Как составить приказ о проведении инвентаризации. Порядок и сроки проведения инвентаризации

Http://tinyurl.com/y5mhnapb

Близится к концу очередной год. А это значит, что впереди у бухгалтера «горячая пора» составления годовой финансовой отчетности. Но прежде всех нас ждет другая, не менее ответственная работа - проведение годовой инвентаризации, во время которой предстоит сверить бухгалтерские данные об активах и обязательствах, числящихся «на бумаге», с реальным их наличием. В каком порядке и в какие сроки проводить инвентаризацию? Какими первичными документами оформить данные инвентаризации? Как правильно отразить в бухгалтерском и налоговом учете инвентаризационные разницы, выявленные в результате инвентаризации? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашем тематическом номере. Ну а начнем, конечно же, с азов и расскажем о правилах проведения инвентаризации.

Годовая инвентаризация - 2017: обязательно ли ее проводить?

- активов и обязательств сельхозпредприятий - Методические рекомендации по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и незавершенного производства сельскохозяйственных предприятий (см. приложение к письму Минагрополитики от 04.12.2003 г. № 37-27-12/14023 );

- имущества приватизируемых (корпоратизируемых) государственных предприятий , а также имущества государственных предприятий и организаций, которое передается в аренду (возвращается после окончания срока действия договора аренды или его расторжения) - Положение № 158 .

Объекты инвентаризации

Сразу скажем, что проведение годовой инвентаризации потребует от вас максимальных усилий. Ведь, как предусмотрено пп. 6-7 разд. I Положения № 879 , перед составлением годовой финотчетности проводят сплошную инвентаризацию , которая охватывает все виды активов и обязательств предприятия. Если точнее, то под инвентаризацию попадают:

Основные средства (ОС);

Нематериальные активы (НМА);

Незавершенные капитальные инвестиции;

Запасы, в том числе незавершенное производство (НЗП);

Наличные, денежные средства и их эквиваленты, бланки документов строгой отчетности;

Дебиторская и кредиторская задолженности;

Доходы и расходы будущих периодов, обеспечения и резервы.

Более того, учтите, что в ходе инвентаризации проверяют:

- собственное имущество предприятия независимо от его местонахождения , в том числе предметы, переданные в прокат, аренду, находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации, в ремонте, запасе или резерве;

- имущество, которое не принадлежит предприятию , но временно находится в его пользовании, распоряжении или на хранении (объекты оперативной аренды ОС, ТМЦ на ответственном хранении, переработке, комиссии или монтаже).

Сроки проведения годовой инвентаризации

И еще одно важное правило, касающееся сроков проведения инвентаризации:

Предположим, в приказе о проведении инвентаризации говорится, что годовую инвентаризацию проводят по состоянию на 30 ноября 2017 года . Это значит, что сама инвентаризация будет проходить в декабре (например, с 1 по 15 декабря 2017 года). При этом инвентаризационные описи заполняют по состоянию именно на конец дня 30 ноября 2017 года*. Исключение составляют случаи инвентаризации объектов ОС и матценностей, которые на дату инвентаризации будут находиться за пределами предприятия. Их инвентаризируют до момента временного выбытия с территории предприятия.

* Обратите внимание: инвентаризационные описи заполняют по состоянию именно на конец дня 30 ноября 2017 года. Ведь согласно п. 1 разд. II НП(С)БУ 1 баланс предприятия составляется на конец последнего дня отчетного периода. Соответственно и инвентаризационные описи составляем аналогичным образом.

Правила формирования инвентаризационных комиссий

Инвентаризационная комиссия. Для проведения годовой инвентаризации приказом руководителя предприятия создают инвентаризационную комиссию (п. 1 разд. II Положения № 879 ).

В состав комиссии включают:

Представителей аппарата управления предприятия;

Представителей бухгалтерской службы (аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, субъекта предпринимательской деятельности - физлицо, которое ведет на предприятии бухучет на договорных началах);

Опытных работников предприятия, которые знают объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеров, технологов, механиков, исполнителей работ, товароведов, экономистов, бухгалтеров).

Кроме того, по решению руководителя предприятия в состав комиссии можно включить членов ревизионной комиссии хозобщества.

А вот если бухучет ведет сам руководитель, то выбора нет - он же должен возглавить инвентаризационную комиссию.

Нередко на практике можно встретить предприятия, на которых работает всего на всего один человек - директор. В связи с этим возникает вопрос: имеет ли «право на жизнь» инвентаризационная комиссия из одного человека ?

Специалисты Минфина допускают такую возможность. По их мнению, если на предприятии всего один работник - руководитель, то для проведения инвентаризации он в соответствующем распорядительном документе утверждает состав инвентаризационной комиссии из одного лица (см. письмо Минфина от 27.05.2014 г. № 31-08410-07-29/12918 ).

