По результатам проверки, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства, составляется акт проверки. По фактам выявленных нарушений проверяющим в пределах его компетенции может быть составлен протокол об административном правонарушении и (или) вынесено постановление по делу об административном правонарушении.
Результаты проверки, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой проверки. Акт (справка) проверки оформляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается проверяющим (руководителем проверки) в срок не позднее 5 рабочих дней со дня окончания проверки.
Результаты проверки оформляются проверяющими каждого контролирующего (надзорного) органа в отдельном акте (справке) проверки. Если совместная проверка проводится по инициативе контролирующего (надзорного) органа, один экземпляр акта (справки) проверки после вручения (направления) проверяемому субъекту или его представителю передается контролирующему (надзорному) органу, инициировавшему проведение проверки.В акте проверки должны быть соблюдены ясность и точность изложения выявленных фактов. Не допускается включение в акт проверки различного рода не подтвержденных документально фактов и данных о деятельности проверяемого субъекта.
В акте проверки с учетом особенностей проведения отдельных видов проверок должны быть указаны:
Основание назначения проверки, дата и номер предписания на ее проведение, должности, фамилии и инициалы лиц, проводивших проверку;
Дата начала и окончания проверки (в случае приостановления проверки указывается его период), а также место составления акта проверки:
Период проверки;
Должности, фамилии и инициалы работников проверяемого субъекта, обязанных подписать акт, с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях в проверяемом периоде, а также иных лиц, привлекаемых к проверке;
Наименование (фамилия, имя, отчество) проверяемого субъекта (при отсутствии наименования у проверяемого обособленного подразделения - адрес его места нахождения), место нахождения (место жительства) и подчиненность (при наличии), учетный номер плательщика, реквизиты текущего (расчетного) и иных счетов (при их наличии);
Наличие книги учета проверок, а также информация о произведенной в ней записи о данной проверке;
Кем и когда были проведены предыдущие проверки за проверяемый период по тем же вопросам, по которым проведена проверка;
Какие финансово-хозяйственные операции (документы), каким методом и за какой период проверены;
Описание факта нарушения законодательства, место и время его совершения, акты законодательства, требования которых нарушены, и (или) предусмотренная законодательными актами ответственность за такое нарушение;
Размер причиненного вреда (при его наличии) и другие сведения выявленных нарушений;
Должности, фамилии и инициалы лиц, действия (бездействие) которых повлекли нарушения проверяемым субъектом законодательства;
Иные сведения, необходимые для рассмотрения материалов о совершенном правонарушении и принятия решения по акту проверки и вынесения требования (предписания) об устранении нарушений.
В акте проверки могут излагаться предложения об устранении выявленных нарушений.
Проверяющий несет ответственность за достоверность фактов и сведений о выявленных нарушениях, а также установленных сумм вреда, указанных в акте проверки.
За достоверность документов, сведений и фактов, указанных в представленных по требованию проверяющего справках, объяснениях и расчетах, ответственность несут должностные лица и представители проверяемого субъекта, представившие указанные справки, объяснения и расчеты.
Неотъемлемыми частями акта (справки) проверки, составленного по результатам контрольного обмера, являются пояснительная записка, сводные ведомости о стоимости проверенных строительно-монтажных и (или) ремонтно-строительных работ, произведенных затратах и суммах завышений, установленных контрольными обмерами (при их наличии).
В необходимых случаях к акту проверки могут быть приложены справки и расчеты, составленные на основании проверенных документов, а также копии или выписки из документов, заверенные проверяемым субъектом в установленном порядке, объяснения представителя проверяемого субъекта.
В акте (справке) проверки не допускаются неоговоренные исправления. В случаях, когда в акте (справке) проверки обнаруживаются ошибки (описки), неполное выяснение обстоятельств либо по результатам дополнительных и (или) встречных проверок необходимо внести изменения и (или) дополнения в акт (справку) проверки, в такой акт (справку) вносятся изменения и (или) дополнения.
Акт (справка) проверки подписывается проверяющим (руководителем проверки), а также:
Руководителем проверяемого субъекта либо индивидуальным предпринимателем, при их отсутствии - иным представителем проверяемого субъекта, лицом, осуществляющим частную нотариальную, ремесленную деятельность, деятельность в сфере агроэкотуризма;
Лицом, осуществляющим руководство бухгалтерским учетом проверяемого субъекта (при проверках по вопросам, связанным с осуществлением проверяемым субъектом финансово-хозяйственных операций).
