание новой накладной возврата

Чтобы создать документ возврата поставщику/возврата покупателя, выполните следующие действия:

Создание документа возврата на основе накладной

Вы можете создать накладную возврата на основании как расходной, так и приходной накладной.
- Возврат поставщику – на основании приходной накладной.
- Возврат от покупателя – на основании расходной накладной. Чтобы создать документ возврата на основании накладной, выполните следующие действия:

• Перейдите к списку приходных/расходных накладных как описано в разделе .
• Найдите нужную накладную в журнале накладных и выберите «Создать зависимый документ» - «Накладная возврата от покупателя» (для расходной накладной) или «Накладная возврата поставщику» (для приходной накладной).
• На вкладке «Товары» (см. «Ввод товаров в спецификацию документа») появится дополнительное представление товаров: по документу-основанию. На вкладке «Максим.» отображается количество товара, который был оприходован/списан при создании документа-основания (приходной или расходной накладной). В колонке «Доступно» отображается доступное количество товара, рассчитанное по алгоритму склада или документа возврата. Подробнее о расчете алгоритма см. .
• Перенесите необходимые товары в спецификацию, как описано в разделе , и нажмите «ОК» в окне создания документа возврата – новый документ возврата появится в списке.

При попытке списать количество товара, превышающее количество, указанное в колонке «Максим.» , программа выдаст ошибку.
Результаты операции:
По движению товара и взаиморасчетам контрагентами документы возврата функционируют аналогично накладным.
Возврат от покупателя работает так же, как расходная накладная. Подробнее о работе с расходными накладными см. раздел .
Возврат поставщику работает так же, как приходная накладная. Подробнее о работе с приходными накладными см. раздел .

Продажи через кассу/возвраты по кассе

Документы данного типа формируются АВТОМАТИЧЕСКИ при оформлении продаж/возвратов через кассовую программу «Фрегат POS» .
Документы типа «Продажи через кассу» являются аналогом расходной накладной и влияют таким же образом на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом. Подробнее о работе с расходными накладными см. раздел .
Документы типа «Возвраты по кассе» являются аналогом приходной накладной и влияют таким же образом на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом. Подробнее о работе с приходными накладными см. раздел .

Акты принятия на реализацию

Акты принятия на реализацию используются для принятия товара на реализацию от партнеров.
Чтобы создать акт принятия на реализацию, выполните следующие действия:

Результаты операции:
В результате создания акта принятия на реализацию товар будет оприходован на выбранный склад, но при этом не возникнет взаиморасчетов с контрагентом, как при создании обычной приходной накладной.
Чтобы зарегистрировать взаиморасчеты с контрагентом-реализатором, выполните следующие действия:

• Создайте расходную накладную, как описано в разделе . При создании расходной накладной обратите внимание на то, что товар должен быть выбран из приходов, зарегистрированных в системе в результате создания актов принятия на реализацию. Подробнее выборе товара по приходам см. раздел [«»]
• Создайте отчет реализаторов, как описано в разделе [«Отчеты реализаторов»].

В результате описанных действий в списке документов «Отчеты реализаторов» будут созданы документы: отчеты комиссионера, отчеты реализатора, отчеты агента – в зависимости от документа-основания. Суммы этих документов будут учитываться во взаиморасчетах. Подробнее о работе с отчетом по взаиморасчетам с контрагентами см. раздел [«»]

Отчеты реализаторов

Отчеты реализаторов генерируются автоматически на основе расходных накладных, в спецификацию которых попали товары из приходов, зарегистрированных при помощи актов принятия на реализацию. Чтобы сгенерировать отчет, выполните следующие действия:

В результате в списке документов «Отчеты реализаторов» будут созданы документы «Отчет комиссионера» , «Отчет реализатора» , «Отчет агента» - в зависимости от документа-основания, на основе которого они были сформированы.

Акты передачи на реализацию

Акты передачи на реализацию используются для контроля количества товара, передаваемого на реализацию партнерам.
Чтобы создать акт передачи на реализацию, выполните следующие действия:
Выполните шаги 1-3 создания документа, как описано в разделе .
На вкладке «Реквизиты» в поле «Покупатель» выберите контрагента, являющегося реализатором. Подробнее о создании организаций-реализаторов см. .

