Инвентаризация расчетов в учреждениях. Инвентаризация в бюджетном учреждении

Любая хозяйственная деятельность на предприятии предполагает присутствие в его владениях конкретных сбережений. Сюда относятся материальные и нематериальные активы, основные средства, готовая продукция или товар на реализацию, денежные активы и прочее имение. Какой бы ни была фирма - крупной или мелких масштабов, производственной или коммерческой направленности, государственной или частной - она должна в обязательном порядке пересчитывать перечень присутствующего на ней имущества посредством проведения инвентаризации. В бюджетных учреждениях данная процедура проводится с особой тщательностью.

Понятие инвентаризации

Инвентаризация по своему первичному определению означает пересчет наличных позиций, числящихся на учете имущества предприятия, с конкретным сопоставлением полученных результатов с предыдущей проверкой. Данное слово первоначально наводит на мысль о привычном термине под названием «инвентарь». Но стоит отметить, что процесс проведения инвентаризации в бюджетном учреждении предполагает количественное измерение не только хозяйственного имения или инвентарных объектов, которые закреплены за материально-ответственными лицами, но и перечня денежных средств, хранимых на счетах банка и в наличности (в кассе), расчетов с дебиторами и кредиторами, а также финансовых обязательств. Основной целью данного мероприятия является выявление излишков или недостач, которые могут возникать в ходе хозяйственной деятельности, а также поиск возможных ошибок, которые были совершены сотрудниками различных участков экономического функционирования предприятия в целом. По итогу проведения инвентаризации в бюджетном учреждении виновные в недостачах лица подлежат дисциплинарному наказанию в виде вынесения им выговора или депремирования, а также возмещения понесенного ущерба.

Значение для предприятия

Проведение регулярных проверок на предприятиях, содержимых за счет казенных средств, является неотъемлемым процессом их хозяйственной деятельности. Значимость инвентаризации в бюджетных учреждениях обусловлена перечнем возможных ситуаций, подлежащих обязательному контроллингу со стороны руководства, а именно:

условия передачи имения бюджетного предприятия в аренду;
условия реализации или выкупа бюджетного имущества;
контроль состояния актива и пассива государственного учреждения;
смена материально-ответственного лица и передачи дел;
наличие фактов хищения, злоупотребления служебным положением и порчи ценностей;
ситуации пожаров, стихийных бедствий и прочих чрезвычайных ситуаций.

В обязательном порядке инвентаризируются особо важные и весомые составляющие имущества бюджетного учреждения, в список которых включены:

касса предприятия;
медикаментозные препараты;
основные средства;
товарно-материальные ценности;
фонд библиотеки;
перечень драгоценных металлов и камней.

Правила проведения

Правила проведения инвентаризации в бюджетном учреждении регламентируются действующим законодательством. Одним из основных требований к корректному проведению проверки казенного имущества является обязательное формирование состава комиссии. Приказом на инвентаризацию в бюджетном учреждении устанавливаются конкретные лица, которые будут входить в члены этой комиссии. В круг лиц, представленных к проведению проверки, входят исключительно сотрудники штата данного предприятия, но никак не сторонние лица в виде эксперт-оценщиков, работников государственных инспекций и так далее. Обязательными представителями комиссии являются главный и рядовой бухгалтер, а возглавляют ее руководитель и его заместитель. Важно заметить, что материально-ответственные лица не могут входить в состав проверяющих. Помимо членов проверяющей группы директором учреждения утверждаются в приказе конкретные сроки проведения проверки. По окончании в бюджетном учреждении производится анализ недостач и излишков, выявляются виновные, производится административное взыскание с виновных лиц, если таковые имеются.

Этапы проведения

Вся работа по проверке наличных и безналичных позиций в имении государственного учреждения делится на несколько этапов.

Первый этап - подготовка. К началу проверки бухгалтерия должна завершить работу со всеми документами о поступлениях и выдачах материальных ценностей, а также провести необходимые записи в перечне реестров аналитического учета, заблаговременно определив остатки на день проведения проверки.

