Под термином «регистры бухгалтерского учета» принято понимать большое количество документов, предназначенных для отражения и систематизации данных из «первички». Порядок ведения этих документов регламентирован статьей 10 ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года.

Обязанность заполнять регистры возлагается на бухгалтеров коммерческих организаций, которые сводные данные должны использовать для составления финансовой и налоговой отчетности. Они классифицируются по назначению и по степени обобщения информации.

Самым главным учетным регистром любой коммерческой организации является , которая используется при составлении и отражения сводных данных в главной книге.

Федеральным законодательством предусмотрены формы учетных регистров, которые должны заполнять юридические лица , имеющие любую организационно-правовую форму собственности.

При этом действующие законы не запрещают субъектам предпринимательской деятельности самостоятельно разрабатывать для себя регистры бухгалтерского учета.

Они могут вести аналитический и синтетический учет как на бумажных носителях, так и в электронной форме. В последние годы многие коммерческие организации используют специальное программное обеспечение, посредством которого осуществляется разноска данных по бухгалтерским счетам, заполнение и распечатка первичной документации, составление учетных регистров и формирование отчетности.

Каждая коммерческая организация обязана разработать и утвердить собственную . В этом документе будут отражаться все важные моменты, касающиеся ее работы в целом, взаимоотношений со штатными сотрудниками, ведения документооборота и т.д.

В учетной политике организации в обязательном порядке должна присутствовать информация, касающаяся учетных регистров, которые будут вестись бухгалтерами. Стоит отметить, что указывается форма и способ ведения данных документов. Что касается государственных предприятий, то для них форма учетных регистров утверждается Министерством Финансов РФ.

Что требуется отражать

В 2018 году субъекты предпринимательской деятельности могут не использовать ранее утвержденные формы учетных регистров, в соответствии с регламентом Информации Минфина ПЗ №10/2012 от 04 декабря 2012 года.

При их формировании следует соблюдать лишь требование ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года , касающееся присутствия обязательных реквизитов.

При составлении таких документов бухгалтера должны в обязательном порядке указывать следующие реквизиты :

1. Наименование (полное) учетного регистра.
2. Полное название коммерческой организации, ее код.
3. Период, за который составляется данный документ (либо дата начала ведение и дата закрытия).
4. ФИО работника, который ответственен за составление документа.
5. Подпись, компании.

В этом документе должны группироваться данные в хронологическом порядке. Также может проводиться систематическое группирование объектов бухучета. В обязательном порядке указываются единицы измерения. Все данные, которые вносятся в учетные регистры, должны подтверждаться соответствующей первичной документацией.

Запрещается указывать заведомо ложную информацию, которая будет искажать итоговые результаты, из-за чего организация минимизирует налоговые обязательства перед бюджетом. Если контролирующими органами будет выявлен этот факт, то компании и ответственным лицам грозят финансовые санкции.

Виды и формы в 2018 году

В 2018 году субъекты предпринимательской деятельности должны вести следующие регистры :

1. Главную книгу . В ней систематизируется информация, которая отражается по счетам бухгалтерского учета.
2. Кассовую книгу, журналы регистрации , в которых указываются данные в хронологическом порядке.
3. Журналы-ордера, ведомости , предназначены для систематизации данных первичного учета.
4. Шахматные ведомости .
5. Бухгалтерские справки .
6. Расшифровки к счетам бухгалтерского учета .

После того как главным бухгалтером организации будут разработаны все формы учетных регистров, они передаются на утверждение руководителю . Если у него не возникнет никаких возражений, то издается приказ, регистрирующийся в соответствующем журнале.

Контролирующие органы, которые рано или поздно будут проводить проверку хозяйственной деятельности компании, в обязательном порядке будут требовать этот документ . После изучения приказа проверяющий затребует все интересующие его формы (если компания ведет электронный документооборот, то истребует их распечатки). Именно поэтому юридическим лицам не стоит забывать о его издании, так как в противном случае им не избежать конфликтов с контролирующими органами.

Начиная с 2013 года, юридические лица обязаны издавать приказ , которым будут утверждаться все регистры, используемые ими при . Этот порядок регламентирован ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года. К приказу прикладывается приложение, в котором расшифровывается полный перечень регистров бухгалтерского учета.

Примеры регистров

В соответствии с Приказом №94н , изданным Министерством Финансов РФ 31 октября 2000 года, субъекты предпринимательской деятельности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и сдавать соответствующую отчетность, должны заполнять следующие виды регистров :

Субъектами предпринимательской деятельности часто задействуются следующие виды регистров :

Правильность отражения хозяйственных операций

Бухгалтер, который занимается заполнением учетных документов, должен внимательно следить за правильностью и полнотой отражения в них информации. Очень часто в этих документах допускаются механические или математические ошибки, которые можно исправлять определенным способом.

Федеральным законодательством предусмотрены следующие методы корректирования записей в учетных регистрах (запрещается стирать, замазывать корректором и использовать лезвие для исправления ошибок):

• составление дополнительной бухгалтерской проводки;
• «красное сторно»;
• корректура.

Если при заполнении учетных регистров была допущена ошибка, которая не связана с корреспонденцией счетов и не отразилась на итоговых цифрах, то бухгалтер может применить метод корректуры . Ему следует тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, и рядом с ней вписываются точные данные.

