Отчетность по НДФЛ предусматривает заполнение и передачу налоговикам следующих документов:
- справки 2-НДФЛ по каждому работнику (признак 1);
- реестр сведений по НДФЛ в 2 экземплярах;
- справки 2-НДФЛ с признаком 2 (по работникам, с которых НДФЛ не был взят);
Отчетность по НДФЛ
Отчетность по НДФЛ в виде справки 2-НДФЛ сдается в следующем порядке:
- По завершении календарного года, если у физического лица — налогоплательщика не был удержан налог, налоговый агент должен до 1 марта года следующего года представить в налоговый орган справку 2-НДФЛ с признаком 2.
- По завершении календарного года до 1 апреля следующего года представляются справки на сотрудников, у которых НДФЛ был удержан (признак 1 в справке).
Подробнее см. в материале «Заполняем признак налогоплательщика в справке 2-НДФЛ» .
- При числе работников до 25 человек справки 2-НДФЛ могут быть переданы налоговикам в бумажном виде, при большем количестве работников сведения передают через телекоммуникационные каналы связи (ТКС) в электронном виде.
- Одновременно со справкой 2-НДФЛ представляется реестр сведений по НДФЛ в 2 экземплярах.
Внимание! С отчетности за 2018 год бланк справки для налоговиков отличен от формуляра, выдаваемого работникам. Как правильно заполнить оба бланка см. .
С 1 января 2016 года для налоговых агентов введена ежеквартальная (с нарастающим итогом) и годовая НДФЛ-отчетность по форме 6-НДФЛ. Отчет по форме 6-НДФЛ по окончании квартала нужно сдавать не позднее последнего дня месяца, следующего за кварталом, а по окончании года — не позднее 1 апреля следующего года. Отчет показывает не только начисленные и удержанные суммы НДФЛ в целом по организации, но и полученный доход, дату его выплаты, сроки, в которые должен быть удержан и оплачен удержанный налог. Это позволит налоговикам оперативно отслеживать правильность исчисления НДФЛ.
Подробнее ознакомиться с особенностями заполнения отчета вы можете в рубрике «Расчет 6-НДФЛ» .
Ответственность за нарушения срока сдачи отчетности по НДФЛ
За нарушение срока сдачи справки 2-НДФЛ на организацию наложат штраф в размере 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ).
За нарушение срока сдачи отчета 6-НДФЛ предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Налоговики также могут заблокировать операции на счете. Если они обнаружат неверные сведения в представленном отчете, то будет выписываться штраф 500 руб. за каждый неправильно оформленный документ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).
Итоги
Налоговые агенты обязаны ежеквартально сдавать форму 6-НДФЛ не позднее последнего дня месяца следующего за отчетным кварталом. По итогам года отчет представляется не позже 01 апреля идущего за отчетным года. По окончании года налоговые агенты также обязаны сдать справку 2-НДФЛ. С признаком 2, если налог не удалось удержать, - не позднее 01 марта, с признаком 1, если налог удержан, до 01 апреля.
НДФЛ — отчетный период по нему долгое время был стабильным и практически не менялся. В нынешнем году была введена новая форма отчетности, что существенно усложнило работу бухгалтеров, ведь добавились и новые сроки сдачи. В нижеприведенном материале рассмотрим новшества, коснувшиеся отчетности по подоходному налогу.
Подоходный налог - виды и формы отчетности
На текущий момент компаниям необходимо сдавать следующие виды НДФЛ-отчетности :
- Персонально по каждому сотруднику - справку 2-НДФЛ, при условии что налог удержан, при этом в справке проставляется признак «1».
- Реестр справок 2-НДФЛ в 2 экземплярах.
- Персонально по каждому сотруднику - 2-НДФЛ справку; если налог удержать не представляется возможным, в справке указывается признак «2».
- Отчет 6-НДФЛ - в целом по всем работникам компании.
Порядок сдачи отчетности по НДФЛ в 2016 году
В настоящее время установлены следующие сроки и правила сдачи отчетности:
- Справки 2-НДФЛ за 2015 год нужно было сдать до 1 апреля 2016 года. Если в фирме работает не более 10 сотрудников, справки подаются в бумажном виде; если эта цифра превышена, то справки должны быть отправлены в налоговую по ТКС в установленном электронном формате. До 2015 года справки можно было принести налоговому инспектору на электронном носителе (флеш-картах, CD) - сейчас такой возможности нет.
- Реестр справок 2-НДФЛ в 2 экземплярах представляется в аналогичные первому пункту сроки.
- Если налог не был удержан, на сотрудника все равно подается справка 2-НДФЛ, но в ней проставляется признак «2». За 2015 год справку с данным признаком нужно было сдать до 1 марта 2016 года.
