Начисление резервов по отпускам. Корректировка резерва на оплату отпусков в конце года проводки

Наша компания в прошлом году имела статус малого предприятия, в этом году этот статус мы утратили. Нужно сейчас формировать резерв на оплату отпусков. В учетной политике прописали, что отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков будут формироваться отдельно по каждому сотруднику. Расскажите, пожалуйста, как рассчитать резерв при таком способе и не ошибиться.

Марина, г. Казань

Мнение эксперта

При этом варианте рассчитывается сумма отпускных, заработанных каждым сотрудником за отчетный период, путем умножения среднедневного заработка, рассчитываемого по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», на количество дней причитающегося человеку отпуска. Полученная сумма увеличивается на страховые взносы по действующим ставкам. Это самый точный расчет резерва, но и самый трудоемкий.

Рассмотрим расчет на примере.

Обратите внимание

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, начисляемые работникам за отработанные дни в соответствии с действующей в компании системой оплаты труда.

ООО «Астра» создает в бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков в соответствии с требованиями ПБУ 8/2010. Предположим, все сотрудники компании на начало отчетного периода неотгулянных отпусков не имеют. В учетной политике для целей бухгалтерского учета «Астры» утвержден такой порядок расчета резерва на оплату отпусков:

1. Расчеты отпускных для отчислений в резерв на оплату отпусков производятся ежемесячно по каждому работнику.

2. Средний заработок определяется исходя из фактически начисленной зарплаты и отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, для которого определяется средняя зарплата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число, соответственно в феврале – по 28-е (29-е) число включительно.

3. Средний дневной заработок для расчета резерва определяется по формуле:

– если расчетный период отработан полностью:

Сумма выплат за расчетный период, руб. : 29,3 дн. × 12 мес.;

– если расчетный период отработан не полностью:

Сумма выплат за расчетный период, руб. : Количество календ. дн. в периоде.

4. Количество календарных дней в периоде принимается как 29,3 за каждый полностью отработанный месяц, и в не полностью отработанном месяце рассчитывается по формуле:

Количество отработанных календ. дн. в месяце × 29,3 дн. : Количество календ. дн. в месяце.

5. Если работник проработал в организации меньше 12 месяцев, то для расчета резерва берется его зарплата, начисленная за период работы.

6. При расчете среднего дневного заработка из расчетного периода исключаются периоды, в которых за работником сохранялся средний заработок, и начисленные за это время суммы, а также неоплачиваемые отпуска.

7. При начислении резерва сумма отпускных рассчитывается умножением среднедневного заработка на 2,33 (28 календарных дней отпуска: 12 мес.) за каждый полностью отработанный месяц.

8. При определении количества дней причитающегося работнику отпуска месяц, отработанный не полностью, из подсчета отпускных исключается, если в нем отработано менее 15 дней, если более – считается как полный месяц (письмо Роструда от 26 июля 2006 г. № 1133-6).

9. По категориям работников, имеющих право на отпуска, превышающие 28 календарных дней, сумма резерва определяется умножением среднедневного заработка на частное от деления установленного количества дней ежегодного отпуска на 12 месяцев.

10. Месяц, за который начисляется резерв, включается в расчетный период и учитывается при расчете количества дней отпуска.

11. Сумма резерва по каждому работнику рассчитывается нарастающим итогом на конец каждого месяца.

Менеджер Семенова Е. Л. работает в ООО «Астра» с 1 января текущего года. Январь, февраль и март отработаны полностью, значит, за каждый из этих месяцев ей полагается 2,33 дня отпуска. С 4 по 8 апреля текущего года по согласованию с администрацией она ушла в отпуск. Среднедневной заработок – 3000 руб. Сумма отпускных – 15 000 руб. (3000 руб. × 5 дн.), на них начислены страховые взносы в сумме 4530 руб. (15 000 руб. × 30,2%). В апреле Семенова отработала более 15 дней, поэтому за этот месяц ей также полагается 2,33 дня очередного отпуска, однако обязательство компании по количеству дней отпуска по Семеновой уже уменьшится на 5 дней отпуска, который использован. Потребуется пересчитать и среднедневной заработок, поскольку из его расчета нужно исключить период отпуска и сумму выплаченных отпускных.

IT-специалист Попов Г. С. принят на работу 15 марта текущего года. За март и апрель Попову полагается по 2,33 дня очередного отпуска, так как в марте он отработал 17 дней (более 15 дней), и он считается как полный месяц, а апрель отработан полностью. Средний дневной заработок – 2000 руб. Сотрудники имеют право на очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Совокупный тариф страховых взносов – 30,2%.

В налоговом учете ООО «Астра» резерв на оплату отпусков не создает. Создавая резерв на оплату отпусков по Семеновой и Попову, бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 96
– 9100,98 руб. (3000 руб. × 2,33 дн. + 3000 руб. × 2,33 дн. × 30,2%) – начислен резерв на оплату отпусков;

– 1820,20 руб. (9100,98 руб. × 20%) – начислен отложенный налоговый актив.

28 февраля
– 18 201,96 руб. ((3000 руб. × 2,33 дн. + 3000 руб. × 2,33 дн. × 30,2%) × 2 мес.) – начислен резерв на оплату отпусков;

ДЕБЕТ 09   КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 1820,20 руб. (9100,98 руб. × 20%) – доначислен отложенный налоговый актив.