Второй этап - непосредственное проведение инвентаризации в бюджетном учреждении. Подготавливаются соответствующие бланки для внесения в них данных по результатам проверки, вносятся имена членов комиссии, производится подсчет, взвешивание, замер конкретных позиций, подлежащих инвентаризации, после чего помещения, подверженные проверке, опечатываются для предотвращения подлога или последующего хищения проинвентаризированного имущества.

Третий этап - оформление Конкретно установленными действующим законодательством формами регламентируется заполнение результатов проверки по основным средствам, нематериальным активам, другим НМА и запасам, наличию денежных средств и ценностей, а также бланков строгой отчетности, расчетов с дебиторами и кредиторами и материальных средств на хранении.

Четвертый этап - проведение проверки заполненных описей. Здесь подводятся итоги инвентаризации основных средств в бюджетном учреждении, обязательств, активов и денежных средств. На данном этапе выявляются излишки и недостачи имущества предприятия.

Инвентаризация ОС

Инвентаризация основных средств в бюджетных учреждениях является одним из наиболее приоритетных и ответственных направлений в работе проверочной комиссии. Ведь здесь необходимо проанализировать и подсчитать не только фактическое присутствие на предприятии активов, но и определить физическое состояние каждого объекта, подлежащего проверке. Для этого требуется опыт и определенные навыки членов отобранной руководителем комиссии, поскольку перечень основных средств зачастую слишком велик: он включает массу позиций от объектов недвижимости до канцелярских ручек и карандашей.

Порядок проведения годовой инвентаризации в бюджетном учреждении по части основных средств, равно как при частной внеплановой проверке, включает в себя конкретные принципы анализа объекта обследования. Задачей такой проверки является:

пересчет и фиксация фактического наличия ОС;
сопоставление полученных данных с информацией бухгалтерского учета, внесенной ранее в программу «1С»;
установление расхождений и выявление недостач и излишков, если таковые имеются;
проверка объектов, непригодных к использованию;
выявление основных средств, которые не соответствуют критериям признания.

При этом объекты земельных участков с их зданиями, сооружениями, недвижимостью не подлежат обязательной годовой проверке, и бюджетное учреждение не обязано проводить инвентаризацию таких средств ежегодно - достаточно проверять их раз в три года.

Инвентаризация кассы

Не менее важным моментом в работе казенного предприятия является проверка кассы и хранящихся в ней денежных средств. Целью инвентаризации кассы в бюджетном учреждении является проверка реального учета на действующем участке кассовых операций, а также выявление соответствия информации в кассовых документах с фактической наличностью. Но в каких случаях проверка кассы является обязательной? Этому предшествуют следующие ситуации:

передача казенного имущества в аренду или в собственность покупателя;
канун составления годовой отчетности;
смена МОЛ;
выявление признаков кражи, хищения, порчи имущества;
форс-мажорные ситуации;
стихийные бедствия;
аварии;
чрезвычайные ситуации;
ликвидация или реорганизация предприятия.

Перед проведением проверки все процессы по движению в кассе прекращаются, кассир предоставляет комиссии совокупность всех ПКО, РКО, денежных ведомостей. Будучи материально-ответственным лицом, он также подтверждает, что им сдана вся кассовая документация в бухгалтерию или самим членам комиссии, а также дает информацию о том, что все прибывшие средства оприходованы, а выбывшие - списаны. Затем наступает непосредственное проведение самой проверки, которая подразумевает обязательный пересчет всех наличных банкнот в кассе с их конкретным номиналом, а выявленная по итогу подсчета сумма сверяется с той, которая была указана кассиром в кассовой ведомости и остатках на конец периода. Если на предприятии присутствует контрольно-кассовая техника, проверка начинается со сверки чеков и вписанных в них сумм с данными в программе. Не обходят стороной и отсутствие перелимита в кассе - сумма на остатках не должна превышать граничного его значения. Нужно также заметить, что помарки, ошибки и вычерки в кассовых документах недопустимы. По окончании инвентаризации кассовых средств в двух экземплярах комиссией составляется акт инвентаризации. Один из них передается в бухгалтерию, другой остается у МОЛ в лице кассира.