Акт контрольного обмера и обязательные приложения к нему подписываются участниками контрольного обмера.
В случаях, предусмотренных Положением № 510, акт (справка) проверки подписывается иными участниками проверки.
Акт (справка) проверки в течение 2 рабочих дней со дня его (ее) подписания проверяющим (руководителем проверки) вручается под роспись (направляется заказным письмом с уведомлением о вручении) проверяемому субъекту или его представителю, за исключением необходимости представления проекта акта (справки) для ознакомления должностному лицу органа уголовного преследования, возбудившего уголовное дело, руководителю органа уголовного преследования, суда, в производстве которого находятся дела (материалы), давшему поручение на проведение проверки.
В случае, если выявленное нарушение может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности лиц, чьи действия (бездействие) повлекли нарушение проверяемым субъектом законодательства, проверяющим (руководителем проверки) до окончания проверки составляется отдельный промежуточный акт проверки.
Промежуточный акт проверки должен содержать:
Основание назначения проверки, дату и номер предписания на ее проведение, должности, фамилии и инициалы лиц, проводивших проверку;
Дату начала проверки (в случае приостановления проверки указывается его период), а также место и дату промежуточного составления акта проверки;
Наименование, местонахождение и подчиненность (фамилия, имя, отчество, место жительства) проверяемого субъекта, учетный номер плательщика, реквизиты текущего (расчетного) и иных счетов;
Описание факта нарушения законодательства, место и время (если они установлены) его совершения, акты законодательства, требования которых нарушены, и (или) предусмотренную законодательными актами ответственность за такое нарушение;
Указание на то, что акт проверки является промежуточным;
Иные сведения, необходимые для рассмотрения материалов о совершенном правонарушении.
На основании промежуточного акта проверки контролирующим (надзорным) органом может быть вынесено решение и (или) требование (предписание) об устранении нарушений, установленных в ходе проведения проверки. По фактам выявленных нарушений проверяющим в пределах его компетенции может быть составлен протокол об административном правонарушении и (или) вынесено постановление по делу об административном правонарушении.
Факты, изложенные в промежуточном акте проверки, включаются в акт проверки.
При наличии возражений по акту (справке) проверки проверяемый субъект или его представитель делает об этом запись перед своей подписью и не позднее 15 рабочих дней со дня подписания акта (справки) представляет в письменном виде возражения по его (ее) содержанию в контролирующий (надзорный) орган.
Обоснованность доводов, изложенных в возражениях, изучается проверяющим (руководителем проверки), и по ним в течение 15 рабочих дней составляется письменное заключение, которое направляется проверяемому субъекту заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручается проверяемому субъекту или его представителю под роспись. При необходимости в целях подтверждения обоснованности доводов, изложенных в возражениях, не позднее 10 рабочих дней со дня поступления возражений может быть назначена дополнительная проверка в отношении проверяемого субъекта. Такая проверка проводится тем контролирующим(надзорным) органом, который первоначально проводил проверку. В этом случае письменное заключение по возражениям направляется проверяемому субъекту заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручается проверяемому субъекту или его представителю под роспись не позднее 10 рабочих дней со дня завершения дополнительной проверки.
Проверяющий может потребовать письменные объяснения о причинах выявленных нарушений от проверяемого субъекта, его представителя, а также от иных лиц, действия (бездействие) которых повлекли нарушение законодательства проверяемым субъектом. Данные объяснения прилагаются к акту проверки.
На основании акта, составленного по результатам проведения проверки, в течение 30 рабочих дней со дня его вручения (направления) проверяемому субъекту или его представителю, а в случае подачи возражений - со дня вручения (направления) проверяемому субъекту или его представителю заключения по этим возражениям должностным лицом контролирующего (надзорного) органа, уполномоченным в соответствии с его компетенцией рассматривать материалы проверки, выносится решение по акту проверки и (или) требование (предписание) об устранении нарушений, установленных в ходе проведения проверки. По решению руководителя государственного органа указанный срок может быть продлен не более чем на 5 рабочих дней. В указанные сроки не включается время нахождения материалов проверки в органах уголовного преследования и судах.