Конечно же, такой вариант проведения инвентаризации - комиссией из одного работника - является самым простым, а потому и самым желанным для столь малого предприятия. Но мы вынуждены предупредить: в этом случае предприятие невольно нарушит требование п.п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879 , согласно которому запрещается включать в инвентаризационную комиссию тех работников, в ведении которых находятся активы, по которым проводится инвентаризация . Ведь в нашем случае складывается именно такая ситуация: на предприятии работает только один работник, который и является материально ответственным за все активы.

Так как же быть, чтобы не нарушить предписания Положения № 879 ? По нашему мнению, желательно, чтобы инвентаризацию для «одинокого» работника провело лицо, специально приглашенное для этого на основании гражданско-правового договора . Такой вариант не противоречит требованиям Положения № 879 и также упомянут в письме Минфина от 27.05.2014 г. № 31-08410-07-29/12918 (ср. 025069200).

Пример приказа о назначении инвентаризационной комиссии см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 93, с. 11 .

Рабочие инвентаризационные комиссии. На предприятиях с небольшим объемом инвентаризационной работы постоянно действующая комиссия организует и проводит инвентаризацию активов самостоятельно .

На крупных предприятиях с большим количеством объектов инвентаризации ее проведение одной комиссией попросту невозможно. Поэтому на таких предприятиях инвентаризационная комиссия выполняет преимущественно организационные, регулирующие и контрольные функции, перечисленные в п.п. 2.5 разд. II Положения № 879 . А для проведения инвентаризации имущества непосредственно в местах хранения и производства создают рабочие инвентаризационные комиссии.

В состав рабочих комиссий также включают представителей аппарата управления, бухгалтерской службы и опытных работников предприятия. Причем интересно, что в рабочие комиссии можно включать также членов инвентаризационной комиссии (п.п. 2.2 разд. II Положения № 879 ).

Как правило, это делают в приказе о проведении инвентаризации.

При формировании комиссии директору нужно помнить об ограничениях, установленных п.п. 2.4 разд. II Положения № 879 :

Нельзя назначать председателем рабочей комиссии для проверки активов, находящихся на ответственном хранении у тех же материально ответственных лиц, одного и того же работника 2 года подряд;

Материально ответственное лицо не может входить в состав рабочей комиссии для проверки активов, находящихся у него на ответственном хранении, поскольку является проверяемым лицом.

Обратите внимание! Инвентаризацию проводят полным составом инвентаризационной комиссии и в присутствии материально ответственного лица .

А как быть, если один из членов инвентаризационной комиссии отсутствует по уважительной причине? Можно ли «пересчитать» активы и обязательства без него?

Какова бы ни была причина отсутствия одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии, проводить инвентаризацию «недоукомплектованным» составом нельзя. Поэтому, если член комиссии отсутствует по болезни или в связи с командировкой, тогда руководитель предприятия, утвердивший состав такой комиссии, должен произвести его замену (см. письмо Минфина от 15.12.2003 г. № 31-04200-30-23/19 ). Для этого необходимо издать отдельный приказ руководителя, которым отсутствующего работника исключают из состава комиссии, а вместо него вводят в состав комиссии другого работника.

Документальное оформление инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации. Повторимся, что вопросы, связанные с созданием инвентаризационных комиссий, а также конкретными сроками проведения инвентаризации на предприятии, находятся в ведении руководителя (см. письма Минфина от 11.04.2016 г. № 31-11420-07-10/10433 и от 11.09.2017 г. № 35220-07/23-3607/7/2824 ). Поэтому

В нем, кроме прочих обязательных реквизитов, указывают: дату, на которую проводят инвентаризацию, сроки ее проведения, виды инвентаризируемых активов и обязательств. Кроме того, этим же приказом нередко утверждают состав рабочих инвентаризационных комиссий.

В то же время помните! Сроки и порядок проведения инвентаризации, в том числе годовой, можно установить в приказе об организации бухгалтерского учета или в приказе об учетной политике. В этом случае издавать приказ о проведении годовой инвентаризации не нужно. Достаточно непосредственно перед началом годовой инвентаризации отдельным приказом руководителя утвердить состав рабочих инвентаризационных комиссий.

Инвентаризационные описи и сличительные ведомости. Результаты инвентаризации оформляют с использованием инвентаризационных описей, актов инвентаризации и сличительных ведомостей.