Инвентаризация обязательств

Инвентаризация обязательств в бюджетном учреждении направлена на установление достоверной финансовой информации об отчетности и бухгалтерском учете, в процессе которого специалистами определяется наличие и состояние долгов казенного предприятия. Проверку каких объектов предусматривает инвентаризация обязательств? Сюда относятся:

предметы ;
конкретные налоги и сборы;
предметы социального страхования;
поставка товаров;
выполнение работ и услуг,
уровень заработной платы.

В ходе проверки директором определяется состав проверочной комиссии. Та, в свою очередь, занимается оценкой правомерности проводимого бухгалтерского учета. Выявляются задолженности по своевременной оплате кредитов и процентов по кредитам, определяется соответствие цифр в договорах и финансовой отчетности. Инвентаризация касается и налоговой отчетности - рассматриваются суммы, которые были разнесены на субсчета и которые должны соответствовать информации, внесенной в декларации.

В процессе выявления долгов перед социальными фондами сверяются перечисленные денежные суммы, выискиваются задолженности. Не менее внимательно осуществляется подход к рассмотрению заработной платы каждого сотрудника, с учетом обращения конкретного внимания на установленные недоплаты и переплаты.

Помимо всего прочего, ведется наблюдение и анализ расчетов с покупателями, поставщиками, клиентами, подрядчиками. Анализируются сроки оплаты платежных поручений, а также проверяются предоставленные авансовые отчеты.

Годовой пересчет имущества

На проведение годового пересчета имущества государственного предприятия иногда приглашаются представители Бюджетное учреждение проводит обязательную годовую проверку по состоянию на первое октября каждого года (начало четвертого квартала отчетного периода). Помимо вышеперечисленных вариантов проведения пересчета, годовая инвентаризация предусматривает проверку следующих составляющих хозяйственного имущества государственного предприятия:

земля, недвижимость (раз в три года);
запасы, биологические активы, уже упомянутая дебиторка, кредиторка, доходы и расходы будущего периода, прочие обязательства (ежегодно);
объекты основных средств, оборудования, товарно-материальных ценностей (ежегодно);
инвестиции, денежные средства, незавершенное производство (ежегодно);
аграрные объекты (ежегодно);
пчеловодство, питомники (ежегодно).

Во время проведения годовой инвентаризации комиссией проводится следующая работа:

проведение инструктажа для проверяющих;
организация проведения непосредственно самой инвентаризации;
контроль проведения проверки;
правильность определения контрольных разниц;
повторная проверка в случае ошибки предварительного подсчета имущества;
выявление причин появившейся разницы;
донесение информации до руководства посредством заполнения инвентаризационной описи.

Недостача при инвентаризации

Выявленная при инвентаризации бюджетного учреждения недостача подлежит анализу. Само по себе определение недостачи являет собой нехватку товарно-материальных ценностей, выявленных в ходе проверки и их непосредственного пересчета. Если недостача была подсчитана в пределах норм естественной убыли, штрафные санкции к материально-ответственному лицу не применяются. В этом случае сумма недостачи или испорченных запасов списывается со счета учета по конкретной себестоимости, включающей в себя договорную цену и долю транспортных расходов, затраченных на эти запасы. Если же недостача превышает норму естественной убыли, то устанавливается виновное лицо и с него взыскивается штраф в размере суммы, полученной в ходе проверки недостачи.

Излишки при инвентаризации

Выявленные при инвентаризации в бюджетном учреждении излишки подлежат оприходованию. Полученные в результате проведенной проверки излишние суммы по объектам основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств и прочих активов принимаются на баланс бухгалтерского учета. Данная операция осуществляется путем принятия излишка к учету по текущей рыночной стоимости (если речь не идет о денежных средствах - они приходуются в том номинале, в котором излишествуют, и данные по ним записываются в акт проведения инвентаризации кассовых средств). Малоопытные бухгалтера-новички или не доучившиеся до конца студенты, пришедшие работать в бюджетную организацию и приступившие к работе над инвентаризацией, ошибочно полагают, что излишки - это не недостача, что страшного в них ничего нет. Но это не так. Особенно если речь идет о кассе.