Новые периоды сдачи отчетов в 2016 году
Не так давно вступил в силу ряд документов, изменивших состав и период предоставления отчетности по НДФЛ. Были приняты законы:
- от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- от 02.05.2015 № 113-ФЗ, начавший действовать с января 2016 года.
В текущем году начал работать механизм по представлению ежеквартальной сводной НДФЛ-отчетности по форме 6-НДФЛ. Этот расчет необходимо передавать в инспекцию до окончания месяца, следующего за отчетным кварталом. В указанной форме суммируются итоги не только по начисленному, но и по удержанному и уплаченному налогу. По мнению чиновников, так они смогут лучше контролировать корректность исчисления и получения налога бюджетом.
Ужесточены штрафные санкции в отношении налогового агента. Если он не предоставит сведения, размер наказания составит 1 000 руб.; если подаст искаженные данные - 500 руб. за каждый расчет.
В 2016 году произошли существенные изменения состава, сроков отчетности по НДФЛ , а также были ужесточены санкционные меры в отношении плательщиков. В частности, была введена новая форма, а суммы взыскания за нарушения увеличены.
Налоговый период по НДФЛ соответствует прошедшему календарному году. По истечении года работодатели, ИП и лица, получившие налогооблагаемый доход, обязаны отчитаться по НДФЛ в инспекции ФНС.
Продолжительность налогового периода по подоходному налогу
На основании ст. 216 НК РФ длительность налогового периода определяется как календарный год, по прошествии которого необходимо произвести полную уплату платежей и отчитаться перед государством. Календарный год не всегда может быть полным. Вновь зарегистрированная организация обязана отчитаться с начала деятельности по 31 декабря. При регистрации работодателя в декабре налоговым периодом по НДФЛ становится отрезок времени с начала создания организации до окончания последующего года.
Индивидуальные предприниматели, в обязанности которых входит уплата НДФЛ, также берут за основу календарный год.
Отчетность по начисленному НДФЛ работодателями
После закончившегося налогового периода предприятия и ИП, являющиеся работодателями, в обязательном порядке предоставляют отчетные данные в налоговую инспекцию. Как налоговым агентам им требуется отразить полученные доходы работника, удержанный и перечисленный подоходный налог в справке 2-НДФЛ.
Отчетность по доходам работников должна поступить в ИФНС до 1 апреля следующего за налоговым периодомгода. За несвоевременную подачу справок положен (в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ) штраф в сумме 200 рублей за единицу просроченного документа. Справки предоставляются как в бумажном виде, так и посредством электронной подачи отчетности.
С 2016 года вступают в действие изменения в части правил сдачи отчетности по НДФЛ и возможной ответственности за невыполнение условий.
Отчетность по начисленному НДФЛ ИП
Налоговый период по НДФЛ рассчитывается ИП на общих основаниях как календарный год. Отчитаться по своим доходам им необходимо включительно до 30 апреля, предоставив декларацию 3-НДФЛ.
Уплата подоходного налога (п. 9 ст. 227 НК РФ) осуществляется в несколько этапов:
- 50% аванса по налогу за январь-июнь до 15 июля;
- 25% аванса по налогу за июль-сентябрь до 15 октября;
- 25% аванса по налогу за октябрь-ноябрь до 15 января.
Что касается декларации 4-НДФЛ, то она предоставляется недавно зарегистрированными предпринимателями в течение 5 дней, следующих за месяцем впервые полученного дохода, для исчисления возможных авансовых платежей. Еще одно основание подачи 4-НДФЛ — изменение суммы предполагаемого дохода не менее 50% по отношению к предыдущему периоду (письмо Минфина РФ от 01.04.2008 № 03-04-07-01/47 «О порядке исчисления авансовых платежей по налогу на доходы физических лиц»). Авансовые платежи подвергаются перерасчету (п. 10 ст. 227 НК РФ).
Размер штрафа за несвоевременную сдачу декларации 3-НДФЛ составляет не менее 1 000 рублей (ст. 119 НК РФ). По нарушенным срокам подачи отчетности 4-НДФЛ налоговики могут применить меры согласно ст. 126 НК РФ.
Отчетность по начисленному НДФЛ прочими лицами
Прочие физические лица, получившие доход, определяемый п. 1 ст. 228 НК РФ, обязаны отчитаться по прошествии налогового периода по НДФЛ , которым считается предыдущий календарный год. Декларация 3-НДФЛ предоставляется ими также до 30 апреля. Погасить налоговые обязательства нужно не позднее 15 июля.