Установка состояния акта передачи на реализацию

При необходимости вы можете установить состояния акта принятия на реализацию при помощи функции «Установить состояние» . Подробнее об установке состояния документов см. раздел .
Возможные состояния актов принятия на реализацию совпадают с состояниями накладных перемещения. Подробнее о состоянии накладных перемещения см. раздел .

Результаты операции:
В результате создания акта передачи на реализацию товар, выбранный в спецификацию документа, будет оприходован на склад реализатора и списан со склада своей организации. При этом не возникнет никаких взаиморасчетов с реализатором.
Чтобы зарегистрировать продажу товара, указанного в акте передачи на реализацию, выполните следующие действия:

• Создайте расходную накладную, как описано в разделе .
• На вкладке «Реквизиты» :
  - в поле «Продавец» выберите организацию-реализатора, указанную в акте передачи на реализацию.
  - в поле «Со склада» укажите склад реализатора (имеет то же название, что и организация-реализатор).

В результате описанных действий будет создана расходная накладная, сумма которой будет учитываться во взаиморасчетах с контрагентом-реализатором. Количество товара, введенное в спецификацию расходной накладной, будет списано со склада организации-реализатора.

Поставки/Отгрузки

Документы типа «Поставки» и «Отгрузки» используются для установки взаимосвязи между несколькими накладными и сопутствующими затратами.

• Используйте документ «Поставки» ПРИХОДНЫМИ
• Используйте документ «Отгрузки» для установления связи между несколькими РАСХОДНЫМИ накладными и единой затратой.

Чтобы создать документ «Поставки» или «Отгрузки» , выполните следующие действия:

Результаты операции
В результате описанных действий к списку затрат всех накладных, выбранных в документ поставки/отгрузки, будет добавлена дополнительная затрата. Данная затрата будет недоступна для редактирования в списке затрат каждой из накладных:

Как оприходовать продукты?

Как создать приходную накладную?

В открывшемся окне заполните:

Обязательные поля
Дополнительные поля

• Комментарий к приходной накладной.

Нажмите кнопку Создать в нижней панели. В появившейся строке заполните следующие поля:

• Наименование элемента – выберите наименование из выпадающего списка. По полю доступен поиск: введите часть наименования (три и более буквы) и вам будут предложены все подходящие варианты;
• Единица измерения – будет выбрана автоматически, также в этом поле вы можете выбрать , если они были привязаны к текущему продукту. По умолчанию столбец скрыт;
• Кол-во ед. изм. – количество приходуемых продуктов;
• Цена, Сумма без НДС и Сумма – являются взаимозависимыми, могут пересчитываться как справа налево, так и слева направо. Т.е. если вы введете первой Цену , то Сумма без НДС и Сумма будут рассчитаны автоматически на основании данных по Количеству , Цене и Ставке НДС . Если же Вы сначала введете Сумму , то Сумма без НДС и Цена будут автоматически рассчитаны на основании данных по Сумме , Количеству и Ставке НДС ;
Ставка НДС , т.е. ставка налога на добавленную стоимость из приходной накладной

После того, как все продукты были добавлены в документ, нажмите кнопку Сохранить верхней панели инструментов.

В столбце Текущие остатки отображается остаток продукта на складе.
В столбце Цена согласно предыдущему приходу для каждого продукта в накладной отображается цена, по которой он был оприходован на склад в прошлый раз. По умолчанию столбец скрыт. Вы можете настроить видимость столбцов в таблице. Для этого нужно навести курсор на название любой колонки, нажать на появившуюся кнопку с тремя точками и отметить галочками поля, которые должны быть отображены в таблице.
Для того, чтобы добавить продукты на склад, необходимо провести приходную накладную. Для этого нажмите кнопку Провести в верхней панели. Количество продуктов на складе будет увеличено, а накладная станет недоступна для редактирования.

Если накладная не была проведена, не произойдет и изменения остатков .
Для того, чтобы приходная накладная не влияла на учетные остатки, вам нужно нажать кнопку Отменить проведение в верхней панели.
Приходная накладная будет распроведена и доступна для редактирования и удаления. Остатки на складе будут уменьшены.

Не все организации и предприниматели торгуют в специально оборудованных помещениях (магазинах, киосках, павильонах). Зачастую продажа осуществляется напрямую с оптовых баз, тележек или лотков. Отправляя товар на временные торговые места, не известно будет он продан или нет. В этом случае и оформляется накладная по форме ТОРГ-14. В статье расскажем, когда и как заполняется ТОРГ-14 “Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)”, какие ошибки могут возникнуть при оформлении.

