Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.
Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы
.
По одним документам - 5 лет
.
А с другой стороны так называемая "глубина" налоговой проверки - 3 года
.
Вместе с тем, в части 1 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти
лет
. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.
Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.
к меню
Сроки хранения КАДРОВОЙ документации
Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.
Началом срока хранения документов
считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2017 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.
- Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
- Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 № 03-03-06/1/270).
Итак, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов.
Например, для документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, отсчет срока хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Т.е. когда ОС будет полностью самортизировано, ликвидировано или продано (Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).
к меню
В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за четыре предшествующих года
Если компания утратила первичку в результате затопления, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288 .
В котором ссылаются на положения пункта 5 . В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.
Еще одно основание для восстановления документов - срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.
Как восстановить утерянный документ
Формально порядок действий такой:
- Издайте приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи налоговой декларации.
- Проведите расследование пропажи документа. Получите от сотрудников, ответственных за его сохранность, письменные объяснения - докладные записки.
- По результатам расследования составьте акт. В нем укажите причины пропажи документа, мероприятия, которые нужно провести для восстановления.
- На основании первичных документов и налоговых регистров восстановите документ.
- Подпишите его у сотрудника, который сегодня уполномочен это делать. Даже если в то время, когда первоначально составляли документ, его должен был подписывать другой сотрудник.
- Сделайте на декларации надпись "Дубликат". На практике коллеги редко соблюдают такой порядок. По данным учета они заполняют декларацию заново, если она не сохранилась в учетной программе.
Сколько лет надо хранить первичку, которая подтверждает убыток в декларации по налогу на прибыль
В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен.
Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка?
Минфин России настаивает: хранить надо все первичные документы (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).
к меню
СРОКИ ХРАНЕНИЯ РАЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ
(таблица)
Срок, в течение которого нужно хранить документы организации и ИП, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления.
к меню
Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.
Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.
Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Примечание
: Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.
Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме
По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).
А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.
Примечание
: Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.
По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.
Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.
Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
к меню
Уничтожение документов
Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).
Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме (.xls 35Кб)
из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».
Организация может уничтожить документы следующими способами
- передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
- самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.
Выбранный способ уничтожения нужно указать в акте.
к меню
Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов
Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.
Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
К должностному лицу могут применить такие меры наказания:
- штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
- от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.
Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.
к меню
Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.
Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ . В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.
Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.
Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 НК РФ).
Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ ).
Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.
Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается ( Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.
Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».
Сроки хранения электронных документов
Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.
Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.
Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.
Информация о
хозяйственных операциях, произведенных
предприятием за определенный период
времени, из учетных регистров переносится
в сгруппированном виде в бухгалтерскую
отчетность.
Первичные
документы, учетные регистры, бухгалтерская
отчетность подлежат обязательному
хранению согласно статье 17 Закона «О
бухгалтерском учете» в течение
сроков, устанавливаемых в соответствии
с правилами организации государственного
архивного дела, но не менее пяти лет.
Ответственность за обеспечение
сохранности в период работы с ними
и своевременную передачу их в архив
несет главный бухгалтер.
Для упорядочения
количества издаваемых и получаемых
документов рекомендуется вести
номенклатуру дел.
Каждый полученный
документ, пройдя обработку, подшивается
в папку - дело. Все папки, находящиеся в
подразделении, образуют номенклатуру
дел. Список дел может быть оформлен
следующим образом:
индекс дела
(номера на папке) может состоять из
присвоенного подразделению номера
и внутреннего номера;
наименование
дела (заголовок);
количество дел
в папке (заполняется при формировании
папки);
срок хранения;
примечание (может
указываться, на основании какого из
перечней устанавливается срок хранения
документов).
Первичные
документы до передачи их в архив
организации должны храниться в бухгалтерии
в специальных помещениях или закрывающихся
шкафах под ответственностью лиц,
уполномоченных главным бухгалтером.
Сроки хранения
документов в архиве предприятия
определяются в соответствии с «Перечнем
типовых документов, образующихся в
деятельности Госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений, организаций,
предприятий, с указанием сроков хранения»,
утвержденным Главархивом СССР 15.08.88 (с
изм. от 06.10.2000).