Так, в ходе инвентаризации инвентаризационная комиссия оформляет (п. 15 разд. II Положения № 879 ):

- инвентаризационные описи , в которых фиксирует наличие, состояние и оценку активов предприятия и активов, принадлежащих другим предприятиям и учитываемых за балансом;

- акты инвентаризации , в которых показывает наличие денежных документов, бланков документов строгой отчетности, финансовых инвестиций, наличности, а также полноту отражения денежных средств на счетах в банке (регистрационных счетах), дебиторской и кредиторской задолженностей, обязательств, средств целевого финансирования, расходов и доходов будущих периодов, обеспечений (резервов), создаваемых в соответствии с требованиями П(С)БУ , международных стандартов и других актов законодательства.

По окончании инвентаризации оформленные инвентаризационные описи (акты инвентаризации) комиссия передает в бухгалтерию. Бухгалтерия проверяет все подсчеты, проведенные инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссией в инвентаризационных описях.

При этом на последней странице инвентаризационной описи обязательно делают отметку о проверке цен и подсчете итогов, которую заверяют подписями проводивших ее лиц (п. 19 разд. II Положения № 879 ).

После этого бухгалтерия сверяет данные инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета и при наличии расхождений (излишков или недостач) составляет сличительные ведомости активов и обязательств (п. 20 разд. II Положения № 879 ).

Форма инвентаризационных документов. Положение № 879 не устанавливает типовые формы описей, актов и сличительных ведомостей. Здесь говорится лишь о том, что инвентаризационную первичку следует оформлять в соответствии с требованиями Положения № 88 .

Как же в таком случае быть? Вариантов на самом деле несколько.

(1) Самый простой способ - предприятие может воспользоваться уже готовыми формами инвентаризационных описей (актов инвентаризации) и сличительных ведомостей.

Например, типовые формы инвентаризационной первички можно найти в приказе № 572 . Конечно же, эти формы обязательны для применения только бюджетными учреждениями. Однако «обычные» предприятия тоже могут использовать их по собственному желанию . На это прямо указывает п. 2 упомянутого приказа .

Кроме того, для оформления результатов инвентаризации можно использовать формы документов, утвержденные постановлением № 241 . Несмотря на «почтенный возраст» этого документа, предприятия по сей день могут применять приведенные здесь формы (см. письма Госкомстата от 26.05.2004 г. № 03-04-05/41 и от 30.01.2003 г. № 03-04-05/18 ).

Ну и наконец, некоторые инвентаризационные формы «разбросаны» и по другим нормативным актам. Более подробно о том, какие формы первичных инвентаризационных документов применять в каждом конкретном случае, мы расскажем чуть позже, когда будем говорить о правилах инвентаризации отдельных видов активов и обязательств (см. соответствующие разделы номера).

(2) Если же готовые формы вас по какой-то причине не устроили, вы можете немного доработать их, дополнив новыми реквизитами с учетом специфики деятельности предприятия.

(3) Ну и наконец, можно вообще не привязываться к установленным формам и документировать процесс инвентаризации с помощью самостоятельно изготовленных бланков (см. письма Госкомстата от 15.07.2010 г. № 14/2-18/72 и Минфина от 15.01.2015 г. № 31-11410-08-10/871 ). Главное - помните: такие «самодельные» бланки обязательно должны быть оформлены в соответствии с требованиями к первичным документам, установленными Законом о бухучете и Положением № 88 .

Но какую бы форму инвентаризационных описей, актов инвентаризации и сличительных ведомостей вы ни выбрали (одну из установленных или самостоятельно разработанную), обязательно нужно соблюдать правила оформления таких документов, установленные Положением № 879 . Остановимся на них подробнее.

Правила заполнения инвентаризационных документов. Материалы инвентаризации (описи, акты, сличительные ведомости) составляют не менее чем в двух экземплярах (п. 21 разд. II Положения № 879 ). При этом они могут быть заполнены как рукописным способом, так и при помощи электронных средств обработки информации (п. 14 разд. II Положения № 879 ).

Перед началом инвентаризации материально ответственные лица в инвентаризационной описи (акте инвентаризации) дают расписку о том, что все приходные и расходные документы на активы сданы в бухгалтерию, принятые ценности оприходованы, а выбывшие, списаны. По окончании инвентаризации инвентаризационные описи (акты инвентаризации) подписывают все члены инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственные лица. При этом материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка активов произошла в их присутствии, в связи с чем претензий к членам комиссии они не имеют, и что они принимают на ответственное хранение перечисленные в описи активы.

В инвентаризационных описях активы отражают по наименованиям в количественных единицах измерения, принятых в учете, с возможным выделением по субсчетам и номенклатуре, отдельно по (п. 16 разд. II Положения № 879 ):

Местонахождению таких ценностей;

Лицам, ответственным за их хранение.

На каждой странице инвентаризационной описи указывают словами число порядковых номеров активов и общее количество в натуральных измерителях всех активов, записанных на этой странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, метрах, килограммах и т. д.) они отражены.