Благодаря документу обеспечивается безупречный порядок в ведении учета товарно-материальных ценностей, переданных со складов или баз на продажу. По окончанию рабочего дня, непроданные товары возвращаются на базу, а деньги сдаются в кассу. На следующий день составляется уже новая накладная.

Важно! ТОРГ-14 – это документ фиксирующий передачу товара для мелко-розничной продажи.

Пошаговая инструкция заполнения «Расходно-приходной накладной»

ТОРГ-14 заполняется в двух экземплярах. Один остается на базе, а второй передается ответственному лицу, осуществляющему мелкорозничную торговлю.

Обязательные реквизиты документа:

• «Шапка» накладной ничем не отличается от остальных форм:
• наименование организации;
• адрес, номер телефона;
• статистические данные (ОКПО, ОКУД, ИНН);
• Далее необходимо указать порядковый номер и дату составление документа. Нумерация ТОРГ-14 должна быть непрерывной и сквозной.
• ФИО «кому отпущено» и «через кого» передан товар, с указанием должностей. Обычно перевозкой занимается водитель, либо логист.

Основная – табличная часть, очень похожа на форму накладной ТОРГ-12. Читайте также статью: → « ». Здесь необходимо указать:

• наименование переданного товара;
• его отличительные характеристики (артикул, сорт, размер);
• в чем измеряется (килограммы, литры, штуки);
• количество;
• цена;
• сумма.

На этом схожесть с накладной ТОРГ-12 заканчивается и отличительными пунктами в форме ТОРГ-14 являются последние табличные столбцы:

• Сколько товара сдано обратно на склад (с указанием количества и суммы);
• Общая сумма проданного товара;

В конце накладной, помимо указания всех основных данных (ФИО, должности, подписи), обязательно прописью обозначить на какую сумму получено товаров и выручку за рабочий день.

Важно! Внимательно заполнять каждый столбец, особенно последние графы об остатках. Иначе это будет считаться нарушением.

Формирование отчета с помощью платных и бесплатных программ

Ручное оформление накладных давно кануло в прошлое. Разнообразие и свободный доступ программ намного облегчил жизнь бухгалтеров, оформляющих первичную документацию. На любой вкус и цвет, платные и бесплатные – их спектр довольно широк.

Платные программы для составления накладной ТОРГ-14 (и прочих документов):

Преимущество данных сервисов:

• Круглосуточная техническая поддержка операторов;
• Возможность выбрать список функций, актуальных для фирмы, не переплачивая;
• Актуальность баз;
• Возможность не только составлять первичную документацию, но и отправлять квартальные и годовые отчеты.

Бесплатные программы, с помощью которых возможно составление Расходно-приходной накладной:

Среди бесплатных серверов есть очень достойные. Когда нет необходимости передавать отчетность в налоговую инспекцию (склад является не самостоятельным, а обособленным подразделением), то и не стоит переплачивать. Сформировать первичную документацию возможно бесплатно. Но если на организации висит обязанность по составлению квартальной и годовой отчетности, то лучше рассмотреть варианты платного обслуживания.

Проконсультировавшись с операторами, можно подобрать экономичный тариф, отвечающий всем установленным требованиям.

Еще одно отличие баз заключается в электронной подписи. Бесплатные ресурсы не подразумевают данную возможность. Но если составлен договор с такими компаниями, как Контур-Экстерн, Эльба, то открывается услуга электронной подписи документа. Чтобы ее получить, необходимо передать в офис компании установленный перечень учредительных документов (обычно это устав, выписка из ЕГРЮ, приказ на директора, копия его паспорта). У каждой компании свои требование.

В оговоренный срок (обычно это занимает не больше недели), будет издан сертификат и электронный ключ. Читайте также статью: → « ». Выполнив не сложную установку на своем компьютере (возможно также при помощи техподдержки), вход в личный кабинет можно производить уже без пароля, а по сертификату, который также подразумевает электронную подпись документов.

Важно! В настоящее время существует множество программ. Их выбор зависит от целей и планов организации. И не всегда платная версия может быть лучше.

Три самых распространенных ошибки при заполнении ТОРГ-14

1. Недобросовестное составление накладной. После сдачи товара зачастую не заполняются последние столбцы (сколько товара сдано и на какую сумму). Из-за чего происходит путаница с остатками на складе.
2. При передаче товара, водителю не выдаются товарно-транспортные накладные. Перевозя любой груз, данная документация должна быть, иначе неминуем штраф.
3. Отсутствие в документации договора о материальной ответственности лица, через которого происходит реализация товара.

