Какой порядок принятия дел для главного бухгалтера. И какова ответственность нового главного бухгалтера за прошлый период (не своей работы). Коллеги попали в неприятную ситуацию. В одном учреждении в начале января 2017 года умер главный бухгалтер, на его место приходит новый. В учете полный бардак, отсутствие части первички, программа 1с не отражает всех операций. В зарплате тоже много не соответствий. На крупные суммы. Пока понятно, что бардак за период 2014-2016 год. Новый главный бухгалтер приступил к своим обязанностям в конце января 2017 года. Как правильно поступить: вызвать проверку контрольно-ревизионных органов, уведомить своего распорядителя и попросить провести внутренний аудит. Как новому гл бухгалтеру себя полностью обезопасить?

Ответ

Отвечает Елена Павленко, эксперт

Ни трудовое, ни бухгалтерское законодательство не регулируют, в каком именно виде необходимо передавать дела.

Новый главный бухгалтер несет ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета после передачи дел. Обычно составляют акт приема-передачи с описью всех документов, переходящих под контроль нового специалиста. В Вашем случае необходимо оформить акт приема дел, т.к. передавать дела некому.

Прежде чем составлять акт, оформите вместе с руководителем приказ, в котором как раз пропишите сам порядок приема дел.

Конечно, при отсутствии учета, одному главному бухгалтеру не под силу выявить все нарушения. Вы правильно считаете, что нужно уведомить вышестоящий орган, а также попросить провести внеплановую проверку контрольно-ревизионными органами. Так выявленные нарушения найдут отражение в акте проверки. Пока проверка не состоялась составьте акт приема дел, в котором подробно укажите недостатки, которые Вы нашли на текущий момент. Что проверить в первую очередь, принимая бухгалтерию смотрите ниже в рекомендации 4.

1. Из рекомендации Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как передать дела при смене главного бухгалтера

Если главный бухгалтер увольняется, то он обязан передать своему преемнику все документы и материальные ценности, за которые ответственна бухгалтерия. На практике обычно оформляют или специальную . При этом учитывайте, что бухгалтерские документы, в частности первичку, отчетность, регистры, учетные политики, аудиторские заключения и т. д., нужно хранить не менее пяти лет (ч. , ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ). То есть все подобные документы за такой период нужно включить в опись или акт.

2. Из статьи журнала

Как главбуху принять дела

Н.М. Гусева, начальник управления бухгалтерского учета и администрирования доходов федерального бюджета Росфиннадзора

Принимая дела, новый главный бухгалтер обнаружил ошибки увольняющегося. Кто несет ответственность в таком случае? Об этом и поговорим.

Что предпринять новому работнику

Принимая дела, новый специалист должен быть уверен в том, что ему не придется отвечать за ошибки, которые он не совершал.

А потому в процессе приемки-передачи следует:

– проверить наличие документов, подлежащих передаче, их количество и места хранения;

– оценить соответствие данных договоров и иных документов данным бухгалтерской и налоговой отчетности;

– выявить основные нарушения и неточности в оформлении первичной документации;

– составить список отсутствующих документов.

Напомним, что результаты приемки-передачи дел оформляют соответствующим актом*.

Целесообразно проверить наличие наиболее важных документов не только за текущий отчетный период, но и за предыдущие годы (как минимум за три предшествующих года).

Особо необходимо коснуться некоторых спорных вопросов, возникающих в процессе приемки-передачи дел.

Если данные регистров расходятся, этот факт нужно зафиксировать, довести до сведения руководства учреждения и по возможности получить объяснения увольняющегося работника.

На практике нередки случаи, когда вновь вступающему в должность главному бухгалтеру приходится принимать дела в отсутствие прежнего работника. В этой ситуации нужно выяснить, кому были переданы дела и какими документами была оформлена передача. Принимать документацию следует исключительно по описи в строгом соответствии со списком, указанным в документах приема-передачи.

Обнаружены ошибки – бухгалтера могут наказать

Остановимся более подробно на ответственности главного бухгалтера.

Материальная ответственность

Если же на момент увольнения бухгалтер не был материально ответственным лицом, возмещать причиненный материальный ущерб он должен в пределах своего среднемесячного заработка ().

В том случае, если сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию, превышает среднемесячный заработок главного бухгалтера (и если он не согласен добровольно возместить ущерб), суммы взыскивают в судебном порядке ().

Ответственность за нарушение ведения бухгалтерского учета

На основании Кодекса РФ об административных правонарушениях главного бухгалтера (который является должностным лицом в соответствии со Кодекса РФ об административных правонарушениях) можно оштрафовать за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета.

Размер налагаемого штрафа может при этом составить от 2000 до 3000 руб. (). Причем под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимают:

– искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;

– искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

Избегайте нарушений при приеме и передаче дел

Процедура приема-передачи дел может быть нарушена. Одна из причин – то, что конкретного нормативно-правового документа, регламентирующего процедуру приемки-передачи дел, нет. Поэтому следует разработать свой вариант формы передачи дел. Если увольняющийся главбух отказался от передачи дел, отказ должен быть документально зафиксирован. В таком случае при неисполнении утвержденных учреждением правил бухгалтера можно наказать. Обратите внимание: несмотря на неисполнение порядка передачи дел, уволить главного бухгалтера по его заявлению и выдать ему трудовую книжку все-таки нужно ().