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 96
– 29 906,94 руб. ((3000 руб. × 2,33 дн. + 3000 руб. × 2,33 дн. × 30,2%) × 3 мес. + 2000 руб. × 2,33 дн. + 2000 руб. × 2,33 дн. × 30,2%) – начислен резерв на оплату отпусков;

ДЕБЕТ 09   КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 3033,66 руб. (9100,98 руб. × 20% + 6067,32 руб. × 20%) – доначислен отложенный налоговый актив.

ДЕБЕТ 96   КРЕДИТ 20
– 15 000 руб. – начислены отпускные Семеновой;

ДЕБЕТ 96   КРЕДИТ 69
– 4530 руб. – начислены страховые взносы на отпускные;

ДЕБЕТ 68   КРЕДИТ 09
– 3906 руб. ((15 000 руб. + 4530 руб.) × 20%) – погашен отложенный налоговый актив.

В конце апреля бухгалтер в очередной раз должен начислить отпускные и сделать все необходимые проводки, и т. д.

Практическая бухгалтерия

Резерв на оплату отпусков делает отчетность организации более информативной, поскольку позволяет пользователям отчетности получить наиболее полное представление об обязательствах компании. В статье – методика и пример расчета резерва на оплату отпусков.

Резервы – классификация и назначение

Резерв – это запас, который организация создает заранее, зная о том, что в будущем ей предстоят определенные расходы. Резервы бывают различных видов – в зависимости от цели, с которой они создаются.

Если финансовый запас создается для того, чтобы покрыть возможную потерю экономических выгод от обесценения неких активов, которыми владеет компания, то такой запас относится к группе оценочных резервов.

Так, например, если существует вероятность того, что покупатель не вернет дебиторскую задолженность , создается резерв по сомнительным долгам. Вероятность снижения курса валют, или стоимости ценных бумаг мотивирует компании на создание резерва под обесценение финансовых вложений. А вероятность обесценивания материалов является причиной начисления резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Основная функция оценочных резервов – покрытие возможных рисков.

Если же финансовый запас создается с целью покрытия обязательств, которые с большой долей вероятности возникнут у компании в будущем, то такой резерв относится к группе оценочных обязательств.

Так, оценочное обязательство может быть сформировано для обеспечения затрат по гарантийному обслуживанию реализованных изделий. При планировании ремонта основных средств предприятие также может заранее выделить средства, которые в будущем могут быть потрачены на проведение ремонтных работ и создать оценочное обязательство.

Также любая компания выполняет ряд регламентированных законодательством обязательств перед своим персоналом. Например, каждому сотруднику компании полагается оплачиваемый отпуск.

Как рассчитать резерв отпусков в бухгалтерском учете

Наиболее точным является метод, при котором начисление резерва на оплату отпусков производится ежемесячно. Для того чтобы воспользоваться этим методом, необходимо сначала определить значение средней дневной заработной платы по предприятию. Оно рассчитывается по следующей формуле:

CрДнЗарп = ЗарпОрг / 12 / 29,3 / ϕ,

Где CрДнЗарп – среднедневная зарплата по организации;

ЗарпОрг – заработная плата, начисленная всем работником за весь год, предшествующий отчетной дате;

ϕ – количество работников в организации.

Res= СрДнЗарп * (1 + ВзнСов) * Ω,

где Res – резерв на оплату отпусков;

CрДнЗарп – среднедневная зарплата по организации;

Ω – количество неотгулянных дней отпуска суммарно по всем работникам;

ВзнСов – так называемый совокупный тариф страховых взносов, который представляет собой сумму тарифов всех взносов.

Отметим, что даже если расчет резерва на оплату отпусков производится ежемесячно, результат все равно является приблизительным, поскольку точно предсказать, сколько сотрудников и на сколько дней в следующем месяце пойдет в отпуск, практически невозможно. Если начисленного резерва недостаточно, отпускные начисляются по стандартной схеме – в дебет зарплатных счетов.

Может возникнуть вопрос, как оформить резерв на оплату отпусков. Расчет резерва надо оформить первичным документом, форму которого можно разработать самостоятельно. И приложить подтверждающие документы – расчетные ведомости, данные о количестве неиспользованных отпусков и другие сведения.

Примеры расчета резерва на оплату отпусков

Пример 1

Таблица 1 . Исходные данные для расчета

СрДнЗар = 5 670 000 / 12 / 29,3 / 14 = 1151,88 руб.

Res = 1 151,88 * (1 + 0,305) * 54 = 81 172,98 руб.

Пример 2

Таблица 2 . Исходные данные для расчета

СрДнЗар=73 456 500 / 12 /29,3 / 134 = 1559,11 руб.

Res = 1 559,11 * (1 + 0,302) * 94= 190 816,35 руб.

Резерв по отпускам: бухгалтерские проводки и отчетность

Для формирования резерва по отпускам в бухгалтерском учете используется счет 96 – резервы предстоящих расходов. Кредит счета 96 корреспондирует с дебетом счетов 20, 23, 26, 44, 08 – в зависимости от функций подразделения, к которому относится сотрудник.

Чтобы грамотно отразить суммы резерва предстоящих расходов на оплату отпусков по всем подразделениям предприятия, необходимо предварительно рассчитать резерв по каждому подразделению. Например, если в одной группе сотрудники выполняют обязанности продавцов, а другая группа производит капитальный ремонт торгового зала, для формирования резерва на оплату отпусков должны быть сформированы две проводки:

Дт 44 Кт 96 – для продавцов и Дт 08 Кт 96 – для сотрудников, которые производят ремонтные работы.