В случае, если на предприятие нагрянула внеплановая внезапная проверка с представителями государственной инспекции, обнаруженные ими излишки в кассе даже в размере одной несчастной копейки налагаются штрафом на предприятие. Хранить в кассе собственные средства или недовыданную сдачу категорически запрещено. Уровень денежных средств в кассе должен четко совпадать с цифрами, внесенными в соответствующую кассовую документацию. Если же речь идет, например, об основных средствах, тогда они приходуются на баланс предприятия, но руководителем учреждения все равно будут заданы соответствующие вопросы материально-ответственным лицам, которые не поставили излишнее основное средство в нужные сроки на учет предприятия.

Показатели, отраженные в годовой бухгалтерской отчетности образовательной организации, должны быть подтверждены результатами инвентаризации активов и обязательств.

Инвентаризация имущества, активов и обязательств проводится в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством РФ Это пунктом 20 Инструкции к Единому плану счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н.

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены статьей 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Требования детализированы в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания). В соответствии с пунктом 6 Инструкции № 157н порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств должен быть закреплен в учетной учреждения.

Объекты инвентаризации

Инвентаризации подлежат все активы и обязательства учреждений (в том числе учитываемые на забалансовых счетах). Наиболее крупной группой из них является инвентаризация Она проводится посредством документальной проверки обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, а также полноты и своевременности отражения в учете результатов отдельных хозопераций.

При инвентаризации расчетов с работниками учреждения необходимо проверить правомерность образования и депонентской задолженности по состоянию на конец отчетного года, состояние расчетов по возмещению нанесенного учреждению ущерба, а также правомерность образования дебиторской задолженности по подотчетным суммам, не погашенным по состоянию на отчетную дату.

Также целесообразно провести тщательную проверку полноты, правомерности и своевременности изменений, внесенных в коллективные и трудовые договоры, локальные нормативные акты учреждений, регулирующие трудовые отношения (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании и прочие), в связи со вступлением в силу нового закона об образовании.

Особенности инвентаризации расчетов в учреждениях различных типов обусловливаются их правовым статусом, законодательным и нормативным регулированием специфики осуществления отдельных хозяйственных операций. Правовой статус бюджетных и автономных учреждений (в части особенностей отражения в учете отдельных расчетных операций) отличается непринципиально. Поэтому ниже мы подробно остановимся только на отличиях в организации и проведении инвентаризации отдельных групп расчетов в казенных и бюджетных учреждениях.

Особенности инвентаризации расчетов в казенных учреждениях

Основные отличия определяются одной из целей, которые должны достигаться при инвентаризации расчетов в государственных и муниципальных учреждениях - полнота и правомерность использования выделенных бюджетных средств, а также средств учреждений, полученных ими в рамках приносящей доход деятельности. Таким образом, при проведении инвентаризации расчетов в казенных учреждениях следует установить:

обеспеченность переходящих остатков кредиторской задолженности лимитами бюджетных ассигнований;
правомерность перечисления сумм предварительной оплаты (авансов) поставщикам и подрядчикам;
правомерность заключения и своевременность оплаты казенным учреждением государственных (муниципальных) контрактов, иных договоров, подлежащих исполнению за счет бюджетных средств (в частности, проверка обеспеченности заключенных контрактов лимитам бюджетных обязательств с учетом принятых и неисполненных обязательств);
своевременность и полнота оформления документов, служащих основанием для отражения дебиторской задолженности покупателей и заказчиков (при осуществлении казенным учреждением приносящей доход деятельности);

Так как казенные учреждения являются участниками бюджетного процесса, при проведении инвентаризации расчетов необходимо провести тщательный анализ всех операций, совершенных в отчетном году, на предмет выявления фактов нецелевого использования бюджетных средств и иных бюджетных нарушений. Направления проверки следует соотнести с перечнем видов указанных нарушений, содержащихся в новой главе 30 Бюджетного кодекса РФ.