В нижней части регистра следует сделать запись «исправленному верить» «исправлено (например) двадцать пять на тридцать восемь», ставится дата и подпись. В большинстве случаев данная методика применяется при исправлении ошибок в бухгалтерских справках и пояснительных записках к балансам.

Если в учетном регистре была допущена ошибка, которая затронула корреспонденцию счетов, то бухгалтером должна быть применена методика «красное сторно». Ее принцип заключается в следующем. Бухгалтер красными чернилами повторяет неправильную корреспонденцию, после чего синей пастой пишет правильную проводку.

В том случае, когда в сводном документе была неверно указана сумма, но правильно составлена корреспонденция счетов, бухгалтер может применить метод дополнительной проводки. Ему необходимо отразить неучтенную сумму в той же корреспонденции.

Как создать регистры бухгалтерского учета? Подробности — в данной инструкции.

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. По существу, они являются носителями данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Совокупность учетных регистров, используемых в организации для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей, образуют форму бухгалтерского учета.

Объединяет эти формы единство учетных принципов: подтвержденные первичными документами хозяйственные операции находят отражение в учетных регистрах без всякого исключения способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н.

Помимо этого, учетные регистры независимо от того, какой форме учета они принадлежат, выполняют функцию посредника между первичными документами бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностью организации, позволяя, как было сказано выше, отражать, обобщать и систематизировать учетную информацию.

Формы учета, имеющие применение в российской практике бухгалтерского учета, многообразны. Выбор формы учета остается на усмотрение руководителя организации и главного бухгалтера, закрепляется в приказе об учетной политике и осуществляется в зависимости от различных условий, прежде всего – от масштабов бизнеса и степени автоматизации бухгалтерского учета в организации.

Малые предприятия, например, могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета, предложенную Приказом Министерства финансов РФ от 21 декабря 1998 г. № 64н, которая может вестись по:

✔ простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия) – по форме «журнал-главная»;

✔ форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Для прочих хозяйствующих субъектов предусмотрены мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета.

Простая форма бухгалтерского учетаприменима на малых предприятиях, совершающих незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц), не осуществляющих производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов. В этом случае учет всех операций осуществляется путем их регистрации только в книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1.

Наряду с книгой для учета расчетов по оплате труда с работниками и по налогу на доходы с бюджетом малое предприятие должно вести также ведомость учета заработной платы по форме № В-8.

Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность. Она является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом книга должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия приемлема для малых предприятий, осуществляющих производство продукции (работ, услуг), и включает следующие регистры бухгалтерского учета:

Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений – форма № В-1;

Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, – форма № В-2;

Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;

Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;

Ведомость учета реализации – форма № В-6 (оплата);

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-6 (отгрузка);

Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;

Ведомость учета оплаты труда – форма № В-8;

Ведомость (шахматная) – форма № В-9.

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.

Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной – по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета, в другой – по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции либо пояснения, шифры и др.

Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме № В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость. Оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.

Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях – наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи учета на малом предприятии.

Схема документооборота в пределах этой формы учета выглядит следующим образом:

Более сложной представляется мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета. Она применяется в нескольких вариантах в зависимости от отраслевых особенностей и типа предприятия. В ней сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях, а для аналитического учета используются книги, ведомости и карточки.

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым присваиваются постоянные номера. Например, мемориальный ордер 1 – накопительная ведомость по кассовым операциям; мемориальный ордер 2 – свод расчетных ведомостей по заработной плате и т.д.

Это облегчает нахождение нужных документов и составление различных справок. Количество составляемых за месяц ордеров определяет главный бухгалтер. Мемориальный ордер имеет такой вид:

По операциям, не поддающимся систематизации, и по операциям «Сторно» составляются отдельные мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.

В организациях, в которых по объему операций не требуется составления накопительных ведомостей, корреспонденция счетов указывается на отдельных мемориальных ордерах или на оттисках штампа, проставляемых непосредственно на первичных документах с присвоением соответствующих номеров. Штамп должен содержать те же обязательные реквизиты, что и мемориальный ордер: номер, дату составления, корреспонденцию счетов, сумму, подпись ответственного лица – и ряд дополнительных (по необходимости).

Отдельные мемориальные ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня по получении первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета или дебету одного счета и кредиту нескольких счетов, или, наоборот, по кредиту одного счета и дебету нескольких счетов.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учета – и руководителем группы учета. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал.

Данные мемориальных ордеров переносятся в главную книгу, в которой каждый разворот соответствует отдельному счету. При этом по левой стороне счета отражаются данные о хозяйственных операциях по дебету, а по правой стороне – по кредиту этого счета. Итоги по дебету и кредиту счетов главной книги записываются в оборотную ведомость, построенную с использованием синтетических счетов, на основании которой составляется бухгалтерский баланс.

Таким образом, схема документооборота при мемориально-ордерной форме учета представляется следующим образом:

Преимуществами мемориально-ордерной формы учета являются простота и наглядность ее учетных регистров. В то же время при преимущественно ручном заполнении учетных регистров объем рутинной работы по заполнению мемориальных ордеров чрезвычайно велик.

Вследствие этого была разработана более совершенная – журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.

В основе этой формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость оформления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как единый рабочий процесс.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также для целей составления отчетности. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей. Здесь используется два вида учетных регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

При этом предприятия могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Перечень типовых регистров единой журнально-ордерной формы выглядит следующим образом.

В виде исключения по некоторым видам счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета и на основе их данных в конце месяца составляться оборотные ведомости.