Дт 96 Кт 70,

Дт 96 Кт 69.

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском балансе отображается по строке 1540 – «Оценочные обязательства». Что же касается отчета о финансовых результатах, то резервы включаются в состав прочих расходов.

Примеры бухгалтерского учета резерва на оплату отпусков

Пример 3

Предположим, что в ателье «Бланш» резерв на оплату отпусков был начислен 31 декабря 2016 года.

При этом часть резерва в сумме 56 500 руб. была сформирована для закройщицы М.Ф. Савельевой и швеи М.А. Латыниной, а другая часть – 24672 руб. – для директора ателье В. Н. Руднева.

15 января 2017 закройщице М.Ф. Савельевой были начислены отпускные в размере 17357 руб. Страховые взносы составили: 17357 * 0,305 = 5294 руб.

Отразим хозяйственную ситуацию в бухгалтерском учете.

Дт 26 Кт 96 – 24672 руб. – создан резерв по директору ателье В. Н. Руднева.

Дт 20 Кт 96 – 56500 руб. – созданы резервы по закройщице М.Ф.. Савельевой и швее М.А. Латыниной

Дт 96 Кт 70 – 17357 руб. – начислены отпускные закройщице М.Ф.Савельевой,

Дт 96 Кт 69 – 5294 руб. – начислены страховые взносы.

Пример 4

Предположим, что в корпорации «Девелопмент» часть сотрудников были заняты в проекте по созданию инновационной ERP-системы, часть – оказывала услуги по информационной поддержке клиентов, а оставшиеся сотрудники исполняли роль продавцов в интернет магазине.

Резерв на оплату отпусков в корпорации «Девелопмент» будет начислен следующими проводками:

Дт 08 Кт 96 – для IT-специалистов, участвующих в разработке инновационной ERP-системы ;

Дт 26 Кт 96 – для IT-специалистов, занимающихся техподдержкой;

Дт 44 Кт 96 – для продавцов интернет-магазина.

Расчет резерва отпусков в налоговом учете

В налоговом учете резерв создается добровольно, на усмотрение налогоплательщика.

Правила начисления резерва по отпускам в налоговом учете регламентируются пунктом 1 статьи 324.1 НК РФ и состоят в следующем:

В начале года рассчитывается так называемый процент отчислений.

Он определяется по формуле:

Отч% = Отп-предп / ФОТ-предп,

где Отч% – прогнозный процент отчислений;

Отп-предп – прогнозная сумма отпускных за год (вместе со страховыми взносами);

ФОТ-предп – прогнозная суммарная заработная плата за год.

Res = (ЗарпМес + СтрВзнМес) * Отч%,

Где ЗарпМес – суммарная заработная плата сотрудников за отчетный месяц;

СтрВзнМес – общая cумма страховых взносов, начисленных за месяц;

Отч% – процент отчислений.

Создание резерва на оплату отпусков в налоговом учете производится ежемесячно до того момента, пока резерв, начисленный с начала года, не станет равен прогнозному значению затрат на отпускные за год. Как только вышеуказанные значения сравняются, начисление резерва по отпускам необходимо прекратить.

Примеры налогового учета резерва на оплату отпусков

Пример 5

Предположим, что прогнозное значение затрат на оплату отпускных в магазине люстр и светильников «БрайтШайн» составило 1 328 754, а предполагаемые расходы на заработную плату – 16 217 532.

R% = 1328754 / 16217532 = 8,19%

Пример 6

Возьмем за основу предыдущий пример. Предположим, что суммарное значение ФОТ магазина люстр и светильников «БрайтШайн» составила на 31 октября составила 1 273 546 руб., а сумма начисленных страховых взносов – 384 611 руб.

Res = (1273546 + 384611) * 8,19% = 135803 руб.

Теперь предположим, что если включить данные отчисления в расходы, то общая сумма начисленного резерва с начала года станет равна 1 437 200 руб.

Это значение на 108 446 рублей превосходит предполагаемую величину отпускных.

(1437200 - 1328754 = 108 446)

Поэтому в октябре нужно начислить резерв только на сумму, не превосходящую предполагаемую величину отпускных – то есть на 27 357 руб.

(135803 – 108446 = 27357)

Что же касается ноября и декабря, то в этих месяцах бухгалтеру магазина люстр и светильников «БрайтШайн» начислять резерв уже не нужно, поскольку октябре уже было достигнуто предельное значение.

Пример 7

Предположим, что прогнозное значение затрат на оплату отпускных на стекольном заводе «ГлассКолор» составило 10 140 00, а предполагаемые расходы на заработную плату – 12 311 000.

R% = 1 014 000 / 12 311 000 = 8,23%

Допустим, на 31 ноября 2016 года суммарное значение ФОТ стекольного завода «ГлассКолор» составила 1 371 548 руб., а сумма начисленных страховых взносов – 414 208 руб.

Рассчитаем размер налогового резерва, подлежащего начислению за октябрь:

Res = (1 371 548 + 414 208) * 8,23%= 14 6968 руб.

Теперь предположим, что если включить данные отчисления в расходы, то общая сумма начисленного резерва стекольного завода «ГлассКолор» с начала года станет равна 1124300 руб.

Это значение на 110 300 руб. превосходит предполагаемую величину запланированных отпускных (1124300 - 1014000 = 110300).

