Унифицированная форма КО-1 - первичный документ, используемый при оформлении приходных операций на кассе. Для кого задействование формы КО-1 обязательно?
Предназначение формы КО-1
Форма КО-1, именуемая приходным кассовым ордером или ПКО, используется с целью оформления прихода наличных средств в кассу фирмы. Источником соответствующих финансовых поступлений может быть как штатный сотрудник компании, так и внешний субъект (например, контрагент).
Форму КО-1 вы можете скачать на нашем сайте:
ПКО подлежит оформлению в 1 экземпляре. Он должен быть подписан бухгалтером либо сотрудником, имеющим соответствующие полномочия, а также кассиром. Бухгалтера может заменять руководитель фирмы. Последний может быть единоличным субъектом ведения кассы, и в этом случае требуется только его подпись (п. 4.3 указаний Банка России № 3210-У от 11.03.2014). В структуре формы КО-1 присутствует основная часть и квитанция. Первый элемент остается в кассе, второй отдается на руки человеку, который принес в кассу средства.
Заполненный образец формы КО-1 вы можете найти в материале
Кто должен использовать форму КО-1?
Использовать форму КО-1 с целью оформления приходных операций на кассе в данный момент должны только организации. Это обязательство установлено указанием № 3210-У.
Индивидуальные предприниматели в общем случае избавлены от обязательства использовать унифицированную форму КО-1 при оформлении кассовых операций. Но при желании они могут это делать. Задействование соответствующей формы российскими ИП также распространено в силу делового обычая. Во многом он сформировался в связи с тем, что один из ранее действовавших источников права, которые регулируют операции по кассам, - положение Банка России № 373-П от 12.10.2011 - предписывал ИП использовать форму КО-1.
Можно отметить, что ИП обязательно должны дополнять ПКО (в случае их использования) кассовым чеком либо бланком строгой отчетности (п. 5.2 указаний № 3210-У).
Все операции на предприятии, связанные с наличными денежными средствами, в обязательном порядке должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством. При этом используются первичные документы бухгалтерского учета. При поступлении денег в кассу предприятия обязательно оформляется приходный кассовый ордер. Занимается этим кассир или другой ответственный работник бухгалтерии. При оформлении используется унифицированная форма КО-1 (приходный кассовый ордер), соответствующая коду 0310001 общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) и утвержденная постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Несмотря на то, что в соответствии с действующим законодательством большинство форм первичных документов с 1 января 2013 года не являются обязательными к применению, и предприятие может использовать собственные бланки, приходный кассовый ордер остался неизменным для целей оформления поступления денежных средств. Что на самом деле очень удобно. Впрочем, как и расходный кассовый ордер , который также повсеместно применяется бухгалтерами.
Унифицированная форма КО-1 приходного кассового ордера состоит из двух частей - собственно самого ордера и подтверждающей отрывной квитанции, выдаваемой ответственным работником бухгалтерии человеку, сдающему деньги в кассу. Если используется готовый печатный бланк этого первичного документа, то он заполняется от руки. При применении электронной формы, приходный кассовый ордер после заполнения обязательно распечатывается для подписи и печати (если есть). К нему прилагаются другие первичные документы, например, авансовый отчет, используемые в дальнейших расчетах для целей налогообложения предприятия.
Образец заполнения унифицированной формы КО-1
Оформление приходного кассового ордера требует внимательности - ведь это бухгалтерский документ. Его неправильное заполнение может негативно отразиться на финансовом состоянии предприятия и привести к штрафным санкциям при проведении налоговых проверок.
Для исключения ошибок при введении данных лучше всего использовать пример заполнения КО-1 формы.
Порядок заполнения приходного кассового ордера:
- в первой и второй строках указываются название предприятия (организации) и его структурного подразделения (при наличии), в кассу которого вносятся денежные средства;
- ОКПО;
- номер и дата составления документа;
- данные для отчетности в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России № 94н от 31.10 2000 в редакции от 08.11.2010 (в большинстве случаев это внесение суммы с разноской по дебету 50 и кредиту 71 счетов);
- фамилия, имя, отчество работника собственного предприятия, вносящего деньги в кассу или данные сторонней организации и лица, через кого осуществляется операция;
- основание для зачисления средств, например, возврат аванса, накладная, договор и др.;
- вносимая сумма в рублях прописью и копеек в числовом формате;
- в поле «В том числе» указывается сумма НДС цифрами либо ее отсутствие «без НДС»;
- поле «Приложение» заполняется данными, представляющими перечень первичных документов, на основании которых осуществляется операция, например, авансовый отчет;
- подписи главного бухгалтера и кассира или ответственного за прием денег работника бухгалтерии;
- отрывная квитанция заполняется данными из основной части формы и также подписывается ответственными работниками.
Пример заполнения приходного кассового ордера наглядно демонстрирует всю последовательность действий и упрощает сам процесс введения данных.
Скачать бланк формы КО-1 (приходный кассовый ордер)
В кассу предприятия оформляется первичным документом - приходный кассовый ордер . Этот документ является обязательным для заполнения и имеет унифицированную форму КО-1. Бланк приходного кассового ордера можно скачать в конце статьи. Разберемся, как правильно заполнить приходный кассовый ордер КО-1, скачать образец заполнения можно ниже.