В заключение отметим, что, если нарушения выявил принятый вновь работник, а прежний бухгалтер не согласен с этим, можно организовать аудиторскую проверку достоверности передаваемых данных и документов. При этом проверка может быть полной или частичной. Это определяется производственной необходимостью и финансовыми возможностями учреждения.

Срок давности для привлечения к ответственности

Обнаружив недочеты в работе увольняющегося бухгалтера, нужно помнить о следующем. Главбух не несет административной ответственности, если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек.

В случае нарушения валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения, а по иным основаниям – всего два месяца ().

3. Из статьи журнала

Новому главному бухгалтеру передайте документацию под роспись

Сейчас у нас в компании меняется главный бухгалтер. Подскажите, как нам правильно передать документы новому главбуху? Какие бумаги надо оформить, чтобы потом избежать споров об ответственности? С такой ситуацией мы столкнулись в первый раз...

Спрашивает

Лариса СЕМЕНОВА,

начальник отдела кадров ООО «Ника»

Несомненно, все бумаги и дела стоит передать новому главному бухгалтеру под роспись. Так вы зафиксируете дату, которая разграничит периоды ответственности прежнего и нынешнего главбуха за возможные ошибки в учете.

Обычно составляют акт приема-передачи с описью всех документов, переходящих под контроль нового специалиста. Естественно, только после того, как он подпишет с вашей компанией трудовой или гражданско-правовой договор.

Прежде чем составлять акт, оформите вместе с руководителем приказ, в котором как раз пропишите сам порядок передачи дел. Также обозначьте в приказе людей, ответственных за прием и передачу дел, сроки передачи документов, а также дату, когда прежний главбух обязан завершить все бухгалтерские и налоговые операции. Главный бухгалтер выполняет еще и функции кассира в вашей компании? Тогда придется провести инвентаризацию денежных средств в кассе. Сроки и порядок такой ревизии тоже оговорите в приказе руководителя.

Результаты инвентаризации «налички» оформите актом по , а проверив ценные бумаги и бланки строгой отчетности, составьте инвентаризационную опись по .

Еще советуем провести сверку с налоговой инспекцией и внебюджетными фондами. Кстати, акт сверки от налоговиков вы теперь сможете получить быстрее – через Интернет. Этот документ приложите потом ко всем передаваемым бумагам.

Отвечает

Вадим АРТЕМЬЕВ,

директор департамента правового консультирования

АКГ «Развитие бизнес-систем»

4. Из статьи журнала

Главный бухгалтер на новом месте работы

Выходя на новую службу, вы обнаружили, что ваш предшественник вместо организованного учета оставил просто ворох «первички»...

Вы выходите на новую работу. Вы передали все дела главному бухгалтеру, заменившему вас на старой. Вы ждете того же от своего предшественника на новом месте. Но вам не повезло. Вместо организованного бухучета бывший бухгалтер оставил вам ворох «первички» в полиэтиленовых пакетах. А если вы перешли еще и в незнакомую вам бухгалтерскую среду – из малого бизнеса в крупный или из производства в торговлю?

Главное – не паниковать. «Со всем можно справиться», – утверждают опытные главбухи.

Выстраиваем защиту

Главное в такой ситуации – разграничить ответственность на свою и чужую. Для этого вместе с генеральным директором (За организацию хранения первичных документов и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель.) составьте опись или двустороннее соглашение о том, в каком виде вам достался бухгалтерский учет.

Конечно, в соответствии со Закона «О бухгалтерском учете» именно главбух несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Но, согласно статьи 6 того же Закона, ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут и руководители фирм. Так что к описи дел вы вполне можете привлечь директора.

С этим документом вам не придется потом доказывать самому же руководителю или налоговым инспекторам, что до такого хаотического состояния бухучет довел прежний главный бухгалтер, а не вы.

На что обратить внимание в первую очередь, составляя такой документ? Конечно, на те документы, за которые отвечает главный бухгалтер: налоговую и бухгалтерскую отчетность, учетную политику, банковские и кассовые документы.

Приступаем к работе

Принимая дела, составьте свой собственный перечень необходимой для вас информации.

Иерархию можно построить по разным принципам. Это может быть список по актуальности проблемы, по участкам учета, по срочности выполнения и т. д.

Для того чтобы оценить состояние учета, можно составить для себя проверочный список. В него непременно следует включить анализ отчетности. Следует посмотреть, в полном ли объеме и своевременно ли сданы отчеты за прошлые периоды. Затем можно сверить цифры, зафиксированные в отчетах, с данными бухгалтерского и налогового учета.