Перечень
Типовых управленческих документов,
Образующихся в деятельности организаций,
С указанием сроков хранения
(утв. Росархивом
от 06.10.2000)
(Извлечение)
Срок хранения
«постоянно» применяется в соответствии
с пунктом 2.4 Указаний.
Отметка «ЭПК»
применяется в соответствии с пунктом
2.8 Указаний.
Номер статьи
|
Вид документа
|
Срок хранения
документов
|
Примечание
|
|
|
|
|
4. 1. Бухгалтерский
учет и отчетность
|
|
Бухгалтерские
балансы и отчеты; документы
(приложения к балансу, пояснительные
записки, специализированные формы)
к ним:
|
|
<1> При
отсутствии годовых - пост. <2> При
отсутствии годовых, квартальных -
пост.
|
а)
сводные годовые
|
|
б)
годовые
|
|
в)
квартальные
|
|
г)
месячные
|
|
|
Передаточные,
разделительные, ликвидационные
балансы; приложения, пояснительные
записки к ним
|
|
|
|
Аналитические
документы (таблицы, записки, доклады)
к годовым балансам и отчетам
|
|
|
|
Переписка
об утверждении и уточнении балансов
и отчетов
|
|
|
|
Документы
(протоколы, акты, заключения) о
рассмотрении и утверждении балансов
и отчетов
|
Пост. <1>
|
<1> Квартальных
- 5 л.
|
|
План
счетов бухгалтерского учета
|
|
|
|
Отчеты
по перечислению денежных
сумм
по государственному и негосударственному
страхованию (пенсионному, медицинскому,
социальному, занятости)
|
|
|
|
Документы
(планы, отчеты, протоколы,
акты,
справки, докладные записки, переписка)
о проведении документальных ревизий
финансово-хозяйственной деятельности,
контрольно-ревизионной работе, в том
числе проверке кассы,
правильности
взимания налогов и др.
|
|
<1> При условии
завершения проверки -(ревизии). В
случае возникновения споров, разногласии
следственных и судебных дел - сохраняются
до вы несения окончательного решения
|
|
|
|
|
|
Бухгалтерские
учетные регистры (главная книга,
журналы-ордера, разработочные таблицы
и др.)
|
|
<1> При условии
завершения проверки (ревизии). В случае
возникновения споров, разногласии,
следственных и судебных дел - сохраняются
до вынесения окончательного решения
|
|
Первичные
документы и приложения к ним,
зафиксировавшие факт совершения
хозяйственной операции и явившиеся
основанием для бухгалтерских записей
(кассовые, банковские документы,
корешки банковских чековых книжек,
ордера, табели, извещения банков
и переводные требования, акты о
приеме,
сдаче,
списании имущества и материалов,
квитанции, корешки к ним, счета-фактуры,
накладные и авансовые отчеты и др.)
|
|
|
|
Документы
(акты, сведения, переписка)
о
взаимных расчетах и перерасчетах
между
организациями
|
|
|
|
Переписка
о финансово- хозяйственной деятельности
(об учете фондов, о наложении
взысканий, штрафов, приеме,
сдаче,
списании материальных ценностей и
др.)
|
|
|
|
Лицевые
счета работников
|
|
|
|
Положения
о премировании работников
|
5 л. <1> ЭПК
|
<1> После
замены
|
|
Документы
(сводные расчетные (расчетно-платежные)
ведомости (табуляграммы) на выдачу
заработной платы, пособий, гонораров,
материальной помощи и др. выплат <1>;
доверенности на получение денежных
сумм и товарно-материальных
ценностей, в том числе аннулированные
доверенности) о получении заработной
платы и других выплат
|
|
<2> При условии
завершения проверки (ревизии). В случае
возникновения споров, разногласий,
следственных и судебных дел - сохраняются
до вынесения окончательного решения
|
|
Переписка
о выплате заработной платы
|
|
|
|
Сведения,
справки о совокупном доходе работников
за год и уплате налогов
|
|
|
|
Гарантийные
письма
|
|
|
|
Сведения
об учете фондов, лимитов заработной
платы и контроле за их распределением,
о расчетах по перерасходу и задолженности
по заработной плате, об удержании из
заработной платы, из средств социального
страхования, о выплате отпускных
и выходных пособий
|
|
|
|
Документы
(копии отчетов, заявления, списки
работников, справки, выписки из
протоколов, заключения) о выплате
пособий, оплате листков нетрудоспособности
|
|
|
|
Исполнительные
листы
|
До минования
надобности <1>
|
<1> Не менее
5 л.