Следовательно, в ноябре резерв нужно начислить только на сумму, не превосходящую предполагаемую величину отпускных – то есть на 36668 руб (146968 - 110300=36668).

Что же касается декабря, то в этом месяце бухгалтеру стекольного завода «ГлассКолор» начислять резерв уже не нужно, поскольку ноябре уже было достигнуто предельное значение.

Корректировка резерва на оплату отпусков

В конце каждого года резерв на оплату отпусков подлежит инвентаризации (корректировке). Способ этой корректировки зависит от планов компании в отношении резерва на будущий год.

Если в следующем году компания планирует продолжить создавать резерв в налоговом учете, сумма начисленного резерва анализируется и корректируется таким образом, чтобы отчисления в резерв стали равны фактическим расходам на выплату отпускных.

Рисунок 1 . Как корректировать резерв на оплату отпусков

При этом, согласно правилам Налогового кодекса, положительный результат корректировки включается в состав внереализационных доходов компании. Отрицательное же значение корректировки в свою очередь классифицируются как расходы на оплату труда.

Если же организацией принято решение в следующем году резерв в налоговом учете не создавать, корректировка производится по иной схеме:

Рисунок 2 . Как корректировать резерв на оплату отпусков, если в следующем году компания не планирует его создавать

Резерв по отпускам как инструмент регулирования налога на прибыль

Анализируя график отпусков практически любой компании, можно заметить, что «интенсивности» отпусков присуща сезонность. Временем года, традиционно вдохновляющим отправиться в путешествие на отдых, является лето.

Резерв, играя роль своеобразного запаса на будущее, позволяет сгладить летний пик затрат на отпускные. Так, благодаря резерву, часть отпускных жаркого июля будут приняты в расходы уже в снежном январе.

Выводы

Формирование резерва на оплату отпусков сотрудников в бухгалтерском учете является не только обязательным, но и целесообразным. Резерв делает отчетность организации более реалистичной, поскольку за счет него пользователи могут увидеть прибыль, очищенную от средств, которые по сути являются запасом и не подлежат расходованию. С точки зрения налога на прибыль резерв на оплату отпусков также является полезным инструментом, поскольку позволяет исключить сезонные колебания и распределить расходы более равномерно.

Резерв на оплату отпусков в обязательном порядке создается в бухгалтерском учете и редко учитывается при налогообложении. В бухгалтерском учете (БУ) обязанность предусмотрена для предприятий, ведущих полный учет. Субъекты малого предпринимательства, ведущие упрощенный учет, вправе не создавать резервы. Необходимость в планировании средств на отпуск отсутствует у некоммерческих предприятий, финансируемых из бюджетов различных уровней. В данной статье мы разберем как формируется резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете.

Резервирование средств на отпуск в налоговом учете (НУ) является только правом предприятия. Учет резервов четко прописан в законодательстве и применяется при соблюдении условий документооборота.

Потребность в резервировании средств на оплату отпусков

Цель создания резерва заключается в получении информации о потребности в средствах по оплате всех типов отпусков работников. Основные пользователи информации – учредители, директора и иные лица, заинтересованные в равномерном распределении и списании расходов в течение года.

Расчет резерва в БУ и НУ необходимо подтвердить документально. Формы первичного документа разрабатываются самостоятельно и применяются как смета или справка бухгалтера.Используемую форму требуется утвердить в документообороте.

Показатели учетной политики организации

Порядок резервирования средств должен быть утвержден в учетной политике. В разделе, касающемся БУ, представляется методика расчета отчислений, определены даты создания фонда и признания расходов в учете. Законодательно разработанных способов формирования резервного фонда не установлено.

Резервирование в НУ требует исполнения требований, указанных в ст. 324.1 НК РФ. Отсутствие определения условий резервирования может привести к отказу принятия отчислений в расходах при проверке ИФНС. В случае создания резерва в НУ в учетной политике потребуется утвердить ряд условий.

Создание резервного фонда допускается только для предприятий, использующих метод начисления в учете. При отсутствии резерва на отпуска списание расходов для предприятий, практикующих метод начисления, ведется в размере фактических расходов.

Общие потребности резервов в бухгалтерском и налоговом учете имеют одинаковые составляющие: в состав расходов включаются начисленные отпускные выплаты, рассчитанные по среднему заработку и отчисления в фонды – ПФР (в части пенсионного и медицинского страхования) и ФСС.

Законодательная основа создания резервов на отпускные

В БУ резерв на создание отпусков трактуется как оценочное обязательство. Для создания резерва необходимо одновременное соблюдение условий:

• Отсутствие обязательств прошлых периодов (календарных лет). Использование событий прошлых лет допускается только вследствие изменений законодательства или иных обстоятельств, требующих отражения в учете. Например, в резерв могут быть включены суммы неиспользованных отпусков прошлых лет, возникших по различным обстоятельствам.
• Вероятность снижения экономических выгод.
• Возможность оценки суммы необходимого резерва.

На законодательном уровне создание обязательств определяется ПБУ 8/2010. Положение не устанавливает порядок расчета, но указывает на необходимость определения реальной величины затрат.

В налоговом учете возможность создания резерва определено в ст. 324.1 НК РФ. Статья полностью посвящена требованиям к учетным данным, порядку формирования и корректировке данных на конец года.