– Я вышла на новую работу непосредственно перед сдачей годового отчета, и мне пришлось подписывать и сдавать его на основании тех сведений, что остались от прежнего главного бухгалтера. Понятно, что сразу определить, насколько верны эти сведения, невозможно. Поэтому, чтобы обезопасить себя, я составила служебную записку на имя генерального директора. В ней я указала, что отчет за такой-то год составлен на основании сведений бухгалтерского учета, оставленных предыдущим бухгалтером, поэтому я не могу гарантировать его правильность. Такой документ лучше составить в двух экземплярах – один для директора, другой для себя.

По многим налогам – ЕСН, налогу на прибыль – налоговую базу считают нарастающим итогом. Поэтому ошибки в расчетах по текущему году лучше выправлять, ведь итоговые декларации будете сдавать (По итогам года декларация по ЕСН представляется не позднее 30 марта, а по налогу на прибыль - не позднее 28 марта.) вы, а значит, и отвечать тоже будете вы.

А вот исправлять ошибки за предыдущие годы или нет – вы должны решать для себя сами, так как ответственность за них вы нести уже не будете. Ответственность будут нести генеральный директор и организация. Если вы все же решили навести порядок в учете – не копите уточненные декларации, сдавайте их по мере составления. Иначе вы можете не успеть сделать это до выездной проверки. Инспекторы накажут организацию и генерального директора за нарушения, а ваш труд пропадет даром.

Советует Елена Мазова, главный бухгалтер российского представительства компании Eset

– После того как я сдала годовой отчет, я занялась наведением порядка в учете за последний год. Налоговой проверкой могут быть охвачены три года, а значит, год моего прихода тоже будут проверять. Я выяснила, что не в порядке и какие налоговые последствия могут ожидать фирму за ошибки, найденные в «моем» периоде. После этого составила еще одну служебную записку на имя генерального директора с подробным описанием этих ошибок и того, что за это будет компании. И здесь уже он принимал решение о том, что делать дальше.

Еще один способ выяснить, что у вас в порядке, а что нет – инвентаризация расчетов с бюджетом. Обязательно затребуйте сверку в налоговой на дату приемки документации. Наверняка это займет много времени, но если вы собираетесь и дальше работать на этой фирме, то сверка существенно облегчит вам жизнь – вы будете знать, что у вас в порядке, а что нужно исправлять. Если были проверки, то обязательно просмотрите акты налоговых проверок, решения налоговых органов, переписку с налоговой инспекцией по различным вопросам.

При смене главного бухгалтера в организации, что нужно сделать?

Смена главного бухгалтера: порядок оформления. Как передать дела при смене главного бухгалтера? Что учесть при увольнении.

Вопрос: При смене главного бухгалтера в организации, что нужно сделать? Сообщить в налоговую,в фонды? В какой срок? Какими документами? Провести инвентаризацию? Если, да то на дату принятия? Инвентаризацию полную или выборочно? Если не было передачи документов по описи и не было передачи дел, то как принять документы, какие документы надо оформить? В первый день работы нового главного бухгалтера, что надо успеть оформить?

Ответ: Сообщить в налоговую, в фонды? В какой срок? Какими документами?

Сведения о главном бухгалтере не включаются в госреестр - ЕГРЮЛ. В нем содержится только информация о сотрудниках, которые могут действовать от имени организации без доверенности, - директоре, президенте организации и т. д. (подп. «л» п. 1 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). А если главный бухгалтер не входит в число таких сотрудников, подавать в инспекцию заявление по форме № Р14001 , утвержденной приказом ФНС России от 25 января 2012 г. № ММВ-7-6/25 (как при смене руководителя), не нужно.

Провести инвентаризацию? Если, да то на дату принятия? Инвентаризацию полную или выборочно?

При смене главбуха проводить полную инвентаризацию не обязательно. Закон этого не требует. Если решите проводить, то на дату вступления в должность.

Провести полную инвентаризацию обязательно, в частности, при ликвидации или реорганизации компании. Обязательно проводят инвентаризацию перед составлением годовой бухотчетности, при пожарах, хищениях и т. д. (п. 27 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н)

Если не было передачи документов по описи и не было передачи дел, то как принять документы, какие документы надо оформить?
Если главный бухгалтер увольняется, то он обязан передать своему преемнику все документы и материальные ценности, за которые ответственна бухгалтерия . Для организации передачи дел руководитель должен издать приказ .

По результатам передачи дел на практике обычно оформляют или специальную опись . Акт приема-передачи дел подписывают все участники. Затем его утверждает руководитель организации. Составьте акт в двух экземплярах. Один из них хранится в организации, второй остается у прежнего главного бухгалтера.

При этом учитывайте, что бухгалтерские документы, в частности первичку, отчетность, регистры, учетные политики, аудиторские заключения и т. д., нужно хранить не менее пяти лет (). То есть все подобные документы за такой период нужно включить в опись или в акт.