|
|
|
|
|
|
Документы
(справки, акты, обязательства, переписка)
о дебиторской и кредиторской
задолженности, недостачах, растратах,
хищениях
|
|
|
|
Перечень
лиц, имеющих право подписи первичных
учетных документов
|
До замены новым
|
|
|
Документы
(заявления, решения, справки,
переписка) об оплате учебных отпусков
|
До минования
надобности <1>
|
<1> Не менее
5 л.
|
|
Документы
(протоколы, акты, расчеты, заключения)
о переоценке основных фондов,
определении износа основных средств,
оценке стоимости имущества организации
|
|
|
|
Документы
(акты, выписки банков, ведомости,
расчеты, переписка) об амортизационных
отчислениях
|
|
|
|
Оборотные
ведомости
|
|
<1> При условии
завершения проверки (ревизии). В случае
возникновения споров, разногласий,
следственных и судебных дел - сохраняются
до вынесения окончательного решения
|
|
Сообщения
(свидетельства) о постановке на учет
в налоговых органах
|
|
<1> После
снятия с учета
|
|
Отчеты
по налогам:
|
|
<1> При
отсутствии годовых - пост. <2> При
отсутствии
|
а)
годовые
|
|
б)
квартальные
|
|
в)
месячные
|
1 г. <2> -
|
|
Документы
(расчеты, справки, таблицы, сведения)
о начисленных и перечисленных
суммах налогов в бюджеты всех уровней
|
|
|
|
Переписка
о разногласиях по вопросам
налогообложения, взимания акцизных
и других сборов
|
|
|
|
Документы
(расчеты, сведения, заявления,
решения, списки, ведомости, переписка)
об освобождении от оплаты по налогам,
предоставлении льгот, кредитов,
отсрочек уплаты или отказе в ней по
налогам, акцизным и другим сборам
|
|
|
|
Документы
(заявки, справки, лимиты, расчеты) о
расходах на приобретение оборудования,
производственного и жилого фонда
|
|
|
|
Документы
(акты сверок, справки) об уплате налогов
в бюджет зачетами, ценными бумагами,
поставками продукции, товаров, работ,
услуг
|
|
|
|
Лицевые
счета акционеров
|
|
<1> После
перехода права собственности на
акции. При условии завершения про
верки (ревизии)
|
|
|
|
|
|
Договоры,
соглашения (кредитные, хозяйственные,
операционные)
|
5 л. <1> ЭПК
|
<1> После
истечения срока действия договора,
соглашения
|
|
Паспорта
сделок
|
|
|
|
Документы
(акты, справки, счета) о приеме
выполненных работ
|
|
<1> При
отсутствии лицевых счетов - 75 л.
|
|
Договоры
о материальной ответственности
|
|
<1> После
увольнения материально-ответственного
лица
|
|
Образцы
подписей материально-ответственных
лиц
|
До минования
надобности
|
|
|
Документы
(протоколы заседаний инвентаризационных
комиссий, инвентарные описи, акты,
ведомости) об инвентаризации
основных средств, имущества, зданий
и сооружений, товарно-материальных
ценностей
|
|
<1> При условии
завершения проверки -(ревизии). В
случае возникновения споров,
разногласий, следственных и судебных
дел - сохраняются до вы несения
окончательного решения
|
|
Книги,
журналы, карточки учета:
|
|
<1>
После окончания срока действия
последнего договора контракта,
соглашения <2> После ликвидации
основных средств при условии завершения
про верки (ревизии) <3> При условии
завершения проверки (ревизии). В
случае возникновения споров,
разногласий, следственных и судебных
дел - сохраняются до вынесения
окончательного решения <4> После
погашения налога при условии завершения
проверки (ревизии) <5> С даты последней
записи при условии завершения проверки
(ревизии)
|
а)
ценных бумаг
|
|
б)
договоров, контрактов соглашений
(кредитных, хозяйственных, операционных)
|
5л. <1>ЭПК
|
в)
основных средств (зданий, сооружений)
|
|
г)
расчетов с организациями
|
|
д)
приходно-расходных кассовых документов
(счетов, платежных поручений)
|
|
е)
погашенных векселей на уплату налогов
|
|
ж)
реализации товаров, работ, услуг,
облагаемых и не облагаемых налогом
на добавленную стоимость
|
|
з)
хозяйственного имущества
|
|
и)
вспомогательные, контрольные
(транспортные, грузовые, весовые и
др.)