Отличительные черты инвентаризации расчетов в бюджетных учреждениях

При проведении инвентаризации расчетов в бюджетных учреждениях необходимо обратить внимание на следующие особенности.

1. В отличие от казенных учреждений бюджетные учреждения не являются участниками бюджетного процесса, а финансирование получают в виде субсидий на выполнение госзадания, на иные цели, а также на цели капвложений. При этом остатки средств субсидий на выполнение задания могут переходить на следующий год, остатки субсидий на иные цели подлежат возврату в соответствующий бюджет, а условиями предоставления субсидий на капвложения могут быть установлены сроки, выходящие за пределы одного календарного года. Таким образом, целесообразно все расчеты инвентаризовать в разрезе источников финансирования расходов и затрат - по каждому виду субсидий.

2. Еще одна особенность расчетов бюджетных учреждений связана со статусом финансовых активов, находящихся на балансе (в оперативном управлении). Здесь также имеет смысл дифференцировать объекты инвентаризации в зависимости от статуса имущества - недвижимое, особо ценное, иное и лизинговое. При этом будет нелишним проверить правильность отнесения имущества к различным группам - в частности, к категории иного имущества (которым учреждение может распоряжаться самостоятельно). Указанная группировка объектов инвентаризации может иметь место как при инвентаризации кредиторской задолженности (при приобретении или создании нефинансовых активов), так и при инвентаризации расчетов с дебиторами (при реализации или ином выбытии имущества).

3. Особое внимание необходимо обратить на сумму и условия сделок, связанных с движением нефинансовых активов, в результате которых образуется дебиторская или кредиторская задолженность. Целью такой проверки является выявление возможных случаев осуществления крупных сделок или сделок с заинтересованностью без согласования с учредителем.

4. В отличие от казенных учреждений бюджетным и автономным учреждениям законодательство не запрещает выдавать и привлекать заемные средства. Поэтому отдельно должны быть проверены расчеты с кредитными организациями (выдавшими кредиты), иными кредиторами по суммам полученных займов, а также расчеты с юридическими и физлицами, получившими займы от учреждения. При этом должно быть проверено не только соответствие данных бухучета фактическим остаткам задолженности, но также законность (включая документальное оформление) выдачи и привлечения заемных средств, выявлены возможные случаи нарушения расчетов как по выданным, так и по привлеченным займам и кредитам. Если подобные нарушения будут выявлены, необходимо провести дополнительную проверку своевременности и полноты мер, принятых к лицам, допустившим просрочку погашения займов, а также найти причины просрочки погашения задолженности по привлеченным заемным средствам и правомерности возмещения примененных к учреждению финансовых санкций.

5. При проверке расчетов с потребителями платных образовательных услуг целесообразно проверить правомерность формирования цены на услуги и структуру затрат, включаемых в себестоимость услуг.

6. При реализации услуг в виде сдачи в аренду временно свободных зданий и помещений, находящихся в оперативном управлении учреждения, проверяется правильность определения размера арендной платы, полноты и своевременности ее взимания. Кроме того, надо проверить правомерность списания расходов по содержанию переданного в аренду имущества (на предмет выявления случаев возмещения указанных затрат за счет средств субсидии на выполнение госзадания).

В. Захарьин ,
эксперт по бюджетному учету

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ - ДОКУМЕНТЫ И УЧЕТ РЕЗУЛЬТАТОВ

Бюджетные учреждения, как и коммерческие фирмы, обязаны инвентаризировать свои активы и обязательства. Причем с точки зрения закона все инвентаризации можно условно разделить на добровольные и обязательные. Об инвентаризации в бюджетном учреждении, документальном оформлении и учете ее результатов мы и поговорим в настоящем материале.