В случаях выявления нарушений законодательства, создающих угрозу жизни и здоровью населения, а также причинения экологического вреда, возникновения опасности причинения экологического вреда в будущем, нарушения требований в области охраны окружающей среды руководителем контролирующего (надзорного) органа выносится требование (предписание) об устранении нарушений, которое вручается (направляется заказным письмом с уведомлением о вручении) проверяемому субъекту или его представителю не позднее 3 рабочих дней со дня выявления нарушений.
Первый экземпляр решения по акту проверки и (или) требования (предписания) об устранении нарушений вручается (направляется заказным письмом с уведомлением о вручении) под роспись проверяемому субъекту или его представителю для принятия мер по устранению выявленных нарушений, второй экземпляр остается для осуществления контроля у контролирующего (надзорного) органа.
Требование (предписание) о приостановлении (запрете) деятельности проверяемого субъекта, цехов (производственных участков), оборудования может выноситься в день выявления нарушения. Данное требование (предписание) подписывается проверяющим (руководителем проверки) с последующим его утверждением руководителем контролирующего (надзорного) органа (его заместителем) не позднее окончания рабочего дня, следующего за днем вынесения требования (предписания), и вручается(направляется заказным письмом с уведомлением о вручении) проверяемому субъекту или его представителю в день выявления нарушения.
Решение по акту проверки, требование (предписание) об устранении нарушений являются обязательными для исполнения проверяемым субъектом.
О выполнении каждого пункта требования (предписания) об устранении нарушений проверяемый субъект в сроки, установленные в этом требовании (предписании), письменно сообщает контролирующему (надзорному) органу, проводившему проверку.
Руководитель контролирующего (надзорного) органа или его уполномоченный заместитель (уполномоченный руководитель структурного подразделения контролирующего (надзорного) органа), подписавший (утвердивший) такое требование (предписание), не позднее
2 рабочих дней со дня получения сообщения вправе назначить про-ведение контрольной проверки устранения проверяемым субъектом выявленных нарушений.
После устранения нарушений, повлекших приостановление (запрет) деятельности проверяемого субъекта, цехов (производственных участков), оборудования, проверяемый субъект в сроки, установленные в требовании (предписании), направляет руководителю контролирующего (надзорного) органа, подписавшему это требование (предписание), соответствующее уведомление.
Руководитель контролирующего (надзорного) органа, подписавший такое требование (предписание), не позднее 2 рабочих дней со дня получения уведомления принимает решение о выдаче разрешения на дальнейшую деятельность проверяемого субъекта, цехов (производственных участков), оборудования либо о проведении контрольной проверки устранения проверяемым субъектом выявленных нарушений, по итогам проведения которой не позднее 2 рабочих дней со дня ее окончания выносит решение о выдаче (невыдаче) разрешения на дальнейшую деятельность проверяемого субъекта, цехов (производственных участков), оборудования.
В случае обнаружения контролирующим (надзорным) органом при осуществлении контроля (надзора) признаков административного правонарушения, ведение административного процесса по которому отнесено в соответствии с законодательством к компетенции других органов (организаций), контролирующий (надзорный) орган обязан письменно сообщить об административном правонарушении в порядке, предусмотренном статьей 9.3 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
Контролирующий (надзорный) орган при установлении в ходе про-верки фактов причинения вреда, необоснованных списаний денежных средств и товарно-материальных ценностей в размере более 1000 базовых величин, установленных на момент причинения вреда, совершения финансово-хозяйственной операции, а при длящемся правонарушении - на момент его окончания (составления акта проверки), а также при установлении иных фактов, указывающих на признаки преступления, передает материалы проверки в органы уголовного преследования в 10-дневный срок со дня вынесения решения по акту проверки и (или) требования (предписания) об устранении нарушений.
Материалы проверки направляются в органы уголовного преследования с сопроводительным письмом, в котором указываются наименование (фамилия, имя, отчество) проверяемого субъекта (при отсутствии наименования у проверяемого обособленного подразделения - адрес его места нахождения), его место нахождения (место жительства), вы-явленные нарушения, требования законодательства, которые нарушены, должности, фамилии и инициалы лиц, действия (бездействие) которых повлекли нарушение проверяемым субъектом законодательства.