Акт приемки-передачи дел составляется и для разграничения ответственности прежнего и нового главбуха. Стоит проследить, чтобы в акте были указаны все моменты, которые могут повлиять на ведение дел в будущем, например отсутствие первичных и иных документов, учетных регистров и т. п. К акту должна быть приложена опись переданных документов и ценностей. Таким образом, пришедший главбух сможет не только обезопасить себя от ответственности за ошибки прежнего работника.

В первый день работы нового главного бухгалтера, что надо успеть оформить?

Какие документы новому главбуху стоит получить с уходящего

Как разрешить споры, связанные с уходом главбуха, .

Обоснование

Как передать дела при смене главного бухгалтера

Если главный бухгалтер увольняется, то он обязан передать своему преемнику все документы и материальные ценности, за которые ответственна бухгалтерия. Для организации передачи дел руководитель должен издать приказ .

По результатам передачи дел на практике обычно оформляют акт приема-передачи документов или специальную опись . При этом учитывайте, что бухгалтерские документы, в частности первичку, отчетность, регистры, учетные политики, аудиторские заключения и т. д., нужно хранить не менее пяти лет (). То есть все подобные документы за такой период нужно включить в опись или в акт.

Увольнение

Инструкция: как передавать дела при смене главбуха

Главное в статье

Опасно

Административно главбуха могут наказать, если он грубо нарушал требования к бухучету, не сдал отчеты, не соблюдал кассовую дисциплину и т. д. (ст. 2.4 , 15.11 , ч. 1 ст. 15.6, ст. 19.7 , ч. 5 ст. 14.5, ст. 15.5 , ч. 2 ст. 15.33, ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ)

Смена главного бухгалтера - ситуация, которая требует особого подхода. Ведь это не рядовой, а руководящий работник, который отвечает за ведение бухучета, своевременную сдачу отчетов. Он может обладать правом банковской подписи, распоряжаться деньгами компании. То есть это уполномоченное лицо, которое несет полную материальную ответственность за ущерб, причиненный компании (ч. 8 ст. 243 ТК РФ). В статье вы найдете советы и на случай, если сами увольняетесь, и на случай, когда приходите на смену прежнему главбуху.

Что учесть при увольнении

Главный бухгалтер вправе предупредить работодателя о расторжении трудового договора за две недели и уволиться по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Другого порядка кодекс не предусматривает.

Работодатель не может продлить срок отработки главбуха в одностороннем порядке. Так что после увольнения сотрудника работодатель не вправе заставить его проводить передачу дел другому лицу. Поэтому желательно, чтобы новый главбух принял дела до того, как старый уволится. Но на практике не всегда удается быстро найти замену. Как быть?

В этом случае руководитель компании может:

Принять дела сам;

Назначить другого специалиста компании исполнять обязанности главбуха (на то время, пока не найдет подходящую кандидатуру);

Приказать передать дела специализированной организации, с которой заключит договор на ведение бухучета.

Кому и как передать дела На заметку

Работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, обязательные для работников компании. Но они не должны противоречить законодательству (ч. , ст. 8 ТК РФ)

Поскольку главбух за многое в компании отвечает лично, надо определить порядок передачи дел. Это важно, чтобы обезопасить компанию от причинения ущерба. А также чтобы разграничить ответственность старого и нового главбуха по нарушениям, которые могут обнаружить впоследствии.

Передачу дел проводят на основании приказа руководителя компании. Нормативный порядок не установлен. Поэтому работодатель должен разработать его сам и утвердить приказом или другим локальным нормативным актом. С этим документом надо ознакомить главбуха под подпись. Иначе требование его выполнять будет незаконным.

В качестве основы можно, например, использовать старый ведомственный документ - Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами… (утв. Минздравом СССР 28 мая 1979 г. № 25-12/38).

Порядок передачи дел такой.

Издайте приказ.

Укажите в нем лиц, ответственных за прием и передачу дел; сроки и порядок проведения и оформления этой процедуры. Утвердить приказ должен руководитель организации.

Один экземпляр акта оставьте в компании, второй отдайте прежнему главбуху

Подготовьте документы, проверьте состояние дел.

Старый главбух должен проверить и привести в порядок все документы - проследить, чтобы их распечатали, подшили и т. д. То есть подготовить к передаче.

Составьте акт приема-передачи и проведите передачу дел.

В этом процессе участвует комиссия. Акт приема-передачи дел составьте в произвольной форме. Укажите наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов. Поставьте дату передачи бумаг.

Новый главбух может потребовать вписать в акт информацию об отсутствующих документах, о выявленных расхождениях и несоответствии учетных данных.

Отметим, что при смене главбуха проводить полную инвентаризацию не обязательно. Закон этого не требует.

На заметку

Провести полную инвентаризацию обязательно, в частности, при ликвидации или реорганизации компании. Обязательно проводят инвентаризацию перед составлением годовой бухотчетности, при пожарах, хищениях и т. д. (п. 27 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н)

Акт приема-передачи дел подписывают все участники. Затем его утверждает руководитель организации. Составьте акт в двух экземплярах. Один из них хранится в организации, второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Уведомьте налоговую и банк о смене главбуха.