Даты создания резерва

В бухучете резерв может быть признан на отчетную дату, выбор которой производится из нескольких вариантов на усмотрение предприятия.Основной критерий определения резерва в БУ – наиболее вероятная величина выплат. Организация должна рассчитывать резерв на каждую отчетную дату.

Резерв может формироваться на одну из выбранных отчетныхдат

В налоговом учете признание расходов производится равномерно, начиная с первого месяца года. Списание сумм производится только при наличии фактических расходов. В учете начала года осуществляется списание затрат до их фактического осуществления с применением показателя «Отложенный налоговый актив». Вычитаемая временная разница применяется в соответствии с ПБУ 18/02, о чем должно быть указано в учетной политике.

Особенности бухгалтерского учета резерва отпускных

В состав стоимостной оценки резерва БУ входят суммы отпускных выплат и социальных отчислений в фонды. Порядок проведения расчета потребных сумм может производиться разными способами в зависимости от объемности процедуры и штата.Существуют 2 способа подсчета сумм резервирования:

• Фонд формируется по каждому работнику персонально. Определение величины резервируемых сумм устанавливается из расчета фактического среднего заработка сотрудника и количества дней положенногоотпуска. Расчет трудоемкий, но отвечает требованию обеспечения наиболее вероятной стоимостной оценки.
• Фонд определяется по усредненному показателю. В качестве отправных показателей принимаются средняя заработная плата всех работников и общее число положенного им дней отдыха.

Суммы, начисленные для оплаты отпускных и отчислений в фонды, выплачиваются в течение года только за счет средств резерва. Операции по учету данных, списанию сумм оформляются проводками.

Пример #1. Бухгалтерский учет резервов на оплату отпусков с проводками

Рассмотрим на примере часть операций резервирования и признания в учете. Компания ООО «Альфа» ведет производственную деятельность с использованием в учете резерва на отпуск. В процессе ведения учета делаются записи:

• Создан резерв – Дебет 20 Кредит 96;
• Начислены выплаты на отпуск – Дебет 96 Кредит 70;
• Начислены отчисления в фонды – Дебет 96 Кредит 69;
• Начислены выплаты в случае превышения суммы резерва внутри года Дебет 97 Кредит 70, 69;
• Производится списание сумм резерва за счет ранее осуществленных расходов будущих периодов Дебет 96 Кредит 97;
• Начислены суммы выплат и отчислений при превышении резерва в конце года – Дебет 20 Кредит 70, 69.

Данные фонда корректируются на каждую отчетную дату с учетом изменений в списочной численности. В процессе ведения деятельности компания может расширяться, реорганизовываться или претерпевать сокращение штата. Любые изменения в численности отражаются на фонде резервирования.

Особенности налогового учета резерва на оплату отпусков

Важным показателем НУ резервов служит определение предельной суммы фонда. Величина лежит в основе показателя нормы ежемесячных отчислений. Общая сумма планируется исходя из максимально возможной потребности в расходах на отпуск.

Основанием для расчета потребной суммы служат данные первичной документации предприятия:

• Положения о заработной плате и премировании.
• Штатного расписания.
• Ведомостейначисления заработной платы предыдущего года.
• Карточек учета.
• Расчета среднесписочной численности.

Пример #2. Налоговый учет резервов на отпускные

Рассмотрим пример определения нормативных отчислений. Компания ООО «Альфа» имеет штатную численность 2 человека. Допустим, расчетная величина отпускных выплат составляет 45 000 рублей, отчисления в фонды – 13 590 рублей (30,2%). Общая сумма предельных отчислений в фонд –58 590 рублей. В год на оплату труда предприятие затрачивает 480 000 рублей. Общий годовой ФОТ составляет 480 000+480 000*30,2% = 624 960 рублей.

Рассчитываем годовую норму отчислений в фонд: 58 590 / 624 960 * 100% = 9,38%. Ежемесячные отчисления в резерв составляет 9,38%, исчисляемые от суммы ФОТ.

По аналогии с ведением бухгалтерского учета списание в расход сумм в НУ производится за счет средств резерва.

Порядок выравнивания показателей в налоговом учете

Расчетные и фактические показатели в НУ могут отличаться. В ст. 324.1 НК РФ установлено обязательство проведения инвентаризации. Мероприятие контроля осуществляется в конце календарного года – налогового периода по прибыли или единому налогу. В процессе инвентаризации уточняются данные:

• Полноты использованных отпусков
• Сумм, направленных на выплату среднего заработка за время отпусков.
• Осуществленных отчислений в фонды.
• Отклонений фактических от расчетных показателей.

По итогам проведенной инвентаризации могут быть выявлены отклонения в одну или другую сторону. Лицо, ответственное за ведение учета принимает меры по выравниванию показателей.

Ответственность при отсутствии резерва

Наказание за нарушение порядка резервирования отпускных в НУ не предусмотрено. Отсутствие резервирования средств может быть определено как грубое нарушение правил ведения БУ. Сумма штрафных санкций за нарушение в течение одного годового периода составляет 10 тысяч рублей, и 30 тысяч рублей при выявлении недостатка учета в течение нескольких периодов. Взыскание производится на основании ст. 120 НК РФ. Дополнительно лицу может быть выписан штраф в соответствии с 15.11 КоАП, что является редким случаем по данному нарушению в связи со спорностью оснований указанной статьи КоАП.

Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Списываются ли за счет резерва сумма выплат учебного отпуска?

Учебные отпуска относятся к дополнительным видам отпусков и могут быть начислены за счет резервов.