К сопроводительному письму прилагаются копии следующих документов:
Акта проверки;
Документов, регламентирующих должностные обязанности лиц, действия (бездействие) которых повлекли нарушение законодательства (при их наличии);
Возражений по акту проверки (при их наличии) и заключений по результатам их рассмотрения, акта дополнительной проверки (при его наличии);
Решения по акту проверки и (или) требования (предписания) об устранении нарушений, постановления о наложении административного взыскания в отношении проверяемого субъекта;
Объяснений лиц по фактам выявленных нарушений (при их наличии).
К материалам проверок, передаваемым в органы уголовного пре-следования, могут быть приложены подлинники или копии документов бухгалтерского учета, иных документов, в том числе хранившихся на машинных носителях в электронном виде, свидетельствующие
о совершении нарушений законодательства.
По окончании проверки контролирующий (надзорный) орган, про-водивший проверку, имеет право проинформировать вышестоящий контролирующий (надзорный) орган, собственника имущества проверяемого субъекта или его представителя о выявленных фактах на-рушений законодательства и внести предложения о предотвращении их в будущем.
Оцениваем вероятность фальсификаций
Получив результаты подсчета (описи), мы сравниваем их с учетными остатками. Казалось бы, отсутствие расхождений — это мечта любого владельца бизнеса, но … если мы считаем товар в магазине, то именно это и должно вас насторожить. Возможно, сотрудники, которые считали товар, знали об учетных остатках и указали «нужное» количество в описях.
Как же выявить, были ли фальсификации при подсчете? Универсального метода нет, но обратите внимание на следующие моменты:
- полное отсутствие расхождений в остатках товаров,
- совпали остатки товаров, которые часто воруют (популярные для хищения),
- выявлены расхождения в остатках товаров, которые не популярны для хищения,
- контрольный пересчет некоторых позиций товаров выявил значительное расхождение с данными в инвентаризационных описях.
Каждый из этих показателей может «намекнуть» на фальсификацию результатов подсчета. Снизить риск помогают:
- независимость членов инвентаризационной комиссии (они не понесут наказание при выявлении недостачи),
- внезапность,
- проведение контрольных проверок (контроль работы комиссии).
Сверка результатов
Сначала сверяем данные, полученные при ревизии, с данными бухгалтерского учета. Хорошо, если есть программа, позволяющая сделать это быстро. Я на практике сталкивалась с тем, что бухгалтер вводит остатки в 1С очень долго, попутно выявляются дублирующие проводки, оприходование одинакового товара под разными артикулами и другие некорректные вещи. То есть, «грязная» бухгалтерская учетная база может свести на нет всю эффективность ревизии. Поэтому, если база заранее не подготовлена, то ее нужно обязательно перепроверить до того, как будут окончательно зафиксированы недостачи и излишки.
При выявлении недостач сразу выясняем, где эти товары могут находиться. Возможно, их отгрузили, но списания еще не было. Возможно, оприходовали в 1С, но не доставили. Если выявлены излишки, выясняем их причины, наличие вины МОЛ. Во всех случаях у материально ответственных лиц требуем письменные объяснения (при необходимости, и у бухгалтера тоже).
Заполняем Сличительную по всем товарам, количество которых не совпало с остатком в бухгалтерской базе. Если образовалась пересортица, т.е., одновременно излишек и недостача одинакового количества похожих товаров, которые можно перепутать, отражаем ее тоже в сличительной ведомости.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Сличительные ведомости можно заполнять вручную, а можно формировать с помощью программного обеспечения.
Оформление излишков и списание недостачи
После составления и подписания сличительных ведомостей все товары, оказавшиеся в излишке, нужно оприходовать. С недостачами сложнее. Некоторые товары имеют естественную убыль (усушка, утруска и проч.), нормативы которой установлены законом. Учтите, что эти нормы применяются только при обнаружении фактических недостач!
Если недостача не выходит
за рамки естественной убыли, то нужно:
издать приказ о списании ценностей в пределах норм убыли,
списать недостачу на материальные расходы (эти суммы не будут облагаться налогом на прибыль),
нельзя наказать материально ответственных работников за такую недостачу.
Если же норм убыли по вашим товарам нет, или недостача (порча) больше нормы естественной убыли, то такая недостача может быть взыскана с виновных лиц.