Образец заполнения приходно-кассового ордера форма КО-1
Бланк формы КО-1 представляет из себя лист, правая часть которого отрывная. При получении наличных денег заполняется приходный кассовый ордер от руки либо на электронных носителях, затем правая часть отрывается и передается лицу, сдавшему деньги, в знак того, что сумма принята к учету.
Левая часть бланка ордера предназначена для бухгалтерии предприятия, получающего деньги.
Последовательно заполняем все строки и графы бланка приходного кассового ордера:
- наименование организации, ее код ОКПО;
- порядковый номер приходника, дата составления - дата принятия денег;
- «дебет» – дебет бухгалтерского счета, на котором будет учтена полученная сумма (счет 50 «Касса»);
- «кредит» – кредит корреспондирующего бухгалтерского счета (если деньги сдаются подотчетным лицом, то кредит счета 71; если от сторонней организации, то кредит счетов 76; если это оплата от покупателя, то счет 62; если взнос в уставный капитал от учредителя, то счет 75 и т. д.), если по этому счету ведется аналитический учет, то он указывается в соответствующей графе; также здесь пишется код структурного подразделения (если организация использует систему кодирования);
- «сумма» – пишем получаемую в кассу сумму денег цифрами;
- «код целевого назначения» – если организация использует соответствующие коды;
- «принято от» – либо ФИО сотрудника организации (например, подотчетное лицо), либо, если деньги поступают от сторонней организации, то наименование организации и ФИО лица, через которого передаются деньги;
- «основание» – документ, который является основанием для поступления денег (накладная, договор, счет на оплату, авансовый отчет и т. д.);
- «сумма» – прописью с большой буквы, копейки цифрами, пустое место заполняется прочерком;
- «в том числе» – либо фраза «без НДС», либо, если НДС выделяется, сумма этого налога цифрами;
- «приложение» – приводится перечень прилагаемых документов (если есть);
- подписи ответственного лица (кассира), получившего деньги и главного бухгалтера.
Левая часть бланка ордера заполнена. Переходим к правой части бланка форма КО-1, называемой квитанция:
- наименование организации;
- номер и дата приходника из левой части;
- строки «принято от», «основание», «сумма», «в том числе» повторяют значения соответствующих строк левой части;
- дата, подписи кассира и главного бухгалтера и печать организации.
ПКО — это документ, который всегда оформляется бухгалтером-кассиром при получении наличных денег. Бланк приходного кассового ордера имеет унифицированную форму (КО-1) и регламентирован Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Бюджетные организации обязаны использовать именно его, поэтому ниже вы можете скачать (Word) приходный кассовый ордер, бланк.
Скачать бесплатно приходно-кассовый ордер, бланк 2019 года
Как оформляется ПКО
Документ составляется в единственном экземпляре. При заполнении исправления не допускаются. Если вдруг бланк испорчен, то просто нужно заполнить его заново.
Заполнять можно как от руки, так и с помощью бухгалтерской программы на компьютере. Кроме того, некоторые сайты позволяют составить приходный кассовый ордер онлайн.
Главные инструкции по грамотному заполнению ПКО прописаны в Указаниях Банка России № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 № 4416-У).
Обратим внимание, что бланк разделен линией отрыва на две части, обе заполняются единовременно.
Слева — сам приходный документ, эта часть остается в бюджетной организации. Ее подписывает главный бухгалтер и кассир.
Справа — квитанция. Она подписывается и заверяется печатью бюджетной организации, а затем отдается тому, кто вносит наличные деньги.
ПКО можно составлять:
- на каждую операцию по приему наличных денег в кассу;
- на всю сумму денег, поступивших в кассу бюджетной организации за день. Такой ПКО составляется на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к чеку кассы, иных документов, предусмотренных законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Центробанк разрешает заполнять книгу любому сотруднику. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У).
Инструкция по заполнению
Изучить и скачать приходный кассовый ордер (бланк) бесплатно вы смогли в начале статьи. Теперь разберемся, как правильно заполнить его.
Рассмотрим эту процедуру по шагам.
Шаг 1. Заполняем шапку
Указываем полное наименование организации. Если есть касса в структурном подразделении — вписываем его название, а если нет — ставим прочерк.
Здесь же указываются коды ОКУД и ОКПО, присвоенные органом статистики.
Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»
Номер документа соответствует порядковому номеру по журналу регистрации (форма № КО-3) с начала календарного года. Дата должна совпадать с днем передачи денег.
Строки «Дебет» и «Кредит» заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.
Шаг 3. Указываем, кто и зачем внес средства
В строке «Принято» вписываем Ф.И.О. человека, от которого были приняты наличные деньги.
В строке «Основание» требуется уточнить хозяйственную операцию. К примеру, оплата за платные образовательные услуги.
Шаг 4. Вписываем сумму
Сумму указываем прописью.
Помните, что сумма наличных расчетов в рамках одного договора может составлять не более 100 000 рублей. Принятие нескольких ПКО на общую сумму больше разрешенной также будет нарушением!
В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или запись «Без налога (НДС)».
Шаг 5. Заполняем квитанцию
Квитанция к ПКО заполняется аналогично.
Ставим печать только на квитанции. Левая часть ПКО оформляется без печати.