Работать со сводными таблицами Excel приходится в разных сферах. Можно быстро обрабатывать большие объемы информации, сравнивать, группировать данные. Это значительно облегчает труд менеджеров, продавцов, руководителей, маркетологов, социологов и т.д.
Сводные таблицы позволяют быстро сформировать различные отчеты по одним и тем же данным. Кроме того, эти отчеты можно гибко настраивать, изменять, обновлять и детализировать.
Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц
У нас есть тренировочная таблица с данными:
Каждая строка дает нам исчерпывающую информацию об одной сделке:
- в каком магазине были продажи;
- какого товара и на какую сумму;
- кто из продавцов постарался;
- когда (число, месяц).
Если это огромная сеть магазинов и продажи идут, то в течение одного квартала размер таблицы станет ужасающим. Проанализировать данные в сотне строк будет очень сложно. А на составление отчета уйдет не один день. В такой ситуации сводная таблица просто необходима.
Создам отчет с помощью мастера сводных таблиц. В новых версиях Excel он почему-то спрятано глубоко в настройках:
- Выберите «Файл»-«Параметры»-«Панель быстрого доступа».
- В выпадающем списке левой колонки: «Выбрать команду из» укажите «Все команды».
- В левой колонке найдите по алфавитному порядку и выделите: «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Нажмите на кнопку между колонками: «Добавить» чтобы инструмент переместился в правую колонку и нажмите ОК.
Теперь инструмент находится в панели быстрого доступа, а значит всегда под рукой.
Готовый отчет можно форматировать, изменять.
Как обновить данные в сводной таблице Excel?
Это можно сделать вручную и автоматически.
Настройка автоматического обновления при изменении данных:
- На вкладке «Работа со сводными таблицами» (необходимо щелкнуть по отчету) выбираем меню «Параметры».
- Открываем «Дополнительные параметры сводной таблицы». Открывается мастер.
- В разделе «Данные» устанавливаем галочку напротив пункта «Обновить при открытии файла».
Теперь каждый раз при открытии файла с измененными данными будет происходить автоматическое обновление сводной таблицы.
Некоторые секреты форматирования
Когда мы сводим в отчет большой объем данных, для выводов и принятия каких-то решения может понадобиться группировка. Допустим, нам нужно увидеть итоги за месяц или квартал.
Группировка по дате в сводной таблице Excel:
Получаем отчет, в котором четко видны суммы продаж по месяцам. Поэкспериментируем и установим шаг – «Кварталы». Результат – сводная таблица вида:
Если фамилия продавцов для анализа деятельности сети магазинов не важна, можем сформировать отчет с поквартальной прибылью.
Чтобы убрать результаты группировки, необходимо щелкнуть по ячейке с данными правой кнопкой мыши и нажать разгруппировать. Либо выбрать данный параметр в меню «Структура».
Работа с итогами
У нас есть сводный отчет такого вида:
Видны итоги по месяцам (сделано «Группировкой») и по наименованиям товаров. Сделаем отчет более удобным для изучения.
Как в сводной таблице сделать итоги сверху:
Уже нет той перегруженности, которая затрудняла восприятие информации.
Как удалить промежуточные итоги? Просто на вкладке макет выбираем «Не показывать промежуточные суммы»:
Получим отчет без дополнительных сумм:
Детализация информации
Огромные сводные таблицы, которые составляются на основании «чужих» таблиц, периодически нуждаются в детализации. Мы не знаем, откуда взялась сумма в конкретной ячейке Excel. Но можно это выяснить, если разбить сводную таблицу на несколько листов.
Мы можем переместить всю сводную таблицу на новый лист, выбрав на вкладке «Действия» кнопку «Переместить».
По умолчанию в сводную таблицу помещается абсолютно вся информация из того столбца, который мы добавляем в отчет.
В нашем примере – ВСЕ товары, ВСЕ даты, ВСЕ суммы и магазины. Возможно, пользователю не нужны некоторые элементы. Они просто загромождают отчет и мешают сосредоточиться на главном. Уберем ненужные элементы.