Бюджетные учреждения, деятельность которых регулирует Гражданский кодекс Российской Федерации и Федеральный закон от 12.01.1996 г. N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях", обязаны вести бухгалтерский учет, на что указывают положения статьи 6 Федерального Закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).
Инвентаризация активов и обязательств бюджетного учреждения является одним из важнейших элементов такого учета. Ведь именно при ее проведении выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета ( Закона N 402-ФЗ).
Закон N 402-ФЗ разделяет инвентаризации на два вида - на обязательные и добровольные. Добровольные инвентаризации являются элементом учетной политики бюджетного учреждения, так как случаи, сроки и порядок их проведения, а также перечень объектов, подлежащих ревизии, определяются учреждением самостоятельно. Причем добровольные инвентаризации могут быть плановыми и внеплановыми, первые проводятся в соответствии с утвержденным руководством учреждения графиком, а вторые, организуемые в целях дополнительного контроля над сохранностью имущества, - внезапно.
Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами и здесь все регламентировано. Например, инвентаризация драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них должна производиться в соответствии с правилами, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.09.2000 г. N 731 "Об утверждении Правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности".
Программа разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора на 2017 - 2019 г. утверждена Приказом Минфина России от 31.10.2017 г. N 170н. Согласно программе, предстоит разработать и утвердить более двух десятков новых стандартов, а также внести изменения в действующие нормативные правовые акты.
До утверждения федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных Законом N 402-ФЗ , применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и ЦБ РФ до дня вступления в силу Закона N 402-ФЗ, в частности:
- Приказ Минфина России от 01.12.2010 г. N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 157н);
- Приказ Минфина России

Вопросы, связанные с проведением инвентаризации основных средств бюджетных учреждений, приобретают особую актуальность в конце календарного года — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. При этом, несмотря на унифицированность процедуры проведения инвентаризации, на практике возникает много вопросов, связанных с документальным оформлением ее результатов.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом самостоятельно, за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"), установленных законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.

С учетом положений Налогового кодекса РФ (НК РФ) в учетной политике организации следует прописать обязательное проведение инвентаризации в следующих случаях:

— при передаче имущества организации в аренду, выкупа, продажи, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

— при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

— при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

— в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных российским законодательством или нормативными актами Минфина России;

— при смене руководителя коллектива, при выбытии из коллектива более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (при наличии в организации установленной коллективной материальной ответственности).

Отражение выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием единиц основных средств и данными регистра бухгалтерского учета проводится в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Для проведения инвентаризации в обязательном порядке создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, специалисты бухгалтерской службы и др. Специалисты других организаций, например аудиторы, включаются в нее на основании договора об оказании услуг. Численность комиссии также определяется объемами работы, но количество членов комиссии, по общему правилу, должно быть нечетным. Членами инвентаризационной комиссии не могут быть материально ответственные лица, руководитель экономического субъекта.

Инвентаризационную комиссию возглавляет председатель, который осуществляет общее руководство. Поскольку решение комиссии принимается всеми членами, то отсутствие хотя бы одного из них при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Следовательно, работа комиссии должна актироваться с указанием поименного списка присутствующих и ставящих подписи членов комиссии.

Инвентаризация проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя учреждения при наступлении случаев, указанных выше, а также при наступлении случаев, дополнительно установленных в учетной политике. С приказом должны быть ознакомлены все без исключения члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица под личную подпись.

Если в организации отсутствуют положение о единой постоянно действующей инвентаризационной комиссии или регламент проведения инвентаризации, то приказ может быть достаточно объемным.

В приказе необходимо отразить:

— сроки представления бухгалтером инвентаризационной комиссии рабочих документов;

— когда материально ответственное лицо и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества, дают расписки;

— каким образом и в какие сроки материально ответственное лицо сдает материальные ценности и кому;

— порядок работы инвентаризационной комиссии вплоть до установления приемов опечатывания помещений, в которых хранятся материальные ценности;

— сколько времени отводится на экспертизу материальных ценностей (если таковая потребуется);

— какие формы заполняются при выявлении расхождений;

— каким образом запрашиваются объяснения у материально ответственного лица;

— как проводятся заседания инвентаризационной комиссии и т. д.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи (акты инвентаризации), составленные не менее чем в двух экземплярах.

Фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может быть определено на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.

Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. Выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Члены инвентаризационной комиссии имеют право непосредственно запрашивать разъяснения. В случае невыясненных обстоятельств у материально ответственного лица запрашиваются письменные объяснения.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны. Не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей зачеркиванием одной чертой неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц сдавший имущество дает расписку в описи в сдаче инвентаризационной комиссии, а принявший имущество расписывается в описи в получении по окончании сверки фактического наличия. Такое действие не исключает оформления бухгалтерией накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. ОС-2).

В случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны незамедлительно (до открытия места хранения) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия обязана проверить указанные факты и в случае их подтверждения исправить выявленные ошибки.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, в которых хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в закрывающемся ящике или отсеке в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация.

Для контроля работы инвентаризационной комиссии по окончании инвентаризации могут быть проведены и контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они проводятся исключительно до открытия помещений, в которых проводилась инвентаризация. В этих проверках в обязательном порядке участвуют члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей по унифицированной форме (ф. ИНВ-24), подлежащим регистрации в книге учета контрольных проверок (ф. ИНВ-25).

Унифицированные формы инвентаризационных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Также необходимо учитывать формы, утвержденные постановлениями Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств" и от 27.03.2000 N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией". Унифицированные формы можно дополнять графами и строками, другой информацией, но не изменять имеющуюся в них структуру и текст.

— наличие и состояние инвентарных карточек (ф. ОС-6), инвентарных книг (ф. ОС-6б), описей (ф. ИНВ-1) и других регистров аналитического учета;

— наличие и состояние технических паспортов или другой технической эксплуатационной документации;

— наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду или на ответственное хранение.

На практике инвентаризационной комиссии наиболее удобно использовать распечатанные бухгалтерией инвентаризационные описи (ф. ИНВ-1) с данными бухгалтерского учета. Результаты осмотра объектов основных средств комиссия заносит в описи. При этом для выяснения возможных расхождений комиссия сверяется с подготовленными инвентарными карточками, техническими паспортами, а при необходимости и с товарными накладными.

При наличии выявленных комиссией расхождений бухгалтерия на основании описей составляет сличительную ведомость (ф. ИНВ-18 и ИНВ-19).

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям — указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь, число этажей, год постройки.

Если в процессе инвентаризации выявлены неучтенные объекты движимого и недвижимого имущества, то комиссия, с привлечением специалистов и экспертов, проводит оценку объектов по рыночным ценам на момент обследования с учетом степени износа по действительному техническому состоянию. В этом случае к инвентаризационной описи прилагается оценочный акт с подписями всех членов комиссии.

В случае когда комиссия при осмотре установила, что работы капитального характера или частичная ликвидация строений и сооружений не отражены в бухгалтерском учете, необходимо обратиться к исполненным договорам на произведенные работы (либо к проектно-сметной документации, актам приема выполненных работ, приема в эксплуатацию) и по ним определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

В случае отсутствия основного средства в месте нахождения организации в период проведения инвентаризации, обусловленного спецификой основной деятельности экономического субъекта (судна, автомобили и т. п.), такие основные средства инвентаризуются по состоянию на дату выхода в рейс.

При обнаружении основных средств, не пригодных к эксплуатации и не подлежащих восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности:

— полный износ.

К описи прилагается обоснование непригодного для эксплуатации состояния в виде акта (заключения) технической экспертизы и письмо-ходатайство материально ответственного лица о списании. Опись и приложенные к ней документы обоснования будут являться основанием для принятия решения и оформления акта о списании.

Документальное оформление инвентаризации находящихся на ответственном хранении или арендованных основных средств проводится в том же порядке с использованием тех же форм, что и для собственных основных средств. Однако по ним ведется отдельный учет, поэтому и инвентаризационная опись, и акт результатов для них составляются отдельно. На титульном листе описи указывается не только то, что они находятся на ответственном хранении или арендованы, но и делается письменная ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Подписанные всеми членами инвентаризационной комиссии описи на последнем листе должно подписать материально ответственное лицо. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества обратно на ответственное хранение.