Кроме того, ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу. По данным главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец года по каждому синтетическому счету.

В главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам.

Общая схема документооборота в рамках журнально-ордерной формы учета приведена на схеме 1.3.

Запись в учетные регистры осуществляется ручным способом или при помощи компьютера.

При ручном способе операции регистрируются вручную чернилами или шариковой ручкой (в случае если необходимо иметь несколько экземпляров – путем копирования). При компьютерном способе запись производится с использованием компьютерных бухгалтерских программ.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и методом «красного сторно».

Корректурный способ применяется в случае, если ошибка, допущенная в учетном регистре, не затрагивает корреспонденцию счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Сущность корректурного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым (или под зачеркнутым – в зависимости от имеющихся возможностей) пишется правильный текст или сумма.

Зачеркивание производится тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре.

Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах – подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах – подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая там «Исправленному верить» и правильный текст или сумму.

В бухгалтерской практике часто встречается выражение «записать красным» или «сторно». Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»).

Нормативными документами порядок производства записей «сторно» не определен.

На практике применяются два распространенных варианта такой записи:

1) сторнировочная запись делается чернилами или пастой красного цвета;

2) число, подлежащее сторнированию, записывается пастой или чернилами того же цвета, что и остальные записи, а затем обводится вокруг сплошной чертой.

После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делается соответствующая отметка для облегчения последующей проверки правильности разноски.

По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом.

Оборотные ведомости – это способ обобщения данных учетной регистрации в счетах бухгалтерского учета. Оборотные ведомости составляются в конце месяца на основании следующих данных:

Сальдо (остаток) на начало месяца;

Обороты за месяц;

Сальдо на конец месяца.

Оборотные ведомости могут составляться по счетам синтетического и аналитического учета.

Пример. Бухгалтер рассчитал заработную плату работников организации и оформил расчетную ведомость. Расчет заработной платы бухгалтер производит на основании табеля учета рабочего времени и документов, в которых установлена заработная плата работников и дополнительные выплаты (трудовые договоры, приказы, штатное расписание).Расчетная ведомость – это учетный регистр. За май она выглядит следующим образом (в скобках указаны номера балансовых счетов):

На основании расчетной ведомости составим оборотную ведомость по балансовому счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» за май:

Таким образом, конечное сальдо 4178 руб. (5000 + 5500 – 6322), которое мы получили в расчетной ведомости, совпало у нас с конечным сальдо, полученным в оборотной ведомости.Теперь представим хозяйственные операции по начислению и выдаче заработной платы за май в виде бухгалтерских проводок:Дебет 44 Кредит 70– 5500 руб. – начислена заработная плата за май (одновременно увеличены расходы на продажу);Дебет 70 Кредит 68– 572 руб. – удержан налог на доходы физических лиц из начисленной заработной платы;Дебет 70 Кредит 76– 750 руб. – удержаны алименты из заработной платы;Дебет 70 Кредит 50– 5000 руб. – из кассы организации выдана заработная плата за предыдущий месяц (образовавшаяся на 30 апреля задолженность организации перед работниками по заработной плате).

Оборотную аналитическую ведомость можно составить по любому уровню аналитического учета.

Пример. Необходимо узнать состояние расчетов торговой организации с поставщиком ООО «Факел» на конец февраля по всем действующим договорам. Тогда нам нужна оборотная ведомость по счету 60-1-1-01:

Мы составили аналитическую ведомость в развернутом виде. Если же нам нужна обобщенная информация, то та же ведомость будет иметь такой вид:

Если бухгалтерский учет ведется компьютерным способом, то бухгалтер вводит проводки именно в такой структуре. При ручном способе ведения бухгалтерского учета бухгалтер делает разноску в журналах (ведомостях) по синтетическим счетам и субсчетам, а аналитические записи делает в карточках.

Оборотно-сальдовая ведомость (оборотно-сальдовый баланс) составляется на конец месяца на основании данных по каждому синтетическому счету: остатков на начало месяца (начального или входящего сальдо), оборотов за месяц и остатков на конец месяца (конечного сальдо). Оборотно-сальдовую ведомость можно составить только по синтетическим счетам либо в разрезе субсчетов.

В ведомости записываются все используемые на предприятии синтетические счета. На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указывают начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо. Если по счету не было движения за отчетный период, то указывают только начальное и конечное сальдо. Чтобы проверить, правильно ли составлен оборотно-сальдовый баланс, следует знать такие правила:

Итог дебетовых начальных сальдо по счетам должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо;

Итог дебетовых оборотов за период должен равняться итогу кредитовых оборотов;

Итог дебетовых конечных сальдо по счетам должен равняться итогу конечных кредитовых сальдо.

Данные оборотно-сальдовой ведомости об остатках по счетам используются при составлении бухгалтерского баланса.

Пример.Торговая организация ООО «Восток» по состоянию на 31 марта имеет следующие показатели (в скобках указаны номера синтетических счетов):– основные средства (01) – 500 000 руб.;– амортизация по этим основным средствам (02) – 100 000 руб.;– товары (41) – 300 000 руб.;– деньги в кассе (50) – 20 000 руб.;– деньги на расчетном счете (51) – 115 000 руб.;– задолженность перед поставщиками товара (60) – 175 000 руб.;– кредит в банке (66) – 300 000 руб.;– задолженность перед работниками по заработной плате (70) – 90 000 руб.;– уставный капитал (80) – 200 000 руб.;– нераспределенная прибыль (84) – 70 000 руб.Хозяйственные операции апреля были отражены в бухгалтерском учете следующими записями:

Для простоты примера проводки составлены таким образом, чтобы каждый счет был задействован в операциях один раз по дебету и один раз по кредиту, кроме счетов 51 и 90. Поэтому оборотная ведомость, данные из которой берутся для оборотно-сальдовой ведомости, составляется только по этим синтетическим счетам.