Если виновные лица не установлены (или судом отказано во взыскании), то убытки списываются на издержки производства и обращения. Списание обосновывается либо решением следственных (судебных) органов, в котором фиксируется отсутствие виновных лиц (или отказ на взыскание ущерба с виновных), либо заключением о факте порчи ценностей, полученное от специализированной организации.
Как учесть пересортицу
Главное правило при учете пересортицы гласит:
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
Если хотя бы одно условие не выполняется (разные проверяемые лица, другой период и т.д.), то взаимозачет делать нельзя. В этом случае фиксируются недостача и излишки в обычном порядке.
При обнаружении пересортицы нужно:
- взять подробные письменные объяснения с МОЛ, выявить лиц, по чьей вине была допущена пересортица,
- если стоимость излишков меньше, чем стоимость недостающих товаров, то разница подлежит взысканию с виновных лиц (если виновные не установлены, то разница списывается на издержки),
- если пересортица образовалась не по вине МОЛ, то в протоколах комиссия подробно должна объяснить, почему такая разница не будет взыскиваться с виновных.
Решение руководителя (ИП)
По окончании инвентаризации комиссия должна предоставить материалы руководителю фирмы (ИП) и предложить свой вариант регулирования в бухучете всех выявленных расхождений (какие товары списать, какие оприходовать, как учесть пересортицу, какие нормы убыли применить, с кого удержать недостачу или почему не удерживать). Руководителю дано право единолично принять решение по поводу всех этих вопросов. Поэтому логическим завершением инвентаризации является издание приказа, в котором устанавливаются дальнейшие действия бухгалтера по учету результатов ревизии.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.
В попробуем разобраться, как определить сумму для взыскания с материально ответственных лиц. А пока ответьте, пожалуйста, на один вопрос:
В процессе проверки ревизор выявляет нарушения и недочеты, допускаемые при ведении финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Эти нарушения могут быть двух видов, а именно:
Умышленные (мошенничество) нарушения – это заведомо неправильное отражение данных в учете и отчетности лицами, ответственными за ведение бухгалтерского учета на предприятии и (или) руководством организации.
Неумышленные (ошибки) нарушения – случайное искажение информации в результате невнимательности, недостаточной квалификации учетных работников, арифметических и логических ошибок.
В зависимости от характера искаженной информации умышленные и неумышленные нарушения и недостатки в учете хозяйственных операций могут представлять собой: данные и сведения, отраженные в учете в неполном объеме; неправильные данные и сведения, отраженные в учете; неправильно отраженные в учете хозяйственные операции. Вскрытые нарушения и искажения учета и отчетности ревизор фиксирует в рабочей тетради. Все собранные факты нарушений ревизор группирует по следующим признакам: нарушения и искажения, которые могут повлечь за собой привлечение к уголовной ответственности (растраты, хищения, порчи и т.п.); нарушения и искажения, которые повлекут за собой взыскания материального ущерба с виновных лиц без привлечения к уголовной ответственности; прочие нарушения и искажения.
Акт ревизии. Результаты, полученные в ходе ревизии каждым членом ревизионной группы, обобщаются, и на их основании руководителем ревизионной группы составляется акт ревизии, который состоит из двух частей - вводной и описательной (исследовательской).
Вводная часть акта ревизии должна раскрывать следующую информацию:
наименование документа (акта), дату и место его составления;
основание для проведения ревизии, т.е. кем и на каком основании проведена ревизия (дата и № приказа о назначении ревизии, название организации, издавшей приказ);
проверяемый период и сроки проведения ревизии;
состав ревизионной группы;
полное наименование и реквизиты ревизуемой организации, идентификационный номер налогоплательщика;
ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;
сведения об учредителях;
основные цели и виды деятельности организации;
лицензии, имеющиеся у организации;
перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях (расчетных, текущих, депозитных, лицевых счетов и т.п.);
кто в ревизуемом периоде обладал правом первой подписи, и кто являлся главным бухгалтером организации;
кем и когда проводилась предыдущая ревизия, устранены ли выявленные ею недостатки и нарушения.
Заканчивается вступительная часть акта ревизии фразой: «Настоящей ревизией установлено следующее…», после чего следует изложение результативной (описательной, исследовательской) части.
Описательная часть акта ревизии раскрывает информацию по вопросам программы ревизии, т.е. все выявленные факты нарушений, недостатки, результаты.
Акт ревизии должен быть объективным и обоснованным, четким и лаконичным, доступным и систематичным в изложении.