При обнаружении недостач основных средств председатель инвентаризационной комиссии должен запросить объяснения у материально ответственного лица. Если причина недостачи не проясняется, председатель инвентаризационной комиссии должен инициировать проведение служебной проверки не позднее 1 мес. после дня установления факта недостачи. Если объяснения материально ответственного лица не получены в предложенный срок или материально ответственное лицо отказывается представить их, то инвентаризационная комиссия должна составить акт о непредставлении объяснений или об отказе дачи объяснений.

В заключительном акте инвентаризационной комиссии должны быть предложения по обращению в следственные или судебные органы при выявлении виновных лиц. Это относится к случаям, когда недостачи выявлены в процессе текущей инвентаризации.

После оформления заключительного акта инвентаризационной комиссии председатель комиссии должен оформить ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф. ИНВ-26). В ней отражаются все результаты работы комиссии с основными средствами и предложения по списанию или взысканию ущерба (с указанием количества и сумм) согласно заключительному акту инвентаризационной комиссии. Оба документа направляются в бухгалтерию для подписи главным бухгалтером, а затем руководителю организации для принятия окончательного решения и утверждения заключительного акта и подписи ведомости учета.

Инвентаризация основных средств бюджетного учреждения

(от лат. inventarium - хозяйственные предметы) – это периодический переучет наличного имущества, товаров с целью проверки их наличия и сохранности, а также установления их соответствия ведомостям учета материальных ценностей. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Когда нужно проводить инвентаризацию?

Необходимость проведения инвентаризации установлена законодательством России о бухгалтерском учете. В частности, об этом говорит ст.11 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г.

Инвентаризация производится в отношении активов и обязательств по инициативе самого налогоплательщика или во исполнении требований закона – обязательная инвентаризация.

В случае, если инвентаризация производится по инициативе налогоплательщика, то он самостоятельно определяет случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации, а также требования к ее проведению устанавливаются законодательством России, федеральными и отраслевыми стандартами.

Процедура проведения инвентаризации начинается изданием соответствующего Приказа руководителя. Постановлением Госкомстата России № 88 от 18.08.98 г. утверждена унифицированная форма Приказа о проведении инвентаризации № ИНВ-22. Приказ о проведении инвентаризации для частного случая ее проведения может быть составлен с учетом реквизитов, предусмотренных для данной формы.

В качестве образца ниже приведем форму Приказа о проведении инвентаризации.

Приказ

№ _____________

О проведении инвентаризации

В соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н, и в целях обеспечения достоверных данных бухгалтерского учета и годовой отчетности ООО «_________» приказываю :

1. Провести инвентаризацию ___________________(имущества, финансовых активов и обязательств) по состоянию на «___»________ ____ года.

2. Для проведения инвентаризации основных средств, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц ________________ (ФИО), _____________________ (ФИО), _________________ (ФИО) назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

3. Для проведения инвентаризации денежных средств в кассе, бланков строгой отчетности, материальных запасов, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц ___________________ (ФИО) , __________________ (ФИО) _________________ (ФИО). назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель ___________________________________ (ФИО, должность)
Члены комиссии: ___________________________________ (ФИО, должность) ___________________________________ (ФИО, должность)

5. К инвентаризации приступить «___»_______ _____ года и окончить «___»_______ _____ года. Материалы по результатам инвентаризации сдать в финансовый отдел не позднее «___»_______ _____ года.

6. Финансовому отделу (ФИО) проверить и сопоставить данные инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бюджетного учета и до «___»_______ _____ года подготовить предложения руководителю по результатам инвентаризации.

7. Результаты инвентаризации отразить в бюджетном учете до «___»_______ _____ года.

8. Материально ответственным лицам до начала инвентаризации проверить наличие и состояние объектов основных средств и материальных запасов по местам их хранения, «___»_______ _____ года представить в комиссию расписку в том, что все поступившие основные средства и материальные ценности оприходованы, выбывшие – списаны, все первичные документы по ним сданы в финансовый отдел.

9. Контроль за исполнением приказа возложить на _______________ (ФИО, должность)

Инвентаризация расчетов в учреждениях. Инвентаризация в бюджетном учреждении - документы и учет результатов