Акты инвентаризации заполняют с учетом объектов инвентаризации. При этом должны быть обеспечены их идентификация и сопоставимость с данными бухучета.

Записи в инвентаризационных описях (актах инвентаризации ) нужно делать последовательно в каждой строке. На отдельном листе (кроме последнего) должны быть заполнены все строки. А вот строки, оставшиеся незаполненными на последних листах инвентаризационных описей (актов инвентаризации), прочеркивают (п. 17 разд. II Положения № 879 ).

Если же ошибка все же была допущена, то ее нужно исправить. Для этого следует зачеркнуть неправильную запись и написать над ней правильную. Причем такое исправление необходимо сделать во всех экземплярах документа. Исправления подписывают все члены инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственные лица.

На активы, принадлежащие другим предприятиям, составляют отдельные сличительные ведомости, копии которых направляют собственникам.

Протокол инвентаризации. Его составляет инвентаризационная комиссия по окончании инвентаризации. В протоколе инвентаризации приводят (п. 1 разд. IV Положения № 879 ):

Результаты инвентаризации;

Заключения о выявленных расхождения между фактическим наличием активов и обязательств и данными бухгалтерского учета;

Причины возникновения недостач, потерь и излишков;

Предложения по зачету недостач и излишков по пересортице;

Предложения о списании недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием причин и принятых мер по предупреждению таких потерь и недостач;

Другую информацию, которая является существенной для принятия решения о признании и оценке активов и обязательств и раскрытия информации в финансовой отчетности.

Протокол инвентаризационной комиссии вместе с другими «инвентаризационными» документами передают на утверждение руководителю предприятия.

На основании утвержденного протокола результаты инвентаризации отражают в бухучете и финансовой отчетности того периода, в котором она закончена.

Инвентаризация имущества в зоне АТО

Отдельно несколько слов скажем об инвентаризации имущества в зоне АТО.

Структурные подразделения (обособленное имущество) которых находится на временно оккупированной территории или на территории проведения АТО.

Такие предприятия проводят инвентаризацию в случаях, обязательных для ее проведения, в том числе перед составлением годовой финансовой отчетности, но только тогда, когда станет возможно обеспечить безопасный и беспрепятственный доступ уполномоченных лиц к активам, первичным документам и регистрам бухучета , в которых отражены обязательства и собственный капитал этих предприятий. После получения доступа к имуществу предприятия обязаны:

Проинвентаризировать имущество по состоянию на 1-е число месяца, следующего за месяцем, в котором исчезли препятствия для доступа к активам, первичным документам и регистрам бухучета;

Отразить результаты инвентаризации в бухучете соответствующего отчетного периода.

Документом, подтверждающим ограниченность доступа к активам с целью их инвентаризации, является сертификат Торгово-промышленной палаты Украины. В нем подтверждаются факт и период проведения АТО или военных действий на территории Украины (см. письмо ГФСУ от 23.06.2016 г. № 13823/6/99-99-15-02-02-15 ). А значит:

Такой же подход к вопросу инвентаризации имущества в зоне АТО и у специалистов Минфина. В своих разъяснениях они уже не раз акцентировали внимание на том, что субъекты хозяйствования, имущество которых находится в зоне проведения АТО, не освобождены от инвентаризации находящихся там объектов, однако могут ее проводить не в установленные Положением № 879 сроки, а когда это станет возможным (см. письма от 12.01.2015 г. № 31-11420-08-10/558 и от 29.06.2016 г. № 31-11410-07-10/18732 ).

Описанные отличия в правилах инвентаризации логично влекут за собой особенности заполнения такими предприятиями годовой финансовой отчетности. Так, абзац девятый п. 12 Порядка № 419 на этот счет рекомендует активы, по которым не была проведена инвентаризация , показывать в отчетности по данным бухучета . Причем на тот факт, что информация в финотчетности приведена без проведения инвентаризации из-за отсутствия доступа к активам, нужно указать в примечаниях к финотчетности (см. письмо Минфина от 29.06.2016 г. № 31-11410-07-10/18732 ).

И наконец, еще один важный момент. По разъяснениям Минфина, объекты, находящиеся на временно оккупированной территории или на территории проведения АТО на дату годового баланса, предприятие должно оценивать с учетом этих реалий. Так как из-за вооруженного конфликта произошло уменьшение полезности активов предприятия, то в учете и отчетности их показывают по правилам П(С)БУ 28.

А вот списать такие активы без инвентаризации не выйдет. А она, как мы уже сказали, откладывается до того момента, когда предприятие получит безопасный и беспрепятственный доступ к ним (см. письмо ГФСУ от 17.02.2017 г. № 3339/6/99-99-15-02-02-15 и от 10.02.2017 г. № 2714/6/99-99-15-03-02-15 ).