|
|
к)
подотчетных лиц
|
|
л)
исполнительных листов
|
|
м)
сумм доходов и подоходного налога
работников
|
|
н)
депонированной заработной платы
|
|
о)
депонентов по депозитным суммам
|
|
п)
доверенностей
|
|
|
Программы,
руководства по организации и внедрению
автоматизированных систем
бухгалтерского учета и отчетности
|
|
|
|
Переписка
об организации и внедрении
автоматизированных систем учета и
отчетности
|
|
|
|
Заказы
на бланки учета и отчетности
|
|
|
|
Документы
(счета, справки, переписка и др.) по
финансовым вопросам благотворительной
деятельности
|
|
|
В случае прекращения
деятельности организации документы,
связанные с начислением и выплатой
заработной платы работникам, подлежат
сдаче в государственные архивы.
Для сдачи в архив
документы подбираются в хронологическом
порядке, комплектуются, подшиваются
в папки и переплетаются. Сдача документов
в архив сопровождается справкой.
Меры, которые
необходимо предпринять в связи с утерей
(пропажей или гибелью) первичных
бухгалтерских документов, указаны в
следующих документах:
в Положении «О
документах и документообороте в
бухгалтерском учете», утвержденном
Минфином СССР от 29.07.83 № 105;
в Инструкции «О
порядке изъятия должностным лицом
государственной налоговой инспекции
документов, свидетельствующих о сокрытии
(занижении) прибыли (дохода) или
сокрытии иных объектов от налогообложения,
у предприятий, учреждений, организаций
и граждан», утвержденной Письмом Минфина
РСФСР от 26.07.91 № 16/176.
В случае пропажи
или гибели первичных документов
руководитель предприятия, учреждения
назначает приказом комиссию по
расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых
случаях для участия в работе комиссии
приглашаются представители следственных
органов, охраны и государственного
пожарного надзора.
Результаты работы
комиссии оформляются актом, который
утверждается руководителем предприятия,
учреждения. Копия акта направляется
вышестоящей организации.
Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? Вопрос очень важный и актуальный. В статье содержится выборка, в которой указаны сроки хранения бухгалтерских документов в организации (таблица): первичных, кассовых, а также отчетности.
Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ , срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть
- меньше чем 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона 402-ФЗ) для первичных и кассовых регистров учета;
- не менее 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.
Однако, следует учитывать, что порядок хранения бухгалтерских документов, включая и сроки их хранения, устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:
- Налогового кодекса РФ
;
- положения, утвержденного Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО.
Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.
В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько хранить бухгалтерские документы по их виду с отсылками на законодательные акты.
|
Сколько хранить
|
Основание
|
Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры
|
4 года по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности)
|
|
Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.)
|
5 лет после года составления
|
|
По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др.)
|
6 лет после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним
|
Пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
|
По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.)
|
В зависимости от даты создания:
|
|
Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости
|
5 лет после окончания года, в котором составлен.
Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания:
- до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания;
- созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания
|
Ст. 412, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558
П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле:
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
|
5 лет после окончания года, в котором они составлены. Если же велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, в зависимости от даты создания:
- до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания;
- созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания
|
Ст. 586, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558
П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле
|
Хранение бухгалтерских документов в организации важно организовать в соответствии с упомянутыми выше законодательными актами. Если срок хранения документа не истек и его запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ
в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ. А также организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27
, ч. 1 ст. 15.6
, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ
, ст. 26.31 Закона № 125-ФЗ).