О смене главного бухгалтера надо уведомить налоговую инспекцию и переоформить доверенность на нового главбуха, так как главбух сдает отчеты в ИФНС и представляет интересы компании (участвует в различных комиссиях, сверках, дает пояснения т.д.).

Если у главбуха было право подписи платежек, сообщите о смене главбуха банку и замените образцы подписей. Иначе банк не будет отвечать за причиненные компании убытки (постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 26 октября 2015 г. № Ф09-7319/15).

Какие возникают проблемы

На практике смена главбуха не всегда проходит мирно. Работник может допустить небрежность, недобросовестность и т. д. За нарушения в работе, как мы сказали, его могут оштрафовать административно (разъяснения - в письме Минфина от 17 ноября 2016 г. № 03-02-08/67567).

Дисциплинарные и материальные взыскания применяют к главбуху, как и к любому работнику (ст. , , , 243 ТК РФ). Уголовная ответственность грозит главбуху за уклонение от уплаты налогов, если он умышленно участвовал в этих преступлениях (ст. , 199.1 УК РФ).

В чем-то может быть виноват и работодатель. Ответы на частые вопросы - в таблице.

Как разрешить споры, связанные с уходом главбуха

Отвечает Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

«На сотрудников, у которых не удержали НДФЛ, нужно подать две справки – с признаками 1 и 2. Если этого не сделать, организацию оштрафуют на 200 руб. за каждую несданную справку. В какую инспекцию сдавать справки, смотрите в рекомендации.»

Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

1. Первичные.
2. Учетные регистры.

К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

Классификация

Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

• внутренние и внешние;
• распорядительные и оправдательные;
• разовые и накопительные;
• строгого учета и обычные.

В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

Первичные документы

Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

• наименование;
• номер документа;
• суть сделки или операции;
• данные составителя;
• подпись руководителя организации и печать (если она используется).

Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

Учетные регистры

Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

• в специальных книгах (журналах);
• на отдельных листах и карточках;
• в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
• непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.

Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.

Сроки хранения

Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

Ответственность бухгалтера

Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:

• бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
• учетную политику и локальные нормативные акты;
• сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
• переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).

Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так.

К начальнику бухгалтерской службы предъявляют специфичные требования, так как он создает имидж компании на инвестиционном рынке и получении преференций контрагентов. Существуют особенности смены главбуха и приема на должность нового сотрудника. Он должен максимально обезопасить себя от претензий руководства, контролирующих органов в будущем.

В настоящее время нормативные акты, регулирующие порядок передачи дел, отсутствуют. В некоторых ведомствах он прописан, но организация имеет права сама установить правила передачи и приема дел главбуха. Основное требование - ориентация на Закон РФ «О бухгалтерском учете».

Увольнение и прием

Основные правила предусмотрены в ТК страны. Трудовой договор должен инициируется работником или руководителем и иметь максимальный срок 5 лет. Иногда руководство компании отдает предпочтение меньшему сроку, чтобы проверить качество работы и дать возможность сотруднику изменить условия труда: заработная плата, рабочий день и др. Трудовое законодательство разрешает руководителям устанавливать испытательный срок на эту должность 6 месяцев. Если главбух не прошел назначенный срок, то его увольняют без выходного пособия и согласия профсоюза. Однако специалист имеет право знать причины его несоответствия должности, которые послужили причиной отказа в оформлении на постоянное место.

В ТК оговорено, что отсутствие сотрудника по болезни или иным уважительным причинам не засчитывают за испытательный срок.

Причины увольнения могут быть следующие:

• нанесения ущерба организации;
• разглашение коммерческой тайны;
• по собственному желанию.

Коммерческой тайной является информация, известность которой имеет коммерческую ценность для других лиц. Ее владелец принимает специальные меры для сохранности. Существует ряд условия для этого:

• Ознакомление руководителя бухгалтерской службы под роспись с перечнем информации, которую считают коммерческой тайной.
• Ознакомление под роспись с режимом и ответственностью за нарушение коммерческой тайны.
• Создание условия для соблюдения коммерческой тайны сотрудником.

В ФЗ «О коммерческой тайне» ст. 5 предусмотрен ряд данных, которые не считаются коммерческой тайной в организации.

Главный бухгалтер на испытательном сроке может уволиться после уведомления начальства в любой день. Увольнение лица на срочном контракте при смене собственника возможно только при выплате компенсации в объеме трехмесячного заработка.

При смене бухгалтера состояние финансовой отчетности обязательно оценивают и фиксируют в актах. Письменное оформление данных проверки поможет новому сотруднику снять ответственность за достоверное предоставление информации, выявить неправильное определение налоговой базы, ошибки в бух.отчетности и налоговых регистрах.

Кому передать дела?

Принять дела у уходящего главного бухгалтера может несколько лиц. Наиболее часто - это новый главбух. Но может произойти так, что нового сотрудника еще нет, а старый - имеет законное право покинуть занимаемую должность. Тогда при наличии нескольких бухгалтеров можно временно передать дела им.