И наконец, составляем оборотно-сальдовую ведомость за апрель:

Первичные учетные документы. Требования к их составлению. Первичный учетный документ - это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее проведения или непосредственно после ее окончания и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Первичные учетные документы являются основой отражения в бухгалтерском учете информации о совершении хозяйственных операций. К первичным учетным документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, приходный ордер, акт о приемке материалов, лимитно-заборная карта, накладная на внутреннее перемещение материалов, авансовый отчет, товарная и товарно-транспортная накладные и др.

Применение субъектами хозяйствования Республики Беларусь первичных учетных документов регулируется Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности". Согласно статье 9 Закона первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, и формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, которые осуществляют методическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики.

Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" субъектам хозяйствования дано право самостоятельно разрабатывать собственные формы первичных учетных документов, содержащие следующие обязательные реквизиты:

Наименование, номер документа, дату и место его составления;

Должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

Постановлением от 08.12.2003 N 168 "Об утверждении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов" Министерство финансов Республики Беларусь утвердило типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкцию о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов. Инструкцией определен порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации субъектами хозяйствования и порядок внесения изменений и дополнений, учитывающих специфику организации производства, в типовые унифицированные формы. Если специфика вида хозяйственной деятельности требует применения типовых унифицированных форм первичной учетной документации с дополнительными реквизитами, не содержащимися в данных формах, то организация вправе внести их, оформив соответствующий организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.).

Разработка и утверждение унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики возложены на республиканские органы государственного управления (кроме Министерства обороны и иных органов государственного управления, имеющих воинские формирования, воинские части, и организаций, финансируемых из бюджета).

Республиканские органы государственного управления обязаны согласовывать унифицированные формы первичной учетной документации с Министерством финансов Республики Беларусь.

Объединения (учреждения), подчиненные Совету Министров Республики Беларусь (например, концерны), разрабатывают унифицированные формы первичной учетной документации для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики и представляют их для утверждения в Министерство финансов Республики Беларусь. Этими формами вправе пользоваться все субъекты хозяйствования Республики Беларусь, занимающиеся производственной деятельностью в данных сферах, независимо от подчиненности и формы собственности.

Среди типовых и унифицированных документов есть обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений, например приходные и расходные кассовые ордера, товарные и товарно-транспортные накладные, квитанции на прием наличных денег от населения и организаций и др. В большинство же унифицированных форм первичной учетной документации могут включаться дополнительные реквизиты, связанные с характером хозяйственных операций и системой обработки данных. Однако при этом все реквизиты типовых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные Приказом Министра финансов Республики Беларусь или согласованные с Министерством финансов Республики Беларусь, остаются без изменения (включая коды форм, наименования документов). Удаление отдельных реквизитов из типовых унифицированных форм не допускается.

Организации, использующие в своей деятельности самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, обязаны привести эти формы в учетной политике. Формы первичной учетной документации могут быть представлены отдельным приложением к учетной политике в виде рабочих альбомов форм первичной учетной документации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Копии списков должностных лиц, которым предоставлено право подписи конкретных первичных учетных документов, с образцами их подписей должны быть переданы в бухгалтерию, материально ответственным лицам, производящим выдачу материальных ценностей по документам. Подписи в документах должны быть разборчивыми. Ответственность за достоверность содержащихся в первичных учетных документах данных несут лица, составившие и подписавшие документ.

На бухгалтера возлагается особая ответственность за контроль правильности оформления первичного учетного документа в соответствии с установленными требованиями. Прежде всего бухгалтер производит проверку по форме, в процессе которой устанавливает необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и подлинность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляется арифметическая проверка, определяющая правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают целесообразность хозяйственных операций. Отсутствие, несвоевременное оформление или принятие к учету неправильно заполненных первичных документов могут привести к искажениям показателей бухгалтерской отчетности и налоговых расчетов.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Исправления в первичных учетных документах осуществляются путем зачеркивания неправильных записей и надписи сверху правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

К учету первичные учетные документы принимаются в оригинале. Лишь в порядке исключения возможно применение копий, например при восстановлении учета вследствие пропажи или потери документов при чрезвычайных ситуациях, а также в случаях, специально оговоренных в инструкциях. В качестве примера можно привести Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденное Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 N 55 (с изменениями и дополнениями), согласно которому возмещение расходов на получение виз и загранпаспортов может производиться по копиям платежных документов.

Первичная учетная документация должна обеспечивать возможность составления бухгалтерской, статистической или другой отчетности, предусмотренной законодательством Республики Беларусь и необходимой для управления организацией.

Документооборот и хранение документов. Под документооборотом понимается путь, который проходят документы с момента выписки и до сдачи на хранение в архив. Первичные документы выписывают, как правило, работники отделов служб, цехов и других подразделений предприятия. В бухгалтерии лишь некоторые из них визируются до совершения хозяйственной операции. В основном же документы поступают в бухгалтерию после совершения хозяйственной операции, где они проверяются и при отсутствии нарушений записываются в соответствующие бухгалтерские регистры с составлением проводок.