С общим порядком проведения инвентаризации разобрались, а теперь рассмотрим особенности инвентаризации конкретных активов и обязательств предприятия.

В любой организации хотя бы раз в год проводится инвентаризация материальных ценностей. Для этого необходимо назначить специальную комиссию из числа уполномоченных работников и издать приказ о проведении инвентаризации. Порядок и график проведения инвентаризации в организации должен быть закреплен в учетной политике для целей бухучета (п. 4 ПБУ 1/2008). Однако инвентаризационная комиссия создается для каждого конкретного случая. Ее состав, полномочия, а также сроки проведения инвентаризации должны быть закреплены в отдельном внутреннем акте организации.

В бюджетных организациях посредством инвентаризации становится возможным проверить наличие и состояние имущества. Сличить данные об имуществе со времени последней проверки с результатами на текущую дату, выявить характер и причины возможных несоответствий. И уже на основании полученных данных оценить правильность и соответствие бухгалтерского учета, осуществляемого на предприятии. В целом причины и процедура инвентаризации в бюджетной и коммерческой организации примерно одинаковы.

Когда нужна инвентаризация

Образец приказа о проведении инвентаризации обычно требуется в некоторых случаях, перечисленных в п. 27 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, в частности:

• перед составлением годового отчета;
• при назначении новых материально ответственных лиц, в том числе в связи с передачей имущества третьим лицам;
• после краж или чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера (пожары, наводнения, взрывы и т. п.).

Обычно распоряжение о начале проверки издает руководитель организации в плановом или внеплановом порядке. Ответственным за такое мероприятие обычно является главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии. Занимается подсчетом материальных ценностей специальная комиссия, члены которой должны быть ознакомлены с соответствующим локальным актом под подпись.

Бланк приказа о проведении инвентаризации

Основным документом инвентаризационного процесса является приказ. Поэтому рассмотрим его подробнее и научимся составлять этот документ правильно. Унифицированный образец приказа на инвентаризацию 2019 г. можно найти в Постановлении Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Форма № ИНВ-22 представляет собой универсальный бланк, который могут использовать организации всех форм собственности. Форму можно применять как при проведении плановых, так и при назначении внеплановых проверок материальных ценностей.

Образец заполнения приказа о проведении инвентаризации 2019 г. в бюджетных учреждениях

Бланк приказа о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22

Если по каким-либо причинам эта форма не подходит, можно разработать собственную. Главное, чтобы она была закреплена в учетной политике компании. Выглядеть произвольный образец приказа на инвентаризацию материальных ценностей 2019 может примерно так:

В любом случае в документе должны быть следующие обязательные реквизиты и сведения:

• наименование фирмы;
• дата составления и номер документа;
• цель проведения проверки и то, чего она будет касаться: товары, основные средства, материальные активы, дебиторская задолженность, все имущество компании;
• подразделения и отделы компании, в которых будет проведена проверка: склад, магазин, бухгалтерия либо вся фирма в целом;
• период и длительность мероприятия — с какой по какую дату проходит, когда предоставить результаты проверочных действий;
• состав комиссии и Ф.И.О. ее председателя (в комиссию, кроме работников фирмы, можно включать сторонних аудиторов);
• данные руководителя, подписавшего документ.

После издания локальный акт необходимо зарегистрировать в специальном журнале для учета контроля исполнения таких решений. Его рекомендуемую форму можно взять из Постановления Госкомстата № 88 (форма № ИНВ-23) или разработать самостоятельно. С приказом следует обязательно ознакомить всех перечисленных в нем работников. Подписи об ознакомлении они могут поставить непосредственно на бланке либо на отдельном листе ознакомления с документом, который подшивается к распоряжению.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

Шаг 1. Указываем название документа.

Шаг 2. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, пишем дату составления.

Шаг 3. Заполняем основную часть распоряжения. Здесь следует уточнить тип проверки и ее цели, а также перечислить участвующих в мероприятии членов инвентаризационной комиссии и ее председателя. Их имена и отчества можно сокращать.

Шаг 4. Указываем, какие именно материальные ценности и в каких отделах и обособленных подразделениях фирмы надлежит проверить.

Шаг 5. Указываем точные сроки проведения проверки с датой ее начала и окончания.

Шаг 6. Сообщаем о причинах необходимости инвентаризировать ценности.

Шаг 7. Указываем сроки сдачи итогов проверки в бухгалтерию.

Шаг 8. Заверяем документ у руководителя.

Шаг 9. Присваиваем номер и регистрируем в специальном журнале.