Три самых популярных и часто задаваемых вопроса

Вопрос №1. Какие документы должны быть переданы вместе с ТОРГ-14?

Вопрос №2. Самая распространенная программа для формирования накладной?

Большой популярностью пользуется «Налогоплательщик ЮЛ».

Вопрос №3. Считается нарушением, если продавец не смог по окончанию рабочего дня вернуть не смог сдать товар на склад?

Нет. Необходимо просто внести в накладную количество оставшихся ТМЦ.

Чтобы зарегистрировать приход товара на склад:

1. Нажмите кнопку Создать и выберите пункт Приходная накладная. Новая накладная может быть создана на основе одной из уже существующих, для этого предназначена кнопка Копия и пункт контекстного меню Скопировать.

1. При необходимости отредактируйте сгенерированный автоматически учетный номер новой накладной, под которым она будет зарегистрирована в системе. Номер может отсутствовать, если шаблон нумерации настроен таким образом, что при создании документа ему не хватает данных для генерации. В этом случае номер будет предложено сгенерировать при сохранении документа.

1. В поле Дата и время получения товара при необходимости измените дату и время, под которыми накладная должна быть проведена. По умолчанию берется значение, заданное в настройках торгового предприятия на закладке Настройки учета. Если там же установлена галочка Подставлять дату по последней накладной, то данное поле будет заполнено значением из последней зарегистрированной в системе накладной.
2. Из списка Поставщик выберите наименование поставщика товара.
3. Если все товары оприходованы на один склад, то поставьте галочку слева от поля Оприходовать на склад и выберите его из списка. Если же товары по накладной приходуются на разные склады, то эту галочку нужно снять, и для каждого товара нужно будет указать свой склад в поле Оприходовать на склад. Эта колонка появится в таблице после снятия галочки).

Склад может быть задан автоматически из последней зарегистрированной в системе накладной. Для этого в настройках предприятия установите галочку Подставлять склад по последней накладной.

1. Расчет с поставщиком может проводить сотрудник, которому специально для этих целей были выданы денежные средства. В этом случае поставьте галочку слева от поля Зачесть сотруднику и выберите его из списка. После проведения накладной ее стоимость будет списана за счет данного сотрудника (по счету «Деньги, выданные под отчет»).
2. Данные по приходам показываются в отчетах и могут быть отнесены к определенной концепции. Для этого выберите ее название в поле Концепция.
3. При необходимости вы можете задать такие показатели, как номер данной накладной у поставщика (поле Вход. документ № ), номер и дата выставления счета-фактуры (поля Счет-фактура и От ), а также номер товарно-транспортной накладной (поле Товарно-транспортная накладная ). Вы можете настроить обязательный ввод номера счета-фактуры. Для этого в настройках торгового предприятия на закладке Настройки учета установите галочку Номер счет-фактуры обязателен.
4. Заполните поля на закладке Доставка и оплата:

• В поле Срок оплаты показана расчетная дата оплаты накладной. К дате проведения накладной прибавляется количество дней отсрочки платежа, а также учитывается день платежа. Эти параметры заданы в карточке поставщика. Если в карточке поставщика не указана отсрочка платежа, то срок оплаты вы можете задать вручную.
• Укажите дату, когда была выполнена оплата накладной.
• Укажите, в срок ли была выполнена доставка и соответствует ли товар заказу на поставку. В текущей версии iiko эта информация может быть использована для выгрузки во внешние системы.

• Введите наименование приходуемого товара в поле Наименование товара у нас. Ввести товар, на который делается приход, также можно с помощью «товаров у поставщика», см. .
• Введите информацию о количестве поступившего товара в колонке В таре. При этом значение, которое указано в документах от поставщика, может отличаться от полученного по факту. Тогда его нужно будет указать в поле Фактическое количество. При изменении количества товара в таре автоматически изменяется его фактическое количество в накладной.
• Введите информацию о стоимости товара. При выборе товара автоматически заполняется его цена из последней приходной накладной (в поле Цена за ед. тары ). Для этого должна быть установлена галочка Подставлять цену по последнему приходу в настройках предприятия. Может быть настроена работа с поставщиком по прайс-листу.
• Укажите ставку НДС. Если в номенклатурной карточке данного товара задана ставка НДС, то она будет автоматически учтена, но при необходимости данное значение можно изменить или ввести вручную.
• Если склад прихода не является общим для всех товаров, выберите его в поле Оприходовать на склад.
• Для корректного формирования Алкогольной декларации для каждого товара, который является алкогольной продукцией, необходимо указать Номер таможенной декларации. Такой номер указан в выставляемом счете-фактуре. Необходимо также указать Номер товарно-транспортной накладной.
• Поле Код для АД для алкогольной продукции заполняется автоматически данными с закладки Дополнительная информация номенклатурной карточки товара.
• В поле Производитель/Импортер укажите производителя товара.