Жмем ОК – сводная таблица меняется.
Наиболее универсальный отчёт в Process Insight - это аналог сводной таблицы Excel, называемый “Сводный отчёт”:
Отчёт позволяет выбирать любые бюджетные и фактические проводки, фильтровать их по заданным критериям и группировать по тем или иным аналитическим разрезам. С его помощью можно сравнивать между собой сценарии бюджетов, формировать отчёты план-факт-отклонение в разрезах статей бюджетов, контрагентов, проектов, бизнес-направлений, периодов, расчётных счетов и других имеющихся в Системе аналитик.
Параметры отчёта:
Для отчёта должны быть указаны аналитические разрезы, которые будут размещены в строках (по вертикали) и в столбцах (по горизонтали). Для традиционного отчёта (на рисунке) это соответственно статьи бюджета и периоды.
В следующей строке формы отмечаются галочками данные, которые должны быть собраны в отчёте: только план, только факт, план-фак, план-факт-отклонение.
Если отметить галочкой “Добавить итоги”, то последним столбцом таблицы или последней строкой будет “Итого”, содержащее сумму по всем строкам или столбцам.
На следующей строке стоят по умолчанию отмеченным опции “Не выводить пустые столбцы” и “Не выводить пустые строки”. Если по тем или иным статьям бюджета за выбранный отчётный период не было движения, то при отмеченных галочками опциях Process Insight не будет выводить в отчёт такие строки. То же относится и к периодам. В отчёт попадут только строки и столбцы, содержащие данные.
В разделе “Ограничения выборки” можно указать период, за который нужно сформировать отчёт, а также выбрать ограничения по другим аналитикам.
В разделе “Свойства отчёта” указываются название отчёта, опция округления до рублей, тип отчёта и параметры конвертирования.
С помощью инструмента “Сводный отчёт” можно формировать как отчёты по движению денежных средств, так отчёты о прибылях и убытках.
Отчёт можно сопроводить комментариями и указать время его хранения на сервере (см. следующий раздел).
Пример отчёта:
Полученный отчёт может быть экспортирован в Excel (для этого нужно нажать на иконку Excel в верхнем левом углу).
Справа от иконки Excel находится кнопка обновления отчёта. С её помощью можно запросить с сервера сформированный отчёт заново.
Ещё правее находится кнопка перехода в полноэкранный режим с фиксированными заголовками строк и столбцов. Этот режим удобен для работы с отчётами, содержащими большое количество строк или столбцов.
Что такое сводная отчетность? Это определение должны знать все работники бухгалтерских организаций. В случае когда у организации существуют дочерние подразделения, кроме бухгалтерской отчетности собственной, существует необходимость в составлении сводной. Ей называется свод показателей всей группы объединенных между собой предприятий о финансовом состоянии на конкретную дату отчета и результатах ее общей финансовой деятельности за конкретный отчетный период. Такие отчеты выполняет головная фирма.
Главные понятия
Консолидацией называется объединение чего-либо по конкретным единым отличительным признакам. Соответственно, консолидированная бухгалтерская отчетность производится путем сложения одноименных отчетных статей материнской фирмы и всех существующих дочерних организаций.
Необходимость в этом появляется в процессе объединения сразу нескольких предприятий, являющихся изначально юридическими лицами, в одну группу, которая не будет иметь статус юридического лица. В ней должен осуществляться единый контроль над всеми объединенными элементами.
Отличия финансовых отчетностей
В ходе процесса развития крупного российского бизнеса появилась необходимость в выводе многих компаний на более широкий международный уровень и привлечении новых инвестиций. При этом возникла потребность в получении доступной и полноценной информации о финансовой деятельности объединившихся компаний. Ответственность за ее ведение несет головная фирма, в международной деятельности она была названа консолидированной финансовой отчетностью.