Вопрос №2. Формируется ли резервный фонд на работников, принятых по гражданско-правовым договорам?

Средства на оплату отпусков резервируются только для работников, принятых по трудовым договорам. Форма приема на работу по ГПД трактуется как оказание услуг.

Вопрос №3. Когда формируется резерв на отпуска?

Резерв начинает действовать с 1 января и должен быть утвержден до начала календарного года. Показатели резервирования включаются в учетную политику и утверждаются приказом руководителя.

Вопрос №4. Как можно упростить списание расходов за счет резерва в БУ? Возможно ли установить ежемесячный фиксированный процент?

Равномерное списание затрат на отпуска при наличии резерва в бухучете не производится. Даже если утвердить смету с равномерным отчислением, списание производится в размере фактических затрат в пределах резерва, сумма которого корректируется на отчетную дату.

Вопрос №5 . По каким данным в конце года утверждать резерв, если с нового календарного года планируется изменение тарифов отчислений в фонды, например, в ФСС?

Резервы на отпуск, утверждаемые до начала календарного года, используются в следующем периоде. Сумму фонда необходимо рассчитывать с учетом тарифов, действующих в году использования резерва. При возникновении изменений, внесенных после утверждения фонда, корректировка производится в конце года.

С целью обеспечения обязательств будущего периода, к которым относится выплата подчиненным, уходящим в отпуск, соответствующих средств, в бизнес-субъектах формируется резерв по отпускам. Далее в тексте рассмотрено, что он собой представляет, является ли его формирование обязанностью или правом предпринимателей, как он отражается в бухгалтерском и налоговом учетах, а также следует ли проводить его инвентаризацию.

Понятие резерва отпусков, цели его создания

Резерв отпусков – это определенный объем денежных средств, резервируемый хозсубъектом для покрытия предстоящих расходов на выплату и перечисления законодательно определенных страховых взносов во внебюджетные фонды.

Он не включает компенсации увольняющемуся работнику за неиспользованный им отдых (письмо Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).

Его наличие позволяет:

• сбалансировать затраты компании, имеющиеся на протяжении всего финансового года;
• определить внешним пользователям финансовое положение бизнес-субъекта, проанализировав размер имеющихся у него обязательств по опла­те от­пус­ков ра­бот­ни­кам на от­чет­ную дату, поскольку информация о нем должна быть доступной.

Формирование резерва по отпускам – обязанность или право

Вопрос создания резервов на оплату отпусков работников регламентируется одновременно несколькими нормативно-правовыми актами:

• НК РФ (ст. 273, с. 324.1);
• ПБУ 8/2010;
• ФЗ № 402 от 06.12.2011 г.

Это обусловлено тем, что понятие рассматривается как в налоговом, так и в бухгалтерском учетах.

Первый определяет резервирование средств, как право бизнесмена, второй – как обязанность, поскольку таким образом учитываются оценочные обязательства бизнес-субъекта, образующиеся в процессе его деятельности. Исходя из того, что положениям ПБУ должны следовать все хозсубъекты на территории России, создание резерва является обязательной процедурой. Это касается юрлиц-плательщиков налога на прибыль, использующих для определений доходов и расходов метод начисления.

От данной обязанности освобождаются субъекты малого бизнеса, не эмитирующие ЦБ для публичного размещения (п. 3 ПБУ 8/2010, ст. 5 ФЗ № 402), находящиеся на УСН или ОСНО и применяющие кассовый способ ведения учета (ст. 273 НК РФ).

Когда создается резерв

Запас средств со­зда­ет­ся на от­чет­ную дату, которой может быть последнее число:

• ме­ся­ца – наиболее информативный и трудоемкий вариант;
• квар­та­ла – самый оптимальный способ по соотношению «вложения — отдача»;
• года – способ, актуальный для бизнес-субъектов, составляющих отчеты по истечении отчетного года.

Решение о выборе даты рас­че­та ре­зер­ва остается за ор­га­ни­за­цией. Она должна отразить его во внутренней Учет­ной по­ли­ти­ке. Помимо вопроса периодичности формирования, в документе отражаются:

• расчетный способ;
• лимит отчислений в резерв;
• содержание и форма ведения регистра, а также ответственное лицо.

Если в отчетном году юридическим лицом был создан такой резерв, отказаться от него работодатель сможет только в начала следующего года, после внесения соответствующих изменений в учетную политику.

Методика расчета резерва

Ни ПБУ, ни другой регламентационный акт не содержит указания применять конкретную методику резервирования средств. Решение остается за хозсубъектом.

В случае принятие решения о формировании резерва организация составляет специальную смету и отражает фактические суммы отчислений в соответствующем налоговом регистре. Структура и содержание сметы законодательством не регламентируется, поэтому она формируется в произвольной форме, после чего в обязательном порядке подшивается в Учетную политику как приложение. Вместо этого она может утверждаться отдельным распоряжением управленца.

Каким бы оно не было, прежде всего, нужно сгруппировать работников по принципу отражения их зарплаты на учетных счетах (20,25,26,44). Потом можно приступить к расчету, использовав один из трех выделяемых на практике способов.

1 СПОСОБ

Расчетная база – усредненная ежедневная зарплата каждой штатной единицы.