Исходя из данных нового поступления, может потребоваться изменение прейскуранта: добавление новых позиций или изменение отпускных цен. Для этого выделите необходимые позиции в приходной накладной и выберите Действия → Переоценка.

Сформируется приказ об изменении прейскуранта для этих позиций на дату, следующую за текущим днем. В нем вы можете применить механизмы автоматического расчета новых отпускных цен, см. Приказы об изменении прейскуранта .

В соответствии с нормами законодательства на все товары, закупаемые у поставщиков, должен быть в наличии соответствующий сертификат качества. Такие документы могут храниться в системе и вводятся при регистрации товара как элемента номенклатуры (на закладке Изображения ). Впоследствии документ, удостоверяющий качество приобретаемого у поставщика товара, может быть распечатан из формы накладной на данный товар. Для этого необходимо в окне накладной нажать кнопку Действия и выбрать пункт Сертификаты. Откроется окно, в котором необходимо задать номера сертификата соответствия и санитарно-эпидемиологического заключения и нажать кнопку Отчет. Из открывшегося окна предварительного просмотра сформированного сертификата качества может быть выполнена его печать.

Сохраненную приходную накладную вы можете оплатить. Для этого в меню Действия выберите пункт Оплатить. Далее следуйте инструкциям, описанным в статье Задолженность перед контрагентами .

Из приходной накладной могут быть также распечатаны Товарная накладная по форме ТОРГ-12, упрощенная форма товарной накладной и Приходный ордер по форме М-4. Для этого следует нажать кнопку Действия и выбрать соответственно пункт Печать (ТОРГ-12), Печать или Печать (М-4).

Также может быть распечатана Товарная накладная с названиями товаров у поставщика. Документ будет распечатан корректно только в том случае, если при его формировании позиции были найдены по коду или наименованию товара у поставщика. Для печати накладной нажмите кнопку Действия и выберите пункт Печать (по товарам поставщика).

Если в настройках корпорации не установлена галочка Использовать товары у поставщика, печать накладной с названиями товаров у поставщика будет недоступна.

Вы можете распечатать Товарные накладные сразу по нескольким приходным накладным. Для этого выделите их в списке при нажатой клавише Ctrl или Shift и выберите пункт контекстного меню Отчеты/Печать – Приходная накладная (упрощенная форма товарной накладной) или ТОРГ-12.

При выборе пункта контекстного меню Отчеты открывается окно предварительного просмотра отчета, откуда может быть выполнена его печать; Печать – открывается стандартное окно вывода на принтер.

Из контекстного меню накладной могут быть получены отчеты «Движение товара», а также «Отчет о вхождении товара в блюдо». Движение товара показано только по тем складам, которые были указаны в исходном документе.

Расхождение по количеству

Количество товара, указанное в документах от поставщика, может отличаться от полученного по факту. Если нет возможности отрегулировать расхождения в момент приема, к учету принимаются данные согласно оригиналу документа. Но отклонения по количеству, договорной цене и несоответствию позиций (привезли другой товар) необходимо зафиксировать в системе с целью последующего разрешения спорных вопросов.

Именно для таких случаев предназначены две колонки для ввода количества: В таре и Фактическое количество. Если значения в этих колонках не равны, то они будут выделены розовым цветом, а при наведении на них указателя мыши будет выводиться подсказка с указанием разницы в количестве.

После проведения документа к учету будет принято количество, указанное в колонке В таре, но документ, в котором зафиксировано расхождение, будет отмечен значком в общем списке документов. В дальнейшем на разницу по количеству могут быть зарегистрированы акты списания или возвратные накладные.

Если в накладной фактическое количество больше количества товара в таре, то такие позиции также выделяются цветом. В предупреждающем сообщении такие расхождения показаны со знаком «минус».