В бухгалтерии до составления месячной (квартальной) отчетности документы хранятся у исполнителей в столах, шкафах, сейфах и других местах, недоступных для посторонних. После составления отчетности документы сдаются в архив бухгалтерии. Это отдельная, закрывающаяся на ключ, комната, оборудованная полками для хранения документов. Ключ от комнаты находится у главного бухгалтера или работника бухгалтерии, которому поручено вести архив. Перед сдачей в архив бухгалтерии документы группируются и оформляются в дела. Документы, связанные с учетом денежных средств и материальных ценностей, обязательно переплетаются, другие виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в пачки.

Сроки хранения документов установлены законодательно. По разным видам документов они различны. После истечения установленного срока хранения документы могут быть уничтожены. Решение об уничтожении документов принимает руководитель организации на основании акта о выделении к уничтожению документальных материалов, составленного экспертной комиссией. Процедура уничтожения документации установлена законом. Умышленное или неосознанное уничтожение документации ведет к серьезным экономическим последствиям для организации и уголовной ответственности виновных лиц. При ликвидации организации документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в государственный архив.

Ответственность за создание необходимых условий для правильного хранения и сохранность документов несет руководитель организации.

Учетные регистры. Учетными регистрами называются различные формы (таблицы), предназначенные для ведения учетных записей.

Учетные регистры классифицируются по нескольким признакам. По характеру бухгалтерских записей регистры подразделяются на регистры хронологической, систематической и комбинированной записи. В регистрах хронологического учета записи производятся в порядке совершения хозяйственных операций. Примером регистра хронологической записи является журнал хозяйственных операций. В систематических регистрах бухгалтерские записи группируются (систематизируются) по какому-либо однородному признаку. Характерной особенностью таких регистров является то, что в системном учете они отражаются не ежедневно, а по окончании определенного промежутка времени, например месяца. Примерами регистров систематической записи являются Главная книга, лимитно-заборная карта на материалы. Комбинированные регистры сочетают в себе элементы хронологических и систематических регистров. Примером регистров комбинированной записи являются журналы-ордера, группировочные и накопительные ведомости.

По внешнему виду регистры делятся на книги, карточки, ведомости. В форме книг, например, ведутся Главная и кассовая книги. Особенностью книг как регистров бухгалтерского учета является то, что листы в книгах, как правило, пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. На карточках ведется учет объектов основных средств, материалов и некоторых других активов. В ведомостях оформляются начисление заработной платы, расчет амортизации и др.

По порядку ведения записей учетные регистры классифицируются на регистры, ведущиеся ручным и машинным способом. При ведении регистров на машинных носителях должна быть предусмотрена возможность вывода информации на бумажные носители.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются предприятиями самостоятельно с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета. Регистр бухгалтерского учета должен содержать название, период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за его ведение.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие учетные регистры. Допущенные ошибки при заполнении учетных регистров в отчетном году исправляются тремя способами: корректурным, способом "красное сторно" и способом дополнительных проводок.

При корректурном способе неправильные сведения зачеркиваются тонкой чертой, чтобы было видно зачеркнутое, а сверху над зачеркнутым пишут правильные сведения. На поле регистра (обычно справа) напротив строки с исправлением ставится подпись лица, внесшего исправление в реестр, указывается его фамилия.

Способом "красное сторно" исправляются отраженные в регистрах суммы, где неверно указана корреспонденция счетов. Для этого повторно красными чернилами пишется эта же проводка. При подсчете итогов суммы, указанные красными чернилами, вычитаются. После этого в регистре обычными чернилами отражается правильная проводка.

Способ дополнительных проводок используют, если проводка в учетный регистр записана верно, но сумма по ней занижена. В этом случае на сумму занижения составляется и отражается в регистре дополнительная бухгалтерская проводка обычными чернилами.

Исправления в учетных данных вносятся в месяце, когда была обнаружена ошибка, независимо от того, в каком периоде она допущена.

Формы бухгалтерского учета. Обработка данных первичного учета и получение сводной бухгалтерской информации ведется с использованием форм бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета понимают перечень учетных регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способ внесения информации в них.

В настоящее время на практике применяются четыре формы ведения бухгалтерского учета: упрощенная, мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная.

Упрощенная форма бухгалтерского учета рекомендована для применения на малых предприятиях различных форм собственности. На каждый первичный документ составляется бухгалтерская запись, которая отражается в учетном регистре - книге учета хозяйственных операций. На основе итогов записей по данным книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам и бухгалтерский баланс.

Аналитический учет ведется в книгах и на карточках. Итоги регистров аналитического учета переносят в оборотные ведомости аналитического учета. Итоги оборотных ведомостей при сверке за месяц должны соответствовать оборотам того синтетического счета, к которому были открыты аналитические счета.