На отчетную дату реализуются следующие процедуры:

РОС = Незатребованные отпускные дни подчиненного * Среднедневное трудовое вознаграждение работника *(1+ Процентная ставка взносов за подчиненного / 100%)

• полученные величины по каждому члену группы суммируются. Итоговое значение будет считаться отпускным резервов по группе за отчетную дату.

Сумма итоговых показателей всех групп должна быть идентичной значению, указанному по Кт сч. 96.

2 СПОСОБ

Модификация предыдущего способа. В качестве базиса используется средний заработок всех членов группы.

Для опре­де­ле­ния ре­зер­ва:

• на конкретную дату рассчитывается объем неиспользованных членами группы отпускных дней;
• определяется групповой усредненный заработок за период. Формула имеет следующий вид:

Групповой среднедневной заработок = объем начисленного всем участникам группы трудового вознаграждения за текущий период / Соответствующее ему количество дней / количество членов в группе

• по каждой группе рассчитывается резервируемая сумма средств:

Резерв по группе = (Групповой среднедневной заработок + … + Групповой среднедневной заработок + Суммарный тариф взносов) * Общее количество дней отпуска, на которое вправе претендовать участники одной группы

• полученные по каждой группе резервы суммируются.

3 СПОСОБ (налоговый)

Организации, применяющие данную методику, определяют нор­ма­ти­в от­чис­ле­ний в ре­зерв, рассчитываемый по данным про­шло­го отчетного периода. Норматив равен доле расходов на выплату отпускных подчиненным каждой группы в общей величине годовых зарплатных издержек.

Он остается неизменным на протяжении всего отчетного периода, даже при условии ежемесячной или ежеквартальной корректировки резервной.

Алгоритм действий следующий:

• определение по состоянию на 31.12 предыдущего отчетного периода норматива отчислений (НО) для каждой группы:

НО = Отпускные издержки рабочей группы за предыдущий период / Объем зарплатных издержек рабочей группы за этот же период

Суммы должны быть очищены от взносов в фонды.

• расчет суммы резервных отчислений в каждой рабочей группе на каж­дую от­чет­ную дату те­ку­щих 12 месяцев:

Групповое резервное отчисление = (Объем зарплатных издержек рабочей группы в текущем периоде + Объем начисленных в этом же периоде страховых взносов за каждого участника группы) * Групповой НО

• суммирование итогов каждой группы для определения окончательной величины резерва.

Инвентаризация резерва

Согласно п. 3 ст. 324.1 НК РФ, по окончании отчетного периода в хозсубъекте должна проводиться инвентаризация созданного резерва. Нередко после ее осуществления его корректируют.

Вследствие инвентаризации выявляют:

• использование резервных средств;
• профицит резерва;
• дефицит резерва, то есть превышение над ним понесенных издержек.

Итоги отражаются в акте или бухгалтерской справке.

Резерв по отпускам в налоговом и бухгалтерском учете

Величина отпускного резерва учитывается по Дебету зарплатных затратных счетов, то есть сч. 20, 26, 44, 08, а также Кредиту соответствующего субсчета активно-пассивного сч. 96.

В балансе она отражается в стр. 1540.

Суммы должны быть идентичны.

В рамках налогового учета резерв по отпускам учитывается при определении налога на прибыль.

Исходя из п. 1 ст. 318 НК РФ, его можно относить как к прямым, так и к косвенным расходам. Поэтому механизм распределения обязательно должен быть отражен в Учетной политике.

Для того, чтобы можно было применить положения гл. 25 НК РФ, резервный объем следует признать издержками на оплату трудового заработка подчиненным (п. 24).

Порядок его учета разнится в зависимости от результатов проведенной инвентаризации и регламентируется ПБУ. Так, при выявлении профицита резерва неиспользованные средства признаются внереализационным доходом (п. 5 ст. 324.1 НК РФ) и отражаются по Дебету сч.96 и Кредиту сч. 91, суб­счет 91.1.

Примеры расчёта резерва отпусков

Пример 1

За 2017 г. объем резерва отпусков составил 800.000 руб., а фактические расходы – 790.000 руб. (в т. ч. страховые взносы). Остаток средств, то есть разницу между 800.000 руб. и 790.000 руб., следует отразить в составе внереализационного дохода.

Если же обнаружен дефицит резерва, разница отражается в расходах на оплату труда по состоянию на 31 декабря.

Расходами признается только разница, но не средства фонда, потраченные по целевому назначению.

Пример 2

За 2017 г. объем резерва отпусков составил 790.000 руб., а фактические расходы – 800.000 руб. (в т. ч. страховые взносы). Остаток средств, то есть разницу между 790.000 руб. и 800.000 руб., следует учесть в составе расходов по оплате труда.

Данный механизм применяется, если в будущем отчетном периоде формирование резерва не планируется. В обратном случае, остаток средств, выявленный в ходе инвентаризации, сравнивается с резервом неиспользованных отпусков. Если второе больше первого, разница признается расходами на 31 декабря текущего года, если наоборот – доходами (пп. 3, 4 ст. 324.1 НК РФ).

Резерв по отпускам в налоговом и бухгалтерском учете – проводки

Корреспонденция счетов по начислению отпускных и их выплате за счет резервных сумм выглядит следующим образом:

При нехватке резерва на покрытие долгов перед работниками, начисление средств на сумму, превышающую лимит, учитывается по Дебету зарплатных счетов. Проводкой Дт 96 Кт 91.1 отражается профицит резерва, зачисленный в доходы субъекта.