В затруднительную ситуацию попадают малые предприятия, где главный бухгалтер является всей бухгалтерией. Дела принимает руководитель компании, так как он несет ответственность за организацию бухучета.

Если руководитель против приема дел, то предыдущий главбух должен письменно оформить этот факт. При отказе руководителя подписать протокол с отказом, необходимо сделать следующее:

• составить опись дел для сдачи (2 экземпляра);
• отправить один экземпляр в налоговую службу заказным письмом или под расписку налогового инспектора.

Если сотрудник не может передать дела (заболел, умер), то руководитель должен издать указ о приеме их другим лицом.

Порядок передачи дел

Сегодня нет нормативного документа, который полностью регламентирует порядок передачи дел главбуха. Для исключения многих ошибок следует придерживаться пошаговой инструкции, отражающей максимальное число факторов. Она имеет рекомендательный характер, является обобщенной.

Если главный бухгалтер давно уволился, а нового на тот момент не приняли, то принимать дела нет у кого. Тогда передача не происходит.

Самостоятельная передача дел включает этапы:

1. Подписание распоряжения о назначении нового бухгалтера.
2. Инвентаризация финансовых обязанностей.
3. Акт приема отчетных и учетных документов.
4. Приложение к акту.
5. Организационные мероприятия.

Комиссия формируется по необходимости, когда выявлены массовые нарушения, отрицательные результаты налоговой проверки и др. В него входят другие работники бухгалтерии, важных подразделений. В приказе оговаривают полномочия комиссии.

Составление приказа

Закон № 129 ФЗ гласит, что компания может самостоятельно выбирать для себя нормы и этапы приема-передачи дел главбуха. Работодателю необходимо выпустить нормативный акт в форме инструкции, приказа, распоряжения, где будет подробно писан порядок передачи обязанностей.

На практике наиболее распространенным является приказ с указанием:

• Причин приемки-передачи обязанностей.
• Срока, в течение которого каждый бухгалтер руководит бухгалтерской службой и подписывает документацию.

При уходе главбуха по своему желанию у работодателя в распоряжении есть 2 недели на расторжение трудовых обязательств. Если происходит смена собственника и увольнение инициировано администрацией, то предельный срок на прерывания трудовых отношений равен 3 месяца после возникновения у нового владельца права собственности.

• Ответственного за передачу документов лица - уходящий главбух.
• Ответственного за прием лица - новый главбух или руководитель организации при исполнении им обязанностей.
• Лиц, участвующих в приеме-передаче - аудиты, вышестоящие органы, специальная комиссия.
• Дату окончания процесса передачи дел - это время завершения учетного процесса за прошедший период. Как правило, дата должна учитывать сроки сдачи бухгалтерской, налоговой отчетности.
• Обязанности и полномочия нового главбуха.

Окончание учетных процессов

В приказе прописывают дату, когда предыдущий главбух обязан прекратить учетные процессы. Требуется:

• сформировать первичные документы;
• предоставить налоговую, статистическую, бухгалтерскую отчетность, все расчеты по выплате страховых взносов;
• оформить бухгалтерские записи.

Все передаваемые документы обязательно подшивают.

Инвентаризация

Независимо от наличия договора материальной ответственности требуется организовать инвентаризацию финансовых средств на счетах и кассах.

Выявленные расхождения отражают на счетах в соответствии с Положением по бухгалтерской отчетности. Излишки приходуют по их рыночной стоимости на момент инвентаризации, сумму требуется занести в финансовый результат (увеличение дохода). Недостачу и порчу имущества считают издержками, при превышении ущерба их норм - на виновное лицо. Если подобное не выявлено, то убытки записывают в увеличение расходов или финансовый результат.

Закон о бухучете (ст. 12 п. 2) предусматривает обязательную проверку состояния имущества, обязательств согласно данным бухучета при смене материально ответственного лица. Данные отражают в актах и описях, составленных в 3 экземплярах:

• для бухгалтерии;
• увольняющемуся сотруднику;
• новому главбуху.

Бумаги прикладывают к составленному акту.

Инвентаризация обязательна:

• перед годовой отчетностью, если ранее она не проводилась;
• если с главбухом оформлен договор о материальной ответственности в полном объеме.

На малых предприятиях целесообразно провести полную инвентаризацию имущества, обязательств. В крупных организациях на это уходит много времени, трудовых ресурсов. В подобных случаях рекомендуют прибегнуть к выборочной проверке доходов и расходов, финансовых вложений, задолженности.

Проверка

Передача дел должна сопровождаться актом проверки отчетности и бухучета. В большинстве случаев лучше воспользоваться услугами аудиторской компании. Это позволит получить независимое заключение по ведению учета. Если подобное неосуществимо, то новый сотрудник должен выполнить всю работу самостоятельно.

В первую очередь стоит проверить операции текущего года, так как часть налоговых деклараций будет сдаваться за последний год. Это период будет включать время, когда новый главбух не работал в организации.