Шаг 10. Знакомим с ним всех заинтересованных лиц, включая работников отделов и подразделений, где будет проходить проверка.

Итоги проверки ТМЦ и еще один приказ

По окончании процедуры подсчета и сопоставления результатов члены комиссии должны надлежащим образом оформить результаты проверки. Все выявленные расхождения необходимо зафиксировать в ведомости учета результатов (форма № ИНВ-26) из Постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26. А после обсуждения результатов и вынесения инвентаризационной комиссией вердикта, который записывается в специальном протоколе, руководитель должен издать еще один приказ, на этот раз об итогах проверочных мероприятий и результатах, которые были достигнуты. Следует привести реакцию руководителя фирмы на предложения членов комиссии и распоряжения о необходимых действиях. Это могут быть: дополнительная проверка, санкции для виновных лиц, введение дополнительных мер безопасности. Этим же локальным актом назначаются ответственные за его исполнение работники, которых также следует ознакомить с документом под подпись. Контроль за исполнением распоряжения обычно оставляет за собой директор фирмы.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в обязательном порядке проводится инвентаризация. Что именно, в какие сроки и как проверяют, вы узнаете далее в статье. А также увидите пошаговую инструкцию по проведению годовой инвентаризации: от начала и до оформления результатов.

Обоснование обязательности инвентаризации

Указание на обязательность проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности содержат 2 основных нормативных для бухучета документа:

• закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (п. 3 ст. 11);
• ПБУ по бухучету и бухотчетности, утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н (п. 27).

Проведение инвентаризации обязательно для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы и применяемого налогового режима.

Цель этого мероприятия - обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 26 ПБУ по бухучету и бухотчетности). Порядок ее проведения определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Что инвентаризировать

Инвентаризации подлежат (п. 1 ст. 11 закона № 402-ФЗ, пп. 1.2, 1.3 Методических указаний):

• Все имущество (активы) организации независимо от места его нахождения. Это ОС, НМА, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, в том числе дебиторская задолженность. Инвентаризируют также имущество, не принадлежащее организации, но находящееся у нее (на ответственном хранении, в аренде, в переработке), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

О необходимости проведения имущества, учитываемого за балансом, читайте в материале «Предусмотрено ли для забалансовых счетов проведение инвентаризации» .

Срок проведения инвентаризации

Провести инвентаризацию следует до составления годовой отчетности. Конкретные сроки ее проведения могут быть закреплены в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

При этом возможно:

• не инвентаризировать имущество, по которому инвентаризация проводилась в октябре - декабре отчетного года;
• инвентаризировать основные средства один раз в 3 года, а библиотечные фонды - один раз в 5 лет;
• организациям Крайнего Севера - проводить инвентаризацию товаров, сырья и материалов в период их наименьших остатков.

Такие правила установлены п. 1.5 Методических указаний.

Процедура инвентаризации требует соблюдения определенной последовательности действий.

Шаг 1 . Создать инвентаризационную комиссию.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств - рабочие инвентаризационные комиссии (п. 2.2 Методических указаний).

В комиссию должны входить представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники), а также могут включаться представители службы внутреннего аудита или независимых аудиторских организаций.

Ее персональный состав утверждает руководитель организации (п. 2.3 Методических указаний).

Шаг 2 . Издать приказ о проведении инвентаризации.

В приказе о проведении инвентаризации указываются:

• конкретные сроки проведения инвентаризации;
• причина проведения (в данном случае - составление годовой бухгалтерской отчетности);
• состав инвентаризационной комиссии.

Данный приказ регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (п. 2.3 Методических указаний).

Пример приказа об инвентаризации, посвященного отдельной составляющей инвентаризируемых объектов, смотрите в статье «Приказ о проведении инвентаризации дебиторской задолженности - образец» .

Шаг 3 . Определить остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

До начала проверки инвентаризационная комиссия должна получить последние к моменту инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств (п. 2.4 Методических указаний). Их визирует председатель комиссии с указанием: «До инвентаризации на "__________" (дата)». На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

С материально ответственных лиц берутся расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество они сдали в бухгалтерию или передали комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки нужно взять с лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Шаг 4 . Собственно инвентаризация.

В ходе инвентаризации комиссия выявляет фактическое наличие имущества, а также реальность учтенных финансовых обязательств, сведения о которых записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составляемые не менее чем в 2 экземплярах (пп. 2.5-2.7 Методических указаний).. Оформление результатов инвентаризации.

Результаты проведенной инвентаризации обобщаются в ведомости результатов , выявленных инвентаризацией (п. 5.6 Методических указаний). Их необходимо учесть в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний).

При этом выявленные излишки имущества принимаются к бухгалтерскому учету с признанием прочего дохода, а недостающее имущество списывается, как недостача.