Таким же значком отмечаются и расходные накладные, являющиеся частью внутреннего перемещения, в случае если в соответствующей приходной накладной было зарегистрировано расхождение по количеству. В документе показывается информация о количестве товара, принятого по факту.

Ввод товара по его названию (коду) у поставщика

Ввести наименование приходуемого товара можно двумя способами: по тому названию, под которым товар зарегистрирован в справочнике номенклатуры (в колонке Наименование товара у нас) или по тому названию, под которым товар проходит по документам поставщика (в колонке ).

Поля Код у поставщика и Наименование товара у поставщика доступны, если на закладке Настройки учета в настройках корпорации установлена галочка Использовать товары у поставщика.

Возможность оприходования товара по его наименованию у поставщика достигается заданием четкого соответствия между названиями «у поставщика – у нас». Настройка этого соответствия может быть произведена заблаговременно в номенклатурной карточке товара на закладке Товары поставщиков, в прайс-листе поставщика или же выполнена непосредственно при вводе накладной.

Если такое соответствие задано, то в поле Наименование товара у поставщика для выбора доступны не только товары и заготовки, зарегистрированные в справочнике номенклатуры, но и «внешние товары». Это товары поставщика, которого вы указали в накладной (в поле Поставщик ).

При выборе «внешнего товара» автоматически выбирается элемент номенклатуры, на который регистрируется приход (в поле Наименование товара у нас ).

При необходимости вы можете принимать товар по его наименованию у поставщика, и при этом не контролировать цены. Для этого в прайс-листе нужно установить соответствие «товар у нас» – «товар у поставщика» и выбрать действие «Не предупреждать».

Включение услуги в цену товара

В зависимости от учетной политики предприятия расходы на доставку товаров и другие дополнительные услуги учитываются на отдельной статье расходов или включаются в стоимость приобретаемых продуктов.

Стоимость услуги распределяется пропорционально по товарам накладной и рассчитывается исходя из стоимости или количества товаров. В результате в колонке Доп. расходы напротив каждого товара появляется сумма, на которую увеличится их себестоимость при формировании проводки прихода на склад, а общая сумма накладной остается прежней.

Если на предприятии НДС выделяется на отдельном счете, то распределение услуг рассчитывается по стоимости товаров без НДС и отдельно по сумме самого НДС.

Чтобы включить стоимость услуг в себестоимость товаров:

Рассмотрим примеры включения стоимости услуги в цену товаров накладной в обоих случаях. Добавим в накладную несколько товаров и услугу доставки от поставщика. В настройках услуги включена настройка Не участвует в движении по складу.

Распределение по сумме. Выберем в меню Действия пункт Распределить стоимость услуг по сумме.

Распределение по количеству. Выберем в меню Действия пункт Распределить стоимость услуг по количеству. Расчет распределения приведен в таблице:

В накладной результат выглядит следующим образом:

Контроль цен в приходной накладной

В случае, если для данного поставщика настроен прайс-лист на закупаемые у него товары, то стоимость единицы данного товара подставляется автоматически.

Если же в результате ввода данных новой поставки цена изменяется и выйдет из допустимых границ, заданных в прайс-листе, то ячейка будет подсвечена розовым цветом, а при наведении на нее указателя мыши будет выведена подсказка с описанием причины.

В случае, если запрещено проводить такие накладные, и у вас нет специального права, то документ с приходом товаров по недопустимым ценам сохранить с проведением будет невозможно.

Накладные, в которых есть расхождения с прайс-листом, отмечены значком в списке накладных.

При необходимости вы можете контролировать цены, и при этом не вести справочник «внешних товаров». Для этого в прайс-листе нужно задать соответствие «товар у нас» – «товар у нас» и выбрать действие «Предупреждать» или «Запрещать проведение».

Формирование акта списания или возвратной накладной на разницу по количеству

На основании накладной, в которой зафиксированы расхождения по факту приема товара, вы можете сформировать акт списания или возвратную накладную на выявленную разницу. Для этого откройте документ со значком , нажмите кнопку Действия и выберите нужный пункт. В него попадут все позиции накладной с расхождениями.

В накладной позиции с расхождениями выделены розовым цветом (поля с количеством), а при наведении на них указателя мыши выводится подсказка с указанием разницы в количестве. Количество со знаком «минус» означает расхождение в большую сторону (фактическое количество больше количества товара в таре). По таким расхождениям акты списания и возвратные накладные не формируются.