Обратить внимание следует на:

• учредительные документы, государственную регистрацию, протоколы собрания наблюдательного совета и учредителей, постановку на учет в ФНС, регистрацию ККТ;
• отчетность, которую вправе проверить налоговая - за 3 года, текущий год;
• система документооборота, учетная политика, обязанности в бухгалтерии;
• выписка со счетов, договора, акты сверки и остальные расчетные документы;
• материалы инвентаризации;
• регистры налогового, бухгалтерского учета;
• акты проверок за 3 предыдущих года;
• акты сверок с бюджетными, внебюджетными фондами;
• судебные разбирательства с сотрудниками, контрагентами, контролирующими органами;
• материалы о растратах, недостачах и хищений.

На время передачи учетные процессы обязаны быть завершенными - произведены бухгалтерские записи за прошедший период, скомплектована первичка, сформирован оборотный баланс, налоговая и финансовая отчетности.

Первичку и регистры подшивают, группируя с номенклатурой дел: список журналов и дел.

Составление акта

Для разграничения ответственности нового (принимающего) и предыдущего (передающего) бухгалтеров необходимо составить акт. Документ так же используется для представления во время приема-сдачи дел:

• первичной документации, материального учета, отчетности;
• ведущих финансовых показателей.

Во время составления и сдачи акта у нового сотрудника должны быть необходимые книги и журналы: доверенности, кассовая книга, книга покупок/продаж, счет-фактур, учета ценных бумаг, регистрация чековых книжек. При отсутствии перечисленных документа это фиксируют в акте и заводят новые на дату приемки.

Правильность данных учета производится при помощи выборочной проверки. Для важных операций используют сплошной способ проверки.

При оценке учетных данных проверяют:

• полноту;
• рациональность;
• своевременность;
• осмотрительность;
• непрерывность деятельности;
• отсутствие противоречий;
• имущественную обособленность;
• последовательность использования учетной политики;
• соблюдение правил учетной политики;
• оформления первичных документов учета;
• временную определенность факторов хоз.деятельности;
• регистрация и наполнение регистров бух.отчетности.

Развернутый документ позволит новому специалисту оптимизировать работу на начальном этапе за счет содержания сведений учетного, отчетного и организационного характера.

В акте рассматривают следующие моменты:

• Организация бухучета - характеристика работы бухгалтерии, ведения учета.

1. В организации работы рассматривают укомплектованность бухгалтерской службы, распределение обязанностей, наличие квалификации работников, должностных инструкций и штатного расписания. Отчетность и бухучет должен вестись по унифицированным и типовым формам учетной документации, используются специализированные или специально созданные для этих целей внутри организации бланки.
2. Наличие ведомственных инструкций, обеспечение учета нормативной базой - программным обеспечением, книгами.
3. Наличие у персонала оргтехники, компьютеров.
4. Общая характеристика бухучета. Состояние регистров аналитического и синтетического учета, наличие расхождений. Форма и система бухучета (мемориально-ордерная, компьютерная, журнально-ордерная,).

• Состояние учета финансовых средств.

1. Касса. Присутствие кассира, договора на материальную ответственность. Порядок и место хранения денежных и наличных средств. Ведение кассовой книги, остаток средств и финансовых бумаг в кассе.
2. Перечень банковских счетов организации. Указывают их все номера и банковские отделения. Остаток средств берут из банковских выписок и сверяют с учетными данными. Присутствие уведомлений ФНС об открытых счетах.
3. Наличие чековой книжки, неиспользованные номера в ней.

Соответствие остатка финансовых средств, кассовых записей бухгалтерским записям должно быть зафиксировано отдельным актом. Его необходимо приложить к акту передачи дел.

• Учет расчетных операций.

1. Присутствие выписок с банковских счетов и бумаг расчетного характера.
2. Кредиты в банках, задолженность по ним и сроки погашения.
3. Акты сверки расчетов с контрагентами, дата урегулирования расхождений. Претензионная работа. Действительные задолженности. Безнадежная и просроченная дебиторская задолженность.
4. Задолженность перед бюджетом, акты сверки по расчетам с ФНС.

• Учет амортизированного имущества (нематериальные активы, основные средства). Время и отражение в отчете последнюю инвентаризацию имущества. Вид и место хранения описей инвентаризации. Присутствие актов ввода, выбытия и списания ОС. Наличие инвентарных карточек и приказов назначения ответственных работников за сохранность ценностей.
• Состояние материального учета. Акты выверки бухгалтерских записей и данных материально ответственных сотрудников (снятие натуральных остатков, сличительные ведомости). Данные последней инвентаризации. Отражение фактов хищения и недостачи, актов ревизии, обследования. Ведение аналитического учета материалов. Присутствие расходной и приходной документации по передвижению материальных ценностей.
• Расчет с работниками. Штатное расписание, трудовые контракты. Наличие задолженностей перед работниками. Характеристика персонифицированного учета.
• Отчетность. Соблюдение сроков подачи бухотчетности и налоговых деклараций, их достоверность. Решение учредителей о выплате дивидендов и утверждения отчетности. Налоговые регистры.
• Хранение документации. Надежность хранения, контроль бланков строгой отчетности, бухгалтерского архива. Присутствие описей дел.
• Перечисление первичных, бухгалтерских документов по составленной описи.