Рассмотрим на примере, как определить срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, полученных в 3 квартале 2017 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2017 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.
Период хранения для счета-фактуры — до 30.09.2021, т. к. он использовался для расчета НДС в 3 кв.2017 г. (заявлен вычет), а срок исчисляется как 4 года после налогового периода, в котором счет-фактура использовался, т. е. с 01.10.2017.
Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:
- для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2017 и получаем 30.09.2021 (по аналогии со счетом-фактурой);
- для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2018 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2021;
- как первичный документ — отсчитываем 5 лет после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2018, и получаем 31.12.2022.
Сроки хранения документов
установлены в Перечне
типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ,
утвержденном приказом
Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 , и его действие
распространяется на организации любой формы собственности.
|
|
|
Минимальный срок хранения
документов бухгалтерского учета установлен также в пункте 1
статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О
бухгалтерском учете" . В ней говорится, что первичные учетные
документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская
(финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат
хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых
в соответствии с правилами организации государственного архивного
дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Началом срока хранения
документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они
были составлены (приняты к учету) (абз.4 п.1.4
перечня , утвержденного приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 г. N 558). Например, если документ составлен в
2015 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2016
года. Из этого правила есть два исключения.
Первое - это регистры,
необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж , а также журналы учета
выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения
определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта
24 раздела II приложения 4 , пункта
22 раздела II приложения 5 и пункта
13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ
от 26
декабря 2011 г. N 1137 .
Второе исключение -
документы, которые подтверждают первоначальную стоимость
амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с
момента, когда перестали начислять амортизацию.
В
законах
об акционерных обществах и об
ООО также есть перечень документов, которые нужно хранить
обязательно (ст.89
Закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ , ст.50
Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ). К ним, в частности,
относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская
отчетность.
Сроки и порядок хранения
документов ООО нужно закрепить в уставе (п.2
ст.12 Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ).
А
вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже
определен постановлением
ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс , которое применяется
с учетом приказа
Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 .
В
любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних
документах организации, например, в Положении об архиве.
Информация о сроках
хранения наиболее распространенных видов документов представлена в
таблице.
|
|
|
Сроки
хранения
, установленные в Перечне ,
исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января
следующего года (п.1.4
Перечня). Исключение из этого правила предусмотрено для
рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других документов
учетной политики организации. Их нужно хранить не менее пяти лет
после года, в котором эти документы использовались для составления
бухгалтерской отчетности в последний раз (п.2
ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
|
|
Документы
бухгалтерского и налогового учета следует хранить даже после
налоговой проверки
. А если они утрачены, их необходимо
восстановить. Об этом сообщил Минфин России в письме от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 ,
а Федеральная налоговая служба довела это письмо до сведения всех
налоговых инспекций (письмо ФНС
России от 15.08.2013 N АС-4-3/14759@).
При этом чиновники
напомнили сроки хранения документов. Так, бумаги, служащие
основанием для расчета налогов, подтверждающие доходы и расходы,
нужно хранить как минимум четыре года (подпункт
8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). И даже если контролеры уже
получали у вас оригиналы документов, а потом вернули обратно, они
вправе запросить их снова.
|
|
|
|
|
|
|
|
Вид документов
|
Срок хранения
|
Норма законодательства
|
|
|
Бухгалтерская отчетность
|
|
|
Годовая бухгалтерская
отчетность*
|
|
|
|
|
Аудиторские заключения по
годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности
|
5 лет при условии проведения
проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой)
отчетности - пост. ЭПК
|
|
|
|
Аудиторские заключения по
промежуточной (квартальной, месячной) бухгалтерской (финансовой)
отчетности
|
5 лет при условии проведения
проверки (ревизии)
|
|
|
|
Передаточные акты,
разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним
|
|
|
|
|
Переписка по вопросам
бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской
(финансовой) отчетности
|
|
|
|