Сводная и консолидированная отчетности различаются тем, что целью консолидированных отчетов является предоставление информации, характеризующей данное объединение объектов, юридически самостоятельных, но работающих как одно целое. Документация создается для того, чтобы показать заинтересованным организациям - кредиторам, инвесторам, профсоюзам, местным органам власти, поставщикам итоги финансовой деятельности объединенных субъектов - ее масштабы, сделать ее доступной, повысить уровень доверия к ней.
Головная фирма ведет контроль над своими дочерними субъектами. Она наделена правом определять направление, всю финансовую политику данных подразделений для получения максимальной прибыли от их деятельности. Консолидированные финансовые отчеты производятся для создания полной картины о финансовой деятельности объединенной группы организаций в целом и не могут заменить отдельно взятые бухгалтерские отчеты этих субъектов.
В сводной бухгалтерской отчетности сливаются пункты бухгалтерских отчетов сразу нескольких разных предприятий, которыми владеет один собственник. В другом случае она выполняется для статистики, например, органов местной власти, министерств. Отличается сводная тем, что при ее выполнении происходит построчное сложение отчетных показателей дочерних фирм или подведомственных организаций.
Консолидированная отчетность предоставляет отчетную информацию о работе фирм, являющихся самостоятельными юридически, но ведущих совместный контроль над какой-либо деятельностью или имуществом. Этот отчет составляет головная компания.
Сводная бухгалтерская отчетность составляется министерствами и другими органами власти и строится на основании бухгалтерских отчетов организаций, находящихся у них в подчинении. Пользователи учетной информации испытывают необходимость в получении консолидированных финансовых отчетов, сущность которых состоит в том, чтобы объединить между собой отчеты экономически взаимодействующих предприятий.
Сводная консолидированная бухгалтерская отчетность призвана сформировать достоверную и качественную информацию, чтобы на ее основе пользователи смогли принимать взвешенные решения о дальнейшей деятельности.
Задача консолидированного финансового отчета - отразить общее представление о деятельности группы, а не просто суммировать отчетные показатели всех входящих в нее субъектов. Основное его назначение - котировка акций на фондовой бирже.
Таким образом, современный российский бухгалтерский учет выделяет следующие три разновидности объединенных отчетов:
- сводный отчет организации (из отчетов отдельных филиалов);
- сводный отчет всевозможных министерств и ведомств;
- консолидированный отчет группы связанных между собой организаций.
Эти виды отчетов различаются между собой по таким основным признакам, как методы и цели их подготовки, пользователи информации, которая в них содержится.
Подготовка и принципы сводной отчетности
В странах Запада выработана своя методика составления консолидированных отчетностей. В нашей стране обязательные требования по их составлению были определены не так давно и взаимосвязаны с таким понятием, как сводная финансовая отчетность. Существуют общие международные стандарты, сводная бухгалтерская отчетность должна соответствовать основным их методам и требованиям:
- Принцип полноты состоит в том, что все будущие доходы и расходы, активы и обязательства консолидированного объединения должны быть приняты в полном объеме.
- Принцип собственного капитала - он должен быть определен балансовой стоимостью акций всех консолидируемых объектов, так как они существуют в виде целой финансовой единицы во главе с материнской фирмой.
- Принцип достоверной оценки: отчет должен предоставляться в ясной форме, удобно сформированной для понимания, показывая при этом достоверную отчетную информацию финансового состояния входящих в группу объектов.
- Принцип постоянства - применяется методика консолидации в длительном промежутке времени при условии существующего функционирования предприятия. Могут быть допущены отклонения в некоторых случаях, они обязательно должны быть обоснованы и раскрыты в сопутствующих отчетам приложениях.
- Принцип существенности: раскрываются понятия, которые могут оказать влияние на решение о перемене финансовой деятельности предприятия.
- Методы единой оценки: учет всех активов и пассивов, прибылей, затрат и расходов в полном объеме, основываясь на методах законодательства, принятых в головной организации.
- Единая дата: отчет составляется на дату подведения баланса материнского предприятия.
Можно сделать вывод, что сводная отчетность и консолидированная - различные виды финансовых бухгалтерских отчетов, и нельзя смешивать эти понятия, так как это приводит к непониманию различий в них и путанице при их составлении.