1. Список передаваемых штатных расписаний, смет, соглашений, договоров, регистров, папок первичных документов, обязательств и др.
2. Отсутствие любых документов и первичных регистров бухучета.

• Остаток по проверенным счетам. Подтверждение и расшифровка остатков счетам. Рекомендуют подтверждать остатки по финансовым расчетам и счетам учета имущества.
• Перечень отсутствующей документации. Предыдущий главбух обязан написать объяснительную на имя руководителя, где указывает причины нарушений. Неточности и ошибка в отчетности, оформлении документации, найденные во время проверки. Все лучше фиксировать бухгалтерскими справками с подписью уходящего сотрудника.
• Замечания и пояснения принимающего дела главбуха к акту увольняющегося работника. Указывают несогласия с положениями акта.
• Фиксация факта передачи печати и фирменных штампов, ключей к «Клиент-Банку» и сейфам, сертификаты спецоператора связи.

В крупных компаниях в штате присутствует несколько бухгалтеров. В акте тогда следует отразить только документы, находящиеся под контролем главбуха.

• Подписи и расшифровки принимающего и сдающего бухгалтера, членов комиссии.
• Дата передачи.

Акт станет основанием для приказа (распоряжения) руководства о передаче дел.

Первичная документация, бухгалтерская отчетность, регистры следует хранить установленный правилами архивного дела срок, но минимум 5 лет. В наличии должны быть все документы за этот период.

К акту прикладывают документы:

• акт инвентаризации финансовых обязательств: акты сверки расчетов с внебюджетными и бюджетными фондами, дебиторской и кредиторской задолженности;
• акт инвентаризации активов, обязательств;
• акт инвентаризации финансовых средств в кассе, опись ценных бумаг, бланков строгой отчетности;
• аудиторское заключение о соответствии бухочетности;
• перечень регистров, учетных документов, отсутствующих во время приема-передачи дел.

Заключительный этап

После передачи дел, подписания акта и увольнения предыдущего главбуха следует выполнить:

• Уведомить ФНС о новом главбухе. Закон не предусматривает обязательного уведомления, а соответственно и ответственность за отсутствия не предусмотрена. Однако налоговики требуют письмо-уведомление с печатью организации и копией приказа а назначения, паспортные данные нового сотрудника.
• Во всех финансовых организациях, где отрыты счета, оформить новые карточки.
• С первого дня вести недостающие учетные регистры.
• Если требуется подать уточненные декларации.
• Исправить выявленные ранее ошибки.

Ответственность

После замены главбуха появляется вопрос ответственности настоящего и предыдущего сотрудника. Главбух не может привлекаться к любой ответственности, связанной с неправильным ведением бухучета, уклонением от налогов предыдущим сотрудником. Лицо привлекают к административной ответственности при наличии вины. Требуется доказать присутствие прямого умысла сокрытия прибыли, что полностью снимает вину нового главбуха.

При истечении срока давности привлечение к ответственности ушедшего сотрудника становится невозможным. Например, при нарушении валютного или финансового законодательства срок составляет 1 год с момента правонарушения, а по остальным основаниям - только 2 месяца. Если правонарушение является длящимся, то срок отсчитывается с момента обнаружения.

Если будет выявлено, что бывший бухгалтер причинил ущерб организации, то при наличии договора материальной ответственности он обязан его возместить. Если подобного документа нет, то объем компенсации равен среднемесячному заработку.

Каждый главный бухгалтер обязан знать о размере административных взысканий за:

• Неправильное ведение кассовых операций и работа с наличными средствами - 4-5 тыс. руб.
• Несоблюдение сроков постановки на учет в государственные фонды и налоговые органы - 0,5-1 тыс. руб.
• Деятельность без учета в перечисленных органах - 2-3 тыс. руб.
• Несоблюдения срока подачи декларации - 0,3-0,5 тыс. руб.
• Несоблюдение сроков подачи сведений о закрытии, открытии банковских счетов - 1-2 тыс. руб.
• Отсутствие данных для налогового контроля - 0,3-0,5 тыс. руб.
• Грубые нарушения в бухотчетности или предоставление искаженных сумм бухотчетности свыше 10% - 2-3 тыс. руб.
• Неправильный порядок учета валютных операций и предоставление отчетности по ним - 4-5 тыс. руб.
• Неправильное предоставление статической информации - 3-5 тыс. руб.

Новый главбух должен принять дела у предыдущего сотрудника. Составленный акт передачи поможет исключить ряд проблем в будущем, выявит недочеты предшественника, исключит грубые ошибки во время работы и др. Он составляется в произвольной форме, но должен охватывать максимальный объем информации по отчетности.