учета по упрощенной форме

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐

└────┬──────────────────────┬─────────────────────────────────┘

┌────────────────────┐ ┌──────────────────────┐ ┌──────────────┐

│ Карточки │ │ Книга учета │<───┤Кассовая книга│

│аналитического учета│ │хозяйственных операций│ └──────────────┘

└──────────┬─────────┘ └──────────┬───────────┘

┌────────────────────────┐ ┌───────────────────────┐

│ Оборотные ведомости │ │ Оборотная ведомость │

│по аналитическим счетам │ │по синтетическим счетам│

└──────────┬─────────────┘ └─────┬─────────────────┘

┌───────────────────────────────────────────┐

│ БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС │

│ и другие формы отчетности │

└───────────────────────────────────────────┘

При мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета первичный учетный документ записывается в учетный регистр - мемориальный ордер. В мемориальном ордере составляется бухгалтерская запись по данной хозяйственной операции. Все мемориальные ордера регистрируются в хронологическом порядке в регистрационном журнале, что обеспечивает сохранность документов и полноту отражения информации на синтетических счетах. В дальнейшем данные мемориальных ордеров записывают на синтетических счетах Главной книги. Для каждого синтетического счета в Главной книге отводится один развернутый лист, разделенный на дебетовую и кредитовую части. На основании итогов записей Главной книги ежемесячно составляют оборотную ведомость.

Параллельно с синтетическим ведется аналитический учет на карточках (книгах). По окончании месяца по итоговым данным аналитических счетов составляют оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых сверяют с оборотами соответствующего синтетического счета.

Схема регистрации данных бухгалтерского учета

по мемориально-ордерной форме

┌────────────────────────────────────────────────────┐

│ ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ │

└──┬────────────────────────┬──────────────────────┬─┘

│ Группировочные │ │ Мемориальные │ │ │

│ и накопительные │ │ ордера │ │ Кассовая книга │

│ ведомости │ │ │ │ │

└────────────────────┘ └─────────┬──────────┘ └────────────────────┘

┌─────────────────────────┼─────────────────────────┐

┌────────────────────┐ ┌────────────────────┐ ┌────────────────────┐

│ │ │ Журнал регистрации │ │ Карточки (книги) │

│ Главная книга ├─┐ │ мемориальных │ │аналитического учета│

│ │ │ │ ордеров │ │ │

└──────────┬─────────┘ │ └────────────────────┘ └─────────┬──────────┘

┌────────────────────┐ │ ┌────────────────────┐

│Оборотная ведомость │ │ │ Оборотные ведомости│

│ по синтетическим │ │ │ по аналитическим │

│ счетам │ │ │ счетам │

└──────────┬─────────┘ │ └────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────┐

└─────────────────────────────────────────────────────┘

Как следует из названия, основными регистрами журнально-ордерной формы учета являются журналы-ордера. Кроме них, для отражения в учете хозяйственных операций используются вспомогательные ведомости, разработочные таблицы, листки-расшифровки.

При журнально-ордерной форме учета данные первичных учетных документов записываются в соответствующие журналы-ордера. Каждый журнал-ордер ведется по кредитовому признаку и предназначается для учета строго определенных операций, иными словами, кредитовые обороты любого счета в разрезе корреспондирующих счетов отражаются в одном журнале-ордере. Так, журнал-ордер N 1 и ведомость к нему предназначены для учета кассовых операций, журнал-ордер N 2 и ведомость к нему - для учета операций по расчетному счету, журнал-ордер N 3 - для учета расчетов по прочим счетам в банке и финансовым вложениям и т.д.

Если количество однотипных первичных документов велико, то сведения, указанные в них, сначала отражают в разработочных таблицах и вспомогательных ведомостях. Затем итоги указанных таблиц и ведомостей переносят в журналы-ордера. Итоги за месяц по каждому журналу-ордеру переносят в Главную книгу, открываемую на год. Для каждого синтетического счета в Главной книге отводится один развернутый лист, куда заносят суммы дебетовых и кредитовых оборотов и остаток на начало и конец месяца. Поскольку в журналы-ордера кредитовые обороты по счетам записывают в разрезе корреспондирующих счетов, в Главной книге кредитовый оборот по соответствующему счету отражают только итоговой суммой. Дебетовые обороты соответствующего счета в Главную книгу записывают в разрезе корреспондирующих счетов. На основании данных Главной книги составляют оборотно-сальдовую ведомость и бухгалтерский баланс.

Аналитический учет ведется в карточках (книгах). В некоторых журналах-ордерах (например, журналы-ордера N 6, 7) синтетический и аналитический учет совмещены.

Недостаток журнально-ордерной формы учета заключается в том, что каждый журнал-ордер, вспомогательная ведомость, разработочная таблица имеют свою методику ведения, требуют значительного времени для изучения и освоения.

Схема регистрации данных бухгалтерского

учета по журнально-ордерной форме

┌──────────────────────────────────────────────┐

│ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ │

└──┬───────────────────┬─────────────────────┬─┘

│ │ │ │ │ Накопительные │

│ Карточки (книги) │ │ Журналы-ордера │ │ и группировочные │

│аналитического учета│ │ │ <──┤ ведомости, │

│ │ │ │ │ кассовая книга │

┌────────────────────┐ ┌─────────────────────┐ ┌────────────────────┐

│Оборотные ведомости │ │ │ │ Оборотная ведомость│

│ по аналитическим │ │ Главная книга ├───>│ по синтетическим │

│ счетам │ │ │ │ счетам │

└────────────────┬───┘ └──────────┬──────────┘ └─────┬──────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐

│ БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС и другие формы отчетности │

└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Автоматизированная форма бухгалтерского учета находится на стадии развития и совершенствования. На данном этапе схема регистрации данных выглядит следующим образом: сведения о совершенных хозяйственных операциях из первичных документов в последовательности, определенной компьютерной программой, вносятся в оперативную память машины, которая обрабатывает полученную информацию с помощью программного обеспечения и формирует регистры синтетического и аналитического учета, сводные регистры в виде Главной книги и бухгалтерской отчетности установленной формы, осуществляет автоматизированный контроль за ведением бухгалтерского учета.