О формируемых корректирующих проводках читайте в статье «Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете» .

Итоги

Инвентаризация имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности -процедура обязательная, поскольку позволяет проверить правильность учетных данных и внести необходимые коррективы в учет при выявлении несоответствий. Проводится она в определенные сроки и с соблюдением определенных правил, в т. ч. с учетом особенностей, присущих процессам инвентаризации каждой из составных частей инвентаризируемой массы.

Инвентаризация – процедура, необходимая предприятию для того, чтобы вовремя выявить излишки или недостачу, определить ошибки или неточности в ведении учета с фактическим наличием имущества у организации. В статье расскажем, когда проводится обязательная инвентаризация, дадим примеры проводок.

В каких целях проводится инвентаризация

• Обнаружить недостоверность данных в учете имущества фактически имеющемся и числящемся на балансе
• Определить реально существующее количество материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
• После проведения проверки установить результат, проанализировать и приступить к дальнейшим действиям
• Сопоставить, на сколько полная информация учтена в организации, после чего отразить в балансе результат

Виды и периодичность инвентаризации на предприятии

Инвентаризация бывает:

• полная или частичная
• плановая либо внезапная.

При полной проверке инвентаризации подвергается все имущество, проводится она не чаще раза в год перед составлением годовой отчетности. При частичной исследуется определенный участок или какой-то из видов имущества. Плановая проверка проводится по запланированной схеме, заранее установленной в учетной политике, а внезапная как правило собирается по каким-либо причинам, например при обнаружении факта кражи или ущерба.

Как проводится инвентаризация кассы

Проверка кассы происходит в нескольких случаях:

• При смене ответственного лица, например кассира
• При смене директора, когда один передает полномочия другому

Последовательность проведения:

1. Перед началом процедуры кассир пишет расписку, о том, что все документы проведены и приняты к учету. Первым шагом в подготовке издается документ на проведение, который подписывает руководитель предприятия, в нем определяется инвентаризационная комиссия.
2. На основании приказа комиссия получает либо доступ к программе, например 1с, в которой ведется учет, проводятся проводки и идет движение по счету кассы либо к бумажным документам, ордерам и кассовой книге.
3. Члены комиссии в ходе проверки пересчитывают полистно все денежные средства, находящиеся в кассе, ценности и сверяют с журналом кассира, если имеются не проведенные документы, их тоже берут к учету
4. Затем проверяющие расписываются в акте по итогу проведения, все данные о выявленных недостачах и расхождениях фиксируются на обратной стороне.

ВАЖНО! Если в течение долгого времени на предприятии не менялось ответственное лицо по кассовым операциям, то ежегодно издавать приказ на комиссию не нужно.

Если по каким-либо причинам присутствовали не все члены комиссии, инвентаризация считается недействительной и проводится повторно.

Проводки в бухгалтерском учете:

Сроки проведения инвентаризации

Каждое предприятие само устанавливает сроки проведения инвентаризации, за исключением, требования законодательства, не реже раза в год.

Порядок и сроки инвентаризации устанавливаются самой организацией, за исключением обязательной проверки раз в год.

Эта процедура является обязательной в случаях, когда:

• меняется ответственное лицо
• установлен факт хищения или порчи
• чрезвычайных происшествий
• сдача имущества в аренду, продажа
• при ликвидации организации
• в случае коллективной ответственности при смене руководителя

Законодательная база по инвентаризации

Законом установлен следующий перечень нормативных актов для проверки:

• Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
• ПБУ 4/99 “Бухгалтерская отчетность организации”, утв. Приказом Минфина РФ от 06.07.1999 N 43н (указывает на необходимость обоснования данных бухгалтерского учета итогами осуществленной инвентаризации);
• Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н “Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации” (предписывает, что сведения в учете проверяются проводимой ревизией, при осуществлении которой подтверждаются факты наличия активов, оценивается

Частые ошибки по проведению

В ходе проведения проверки зачастую могут возникать нарушения, которые могут привести к тому, что данные инвентаризации будут искажены, признаны недействительными либо поставлены под сомнение. Среди ошибок, которые могут поставить под сомнение результат инвентаризации могут быть:

• Отсутствие приказа на проведение, не утвержден состав участников комиссии, не указана дата.
• Не полный состав ответственных лиц.
• Неверное заполнение приказа.
• По какой-либо причине не присутствовало материально-ответственное лицо.
• Материально-ответственное лицо не написало расписку о том, что сдало все приходные и расходные документы в бухгалтерию.
• В помещение, где хранятся описи не был ограничен доступ посторонних лиц.
• Внесение в акты заведомо ложных данных по наличию имущества и денежных средств.
• Не произведен пересчет, а данные вносятся со слов участников.
• Распечатан один экземпляр описи. Данные ошибки могут привести к сомнительным результатам проведения проверки.