Ответственность за отсутствие сформированного резерва и иные нарушения

Отказ от формирования, применения и дальнейшей корректировки резерва, то есть игнорирование норм ПБУ, чреват штрафными санкциями, определенными НК РФ. В случае первичного выявления налоговыми инспекторами подобного нарушения их размер составит 10.000 руб., при вторичном и последующем – 30.000 руб. Если данное нарушение наблюдалось не один год, сумма увеличивается до 30 тысяч рублей.

Если устранение выявленного нарушения влечет за собой изменение финансовой отчетности, в частности, баланса, которое составляет 100 % и более, ответственный за ведение бухучета сотрудник, либо управленец бизнес-субъекта уплачивают административный штраф в размере 10.000 руб (ст. 15.11 КоАП).

Подводя итоги, можно сказать, что создание резерва на оплату отпусков обязательно для большинства отечественных бизнес-субъектов. Механизм обязательно должен найти отражение в Учетной политике компании, поскольку только тогда он правомерен. Бухгалтерский и налоговый учеты зарезервированных сумм имеют значительные отличия. Отражение средств за текущий отчетный период при определении налога на прибыль зависит, по большей части, от того, предусмотрена ли резервация в следующем году или нет.

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете учитывается, как оценочное обязательство. Его должны создавать все организации, кроме тех, кто попадает под категорию малых. Он формируется по правилам, прописанным в статье 324.1 НК РФ.

Резерв для отпусков рассчитывается на основании среднего заработка работников (при этом нужно еще учитывать и страховые взносы). Определяют резерв следующими способами:

• На последний день месяца
• На последний день квартала
• На последний день года

В первом случае процесс займет слишком много времени и работы, в последнем – пострадает объективность. Он удобен для тех фирм, которые сдают только итоговую отчетность по году. Наиболее удачный – второй способ.

Учитывается резерв на отпуск по дебету затратных счетов заработной платы 20-е, 44, 08 и кредиту 96 счета.

Как рассчитать резерв

Первый способ — по среднему заработку на последний день квартала (или месяца, года – в зависимости от того, какой период утвержден по организации).

1. Определить общее количество всех дней отпуска вместе с дополнительным для каждого сотрудника, а затем их суммарное количество для всего подразделения работников, по которым рассчитывается резерв
2. Определить средний заработок по всему подразделению: сумму зарплаты сотрудников за квартал (месяц, год) разделить на количество дней периода, а затем на количество работников подразделения
3. Расчет резерва по подразделению с учетом взносов: сумму среднедневного заработка подразделения умножают на общий тариф (ПФР+ФФОМС+ФСС+НС) страховых взносов. Полученное значение складывают со средним заработком подразделения и эту сумму умножают на количество дней отпуска

Второй способ – пропорционально доле расходов на отпускные в общих затратах на зарплату

1. На конец года определяют норматив отчислений в резерв. Для этого сумму отпускных плюс компенсации за неиспользованный отпуск (без страховых взносов), предыдущего года делят на общую сумму расходов на начисление заработной платы. тоже прошлого года (без взносов)
2. Каждый отчетный период делают отчисление: к сумме расходов по зарплате текущего периода прибавляют страховые взносы, начисленные на эти начисления. Полученный результат умножают на норматив

Если выясняется, что сумма резерва слишком велика, то делают проводку Дебет 96 Кредит 91.1 – излишне начисленная сумма учитывается в прочих доходах.

Получите 200 видеоуроков по бухгалтерии и 1С бесплатно:

Отчисления отпускных за счет резерва отражают: Дебет 96 Кредит 70. а взносы по ним — Дебет 96 Кредит 69 (по субсчетам).

Если резерв не учел всех расходов на отпускные, и денег не хватило, делают запись Дебет 97 Кредит 70 и 69. В следующем периоде, с накопленной суммы резерва, списывают отпускные: Дебет 96 Кредит 97.

Фирмой создан резерв на оплату отпусков в первом квартале в размере 324 955 руб. Во втором – были произведено начисление отпускных в сумме 78 729 руб.

Самовольно начисленная бухгалтером зарплата не облагается страховыми взносами

Если главный бухгалтер регулярно перечислял себе зарплату в большей сумме, чем это оговорено в трудовом договоре, суммы такого превышения не включаются в базу по взносам.

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.

КАК СОЗДАТЬ РЕЗЕРВ НА ОПЛАТУ ОТПУСКОВ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ?

Кто должен создавать резерв

Все организации, кроме тех, кому можно вести упрощенный учет, обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков п. 3 ПБУ 8/2010 .

Резерв отражает обязательства перед работниками по оплате отпусков на отчетную дату п. 15 ПБУ 8/2010. Его нужно создавать минимум раз в год на 31 декабря. Если вы представляете участникам не только годовую, но и квартальную отчетность, создавайте резерв на последнее число каждого квартала.

Порядок расчета резерва каждая организация определяет сама в учетной политике.

Самый простой способ — зарезервировать на следующий год сумму, которую вы потратили на отпускные и страховые взносы с них в текущем году. Но в таком случае обязательство на 31 декабря будет сильно завышено, ведь вы еще не должны работникам так много отпускных.

Другой способ позволит отразить в отчетности более достоверные данные.

1. Посчитайте, сколько неотгулянных дней отпуска есть у всех ваших работников на отчетную дату. Если ваша программа не формирует данные о накопленных отпусках работника, рассчитайте их так же. как для компенсации за неиспользованный отпуск.