За налоговый период по подоходному налогу у осуществляющих деятельность иностранных граждан, перечисленных в п. 1 ст. 227.1 НК РФ, принимается календарный год. Данные группы лиц не предоставляют декларации по окончании отчетного периода, за исключением случаев, перечисленных в п. 8 ст. 227.1 НК РФ.
Итоги
Во всех случаях налоговый период по НДФЛ совпадает с календарным годом. Уплата налога осуществляется авансами посредством платежей в течение всего периода либо до 15 июля следующего отчетного года.
Обязательства по НДФЛ (расчет налоговой базы и суммы налога) определяются по итогам года. Т.е. налоговый период по НДФЛ установлен как календарный год (ст. 216 НК РФ).
НДФЛ: отчетный период
Согласно нормам Налогового кодекса отчетные периоды по НДФЛ не установлены. Это касается и граждан, самостоятельно уплачивающих НДФЛ, и налоговых агентов. В то же время в обязанности граждан входит только представление в ИФНС декларации 3-НДФЛ, а также уплата налога один раз в год. А вот предпринимателям без работников, применяющим общий режим налогообложения, а также налоговым агентам приходится исполнять НДФЛ-обязанности и внутри налогового периода (отчетного года).
Что должны делать ИП
В течение отчетного года индивидуальные предприниматели на ОСН должны уплачивать .
Если же ИП (независимо от применяемого налогового режима) используют труд наемных работников или выплачивают доходы иным физлицам, то в течение налогового периода по НДФЛ они должны выполнять функции .
Что должны делать налоговые агенты
В течение года налоговые агенты (организации и ИП с работниками) должны исчислять НДФЛ, удерживать и перечислять его в бюджет при каждой выплате дохода работнику/иному физлицу. Например, при перечислении зарплаты это делается ежемесячно.
Кроме того, налоговые агенты по НДФЛ обязаны отчитываться перед ИФНС. В 2015 г. и ранее делать это они должны были только по итогам года, представляя Справки 2-НДФЛ. А вот с 2016 г. к уже имеющейся обязанности по представлению Справок добавилась еще обязанность по сдаче
На сегодняшний день налоговый период по НДФЛ установлен как календарный год. Соответственно, 2018 год – это налоговый период. После того, как этот срок заканчивается, все лица, которые получили или выплачивали облагаемый доход, должны представить отчет в инспекцию ФНС России.
Общий цикл по подоходному налогу
Существует ст. 216 НК РФ, согласно которой длительность налогового периода определена календарным годом. После того, как он заканчивается, необходимо полностью уплатить налог, а также сдать государству отчетность.
Примечательно, что под календарным годом не всегда подразумевают целый год в 365 или 366 дней. Так, если организация или ИП были зарегистрированы в течение этого периода, они должны представить отчетность по НДФЛ за период до 31 декабря. То есть рассматривается тот отрезок времени, который проходит от начала ее деятельности до конца текущего года.
Коммерсанты при расчетах с бюджетом по НДФЛ тоже исходят из календарного года.
Сдача отчетности работодателями
Отчетность в налоговый орган нужно представить в обязательном порядке после того, как налоговый период для ИП либо компании закончен. При этом данные налоговые агенты должны отразить доходы своих наемных работников. Для этих целей до недавних пор служила только справка 2-НДФЛ. В ней указывают удержанный и перечисленный в бюджет подоходный налог.
Если рассматривать в этом контексте индивидуального предпринимателя, то в том случае, если он работает на общем режиме, он должен делать за себя в бюджет авансовые платежи по НДФЛ. А для тех ИП, которые выплачивают доходы физлицам либо используют труд привлеченных работников, обязательно выполнение функций налогового агента в течение налогового периода по НДФЛ.
Обязанности налоговых агентов предполагают, что при выплате доходов работнику либо иному физлицу в течение года они исчисляют НДФЛ и удерживают его. После чего перечисляют в бюджет. Если речь идет о заработной плате, то отчисления должны идти каждый месяц – на следующие дни после фактического получения денег, поступления на банковскую карту.
Налоговый период по НДФЛ предполагает сдачу отчетности в инспекцию по доходам работников в срок до 1 апреля следующего года. Если справки поданы несвоевременно, то за каждую единицу документа, который просрочен, наложат штраф в размере 200 рублей. Примечательно, что есть право выбора: сдавать справки в бумажном виде либо с помощью электронной подачи отчетности. Первый вариант закон допускает для небольших компаний, если в них трудится меньше 25 человек.