Пример 1. Например, у нас увольняется материально-ответственное лицо-кассир. В этом случае инвентаризации не избежать. Создается комиссия, в составе которой должны присутствовать представитель администрации, бухгалтерии и другой специалист. Директором издается приказ с уточнением сроков, порядка проведения, состава комиссии.

По итогу составляются инвентаризационные описи, сличительная ведомость и итоговая. Если в ходе проверки выявлены основные средства, не учтенные на балансе, то в бухгалтерском учете они отражаются по текущей рыночной стоимости по дебету счета основных средств. По налоговому учету они будут входить во внереализационные доходы. К учету их необходимо принять по рыночной стоимости и начислять амортизацию.

Пример 2. В ООО «Меркурий» была произведена проверка, после увольнения заведующей в ходе которой установлена недостача одного монитора стоимостью 50 000 рублей и излишек – ноутбук стоимостью 60 000 рублей. Отразим это в сличительной ведомости. Включим сюда заводской номер, инвентарный номер, количество и сумму по недостаче и излишку.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Для чего необходимо составлять приказ на проведение инвентаризации?

Вопрос №2. Что делать если выявлена недостача имущества?

Составляют сличительную ведомость, в которой фиксируют факт недостачи, расхождения в бух.учете инвентарных описях (см. → )

Вопрос №3. Как будет происходить выявление виновного лица при факте недостачи?

Сначала необходимо провести внутреннее разбирательство. Если ответственное лицо готово признать свою вину и возместить ущерб, то директор издает приказ о вычете с его заработной платы недостающей суммы, сам работник пишет по факту происходящего объяснительную, с указанием причин и своим согласием либо несогласием. В случае несогласия, администрация предприятия может подать в суд для выяснения обстоятельств дела.

Определяются руководящим звеном предприятия. Директором ежегодно утверждается график проведения инвентаризационных ревизий, в котором фиксируются направления проверки, даты осуществления и перечень ответственных лиц. Обязательность проведения инвентаризационных мероприятий закреплена Законом «О бухгалтерском учете». Методические указания из приказа Минфина № 49 от 13.06.1995 г., включают работу по организации инвентаризации в сферу ответственности руководителя.

Сроки проведения инвентаризации

Инвентаризация может осуществляться в плановом порядке и внеплановом. В обоих случаях необходимо предварительно издать приказ о начале пересчета активов предприятия и назначить в нем ответственных за эти процедуры лиц. Порядок и сроки проведения инвентаризации должны указываться в учетной политике и ежегодных планах ревизионных мероприятий.

Периодичность проведения инвентаризации зависит от типа проверяемых объектов и текущей ситуации в учреждении. Если речь идет об основных средствах, то нормами п. 1.5 Указаний из приказа № 49 их пересчет разрешается производить с частотой 1 раза в 3 года. Для библиотечных фондов временной промежуток между проверками больше – 5 лет.

Так как количество инвентаризаций и сроки проведения инвентаризации определяются непосредственно руководителем, наиболее часто график ревизий состоит из 1-2 проверок в год. Такой подход позволяет учесть все случаи обязательного проведения пересчета имущественных активов организации (например, накануне составления годовой отчетности) и не создавать условия, которые бы мешали производственному процессу.

Методические указания рекомендуют сроки проведения инвентаризации планировать на последний квартал года, чтобы не пришлось производить подсчет активов без острой надобности несколько раз в год. Для предприятий, работающих на Крайнем Севере, предусмотрен индивидуальный подход – для них периодичность проведения инвентаризации имущества основывается на объеме оставшегося на складах сырья с материалами. В момент минимального наличия активов целесообразно начинать инвентаризационные мероприятия.

Сроки инвентаризации обязательств отличаются от других категорий имущества – они установлены строго на последний день отчетного года. Если произвести пересчет раньше, то будет нарушено правило достоверности баланса.

Срок проведения инвентаризации в конкурсном производстве

Законом «О несостоятельности (банкротстве)» от 26 октября 2002 г. под № 127-ФЗ установлен предельный срок для реализации процедуры инвентаризации имущества предприятия-банкрота. Ответственность за организацию процесса пересчета активов организации возлагается на конкурсного управляющего. Срок проведения инвентаризации в конкурсном производстве не может превышать 3 месяцев.

Единственная возможность пролонгировать длительность инвентаризационных мероприятий – обоснование необходимости такого шага в судебном порядке. В ст. 139 Закона № 127-ФЗ говорится, что через месяц после оценки имущественных объектов предприятия-банкрота и оценки их стоимости, начинается продажа активов.