Схема регистрации данных бухгалтерского

учета по автоматизированной форме

│ Программное │ │ Первичные │ │ Нормативно- │

│ обеспечение ├─────────>│ документы │<─────────┤ справочная │

│ │ │ │ │ информация │

└─────────────┘ └──────┬──────┘ └─────────────┘

┌─────────────┐

│ Ввод данных │

│ в ЭВМ │

└──────┬──────┘

┌─────────────┐

│ Обработка │

│ полученной │

│ информации │

└──────┬──────┘

┌────────────────────────┼────────────────────────┐

┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐

│ Отчетность │ │ Регистры │ │ Документация│

└─────────────┘ └─────────────┘ └─────────────┘

Регистры бухгалтерского учета

В соответствии с графиком документооборота первичные учет­ные документы поступают в бухгалтерию, где подвергаются после­дующей обработке. Прежде всего, документы проверяют. Если к оформлению документов нет претензий, приступают к группиров­ке содержащейся в них информации.

Группировочные записи производятся в специальных бухгал­терских документах, которые называются учетными регистрами. Регистры бухгалтерского учета - это носители учетно-экономической информации, полученные на основе первичных или свод­ных учетных документов. Они предназначены для систематизации и накопления информации, для отражения ее на счетах бухгалтер­ского учета и в отчетности. Учетные регистры представляют собой специальные таблицы определенной формы, построенные в соот­ветствии с экономической группировкой данных об имуществе организации, источниках его образования и т. п.

С помощью регистров бухгалтерского учета осуществляют:

· накопление и группировку информации по экономическим объектам учета;

· контроль за сохранностью первичных и сводных учетных доку­ментов;

· оперативный анализ движения имущества и обязательств орга­низации.

Особенность накопления информации в бухгалтерских регист­рах заключается в том, что записи производятся последовательно и еще до выведения общего итога хозяйственных операций за отчет­ный период в них можно определять промежуточные итоги, что технически гораздо менее трудоемко, чем выведение итогов из не­скольких сводных, а тем более первичных учетных документов. Однородность группировки накапливаемой экономической ин формации обеспечивается строением регистров, которые специ­ально для этого предназначены.

Контрольная функция проявляется в следующем. Обработанные первичные или сводные документы, подготовленные для группи­ровки, сначала регистрируются в учетных регистрах, после этого ни один документ не может быть незаметно изъят. Контролируются нумерация документов и даты их оформления, не может быть отра­жен в регистре документ более ранней даты, чем последняя запись, под одним номером не могут значиться два документа и т. д.

Возможен оперативный анализ информации, так как после ее группировки видны направления движения имущества и обяза­тельств, а также структура этого движения.

При формировании учетной политики организация самостоятельно решает, какие учетные регистры целесообразно использовать. Их выбор зависит от объема бухгалтерской работы, размера предприятия, видов хо­зяйственных операций, а также от уровня механизации бухгалтер­ского учета.

Классификация бухгалтерских регистров.

1. По назначению бухгалтерские регистры делятся на хроноло­гические, систематические и комбинированные.

Хронологическими являются учетные регистры, в которых фак­ты хозяйственной деятельности записываются по мере их воз­никновения и последовательного совершения, т. е. в хронологи­ческом порядке. К ним относятся журнал регистрации хозяй­ственных операций, различные журналы регистрации первичных документов, книги продаж и покупок, реестры и др. В хронологи­ческих регистрах не производится группировка документов по счетам. В них регистрируются документы по мере их выписки или поступления.

К систематическим относятся регистры, предназначенные для отражения записей в системе объектов бухгалтерского учета - счетов, субсчетов, шифров аналитического учета. К ним относят­ся журналы-ордера, ведомости и др. Они используются для запи­сей и получения итогов по отдельным счетам бухгалтерского учета. Систематическим учетным регистром синтетического учета является Главная книга.

Комбинированными называются регистры, которые сочетают хронологические и систематические записи. В них хозяйственные операции регистрируются по времени и одновременно системати­зируются по счетам. К таким регистрам относится, например журнал-Главная книга и др.

Синтетическими называются регистры, предназначенные для обобщения записей по синтетическим бухгалтерским счетам, на­пример журналы-ордера, мемориальные ордера и др. В этих регис­трах показатели хозяйственных процессов формируются в денеж­ном (стоимостном) выражении. Применение конкретных синте­тических регистров зависит от формы учета, принятой на предприятии.

Аналитические регистры предназначены для ведения учета по субсчетам и шифрам аналитического учета (изделиям, номенкла­турным номерам материалов, поставщикам, покупателям и т. п.). Они детализируют записи синтетических регистров. При этом данные аналитических и синтетических регистров должны быть тождественны. Это разнообразные карточки, ведомости и книги.

Универсальными являются регистры, которые позволяют совмещать в одном документе данные аналитического и синтетической учета (журнал-ордер № 6-АПК).

3. По форме бухгалтерские регистры делятся на книги, карточ­ки, свободные листы (ведомости).

Книги (или журналы) – это сброшюрованные листы бумаги, имеющие определенное графление. Они применяются в основном при ручной технике ведения учета. В книге все станицы должны быть пронумерованы. При большом объеме книги и значительном количестве учитываемых объектов для удобства пользования со­ставляется оглавление. На обложке книги проставляются название регистра, год использования, название предприятия и другие не­обходимые данные.