Новая отчетность
Каждый из налоговых агентов по НДФЛ держит отчет перед своей ИФНС. До 2015 года включительно и ранее это приходилось делать только по итогам года путем подачи справок 2-НДФЛ. В 2016 году грянули изменения. С этих пор необходимо сдавать не только указанные справки, но и в ежеквартальном режиме новую форму отчетности – 6-НДФЛ. Этот отчет нужно сдавать и в 2018 году. Более того, в 2018 года введена новая форма расчета 6-НДФЛ.
Причем санкция за просрочку подачи этого расчета в пять раз больше, чем за 2-НДФЛ. И вплоть до заморозки счета в банке.
6-НДФЛ не сдан или сдан с задержкой
Размер штрафа для налогового агента в 2018 году – 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня для подачи расчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Период просрочки рассчитают начиная с этого дня до даты, когда вы представили расчет (лично, через представителя, по почте или по Интернету).
Если не сдать расчет в течение 10 дней с установленной даты, налоговая инспекция также вправе заблокировать банковский счет налогового агента (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
В 6-НДФЛ недостоверные данные
Штраф за каждый расчет с недостоверными сведениями – 500 руб. Но если вы обнаружили ошибку и сдали уточненный расчет до того, как ее заметили налоговые инспекторы, санкций не будет (ст. 126.1 НК РФ).
Инспекторы могут предъявить штраф из-за любой ошибки в расчете по форме 6-НДФЛ. Неточность в кодах доходов и вычетов, суммовых показателях. Но в некоторых случаях инспекторы снижают штраф, сославшись на смягчающие обстоятельства (п. 1 ст. 112 НК РФ). Это случаи, когда налоговый агент из-за ошибки:
- не занизил налог;
- не создал неблагоприятных последствий для бюджета;
- не нарушил права физических лиц.
К ответственности могут привлечь не только организацию, но и ответственных сотрудников (например, руководителя). Должностному лицу грозит административный штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ). ИП, адвокаты, нотариусы к административной ответственности не привлекаются (ст. 15.3 КоАП РФ).
Сдача отчетности коммерсантами
3-НДФЛ
Как было сказано, налоговый период по НДФЛ для ИП тоже составляет календарный год. Отчет по доходам следует сдавать до 30 апреля следующего года путем подачи декларации 3-НДФЛ.
Правилами уплаты подоходного налога (п. 9 ст. 227 НК РФ) для предпринимателей предусмотрено несколько периодов:
- до 15 июля – 50% годовых авансовых платежей за январь-июнь;
- до 15 октября – 25% за июль-сентябрь;
- до 15 января – 25% за октябрь-декабрь.
Если декларация 3-НДФЛ сдана не вовремя, будет наложен штраф в размере не менее чем 1000 рублей согласно ст. 119 НК РФ.
4-НДФЛ
А по ст. 126 Кодекса налоговые органы могут применяться меры, которые касаются нарушения сроков подачи 4-НДФЛ. Эту декларацию представляют те индивидуальные предприниматели, которые только начали свою деятельность. Ее нужно сдать в течение пяти дней после месяца, в котором возможно будет первый доход. Это позволит исчислить необходимые авансовые платежи.
Еще одно основание для подачи 4-НДФЛ – когда сумма предполагаемого дохода резко изменилась на 50 процентов в сторону увеличения или уменьшения. Тогда согласно п. 10 ст. 227 НК РФ придется сделать перерасчет авансовых платежей. Это условие предусмотрено также в разъяснениях Минфина России от 01.04.2008 № 03-04-07-01/47 «О порядке исчисления авансовых платежей по налогу на доходы физических лиц».
Как вести и сдавать отчетность остальным физлицам
Некоторые виды доходов напрямую не связаны с работодателем либо ведением предпринимательской деятельности. Например, это получение крупных подарков, продажа имущества, выигрыши в лотереи и азартные игры, «авторские» наследников и правопреемников др. Все они перечислены в п. 1 ст. 228 НК РФ. По итогам налогового периода, который тоже составляет календарный год, физлицо обязано самостоятельно отчитаться по ним.
Также до 30 апреля следующего года нужно направить в инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ. А не позднее 15 июля – погасить все налоговые обстоятельства по налогу перед казной.
В п. 1 ст. 227.1 НК РФ перечислена деятельность иностранных граждан, которая может приносить доход. Налоговый период для них по НДФЛ – тоже календарный год. Однако им нет необходимости подавать после окончания отчетного периода декларацию. Исключения названы в пункте 8 этой же статьи.
Таким образом, налоговый период по НДФЛ во всех случаях совпадает с календарным годом. Соответственно, весь 2018 год – это налоговый период по НДФЛ. А для ИП действует механизм авансовых платежей за весь это период и до 15 июля следующего года.