Объективность и обоснованность акта ревизии. Включенные в акт ревизии сведения должны быть в обязательном порядке подтверждены соответствующими документами. Все факты нарушений, указанные в акте ревизии, должны быть подтверждены сведениями о том, несоблюдение каких нормативных актов вызвало эти нарушения, кем оно было совершено, когда и в чем выразилось нарушение, размер материального ущерба подтвержденного документами.
Четкость акта ревизии. Приведение предположений, а также фактов и выводов, не подтвержденных документально, в акте ревизии не допускается.
Лаконичность акта ревизии. В акте ревизии в обязательном порядке должны быть ясно и полно отражены ответы на все вопросы ревизии, при этом он не должен быть слишком объемным.
Доступность и системность изложения акта ревизии. Факты, выявленные в ходе ревизии, перечисляются в акте по степени их значимости, а не по хронологии.
Промежуточные акты. Если выявленные нарушения до окончания ревизии могут быть скрыты или необходимо срочно устранить их; привлечь виновных к ответственности; а также в случае невозможности подтвердить документами факты, установленные в момент проверки (при инвентаризации, контрольных запусках и т.д.), ревизоры составляют промежуточные акты. Эти акты подписываются ревизором, проверяющим данный вопрос, соответствующими должностными и материально ответственными лицами проверяемой организации. Информация, содержащаяся в промежуточных актах, после окончания ревизии включается в акт ревизии.
Справки. К акту ревизии прилагаются справки, содержащие информацию о нарушении, а именно:
суть вскрытого ревизией нарушения;
наименование вышестоящей организации, должностного лица, давшего разрешения или указание на совершение операции, которая привела к возникновению нарушения;
фамилию, имя, отчество и наименование должности лица, совершившего операцию, приведшую к нарушению;
дату и номер документа, на основании которого получена информация о нарушении;
наименование учетного регистра и формы отчетности, содержащих информацию, вытекающую из незаконных операций;
размер материального ущерба, возникшего в результате совершения незаконной операции.
Ведомости. К акту ревизии прилагаются ведомости. В ведомостях группируются по видам нарушений однородные факты. Конечные данные ведомостей отражаются в акте ревизии. Отдельные факты нарушений, отраженные в ведомости, в акт не заносятся.
Аналитические таблицы и расчеты. Также к акту ревизии прилагаются аналитические таблицы и расчеты, составленные по результатам анализа финансово-хозяйственной деятельности ревизуемого предприятия.
При вскрытии растрат, злоупотреблений и т.д. виновные в них материально ответственные и должностные лица обязаны предоставить ревизору в письменном виде объяснения по поводу обнаруженных фактов нарушений.
Результаты мероприятий, принятых для выполнения решений, отраженных в акте предыдущей ревизии, приводятся в отдельном разделе акта.
Руководитель ревизионной группы составляет акт ревизии. Перед тем как его подписать руководитель ревизионной группы доводит содержание акта до сведения руководителя ревизуемого предприятия и главного бухгалтера, которые также обязаны подписать акт ревизии. В случае несогласия с фактами, изложенными в акте, руководитель и главный бухгалтер ревизуемого предприятия излагают свои возражения в объяснительной записке, о чем делается запись в акте ревизии перед их подписями.
Акт ревизии составляется в трех экземплярах – один направляется руководителю организации, назначившей ревизию, второй подшивается в дела контрольно-ревизионного отдела, третий остается в проверяемой организации. При необходимости передачи материалов ревизии в соответствующие органы составляется еще по одному экземпляру в каждый адрес
Результат ревизии оформляется актом, который состоит из вводной и
описательной частей.
Вводная часть содержит следующую информацию:
— наименование темы ревизии;
— дату, место составления акта ревизии;
— кем и на каком основании проведена ревизия;
— проверяемый период и сроки проведения ревизии;
— полное наименование и реквизиты организации;
— ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;
— сведения об учредителях;
— основные цели и виды деятельности организации;
— имеющиеся у организации лицензия на осуществление отдельных видов
деятельности;
— перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях;
— кто в проверяемый период имел право подписи, кто являлся главным бухгалтером;
— кем и когда проводилась предыдущая ревизия и что сделано в прошедший период по устранению выявленных недостатков и нарушений;
Описательная часть акта включает разделы в соответствии с вопросами,
указанными в программе ревизии. В акте необходимо соблюсти объективность, обоснованность, лаконичность, четкость, доступность и системность изложения.