Карточки - это плотные листы бумаги небольшого формата, разграфленные специальным образом. Карточки удобны для веде­ния аналитического учета (по табельным номерам, номенклатур­ным номерам материалов и готовой продукции и др.). При откры­тии карточек их регистрируют в специальном реестре, что обеспе­чивает контроль за их сохранностью.

Наибольшее распространение получили три вида карточек - контокоррентные, материальные и многоколончатые. Каждый вид карточек имеет конкретное назначение.

Контокоррентные карточки используются для аналити­ческого учета расчетов. Это могут быть расчеты с разными дебито­рами и кредиторами, банками, с работниками предприятия и др.

Материальные карточки (количественного учета) предназначены для учета материальных ценностей и готовой про­дукции на складах. Они заполняются материально ответственны­ми лицами на основании первичных документов по движению ма­териала определенного наименования. В карточках имеются гра­фы прихода, расхода и остатка, ведется только количественный учет, на каждое наименование материала открывается отдельная карточка. После каждой записи о поступлении или выдаче матери­алов исчисляется новый остаток.

Для обеспечения сохранности их регистрируют в специальном реест­ре, который ведется в бухгалтерии. Сами карточки находятся в ме­стах их использования (на складах). Если на складе хранится много разнообразных материалов, то и количество карточек будет большим. Для удобства пользования их размещают в картотеке. Порядок расположения карточек зависит от специфики учитываемых материалов: обычно карточки одно­родных видов (сортов) материалов располагают рядом, но при этом в картотеке ставятся разграничители, показывающие номен­клатурные номера. При таком расположении значительно облег­чается поиск карточки конкретного материала.

Многоколончатые карточки используются для учета затрат по производству продукции, выполнению работ, ока­занию услуг. Учет в этих карточках ведется по статьям затрат. Многоколончатые карточки содержат несколько колонок (граф). Ко­личество заполняемых граф соответствует количеству используе­мых статей затрат. Положительным в использовании этих карто­чек является то, что в них постепенно собираются данные по каждой статье затрат, что удобно для составления калькуляции.

Ведомости (свободные листы) - это отдельные несброшюро­ванные листы определенного графления. Они используются для регистрации и накопления однородной учетной информации, на­пример расчетно-платежная ведомость содержит только инфор­мацию, связанную с оплатой труда работников. Ведомости явля­ются сводными учетными регистрами, которые накапливают мно­го однородной информации.

Ведомости, по существу, являются карточками, но несколько большего формата и из менее плотной бумаги. Их хранят в папках-накопителях и по окончании заполнения сшивают (брошюруют) в книги или журналы.

Машинограммы - это ведомости, полученные после ма­шинной обработки информации. Они могут повторять внешний вид типовых ведомостей, отражающих аналогичные хозяйственные операции, а могут и отличаться. Это важно учитывать, если на одном предприятии используется и ручная, и машинная обработка информации, например, на головном предприятии и в филиале.

4. По способу графления бумажные регистры делятся на однопозиционные, двухпозиционные, многопозиционные, линейные, шахматные и др.

В однопозиционных (односторонних) регистрах графы для отражения хозяйственных операций, например по приходу и расходу располагаются на одной стороне. Односторонними регистрами являются различные карточки по учету материальных ценностей

Двухпозиционными (двусторонними) называются регистры, и которых графы для отражения хозяйственных операций располо­жены на разных сторонах развернутого листа, обычно дебетовая часть находится на левой стороне листа, а кредитовая - на правой. Данные учетные регистры используются для учета материальных ценностей.

Многопозиционными (многографными) называются регистры, в которых одна сторона (обычно дебетовая) содержит несколько ко­лонок, данные записываются в подробном виде. В многографных карточках учитываются затраты по статьям.

Шахматные регистры разграфлены на клетки, напоминающие шахматную доску. Записи делают на пересечении колонок и строк. таким образом, запись одновременно проходит по дебету и по кредиту. Такое строение имеют многие журналы-ордера.

В линейных регистрах однородная информация записывается одной строкой, т. е. в одну линию. Например, учет расчетов с под отчетными лицами ведется в ведомости, где на расчеты с одним подотчетным лицом отводится одна строка. В графах указываются все расчеты - выдано, списано, возвращено, остаток и т. п.

5. По способу заполнения (используемым техническим сред­ствам для заполнения) бухгалтерские регистры подразделяются на заполняемые вручную, с использованием пишущих машинок (или их аналогов) и с использованием печатающих устройств ЭВМ (за­полнение производится автоматически).

Вручную заполняют регистры с помощью чернил, пасты шарико­вых ручек или химического карандаша. Ряд учетных регистров целе­сообразно заполнять вручную, например карточки, редко используе­мые регистры (инвентарные карточки по учету основных средств).

В качестве простейших печатающих устройств используют пи­шущие машинки. Это уменьшает время заполнения, обеспечивает аккуратность и четкость записей.

Наиболее эффективно изготовление бухгалтерских регистров с помощью печатающих устройств ЭВМ. Информация переносится на машинные (машиночитаемые) носители, что позволяет при не­обходимости повторить печать регистров, а также использовать информацию на этих носителях в качестве архива. С помощью персональных компьютеров можно печатать не только содержа­ние данных в регистрах, но и сами формы.