Описание фактов нарушений обязательно информацию о нарушенных нормативно- правовых актах, кем, когда и степень ущерба. Недопустимо прилагать различного рода предположения и факты, не подтвержденные документами или результатами проверок, правовую или морально-этическую оценку действиям должностных или материально ответственных лиц.
В случаях, когда необходимо принять срочные меры по выявленным нарушениям составляется отдельный (промежуточный) акт и запрашиваются письменные объяснения. Он подписывается участником ревизионной группы и соответствующими должностными лицами. Факты промежуточного акта включаются в акт ревизии.
Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежащим образом оформленных к нему приложений, на которые имеются ссылки (документы, копии, справки, объяснения и т.п.)
Результаты комплексной ревизии оформляются промежуточными и основными актами.
Промежуточный акт составляется для оформления результатов ревизии какого-либо участка деятельности ревизуемого предприятия. Эти акты подписываются членами ревизионной группы, которые участвовали в ревизии данного участка деятельности предприятия, и должностными лицами, отвечающими за этот участок работы. Основной акт для оформления всей ревизии и служит основанием для принятия решения должны включать лишь всесторонне проверенные и документально обоснованные факты. По каждому факту, отражение в акте должно быть четко изложено его содержание со ссылкой на нарушение, нельзя отражать факты, основанные на заявлении отдельных лиц и не подтвержденные документально. Акт должен быть представлен руководителю и главбуху на прочтение, ознакомление. Разногласия указываются в записке – приложении к акту.
Обобщенные данные промежуточных актов отражаются в основном акте ревизии. Промежуточные акты пронумеровываются и прилагаются к основному акту, в котором отражаются результаты проведенной комплексной ревизии. В основной акт ревизии включаются всесторонне проверенные и документально обоснованные факты.
Излагая материалы ревизии, нельзя квалифицировать действия должностных лиц ревизуемого предприятия (это задача следственного органа). Например, не допускаются применения таких терминов, как «безответственное отношение», «преступная деятельность» и т.д.
Массовые нарушения следует группировать в накопительных ведомостях, которые в качестве приложения входят в акт ревизии. Эти приложения подписываются ревизором, главным бухгалтером другими должностными лицами, ответственными за приведенные факты.
В основном акте ревизии не должно быть помарок, подчисток и неоговоренных исправлений.
По результатам ревизии финансово-хозяйственной деятельности, а также в случае выявления серьезных нарушений законодательства составляется акт .
Результаты ревизий, в ходе которых не установлено указанных нарушений, оформляются справками .
В случаях, когда выявленное нарушение или злоупотребление может быть скрыто или по выявленным фактам необходимо принять срочные меры к их устранению и привлечению к ответственности виновных лиц, не ожидая окончания ревизии, составляется отдельный промежуточный акт , от лиц, причастных к выявленным нарушениям в обязательном порядке истребуются письменные объяснения. Одновременно проверяющий должен предложить руководству ревизуемого объекта принять меры по устранению нарушений, недопущению их в дальнейшем и возмещению причиненного ущерба.
Промежуточные акты составляются также по результатам проверки кассы (фактического наличия ценностей в кассе или у подотчетного лица), материальных ценностей у материально ответственных лиц или у экспедирующих ценности, а также в схожих случаях.
Результаты ревизии излагаются в акте на основе:
- 1. проверенных данных и фактов, вытекающих из имеющихся в ревизуемых организациях документов и материалов;
- 2. проведенных встречных проверок;
- 3. фактических проверок действительности совершенных операций;
- 4. итогов взвешивания и обмера сырья и материалов по данным произведенных в ходе ревизии инвентаризаций;
- 5. проведения контрольных обмеров, контрольных запусков сырья и материалов в производство, контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции;
- 6. данных проверки качества продукции, соблюдения технических условий и технологических режимов производства, соответствия продукции государственным стандартам, а также других данных, вытекающих из заключений специальных экспертиз.
Требования к составлению актов ревизии:
- 1. В акте проверки (ревизии) должны быть соблюдены объективность, ясность, точность, лаконичность, доступность и системность изложения выявленных фактов.
- 2. Не допускается включение в акт проверки (ревизии) различного рода не подтвержденных документально выводов, предположений и данных о деятельности проверяемой организации, а также ссылок на показания должностных лиц, данные ими правоохранительным органам.
- 3. В актах ревизий не должна даваться оценка действиям должностных лиц.
Выявленные факты нарушений финансовой дисциплины, недостатков в постановке учета и отчетности следует сопоставить с результатами ранее проводившихся проверок (ревизий).
В акте ревизии указываются:
- 1. основание назначения проверки (ревизии), дата и номер предписания на ее проведение, должности, фамилии и инициалы лиц, проводивших проверку (ревизию);
- 2. даты начала и завершения проверки или ревизии (в случае перерывов указывается их период), место составления акта проверки (ревизии);
- 3. должности, фамилии и инициалы работников проверяемой организации, обязанных в соответствии с законодательством и настоящей Инструкцией подписать акт проверки (ревизии), с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях, а также иных лиц, привлекаемых к проверке (ревизии);
- 4. наименование, местонахождение и подчиненность проверяемой организации, ее учетный номер плательщика, реквизиты расчетного счета;
- 5. наличие книги учета проверок (ревизий), а также информация о произведенной в ней записи о данной проверке (ревизии);
- 6. кем и когда были проведены предыдущие проверки (ревизии) за проверяемый период по аналогичной тематике, какие приняты меры по выявленным фактам нарушения актов законодательства;
- 7. какие финансово-хозяйственные операции (документы), каким методом и за какой период проверены;
- 8. место, время (если оно установлено) и характер совершенного экономического правонарушения, акты законодательства, требования которых нарушены, установленная законодательством ответственность за данный вид нарушения;
- 9. факты несоблюдения установленного порядка составления и исполнения смет и финансовых планов;
- 10. факты сокрытия, неполного или несвоевременного перечисления причитающихся в бюджет платежей и других сумм; прочих нарушений финансовой дисциплины; нарушений правил ведения бухгалтерского учета и составления отчетности; невыполнения требований по осуществлению ведомственного и внутрихозяйственного учета и контроля;
- 11. установленные в ходе проверки (ревизии) недостачи денежных средств и материальных ценностей, потери от переплаты работникам, поставщикам и подрядчикам по счетам и расчетам, прочим дебиторам;
- 12. размеры причиненного вреда (при его наличии) и другие последствия выявленных нарушений;
- 13. должности, фамилии и инициалы лиц, действия (бездействие) которых повлекли нарушения законодательства, регулирующего экономические отношения проверяемой организации;
- 14. иные сведения, необходимые для рассмотрения материалов о совершенных нарушениях.
Приложения к акту ревизии:
- · Однородные нарушения могут отражаться в ведомостях (таблицах), в которых указываются все необходимые данные по каждому факту нарушения: сумма ущерба, период, на протяжении которого совершено нарушение, дата и номер документа, виновные лица и другие сведения. В акте приводятся итоговые обобщенные данные и примеры.
- · В акте ревизии или в специальном приложении к нему должны быть указаны, какие хозяйственные и финансовые операции и документы проверены, за какой период и каким порядком.
- · В необходимых случаях для подтверждения изложенных в акте фактов к нему прилагаются копии или выписки из документов (счетов, ведомостей, ордеров, банковских поручений, чеков, нарядов, актов, приказов, писем и тому подобное), а также справки и расчеты, составленные на основании проверенных документов.
Акты и справки подписываются руководителем ревизионной группы (проверяющим), руководителем и главным (старшим на правах главного) бухгалтером ревизуемого объекта.
При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица ревизуемого объекта делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее 5 дней со дня подписания акта представляют в письменном виде возражения или замечания в орган, назначивший ревизию. Правильность фактов, изложенных в возражениях, должна быть проверена работником органа, проводившего ревизию, и по ним дано письменное заключение.
По акту представляются также письменные объяснения должностных лиц ревизуемого объекта и лиц, непосредственно виновных в установленных проверкой нарушениях.
При выявлении фактов причинения вреда, недостач и хищений денежных средств (иного имущества), необоснованных списаний денежных средств и товарно-материальных ценностей об этом немедленно ставится в известность лицо, назначившее проверку (ревизию), материалы проверок (ревизий) в оригиналах в 10-дневный срок со дня составления акта проверки (ревизии) передаются правоохранительным органам.
